Kommunikáció | Üzleti kommunikáció » Batta-Bogár-Farkas - Protokoll ügyintéző szak, kidolgozott tételek

Protokoll ügyintéző szak Kidolgozott tételek Készítették: Batta Gabriella Bogár Eszter Farkas Adrienn Németh Gergely Tóth Gabriella Úr Balázs Szerkesztette: Úr Balázs I. – Protokoll tételek 1. a) Mi az illem, az etikett, a protokoll meghatározása, célja, szükségessége? Melyek az illem, az etikett és a protokoll alkalmazásának területei? Illem: • az emberek közötti kapcsolatokat, a társadalmi érintkezést szabályozza, a társadalmi élet, a másokkal való viselkedés szabályainak konkrét való összessége. • Jó modor, figyelmesség, udvariasság, mások iránti tapintat megnyilvánulása. Etikett: • Történelmi értelmezése: udvari szertartási és illemszabályok összessége. • Értelmező szótár: a társadalmi érintkezés, viselkedés formáinak, illemszabályainak előkelő, vagy előkelősködő körökben, a diplomáciában megszabott és megmerevedett rendszere. • Társadalmi érintkezés formáinak megszabott rendszere.

• túlfinomult, túlszabályozott viselkedési formák együttese • Az etikett a protokollban az egyéni rangsorolásnak megfelelő szabályok rendszere, azt szabályozza, hogy a ceremónia egyes résztvevői miként illeszkednének a szertartás rendbe. Protokoll: • Meghatározás: o A hivatalos (nemzetközi) kapcsolatok írott és íratlan szabályainak összessége. o A hivatalos érintkezésekre, különösen a hivatalos meghívókra, megbeszélésekre vonatkozó írott és íratlan szabályoknak, érvényben lévő szokásoknak összessége. o Viselkedéskultúra + szertartásrend + rendezvényszervezés, a hivatalos kapcsolattartás, a diplomáciai szertartások szabályai. • Célja: o Zökkenőmentes, udvarias, (legalább elviselhető) légkör biztosítása a hivatalos kapcsolatban. o Simává, gyorssá, egyszerűvé tenni az államokat egymás felé képviselő személyek szóbeli és írásbeli érintkezésben. o eltűnnek a tárgyaló felek közötti kulturális,

vallási és egyéb gyökerekből származó különbségek • Szükségessége: o Kapcsolatteremtés, kapcsolattartás eszköze o Védelem (pro és kontra) o Taktikai eszköz – időnyerés l: tolmács o Érdemi segítség b) Hogyan szervezne meg egy pohárköszöntőt? Állófogadáson a fő házigazdának pohárköszöntőt kell mondania. Lehet leírt és felolvasott, esetleg rögtönzött, de mindenképp rövidnek kell lennie. A pohárköszöntő alatt a vendégek csendben figyelnek Szervezőként: - kötelező a fejenkénti 1.5 m2-t betartani - fontos a légköbméter (meleg ételek, sok ember) - állómikrofont kell biztosítani, esetleg dobogóval, ha túl sok a résztvevő - ha külföldiek vannak, tolmács is kell (a meghívón jelezni kell a pohárköszöntő nyelvét), neki is kell mikrofon 2. a) Milyen feladatokat lát el az állami-, a diplomáciai-, az üzleti (vállalati) protokoll? Állami: Országos jelentőségű rendezvények formáinak összessége.

Diplomáciai: Diplomáciai kapcsolatok rendezvények formáinak összessége. Vállalati: Vállalatok külkapcsolatait illető feladat és tevékenységi körben b) Hogyan történik a koszorúzás? Mit jelent a "cercle"? Hogyan szervezné meg a tárgyalóasztalnál való kínálást? Koszorúzás nemzeti ünnepen. Meghívandó a diplomáciai testület és a katonai attasétestület is Mindig az ünnephez kapcsolódó helyszínen zajlik. A szertartásrend a helyszíntől és az alkalomtól függ 3. a) Hogyan fejlődött ki a protokoll nemzetközi gyakorlata, melyek voltak történelmének jelentősebb eseményei? A protokoll görög eredetű szó, a Bizánci Birodalom (330-1453) idején született, amikor is a császárság közigazgatásában a mai könyvtárak kartotékrendszerének elődjeként előzéklapot, könyvtári, irattári jelzőt használtak a hivatalos dokumentumokat, szerződéseket rögzítő pergamentekercsek tárolására, osztályozására. Az

"első" jelentésű protosz és az "enyv" jelentésű kolla szó összetételéből keletkezett protokollon eredeti jelentése - "(a könyv) elejére ragasztva" - arra utal, hogy eleinte tartalmi összefoglaló funkciót betöltő kiegészítő volt valamely irat, dokumentum mellett. A protokoll mai értelmezése: a diplomáciai érintkezés formáira vonatkozó szabályok összessége. Bővebben: a hivatalos közéleti és diplomáciai rendezvényeken és szertartásokon követett eljárási, magatartási szabályok, valamint a rangsorolási, a levelezési és az etikett szabályok összessége. (Az etikett a protokollban az egyéni rangsorolásnak megfelelő eljárási szabályok rendszere, azt szabályozza, hogy a ceremónia egyes résztvevői miként illeszkednek a szertartásrendben.) A hétköznapi protokoll az otthonról hozott viselkedési szabályokra, kulturált magatartásra, illemtani ismeretekre épül. A diplomáciai protokoll célja és

feladata, hogy simává, zökkenőmentessé tegye a hivatalos és a személyes kapcsolatokat, az államokat kölcsönösen képviselő személyiségek közvetlen és írásbeli érintkezését egy olyan szabályrendszer segítségével, amely - nemzetközileg is ismert lévén eleve lehetővé teszi a beilleszkedést, a kiszámíthatóságot, illetve a szabályoktól való eltérés érzékelését. A protokollban ugyanis a viselkedésnek, a szabályok megtartásának jelzőrendszer-szerepe is van: finom fokozatokban lehet közléseket átadni, pozitív vagy negatív jelentéstartalmakat megfogalmazni anélkül, hogy ezt szóbeli vagy írásos formában kellene megtenni. A ceremóniák formalizmusa tehát nem öncélú, ellenkezőleg: minden mozzanatnak meghatározott funkciója van. A protokoll csak akkor tud megfelelni feladatának, ha időszerű és alkalmazkodik az adott társadalmi viszonyokhoz. A protokoll a történelem előtti időkben született, hiszen a más emberi

közösségek küldötteivel való megkülönböztetett bánásmód egyidejű az emberi közösség érintkezésével. b) Állítsa össze egy díszétkezés menüjét! Díszebéd és a díszvacsora csak abban különböznek, hogy az utóbbinál a leves elmaradhat. Mindig kell meghívót küldeni, de előtte telefonon kell egyeztetni minden meghívottal. Az üresen maradt szék ciki. A házigazdák nem lehetnek sokkal többen, mint a vendégek Legalább 2.5 óráig tart Ülésrend kell, fejenként 1.7 m2-rel Menü: Ételsor hideg előétel leves › meleg előétel főétel › desszert kávé, tea gyümölcs sajt › Munkaebéd Díszétkezés egy vagy kettő igen igen kettő vagy három (féladag is lehet) egy vagy kettő (féladag is lehet) Ha kettő, adhatunk közte szörbetet. igen igen nem vagy egy egy vagy kettő egy Italok: Az aperitif lehet open bar, de a száraz pezsgő az elegáns egy külön helyiségben. Előételekhez száraz fehérbor; főételekhez fehér

vagy vörös bor (hús típustól függ) vagy rosé; desszerthez édes bor (tokaji aszú, édes pezsgő); esetleg a kávéhoz egy kis konyak, likőr. Aperitif: - Mindig ezzel kezdődik, külön teremben - Van, aki csak erre kap meghívót 4. a) Mi a feladata a nagykövetségnek, a konzulátusnak? Mit értünk Diplomáciai Testület fogalmán? Mi a diplomáciai beosztottak rangsora? A Holland Nagykövetség elsődleges feladatai közé tartozik a Hollandia és Magyarország között kialakult kétoldalú kapcsolat ápolása és Hollandia érdekképviselete Magyarországon A Nagykövetség Gazdasági Osztálya meghatározó szerepet játszik a gazdasági és kereskedelmi kapcsolatok létrehozásában és azok fenntartásában. Segíti a megfelelő feltételek kialakítását a holland vállalkozások beindításához Magyarországon. A Mezőgazdasági Osztály Hollandia és a holland vállalkozók gazdasági és kereskedelmi érdekeit képviseli a mezőgazdaság területén. A véderő

attasé Hollandia érdekeit képviseli a katonai együttműködés és a védelmi vezetés területén. A nagykövetségen az Igazságügyi és Belügyi munkatárs felelős a személyek szabad áramlását, a rendőri és igazságügyi együttműködést és az emberi jogokat érintő területekért. Az Általános Ügyek Osztálya felelős a menedzsmentért és az adminisztratív ügyekért, többek között a pénzügyi és a személyzettel kapcsolatos feladatokért. Mindemellett ehhez az osztályhoz tartozik a logisztikai ügyek, a technikai eszközök, az épület és gépkocsipark felügyelete. A Konzuli Osztály feladatkörébe tartozik a konzuli szolgáltatások nyújtása minden holland állampolgárok számára. Konzuli szolgáltatások alatt értjük az útiokmányok kiállítását, konzuli segítségnyújtást azon holland állampolgároknak, akik problémájukat egyedül nem képesek megoldani, a konzuli tanúsítványok kiállítását és az elítéltek . Emellett ez az

osztály állít ki vízumokat külföldi állampolgárok számára. Diplomáciai képviselők, követek az Ókorban is léteztek, igaz nem a mai értelmezés szerint működtek, inkább csak eseti megbízással rendelkeztek. Később az itáliai városállamok kialakulásakor már léteztek állandó képviselők. A mai értelemben vett diplomáciai kapcsolatok, képviseletek, követségek rendszere lassan, fokozatosan alakult ki. A diplomáciai kapcsolatokkal, a diplomaták helyzetével három nemzetközi érvényű okmány foglalkozik: 1815. évi Bécsi Kongresszuson elfogadott szabályzat, 1818 november 21-i Aacheni jegyzőkönyv, 1961. évi Bécsi Szerződés a diplomáciai kapcsolatokról Diplomáciai rangok • A nagykövet kinevezését az un. agrément kérés előzi meg A küldő ország ilyenkor előzetes hozzájárulást kér a fogadó országtól, és ha a leendő nagykövet személye ellen nincs kifogása (persona grata), akkor a nagykövet elfoglalhatja

állomáshelyét, és a megbízólevél átadása után megkezdheti működését. • A nagykövet diplomata beosztottjai lehetnek: követ-tanácsos, I-II. oszt tanácsosok, I-II-III. oszt titkárok, attasék, segédattasék ezek között lehet a konzul, és a főkonzul is, amik tulajdonképpen beosztások, nem pedig diplomáciai rangok. A nagykövet távollétében a rangidős diplomata vezeti a külképviseletet (Chargé dAffairs ad interim). Az 1961. évi Bécsi Szerződés 14 pontja szerint a külképviseletek vezetői között osztályba sorolásuk szerint nem tehető megkülönböztetés. Természetesen itt is létezik rangelsőbbség, amit a megbízólevél átadásának éve, hónapja, napja, órája, perce határoz meg. A külképviseletek vezetőinek összessége a Diplomáciai Testület - ma már a többi diplomata is ide sorolható. A Diplomáciai Testület élén a Doyen (a rangidős nagykövet) áll, aki a legrégebben foglalta el az állomáshelyét a fogadó

országban. Sok országban régi hagyományok szerint a Pápa képviselője, a nuncius van a Diplomáciai Testület élén (függetlenül az állomáshelyének elfoglalása idejétől). Természetesen ez nem minden országban van így, például az Egyesült Államokban a Szaud Arábiai nagykövet a doyen. A diplomáciai képviselő feladatköre: képviseli a küldő államot a fogadó államban, védelmezi a fogadó államban a küldő állam, valamint a küldő állam polgárainak érdekeit a nemzetközi jog által megengedett keretek között, tárgyal a fogadó állam kormányával, tájékozódik minden megengedett módon a fogadó államban lévő viszonyokról és fejleményekrol és erről jelentést tesz a küldő állam kormányának, előmozdítja a baráti kapcsolatokat a küldő és fogadó állam között és fejleszti a gazdasági, kulturális és tudományos kapcsolataikat. (1961 évi Bécsi Szerződés 3 pontja) b) Milyen speciális étkezési tilalmakra kell

tekintettel lenni egyes vallásoknál? Ld 14b zsidó Ld 15b arab 5. a) Melyek a társadalmi érintkezés alapelvei (magatartási normák, viselkedési szabályok)? Aktívák Azon elemek, melyek megnyilvánulásához cselekvő közreműködésére van szükség. Köszönés, kézcsók, kézfogás, meghajlás, megszólítás, bemutatkozás, társalgás beszédmodor, tegezés, magázás, öltözködés. Ezekért tenni kell, hogy láthatóak legyenek. Passzívák Azon elemek, amelyek cselekvő közreműködése nélkül is jellemzik ismereteink színvonalát. Jellem, lelkiismeret, megjelenés, jelképes illedelmesség, udvariasság, előzékenység, figyelmesség, tapintat, pontosság, szerénység, önuralom, türelem. Ezekért nem kell semmit tenni, ezek láthatóak I. Aktívák Ezeket mindig be kell tartani. 1, Köszönés − − − − − − − − minden személyes kapcsolat első eleme férfi előre a nőnek fiatal előre az idősebbnek alacsonyabb rendű előre a

magasabb rendűnek beosztott a főnöknek belépő a bent lévőknek (megszegni tilos) külföldiekkel való találkozáskor be kell mutatkozni magázó viszonyban: „Jó reggelt / napot / estét kívánok!”; tegező viszonyban nincs megkövetelt forma 2, Kézfogás Általánosan elterjedt udvariassági forma. Alapszabályok a köszönés ellentétei, ezeket megsérteni nem lehet! Ki nyújtja a kezét? − nő a férfinek − idősebb férfi a fiatalabbnak − magasabb rangú az alacsonyabb rangúnak − főnök a beosztottnak Módja - fölérendelt nyújtja először karral lefelé, nyújtva, csípőmagasságban, tenyere függőleges, csak a hüvelykujját nyitja, a többi ujját zárva tartja határozott, de nem kemény mozdulat az alárendelt szintén függőleges tenyérrel, nyitott hüvelykujjal elfogadja a kézfogást a kezek összecsúsznak a nyitott hüvelykujjig, és zárulnak az ujjak nem tart sokáig, esetleg megrázzuk a másik kezét Egyes országokban más rendszer

is működik − USA: férfiak is nyújthatnak kezet nőnek. − Távol-Kelet: Az itt élő nők általában alacsonyabb rendűek a férfiaknál, így itt a nők nem nyújtanak előre kezet. 3, Öltözködés Szakmai szempontból sokan passzívának mondják, ez is elfogadható. 4, Kézcsók Az egyik legmegkülönböztetőbb, és legkedvesebb, udvarias és ünnepélyes formája a hölgyek köszöntésének. Múltja A II. Világháború előtt a felső tízezer között volt elterjed, míg a középosztályban szinte ismeretlen volt A világháború után nagy polgári csökevényességnek tartották. Jelene 1990 után elterjed újra. Ma kezd normalizálódni Általában összejövetelekkor használjuk Figyelni kell − kesztyűs nőnek nem. − ha ülnek nem − nem szabad erőltetni − nem kötelező, csak lehetséges Módja: - a nő kézfogásra nyújtja a kezét, függőleges tenyérrel, derékmagasságban a férfi a nő kezét kissé elfordítja, megemeli (legfeljebb

derékmagasságig), ráhajol, de ajkaival nem érinti Vannak országok, ahol nem terjedt el, például Arab országol, a Távol-Kelet, Afrika és az USA. Az amerikai hölgyek viszont nagyon hálásak, ha valaki kezet csókol nekik. 5, Meghajlás Az egyik leggyakoribb viselkedés technikai aktíva. − − − − hölgyek üdvözlésekor bemutatkozáskor (kézfogással együtt) társasági összejöveteleken első találkozáskor, búcsúzáskor 6, Kalapemelés − kézfogásnál bal kézzel − elhaladáskor, ellenkező irányban amerről jön 7, Megszólítás − − − − név és udvariassági kitétel rang és udvariassági kitétel név, rang és udvariassági kitétel a hölgyeknél célszerű a rangot használni 8, Bemutatkozás Harmadik fél segítsége nélküli megismerkedés. - az alárendelt mondja a teljes nevét, és egy kicsit meghajol, a fölérendelt ránéz, mondja a saját nevét, és kezet nyújt mindig a teljes nevet mondjuk, ha a nevet nem értettük,

vissza kell kérdezni 9, Bemutatás Harmadik fél segítségével történő megismerkedés, mely rövid, tömör, célszerű, esetleg névjegycserével jár. 10, Társalgás Tárgyaláson kívüli beszélgetés. Tartalmi megnyilvánulás − mindenről csak megfelelő formában, − belügyekbe való beavatkozás kerülése. Formai megnyilvánulás − Kerülni a drasztikus kifejezéseket, túlzott hangsúlyt, gesztikulálást, és az idegen nyelveket. − Világos jól érthető beszéd. Tabu témák − pénzügyi helyzet − munka − vallás − családi helyzet Országonkénti eltérések − − − − Koreában a munka nem tabu. Olaszországban érdeklődni kell a családi helyzetről, de nem szabad a vallásról beszélni. Németországban a nem német autóval való dicsekvés nem előnyös. USA-ban kinézik a társaságból az idegen szavakat használókat. b) Öt napos hivatalos külföldi útra milyen minimum-ruhatárat csomagolna be? 6. a) Melyek az illem, az

etikett, a protokoll formai vonatkozásai? Magatartás: Munkában, magánéletben másokkal való érintkezésben végzett, erkölcsi jelentéssel bíró cselekedetek összessége. Kiterjed az ember valamennyi tettére Jellemző az egyénre Kialakulásában szerepe van a családi, munkahelyi, társadalmi körülményeknek, kultúrának, erkölcsi tudatnak. Viselkedés: A magatartás formai megnyilvánulása, minden személyes kapcsolat alapja. Viselkedés formáinak szabályai: • Kölcsönös tisztelet • Határozottság • Szépség jó ízlés tapasztalat mértéktartás b) Hogyan kell berendezni a termet fogadáskor? 7. a) Melyek az illem, az etikett, a protokoll tartalmi vonatkozásai? b) Hogyan rendezné be a buffet-dinner-hez a termet? - „ültetéses álló” a teremben a büféasztalokon kívül a visszaigazolt vendégek számának megfelelő számú ülőhellyel asztalokat is terítenek, de ültetési rend nincs főétel után már nem kell visszaülni az asztalhoz,

de csak a desszertnél lehet elmenni legalább másfél óra Terem berendezése: - személyenként 2 m2-rel kell számolni - az étteremmel, catering céggel alaposan át kell tárgyalni a rendezvényt - sok felszolgáló kell, úgy, mint az állófogadásnál - az ételeknél ügyelni kell arra, hogy az asztalon csak az alapteríték van fent, a pultoknál is kell minden ételhez tányér és evőeszközöket kirakni - nem kell annyi étel, mint állófogadáson, de az ételsornak megfelelően minden fogásnak szerepelnie kell - a terem dekorációjánál sok minden szóba jöhet, hiszen nem csak a büféasztalt, hanem a terített aztalokat is lehet díszíteni jó ízlés, visszafogottság Zenés háttérműsor: - olyannak kell lennie, hogy az első 20 percben a vendégeket az asztalnál tartsa - amikor az étkezés megindul, a vendégek nem tudnak a zenére figyelni – az első negyedóra legyen verses, zenés énekes, utána viszont csak hangszeres zene lehet - komolyzene,

vagy jazz, esetleg cigányzene 8. a) Milyen viselkedési szabályok alkalmazandók köszönésnél, kézfogásnál, bemutatkozásnál, bemutatásnál, valamint a beszédmodor és a tegezés-magázás vonatkozásában? Ld 5.a Megszólítás: - „Asszonyom”, vagy „Uram”, de személyes találkozáskor lehet „Kisasszony” is - tegezést csak nő, azonos neműek között pedig a fiatalabbal szemben az idősebb ajánlhat fel - még eltérő rangkülönbség esetén sem ajánlhatja fel a tegezést a férfi a nővel szemben - vissza kell tegezni b) Hogyan kell megszervezni egy díszétkezést? Ld 3b 9. a) Melyek a társalgásra vonatkozó formai és tartalmi követelmények? (Mit értünk társalgáson? Milyen témákat lehet felvetni, ill. melyek a "tabu-témák"? Mi a "társalgás művészete"?) Társalgás: tárgyaláson kívüli beszélgetés. Tartalmi megnyilvánulásai: beszédbe való beavatkozás kerülés mindenről csak megfelelő formában. Formai

megnyilvánulása: kerülni a drasztikus kifejezéseket, a túlzott hanghordozást, a gesztikulálást, az idegen nyelvű kifejezéseket Világos, jól érthető beszéd b) Melyek a villásreggeli jellemzői? Nálunk még nem túl elterjedt, hiszen a nap kezdésekor általában nem tárgyalunk. Jellemzői: - „reggeli” ellenére 8:30 – 9:00 körül kezdődik, időtartama 1 óra - szűk körű rendezvény; 4-6 fővel ideális - legtöbbször a vendég szállodájában kerül megrendezésre - hidegtállal indul, és angol reggelit adunk (2-3 féle meleg étel közül lehet választani) - ital: üdítő (frissen facsart narancslé), szeszes italt nem adunk, legfeljebb egy aperitif lehet - dohányozni csak a végén, a kávénál szabad - nincs ültetési rend Szervezése: - olyan helyet kell találni, ahol más nem hallhatja meg a beszélgetést - a reggeli előtt fél órával ott kell lenni, mindent egyeztetni kell a felszolgálókkal - a házigazdát és a vendégeket az asztalhoz

kell kísérni - a házigazda és a fővendég ne üljön egymás mellé, mert beszélgetés közben kitekeredik a nyakuk - a kávé felszolgálása jelzi a reggeli végét 10. a) Milyen viselkedési szabályokat illik betartani a nyilvánosság előtt? (étteremben, színházban, moziban, ruhatárnál, utcán, járművön, szállodában, borravaló) Vendéglőben: Rendelés és fizetés a férfi feladata. Kóstolás: aki rendelte a bort, dugó szagolás Jobbról tölt italt, jobbról kínál előre tálalt ételt a pincér. Balról tálal tálakban ételt a pincér. Evőeszközök: Ha előre tálalt étel, akkor nem lehet többet kérni. Befejezés: evőeszközt nyéllel jobbra, egymás mellé. Angliában nyéllel magam felé Még szeretne enni: evőeszközt keresztbe teszi. Borravaló: 5-10% Jármű: Nem félmeztelen, nem büdös átadja helyét idősebbnek, leveszi a táskáját Színház, mozi: Mobil kikapcs Barátnőt nem első sorban smárolni :) Ruhatárnál türelmes a

sorban b) Melyek a koktélparti jellemzői? - társas összejövetel, az étkezés módja visszafogott, de elegáns - a vendégek meghívót kapnak, amit vissza kell igazolni - koktél (cocktail): színes szeszes ital, amiben az alkohol nem érződik, de hat - regisztrálás: belépéskor le kell adni a névjegyünket, esetleg be kell írni a vendégkönyvbe - belépéskor a házigazdával kezet kell fogni, és mindenki „welcome drink”-et kap - az első negyedóra után a felszolgálók falatokat kínálnak (csak egyet szabad egyszerre elvenni, hisz nem jóllakni jöttünk) - öltözködés: hivatali öltöny, kiskosztüm - mindenkit meg lehet szólítani, hisz mindenki ugyanazért van itt, senki sem számít idegennek - ha ismerőst látunk, nem szabad vele sokáig beszélgetni, mert lehet, hogy ő másokkal is meg akar ismerkedni - nem illik a beszélgetést félbeszakítani - maximum fél órát kell maradni, megengedett az „angolosan távozás” is, de másnap illik

megköszönni a dolgot 11. a) Milyen viselkedési szabályok vonatkoznak a hivatali kapcsolattartásra? (pontosság, főnök-beosztott viszony, telefonhasználat, a dohányzás szabályai) b) Sorolja fel az ültetési segédeszközöket! - menükártya, meghívó - névjegy - ültetési tabló - ültetési kártya - ország tábla kitűző parkolójegy étkezési kupon zászló, térkép virág, ajándék eligazító tábla 12. a) A bel- és külföldi partnerekkel való kapcsolattartásra milyen viselkedési szabályok vonatkoznak? (korrekt kapcsolattartás alapjai; kapcsolattartás személyesen, telefonon, írásos formákban) Ajándék, virág. Ajándék • Állami: Nem személyre szóló, nagy értékű. Delegációk, illető országok ajándékai • Lekötelező: Vagyoni gyarapodás, megvesztegetés eszköze lehet. Adása elkerülendő, kapása estén vissza kell küldeni. • Figyelmességi: Jelkép. Értéke csekély Utaljon, emlékeztessen a kapcsolatra Tilos adni

élelmiszert, ruhát, és vámszabályok által tiltott dolgot. Hölgyeknek virág, a figyelmesség, és udvariasság jelképe. Küldése, nylonban, névjeggyel b) Mi a garden-party jellemzője? Kerti összejövetel, a kifejezés inkább a helyet jelöli, mint az alkalom jellegét. Lehet fogadás, vagy cocktail-party is, ennek megfelelően különböző vendéglátással. Ha az évszak és az időjárás megengedi, szabadban, kertben is lebonyolítható a rendezvény. Célszerű azonban olyan helyszínt választani, ahol zárt épület is van a közelben, ahol a rendezvény az időjárás megváltozásával, vagy akár az esti órákban folytatni lehessen. Az érkezés és távozás időpontja a fogadás szokásaihoz igazodik 13. a) Az írásbeli érintkezésre vonatkozó protokolláris ismeretek: névjegy, meghívó, levelezés Névjegykártya: A hivatalos érintkezés gyakorlati segédeszköze. Célja: feleslegessé teszi a magyarázkodást és érthetetlenséget, segíti a

jövőbeni kapcsolattartást. Helyettesítheti a személyes találkozást Formái: hivatalos, magán HIVATALOS névjegy: fehér, fektetett, karton. Lehet kétnyelvű • Családi és utónév • Beosztás, rang • Munkahely neve, címe • Telefon, fax, mobil, e-mail • Embléma, logo (fent) MAGÁN névjegy: • Családi és utónév • Családi és utónév, beosztás, rang • Családi és utónév, lakáscím, telefon • Családi és utónév, beosztás, rang, lakáscím, telefon • Közös névjegy: férj és feleségé Névjegyre írható rövidítések: névjegy bal alsó sarka, ceruzával írva. Nemzetközi jelzések • a.c üdvözlettel • p.f szerencsekívánat • p.ffn szerencsekívánat nemzeti ünnep alkalmából • • • • • • p.fna p.fc p.p p.pc p.c p.r szerencsekívánat újév alkalmából bemutatkozáskor bemutatáskor búcsúzás részvét köszönet (24 órán belül kell válaszolni a kívánságokra) Meghívó: • meghívó neve és

hivatalos rangja (2 személy esetén elsőnek rangja, másodiknak neve) • meghívás lényege (meghívási formája) „tisztelettel meghívja” • meghívott neve (esetleg rangja, ha magasabb a rangja) kézzel, folyóírással • a meghívás alkalma, indítéka • rendezvény jellege (ebéd, vacsora, fogadás) • helye, időpontja: ültetés – időpont, állófogadás – időtartam (meghívó jobb alsó sarka) • részvétel visszajelzését, lemondását lehetővé tevő információk (bal alsó sarok) • öltözködésre vonatkozó kívánalmak (jobb alsó sarok) • egyéb hasznos információk – esetleg Részvétel visszajelzését, lemondását lehetővé tevő információk: V.K és telefonszám választ kérek – magyar R.SVP és telefonszám választ kérek – külföldi Csak akadályoztatása esetén és telefonszám Regrets only és telefonszám (csak akadályoztatása esetén) To remind vagy P.M emlékeztetőül Az első kettőre 24 vagy 72 órán belül

válaszolni kell. b) Milyen jellemzői vannak a pohárköszöntőnek? Ld 1/b 14. a) Mi a megjelenés, a „hello” effektus jelentősége a hivatalos kapcsolatokban? (Melyek a legfontosabb jellemzői a jó megjelenésnek, fellépésnek?) Melyek az öltözködésre vonatkozó alapszabályok (divat, ápoltság, az elegancia kritériumai)? Hivatalos megjelenés – öltözködés Munkatársak, látogatók, vendégek iránti megbecsülés külső kifejezése. Tükrözi az ember magával és másokkal szembeni igényét. Fogalma kiterjed az ápoltságra, alkalomhoz illő ruházatra. Alapvető követelményei: • megfelelő méret • alkalomhoz illő • nem megengedett az otthoni, sportos • kiegészítőkkel összhangban kell lennie b) Egy arab vendég fogadásánál milyen szempontokra lenne különös tekintettel? Az előírások egy részét a muszlimok szent könyve, a Korán foglalja össze. Ez az ételt az Isten egyik legnagyobb áldásaként emlegeti. Biztat a

"megengedett" és "jó" ételek élvezetére, míg óva int a "tilosak" és a "tisztátalanok" fogyasztásától. "Tilos" az elhullott állatok húsa, a vér, a disznó húsa vagy bármely része, a pogány istenségnek áldozott vagy pogány istenség nevében leölt állatok húsa és minden alkoholos, erjesztett, részegséget okozó ital. A "megengedett" állatok levágását előírás szabja meg: az Isten nevének említésével kell az állat nyaki ütőerét elvágni, majd kivéreztetni. A mohamedán holdév ramadán hónapjában, a nagyböjt alatt napkeltétől napnyugtáig - egyebek között - az evés, ivás is tilos az igazhitű muszlim számára. 15. a) A hivatali és üzleti életben miből áll az ajánlatos alapruhatár? Melyek az informális, a félünnepélyes, az ünnepélyes alkalmak a hivatalos életben, és milyen öltözékek kívánatosak ezeken az alkalmakon? Általános öltözködési szabály:

FÉRFIAK: • öltöny • ing, nyakkendő (szabásban összhangban legyen) • cipő, zokni ruhához illő (fekete, barna) • derékszíj, cipővel azonos • nem hordható farmer, garbó, sportos • 2 gyűrű maximum, karkötő nem, nyaklánc ing alatt NŐK: • szoknya – blúz, egyszerű ruha, kosztüm • szín, szabás, anyag összhangban legyen • cipő jó minőségű, félmagas, vagy magas sarkú • táska, cipő színben azonos • nem hordható farmer, sportos, mellény, mini, short, mély dekoltázs, átlátszó anyagú blúz • harisnya, kivétel nyáron délután szandállal • ékszer mérsékelten: fülbevaló, 2-3 gyűrű, nyaklánc • haj legyen ápolt Öltözködési formák Hivatali: ld általános szabályok Alkalmi − informális, (fél)ünnepélyes, Black-White Tie. − Black Tie: fekete szmoking, fekete csokornyakkendő/hosszú ruha − White Tie: Fekete frakk, fehér csokornyakkendő/ nagyestélyi. Ez utóbbi megy ki a divatból Ünnepélyes − fekete

öltöny, hosszú ruha vagy kosztüm b) Egy vallásos izraeli vendég érkezésekor mire kell tekintettel lenni? A zsidó étkezési törvények nemcsak a test étrendjét szabályozzák, hanem a lélek épülését is szolgálják. Kásrut ez a héber szó foglalja össze a zsidó étkezési szokásokat. Minden élelem, ami megfelel a szabályoknak, fogyasztásra alkalmas, azaz kóser. A mózesi törvények értelmében tisztának, azaz ehetőnek minősül a marha, a juh, a kecske, a szarvas, az őz, a bivaly, vagyis minden hasadt patájú és kérődző állat. Fogyaszthatók a szárnyasok közül a tyúk, a pulyka, a liba, a kacsa és a galambfélék Tisztátalanok az egész talpukon járók a ló, a szamár, az öszvér és az olyan állatok, amelyek kérődznek, de nem hasított körműek pl. a nyúl, a teve, illetve a sertés Ez utóbbira a legnagyobb tilalom érvényes, még megérinteni sem szabad. A sertés iránti undor a zsidóságnál történelmi okokra vezethető

vissza A hódítók, az elnyomók többször is rá akarták kényszeríteni a sertés fogyasztására a zsidókat, és ez a hit megtagadását jelentette volna. A szárnyasok közül tiltottak a sima testűek, azaz, ha nincs pikkelyük és uszonyuk. Tisztátlan minden olyan állat is, amely a hasán csúszik /pl kígyók/ Tilos fogyasztani az egyébként tisztának számító állat húsát, ha megdöglött. Legszigorúbban tilos fogyasztani az állatok vérét A tiszta húsok is csak akkor fogyaszthatók, ha az állatot arra képesített szakember, a sakter vágta le és a rituális szempontból megfelelőnek ítélte. A rituális vágás szabályai csak a négylábúakra és a szárnyasokra vonatkozik. Célja az, hogy minél kevesebb szenvedést okozzanak az állatnak, és a kivéreztetés tökéletes legyen. A kóserezés /kóserításkor/ folyamatában a húsokat sózással, öblítéssel vértelenítik A nagyobb állatok húsa már bontva kerül a háziasszonyokhoz, a kóser

mészárszék már csak olyan húst árusít, amelyet a zsidó háziasszony nyugodtan elkészíthet. A húsos és a tejes ételeket nem szabad közvetlenül egymás után fogyasztani, ugyanis az ember gyomrában sem szabad találkozniuk. Miután a hús hosszabb idő után emésztődik meg, mint a tej, a húsok fogyasztása után többet kell várni, mint a tejes ételek után. Vannak olyan ételek, melyek korlátozás nélkül, bármikor fogyaszthatók. Ezeket párve -magyarul "párosnak"- nevezik. Az ilyen ételeket olajjal, illetve margarinnal készítik A zsidó konyhának tehát igen szigorú követelményeket kell kielégítenie a felszerelést illetően is. Nagyobb felszerelést kíván, tágasabbnak kell lennie az európai konyhánál, külön zsíros és tejes részt kell vezetni. Külön vannak a tejes, húsos, halas, tésztás eszközök, a kóserítás eszközei és az ünnepi eszközök A zsidó konyha alapszabálya tehát, hogy a nem tiltott húsok akkor

fogyaszthatók, ha metsző kóserra vágja, a sózás és öblítés során teljesen vértelenítik, és az erre a célra elkülönített eszközökben sajátos étrendi összeállításban elkészítik. A növényi eredetű élelmiszerek közül legfontosabb a kenyér. Szertartási célokra kovásztalan kenyeret használnak. Az étrendben sok zöldség, főzelék, gyümölcs is helyet kap Így sok burgonyát, kölest, céklát, zellert, spárgát, kukoricát, hagymát fogyasztanak. Csak olyan növényi eredetű élelmiszerek nem jöhetnek számításba, amelyek férgesednek és nem lehet tökéletesen megtisztítani őket. 16. a) Melyek a rangsorolás alapelvei díszétkezésnél? (állami, diplomáciai, politikai, egyházi, közéleti személyiségek, nők, gyerekek rangsorolása) Rangsorolás és gyakorlati formái: Legvitatottabb eleme a protokollnak. Magába foglalja az államférfiak, diplomaták, magas rangú küldöttségek, valamint a társadalmi rendszer, vagy társadalmi

ítélet alapján megkülönböztetett személyek helyének, mozgásának, egymás követésének, vagy egymás mellettiségének rendjét a legkülönbözőbb protokolláris, hivatalos, vagy társadalmi alkalmakon. Figyelembe kell venni: rang, nem, kor és ezeken belüli és ezek közötti különbségeket. Alapelvek: Általában: nem egyenként, hanem tisztségeket veszünk alapul. Nők esetében: saját rangjuk alapján, vagy férj rangja alapján Delegációk esetében: tárgyalási nyelv ABC-je szerint, vagy az ENSZ hivatalos nyelvének ABC-je szerint (angol) b) Milyen italokat, milyen hőfokon rendelne egy halból, fehér húsból, egy barna húsból és egy desszertből álló menühöz? Ld 8/b Ld 22/b 17. a) Melyek az ültetési rend alapelvei? Milyen ültetési rend alkalmazandó tárgyalásnál? Mi az ültetési rend a gépkocsiban? Mit jelent az ültetési rendnél a francia ill. angol rendszer? Ültetési rend: TÁRGYALÁSON: 2 vagy több oldalú 2 oldalú: pl: magyar -

idegen tag magyar delegációvezető tag tag idegen delegációvezető tag (tolmács a delegációvezető jobbján ül) asztal ha egy tolmács van: asztal végén, a delegációvezetőknél magyar delegációvezető tag idegen delegációvezető asztal tag tag tag több oldalú: Asztal egyik végén az elnökség (vendéglátó delegáció), mellette óra járásával egyező irányban, ABC szerint ülnek a delegációk. Ha sok fős a delegáció, akkor a delegációvezető, tolmács ül az asztalnál, a delegáció tagjai mögöttük. GÉPKOCSIBAN: sofőrrel (nincs közös nyelvismeret), vagy a nélkül (közös nyelv ismerete) Autóban: Sofőr + 2 fő: sofőr biztonsági 2 (vendéglátó) 1 (vendég) Limuzinban: sofőr biztonsági Tolmács 2 (vendéglátó) 1 (vendég) Sofőr + 3 fő: sofőr 2 3 1 Sofőr + 4 fő: Sofőr nélkül 3 fő: delegációvezető 3 1 2 Feleséggel: delegációvezető neje ↑ 1 ↑ neje sofőr 2 3 4 1 ÉTKEZÉSNÉL: angol, vagy francia

2 férfi, vagy 2 nő, vagy házaspár egymás mellett nem ülhet. Angol: Delegációvezető (házigazda) Magasabb rangú vendég alacsonyabb rangú vendég Magasabb rangú vendég ASZTAL Magasabb rangú vendég alacsonyabb rangú vendég Delegációvezető (háziasszony) Magasabb rangú vendég Francia: Delegációvezető ASZTAL Delegációvezető Delegációvezetők mellett: 1 magyar, 1 idegen, 1 magyar, 1 idegen. (rangsor szerint) b) Milyen italokat kínálna étkezés előtt és étkezés után (milyen hőfokon)? Ld 8/b Ld 22/b 18. a) Mit jelent a protokolláris szertartásrend? Mely diplomáciai események, szertartásrendjét szabályozzák? Milyen belföldi eseményeknek van szertartásrendje? Hogyan kell megszervezni a hivatalos szerződések aláírását? Kitüntetés átadás, Nemzeti ünnepen koszorúzás, Szerződés aláírás Nemzetközi szerződések, közös nyilatkozatok aláírása Előzetes megállapodás alapján történik. Meghatározzák a helyszínt,

és hogy ki legyen jelen Szertartásrend: a teremben az asztal jobb oldalán a vendég, balon a vendéglátó zászlaja. Az asztalon a szerződések aláírandó példányai. A fogadók a helyszínen vannak, amikor megérkeznek a vendégek Kézfogás után helyet foglalnak, megtörténik a szerződés aláírása, majd ismét kézfogás következik. A vendéglátó és a vendég is elmondja beszédét, azután koccintanak, és kötetlenebb formában beszélgetnek tovább, mialatt egy másik helyiségben pecséttel szentesítik a megállapodást. Ha minden kész, a vendégek távoznak. b) Készítse el egy 5-5 fős belga és magyar delegáció ültetési rendjét francia rendszer szerint! Ld 17/a 19. a) Melyek az alábbi protokolláris rendezvények jellemzői időpont, időtartam, étel- és italkínálat, a helyszín berendezése, a viselkedési szabályok vonatozásában? {fogadás, koktélparti, buffet-dinner, garden-party, villásreggeli, munkaebéd, díszétkezés) munkaebéd,

díszétkezés: Ld 3b buffet-dinner: Ld 7b villasreggeli: Ld 9a garden-party : Ld 12b koktálparti: 10b b) Sorolja fel a transzferálás szabályait! 20. a) Melyek az otthoni vendéglátás - mint a legmagasabb szintű protokoll - szabályai? (vendéglista, meghívók, berendezés, terítés, menü-összeállítás, a házigazdákra vonatkozó viselkedési szabályok) b) Készítsen ültetési rendet 5 házaspár részére angol rendszer szerint! Ld 17/a 21. a) Milyen hivatali vendéglátási lehetőségek vannak munkaértekezleten, tárgyalóasztalnál, VIP vendég esetében? Hogyan történik a vendégek fogadása? Vendégek fogadása • Általános: a vendégekért az őket fogadó munkatársnak a recepció jelzésére le kell mennie, a megérkezésig a partner a vendégek számára kialakított fogadótérben várakozhat, majd a fogadó munkatárs kíséretében a megbeszélés helyszínén tárgyalnak. • Eseti: ha egy egység vár nagyobb létszámban külső partnereket,

akkor célszerű azt a recepción előre jelezni, hogy az ott szolgálatot teljesítő munkatárs felkísérhesse őket az érintett fogadószemélyhez. (Ez a gesztus a recepciószolgálatot ellátó külső céggel a már jól kiépített munkakapcsolatot tartja fenn.) • VIP: ha egy szervezet VIP partnereket vár, célszerű azt a recepción előre jelezni, hogy az ott szolgálatot teljesítő munkatárs felkészülhessen a VIP vendég(ek) fogadására és rugalmas útbaigazítására, illetve a fogadó személyhez történő kísérésre. b) Hogyan öltözne fel, ha egy magas szintű delegációt kísérne egy reggelitől éjszakáig tartó programnál (tárgyalás, munkaebéd, városnézés, vacsora, opera előadás, éjfélkor elutazás)? 22. a) Készítse el egy magyar és egy amerikai hivatali delegáció rangsorolását a tárgyaló asztalnál(egy nagykövet, két államtitkár, egy tolmács, s mindkét részről két főosztályvezető) A rangsorolás megfelel a zárójelben

lévővel, azzal a kitétellel, hogy a tolmács nem foglal rangsorolandó helyet, vagyis nem kell egy ilyen, vagy ehhez hasonló rangsorolásnál figyelembe venni. Biztos, hogy a tolmács helye az amerikai nagykövet bal oldalánál van. b) Milyen gasztronómiai alapismeretek szükségesek menü-összeállításhoz, italkínálathoz? (Fehér- és barnahúsok; egy ételsoron mik nem ismétlődhetnek; milyen ételekhez milyen italokat kínálunk, milyen hőfokon? Menü összeállítása: Meghatározó: alkalom, évszak, vendégek összetétel. Fogások száma 3 Hideg előétel X Leves 3 4 4 4 X X X Középfogás v. meleg előétel X X X 5 5 X X X X X 5 6