Gazdasági Ismeretek | Humánerőforrás-menedzsment » Humánerőforrás-menedzsment jegyzet

Humánerőforrás-menedzsment jegyzet MUNKAERŐ KÖLCSÖNZÉS / KÖZVETÍTÉS A kölcsönzés és közvetítés folyamata külön kezelendő: közvetítés egyszeri alkalomra szól, a kölcsönzés pedig folyamatos kihelyezést jelent. A közvetítés tipikus példája, hogy valaki jelentkezik egy állásközvetítő céghez, bekerül az adatbázisba és valamikor előkerül, ha megfelel a megfelelő pozícióra. Tehát regisztráció után bekerülnek a programba, az adatbázisba az adatok és nem kell őket gépelgetni. A közvetítés legfontosabb eleme, hogy megtaláljuk a bevitt adatok alapján a legmegfelelőbb 10-20 embert, és csak őket hívjuk be meghallgatásra. A kölcsönzés kicsit összetettebb folyamat, ott nem egy egyszeri kiválasztásról van szó, hanem folyamatos munkavégzésről, mindig más cégnél. Itt 3 szereplő van: kölcsönző cég, munkavállaló és megbízó cég. A megbízó cég a kölcsönző cégnek fizet, a kölcsönző cég pedig a

munkavállalónak. Ilyen lehet pl a nyári munka is Nagyon kell figyelni a szerződéskötéskor a felelősség megosztására és arra, hogy mikor jár a fizetés. Elvileg függetlenül attól, hogy a megbízó fizetett-e a kölcsönzőnek. BELÉPTETŐRENDSZEREK (és munkaidő nyilvántartó rendszer) Alapesetben be- és kilépéseket regisztrál, ebből egyértelműen meg lehet határozni a dolgozó munkaidejét is. (Pl 500 dolgozó esetében ha egy kártyaolvasó van: az első ember reggel 5:50kor regisztrálja magát, az 500. pedig 6:20kor) A munkaidővel kapcsolatos adatok pontos nyilvántartása a foglalkoztató számára a munka törvénykönyvében előírt kötelezettsége. Célszerű tehát, hogy a dolgozó blokkolásai alapján a munkavégzéssel kapcsolatos időket a lehetőleg pontosabban határozzuk meg. A legfontosabb kérdés, hogy a be- és kiléptető rendszer hogyan képes előállítani a munkaidőt, túlórákat, pótlékokat, egyéb kiszámítható adatokat.

Ehhez meg kell tudni adni a munkarendeket, számítási módszereket, aktuális előírásokat. Majd a rendszer az általa gyűjtött munkaidő-adatokat teljes körűen, a bérszámfejtés és a munkarend-tervezés igényei szerint képes feldolgozni, valamint megjeleníteni a dolgozók és a vezetésnek. A rendszer másik fontos jellemzője, hogy a leolvasott, bevitt adatokat hogyan dolgozza fel, vagyis milyen riportok, listák nyerhetők ki belőlük. Milyen fontos listák lehetnek? Pl késések, korai távozások, páratlan számú blokkolás, hivatalos távollét, stb. Az adatok feldolgozása után nem kell azokat ismételten rögzíteni, hanem azok azonnal továbbíthatók a bérrendszer felé. Ezzel megspóroljuk a bérrögzítés munkaigényes folyamatát és az elgépelés is elkerülhető. Ezen rendszerek segítségével: – Elemezhetővé válik a munkavállalók teljesítménye – Azonnal kiszűrhetők a bérezési és erőforrás gazdálkodási problémák –

Jelentősen csökkenthetők a túlórák és a munkabér-költségek. A legtöbb, jobb rendszer különlegessége, hogy a webes felületen a dolgozók önkiszolgáló módon maguk is követhetik időadataik feldolgozását, pontosan láthatják pl. beosztásukat, szabadságuk alakulását. Vezethetik, esetleg korrigálhatják saját elektronikus jelenléti ívüket, közvetlenül jelezhetik például a szabadságigényüket. A megfelelő eszköz mellék szükség van azonban a megfelelő irányítókra is. Információs rendszer az EEM területén Az EEM legfontosabb célja, a vállalat küldetését valóra váltani képes, megfelelő tulajdonságokkal rendelkező személyzet biztosítása. Ezt a feladatot az általa összegyűjtött és a rajta keresztül áramló információ feldolgozásával és elemzésével képes véghezvinni, így az információ technológia eredményei jelentősen befolyásolják e funkció hatékonyságát. Az EEM területén napjainkban a legjellemzőbb

változást a technológia felhasználásának gyors ütemű bővülése jelenti – az üzleti folyamatok átszervezése az információs technológia által nyújtott lehetőségek kiaknázása érdekében. Az informatika óriási változásokat hozott az EEM területén, mind a módszerek alkalmazásában, mind az egész funkció szerepének és munkavégzésének átalakításában. A közelmúltban a számítógépek felhasználása a személyzeti és bér-adminisztráció feladatainak elvégzésére szorítkozott, addig napjainkra már az EEM minden részterületén megjelennek a számítógéppel támogatott szakértői és döntéstámogató rendszerek. Az EEM stratégiai jelentőségűvé válása nyomán a funkcióval szemben támasztott követelmények is nőttek. Az adminisztratív tevékenységek helyett sokkal inkább a terület működésére jellemző tendenciák okait és következményeit feltáró, a stratégiai döntéseket megalapozó elemzéseket várnak el az

itt dolgozó szakemberektől. Ehhez a korábbiaknál sokkal több, átfogóbb és pontosabb információ szükséges. Az ezen a területen alkalmazott rendszerek legfontosabb feladata az elemzésekhez szükséges információk rendszeres és szabályozott gyűjtése. Egy kis történelem A számítógéppel támogatott EEIR (emberi erőforrás információs rendszer) megjelenése a ’70-es évek végére tehető. A hagyományos EEIR-rendszerek jellemzője volt a nem megfelelő integráltság mellett a rugalmatlanság és a nehezen kezelhetőség. Az EEM minden részterületét kezelni próbálták az akkoriban kialakított rendszerek, de csak egymás mellett működő, szeparált alrendszerek valósulhattak meg az akkori informatikai színvonalon. Akkoriban a legtöbb EEIR házon belüli fejlesztések eredményeképpen jöttek létre és a legalapvetőbb EE – tevékenységek (fizetés és juttatás) adminisztrációját végezték. A ’90-es évek elejétől terjedtek el az

önálló számítógépeken futó EE alkalmazások. Ekkortól a már nem informatikai szakemberek is képessé váltak az egyre inkább felhasználóbarát szoftverek kezelésére és a piacon is egyre több rendszer jelent meg. A vállalati informatikai hálózatok megjelenése tette lehetővé a már ténylegesen integrált, közös adatbázisból építkező rendszerek megszületését. A legismertebb széles körben alkalmazott integrált ERP (Enterprise Resource Planning) szoftverek (SAP, PeopleSoft, Oracle, Magyarországon - Nexon ) szorosan kapcsolódnak a vállalat egyéb funkciót (termelés, pénzügy, logisztika) támogató IT alkalmazásaihoz és keretet biztosítanak az EEM speciális részterületeinek tevékenységét segítő szakértői szoftverek integrálásához. A technológiai fejlődés nyújtotta lehetőségek ellenére e szakterület igen jelentős hátrányban van a vállalat egyéb funkcionális területeihez viszonyítva az informatika alkalmazások

területén. Napjainkban minden lehetséges EE feladat ellátását megpróbálják számítógéppel támogatni és a feladatok elvégzését decentralizálni a szükséges információkkal rendelkező dolgozók és vezetők szintjére. Ez eddigi rutinjellegű és időigényes adminisztrációs feladatoktól megszabadulva az EEM szakemberek sokkal nagyobb hangsúlyt helyezhetnek a stratégiai jellegű, rendszeralkotó tevékenységek ellátására. Az informatika alkalmazásának legfontosabb céljai: – Költségcsökkentés – Az EEM területen dolgozók számának jelentős csökkentése, a feldolgozási idők rövidülése, a pontosabbá váló adatok miatt ritkábban előforduló hibák, a papíralapú feldolgozás visszaszorítása. Egy felmérés szerint az EEM területén dolgozók számának átlagosan 1/3 csökkentése jelentős ktgmegtakarítást eredményezett minden szervezetnél. – Minőség - megnövekedett az adatok megbízhatósága. A közvetlenül a

munkavállalók által megadott és folyamatosan felügyelt adatok sokkal kevésbé torzulhatnak, mint a többszörös áttételen keresztül rendszerbe vitt információk. A pontos, gyors adatbiztosításon nyugvó elemzések megalapozottabb döntésekhez nyújtanak segítséget. Az EEIR alkalmazásának főbb következményei - Milyen hatásai lehetnek a szervezet életére az EEIR alkalmazása?  Decentralizáció – a felelősségek alsóbb szintekre való delegálásával a felelősségek elosztása is módosul. A vonalbeli vezetők felelőssége jelentősen nő pl munkakörök betöltése, fizetések tervezése, teljesítménymenedzsment és fejlesztés területén. Az alsóbb szintű vezetők feladatainak ilyen jellegű bővítése nem okoz sikert. Így azonban nem szükséges akkor létszámú EE-szakember alkalmazása, ez természetesen gazdaságos, ill. az új rendszer segítségével sokkal szemléletesebben lehet ezeket a feladatokat elvégezni ill. bemutatni

 Kultúraváltás – a decentralizáció, ill az ebből adódó bürokrácia csökkenése jelentős hatással van a vállalati kultúrára. Egyéb informatikai és telekommunikációs lehetőségek felhasználásával tovább fejleszthető a vállalat belső kommunikációs rendszere.  A személyügyi terület új szerepe – az az elvárás, hogy az EE-rendszerek a dolgozók tömegei számára hozzáférhetőek legyenek, megköveteli az EE-aparátus szerepének módosítását. A rutinszerű, időigényes adminisztratív és feldolgozási feladatok helyett, egyre inkább stratégiai feladatok ellátása szükséges. A jelenlegi helyzet – amely még sok vállalatra jellemző – 80-20% (az EE- dolgozók munkaidejének jelenleg 80%-át a rutinszerű adminisztratív munka köti le, és csak 20%-ban foglalkoznak stratégiai jelentőségű tevékenységekkel). Várható a jelenlegi trendek módosulása. Természetesen ezzel feleslegessé válik igen jelentős számú,

eddig adminisztratív területen dolgozó munkatárs és egy nagyobb igény fogalmazódik meg a nagyobb tudású EE-szakember gárda iránt. A megszűnő EE-munkakörök mellett megjelenik az igény egy új specialista, az EEIRinformatikus, de természetesen az EE dolgozóknak is tudni kell használni a rendszereket.  Tudásmenedzsment – az EE-szakterület, mint a vállalat rendelkezésére álló munkaerőállomány és az általa megtestesített tudásbázis gazdája, felelős e tudásbázis hozzáférhetőségéért és folyamatos fejlesztéséért. Az információ technológia fejlődése lehetővé teszi a vállalatok számára központi „tudásraktárak” létrehozását. Az EE-területnek az eddigieknél sokkal jelentősebb erőfeszítéseket kell tennie ilyen tudásbázisok kialakítása érdekében. A technológia nyújtotta lehetőségek (belső vállalati hálózatok, központi adatbázis) fel kell használni a fejekben és papíron meglévő

tudásállomány strukturált gyűjtésére, tárolására. A cél egy talán leginkább az internethez hasonlítható, de annál rendezettebb adattár kiépítése. A folyamatosan bővülő adatbázisokat a hatékony kiaknázásuk érdekében a dolgozók számára közvetlenül hozzáférhetővé kell tenni. Az EEIR felépítése és főbb moduljai Az integrált rendszereket alkotó alkalmazásokat két nagy csoportra lehet osztani – az ún. adminisztratív modulok és szakértői rendszerek. Az EEIR általános modellje: VÁLLALATI INFORMATIKAI RENDSZER Központi adatbázis Munkaköri adatok Dolgozói adatok Szervezeti adatok Szakterületi modulok Adat output Bérmodellezés Munkakör-értékelés Kiválasztás Attitűdfelmérés Teljesítmény Kiküldöttek Tréning Kompetencia Stb. Jelentéskészítés Adat input Jelentéskészítés EEIR ALRENDSZER Adminisztratív modulok – adatrögzítő, feldolgozó és jelentéskészítő Ezek a modulok a rögzített

adatok rutinszerű, pontosan meghatározott eljárások szerint elvégzendő feldolgozását hajtják végre (pl. bérszámfejtés, nyugdíj, beléptetés, vállalati statisztikák stb) Az érvényes jogszabályokat és a vállalati szabályokat pontosan betartva alkalmazhatók. Nem igényel különösebb számítástechnikai jártasságot ezen modulok alkalmazása. Szakértői rendszerek Olyan döntések meghozatalát segítik, amelyek nem egyértelmű szabályok, eljárások keretein belül születnek. A döntések eredményei nem egyértelműek, és hatásaik csak a távoli jövőben mérhetők Ilyen esetekben a döntéshozóknak a rendelkezésre álló szakértői tudás- és tapasztalatbázisra kell támaszkodnia. A szoftverben tárolt adatbázis a korábbi döntéseket és azok következményeit tartalmazzák, és azokra mint precedensekre támaszkodva lehet a leginkább megfelelő alternatívát kiválasztani. Ilyen modulok segíthetik pl a kiválasztás, ösztönzés,

munkakör-értékelés területen hozható döntések. A legtöbb szervezetben, napjainkban elsősorban a bér és dolgozói adatok adminisztrálását támogatják, azonban egyre inkább bővül az olyan integrált rendszerek alkalmazása amelyek a szakértői döntéstámogató modulokat is tartalmazzák. Az EEIR alkalmazhatóságának főbb területei és kiaknázható előnyei. 1. Munkavállalói és munkaköri adatok Általában a következő adatok kerülnek be az EE információs rendszerek központi adatbázisába, természetesen az időbeni változások folyamatos rögzítésével:  Munkavállalói adatcsoportok – Személyi adatok – Iskolai végzettség, tanfolyamok – Személy kompetencia értékelés eredménye – Betöltött munkakör – Teljesítményértékelés eredménye – Előrelépés, fejlesztés – Bér és ösztönzés – Juttatási csomag elemei – Hiányzások – Egészségügy, biztonság – Szociális helyzet –

kilépés  Munkaköri adatcsoportok – Munkakörök alapadatai – Munkaköri leírás – Szervezeti hely – Betöltő – Munkakör kompetencia értékelés – Bérezés, jutatás – Munkakörülmények Az alapadatbázis adatiból milyen jellegű elemzések és jelentések készíthetők:  Vállalati képzettségi leltár  a munkaköri leírások, képzettség és tapasztalat mezőinek közös táblázatba gyűjtésével nagyon szemléletes képzettségi és tapasztalati leltár készíthető. A leltár lehet a létszámtervezés kiindulópontja, esetleg karriertervezés és belső kiválasztás területein is használható. A lista folyamatos karbantartásának leghatékonyabb módja, olyan elérhetőségű adatbázis felállítása, ahol a dolgozók saját maguk módosíthatják a rájuk vonatkozó adatokat.  Hiányzások és annak költségei  a különböző hiányzási mutatószámok (a hiányzások abszolút számai, hiányzási százalékos

ráta, hiányzás gyakorisága) vállalati részlegek, osztályok közötti összehasonlítása segít a hiányzások okainak felderítésében és csökkentését szolgáló kommunikáció és tréning szervezésében.  Munkaerőmozgás jellemzői és költségei  a kilépések számából, a dolgozói állomány változásából képzett mutatók folyamatos figyelésével az EE-szakemberek képesek az átlagostól eltérő mutatókkal rendelkező részlegek, csoportok azonosítására. Az eltérések okait elemezve, hosszú távon stabil fluktuációs rátát lehet fenntartani, ill. a munkaerő-kínálat becslésekor figyelembe venni.  Kor és nemek szerinti eloszlás  a vállalati dolgozók a hierarchiában betöltött hely, fizetés, nem és életkor szerinti ábrázolása pontos képet nyújt a vállalaton belül érvényesülő esélyegyenlőség fokáról. Azonosíthatók a leginkább hátrányos helyzetű dolgozói csoportok és az elemzések segítségével fel

lehet a diszkriminációt eredményező okokat tárni.  A szervezet és munkaerő-állomány hatékonysága  a kontrolling-rendszerek megjelenésével sokkal átfogóbb és pontosabb elemzések készíthetők a vállalati munkaerő-állomány kihasználásának hatékonyságáról. Az egész vállalatra, vagy csak egyes részlegekre is kiszámítható az 1 dolgozóra jutó profit, forgalom vagy az élőmunka és az egyéb termelési költségtényezők aránya, amelyek a személyzeti munka értékeléséhez használható fontos mutatószámok. 2. Bérmodellezés A bérek adminisztrációján – a bérszámfejtésen – túl az EE is igazi terepe a bérköltségek rövid távú modellezése és a hosszú távú vállalati bér- és juttatáspolitika kidolgozása. A modellezés segítségével alternatívákat dolgoznak ki a vállalat jövőbeni bérpolitikáját megalapozó munkaerőpiaci adatok, a belső vállalati értékrend és egyéni teljesítmények figyelembevételével.

A bérmodellezési szoftver ennek érdekében a következő infókat képes figyelembe venni: – Az aktuális fizetési és ösztönzési adatok – A vállalati munkakrö-értékelési pontszámok vagy besorolási kategóriák – A teljesítmény és/vagy kompetenciaértékelés eredményei. – A jövedelmeszint-felmérés adatai – A vállalatnál eltöltött időt jellemező adatok A szoftver a munkakör-értékelési és fizetési adatok megfeleltetésével kiszámítja a vállalati bérpolitikára jellemző aktuális trendeket. A bértervezés feladata – egyrészt, hogy a trendektől való (+ vagy – irányú) eltéréseket csökkentse a vállalaton belüli bérfeszültségek enyhítése érdekében, – másrészt, hogy a munkaerőpiac aktuális helyzetéhez igazítsa a dolgozók bérét a személyzet megtartása céljából. 3. Jövedelemszint-felmérés A munkatársak megtartása érdekében versenyképes fizetést kell számukra nyújtani. Ehhez

elengedhetetlen a munkaerőpiacon kialakult jövedelmek ismerete. A legtöbb vállalat részt vesz felmérésekben, amelyek eredményét használják a következő év béreinek tervezéséhez, különböző alternatív modellek kidolgozásához. Jelenleg a jövedelemszint-felmérések többsége még papíralapú, és a felmérésben való részvétel a cégek számára, bár nagyon hasznos, de emellett igen idő- és munkaigényes. A kérdőívek kitöltése, a munkakörök fizetési és juttatási adatainak kigyűjtése, aggregálása, majd később az eredmények értelmezése és a bérmodellezési rendszerbe való betöltése sok időt és energiát kíván. Napjainkban jelentek meg az Interneten keresztül elérhető bér- és juttatási adatbázisok. Az EEszakember számítógép segítségével adja meg vállalatának adatait A szolgáltató az összegyűjtött adatokat feldolgozza, és az eredmények az adott honlapról letölthetők. Olyan átfogó, akár több ország bér-

és juttatási adatait tartalmazó adatbázisok jelentek meg a piacon, melyek keresőprogramjai használatával tetszés szerinti földrajzi terület, szektor, vállalattípus, funkció és besorolási szint munkaköreinek naprakész, folyamatosan aktualizált adatai tölthetők le, akár közvetlenül a vállalat bérmodellező szoftverébe. Ösztönzési rendszer típusok Hagyományos bérrendszerek – szenioritás vagy szolgálati idő bérezés, – érdem szerinti bérezés – sávok, osztályok, változó mértékű bérezés, Teljesítmény alapú ösztönző bérezés – egyéni teljesítmény alapján – egyéni bónusz – csoportos teljesítmény alapú ösztönzése – csoportos bónusz – vállalati teljesítmény alapú ösztönzés – nyereségrészesedés (kp, dolgozói részvény, vegyes megoldás) Kompetencia alapú bérrendszer – a munkához szükséges mindazon szakértelmet, szemmélyes készségeket, képességeket, tulajdonságokat,

motivációk együttesét jelenti – ezek alapján kompetenciasávok alakíthatók ki és a sávon belüli előrehaladás a teljesítménytől függ, amit a kompetencia kívánalmai alapján értékelnek. Juttatások – különböző biztosítások - nyugdíj, élet, baleset, egészségügyi, utazási – pénzügyi támogatás – kedvezmények vállalati hitelek, áruvásárlási kölcsönök, utazási hozzájárulás, albérleti hozzájárulás, vállalati termékek kedvezményes megvásárlása, – személyes szükségletek kielégítése – pótszabadság, tanulmányi szabadság, vállalati bölcsöde, óvoda, pénzügyi tanácsadás, sport- és szabadidős tevékenységeek – vállalati gépkocsi – egyéb juttatások – étkezési hozzájárulás, kedvezményes étkeztetés, ruhapénz, telefonszámla- térítés, mobiltelefon, Az ösztönzések egyéb speciális esetei – felsővezetői ösztönzés (tulajdon, kp); külföldi kiküldöttek ösztönzése

(magasabb fizetés, lakás, veszélyességi pótlék, ) 4. Munkakör-értékelés A munkakör-értékelés számítógépes segítése a 80-as években terjedt el a gyakorlatban. Két jellegzetes módja van: – az egyik az amikor a számítógépes szoftver az értékelés lebonyolítását és adminisztrálását segíti, – az előbbinél jóval magasabb szintű megoldást biztosít az a módszer, amikor az értékelést is maga a számítógép végzi. A vállalatok számos számítógépes munkakör-értékelési eljárás közül választhatnak. A piacon jelenleg rendelkezésre álló munkakör-értékelési szoftverek jórészt az értékelések adminisztrálására és minőségbiztosításra szolgálnak, és nem tudják teljesen kiváltani az ember szerepét az értékelési folyamatban. A gyakorlatban személyes információgyűjtéssel alapozzák meg a számítógépes értékelési algoritmust. A manuális értékelés tapasztalatai alapján fejlesztik ki az

„Értékelési kérdőívet”. A megfelelően kialakított és tesztelt kérdőívet vagy a munkakör betöltője, vagy annak főnöke tölti ki. A gyakorlatban alkalmazott szoftvereknél nem kell nulláról kezdeni a kérdőív tervezését. Kellő színvonalú és részletezettségű általános kérdőív áll az alkalmazók rendelkezésére. Ilyenkor a feladat az, hogy a szervezet igényeire alakítsák át az adatbázisban meglévő szempont- és kérdésrendszert. Miután elkészítették és tesztelték a kérdőívet, ki kell dolgozni a feldolgozási algoritmust. A számítógépes munkakör-értékelés előnyei: – segítségével növelhető a munka hatékonysága és az értékelés decentralizáltsága, – csökkenti a munkakör-értékelési rendszerek karbantartására fordított időt. 5. Képzés, fejlesztés A telekommunikáció, számítógép és multimédia összekapcsolódásával a vállalatok személyre szabott tréningprogramokat tudnak dolgozóik

számára felkínálni. A dolgozók által végzett önértékelés és a tréningek kiértékelésének folyamatos figyelemmel kísérése segítik a dolgozókat a fejlesztendő területeik azonosításában és a személyiségfejlesztési programok tervezésében. Különféle tréning-menedzsment szoftverek lehetőséget biztosítanak az EE munkatársaknak a tréningprogram költségének, illetve hatékonyságának nyomon követésére. Összefoglalva, a tréning-menedzsment szoftverek általában az alábbi tevékenységekben használhatók: – tréningre szoruló dolgozók azonosítása, – a bizonyítványok, tanúsítványok regisztrációja, – az egyes tanfolyamon való részvétel előfeltételeinek ellenőrzése, – tréningköltségek kimutatása, – tananyagok, tervek tárolása, – helyiség, oktató és a szükséges eszközök elosztása és ütemezése. Az eddigi idő- és pénzigényes tréningek, több napos szemináriumok helyét egyre több

területek átveszik a PC-ken futó oktatási csomagok. Ezek a multimédiás, hanggal, videóval, grafikával színesített tréningek az alkalmazott elfoglaltsága és tanulási szokásai szerint ütemezhetőek. A számítógépes üzleti szimulációs programok a valóságot nagyon megközelítő helyzeteket generálnak, és az ezekre adott válaszok következményeivel való azonnali szembesülés nagyon hatékony vezetőfejlesztő eszköznek bizonyult. Az ilyen jellegű szerepjátékokkal egészen speciális helyzetek idézhetők elő, melyek a fejlesztésen kívül a kiválasztásnál is alkalmazhatók. 6. Kiválasztás Az interaktív eszközök alkalmazhatók a kiválasztási folyamatban is. Az Interneten keresztüli munkaerő-keresés, - közvetítés rohamosan bővül. A jelentkezők a beküldött önéletrajzaik mellett kitöltenek egy kompetencia alapú kérdőívet is. Az állást kínáló vállalat kiválasztási szakemberének nincs más dolga, mint előfizetni egy

állásközvetítő Internet-címre és a beépített keresőprogram segítségével kiválasztani a legalkalmasabbnak tartott jelölteket, akik közül majd a személyes benyomások alapján választható ki a legmegfelelőbb. A keresőprogramok használatával a jelentkezők életrajzi adatain túlmenően (életkor, földrajzi terület, szakképesítés, gyakorlat, nyelvismeret) a kitöltött kérdőívek alapján azonosított kompetenciák szerint is szűrhetők az adatbázisban található jelentkezők. Az internetes állásközvetítés amellett, hogy meggyorsítja a kiválasztást, jelentős költségcsökkentést is lehetővé tesz az azt alkalmazó vállalatok számára. A számítógépes tesztek használatakor a válaszadásra rendelkezésre álló idő folyamatos csökkentésével, terheléses és stresszhelyzetek előidézésével a papíralapú kiválasztás lehetőségeit jóval meghaladó eredményességgel mutatja ki a jelentkezők tulajdonságait. Olyan teszek

könnyítik a kiválasztást, melyek a korábbi kérdésekre adott válaszokhoz igazodva teszik fel a következő kérdéseket. Hatásukra jelentősen csökkenhet a jelentkezők számára indifferens kérdések száma Az újabb technikák alkalmazásával komoly mértékben csökkent a vezetők kiválasztási interjúkon töltött ideje, emellett nőt a kiválasztás hatékonysága. 7. Kompetencia és teljesítményértékelés A kompetencia alapú kérdőívek kitöltése és értékelése után felállítható a vállalat kompetencialeltára. A kompetencia alapú egyéni és munkakörelemzés egyik módszere a teljes körű értékelés elkészítése. Ez személyenként és munkakörönként min 5 – 8 értékelés jelent évente Ennek levezénylése, az adatok gyűjtése, aggregálása ugyan papíralapon is megoldható, azonban nagyobb dolgozói kört érintő értékelés és személy-munkakör illesztés esetén az ezzel kapcsolatos adminisztráció manuálisan már-már

reménytelenné válik. Nem véletlen, hogy a kompetencia-alapú értékelések szélesebb körű elterjedése csak a módszert támogató szoftverek megjelenése után következett be. A szoftver három jelentősebb részből áll össze: – az adott vállalatra és adott feladatra kidolgozott kompetencia szótár és az ehhez tartozó magyarázatok. – értékelések rögzítését végző alrendszer és – a betáplált személy és munkakör-értékeléseket aggregáló és elemző eszköz. Az elemzés eredményei fontos inputokat adnak a karriertervezés, kiválasztás, személyzetfejlesztés, munkakörtervezés szervezetfejlesztés területei számára. A teljesítménymenedzselési rendszer keretein belül az ismétlődő, időszakos teljesítményértékelés támogatására is születtek szoftver modulok. A kitűzött teljesítménycélok teljesülésének fokából és a személy fejlődésének előrehaladásából képzett skálás értékelés mellé

különféle megjegyzések is csatolhatók. A teljesítményt jellemző pontszámok közvetlen inputként szolgálnak a bértervezés számára. 8. Attitűd-felmérések Az intranet-hálózatok lehetőséget biztosítanak a dolgozói attitűd-felmérések sokkal gyakoribb alkalmazásához. A dolgozók névtelenségük megtartása mellett a saját számítógépükön keresztül tudják a kérdőíveket kitölteni, így a felmérésekkel kapcsolatos munkaráfordítás döntő része megtakarítható. A feldolgozást végző EE-szakembernek nincs más dolga, mint a beérkezett adatok különböző válaszadói kategóriák szerinti feldolgozása (kor, nem, részleg, munkaköri kategória, földrajzi hely, stb) a változások nyomon követése és az eredmények visszacsatolása. A belső attitűdvizsgálatok mellett az Internet lehetőségeinek kiaknázásával lehetőség van a fogyasztói megelégedettségi vizsgálatok általánosabb használatára is, ami a értékelési munka

gyakoribb elvégzését is lehetővé teszi. 9. Kiküldöttekkel kapcsolatos adminisztráció A tartósan külföldön dolgozó munkatársakkal kapcsolatos EE-feladatok nagyon sokrétűek és ellátásukat nehezítik az országok közötti kulturális, életszínvonalbeli, törvénykezési, adózási különbségek. A kiküldött dolgozót ki kell választani, oda kell költöztetni, versenyképes fizetést kell számára biztosítani, segíteni kell az új kultúrába történő beilleszkedésben, adót kell utána fizetni, majd haza kell telepíteni. Sokféle költség merül fel többféle valutában, emiatt fontos, de nehéz feladat megállapítani, hogy ténylegesen mennyibe kerül ez a vállalatnak és tényleg megéri-e az adott dolgozó adott helyre történő kiküldetése. Az IT felhasználásának egyik fontos területe ezzel kapcsolatban a kultúraközvetítő tréningek alkalmazása. Emellett a nagyon információigényes költség-kontrollingot támogatják az új

technológiák. Olyan modellező szoftverek jelentek meg, melyek néhány alapadat megadásával átfogó költségszámítást végeznek. A jelenlegi jövedelem, családméret, származási ország, fogadó ország és város betöltése után a szoftver a célország létfenntartási, oktatási, lakásköltségeinek és adózási rendszerének figyelembevételével kiszámítja a dolgozó várható nettó keresetét és a vállalatra háruló összköltségeket, a kívánt valutában. Az EE-munkatárs a dolgozóval közösen választja ki a számításba jöhető, modellezett alternatívák közül a mindkét fél számára elfogadható változatot. A szoftver adatbázisa az Interneten keresztül folyamatosan aktualizálható Az EEIR kiválasztása és bevezetése A rendszerek tervezésekor és bevezetésekor az alábbi kérdéseket kell az érintett vezetőknek átgondolniuk és megoldaniuk: – Kész rendszer vagy fejlesztés? A piacon készen vásárolható integrált

információs rendszert szerzi-e be a vállalat, és annak követelményei szerint szervezik át a vállalati EE-folyamatokat, vagy a meglévő folyamatokhoz próbálják az informatikai rendszert hozzáilleszteni, egyes EEIR-modulok beszerzése mellett saját fejlesztés igénybevételével. – Átfogó vagy részrendszer? A személyzeti terület összes tevékenységét átfogó és támogató rendszer mellett, fokozatosan, modulonként vezetik be az EEIR-t. – Bővíthetőség A kiépítendő rendszernek alkalmasnak kell lennie a szervezetben bekövetkező változások követésére. – Könnyű kezelhetőség Az újabb rendszerekkel széles dolgozói rétegek kerülnek kapcsolatban a mindennapos használat során. Emiatt a rendszerrel szemben támasztott igények között kell, hogy szerepeljen a kezelésének gyors és mélyebb IT-ismereteket nem feltételező elsajátíthatósága, könnyű kezelhetősége, illetve a legtöbb felhasználó által elérhető moduljainak

anyanyelven történő elérhetősége. – A rendszer bevezetésének vezetői támogatása – Az ellenkezők meggyőzése Ha az újonnan bevezetett rendszer nem az elvárásoknak megfelelő eredményességgel dolgozik, akkor a fő okokat nem magában a technológiában kell keresni. Az EEIR eredményes működtetéséhez minden érintett számára tréningeket kell szervezni és meg kell őket győzni a rendszer nyújtotta előnyökről, a bevezetéssel elérhető üzleti eredményekről. – A projekt csoport összeállítása Megfelelő csoportokat kell összeállítani olyan munkatársakból, akik a személyzeti folyamatok ismerete mellett elégséges technikai tudás birtokába vannak. A rendszertervezés és bevezetés minden fázisában érdemes a vállalati vezetőket is bevonni. – A bevezetés ütemezése és nyomon követése Világos, a felelősöket egyértelműen kijelölő ütemtervet kell kidolgozni, ahol a beépített ellenőrzési pontoknál

összegezhetők az addigi tapasztalatok és idejében korrigálhatók a felmerülő hibák. Az EE információs rendszerekkel kapcsolatban felmerülő főbb költségtényezők: – a hardver ára (kliens-szerver hálózat, PC-k, kommunikációs eszközök), – az alkalmazott szoftver ára, – belső szoftverfejlesztés költségei, – a bevezetést előkészítő és bevezető projekt költségei, – üzemeltetési költségek, – a projekt tagok kieső munkaideje, – külső tanácsadók díja, – új szakemberek felvétele, ill. meglévők oktatása, – a rendszerfrissítés költségei, – a technikai segítséggel kapcsolatos kiadások. Az EEIR a globális emberi erőforrás menedzsment területén Míg a globális vállalatok lére mára mindennapossá vált, a globális EEM csak mostanában kezd teret hódítani. A jellemző gyakorlat, hogy országról országra egymástól elkülönülten működő, saját EE informatikai rendszereket építenek

ki, melyen nem képesek egymással kommunikálni. Amíg nincs egységes adatbázis, addig nem lehet pl. globális ösztönzési politikát megvalósítani, és a belső kiválasztásnál sem lehet a legoptimálisabb munkakör-személy illeszkedést felderíteni. A nemzetközi emberi erőforrás menedzsment három szinten zajlik:  Központi szint Általában az anyavállalati központ székhelyén van az EEM globális központja is. Általában itt történik a csoport egészére: – a vállalat EE stratégiájának, politikájának valamint a vállalati kultúra alapértékeinek meghatározása, – a felsővezetők kiválasztása, karriertervezés, ösztönzés, rotációja, – a részvényjuttatási politika kereteinek kidolgozása, – a vezetői fejlesztési programok és tréningek tervezése, lebonyolítása, – a belső kommunikációs rendszerek megtervezése, – a csoportszintű kompetencia-szótár megalkotása, – az EEIR központi keretrendszerének

és a szükséges technológiájának kiválasztása, – központi személyügyi adatbázis és jelentéskészítő rendszerek kiépítése.  Regionális szint Az adott regionális (pl. kontinensenkénti) alközpontba telepíthetők a különböző kulturális, földrajzi, jogszabályi eltérések miatt már egyedi tervezést és kialakítást igénylő EE-területek, mint pl: – regionális és ösztönzési politika, – dolgozói és munkaköri adatbázisok, – kompetenciaértékelés és – elemzés, – munkakör-értékelés és besorolási rendszer, – jövedelemszint-felmérések, – középvezetői oktatási programok, – középvezetői kiválasztás, – az EE információs rendszerhez illeszkedő konkrét alkalmazások kiválasztása, – regionális személyügyi adatbázis kiépítése.  Helyi szint A helyi EE-részlegek a sajátos szabályozások, szokások, valamint a gazdaságossági szempontok miatt a csak helyben végezhető

tevékenységeket látják el, melyek általában a következők lehetnek: – a helyi munkaerő-szükséglet tervezése, – munkaügyi kapcsolatok, – alsóbb szintű munkaerő kiválasztása, fejlesztése, – teljesítménymenedzsment rendszerek működtetése, – helyi tevékenységeket támogató rendszerek beszerzése, – a központi adatbázisok feltöltését szolgáló adatbeviteli csatornák működtetése. Az EEM tevékenységeket támogató információs rendszereket az egyes szinteken végzett feladatokhoz igazodva kell kiépíteni. Hosszú távon valószínűleg az egységes, integrált, mindhárom szinten egyaránt kiszolgáló szoftverek jelentik majd a legtökéletesebb megoldást. Napjainkban azonban még nagyon költség- és időigényes kiépítésük és a rendszerek rugalmassága sem teszi lehetővé az egymástól gyökeresen eltérő (pl. ösztönzési csomagok tervezése) tartalmú tevékenységek egységes kezelését. Így egy jó ideig még

az EEIR-szakemberekkel szembeni legnagyobb kihívás a helyi szinteken működő, nem szabványos rendszerek által összegyűjtött adatok központi szinten való aggregálása és konszolidációja marad