Kommunikáció | Felsőoktatás » Levelezési ismeretek

Levelezési alapfogalmak Személyek, gazdasági egységek, vállalatok közötti kapcsolattartás, az érintkezés egyik eszköze a levelezés. A leveleket tartalmuk és szerepük szerint kétféle csoportba sorolhatjuk: - magánlevél - hivatalos levél. A magánlevél két embernek másra nem tartozó (levéltitok) értesítése, tudósítása, közlése. (Kivételek lehetnek az irodalmi, történelmi levelek.) Tartalma általában bizalmas, bensőséges; beszámoló lehet történésekről, gondolatokról, érzelmekről; érdeklődés lehet a címzett hogyléte felől. A magánlevél hangneme, stílusa ezért fesztelen, közvetlen Magánlevél: „Kedves Rózsikám! Szeretnénk megkérni, hogy ha van rá módotok és lehetőségetek, akkor családoddal együtt látogassatok meg nyári szabadságotok alatt. Nagyon szeretnénk már veletek találkozni és közös programok szervezésével élményekben gazdagodni. Szépen felújították nálunk a strandot, élményfürdő lett

belőle, ahol a gyerekek kedvükre lubickolhatnának, csúszdázhatnának, mi pedig jókat beszélgetnénk és felelevenítenénk a főiskolás élményeinket! A Kiskunsági Nemzeti Park is lehetőséget nyújt nagy séták szervezéséhez! Várjuk mihamarabbi válaszotokat, hogy mikor jöttök! Barátnőd: Erzsi A hivatalos levél szervezetek, intézmények, vállalatok és velük kapcsolatba került magánszemélyek között a személyes, közvetlen kapcsolatot helyettesíti, a szóbeli megállapodásokat rögzíti. Többféle témája lehet: érdeklődés, megrendelés, ajánlat, reklamáció A gazdasági egységeken belüli levelek a belső levelezéshez, a gazdasági egységen kívüli kapcsolatok levelei a külső levelezéshez tartoznak. A levélpapírról Az irodai gyakorlatban az A/4-es, A/5-ös méretű levélpapír a gyakori, ritkán használhatunk A/3-as, esetleg annál nagyobb papírt pl. hirdetések, reklámok megjelenítésére A lap kiválasztásakor vegyük figyelembe

a nyomtató igényét: azt, hogy milyen grammsúlyú lappal ideális a működtetése. (Egy nm papír súlya) Többnyire 80-90 grammost írnak elő Különleges alkalmakra vastagabb, színes, elegáns anyagú papír használható; utal a cég imageére. Válasszunk céljainknak megfelelő méretű papírméretet: A/4 . 210 x 297 mm A/5 . 148 x 210 mm A/6 . 105 x 148 mm Borítékok A borítékok alkalmazásánál ügyeljünk a postai előírások betartására, az esztétikus megoldásokra. A boríték címzésének tartalmát és formáját a posta szabályozza A vállalkozást minősíti, hogy kézírással (szépen vagy csúnyán), írógéppel, vagy számítógéppel történik-e a boríték címzése. Szokásos a kézzel írt boríték akkor, ha olyan protokolláris meghívót készítünk, amelynek kitöltése is kézírással történt. A címzés egyértelmű és olvasható legyen, lehetőleg javítás nélkül készítsük el. Ablakos boríték alkalmazásakor az

átlátszó négyzetes részen keresztül olvasható a levél címzése A levélpapírt célszerű úgy szerkeszteni és hajtogatni, hogy az ablakon keresztül csakis a címzést lehessen látni, a levélből adat, vagy a levél szövege ne látszódjék A normál nagyságú szabványos boríték mérete: 115 x 160 mm. A boríték címoldalán három fő részt különböztetünk meg. Az 1-es mezőbe kerülnek a bélyegek, a bélyegzők és a bérmentesítésre vonatkozó utalások. A 2-es mezőben a feladó adatait tüntetjük fel. A 3-as mezőben a címzett adatai szerepelnek. Lehetőleg a boríték függőleges felezővonalától kezdve, egymás alá írjuk a sorokat. A címzettek adatait adatbázisból is elővarázsolhatjuk Megcímezhetjük számítógéppel a borítékot, de kerülhet először öntapadós matricára (etikett) a címzés, megoldhatjuk ablakos borítékkal is, amikor a levélpapíron lévő címzés szolgál útbaigazításként is. A boríték is lehet

céglogoval ellátott. Az összehajtogatott iratot (levelet) úgy helyezzük bele a borítékba, hogy a lapok szabad élei ne a boríték aljára, hanem felülre (a boríték ragasztós részére) kerüljenek! Így nem fordulhat elő, hogy az összehajtogatott küldeményt szétvágják a boríték bontásakor. (Érdemes a borítékbontáskor először az asztalra koppintani a borítékot, hogy a levél az aljára lecsússzon!) 2 1 3 2 Levelezési ismeretek A levélírásról Napjainkban magánszemélyként a hivatalos ügyek intézésének módja a levélírás. A levélírás – gyakorlott embernek is – komoly feladat; a nyelvi kulturáltság, a levélműfaj ismerete nélkülözhetetlen. Az írásbeli kommunikáció követelménye:  pontosan tudjuk meg, kinek írjuk a levelet, (név, beosztás)  ismerjük jól azt a témát, amiről írunk, ne térjünk el a mondanivaló tárgyától,  gondolatainkat logikusan építsük fel, értelmesen tagoljunk, levelünket

kifejező, találó szavakkal, tömör mondatszerkesztéssel készítsük,  legyen vezérelvünk a pontosság, a szabatosság, a világosság, amelyet  segítsen a célszerű, szabályos formázás, kiemelés,  törekedjünk kifejezésmódunk árnyaltságára, a választékosságra,  közérthetően, objektíven fogalmazzunk,  levelünk legyen áttekinthető: az olvasó ránézéssel, a szövegben való keresgélés nélkül tudja megállapítani, hogy az  kinek szól,  milyen ügyben íródott,  vannak-e előzményei az ügynek,  kitől jött a küldemény,  milyen lényeges pontokat, megállapításokat, határidőket tartalmaz.  tartsuk be a magyar helyesírás és a gépírás szabályait. Ne feledjük: a leírtak sokszor a személyes érintkezést pótolják, az élőszót helyettesítik, s fontos információkat árul el rólunk. Tartsuk szem előtt: az írottak lényege a maradandóság, következményeit (esetenként jogi) viselnünk kell! A

levelek szerkesztése során érvényesülnie kell: - fogalmazási, - szakmai (tárgyilagos, udvarias hangnemű levelet írjunk), - formai követelményeknek. Tartalmi szempontból levelünk három részből áll: - bevezetés, - tárgyalás, - befejezés. 3 Bevezetés: a kapcsolat megteremtését szolgálja. - Hivatkozhatunk egy előző levélre, táviratra, e-mailre, faxra, telefonbeszélgetésre. - Hivatkozhatunk árjegyzékre, mintavásárra, üzleti kapcsolatra, újsághirdetésre, reklámra Tárgyalás: célszerű logikai vagy idősorrendet tartani. - jellemezze az áttekinthetőség és a tagolás. Befejezés: megteremthetjük a kapcsolatot a következő levélhez, összegezhetjük a tárgyalásban foglalt kérést, közlést, intézkedést. 4 Az általánosan használt kisebb ügyiratok szerepe Az egyszerű ügyiratok tartalmi és formai szempontból egyszerűek, nincs előírt és kötött alakjuk. Általában önálló iratként, A/4-es méretű lapon (297 x 210

mm), de A/5-ös méretben, vagy erre a célra készült nyomtatványon készítjük, de ráírhatjuk más iratra záradékként is. Ilyenkor ügyeljünk az arányos elhelyezésre. A hivatalos életben leggyakrabban előforduló ügyiratmintákat célszerű egy iratminta fájlban tárolni a számítógépünkön. Formai követelmények: - a papír felső, alsó és bal szélén 20-25 mm, jobb szélén legalább 10 mm margót kell hagyni, - a hivatalos levelet 1-es sortávolsággal írjuk, - az irat megnevezése, mintegy címként (lásd az ehhez kapcsolódó helyesírási szabályt), röviden utal a benne foglalt tartalomra - írását a bal lapszélnél kell kezdeni, - a szöveg tartalmi tagolását egy sor üresen hagyásával jelöljük, - stílusa tömör, tárgyszerű, ezért legtöbbször csak néhány sorból áll, - a pénzösszegeket számmal és betűvel is ki kell írni. (A számmal írt összeg után a Ft rövidítést (pont nélkül), a betűvel kiírt összeg után a

teljes formát kell használni, ebben az esetben kis kezdőbetűvel (forint). A betűvel kiírt számot nagybetűvel kell kezdeni), - a keltezést a szöveg befejezése után a bal lapszéltől kezdve írjuk egy sor kihagyásával, - ha az irat érvényességéhez szükség van tanúkra, az ő nevük, címük, személyi igazolványszámuk az irat végére kerül. A „Tanúk” vagy „Előttünk, mint tanúk előtt” kifejezés után az aláírás formai szabályai szerint kell megnevezni a tanúkat, - az aláíráshely elhelyezése a keltezés után 3 sor kihagyásával. 5 Az egyszerű iratok formai beosztása a következő A/5-ös méretű lapon elhelyezve Az iratforma megnevezése X Az iratforma szövege nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn X nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X Keltezés

nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X X X A cég neve X X X Aláírás(ok) beosztás (lakcím) Az X-ek az üres sorokat jelölik! (3 x = 3 sor marad ki) 6 Az egyszerű ügyiratok fajtái - Többnyire valamilyen tényt, állapotot rögzítenek, esetleg egy megállapodás eredményét tartalmazzák. 1. A nyugta olyan írásbeli nyilatkozat, amelyben az aláíró vagy záradékoló a megnevezett pénzösszeg átvételét igazolja, elismeri. A nyugta tartalmi kellékei: - a „Nyugta” szó a megnevezésben, - pénzösszeg számmal és betűvel, - a pénz átadójának neve, - a pénzösszeg rendeltetésének feltüntetése, - a keltezés és - az átvevő neve, aláírása. 2. Az ellennyugta tartalma ugyanaz, mint a nyugtáé, de ezt az iratot a pénz átadója fogalmazza egyes szám első személyben és aláírja 7 Nyugta 50.000 Ft-ról, azaz Huszonötezer forintról Ezt az összeget lakásfelújítás előlegeként Nagy Evelintől (Nyíregyháza, Tavasz u. 3) a mai napon átvettem

Nyíregyháza, 2006. december 18 Kovács Elek vállalkozó Ellennyugta 50.000 Ft-ról, azaz Ötvenezer forintról Ezt az összeget lakásfelújítás előlegeként Kovács Elek vállalkozónak a mai napon átadtam. Nyíregyháza, 2006. december 18 Nagy Evelin Nyíregyháza, Tavasz u. 3 3. Az elismervény olyan írásbeli nyilatkozat, amely valamely áru, értéktárgy, szolgáltatás átvételét igazolja, DE! pénz nem lehet Az átvevő igazolja a megnevezett áru, értéktárgy, szolgáltatás átvételét Tartalmi kellékei: - az „Elismervény” megnevezés, - az átadó neve, - az átvett értéktárgy stb. pontos megjelölése (darabszám, típus, leltári szám stb. feltüntetésével, - az átvétel céljának megjelölése, - a keltezés és - az aláírás. 8 Elismervény Elismerem, hogy Kovács Elek vállalkozótól 2 q cementet megőrzésre, építési céllal a mai napon átvettem. Nyíregyháza, 2006. december 18 Nagy Evelin Nyíregyháza, Tavasz u. 3 4. A

kötelezvény: a kiállító elismeri, hogy a kölcsönkapott pénzt, árut, szolgáltatást stb átvette, és annak visszaadására kötelezi magát Kellékei: - a „Kötelezvény” megnevezés, - a hitelező megnevezése (neve, lakcíme), - a kölcsönvett pénzösszeg feltüntetése számmal és betűvel, illetve a kölcsönadott áru, értéktárgy pontos megjelölése, - az átvétel céljának megjelölése, - a visszaadás idejének feltüntetése határidő vagy határnap megjelölésével, - a keltezés, - az aláírás és - a tanúk aláírása. Kötelezvény X Alulírott Kiss Bernadett, Nyírbátor, Cseresznye u. 22 szám alatti lakos, a Nyírbátori Okmányiroda dolgozója kötelezem magam, hogy az otthoni nyelvtanulás céljából rendelkezésemre bocsátott Elementary New Headway I-II tankönyvet és munkafüzetet, valamint a hozzá tartozó hanganyagot 90 napon belül sértetlen állapotban visszaadom X Tudomásul veszem, hogy a nyelvtanulásomat segítő tananyag

és hanganyag szakszerűtlen használata folytán bekövetkezett károk esetén azok teljes összegét köteles vagyok megtéríteni. X Nyírbátor, 2007. február 2 X X X Kiss Bernadett 9 5. A meghatalmazás: a meghatalmazó jogot ad a meghatalmazottnak, hogy helyette és nevében eljárjon vagy helyette bizonyos cselekményt elvégezzen A meghatalmazásban pontosan meg kell jelölni, hogy a meghatalmazott milyen jogkörben, mikor intézkedhet. Pl pénzösszeg felvételére, áru átvételére, kár- vagy minőség-felvételi szemlére, bírósági tárgyaláson való részvétre stb. vonatkozhat Tartalmi kellékei: - a „Meghatalmazás” elnevezés, - a meghatalmazó neve (lakcíme, személyi igazolványának száma), - a meghatalmazott neve (lakcíme, személyi igazolványának száma), - a meghatalmazás tárgya (a meghatalmazás érvényességi ideje), - a keltezés, - a meghatalmazó és a meghatalmazott aláírása és - a tanúk aláírása, adatai. (A meghatalmazás nem

érvényes két tanú aláírása, vagyis hitelesítése nélkül!) Meghatalmazás Meghatalmazom Könyves Mihály, Cegléd, Vadalma u. 23 sz alatti lakost, hogy nyári szabadságom idején, 2007 július 12 és augusztus 20 között esedékes járandóságaimat a Faipari Áruház pénztárában felvegye. Cegléd, 2007. május 10 Farkas Péter Cegléd, Énekes u. 76, Tanúk: Boldizsár János Cegléd, Csobánka u. 4 Nagy Tamás Cegléd, Alma u. 6 10 Ügyiratminta Igazolás X Igazoljuk, hogy Gyuris Péter, vállalatunk gondnoka a Képző Központban szervezett 120 órás ECDL Start tanfolyam hallgatója, ezért minden héten szerdán és pénteken du. 15 órától igazoltan van távol a munkavégzéstől. X Ezen igazolást a dolgozó kérésére adtuk ki. X Kecskemét, 2006. november 20 X X X Knorr Bremse X X X Bóbita Rita gazdasági igazgató 11 A hivatalos levél leggyakoribb típusai 1. Információt kérő levél Az információt kérő levélben meghatározott árura,

szolgáltatásra, személyre vonatkozó tájékoztatást kérünk. Ha még nem tudjuk, hogy mit szeretnénk venni, információkérő levelet írunk. Ez akkor aktuális, ha - egy adott probléma megoldásának lehetősége iránt érdeklődünk, - olyantól érdeklődünk, aki ismeri leendő partnerünket, vagy használja az adott terméket, - vagy vevőnk fizetési készségéről kívánunk tájékozódni. Referenciakérés során ügyelnünk kell arra, hogy érdeklődésünk ne ütközzön jogszabályba, és ne lépje át a jó ízlés határát. 2. Ajánlatkérő levél Megírására akkor kerül sor, ha konkrét igény alakul ki egy termékre vagy szolgáltatásra, és az közvetlen bolti vásárlással nem elégíthető ki, mert - a termék egyedi, vagy - olyan mennyiséget szeretnénk, ami árengedményt indokol, vagy - megrendelés előtt - több helyről beszerezve az árajánlatot - össze akarjuk hasonlítani az árat, a minőséget és a szállítási feltételeket.

Konkretizálódott igények fontos információját kell tartalmaznia: - milyen áru, milyen felhasználási céllal érdekel bennünket, - milyen szállítási határidőt kérünk, - milyen mennyiségben, részletekben igényeljük az árut, - az ellenérték kiegyenlítésének módja (készpénz, banki átutalás), - új cég felé bemutatjuk cégünket. Gyakran adunk a cégről ajánlatot olyannak is, aki azt nem kérte. Ilyenkor leendő vevőnk figyelmét kívánjuk felhívni adott termékünkre vagy szolgáltatásunkra Az ajánlat gyakoribb, mint az ajánlatkérő vagy információt kérő levél. Gyakran használt mondatok, mondatrészek ajánlatkérésnél  Nagyon elégedettek voltunk legutóbbi szállítmányukkal, ezért az egyéb termékeiket is szeretnénk megismerni.  Egy évvel ezelőtt szállítottak cégünknek a nevezett áruból, s felhasználó partnereink igen elégedettek voltak a minőséggel.  Nagyon mennyiségű beszerzést tervezünk, ezért

szeretnénk megismerni több lehetséges szállító ajánlatát.  A Budapesti Nemzetközi Vásáron meglátogattuk pavilonjukat, ott figyeltünk fel cégükre. 12  Egyik legfontosabb üzleti partnerünk hívta fel figyelmünket vállalatukra, mint lehetséges üzleti partnerre.  Az egyik gazdasági hetilapban olvastuk hirdetésüket.  Kérjük, küldjék el legújabb termékkatalógusukat, árlistával együtt.  Cégünk elsősorban a nagyteljesítményű fénymásoló gépeik iránt érdeklődik.  Kérjük, küldjék el ajánlatukat mind az átlagminőségű termékeikre, mind a kiemelkedő minőségű cikkeikre vonatkozóan.  Első alkalommal csak egy kis mennyiségű próbarendelésre gondoltunk, de a későbbiekben hivat 2-3 tonnára is növekedhet a szállítás.  Kérjük, árkialakításukkor vegyék figyelembe, hogy vállalatunk ennek az alapanyagnak a legnagyobb hazai felhasználója.  Nevezett árura legkésőbb két héten belül

szükségünk van.  Legvégső szállítási határidőként a jövő hónap végét tudjuk elfogadni.  Kérjük, adjanak ajánlatot részszállításra is!  Ragaszkodik cégünk a vasúti szállításhoz.  Kérjük, adjanak ajánlatot mind szárazföldi, mind folyami szállításra is!  Fizetési módként az akkreditívet tudjuk elfogadni.  Kérjük, adjanak bevezetési árengedményt!  Környezetvédelmi előírásoknak megfelelő csomagolást kérünk.  Kérjük, közöljék, tudnak-e raktárról szállítani!  Várjuk mielőbbi ajánlatukat.  Fáradozásukat előre is köszönjük.  Reméljük, jó együttműködést alakítunk ki a jövőben.  Hálásak lennénk, ha minél részletesebb ajánlatot adnának.  Érdeklődéssel várjuk válaszukat.  Reméljük, kedvező árajánlatot kapunk Önöktől. 13 Impex Kereskedelmi Vállalat Budapest, 2007. szeptember 25 Budapest Kossuth u. 2 1165 Tárgy: Ajánlatkérés Egyik üzleti

partnerünk hívta fel figyelmünket cégükre. Érdeklődünk jó minőségű irodaszereik iránt Tájékoztatásul közöljük magunkról, hogy cégünk 1995-ben alakult, ,mára közepes nagységű kereskedelmi vállalattá vált. A következő termékekre kérnénk ajánlatot: - másológép-tonerek, - számítógép-kellékek, - iratrendezők, gyorsfűzők, - irattartó tasakok, - golyóstollak, - tollbetétek, - vegyes irodai kellékek. Örülnénk, ha komplett termékkatalógust küldenének, árlistával együtt. Kérjük, ajánlatukban térjenek ki arra is, kiszállítják-e a megrendelt árut. Számunkra a rendeléstől számított egy hét kiszállítási határidő megfelelő lenne Átutalással fizetnénk Várjuk mielőbbi ajánlatukat. Ipari Kereskedelmi Vállalat Nagy Éva irodavezető 14 Az ajánlat: - az eladónak piacszerzési eszköz, - a vevőnek a tervezés, a döntés-előkészítés alapja. Az ajánlat tartalma: - a termék neve, fajtája, minősége,

mérete, - a felkínált mennyiség és szállítási gyakorisága, a határidő, - az ár áfával (bruttó), a fizetés módja, az esetleges árcsökkentés, - szállítás felelőssége, módja, határideje, az átvétel helye, módja, - az ajánlat érvényességi ideje. Gyakran használt mondatok, mondatrészek ajánlatnál Köszönettel vettük múlt héten érkezett ajánlatkérésüket.  Köszönjük ajánlatkérésüket.  Budapesten lévő képviseletünk munkatársai úgy tájékoztattak, hogy Önök érdekeltek termékeink megvásárlásában.  Hivatkozunk a Budapesti Nemzeti Vásáron folytatott személyes megbeszélésünkre, és annak alapján adunk ajánlatot.  Kérésükre elküldjük ide termékeinket tartalmazó katalógusunkat, árlistával együtt.  Úgy tájékoztatták cégünket, hogy érdekelheti Önöket termékünk.  Árunk széles választékát kínáljuk Önöknek, ahogy katalógusunkból is láthatják.  Árainkról és a mennyiségi

árengedmények mértékéről árlistánkból tájékozódhatnak.  Ajánlatunkat kötelezettség nélkül tesszük.  Ajánlatunk december 31-ig érvényes.  Termékeinket a már ismert, szokásos feltételekkel kínáljuk.  Fenntartjuk az árváltoztatás jogát.  Az ár magában foglalja a csomagolás és szállítás költségét telephelyükig.  A fizetést a számla kézhezvételét követő 10 napon belül átutalással egyenlítjük ki.  A fizetés 10 napon belül esedékes.  A szállítási költségeket külön felszámítjuk.  Tíz százalék bevezetési árengedményt adunk a nettó árból.  A harmadik negyedévben 15% akciós engedményt adunk minden termékünk árából.  Öt tonna feletti éves vásárlás esetén 3% mennyiségi engedményt nyújtunk.  Jelenleg raktárkészletünkből bármilyen igényt ki tudunk elégíteni.  A szállításra a megrendelés kézhezvételét követő két héten belül vállalkozunk.  E hó

5-én és 12-én teljesítjük esedékes részszállításunkat.  Reméljük, ajánlatunk minden fontos részletre kiterjedt.  Ha további felvilágosításra van szükségük, szívesen állunk rendelkezésükre.  Meggyőződésünk, hogy elégedettek lesznek termékeinkkel.  Előre is biztosítjuk Önöket, hogy megrendelés esetén a legnagyobb gondossággal járunk el.  Várjuk mielőbbi megbízásukat. 15 Vario 2000 Kft. Budapest, 2007. szeptember 25 Hiv. szám: 22/2007 Budapest Széchenyi u. 15 1210 Tárgy: Ajánlat Köszönjük ajánlatkérésüket irodaszereinkről. Reméljük, mind minőségben, mind árban megfelelőnek találják termékeinket, és egy hosszú távú kapcsolatot tudunk cégükkel kialakítani Levelünk mellékleteként megküldjük idei termékkatalógusunkat és az ahhoz tartozó árlistánkat. Kérjük, tájékozódjanak termékeinkről Katalógusunk több irodaszerfajtát tartalmaz, mint Önök ajánlatkérésükben jelezték,

reméljük, azok is felkeltik érdeklődésüket. Ha bármely információ nem lenne teljes, vagy további műszaki felvilágosításra lenne szükség, kérjük, jelentkezzenek telefonon vagy látogassanak el helyben lévő mintatermünkbe, ahol szakemberek állnak az Önök rendelkezésére. Mint a mellékelt árlistából kitűnik, áraink mérsékeltek annak ellenére, hogy jó minőségű termékeket ajánlunk. Ennek oka, hogy a gyártó céggel hosszú ideje nagy mennyiségre vonatkozó egyedik szerződésünk van, mely hasznát megosztjuk megrendelő partnereinkkel Megrendelésük esetén vállaljuk, hogy két munkanapon belül kiszállítjuk a kért árut a megjelölt helyre, Budapesten belül. Az áru ellenértékét kérjük számla ellenében, annak kézhezvételétől számított 8 napon belül kiegyenlíteni Ajánlatunk kötelező érvényű Várjuk megrendelésüket. Üdvözlettel: Kiss Tamás ügyintéző Melléklet: 2 db 16 Árajánlat Legtöbbször akkor

küldenek, ha előzőleg a másik fél árajánlatot kért. Ez azonban nem szükségszerű Az árajánlatkérő levélben megjelölik a megvásárolandó árucikket, a szükséges mennyiséget, esetleg a kívánt szállítási határidőt is. Az árajánlat így épül fel: - hivatkozás az ajánlatkérő levelére (vagy más előzményre) - ismertetjük a felajánlott árucikket, kiemeljük előnyeit - megadjuk az árakat, szólunk az esetleges kedvezményekről - tájékoztatunk a szállítási feltételekről, - kérjük a megrendelést. Az árajánlatban foglaltaktól való eltérésnek jogi következményei lehetnek. Kifogásolás tartalma és felépítése: 1. 2. 3. 4. Visszaigazoljuk az áru megérkezését Közöljük kifogásainkat Megjelöljük a hiba jóvátételének módját A jövőben gondosabb teljesítést kérünk A felszólítás felépítése: 1. Ténymegállapítás (pl késedelem leszögezése) 2. Udvarias (kérésként megfogalmazott) felszólítás a

kötelezettség teljesítésére 3. Esetleg: szankciók kilátásba helyezése 4. Utalás arra az esetre, ha időközben a címzett intézkedett volna Rövid záradék 17 3. Megrendelés A megrendelés meghatározott áru szállítására (vagy szolgáltatás teljesítésére) vonatkozó, megbízást tartalmazó levél. A megrendelő egyoldalú kötelezettségvállalása a megrendelt termék átvételére és az ár kiegyenlítésére. Tartalmaznia kell: - a pontos típust, méretet, fajtát, színt, minőséget, mennyiséget, - a szállítási határidőt és az árat, - a fizetés módját, határidejét, - a szállítás módját és idejét, - a garanciát, - kikötést (pl. hivatkozhat mintára, ajánlatra, tárgyalásra, hirdetésre stb) Gyakran használt mondatok, mondatrészek megrendelésnél                        Köszönettel vettük múlt héten érkezett ajánlatukat. Mellékelt katalógusuk és

árlistájuk felkeltette az érdeklődésünket. Ajánlatuk alapján a következő termékeket rendeljük meg Önöktől. Úgy döntöttünk, ajánlatuk alapján a következő szolgáltatásokat rendeljük meg. Megbízzuk Önöket az alábbi termékek szállításával. Az ajánlatukban jelzett fizetési feltételeket elfogadjuk. Fizetési feltételeik megfelelőek számunkra. A fizetés átutalással történik a számla kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül. Kérjük, a számla kiállításakor vegyék figyelembe a 15% bevezetési árengedményt! Számítunk az ajánlatukat megemlített 5% mennyiségi árengedményre. Felhívjuk figyelmüket, hogy a jelenlegi megrendelésünk számlaértéke meghaladja az egymillió forintot, így jogosultak vagyunk 3% engedményre. Kérjük, az árut 3 munkanapon belül szíveskedjenek feladni. Kérjük azonnali szállításukat raktárkészletükből. Kérjük a megrendelés teljesítését két héten belül. Elfogadjuk szállítási

határidőre adott feltételeiket, így várjuk szállításukat a jövő hónap első hetében. Kérjük, tartsák a vállalt szállítási határidőt, ellenkező esetben késedelmi kötbért vagyunk kénytelenek felszámolni. Ha az ajánlatukban jelzett időpontig nem tudnak szállítani, visszalépünk az üzlettől. Kérjük, közöljék, nyújtanak-e garanciát az árura. A sérülésmentes szállítás érdekében kérjük, gondosan csomagolják be az árut. A csomagokat kérjük feliratozni a következők szerint. Előre is örülünk a gyümölcsöző jövőbeni együttműködésnek. Reméljük, a későbbiekben is ilyen kölcsönösen előnyös üzleti kapcsolatunk lesz. Reméljük, kölcsönösen elégedettek leszünk e teljesítés során is. 18 Piknik Szerviz Kft. Budapest, 2007. szeptember 25 Ügyintézőjük: Nagy József Budapest Napsugár u. 21 1191 Tárgy: Megrendelés Hivatkozunk 2007. szeptember 10-én érkezett, 17/2202 számú ajánlatukra Közöljük,

hogy a C) menüsorra adott ajánlatukat elfogadjuk, és kérjük megrendelésünk teljesítését az alábbiak szerint: Az állófogadás helye székházunk első emeleti nagyterme, cím: 1191 Budapest, Napsugár u. 21 Az állófogadás időpontja: 2007. október 25 1400-1600 óra Az állófogadás szervezője részünkről: Siklósi Andrea (telefonszám: 06-30/96-53-495). Vendégek száma: 40 fő Az általunk biztosított infrastruktúra: a nagyteremben megfelelő számú asztalt helyezünk el. A hangulatos állófogadás megrendezéséhez minden szükséges további berendezési tárgyat, illetve a tálaláshoz, étkezéshez, italfogyasztáshoz szükséges eszközt Önök biztosítanak. Kérjük, a részleteket szervezőnkkel tisztázzák. Az állófogadást követően 3 munkaórán belül mind az odaszállított berendezési tárgyakat, mind a tálaláshoz és étkezéshez, italfogyasztáshoz használt edényeket szíveskedjenek elszállítani. Mosogatásra székhelyünkön nincs

lehetőség Kérjük, az állófogadáson három pincére gondoskodjon a szakszerű kínálásról és az asztalok rendben tartásáról. Az ár bruttó összege 160.000- Ft, azaz Egyszázhatvanezer forint, melyet számlájuk kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül kiegyenlítünk Szeretnénk tájékoztatni Önöket, hogy az állófogadás jó színvonalú lebonyolítása alapvető fontosságú cégünk számára, ezért kérjük, körültekintően és igényesen szervezzék és valósítsák meg a rendezvényt. Minden feltétel biztosításában és további információk megadásában számíthatnak kijelölt munkatársunk együttműködésére. Üdvözlettel: Market Research Kft. Németh Károly ügyvezető 19 Ha megrendelésünk elküldését követően megváltoznak a körülmények, akkor levélben módosítani kell megrendelésünket. A rendelés-módosítás egy olyan megrendelés, amely egy korábbi megrendelésre hivatkozik és annak egy, vagy több elemét

módosítja. Levelünk legyen konkrét és pontos. A korábbi szavakat és megnevezéseket használjuk, hogy tudják, mit, mire akarunk változtatni. A módosítás történhet: - iktatószámra hivatkozva, ilyenkor csak a változtatni kívánt részt tárgyaljuk részletesen, vagy - egymás mellett feltüntetjük az eredetileg megrendelt és helyesbített tételeket. A rendelés-kiegészítés a rendelésmódosítás egy fajtája. Lényege, hogy a korábbi mennyiséget növeli vagy valamilyen további igényt, követelményt támaszt 4. A megrendelés visszaigazolása A szállító kötelezettség-vállalása valamely termék szállítására, illetve szolgáltatás teljesítésére. Olyan részletesnek kell lennie, mint a megrendelésnek, de lehet rövid is: pl. „A 2007. március 23-án kelt 257/2007 iktatószámú megrendelésüket azzal egyezően, azonos határidőre visszaigazoljuk.” Ezermester Kft. Budapest Nagykőrösi út 29. 1205 Budapest, 2007. október 1 Iktatószám:

78/2007. Hivatkozási szám: 45/2007. Tárgy: Megrendelés visszaigazolása Tisztelt Nagy Úr! Örömmel közöljük, hogy a megrendelt 120 m2 Nikecell hang- és hőszigetelő táblát 3.000 Ft/m2 áron az eredetileg kért határidőre, 2007. november 5-re szállítani tudjuk, azaz a szállítmányt néhány napon belül útnak indítjuk Kérjük, hogy az áru ellenértékét – a megállapodás szerint – az átvételtől számított 8 banki napon belül utalják át folyószámlánkra. Mint eddig is tapasztalhatták, igyekszünk vevőink kívánságait maradéktalanul teljesíteni. Kérjük azonban, a jövőben számoljanak azzal, hogy lehetőségeink ezt nem mindig engedik majd meg. Üdvözlettel. 20 Építőanyag Kereskedés 1122 Budapest, Gál József u. 72 Tel.: 556-7788 21 5. Megrendelés lemondása Vannak körülmények, amikor megrendelésünket le kell mondani. Ilyenkor pontosan meg kell jelölni, hogy melyik megrendelésünket kívánjuk törölni és miért.

6. Kísérőlevél A legtöbb esetben az irat vagy egyéb küldemény mellé magyarázó, kísérőlevelet kell mellékelni, hogy tájékoztassuk a címzettet, miért küldtük az adott iratot. A kísérőlevél funkciói pl.: - dokumentáció mellett figyelemfelhívó, - áruminta mellett utal a minta hasznosíthatóságára, - irat mellett kiemeli annak figyelmet érdemlő részletét, - cégünkről szóló tájékozató mellett figyelemfelhívó, - önéletrajzunk mellett azt indokolja, hogy miért küldtük a vállalatnak az önéletrajzunkat. 7. Meghívó A tárgyaláson való részvételre szóló meghívónak tartalmaznia kell: - a tárgyalás célját, - a tárgyalás helyét, - az időpontot. 8. Sürgetés Udvarias, de határozott értesítés (pl. tartozás kiegyenlítésére) 9. „Goodwill” levelek A barátságos kapcsolat megteremtésére irányuló levelek. (Pl találkozó ajánlása a félreértések tisztázására, ünnepi, újévi jókívánságok stb.) Ahhoz, hogy

tudjuk, mikor, kinek, milyen alkalomból küldtünk udvariassági levelet, illetve, hogy kitől kaptunk ilyet, célszerű ezeket egy füzetben nyilvántartani. Ezzel: - elkerülhetjük, hogy valakit kétszer hívjunk meg, vagy üdvözöljünk, míg másokat egyszer sem, vagy - számon tarthatjuk, hogy megköszöntük-e a nekünk küldött jókívánságokat. 22 ALAPISMERETEK A BELSŐ LEVELEZÉSRŐL A belső levelezés a cég belső kapcsolattartását, levelezését öleli fel. Az egyes osztályok információkat közölnek egymással, a beosztott a főnöke felé javaslatokkal él, a vezető tájékoztatja beosztottait, utasításokat adhat ki, sőt a fontos eseményeket is le kell jegyezni akár önmagunk számára, akár munkatársainknak Mindezek a belső levelezés keretében történnek, ma már jellemzően nyomtatás nélkül, e-mailen elküldve vagy emlékeztető jellegű irat esetén a saját számítógépes könyvtárunkba elmentve. A belső levelezésben leggyakrabban

előforduló ügyiratok: a feljegyzés, az emlékeztető, a beszámoló (jelentés), az utasítás, a jegyzőkönyv, a körlevél. Bár vállalatonként eltérhetnek a formai szokások, a belső ügyiratok, levelek főbb formai jellemzői a következők:  általában nem fejléces cégpapírra írják a belső iratokat. Azok többnyire fájlban készülnek, melyek formáját külön e célra szerkesztik. Ennek oka, hogy a belső iratforgalom nagyobb cégeknél ma már e-mailen történik, ezért csak indokolt esetben nyomtatják ki ezeket az iratokat,  a cég nevét és címét nem kell feltüntetni az iraton, a címzett társosztály és a címzett személy nevét azonban a bal felső sarokban szerepeltetni kell,  az irat megnevezése kitüntetett helyen történik, többnyire a címzett megnevezése után, középre helyezve, nagybetűs formában, esetleg vastagítva,  az iratszöveg tördelése, kiemelése a tartalmi szempontok alapján történik. Ebben a tekintetben

egyezőek a szokások mind a külső, mind a belső ügyiratok készítésekor,  a dátum az irat végére kerül,  a küldő osztály és személy megnevezése többnyire az irat végére kerül. Aláírás és mellékletek megnevezése tekintetében szintén egyeznek a szokások a külső és belső ügyiratok esetén. 10. Belső levelek A belső levelek a munkahelyi szervezeten belüli tájékoztatás és információcsere eszközei: Szükséges ezek pontos nyilvántartása. Fajtái: - vezetői utasítás, - feljegyzés, - emlékeztető, - körlevél, - jelentés. 23 Utasítás Utasítást rendszerint a vezető beosztású ad az alacsonyabb beosztásúnak. A beosztottak teljes körét érintő intézkedést általában körlevél formájában juttatják el az érintettekhez. Igazgatói utasítás Az utóbbi időben többször előfordult, hogy olyan dolgozók aláírásával kerültek ki iratok vállalatunktól, akik nem rendelkeztek aláírási joggal. A jövőben

kimenő leveleket csak osztályvezetők, vagy magasabb beosztású dolgozók írhatnak alá. Jelen utasításom végrehajtását ellenőriztetem, és a megszegőkkel szemben fegyelmi eljárást indítok. Vásárosnamény, 2007. június 23 Bodnár Barnabás igazgató Körlevél 27. minden munkatársnak Szeged, 2007. január Tárgy: Dohányzóhelyiségek kijelölése Mint ismerete, 2005. szeptember 25 óta – a dohányzásra vonatkozó jogszabályoknak megfelelően – intézetünk egész területén tilos a dohányzás A dohányzó kollégák kérésére az intézet vezetősége a közalkalmazotti tanács vezetőivel egyeztetve úgy döntött, hogy a földszinten az 5., az I emeleten a 13, a II emeleten a 25 szobákat jelöli ki hivatalos dohányzózelyiségekké A dohányzóhelyiségek biztonsági előírásaival kapcsolatos tudnivalókat a kijelölt helyiségben kifüggesztjük. Kovács Kázmér igazgató 24 Feljegyzés A feljegyzés fontosnak tartott tényekről,

állapotról, intézkedésekről tájékoztat. Rövid, szűkszavú legyen, dokumentálása igen lényeges, ezért mindig meg kell nevezni a címzett személy vagy osztály nevét. Gyakran használt mondatok, mondatrészek feljegyzésnél  A következő kéréssel fordulok osztályvezető Úrhoz.  Egyre nehezebben kezelhető probléma osztályunkon, hogy  Kérem igazgató Urat, a kérdés vizsgálatakor a következő szempontokat vegye figyelembe:  Kérésemet az alábbi tényekkel, indokokkal támasztom alá.  Intézkedését előre is köszönöm. Kovács László osztályvezető úr részére FELJEGYZÉS Magyar Ildikó 2007. augusztus 29-én kelt kérelmére engedélyezem, hogy munkáját 6 órakor kezdje és 14 órakor fejezze be. Ha ettől eltérő időpontú munkakezdést vagy befejezést tapasztal fent nevezett dolgozónál, az engedélyt azonnali hatállyal vissza kell vonni Miskolc, 2007. szeptember 1 Vágvölgyi Brigitta igazgató 25 Emlékeztető Az

emlékeztető megbeszélésekről, munkaértekezletekről, tanácskozásokról készül. Feladatokat, határidőket, felelősöket sorol fel, feladata az értekezlet, megbeszélés, tárgyalás eredményeinek, határozatainak tömör összegzése Fenyvesi Imre osztályvezető úr részére EMLÉKEZTETŐ A meghirdetett hivatalvezetői állásra hárman pályáztak. Az egyik pályázat nem felel meg a kiírás feltételeinek. A másik két jelölt egyaránt alkalmas a meghirdetett állás betöltésére A pályázókat személyes beszélgetésre hívtuk be 2007. október 5 napján 10 órára Kérem osztályvezető Urat, hogy vegyen részt ezen a megbeszélésen. Kaposvár, 2007. szeptember 22 Fábián Kornélia előadó Beszámoló A beszámoló egy adott hivatalos tevékenység meghatározott időszakáról szóló szakmai összefoglaló, melyet egy munkatárs készíthet főnökének, társosztályoknak. Általában beosztott írja feljebbvalójának, és ügyek állásáról,

intézkedésekről, eseményekről ad tájékoztatást. Lehet rendszeres (napi, heti, havi stb.), meghatározott témára vonatkozó Tartalmaznia kell, hogy milyen konkrét témával foglalkozik, s milyen időszakra terjed ki, felsorolja a számba vett tényeket, elemzi azokat és várható hatásukat, s azokból következtetéseket von le. Sokszor tartalmaz számszerű kimutatásokat, esetleg trendeket mutat be grafikonok segítségével. Gyakran használt mondatok, mondatrészek beszámolónál  Osztályvezető Úr utasítására beszámolok az elmúlt negyedévi alkatrészpiacrészesedésünk alakulásáról.  Beszámoló a 2007. év szeptember hónap piacbefolyásoló tényezőiről  Az alábbi adatok világosan mutatják, hogyan erősödött piaci szerepünk az elmúlt év során.  Összefoglalva a fent írt eseményeket, azok a következő hatásokat váltották ki legfontosabb üzleti partnereinkből.  Nem hallgathatók el a következő negatív tendenciák sem.

 Az elemzések alapján az alábbi következtetések vonhatók le. 26 Száraz Boldizsár ügyvezető igazgató úrnak Helyben BESZÁMOLÓ a Száraztészta Kft. Komárom megye területén működő mintaboltjának elmúlt évre vonatkozó adatairól 519/2007. iktatási számú levelében a Kft Komárom megyében működő üzleteivel kapcsolatban, több témában kért tájékoztatást, javaslatot, észrevételeket Az adatok feldolgozását és a számítások elvégeztük. Az eredmények táblázatos és diagram formában rendelkezésünkre állnak, beszámolómhoz mellékletként csatolom. Abban az esetben, ha a Kft. öt üzlet bezárását tervezi, a válasz minden nehézség nélkül egyértelműen megadható Három mintabolt esetében városon belül üzemel másik üzemegységünk, a dunaszentmiklósi boltot helyettesítheti a szomódi bolt, a kocsi bolt vesztesége pedig nagyon nagy. Nyolc mintabolt bezárása esetén – a jelzett öt bolt mellett – adott további

három mintabolt kiválasztása. A mellékelt 5 számú táblázat és a 6 számú diagram jól mutatja, hogy az agostyáni és a vértesszőlősi üzlet nyeresége minimális, ezért megszüntetésük célszerű. Harmadikként a második számú almásfüzitői üzlet bezárását javasolom Javasolom továbbá a kétféle, kéttojásos száraztészta gyártásának leállítását. Ezeknek a termékeknek az árbevétele elenyésző a többi termékhez képest Az adatok elemzését tovább folytatjuk, eredményeinket, ötleteinket, javaslatainkat két héten belül eljuttatom Önnek. Budapest, 2007. szeptember 01 Kis Izabella osztályvezető 27 A címzett adatainál a formai kivitelezésnél figyelni kell: - a levél képzeletbeli függőleges felezővonalánál tovább ne írjunk (ebben segít a táblázatba gépelés), a címzett nevét értelemszerűen kell tagolni, a címzett szavait elválasztani és rövidíteni nem szabad, címzett nevének minden szava nagybetű,

kivétel a kötőszó, az intézmény kisebb szervezeti egységeinek megnevezését kis kezdőbetűvel kell írni a név alatt következő sorba (üres sor nélkül), kisebb szervezeti egységen belül meghatározott személy nevét a Helyesírási Szabályzatnak megfelelően, a beosztást kisbetűvel mellé kell írni. Ettől eltérni csak abban az esetben lehet, ha a függőleges középvonalig nem fér ki! helységnevet nagy kezdőbetűvel kell írni, aláhúzni, 5 leütésig kötelező ritkítani (minden leütött betű után egy közt ütünk) - pl. P i r t ó, közigazgatási cím: az út szó kivételével a közterület neve rövidíthető (pl. u, krt, sgt, rkp stb.) A házszám után pontot teszünk, mert sorszám Ha két számmal jelölt a cím, pl Nap u. 5-7, akkor csak a második szám után kell pontot tenni, postacím: ebben az esetben vagy kiírjuk a Postafiók szót, vagy rövidítünk: Pf. A rövidített változat esetében csak pontot teszünk utána, kettőspontot

nem, illetve a postafiók száma után TILOS pontot tenni: Postafiók 5 vagy Pf. 5), az irányítószám után nem kell pontot tenni, nem kell aláhúzni és TILOS ritkítani. A keltezés és irattározási adatoknál: - a keltezés mindig helységnévvel kezdődik (pl. Kecskemét, év hónap nap- Kecskemét, 2007 január 31) - ha adatom nem ismert (pl. hivatkozási szám), akkor a fejrészben nem kell leírni a megnevezését, Nagy Jolán Közgazdasági Szakközépiskola Kecskemét Bagoly u. 22 6000 Kecskemét, 2007. február 2 Iktatószám: 23/2007. Ügyintéző: Nagy Erika Hivatkozási szám: 456/2006. Ügyintézőjük: Kis Terézia Ha a levél címzettje több részből áll, akkor a következőképpen tagolhatom: Nagy Jolán Közgazdasági Szakközépiskola Kis Péter igazgató Ebben az esetben a levél jobb oldali részét (keltezés, irattározási adatok) ki tudom vinni a jobb oldali margóig, amit a táblázat középvonalának vonszolásával tudok rendezni. (Figyelni

kell, hogy egyik adat se ugorjon 2 sorba!) A táblázat külső és belső szegélyeit leveszem. (Formátum/Szegély és mintázat/Szegély/Nincs/OK; vagy ikonról kiválasztom a Nincs szegély ikont.) Nagy Jolán Közgazdasági Szakközépiskola Kis Péter igazgató Kecskemét, 2007. február 2 Iktatószám: 23/2007. 28 Kecskemét Bagoly u. 22 6000 Ügyintéző: Nagy Erika Hivatkozási szám: 456/2006. Ügyintézőjük: Kis Terézia A levél szövege: - a tárgy szót a kettősponttal együtt alá kell húzni, nagybetűvel kell kezdeni a tárgy megjelölését, utána pontot tilos tenni, mert címnek számít, a megszólítás minden szavát nagybetűvel kell kezdeni (pl. Tisztelt Nagy Úr!), utána felkiáltójelet kell tenni, ha hiányzik adat (a levélformához képest), akkor az eredeti mintához viszonyítva a hiányzó adatok sorai nem adódnak össze, nem kell kitalálni adatokat, ha csak az a feladat, hogy formába kell önteni egy ömlesztett levelet, a hosszabb

levelet érdemes tartalmilag, gondolati egységek szerint tagolni. Ebben az esetben a gondolati egységek között egy üres sort hagyunk DE! figyelni kell, hogy a sok tagolás által a levelünk elveszti a lényegét, a kevés tagolás pedig nem emeli ki a lényeget! Az aláírás - az aláíró neve alatti sorba kerül a beosztása, mindig kisbetűvel, - ha több aláírónk van, akkor a magasabb beosztású kerül előre, a kisebb beosztású utána, 3 sor kihagyása után, de írhatjuk a két nevet egymás mellé is. Mellékletek Levelünkhöz további iratokat, dokumentumokat csatolhatunk, amelyeket mellékletként tüntethetünk fel a tanult módon. A melléklet: - a mellékletet mindig nagybetűvel kezdjük, aláhúzzuk a kettősponttal együtt, majd utána - darabszámot írunk, vagy - tételesen felsoroljuk a mellékleteket! 29 Az aláírásra jogosult vezetők nevét hitelesítő okirat az aláírásminta, pontos megnevezése: aláírási címpéldány. Közjegyzői

hitelesítéssel csatolandók pl egy pályázathoz, cégbejegyzéskor Elektronikus aláírás Az 1075/2000. és a 1014/2001 kormányhatározatok megteremtették az elektronikus aláírás jogszabályi hátterét. 2001 XXXV törvény E jogszabály az Európai Parlament és az Európa Tanács az elektronikus aláírások közösségi keretszabályairól szóló 1999/93/EK irányelvével összeegyeztethető szabályozást tartalmaz. A törvény módosítja a Polgári törvénykönyv, a Polgári perrendtartás, a büntetőeljárásról, az államigazgatási eljárásról szóló törvény és egyéb jogszabályok rendelkezéseit azért, hogy megteremtse az általuk szabályozott területeken az elektronikus dokumentumok felhasználásának lehetőségét. A kormány megbízta az informatikai kormánybiztost és a belügyminisztert a kormányzati elektronikus aláírási rendszer (KEAR) felállításáról A közigazgatás központi elektronikus aláírási infrastruktúrája részeként a

Belügyminisztériumban 2002 szeptember végétől fokozott biztonságú hitelesítés-szolgáltatás épült ki, 2003 március végétől pedig minősített elektronikus tanúsítványokat adnak ki. Részletek a Magyar Közlöny 39. számában Digitális tanúsítvány A digitális tanúsítvány a tanúsítvány alanyának és nyilvános kulcsának összetartozását hitelesen igazoló elektronikus dokumentum. E-szignó: Hitelesítés-szolgáltatás biztosítja ezt, amely olyan, mint egy elektronikus személyi igazolvány. Felhasználható: az aláíró azonosításához, szerződésekhez, kereskedelmi tranzakciókhoz, alkalmazásokhoz. Az e-szignót alkalmazó ügyfelek egy kulcspárt kapnak, amelyek elektronikus adatok.  Nyilvános kulcs: mindenki számára hozzáférhető (mint az e-mail cím),  privát kulcs: titkos, csak tulajdonosa férhet hozzá. Az elektronikus aláírás létrehozásához a titkos kulcsunkat használjuk, a fogadó fél pedig nyilvános kulcsunk

segítségével győződhet meg arról, tőlünk származik-e. Felhasználható a kulcspár levelek titkosítására is. Ebben az esetben aláírás után levelünket a fogadó fél nyilvános kulcsával kódoljuk; ezáltal csak a fogadó fél titkos kulcsával lesz dekódolható A magánkulcs vagy böngésző által generálódik az igénylés feladásakor, vagy chipkártyán. Az első esetben a számítógép merevlemezén tárolódik a magánkulcs, a második esetben nagyobb biztonságot nyújtó chipkártya tárolja azt. A tanúsítványokat az e-szignó honlapján lehet megújítani: wwweszignomatavhu Amennyiben a magánkulcs megsérült, az aláíró kötelessége letiltani, ehhez a visszavonási jelszó ismerete szükséges. A kulcsok generálása az ISO által szabványosított RSA-algoritmus segítségével történik. Hitelesítés-szolgáltató A Hírközlési Felügyelet (HÍF) 2003. március 19-én nyilvántartásba vette az első minősített hitelesítés-szolgáltatót,

a NetLock Informatikai és Hálózatbiztonsági Szolgáltató Kft.-t A kft. a minősítéssel jogosulttá vált arra, hogy az elektronikus aláírásról szóló törvényben meghatározott 3 szolgáltatást végezhesse:  az elektronikus aláírás hitelesítés-szolgáltatást,  időbélyegzést, 30  az aláírást létrehozó eszközön az aláírást létrehozó adat elhelyezését. A felügyelet a szolgáltatónál vizsgálta: a környezeti és fizikai kockázatoktól való védelem előírásait, a tűz, a villám, az elektromágneses kisugárzás megakadályozását, áramkimaradás, betörés, lopás, lehallgatás elleni védekezést, a naplózás, archiválás, kulcskezelés, regisztráció, tanúsítvány-előállítás, kibocsátás-visszavonás folyamatát. Bővebben a HÍF honlapján a Közlemények/Elektronikus aláírás menüpontból tájékozódhatunk Az elektronikus aláírás alkalmazásával fokozatosan lehetővé válik majd a különböző társulási

formák cégbejegyzésének elektronikus regisztrációja. Az elektronikus levelezés Az információcsere gyors, pontos, olcsó lebonyolítását segíti, azaz az üzleti siker érdekében a leghatékonyabb kommunikáció. A kommunikációtechnikai fejlődés a hagyományos szemléletet felborította: pl. egy levelezőprogrammal küldhetünk üzenetet, körleveleket, faxlevelet, fényképeket, diagramokat, ábrákat, videó- és hangfelvételeket – tehát a szóbeli és írásbeli kommunikáció egybeolvad, integrálódik (Vigyázzunk, nem mindenki fogadja szívesen az újítást!) A kommunikáció ilyen fokához multimédiás számítógépre, programokra, kiegészítőkre van szükség. Az elektronikus levél címzése lényegesen egyszerűbb. Az e-levél két részből áll: a @ előtti a címzettet jelöli, az azt követő pedig az internetszolgáltatót nevezi meg. A pont után a nemzetiségre való utalást találunk: .hu, de, uk; az autók felségjelzésével egyező Ha ez

nincs, akkor a szakmai terület jele olvasható: .com .edu .gov kereskedelem oktatás kormányzati .int .net .org nemzetközi hálózati non-profit Ékezet nélkül írjunk minden szót! Ha névválasztási lehetőségünk van: egyszerű, megjegyezhető, kiejthető legyen; gonddal, felelősen válogassunk! (mkogy = Országgyűlés; korábban: ogy) 31 A levélkészítés menete 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Jelölje ki a kurzort! Betűtípus: Courier New Betűméret: 11 p Sorkizárt írásmód Fájl/Oldalbeállítás/Jobb oldali margó 1,5 cm/OK Eszközök/Nyelv/Elválasztás/Automatikus elválasztás/OK Táblázat/Beszúrás/Táblázat/2 oszlop, 2 sor/OK Gépelje be az egész levelet! Az 5. és 7 lépést semmiképpen nem szabad felcserélni, mert csere esetén, az alapértelmezett margóhoz (2,5 cm) adja a táblázatot. A leírtaknak megfelelően haladva viszont a módosított 1,5 cm-es margóhoz fogja a táblázat jobb oldalát igazítani. (Megjegyzés: ha mégis sikerül a

csere, akkor utána is lehet azért módosítani, csak sokkal problémásabb.) Begépelés utáni teendők: 1. Táblázat/Kijelölés/Táblázat/Nincs szegély/OK vagy Formátum/Szegély és mintázat/Nincs/OK 2. Táblázat függőleges középvonalát jobbra kihúzni egy kicsit, hogy az irattározási adatok leghosszabb sora a jobb oldali margóhoz kerüljön, viszont a sorkezdő betűk egymás alatt legyenek. 3. Kötelező formázások elvégzése (pl helységnév, tárgy szó aláhúzása) A kötelező aláhúzáson kívül ki lehet emelni félkövér, dőlt írásmóddal is (itt azonban vigyázzunk, hogy csak dőlt kiemeléssel nem biztos, hogy célt érünk, ugyanis nem annyira szembetűnő), illetve ezek kombinációival, vagy a levél szövegében középre írással (pl. ha arról tájékoztatnak bennünket, hogy egy előadás az Erdei Ferenc Művelődési Központban lesz 2007. augusztus 18-án 18 órakor Középre történő kiemelésnél arra kell ügyelni, hogy a kiemelt

rész előtt és után egy-egy üres sort kötelező kihagyni! A tartalmi kiemeléseknél figyelni kell az esztétikus írásra. 4. Fájl/Oldalbeállítás/Elrendezés fülecske/Függőleges igazítás/Középen/OK 32 Mintalevél Kecskemét Regionális Képző Központ pénzügyi osztály Kocsis Éva főkönyvelő Kecskemét, 2007. május 20 Iktatószám: 128/2007. Ügyintéző: Kiss Gabriella Hivatkozási szám: 346/2007. Ügyintézőjük: Nagyné Kecskemét Szolnoki út 20. 6000 Tárgy: Reklamáció visszautasítása Tisztelt Főkönyvelő Asszony! Bekezdés x Tárgyalás x Tárgyalás x Tárgyalás x Tárgyalás x Befejezés Köszönettel Zafír Kft. Pél, Kis u. 5 3300 Kő Irén pénztáros Melléklet: 2 db 33 Győr, 2007. június 20 Bakony és Vidéke Munkaerő- és Szervezetfejlesztő Központ Kis Léna igazgató X Ajka Bartók Béla u. 22 8420 X Tárgy: Vitanap X X Tisztelt Igazgató Úr! X Egyesületünk és a Német Turisztikai Szövetség szervezésében

megtartott X. Nemzetközi Turisztikai Nyári Egyetemünk zárszavában ígéretet tett arra, hogy folytatjuk „A természet erőforrásairól” c előadássorozatunk vitáját X Ezúton jelezzük, hogy a gazdálkodó szervezetek emberi tényezőivel kapcsolatos tudományos ismeretek iránt érdeklődőknek következő hónap 27-én vitanapot rendezünk az alábbi témákban: X - Az emberi megbízhatóság ergonómiai vonatkozásai a minőségbiztosításban, - Ergonómia és az európai szabványok, - A számítógépes ergonómiai adatbank szoftverfejlesztése. X Kérjük, hogy a mellékelt jelentkezési lapok visszaküldésével jelezzék részvételi szándékukat. X Köszönettel X X X TIT Pannon Egyesület, Győr X X X Csillag Blanka szervezőtitkár X 10 db melléklet 34 Okirat Az okirat: tényt vagy akaratnyilvánítást bizonyító, szabályosan kiállított irat. Olyan hivatalos írás, amelyet annak kiállítására feljogosított közintézmény készít, illetve

amelyet természetes vagy jogi személy készít (készíttet) valamely tény igazolására. Lehet:  Közokirat: a keletkezés helyétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozott vagy tartozik.  Magánokirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat. Legfontosabb fajtái: - cégalapító okiratok (alapító okirat, társasági szerződés stb.), az ehhez kapcsolódó, a cégbírósági eljárással kapcsolatos okiratok, ill ezek módosításai, - hatósági engedélyek (bizonyos tevékenység végzésére, bizonyos helyen való működésre), - a hatóságok és más hitelesítésre jogosultak (pl. közjegyző) által kiadott, hitelesített iratok, - hatósági döntések, végzések, - az iskolai, szakmai végzettséget, a kitüntetést, kinevezést bizonyító okiratok. Szerződés A szerződés: két vagy több

(jogi) személynek közös megegyezésen alapuló, írásba, esetleg törvénybe foglalt megállapodása, amelyből (kölcsönösen) jogok és kötelességek következnek. Szerződések szabályozzák a hivatalos és az üzleti életet. Megkülönböztethetjük: - a nemzetközi szervezetek szerződéseit - államok közötti (kétoldalú) szerződéseket, - az állam és szervezetek, intézmények közötti szerződéseket, - különböző (gazdálkodó vagy más) szervezetek egymás közötti szerződéseit, - szervezetek és magánszemélyek közötti szerződéseket, - magánszemélyek közötti jogi és üzleti szerződéseket. Főbb tartalmuk szerint lehetnek: - kereskedelmi, - pénzügyi - munkaügyi szerződések. A Ptk. 1959 évi IV törvénye 16 szerződésfajtát szabályoz A titkárság feladata, hogy a hozzá tartozó szervezeti egységnél ügykezelt szerződéseket megfelelően kezelje és nyilvántartsa. 35 Az adminisztrátor munkaköri elfoglaltságában a

levélíráshoz hasonló gyakoriságú a jegyzőkönyvírás. A jegyzőkönyv (jkv.) – mint hivatalos levél – a törvény előtt bizonyító erejű okirat Bírósági vagy egyéb hivatalos eljárások jogi alapjául is szolgálhat. A jegyzőkönyv gyűléseken, üléseken, tanácskozásokon, tárgyalásokon elhangzott kijelentések, viták, események, határozatok írásbeli rögzítése meghatározott formában. Elkészülte után általában felolvassák a résztvevők előtt, és ennek megtörténtét bizonyításul két megbízott – erre felkért (kijelölt) – személlyel aláíratják (hitelesítik). A jegyzőkönyv fajtái: • kihallgatási jegyzőkönyv – bírósági, rendőrségi • eseményjegyzőkönyv – szemléről, balesetről, egyéb fontos, következményekkel járó eseményekről vesszük fel. A pillanatnyi helyzet hiteles írásbeli leírása a későbbiekben bizonyításul szolgál • tanácskozási vagy lefolyásjegyzőkönyv – a felszólalók

nevének megjelölésével mindent sorrendjében rögzítünk. Gyorsírással jegyzeteljük, és a kívánalmaknak megfelelően ún teljes vagy rövidített formában gépeljük. (A teljes jkv nem szó szerintiséget jelent, a felesleges szóismétléseket „töltelékszavakat” elhagyjuk, a nyelvi helytelenségeket korrigáljuk: ez a fésülés) Az értekezletről rövidített jegyzőkönyvet készítünk, ami lehet tömörített és kivonatos. Tömörített jegyzőkönyv: a lényeges mondanivalót tartalmazza hibák nélkül, a felszólalók stílusának megtartásával. Kivonatos: lényeges mondanivaló, de a felszólalásokat átfogalmazzuk. Az igéket E/3 vagy T/3. személybe, múlt időbe tesszük A jegyzőkönyv tartalmi jegyei és szerkezeti felépítése: 1. 2. 3. A fejrész (bevezetés): a) A felvétel helye, ideje b) A szervezet neve, címe c) A jelenlevők d) Tárgymegjelölés e) A jegyzőkönyvvezető neve A főrész (tárgyalás): a) Előadás, vitaindító,

beszámoló, ismertető, tájékoztató b) Felszólalások, hozzászólások, javaslatok (indítványok) A zárórész (befejezés) a) Határozat(ok): lényegi részei a jkv-nek, szövegét rövidítenünk nem szabad b) Utalás a keltezésre (K. m f: „Kelt, mint fent”) c) Aláírások (hitelesítés): aláírás nélküli jkv nem érvényes, nem hiteles A jegyzőkönyvet A/4-es papíron, a levelekhez és egyéb ügyiratokhoz hasonlóan, mindig sűrű sortávolsággal gépeljük. 36 Jegyzőkönyv Készült . . Jelen voltak: . . . A jegyzőkönyvet: . vezette Tárgy: . nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn . . . . nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn . . . . nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn . . . . K. m f Aláírások munkakör Jegyzőkönyvi hitelesítők Aláírások munkakör 37 JEGYZŐKÖNYV Készült: 2007. február 22-én, a pécsváradi Faluház helyiségében, a Pécsváradi Falunkért Egyesület közgyűlésén. Jelen voltak: Pécsváradi Falunkért Egyesület tagjai a mellékelt

jelenléti ív szerint A jegyzőkönyvvezető: Péter Gabriella Hitelesítők: Szegedi Ferencné Korda Györgyné Napirendi pontok: 1. Pénzügyi beszámoló a 2006 évről 2. A július 22-re tervezett kirándulás megbeszélése 3. Egyebek Kovács Pál elnök megállapította, hogy a jelen levő 13 fővel a közgyűlés határozatképes. Felkérte Tóth Rózsát, hogy tartsa meg pénzügyi beszámolóját a 2006 évről Tóth Rózsa tájékoztatta a jelenlévőket, hogy a pénzügyi iratok hiánya miatt (a könyvelőnél vannak) napolják el ezt a napirendi pontot. Ambrus Béla megkérdezte, hogy az 1%-ot fel lehet-e ajánlani az Egyesületnek? Kovács Pál felkérte dr. Nagy Gyulát, hogy nézzen utána az 1%-ra vonatkozó szabályozásnak Péter Gabriella ismertette a július 22-re szervezett budapesti kirándulás részleteit. Kovács Pál beszámolt a tervezett rahói autóbuszos kirándulás programjáról. Jelezte, hogy 10 fő jelentkezett, nekik 15.000- Ft-ot kellett a

hónap végéig befizetniük az utazás előlegeként Tavaszi kirándulásként egy kétnapos, egy éjszakás programot javasolt. Kovács Pál bejelentette, hogy a Falumúzeum elhelyezésére javaslatot kért a polgármestertől, de ő nem tudott javaslatot adni, valamint érdeklődött az augusztus 20-ra tervezett programokról. Móricz Vera ismertette az elképzeléseket, majd beszámolt a Falunapok tervezett programjáról. Kovács Pál jelezte, hogy 2007-ben 15 éves lesz a Pécsváradi Falunkért Egyesület, ezért javaslatokat, ötleteket kért az ünnepi program összeállításához, megvalósításához. Ünnepi közgyűlés tartását javasolta az alapító tagok részvételével Kovács Pál elnök több hozzászólás nem lévén, bezárta a közgyűlést. K. m f Kovács Pál elnök 38 Szegedi Ferencné hitelesítők Korda Györgyné Péter Gabriella jegyzőkönyvezető 39 Munkaviszonnyal kapcsolatos iratok Ezek az iratok a munkavállaló és a munkaadó

közötti kapcsolat létrehozásához szükségesek, illetve ezt a kapcsolatot létrehozzák, módosítják, vagy megszüntetik. - Önéletrajz: a munkavállaló által készített dokumentum a szakmai (és egyéb) végzettség és a pályafutás pontos leírásával. - A munkaszerződés (kinevezési okirat) a munkavállaló és a munkaadó közötti megállapodás, amely rögzíti a munkaviszony valamennyi fontos részletét (kötelezően az alapbért, a munkaköri leírást és a munkavégzés helyét, továbbiakban a munkaügyi besorolást és minden jelentős kikötést vagy jogot). - A munkaszerződés-módosítás a munkaszerződésben rögzített feltételek (áthelyezés, előléptetés, bérváltozás stb.) változása esetén készítendő Többnyire csak a változó elemeket tartalmazza. - A munkaköri leírás azokat a feladatokat sorolja fel, amelyeket a munkavállalónak az adott munkakörben el kell látnia. Gyakran, magasabb munkakörökben mindig

meghatározzák a munkakör betöltésének feltételeit (végzettség, gyakorlat), a munkakörrel együtt járó jogkört és felelősségi kört. - A kollektív szerződés a munkavállalók (érdekképviseletek) és a munkáltató közötti kötelezettségeket és jogokat (így többek között a munkaszerződések feltételeit) foglalja jogi formába. Igazolványok és bizonyítványok Igazolvány: - személyazonosságot, tagságot, valamire való jogot stb. igazoló irat, vagy - valamiről szóló hivatalos igazolás. Bizonyítvány: - valamilyen tényt, helyzetet, állapotot igazoló hivatalos irat, vagy - valakinek a tanulmányi eredményéről kiállított ilyen irat, könyvecske. Hatósági iratok Hatóság: önálló jogkörű intézmény. Lehet - Adatkérés, - Határozat, - Közlés - Végzés, - Felszólítás, - Tájékoztatás, pl.: - Adatszolgáltatás, Adóbevallás, Kérelem, Beadvány, Fellebbezés, Felülvizsgálati kérelem stb. 40 A hivatalos levél

lehetséges formái A) (balra zárt forma) A címzett neve Keltezés X Iktatószám: Helységnév Ügyintézőnk: Utca és házszám Hivatkozási szám: Irányítószám Ügyintézőjük: X Tárgy: nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X X Megszólítás! X A levél szövege nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X Nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X Nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X Elköszönő, üdvözlő szavak X X X Az intézmény neve, címe (bélyegző) X X X Aláírás beosztás x Melléklet(ek): B) változat (francia bekezdéssel) A címzett neve Keltezés X Iktatószám:

Helységnév Ügyintézőnk: Utca és házszám Hivatkozási szám: Irányítószám Ügyintézőjük: X Tárgy: nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X X Megszólítás! X A levél szövege nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn Nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn Nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn Nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X Elköszönő, üdvözlő szavak X X X Az intézmény neve, címe (bélyegző) X X X Aláírás beosztás x Melléklet(ek): C) változat (jobbra zárt forma) A címzett neve Keltezés X Iktatószám: Helységnév Ügyintézőnk: Utca és házszám Hivatkozási szám: Irányítószám Ügyintézőjük: X

Tárgy: nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X X Megszólítás! X A levél szövege nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X Nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X Nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn x Melléklet(ek): Elköszönő, üdvözlő szavak X X X Az intézmény neve, címe (bélyegző) X X X Aláírás beosztás D) változat (jobbra zárt, francia bekezdéssel) A címzett neve Keltezés X Iktatószám: Helységnév Ügyintézőnk: Utca és házszám Hivatkozási szám: Irányítószám Ügyintézőjük: X Tárgy: nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X X Megszólítás! X A

levél szövege nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn Nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn Nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn Nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn x Elköszönő, üdvözlő szavak Melléklet(ek): X X X Az intézmény neve, címe (bélyegző) X X X Aláírás beosztás E) változat A címzett neve Iktatószám: X Ügyintézőnk: Helységnév Hivatkozási szám: Utca és házszám Ügyintézőjük: Irányítószám X Tárgy: nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X X Megszólítás! X A levél szövege nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn Nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn

nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X Nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn X Nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn x Keltezés X Elköszönő, üdvözlő szavak Melléklet(ek): X X X Az intézmény neve, címe (bélyegző) X X X Aláírás beosztás Jegyzőkönyv X Készült – hol?, mikor?, miről? X Jelen voltak: név - beosztás X név – beosztás név – beosztás X A jegyzőkönyvet vezette: Név X Tárgy: nnnnnnnnnnnnnnnnnn A vitaindító után a felszólalások, hozzászólások, javaslatok következnek. pl. Kis Botond üdvözölte a megjelenteket, és az értekezletet megnyitotta Összefoglalta az elmúlt 2 hét eseményeit. Nagy Ágota a nyelvvizsga eredményeiről számolt be. Jobbágy Ernő a munkát összefoglalva

értékelt Kis Botond megköszönte a hozzászólásokat és a jelenlévők munkáját, majd több hozzászólás nem lévén az értekezletet bezárta. X K. m f Kis Botond elnök X X X Nagy Ágota nyelvtanár Jobbágy Ernő a szervező intézmény képviselője X X X Hajnal Eszter jegyzőkönyvvezető Levélkezdő fordulatok Magánlevélben: Örömmel értesítem (értesítelek), hogy Örömmel értesültem róla Sajnálattal vettem tudomásul Köszönettel megkaptam (f. hó-én írott) levelét (leveledet) Hivatkozva legutóbbi (kedves) leveledre Nagy örömet okoztál kedves soraiddal Legutóbbi (Most érkezett) kedves leveledből értesültem arról, hogy Régóta nem kaptam hírt felőled Sok szeretettel köszöntelek (Szívből köszöntelek) alkalmából Szíves elnézésedet kérem a késedelmes válaszért Kívánom, hogy ez a levél jó egészségben találjon Abból az alkalomból jelentkezem Nálad soraimmal, hogy Kérem, szíveskedjék megengedni (hozzájárulni

ahhoz,) hogy Múltkori találkozásunk (megbeszélésünk) alkalmával volt szíves megemlíteni (fölajánlani, kilátásba helyezni), hogy X. Y ajánlására (biztatására, javaslatára) írom ezeket a sorokat Szeretettel meghívlak Tisztelettel meghívom Örömmel jelentem be, hogy Szomorúan értesítelek róla, hogy Emlékeztetni szeretnélek arra, hogy Engedd meg, hogy hivatkozzam múltkori ígéretedre (Hivatkozva múltkori ígéretedre) Kérvényben: X. Y azzal a kéréssel fordulok X. Y kérem, szíveskedjenek (Kérem, hogy szíveskedjenek) Kérem, szíveskedjenek lehetővé tenni, hogy Pályázatban: Mellékelten eljuttatom Önökhöz pályamunkámat (pályázatomat) Jelentkezem az (itt és itt, ekkor és ekkor) meghirdetett pályázatukra Pályázati felhívásukra, amely (amelyben) jelentkezem. Fellebbezésben: Kérem, hogy az alábbi fellebbezést szíveskedjenek eljuttatni Fellebbezést nyújtok be a . határozata ellen Megfellebbezem (X. Y megfellebbezem) a

határozatát A . határozat ellen fellebbezést nyújtok be Levélzáró szerkezetek Magánlevelekben: Kérlek, adjátok át üdvözletemet (kézcsókomat, meleg köszöntésemet) Minden kedves ismerőst szívből köszöntök. Szeretettel köszöntöm (csókolom, ölelem) Tieidet (az egész családot, Évát, a gyerekeket, Misiéket stb.) Sokat gondolunk rátok, és minden jót kívánunk nektek. Kedves feleségedet szívélyesen köszöntöm, Téged melegen üdvözöllek. Kívánom, hogy Ti is jó egészségnek örvendjetek. Minden jót! Remélem, mielőbb válaszolsz soraimra Mielőbb írd meg, hogy Erőt, egészséget kívánok az egész családnak. A közeli viszontlátás reményében Remélem, mielőbb újra találkozunk. Szeretettel várlak (várunk). Remélem, kérésemmel nem okozok Neked túl sok gondot (fáradságot). Szíves segítségedet előre is köszönöm. Remélem, nincs (nem lesz) akadálya, kérem, hogy Remélem, megbocsátasz, amiért További szíves

jóindulatodba ajánlom magam Még egyszer gratulálok sikereidhez, és további hasonlókat kívánok neked. További kellemes vakációt (pihenést, mielőbbi gyógyulást) kívánok neked. Kérvényekben: Kérésemet megismételve Szíves hozzájárulásukban (támogatásukban) bízva Nagyon remélem, hogy indokaimat méltányolják, és kérésemet kedvezően fogják elbírálni. Szíves intézkedésüket kérve (várva) Bízva kedvező döntésükben Kérésemet megismételve és kedvező elintézését remélve Kérésem kedvező fogadtatásában bízva Indokaim jóindulatú mérlegelését kérem. Megértő támogatásukban bízva Bízva kedvező döntésükben (Kedvező döntésükben bízva) Remélem, hogy nyomós indokaimra való tekintettel kedvező döntést hoznak ügyemben. Pályázatokban: Remélve, hogy pályázatom kedvező fogadtatásra talál (kedvező elbírálásra talál) Bízva kedvező döntésükben A bíráló bizottság szíves figyelmét előre is

köszönöm. Érdeklődéssel várom pályázatom elbírálásának eredményét. Várom szíves válaszukat. Fellebbezésben: Kérem tehát, hogy első fokú határozatot indokaim alapján szíveskedjenek megsemmisíteni (megváltoztatni). Kérem tehát, hogy indokaim alapján szíveskedjenek a összegét mérsékelni. Kérésem méltányos elbírálásában bízva Indokaim mérlegelését és az első fokú határozat megváltoztatását kérve