Informatika | Vállalati információs rendszerek » Horváth László - Informatikai kontrolling a gyakorlatban

Informatikai kontrolling a gyakorlatban Előadó: Horváth László Tartalom Informatikai rendszer felépítése  Az üzemeltetés feladatai  Az üzemeltetés erőforrás méretezése  Az Informatikai kontrolling  A IT beruházások elemzése  Az informatikai költségek  Outsourcing vs. insourcing  2 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Az informatikai rendszer felépítése (ismerjük meg a szakterületet) A rendszer elemei (eszközök):  Fizikai hálózat (passzív és aktív eszközök)  Szerverek, központi menedzsment eszközök  Munkaállomások, perifériák  Hálózati operációs rendszerek, policy és menedzsment szoftverek  Kliens operációs rendszer, irodai alkalmazások  Központi adatbázisok és kapcsolódó eszközök  Ügyviteli alkalmazások  Egyéb szoftverek és eszközök (biztonságtechnika) 3 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Az informatikai rendszer felépítése (ismerjük meg a

szakembereket) A rendszer üzemeltetői (humán erőforrás és kapcsolatok):  Hálózati rendszergazdák  Szerver üzemeltetők  Adatbázis üzemeltetők  Alkalmazás üzemeltetők (modulgazdák, kulcsfelhasználók)  Hardveres szakemberek (munkaállomással kapcsolatos feladatok)  Külső szakértők  Felhasználók 4 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Az üzemeltetés feladatai  Fizikai infrastruktúra működtetése – – – –   Központi operációs rendszer, fájl, nyomtató, internet, levelező, virusvédelmi, policy, és manegment szoftverek üzemeltetése Alkalmazás üzemeltetés – – – –      Hálózat (passzív és aktív eszközök) üzemeltetése Szerverek üzemeltetése Szerver szoftverek üzemeltetése Munkaállomások üzemeltetése Adatbázis üzemeltetés Alkalmazások üzemeltetése modulonként és átfogóan Vezetői információs renszer üzemelteése Egyedi programok üzemeltetése

Kapcsolódó nyilvántartási, dokumentálási feladatok Emberi erőforrás menedzsment Üzemeltetéshez kapcsolódó eszközök kezelése (járművek, technikai eszközök, műszerek) Külső kapcsolattartás (partnerekkel, ügyfelelekkel, felhasználókkal) Fejlesztések előkészítése, lebonyolítása 5 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Fizikai infrastruktúra I. - hálózatok A rendszer elemei -Passziv hálózat -viszonylag kevés gond, viszont gyakori új igények - 15-20 év garancia, vezeték nélküli hálózatok terjedésével szerepe csökken -Aktiv eszközök: Hub-ok, switcek, Routerek, acces pointok, Manegment eszközök Szünetmentesek, szekrények Informatikai kontrolling a gyakorlatban 6 Fizikai infrastruktúra I. – Hálózatok 7 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Hálózatok üzemeltetése      Általában külső szakvállalkozás építette ki. Ez a kapcsolat az üzemeltetésnél is megmarad. Közel 100 %-os

rendelkezésre állással kell üzemelnie Az üzemeltetés több szinten valósul meg. A helyi technikus csak az egyszerűbb hibákat kezeli. Valamennyi aktív eszközhöz általában csak külső vállalkozás ért. Aktív eszközök gyorsan amortizálódnak, míg a passzív hálózati elemek 15-20 évig szolgálnak megbízhatóan. Az eredeti igények gyakorta változnak. (új technológiák, Nehezíti az megnövekedett igények, működési változások)  Üzemeltetés külső kapcsolatai: szakvállalkozás, internet szolgáltató, kapcsolódó vállalkozások,telephelyek  A dokumentáltsága „örök” probléma. üzemeltetést 8 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Fizikai infrastruktúra II. – Szerverek, munkaállomások, perifériák •Az évek során eltérő elemekből álló infrastruktúra alakul ki - még akkor is ha homogén infrastruktúrára törekszünk. •Az üzemeltetésbe általában külső szakértő is be van vonva (pl. unix szerver

üzemeltetés) •A feladat ellátása sokrétű ismeretanyagot követel (folyamatos továbbképzés szükséges) 9 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Szoftverek I. Szerver operációs rendszerek, hálózati szolgáltatásokat biztosító rendszerek A rendszer üzemeltetés legkritikusabb területe  24 órás rendelkezésre állás szükséges  Nagy biztonsági követelmények  Drága a beruházás, a szolgáltatási költség, a bér költség (speciális szaktudást igényel)  Folyamatos fejlesztést igényel  10 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Szoftverek II. kliens operációs rendszer, irodai alkalmazások, általános alkalmazások  Számossága, az eltérő felhasználói képzettség okoz gondot  Eltérő szoftverek (és verziók) is gondot okoznak  Sokrétű ismeretanyagok igényel 11 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Szoftverek III. Vállalalatirányítási rendszer, Vezetői információs rendszer •Üzemeltetése

kiemelt feladat. Társasági szempontból a legfontosabb •Az adatok védelme kiemelten fontos •Eltérő felhasználói szinvonal, 24 órás működés •Külön teszt és/vagy fejlesztői rendszer működik •Szakterületek és informatikai összehangolt munkáját igényli az üzemeltetés •Jelentős beruházást igényel, és folyamatosan nagy az üzemeltetési költsége •Állandó fejlesztési kényszer van 12 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Szervezet felépítése Gazdasági ágazathoz tartozik általában, de műszaki területhez is tartozhat, vagy közvetlenül a vezérigazgatóhoz  Vagy „lapos” szervezeti modell jellemzi, vagy beruházás - üzemeltetés, vagy hardver – szoftver területi tagolás figyelhető meg  A szervezet tagjai általában részt vesznek valamilyen „projekt” munkájában.  A szervezeten belül jelentősen eltérő képzettségű és jövedelmű munkavállalók dolgoznak  13 Informatikai kontrolling a

gyakorlatban Szervezet felépítése (példa) Vezérigazgató Műszak vezérigazgatóhelyettes Gazdasági vezérigazgatóhelyettes Kontrolling-és informatikai főosztály Főkönyvelőség Kontrolling osztály Informatikai osztály Alkalmazás üzemeltetési csoport Technikai üzemeltetési csoport 14 Informatikai kontrolling a gyakorlatban informatikai kontrolling I. (definició) Eltérő értelmezései vannak  Informatikai értelemben a biztonságnak való megfelelés vizsgálata (MSz ISO/IEC/17799)  Ellenőrzési szempontból az IT rendszer vizsgálata üzemeltetési megfelelőség szempontjából  Gazdasági szempontból az IT befektetési és üzemeltetési költségeinek mérése és tervezése 15 Informatikai kontrolling a gyakorlatban informatikai kontrolling II. (feladatok) Az IT beruházásainak a vizsgálata  Az IT üzemeltetési feladatainak a csak összefüggésben szabad vizsgálni vizsgálata  Az IT üzemeltetési költségeinek a

vizsgálata  Az IT ellenőrzési és biztonsági rendszerének a vizsgálata  16 Informatikai kontrolling a gyakorlatban informatikai kontrolling III. (nézőpontok, elvárások és célok)    Gazdasági elvárások: árbevétel növekedés, költségcsökkenés elérése, gazdaságos működés, költség optimalizálás Felhasználói elvárások: szolgáltatás, támogatás, minőségbiztosítás segítése, egyszerűség, biztonság, értékteremtő képesség Folyamat nézőpont: integráltság, kiszolgálás, üzemeltethetőség, mérhetőség, nyitottság (külső rendszerekkel szemben) 17 Informatikai kontrolling a gyakorlatban informatikai kontrolling II. (feladatok) Az IT beruházásainak a vizsgálata  Az IT üzemeltetési feladatainak a csak összefüggésben szabad vizsgálni vizsgálata  Az IT üzemeltetési költségeinek a vizsgálata  Az IT ellenőrzési és biztonsági rendszerének a vizsgálata  18 Informatikai kontrolling a

gyakorlatban Az IT beruházások vizsgálata Tervszerűség vizsgálata  Üzleti terv és IT terv vizsgálata  IT beruházások nemzetközi és hazai trendjének a vizsgálata  Beruházás gazdaságossági vizsgálat  (korlátozottan és fenntartásokkal lehetséges)  Beruházások finanszírozásának vizsgálata 19 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Az IT üzemeltetési feladatainak a vizsgálata      Minőségi mutatók: kiesési idő mutató, hibakezelési mutató, rendelkezésre állási mutató Elégedettség vizsgálat: válaszadási idő, lekérdezési idő, Folyamat vizsgálat: naprakészség, integráltság Üzemeltetés körülményeinek vizsgálata: szerver ellátottság, munkaállomásra/felhasználóra jutó rendszertechnikus, munkaállomás/szerver mutató Társaság informatikai állapot mutatók: dolgozók inf. rend haszn Mutató, inf lefedettség mutató 20 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Az informatikai

költségek jellemzői A költségek pénzforgalmi szempontból lökéssszerűen jelentkeznek, de számviteli szempontból jól elhatárolhatóak  A költségek köre nehezen definiálható, mivel általában eltérő tartalmat értünk alatta  A szolgáltatási költségek növekedése ezen a területen is jól megfigyelhető  Az igazgatási költségek között számoljuk el általában. Nehezen pontosítható a költségfelhasználás tevékenység szinten  21 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Esettanulmány         A Társaság több telephelyes Összetett Lan+Wan 600 munkaállomás Telephelyi szerverek + 6-8 központi szerver Korszerű infrastruktúra és eszközpark A rendszer üzemeltetésében meg van a törekvés a homogenításra Integrált vállalatirányítási rendszer üzemelteés A rendszer üzemeltetése házon belül megoldott (külső szakértők támogatásával) 22 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Éves

informatikai költségek megoszlása költségnemenként Egyéb költségek bér+járulékok 1% 9% amortizáció 62% support díjak+szakért ői díjak 18% anyagköltség 10% 23 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Évi informatikai költségek költségfajtánként nem osztható költségek 2% üzleti alkalmazások 56% hálózat üzemeltetés 6% szerverek 15% munkaállomások+ kapcsolódó szoftverek 21% 24 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Az IT évi üzemeltetési költségek százalékos megoszlása Megjegyzés bér+járulékok üzleti Szerverek + Kliens gépek + alkalmazások Hálózat Szerver üzemeltet szoftverek szoftverek és Egyéb Összesen 0,43% 1,43% 1,23% 4,81% 1,34% 9,24% 0,58% 2,23% 0,86% 14,43% 0,00% 18,10% 0,34% 0,17% 6,87% 2,23% 0,00% 9,62% 4,29% 11,16% 12,02% 34,35% 0,52% 62,35% Egyéb költségek 0,17% 0,00% 0,17% 0,00% 0,34% 0,69% Összesen 5,82% 14,99% 21,16% 55,82% 2,20% 100,00% 25 support +

szakértői díjak anyagköltség amortizáció Informatikai kontrolling a gyakorlatban Informatika mérését segítő mutatószámok I.: Az IT eszközökkel, szoftverekkel kapcsolatos mutatószámok:     A IT eszközök értékének aránya az összes eszközhöz IT eszközök és szoftverek értékének aránya A IT eszközök, és szoftverek nettó értékének aránya ugyanezen eszközök bruttó értékéhez A saját tulajdonú, használt IT eszközök aránya az összes használt IT eszköz értékéhez viszonyítva 26 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Informatika mérését segítő mutatószámok II.: Az informatikai rendszer működtetéséhez köthető mutatószámok:  Az üzemeltetés költsége az Igazgatási költségen belül  Az üzemeltetés költségei a vagyonhoz viszonyítva  Az üzemeltetés költségei az árbevételhez viszonyítva  Az üzemeltetés költségei munkaállomásonként 27 Informatikai kontrolling a

gyakorlatban Informatika mérését segítő mutatószámok III.: Az informatikai jellegű beruházások mutatószámai: – IT beruházások az összes vállalati beruházáshoz viszonyítva – Az IT beruházások és az IT eszközök amortizációjának aránya – A beruházások és az eszközpark értékének aránya 28 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Informatika mérését segítő mutatószámok IV.: Minden egyéb: – Terv/Tény költségek %-ban – Havi költség/éves költség – Göngyölt költség/éves költség – Iparági átlagos IT költség arány viszonyítva a saját IT költség arányhoz 29 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Outsourcing        Az informatikai ügyfélkezelés/üzemeltetés külső szakvállalkozásokkal való megvalósítását jelenti Cél a profil tisztítás (a vállalat azzal foglalkozzon ami a profil) Költséghatékony megoldásnak szánják Általában a vállalati IT részterületeit

érinti Tartalmának definiálása kulcskérdés Az elmúlt időszakban jelentős tendereket hirdettek meg Ellentmondásos a megítélése 30 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Insourcing Az informatikai szolgáltatások Társaságon belüli megvalósítását jelenti  Az információ biztonság, adatfeldolgozási idő veszteség elkerülése indokolja  Tenderek elsősorban a pénzügyi rendszerekhez kapcsolódó szolgáltatásoknál vannak  31 Informatikai kontrolling a gyakorlatban Outsourcing vs. Insourcing I     Az IT részterületein gyakori az outsourcing, míg CRM megoldások esetében gyakori a „házon” belüli megoldások megvalósítása Az outsourcing feltételrendszerének kidolgozásánál a realitások talaján kell maradni Az outsourcing vs. insourcing nem csak pénzügyi kérdés. Társasági stratégia, biztonsági megközelítés, presztis is jelentős szempont a döntésnél Célszerű a kérdést független külső

szakértőkkel megvizsgálni 32 Informatikai kontrolling a gyakorlatban KÖSZÖNÖM A FIGYELMET Elérhetőség HorvathL@fkf.hu 33 Informatikai kontrolling a gyakorlatban