Gazdasági Ismeretek | Menedzsment » Dr. Nemeskéri Gyula - Munkaelemzés

Dr. NemeskériGyula Munkaelemzés 1. A munkaelemzés fogalma és célja A menedzsment - külső/belső környezete által determinált módon - meghatározza a cég küldetését, erre építve stratégiai céljait. A stratégiai célokból lebontva éves üzleti terv készül, melyben meg kell jelennie az emberi erőforrással kapcsolatos elvárásoknak is: létszám, bértömeg, szakmai összetételbeli változások, szervezeti- és szervezeti kultúrabeli változások iránti igény, szociális juttatások stb., hogy csak a legfontosabbakat említsük Bármilyen funkciójú és méretű szervezet hatékony működése csak a szervezet követelményei, valamint a szervezet emberi erőforrásainak harmonizációjával képzelhető el. A szervezeti követelmények meghatározása a munkakörök elemzését igényli. A munkaköri jellemzők feltárásához az adott munka tevékenységelemzését kell elvégezni. A munkakörelemzés módszeres információgyűjtést és rendszerezést

jelent arról, hogy milyen feltételekkel kell a munkafeladatot ellátni. A munkakörelemzés végső célja, hogy a különböző munkakörök jellemzőinek feltárásával és elemzésével megállapíthatóak és értékelhetőek legyenek a munkakört betöltőre ható terhelések, a vele szemben támasztott követelmények, valamint a munkakör betöltéséhez szükséges ismeretek és tudás. A tevékenységelemzés meghatározó szempontjai: MILYEN FELADATOKAT? MILYEN SZERVEZETI CÉLOKKAL? MILYEN IDŐI STRUKTÚRÁBAN? MILYEN ERŐFORRÁSOKKAL? MILYEN SZERVEZETI - MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK KÖZÖTT? MILYEN EMBERI KAPCSOLATRENDSZERBEN Hangsúlyozzuk, hogy a munkakörelemzés semmiképpen sem kapcsolható össze a munkakört betöltő személy egyéni sajátosságaival, személytől függetlenül, önmagában kell a munkakört vizsgálnunk. A munkakörelemzés eredményeképpen készíthetjük el a munkaköri leírásokat, és juthatunk el kiegészítésképpen a munkakör

részletesebb jellemzéséhez, a sajátos munkaköri követelményprofil felrajzolásához. A munkaköri leírás és - a rövidített, egyszerű munkakörjellemzés a gyakorlatban egy dokumentumban jelenhet meg, átfogó értelemben vett munkaköri leírásként vagy „Munkaköri leírás és munkaköri követelményprofil” című dokumentumként. A munkakörök elemzése elengedhetetlenül szükséges a - a létszámszükséglet tervezéséhez, - az alkalmazási, kiválasztási, munkaerő-felvételi kritériumok meghatározásához, - a munkaköri leírások elkészítéséhez , - a munkaköri értékelési és besorolási rendszerek kidolgozásához, - a munka és magatartás értékelési rendszer kidolgozásához, - a szervezet korszerűsítéséhez, fejlesztéséhez, munkaszervezési, racionalizálási megoldások kidolgozásához ( pl. munkakörök, szervezeti egységek, folyamatok tervezése ,fejlesztése stb), - ergonómiai, munkaegészségügyi fejlesztési

programok kidolgozásához, - az oktatási, képzési igények meghatározásához, személyzetfejlesztési programok kidolgozásának megalapozásához, - a karriertervezés megalapozásához, - teljesítménykövetelmények meghatározásához A felsorolásból is látható, hogy a munkakörök elemzése alapvető feladata az emberi erőforrással való gazdálkodásnak, a munkakörök jellemzőinek ismeretében dolgozhatók csak ki a megalapozott fejlesztési programok. Lehetséges fejlesztési programok: a, A létszámszükséglet tervezés. A munkakörök elemzése során információkat kapunk arra vonatkozóan, hogy milyen átfedések vannak a különböző munkakörök között, hol találhatók párhuzamosságok, mely feladatok feleslegesek illetve mely feladatok ellátása hiányzik a szervezetből, és összességében milyen erőforrásokkal oldhatók meg a feladatok, hol találhatók felesleges kapacitások vagy annak hiányai. Mindezek alapján megállapítható,

hogy mely munkakörökben hány munkaposzttal működik a szervezet, mi a szervezet létszámszükséglete egy adott időben illetve a stratégiai terveinek megvalósítási szakaszaiban. A munkaköri követelmények és a létszámszükséglet ismeretében tekinthetők át a szakember-utánpótlás lehetőségei. A munkakör elemzés során keletkező ismeretek nyújtanak kellő támpontot a személyügyi szakembernek abban, hogy megkeresse és kiválassza a megfelelő utánpótlási forrásokat. b, Az alkalmazási, kiválasztási, munkaerő-elvételi kritériumok meghatározása. A személyügyi szervezet egyik fontos feladata a szervezet elvárásainak megfelelő munkaerő biztosítása. Ennek előfeltétele, hogy rendelkezésre álljanak a megfelelő kiválasztási kritériumok. A kiválasztási kritériumok felállításához szükség van a munkaköri kötelezettségek alapján a munkakört betöltővel szembeni követelmények meghatározására. A követelmények

ismeretében felvázolhatjuk az ideális jelölt tulajdonságait, mely segítséget ad a jelentkezők kiválasztásához. A követelmények ismeretében tudjuk megfogalmazni a jelölt alkalmasságának elbírálásához és a hatékony interjúk készítéséhez szükséges kérdéseket. c, A munkaköri leírások elkészítése. A munkaköri leírások fontos dokumentumai az irányításnak. (Kiemelt jelentősége miatt elkészítésével kapcsolatos tudnivalókat a fejezethez tartozó Függelékben foglaltuk össze. ) d, A munkaköri értékelési és besorolási rendszerek kidolgozása. A munkaértékelés a munkafeladat jellemzőit, követelményeit elemzi, figyelmen kívül hagyva az egyéni teljesítménykülönbségeket. Alapvető célja, hogy a bérek, a jövedelmek a munkakörhöz szükséges ismereteket, tudást, készségeket, munkafeltételeket, a munkavégzés nehézségeit is ismerjék el. A munka nehézségét a munkafeladat és a munkahely jellemzői alapján

határozhatjuk meg. Ezen jellemzők értékét tartalmazza a munkaértékelési rendszer. A munkakörelemzés során meghatározhatók azok a jellemzők, mely alapján a munkakörök közötti különbségeket meg tudjuk állapítani, a munkaköröket össze tudjuk hasonlítani és egy belső értékskálán elhelyezve meg tudjuk határozni a munkakörök relatív fontosságát, értékét. e, A munka és magatartás értékelési rendszer kidolgozása. Az értékelés célja a szervezet tagjai munkájának, szervezeti magatartásának értékelése, fejlesztése, a közöttük lévő együttműködés fenntartása. Az értékeléshez szükséges szempontokat a munkakörök sajátosságai alapján kell meghatározni. Nagy, tagolt, sok munkakört tartalmazó szervezetek esetében differenciált értékelési kritériumok illeszkednek leginkább a munkakörök sajátosságaihoz. f, A szervezet korszerűsítése, fejlesztése, munkaszervezési, racionalizálási megoldások

kidolgozása. A munkakör-elemzési információt az adott munkakör elemeinek, kötelezettségeinek és feladatainak megszerkesztéséhez és módosításához használjuk fel. A munkakörelemzés objektív alapot nyújt a munkafeladatok napi elosztásához. De felveheti egyes munkakörök újratervezésének igényét is. Információt szolgáltat arról, milyen alternatív munkavégzési lehetőségek jöhetnek számításba (pl. részmunkaidő, rugalmas munkaidő stb.) g, Az ergonómiai, munkaegészségügyi fejlesztési programok kidolgozása. A munkavégzés feltételei, a munkavégzéssel járó terhelések pontos számbavétele elengedhetetlen a munkavégzővel szemben támasztott követelmények meghatározásához, dolgozó egészségügyi károsodása kockázatának megállapításához. Az ergonómiai, munkavédelmi és üzem-egészségügyi fejlesztéseket a munkakörökről szerzett naprakész információkkal alapozhatjuk meg. Munkaügyi kapcsolatok

keretén belül a munkaelemzés megfelelő érvanyagot nyújt a munkaügyi tárgyalásokra való felkészüléshez. A különböző munkavállalói panaszok (pl. magas teljesítménykövetelmények, nem megfelelő munkakörülmények stb.) kivizsgáláshoz is segítséget nyújtanak az elemzés során összegyűjtött információk. h, Az oktatási, képzési igények meghatározásához, személyzetfejlesztési programok kidolgozásának megalapozása. A munkakör elemzés során meghatároztuk azokat a követelményeket, melyeket a munkakört betöltővel szemben támasztunk. A munkaköri követelmények (konkrétan az igényelt ismeretek, készségek és egyéb tulajdonságok) felsorolása alapul szolgál a képzés konkrét tartalmának megtervezéséhez. i, A karriertervezés megalapozása. A munkakörelemzés lehetőséget nyújt a meghatározó munkakörök kiválasztásához, az előmeneteli pályák megtervezéséhez. A meghatározó munkakörök jellemzőinek

ismeretében ki tudjuk választani azok a karriertámogatási lehetőségek, melyek az előmenetelben érintettek legmegfelelőbb előrehaladását szolgálják. j, Teljesítménykövetelmények meghatározása A részletes munkakörelemzés alapvető feltétele a reális és számon kérhető teljesítményelvárások meghatározásának. A végzett munka alapos ismerete teszi lehetővé a vezetőknek és kollégáknak, hogy segítséget nyújtsanak a munkakört betöltőnek a jobb teljesítmény elérésében. Sokszor csak aprólékos, módszeres elemzési eljárások ( Pl. 3M ) szükségesek a teljesítmény rejtett akadályainak feltárásához. 1.2 A munkaelemzés végrehajtása Első lépés a munkaköri elemzések céljának meghatározása. Ez lehet egy stratégiai cél elérésének megalapozása, vagy egy éppen felmerülő probléma megoldása, sőt több cél együttes kitűzése is elképzelhető. Bármilyen célból is kezdünk munkaelemzési programba, fontos az

érintettek - vagyis akiknek a munkaköreit elemezzük - tájékoztatása a programról. A tájékoztatónak tartalmaznia kell az elemzések célját, módszereit, a várható eseményeket és azt, hogy kik fogják végezni az elemzéseket. A tájékoztatásnak többek között az is célja, hogy megnyerjük az érintettek közreműködését, bevonjuk őket ne csak az elemző munkába, hanem az esetleges fejlesztésekben is részvételi lehetőségeket biztosítsunk számukra. Az elemző munka másik kritikus pontja az elemzésben résztvevő különböző szakterületek együttműködésének megteremtése. Nagyobb szervezetekben célszerű az elemzésekbe bevonni a munkaszervező, az ergonómiai és a személyügyi szakembereket. Kisebb szervezetekben az ennyire specializált szakismeretek illetve munkakörök hiányoznak, így ilyen szakmai együttműködés feltételeinek megteremtésére nagy valószínűséggel nincs mód. Ilyen esetekben inkább az elemzést végző

valamint a vezetők együttműködésének van nagy jelentősége. Arról sem feledkezzünk meg, hogy az elemzések milyen időtávra szólnak Nem célszerű olyan munkakörökre az elemzéseket kiterjeszteni, melyeknél a munkakörök tartalmát lényegesen befolyásoló fejlesztések, átszervezések várhatók. Természetesen kivétel ez alól az eset, amikor magukat a munkaköri információkat kívánjuk felhasználni ezeknek a változásoknak a pontosabb megtervezéséhez. Miután meghatároztuk a célt és kiválasztottuk a cél elérésében érintett munkaköröket, meg kell határoznunk az elemzési módszereket. Mindezek után megkezdődhet az elemző munka. A munkatartalom elemzésének leíró része a munkatükör. Az elkészítéséhez szükséges elemzések a szervezet személyügyi valamint szervezési részlegei által elvégezhetők. Természetesen ehhez a munkához célszerű bevonni az elemzendő munkakörök vezetőit, illetve a munkakört betöltőket is. Az

ismeretek összegyűjtéséhez egy előre kidolgozott szempontlista nagy segítséget ad. Egy ilyen szempontlista kidolgozásához létre kell hozni egy kis munkacsoportot , mely az ismertetett elemzési szempontokat átdolgozza az elemzendő munkakörök sajátosságaira. A munkacsoport összetételénél törekednünk kell arra, hogy minden olyan szakterület képviseltesse magát, mely vagy jól ismeri a munkaköröket vagy felhasználója lesz az elemzés eredményeinek. Így a munkában feltétlenül vegyen részt a személyügyi szakterület, a szervezési szakterület, az üzem-egészségügyi szakterület, a jellemző munkaköröket jól ismerő vezető. Ha a belső erőforrások nem elegendőek a feladat elvégzésére, vagy a feladatot nagyon rövid határidővel kell elvégezni, a feladat fontossága és specialitásai miatt célszerű ebben a témakörben járatos külső szaktanácsadókat is bevonni. A terhelések és követelmények meghatározására a

munkatükör elkészítése után kerülhet sor és meghatározott szakmai ismeret és tapasztalat meglétét feltételezi. Ezek a szakmai kompetenciák az alábbiak: technológiai, munkaszervezési, ügyvitel-szervezési, munkafiziológiai, munkapszichológiai, üzem-egészségügyi, ergonómiai. Ha ezen ismeretek rendelkezésre állnak szervezeten belül, az elemzések önállóan is elvégezhetők. Ha a felsorolt szaktudás hiányzik, feltétlenül szükséges olyan szakember bevonása, aki a hiányzó ismereteket pótolni tudja. Szeretnénk felhívni a figyelmet, hogy habár a leíró rész is nagyon fontos és jól hasznosítható, a munkakörök elemzésének végső célja és az emberi erőforrás gazdálkodás alapvető bázisa a terhelések és a követelmények meghatározása. Ezek ismeretének hiányában megalapozott fejlesztőmunka nem képzelhető el. 1.3 Az elemzés módszerei Az elemzés alapegysége a munkakör. Munkakörnek tekintjük a szervezeten belül egy-egy

folyamat, tevékenység azon alapegységét, mely a munkamegosztás alapján elkülönül és meghatározza egy munkavállaló elvégzendő feladatait. A feladat elvégzésének célja, hogy a koordinált és rendszerezett munkaelemek egy előre meghatározott eredményt ( ami lehet információ, tárgy, szolgáltatás stb.) hozzanak létre A munkakört nem téveszthetjük össze a munkaposzttal. A munkaposzt azon feladatok összessége, amelyet a szervezet egy tagjának el kell végeznie. Ennek megfelelően a munkaposzt az egyén feladatait, hatáskörét, jogkörét felelősségét és kötelezettségeit tartalmazza. Így annyi munkaposzt van egy szervezetnél, ahány munkavállaló. A munkakör vagy megegyezik egy munkaposzttal vagy az azonos munkaposztok csoportja, melyek feladataikban, kötelezettségeikben nem vagy alig térnek el egymástól (pl. könyvelő, pénztáros) Az elemzésnek különböző módszerei lehetnek Ezek kiválasztásánál az alábbi szempontokat célszerű

figyelembe venni: - A lehető legkisebb költséggel a legtöbb információt nyújtsa. Nem célszerű „divatos” megoldásokat választani, ha amúgy a munkakör jellemzői egy már ismert, egyszerű módszerrel is feltárhatók. - Könnyen megérthető, elsajátítható legyen használata. - Könnyítse meg a feltárt információk utólagos feldolgozását, rendszerezését. - Ha a munkakörelemzést valamilyen fejlesztő munka követi, a munkakört betöltő személyes közreműködését is igénylő módszer ajánlható, mivel így a fejlesztési megoldások kidolgozásához az érintett véleményének kikérésére is sort keríthetünk. A módszerek kiválasztásánál ne feledkezzünk meg azokról a célokról, amelyekért a munkakörelemzést végezzük. Ha például a teljesítménykövetelmények meghatározását tűztük ki célul, át kell tekinteni azokat a dokumentumokat, amelyek a munkakörre vonatkozó teljesítmény-és magatartás-elvárásokat

tartalmazzák. De figyelmünket nem korlátozhatjuk csak a leírt anyagokra. A követelmények meghatározásához fontosak lehetnek az íratlan, de a mindennapi tevékenység, munkavégzés során a valóságban érvényesülő nyílt vagy esetleg rejtett megállapodások a munkát irányítók és végrehajtók között, illetve az egyes kapcsolódó munkafolyamatok szereplői között. Ezek feltárásához adott esetben nagyfokú hely-, illetve a szakma magas szintű ismerete szükséges. Ezért előzetesen fel kell készülni a különböző módszerek alkalmazására. Ehhez az információszerzés módszereit, végrehajtóit és programját már jóval korábban meg kell határozni, mint ahogy az információgyűjtési munkálatok elkezdődnének. Egészen más felkészülést igényel, ha alapvetően műszeres mérési adatokra kívánunk támaszkodni valamelyik terület teljesítmény-kritériumainak feltárásában, vagy ha kérdőíves módszerekkel végzett elemzéseket

tartunk megfelelőbbnek. Akkor sem tekinthetünk el megkérdezésével az alapos vagy felkészüléstől, ha munkanap-fényképezéssel döntően kívánjuk a munkakörben a munkakör dolgozók jellemzőit meghatározni. A munkakörelemzés módszerei: Az eredmény létrehozásának számtalan módja és feltétele lehetséges. Általában a munkakörelemzést e szempontok szerint kell elvégezni. A munkakörök jellemzőinek teljes körű feltárásában az egyik legnehezebb feladatot az elemzési tényezők meghatározása és kiválasztása jelenti. A munkakörelemzést általában leszűkítik a munkafeladatok és esetleg a munkavégzés körülményeinek leírására. Nem tagadjuk a feladatellátás jelentőségét a munkakörök elemzése során, emellett azonban törekedni kell arra, hogy a munkakörök elemzése a lehető legátfogóbb és legrészletesebb legyen. Az elemzések mélységét, részletességét meghatározza, hogy a munkakörökről feltárt

információkat a későbbiekben mire kívánjuk felhasználni. Minél részletesebb adataink vannak a munkakörről, annál szélesebb körűek a felhasználási lehetőségeink is. Viszont arról sem feledkezhetünk meg, hogy minél több adatot kívánunk a munkakörről összegyűjteni, annál több módszert kell együttesen alkalmaznunk, illetve annál több erőforrást és időt kell az elemzésekre fordítanunk. Általában az alábbi elemzési módszerek használatosak:  munkanap fényképezés, megfigyelés,  kérdőívek, interjúk, amelyek lehetnek – átfogóak, a munkakör minden jellemzőjére kitérők, – tematikusak, a munkakörök egy-egy jellemzőjének teljes kifejtésére törekvők,  műszeres mérések,  időállandós módszerek (MTM, MOST),  videó technikák,  számítógépes adatgyűjtés. Az alábbiakban egy táblázat segítségével kívánjuk segíteni a döntést a megfelelő elemzési módszerek kiválasztásához. A

táblázat az elemzési módszereket alapvetően két szempont szerint jellemzi: – az adatok feltárásának részletessége, – az elemzési módszerek alkalmazásához szükséges szakismeret. részletekbe menő elemzés tematikus kérdőív időállandós elemzések tematikus interjú műszeres mérés munkanap fényképezés és számítógépes elemzés megfigyelés átfogó elemzés általános kérdőív videó technika általános interjú számítógépes elemzés az alkalmazás nem igényel az speciális ismereteket alkalmazás speciális ismereteket igényel a, Dokumentumelemzés Az elemzendő munkakörről több dokumentum is rendelkezésre állhat: - az előző munkaköri leírás, - eljárásrendek leírásai, technológiai utasítások, - törvények, rendeletek, szabványok, - igazgatói utasítások, - baleseti jegyzőkönyvek, - teljesítményadatok, - munkakörnyezeti, üzem-egészségügyi mérések, - fluktuáció adatok stb. Ezek a

dokumentumok habár sok információt tartalmaznak a munkakörről, önmagukban nem elégségesek a teljes körű munkaköri elemzések elvégzéséhez. Általában a dokumentumelemzést más módszerrel kombinálva célszerű alkalmaznunk. Csak ritkán fordul elő, hogy önmagában elegendő a szükséges információk megismeréséhez. b, Interjú Az interjú célirányos beszélgetés, mely során a munkakört betöltőtől kérdések feltevésével összegyűjtjük a munkakörre jellemző információkat. A jó interjúhoz több feltétel megléte szükséges: - a kérdezőnek fel kell előzetesen készülnie arra, hogy kézben tudja tartani az interjú irányítását helyesen feltett és jól érthető kérdésekkel, - zavarásmentes környezet, se telefon , se a munkatársak az interjút ne szakítsák félbe, - olyan légkör megteremtése, mely lehetővé teszi az őszinte válaszadást, - a kérdező magatartása ne legyen agresszív, elutasító, hanem támogató,

megértő, válaszra ösztönző. Az interjú során sohasem feledkezhetünk meg arról, hogy nem a munkakört betöltő tevékenységének értékelése a cél, hanem az, hogy minden lényeges információt megkapjunk attól , akit kérdezünk. A kérdezőnek nem szabad kifejezésre juttatnia saját véleményét, értékelnie, kifogásolni a megkérdezett munkáját. Az interjú keretében a kérdezőnek egy előre elkészített szempont-listával, részletesebb előkészítés esetén kérdőívvel kell rendelkeznie. A kérdezőnek kötnie kell magát ezekhez a szempontokhoz, ezektől csak akkor térjen el, ha olyan új információkat kapott, melyekkel bővítenie kell a szempontok körét. Mivel a kérdező számára a kapott válaszok nem mindig egyértelműek, ezért a nem érthető dolgokra vissza kell kérdezni. Egy szempont feldolgozását addig kell folytatni, amíg a kérdező nem ítéli úgy, hogy minden lényeges információ a rendelkezésére áll. A

munkatevékenység tartalmától függően az interjú időszükséglete különböző lehet. Egyszerűbb munkakör esetében 1-2 órás interjú elegendő. Bonyolultabb munkakör esetében a szükséges idő hosszabb is lehet. Javasoljuk, hogy ilyen esetekben az interjút bontsuk több szakaszra. Gyakorlati tanács, hogy az interjú folytatására mindig teremtsünk lehetőséget. Az interjú feldolgozása során gyakran előfordulhat, hogy találhatunk számunkra nem egyértelmű válaszokat, információkat, hiányokat, ilyenkor célszerű egy rövid tisztázó beszélgetésre visszatérni a megkérdezetthez. c, Tematikus kérdőív A kérdőíves technika annyiban tér el az interjú módszertől, hogy az előre meghatározott szempontjainkat kérdésekbe foglaljuk, ezeket egy kérdőívbe rendezzük. Ezután megkérjük a munkakört betöltőt, hogy a kérdőívünket töltse ki. Az információk teljes körű összegyűjtésének alapvető feltétele, hogy a kérdőívünk

tartalmazzon minden, az elemzés szempontjából fontos kérdést. Összeállítása könnyűnek tűnik, de a jó kérdőív megszerkesztéséhez, elkészítéséhez alapos előkészületre és gondos munkára van szükség. Sokkal többre, mint az interjú módszernél, hiszen a kérdőíves információgyűjtésnél már nincs korrigálási lehetőség a kérdőív kiadása után. Ha valamiről elfeledkeztünk, vagy a kérdést rosszul tettük fel, a munkakör egy bizonyos részéről szóló információk elvesztek számunkra. A kérdőív szerkesztésénél különös gondot fordítsunk az alábbiakra: - Alaposan gondoljuk át, mit akarunk megkérdezni! - A kérdéseket egyértelműen, jól érthetően kell megfogalmazni! - A kérdés tartalmának megfelelően döntsük el, milyen formában várjuk a választ! Előre megadjuk-e a válasz-lehetőségeket, és a válaszadónak ezek közül kell kiválasztani a munkakörre jellemzőt, vagy úgynevezett nyitott kérdéseket

alkalmazunk, vagyis a válaszoló saját maga fogalmazza meg a választ. - Előre el kell döntenünk azt is, milyen sorrendben tesszük fel a kérdéseket! A munkakörelemzésre vonatkozó kérdőívek esetében törekedjünk a világos szerkezetű, a válaszadó számára is jól áttekinthető kérdőívek szerkesztésére. Az összevissza sorrendben feltett kérdések megzavarhatják a válaszadót, olyan következtetésekre juthat, melyek nem teszik partnerré a munkakör jellemzőinek teljes körű feltárásában. - Vegyük figyelembe, hogy a kérdőíveket utólag még fel kell dolgozni! A kérdőívek elkészítésének több szakasza van, melyeket célszerű betartani: - Először készítsük el a kérdőív első vázlatát! - Végezzünk próbakitöltést! Kérjük meg valamelyik munkatársunkat, hogy saját munkakörére próbálja kitölteni a kérdőívet, majd mondja el tapasztalatait. - A tapasztalatok alapján korrigáljuk a kérdőívet! Ha nagy létszámban

kívánjuk alkalmazni, célszerű egy kisebb létszámnál még egy próbakitöltést alkalmazni. - Újabb korrekciók után kialakult a végleges kérdőív. Ha egyéni és nem csoportos kitöltésre szánjuk a kérdőívet, el kell készítenünk a kitöltési utasítását is. A jól elkészített kérdőív kritériuma a tartalom, a forma, a kérdések megfelelő sorrendje, a tipográfia összhangja. A kérdőívek egy sajátos változata az elemző szempontlista (checklist), melyet az elemzést végző tölt ki. Annyiban különbözik a kérdőívtől, hogy ezeket egy nagy társaság, vagy szaktanácsadó előre elkészítette a munkakörök egy bizonyos típusára. A gyakori felhasználás után ezek használatát és értékelést standardizálták ( szabványosították). Ezek a checklist- készletek megvásárolhatók, így az előkészítés feladatai leegyszerűsíthetők. d, Munkanap-fényképezés, megfigyelés A munkakörelemzést egy munkanap történéseinek,

idő-felhasználási adatainak összegyűjtésével végezzük el. Általában olyan munkakörök esetében célszerű alkalmazni, ahol az időfelhasználásnak különös jelentősége van. ( Például adatokat akarunk kapni a munkaidő struktúrájára, a kézi-gépi műveletek vagy a produktív-improduktív idők arányára, megoszlására. Ugyancsak adatokat kaphatunk a munkahely kiszolgálására, az előkészületi és befejezési tevékenységekre, a munkamódszerre, a munkavégzés intenzitására. A munkanapfényképezés lehet: - teljes, vagyis a műszakidő teljes időtartamában folyamatosan történik a történések felmérése és rögzítése. Hagyományos eszköze valamilyen időmérő eszköz, leggyakrabban a stopperóra. Ugyancsak elengedhetetlen eszköz az adatok rögzítésére szolgáló adatlap Ezen az adatlapon előre nyomtatott formában meg kell jeleníteni mindazon szempontokat, melyek az adott munkakör elemzéséhez szükségesek. Az adatlap

szerkesztését az interjú, a kérdőív előkészítésével megegyező gondossággal kell elvégeznünk. - mintavételes munkanapfelvétel lényege, hogy a megfigyelő előre meghatározott útvonalon haladva, érintve a kijelölt munkaköröket (munkaposztokat ) az éppen észlelt történéseket figyeli meg és rögzíti. Különösen akkor célszerű ezt a megoldást választani, amikor több munkakört akarunk elemezni és a tevékenység időstruktúrája jól áttekinthető, hosszabb időszakaszokból álló. A munkanap fényképezést kellő előkészítés után végezheti önfényképezéssel a munkakört betöltő is. Ebben az esetben különös gondot kell fordítani a megfigyelés tapasztalatait tartalmazó adatlap elkészítésére. e, A műszeres munkamérés, videó technikák, számítógépes adatgyűjtés A munkakörről szóló információk megszerzését részben vagy egészben segíthetik a különböző technikai eszközök. Ezek használatának

költségei lényegesen magasabbak, mint az előbb említett módszereké, ezért felhasználásukra elsősorban ott kerüljön sor, ahol nagyszámú munkakört kell elemezni és kifizetődik alkalmazásuk. Az előkészítés során arra is ki kell térni, hogy az elemzett munkaköröknél milyen technikai eszközök jöhetnek szóba. Az elemzések célja, az elemzési szempontok meghatározása megegyezik a már említett módszereknél leírtakkal, eltérés az információk megszerzésének módjában van. Míg az előző módszerek esetében vagy az elemzőnek vagy a munkakört betöltőnek vagy mindkettőnek jelentős szerepe van az információk feltárásában, ezt a szerepet részben vagy egészben egy technikai eszköz illetve rendszer veszi át. Általában az információk feldolgozása sem manuális úton, hanem informatikai eszközök felhasználásával történik. A műszeres munkamérés a felhasznált technikáktól függően széles választási lehetőséget

biztosít a fényképezési technikáktól a videó-technikákon keresztül a számítógépes rendszerek alkalmazásáig. Ezek részletesebb ismertetésétől eltekintünk Aki ilyen megoldásokat akar alkalmazni, a szakirodalomban megtalálhatja azokat az eljárásokat, melyek közül választhat. f, Időállandós módszerek (MTM, MOST), 2. A munkakör elemzési kérdőív A továbbiakban egy olyan módszert mutatunk be részletesen, amely széles körben alkalmazható. Ennek a módszernek előnyei: – egyaránt alkalmas kérdőíves, illetve interjú formájában való felvételre, – könnyen alkalmazható, – minden munkakör elemzésére alkalmas (pl. fizikai vagy szellemi jellegű munkakörök, különböző beosztású munkakörök stb.), – alkalmazása nem igényel speciális ismereteket, – átfogóan tartalmazza a munkakör szinte minden jellemzőjét. Alkalmazásához az alábbi megjegyzéseket fűzzük: – Célszerű a munkakör előzetes

áttekintése után az elemzés szempontjait szükség szerint bővíteni, hiszen a kérdőív általános jellege miatt egy-egy adott munkakörre vonatkozó speciális jellemzők hiányozhatnak. – A munkakörről felvett átfogó adatok ismeretében további elemzésekre is sor kerülhet, ha szükségessé válik egy-egy, a munkakörre jellemző, vagy egy meghatározott cél miatt fontos tényezőcsoport részletesebb, mélyebb ismerete. Ilyen esetekben az ismertetett módszerrel előzetesen felmérjük a munkaköröket, majd az így feltárt jellemzők alapján kiválaszthatjuk a mélyebb elemzést igénylő területeket. Ezek elemzésére általában már tematikus vagy szakismeretet igénylő módszerekre van szükség. – A tevékenységek közötti időarány figyelembevétele: az elemzés során szembetaláljuk magunkat azzal a problémával, hogyan vegyük figyelembe a különböző tevékenységek esetében az eltérő időket. Például az egyik tevékenységet minden

nap végezni kell, más tevékenységeket csak hetente. Ilyenkor nem tehetünk mást, csak azt, hogy általában megbecsüljük a jellemző tevékenységek egymáshoz viszonyított időarányát. Erre az elemző lapok is biztosítanak lehetőséget. A továbbiakban az átfogó módszer alapjait képző tényezőket, azok magyarázatát, elemzési szempontjait ismertetjük. Az elemzés szempontjai A munkakör azonosítása A munkakör megnevezése: Szervezeti egység megnevezése: A munkakör irányítója: Egy szervezetben előfordulhat, hogy a szakmai, valamint munkáltatói vezetői feladatok nem egy munkakörre vannak telepítve, ezért célszerű minden munkakörnél ezt az azonosítást elvégezni. A felsorolt példák csak a legáltalánosabb vezetői funkciókat sorolják fel Egyes esetekben ezektől eltérő funkciók mentén is megtörténhet a szétválasztás. Elemzési tényező Ki a szakmai irányító (a közvetlen munkahelyi vezető) Ki a munkáltatói jogokkal

rendelkező vezető Célszerű megrajzolni a szervezeti séma ábráját is, amelyen vizuálisan is be lehet mutatni a munkakör elhelyezkedését, a szakmai illetve munkáltatói jogokkal felruházott vezető alárendeltségében. A sémán a munkatársi kapcsolatok feltüntetéséről se feledkezzünk meg A munkakörben végzett feladatok felsorolása Ez a szempont foglalja össze mindazokat a tevékenységeket, amelyeket a munkakörben végezni szükséges, illetve a munkafolyamatokon belül a munkafeladatok munkát végzők közötti megosztását. A munkamegosztás jellemzői:  a végzendő feladatok felsorolása szerint, ide tartoznak az esetlegesen helyettesítésből adódó feladatok is  a végzendő feladatok gyakorisága szerint lehetnek rendszeresen végzett feladatok, illetve időnként végzett feladatok A feladatok meghatározása és rögzítése az elemzés szempontjából azért is fontos, mert a későbbiekben az elemzés tényezőit kell értelmezni a kiemelt

feladatok elvégzése szempontjából. Vezetői feladatok Elemzési tényező Szervezeti egység munkájára tervet készít Szervez Vállalkozik Motivál, mozgósít Problémát kezel Megbíz, utasít Ellenőriz Engedélyez Értékel Képvisel, kapcsolatot tart Tárgyal Erőforrásokat eloszt Egyéb, éspedig: Szakmai feladatok Elemzési tényező Elvégez, elkészít Tervez, kidolgoz Dönt Szervez Eljár Egyéb A tevékenység végzésének célja, eredménye, produktuma Az itt felsorolt elemzési szempontokat értelemszerűen kell meghatározni. Lesznek olyan munkakörök, amelyek esetében a fenti szempontok nem vagy csak alig értelmezhetők, míg általában a meghatározó munkakörök esetében minden szempontra adható magyarázat. Minél tartalmasabb, sokrétűbb, nagyobb felkészültséget igényel a munkakör, valószínűleg annál részletesebben lehet ezen szempontok szerint is jellemezni az adott munkakört. Elemzési tényező A munkakör célja A

teljesítménykövetelmények: - mely területeken? - milyen jellegű hatással? - milyen mértékben ismertek? A siker kritériumai: - mely területeken határozhatók meg? - mik ezek? - milyen jellegű hatással? - milyen mértékben érvényesülnek? Fontossága a szervezet számára - mely területeken fontos? - milyen mértékben? Imázsa - mely területeken jelentkezik? - milyen jellegű hatással? - milyen mértékben? A munkakör betöltéséhez szükséges ismeretek Ez az egyik legáltalánosabban használt elemzési szempont. Célszerű minden munkakör esetében a lehető legrészletesebben meghatározni a szükséges ismereteket. Elemzési tényező Általános ismeretek Megkövetelt szakismeret Speciális ismeretek Nyelvismeret Számítástechnikai ismeretek - programok, illetve - rendszerek használata. Gyakorlati idő Tapasztalati terület(ek) A munkavégzéshez szükséges eszközök: A munkavégzéshez különböző jellegű, fontosságú, kezelési nehézségű

eszközre lehet szükség. A szükséges eszközök megléte vagy hiánya is fontos jellemzője a munkavégzésnek A kezelésre vonatkozó előírásokat az eljárásrendek meglétével foglalkozó fejezetben kell értékelni. Elemzési tényező Az eszközök jellegük szerint: Írásos adathordozók Informatikai eszközök Irodatechnikai eszközök Kézi szerszámok, gépek Bonyolult szerszámok, gépek Speciális eszközök Egyéb, éspedig: Az eszközök megléte a munkavégzéshez A munkacsoporthoz tartozó szerepek A munkakörtől különböző szerepek várhatók el. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy nem a munkakört betöltő által eljátszott szerep meghatározása a feladat, hanem a munkakörhöz tartozó szerepé. Lényeges a kettő közötti eltérést megkülönböztetni Egy munkakör egyszerre vagy bizonyos időeltolódással több szerepet is igényelhet. Elemzési tényező A konfliktuskezelő A mások keze alá dolgozó A gondoskodó Az informális vezető

Érdekegyeztető Érdeket képviselő Belső szakértő Mások munkáját szervező Koordináló Megvalósító, befejező Ellenőrző, értékelő Ötletgazda, innovátor Egyéb, éspedig A munkakör szabályozottsága, az önállóság mértéke Meg kell határoznunk, hogy az adott munkakörben a munkát milyen eljárásrendek, technológiák előírásai, szabályai szerint kell elvégezni, illetve ezek mennyire nyilvánvalóak és egyértelműek. Például lehet a munkát előre megállapított szabályok szerint (amely lehet írásban hozzáférhető, vagy nem leírt, oktatással átadott) végezni. Az is előfordulhat, hogy a tevékenység nem szabályozott, az adott szituációban kell kidolgozni a végrehajtás módját. Elemzési tényező A szabályok hozzáférhetősége A cselekvési szabadság, a szabályozottság mértéke, önállóság A munkavégzéshez szükséges információhoz jutás A hagyományos munkatartalmú munkakörök száma egyre inkább

csökken, a munkavégzés egyik meghatározó jellemzője az információ fogadása és feldolgozása lett. Az információ jellege: Elemzési tényező A végzendő feladatról A szervezet rövid és hosszú távú programjairól, terveiről, feladatairól A szervezet vagy annak kisebb egységei aktuális helyzetéről Az információadás formája: Írott Szóbeli Audiovizuális Informatikai eszközökön megjelenő. Az információadás gyakorisága: Rendszeresen Rendszertelenül Az információadás milyensége: Megfelelő tartalmú Megfelelő formájú Idői viszonyai A hatáskör kiterjedése A hatáskör a munkakör tevékenységének határait, vagyis a munka elvégzésének behatárolható területeit, vagy a munkakörben végzett tevékenység hatásának kiterjedését fejezi ki. Elemzési tényező Szakmai Területi Adminisztratív, vezetői jellegű A befolyás (A hatáskör részletesebb kifejtése, feltárásával részletesebb információkat kapunk a

hatáskör természetéről.) Elemzési tényező Emberekre Folyamatokra Eredményekre Forrásfelhasználásra Jogkörök: (Rendelkezési jogosítványt, annak természetét, mértékét fejezi ki, és azt, hogy a munkakör betöltőjének a felettese által biztosítottan milyen befolyása van az ügyek menetére. Elemzési tényező Információkérési Javaslattételi Véleményezési Kezdeményezési Előterjesztési Mérlegelési Együttdöntési Döntési Képviseleti Aláírási, utalványozási Utasítási Ellenőrzési A felelősség (Csak arra a tevékenységre terjed ki, melyek ellátásáért a munkakört betöltő szankcionálható, illetve jutalmazható.) Elemzési tényező Emberekért Anyagiakért, különféle erőforrások működéséért Folyamatokért Tárgyakért, berendezésekért Információkért Egy területért Eredményekért, teljesítményért Saját magáért Etikus magatartásért A cég imázsának (személyes) formálásáért

Egyébért Irányítás jellemzői A szervezet működésének ugyancsak fontos feltétele a koordinációhoz kapcsolódóan a feladatellátás, az eredmény létrehozásának ellenőrzése. Elemzési tényező Az irányított dolgozók száma Az irányítás igényének mértéke Az irányított dolgozók kvalifikáltsága Az irányított folyamat vagy terület kiterjedtsége, bonyolultsága. Az irányítás igényének mértéke Az irányítás módja - közvetlenül - közvetve Kapcsolattartás igénye A szervezet működéséhez a különböző munkakörök összehangolt együttműködése szükséges. Az együttműködés a munkakörök egymás közötti kapcsolattartásának jellemzői alapján értékelhető. Ugyanígy meg kell vizsgálni a szervezet egységei, munkakörei, valamint a szervezet környezete közötti kapcsolatokat is, valamint azt, hogy a munkafolyamatok különböző szakaszait végzők között, hogyan van megszervezve az együttműködés, a feladatok

összerendezése. Elemzési tényező Szervezeten belül Mely szervezeti egységekkel? Milyen formában? Milyen tartalommal? Milyen felhatalmazással? Milyen gyakorisággal? Milyen következménnyel? Szervezeten kívül Mely szervezetekkel? Milyen formában? Milyen tartalommal? Milyen felhatalmazással? Milyen gyakorisággal? Milyen nyelven? Milyen következménnyel? Ügyfelekkel való kapcsolattartás Milyen formában? Milyen tartalommal? Milyen felhatalmazással? Milyen gyakorisággal? Milyen nyelven? Milyen következménnyel? Munkatársi kapcsolatok tartásának lehetősége A munkakör mennyire nyitott, illetve zárt a munkatársi kapcsolatok kialakítását, ápolását illetően. Ennek nemcsak az ember szociális kapcsolatait tekintve, hanem a szervezeti kultúra fejlesztése, a tapasztalatátadás szempontjaiból is különös fontossága van. Elemzési tényező Egyedül vagy csoportban végezhető-e a munka? A munkatársak egymás közötti kommunikációs

lehetőségei A munkacsoport nagysága A felettesek száma A munkacsoporton kívüli kapcsolatok gyakorisága és a személyek száma. Kihívások A szervezetben vagy a szervezet környezetében lejátszódó változások kihatással vannak a munkakörök tartalmára. Ezek a változások sokszor előre megbecsülhetők Hatásuk megjelenhet abban, hogy - megváltozik a szervezet vagy annak egy szervezeti egysége (a változás jelenthet akár megszűnést is), - megváltozik a szervezet vagy egy szervezeti egység tevékenysége, új, eltérő feladatok fogalmazódnak meg, - a változások következtében új ismeretekre van szükség, - a szervezeti változások következtében a munkakörök megszűnnek vagy újak jönnek létre, így a beosztások is megváltoznak, - habár a munkakörök nem szűnnek meg, de munkatartalmuk, a tőlük elvárt eredmények módosulnak, - és megváltozhatnak a munkakörtől elvárt szerepek is. Elemzési tényező Kihívások: Szakterületet

érintően Ismeretet érintően Beosztást érintően Munkafeladatot érintően Munkaszerepet érintően Munkatársakat illetően Teljesítménykövetelmények, a teljesítményt meghatározó tényezők Megmutatja a szervezet elvárásait egy adott munkakörrel szemben. A teljesítménykövetelmények feltárása egyes munkakörökben nem könnyű feladat, mivel azok nem számszerűsíthetők. Elemzési tényező Mennyiségre vonatkozóan Minőségre vonatkozóan Határidőre vonatkozóan A teljesítményt befolyásoló tényezők Az ösztönzés módja A javadalmazás, a teljesítmény elismerésének módja munkakörönként lényegesen eltérő lehet. Különösen a teljesítménynövelés lehetőségeit kereső fejlesztéseknél kiemelkedő jelentőségű e témakör boncolgatása. Az elemzés során azt is figyelembe kell venni, hogy az ösztönzésnek számos válfaja létezik. Elemzési tényező Mi az ösztönzés alapja? Teljesítménybér esetén a bérezési forma

jellemzői Teljesítménykövetelmények Meghatározottak-e teljesítmény- követelmények mérési eljárásai? Meghatározottak-e a magatartási követelmények? Milyen a teljesítmény és magatartás értékelésének alkalmazása? meg-léte, módja és Szakmai ösztönzés gyakorlata Létezik-e az erkölcsi ösztönzésnek valamilyen megoldása? Ismeret és készségfejlesztési lehetőségek A munkakörök ismeret és készségfejlesztési igényei és lehetőségei egy szervezetben eltérhetnek egymástól. Vannak olyan munkakörök, ahol szinte rendszeresen szükség van valamilyen képzésre és vannak olyanok, ahol a megszerzett és a szervezetbe behozott ismeret, tudás is elegendő. Az elemzés arra vonatkozik, lehetőség van-e az adott munkakörben a hiányzó ismeretek megszerzésére vagy sem. Elemzési tényező Általános képzés Szakmai képzés Készségfejlesztő tréningek Nyelvtanulás Menedzsment tudományi képzés Végzettséget biztosító

képzés Betanítás Munkakörülmények A munkát végző komfortérzése mind a teljesítménye, igénybevételének alakulása, mind a munkahelyhez kötődés szempontjából meghatározó jelentőséggel bír. Célszerű munkavédelmi szakemberrel konzultálni. Ha valamiért fontosak a tényezők, úgy a mérés alapján adhatunk pontos elemzést. Elemzési tényező A fizikai munkafeltételi állapotok: Megvilágítás Zaj Hőmérséklet Kellemetlen tényezők, esetleg egészségkárosító hatás Munkahely, a munkatér kialakítása Szociális helyiségek állapota A munkavédelem: Az oktatás rendszere, gyakorisága Veszélyforrások, baleseti veszélyeztetettség Prevenció Üzemegészségügyi helyzet: A munkakör ellátásához szükség van e egészségügyi szűrővizsgálatra? Szükségesek-e prevenciós egészségügyi intézkedések? A munkavégzés idői jellemzői A megszokott életviteltől eltérő munkaidőkben kell a szervezet rendelkezésére állni.

Elemzési tényező A munkaidő nagysága: A munkaidő beosztása: A műszakrend: A túlmunka igénye: A szabadság kivételének kötöttségei: A napi munkaidő struktúrája: A munkanapok közötti pihenési idő nagysága: Az ünnepnapokon végzendő munka igénye: és hétvégén Ügyelet, készenlét tartásának jellege: A munkavégzés terhelő hatásai Az alábbi jellemzőket elegendő csak becsléssel megállapítani és csak az általános jellemzők feltárására szolgál. Elemzési tényező Az izommunka igény Statikus Dinamikus A pszichés terhelés igénye Figyelemkoncentráció Monotónia Stressz Különleges sajátosságok Munkahelyi elszigeteltség Veszélyeztetettség Rendszeres utazás, távollét munkaköri