Informatika | Alapismeretek, ECDL » Tippek és trükkök az Excel 2000 programhoz

Tippek és trükkök az Excel 2000 programhoz Adatok elemzése és kezelése Rejtett cellákat nem tartalmazó másolat készítése az Excel 2000 programban Nagy mennyiségű adat összesítésekor a tagolás és részösszegek segítségével, lehetősége van csak az összesítésben szereplő adatok másolására és a részadatok kihagyására. Ehhez válassza a Szerkesztés menü Ugrás parancsát, a megjelenő panelen kattintson az Irányított gombra, majd jelölje be a Csak a látható cellák választókapcsolót. Ezután kattintson a Másolás gombra, az üres munkalapon kattintson egy cellára, majd a Beillesztés gombra. A másolás ekkor csak az összesítési adatokra vonatkozik. A részösszegekkel és tagolással kapcsolatos további ismertetéshez az Excel súgójának Keresés lapján írja be a részösszegek készítése, illetve a tagolás beszúrása kifejezést, majd kattintson a Témakörök gombra. Az Excel program testre szabása A kijelölés nagyobb

kontrasztú megjelenítése az Excel 2000 programban Nehezen láthatók a kijelölt cellák? A kijelölt cellák nagyobb kontrasztú megjelenítéséhez beállíthatja az Excel 97 programban használt kijelölés-megjelenítést. Ehhez a Rendszerleíróadatbázis-szerkesztőben a HKEY CURRENT USERSoftwareMicrosoftOffice9.0ExcelOptions kulcsnál vegyen fel egy új duplaszó típusú részkulcsot Options6 néven decimális 16 értékkel. Rajzeszközök Rajzobjektumok többszöri beszúrása az Office 2000 programokban Bizonyára előfordult már, hogy ugyanazt a rajzobjektumot egymás után több példányban is szerette volna beszúrni a dokumentumba, a munkalapra vagy a bemutatóba. Ennél mi sem egyszerűbb A rajzobjektumnak megfelelő gombok újfajta működésének köszönhetően nem kell újból és újból a gombra kattintania, valahányszor beszúrja az objektumot a dokumentumba. 1. A Rajzolás eszköztár megjelenítéséhez az egér jobb gombjával kattintson valamelyik

eszköztárra, és válassza a Rajzolás parancsot. 2. A rajzobjektum többszöri beszúrásához a Rajzolás eszköztáron kattintson duplán a kívánt rajzobjektumra (például a Téglalap gombra). A gomb benyomott állapotban marad. 3. A megfelelő helyekre kattintva szúrja be a rajzobjektum több példányát 4. Miután beszúrta az objektumokat, kattintson ismét a megfelelő eszköztárgombra, vagy nyomja meg az ESC billentyűt. Ez a módszer a Rajzolás eszköztár Alakzatok menüjében található valamennyi gombnál igénybe vehető. Válassza az Alakzatok menü kívánt parancsát (például a Folyamatábra parancsot), és az áthelyezőfogantyú segítségével húzza a képernyő tetszőleges részére az almenüt, hogy az lebegő eszköztárrá változzon. Ezután kattintson duplán a megfelelő gombra (például a Folyamatábra: Feldolgozás gombra). A gomb benyomott állapotban marad. További tudnivalók A rajzeszközökkel kapcsolatos további ismertetés a

Folyamatábra létrehozása PowerPoint 2000 bemutatókban című cikkben olvasható. Adatok beírása és formázása Több sor beírása az Excel 2000 cellába Az Excel programban két módon jeleníthet meg több adatsort egy cellában. Sortörés megadásával Az adatok beírása vagy szerkesztése során nyomja meg az ALT+ENTER billentyűkombinációt. Automatikus sortöréssel Válassza a Formátum menü Cellák parancsát, kattintson az Igazítás panellapra, majd jelölje be a Sortöréssel több sorba négyzetet. A cellában szereplő adatok ezután az oszlop szélességének megfelelően lesznek tördelve. Az adatsorok szélességét az oszlop szélességével módosíthatja. További ismertetéshez az Excel súgójának Keresés lapján írja be az oszlopszélesség módosítása kifejezést, majd kattintson a Témakörök gombra. URL-hivatkozások beírása szövegként az Excel 2000 programban Ha Internet-címet (pl. wwwexamplemicrosoftcom) ír a cellába, az Excel

program a címet automatikusan hiperhivatkozássá alakítja. A cím normál szövegként való megjelenítéséhez írjon egy aposztrófjelet () a cím elé. Ha például a www.examplemicrosoftcom szöveget írja a cellába a cím aposztrófjel nélkül, normál szövegként jelenik meg. Ha az Excel program már hiperhivatkozássá alakított egy címet, a következő módon alakíthatja azt vissza: kattintson a cellára az egér jobb oldali gombjával, a helyi menün válassza a Hiperhivatkozás, majd a Hiperhivatkozás eltávolítása parancsot. Cellasorok oszlopokká vagy oszlopok sorokká alakítása az Excel 2000 programban Előfordult már, hogy valamely oszlop adatait táblázat fejlécében szerette volna felhasználni, vagy valamely adatsort egy táblázat oszlopában kívánt elhelyezni? Az adatok egyesével történő áthelyezése igen hosszadalmas művelet, ehelyett az Irányított beillesztés parancsot használhatja az adatoszlopok adatsorokká alakításához és

fordítva. Az alábbi adatoszlop. Tejtermékek Húsáruk Italok Termények .adatsorrá alakítva: Tejtermékek Húsáruk Italok Termények Az adatsor adatoszloppá alakításához (és fordítva) végezze el az alábbi műveleteket: 1. Jelölje ki az átalakítani kívánt cellákat 2. Válassza a Szerkesztés menü Másolás parancsát 3. Jelölje ki a célterület bal felső celláját A célterületnek a forrásterületen kívül kell esnie. 4. Válassza a Szerkesztés menü Irányított beillesztés parancsát 5. Jelölje be a Transzponálás négyzetet A forrásterület felső sorának adatai a célterület bal oldali oszlopában, illetve a bal oldali oszlop adatai a felső sorban jelennek meg. A beállításokkal kapcsolatos további ismertetéshez kattintson az Irányított beillesztés párbeszédpanel jobb felső sarkában található ? feliratú gombra, majd a kérdéses beállításra. Formázás Formázás másolása több szövegrészre vagy ábrára az Office 2000

programokban Valószínűleg készített már olyan dokumentumokat, amelyekben azonos betűtípussal formázva emelte ki a szöveg meghatározott részeit, vagy át kellett alakítania a rajzeszközökkel létrehozott ábrák egyes vonalait. Ha egyöntetű formázással kívánja ellátni a dokumentum különböző részein található elemeket, a Szokásos eszköztár Formátum másolása gombjára duplán kattintva könnyűszerrel elvégezheti ezt a műveletet. Ilyenkor a gomb benyomott állapotban marad, és nem kell minden formázandó elem kijelölése előtt rákattintania. 1. Jelölje ki azt az elemet, amelynek formázási beállításait másolni kívánja 2. Ha a választott formátumot több elemre szeretné másolni, kattintson duplán a Formátum másolása gombra. A gomb ekkor benyomott állapotban marad 3. Jelölje ki a formázandó szöveget vagy ábrát 4. A formátum másolásának befejeztével kattintson a Formátum másolása gombra, vagy nyomja meg az ESC

billentyűt. Megjegyzés A szöveg és az ábrák formátumának másolása csak az adott programban hajtható végre, vagyis a Word dokumentum formázása nem másolható át például a PowerPoint® bemutatókba. További tudnivalók A művelet részletes ismertetése a súgóban olvasható. A megfelelő témakör kikereséséhez a súgó Keresés panellapján írja be a formátum másolása szöveget, majd kattintson a Keresés gombra. Képletek és számítások Két dátum között eltelt idő kiszámítása az Excel 97/2000 programban Két dátum között eltelt napok számának meghatározásához egyszerűen vonja ki egymásból a két dátumot. Ha például az A1 cella a 200068, az A2 cella pedig a 2000.620 dátumot tartalmazza, az =A2-A1 képlet a két dátum közötti napok számát (12) adja eredményül. Győződjön meg arról, hogy a képletet tartalmazó cella szám formátumú legyen. (Válassza a Formátum menü Cellák parancsát, kattintson a Szám panellapra,

majd a Kategória listában válassza a Szám elemet). Ha a cella nem szám formátumú, az Excel az eredményt a számításban szereplő cellákkal azonos formátumúnak tekinti, vagyis azt dátumként jeleníti meg. Göngyölített összeget számító képlet létrehozása az Excel 97/2000 programban A Microsoft Excel programban a SZUM függvényt tartalmazó képletben abszolút és relatív hivatkozások kombinációjának használatával göngyölített összeg számítható adott cellasorra vagy -oszlopra vonatkozóan. A B 1 100 100 2 200 300 3 300 600 4 400 1000 5 500 1500 Ha például a B oszlopban az A1-A5 cellatartomány göngyölített összegeit kívánja megjeleníteni (B1 az A1, B2 az A1+A2, B3 az A1+A2+A3 stb. értékeket tartalmazza), a munkalapon a következőket kell megadni: 1. Írja be az =SZUM($A$1:A1) képletet a B1 cellába az alábbiak szerint: A B 1 100 =SZUM($A$1:A1) 2 200 3 300 4 400 5 500 2. Jelölje ki a B1-B5 cellatartományt 3. Válassza a

Szerkesztés menü Kitöltés Lefelé parancsát Az $A$1 (abszolút hivatkozás) minden cellában állandó marad, míg az A1 (relatív hivatkozás) az egyes celláknál változik, hogy mindig az A oszlop szomszédos cellájára hivatkozzék az alábbiak szerint: A B 1 100 =SZUM($A$1:A1) 2 200 =SZUM($A$1:A2) 3 300 =SZUM($A$1:A3) 4 400 =SZUM($A$1:A4) 5 500 =SZUM($A$1:A5) 4. További tájékoztatáshoz az abszolút és relatív hivatkozások használatáról az Excel programban az Excel súgóablakának Keresés panellapján írja be a cellaés tartományhivatkozások kifejezést, majd kattintson a Témakörök gombra. További tájékoztatáshoz a SZUM függvényről az Excel súgóablakának Keresés panellapján írja be a SZUM munkalapfüggvény kifejezést, majd kattintson a Témakörök gombra. Munkalapfüggvények kikeresése az Excel 2000 programban Nem emlékszik, melyik Excel munkalapfüggvénnyel számította ki a hiteltörlesztési összegeket a múlt évben? A

Függvény beillesztése párbeszédpanel és az Office Segéd használatával könnyen megtalálhatja a keresett függvényt. 1. A munkalapon jelölje ki azt a cellát, ahova a függvényt be kívánja illeszteni 2. Válassza a Beszúrás menü Függvény parancsát 3. Ha párbeszédpanel megnyitásakor az Office Segéd nem ajánlja fel segítségét, kattintson a Függvény beillesztése párbeszédpanel bal alsó sarkában található Office Segéd gombra. 4. A Segéd kérdésére válassza a Súgás erről a szolgáltatásról, majd a Segítség a kijelölt függvényhez lehetőséget. A keresett függvényt könnyebben megtalálja, ha a Függvény beillesztése párbeszédpanel Függvény kategóriája listájában kiválasztja a megfelelő elemet. Elfelejtette, milyen argumentumai vannak az Excel 2000 programban használni kívánt függvénynek? A szerkesztőlécen a függvény nevét beírva, majd a CTRL+A billentyűkombinációt megnyomva a képletpalettán megjelenik a

függvény és egyes argumentumainak leírása, valamint a képlet eredménye is. Hibaértéket adó képlet eredményének elrejtése az Excel 2000 programban Bizonyos esetekben a hibaértéket adó képlet eredményét nem célszerű megjeleníteni. Az Excel programban a feltételes formázással vagy feltételes képletekkel lehetősége nyílik a hibaértékek elrejtésére. Az alábbi példa szerint a D1 cellában szereplő képlet a C1 cella és a B1 cella értékének hányadosát határozza meg, a B1 cella azonban üres, így a képlet eredménye a #ZÉRÓOSZTÓ! hibaérték: Természetesen törölhetné a cellából a képletet, de így akkor sem jelenne meg eredmény, ha a B1 cellában megfelelő érték szerepelne. Az Excel 2000 programban a probléma a feltételes formázással oldható meg, ehhez hajtsa végre az alábbi műveleteket: 1. Jelölje ki azt a cellát vagy cellákat, amelyekben megjeleníteni nem kívánt hibaértékek szerepelhetnek. 2. Válassza a Formátum

menü Feltételes formázás parancsát 3. A Formázási feltételek párbeszédpanel 1 feltétel listapaneljén válassza A képlet értéke elemet. 4. Az 1 feltétel listapaneltől balra található mezőben írja be a következő képletet: =HIBÁS(cellahivatkozás), ahol a cellahivatkozás a kijelölés aktív cellájának relatív hivatkozása. A bemutatott példában a kijelölés aktív cellája a D1 cella. Cellatartomány kijelölése esetén a feltételes formázáshoz, a képletnek a tartomány minden celláját ki kell értékelnie. Ha csak a kijelölés aktív cellájának relatív hivatkozását adja meg, az Excel az aktív cellához képest meghatározza a többi cellára vonatkozó hivatkozást. 5. Kattintson a Formátum gombra A Cellák formázása párbeszédpanel Szín listapaneljén kattintson a fehér elemre. 6. Kattintson az OK gombra a Cellák formázása, majd a Formázási feltételek párbeszédpanelen. Az Excel 97-esnél korábbi verziókban a cellaképlet

által eredményül adott hibaértékek elrejtésére nem hozható létre egyéni számformátum. Ezekben a verziókban a HIBÁS függvényt magában a cellaképletben alkalmazva van lehetőség a hibaértékek elrejtésére. Így a példában szereplő =C1/B1 képlet helyett a =HA(HIBÁS(C1/B1),"",C1/B1) képlet használatával hibás érték esetén egy üres ("") karakterlánc jelenik meg az eredményben. Billentyűparancsok Hasznos billentyűparancsok az Excel 2000 programban Ha úgy találja, hogy a billentyűzettel néha gyorsabban tud dolgozni, mint az egérrel, billentyűparancsok segítségével közvetlenül, a menük megkerülésével is elérheti a parancsokat. Billentyűparancsokkal az Excel számos művelete elvégezhető, a parancsok és az eszköztárgombok működtetésétől az adatok tagolásáig és szerkesztéséig. A billentyűparancsok sok esetben a menüben szereplő parancsok mellett olvashatók. A másolás billentyűparancsa (CTRL+C)

például a Szerkesztés menü Másolás parancsa mellett található meg. A billentyűparancsok átfogó listája a súgóban tekinthető meg. A megfelelő témakör megkereséséhez az Excel 2000 vagy bármelyik Office 2000 programban az F1 billentyű megnyomásával jelenítse meg a súgót, majd a keresőmezőbe írja be a billentyűparancsok kifejezést. Az Excel programban használatos leggyakoribb billentyűparancsok felsorolását az alábbi táblázat tartalmazza. Művelet Billentyűparancs Az aktuális oszlopok kijelölése CTRL+SZÓKÖZ Az aktuális sor kijelölése SHIFT+SZÓKÖZ Ugrás a munkalap elejére CTRL+HOME Ugrás a munkalap utolsó cellájára, amely az adatot tartalmazó jobb szélső oszlop és az adatot tartalmazó legalsó sor metszéspontjában található (a jobb alsó sarokban); a kezdő cellával - általában az A1 cellával - átellenes cella. CTRL+END Függvény beillesztése képletbe SHIFT+F3 A képletpaletta megjelenítése, miután a

függvény nevét beírta a képletbe CTRL+A Mindent kijelöl (ha éppen nem ír be és nem szerkeszt képletet) CTRL+A Váltás a cellában lévő képletek és eredményük megjelenítése között ALT+. (PONT) Az összes megnyitott munkafüzet valamennyi lapjának újraszámolása F9 Az aktív munkalap újraszámolása SHIFT+F9 Diagram készítése az aktív tartományról F11 vagy ALT+F1 A napi dátum bevitele (a szerkesztőlécen) CTRL+. (PONT) A pontos idő bevitele CTRL+SHIFT+. (PONT) A kijelölt cellatartomány kitöltése az aktuális bejegyzéssel CTRL+ENTER Az Ugrás párbeszédpanel megjelenítése CTRL+Q A Cellák formázása párbeszédpanel megjelenítése CTRL+1 Másolás CTRL+C Beillesztés CTRL+V Visszavonás CTRL+Z Mentés CTRL+S Nyomtatás CTRL+P Megnyitás CTRL+O Kimutatások Az Excel 2000 programban a kimutatások készítése nagymértékben leegyszerűsödött Kattintson a forrásadatok valamely cellájára, válassza az

Adatok menü Kimutatás vagy kimutatásdiagram parancsát, majd kattintson a Kész gombra. Ezután a Kimutatás eszköztáron található mezőket a munkalap megfelelő tagolt területeire húzhatja, és megtekintheti az eredményül kapott kimutatást. Nyomtatás Teljes oldalszélességű nyomtatás az Excel 97/2000 programban Munkalap nyomtatásakor a lap teljes szélességét ki szeretné használni, és annyi lapot kíván felhasználni, amennyi az összes adat nyomtatásához szükséges? Válassza a Fájl menü Oldalbeállítás parancsát, a megjelenő párbeszédpanel Oldal panellapján a Nagyítás csoportban kattintson a Legyen választókapcsolóra, majd állítsa be az 1 oldal széles értéket. A második mezőben, amely az adatok nyomtatási magasságát határozza meg, törölje a beállítást, hogy a mező üres legyen