Gazdasági Ismeretek | Tanulmányok, esszék » Csikós Pamína - A problémamegoldás megvalósulása a Hentes Kft.-ben

Nemzeti Közszolgálati Egyetem Hadtudományi és Honvédtisztképző Kar Pénzügy-számvitel Szak Levelező Tagozat A problémamegoldás megvalósulása a Hentes Kft.-ben Készítette: Csikós Pamína Dátum: 2012-05-06 Tartalom Bevezetés. 3 A szervezet jellemzése . 3 Külső és belső tényezők. 3 Strukturális jellemzők . 4 A problémamegoldás megvalósulása a Hentes Kft.-ben 7 Összefoglalás. 11 Felhasznált irodalom . 12 2 Bevezetés Problémák jelen vannak az élet minden területén, így egy vállalkozás menedzsmentjének is szembe kell nézni velük akár napi szinten is. A problémamegoldás hatékonysága erősen függ a szervezet strukturális jellemzőitől Esszém témája egy kitalált szervezet, a Hentes Kft. szervezet jellemzése, és azon keresztül a szervezetben megvalósuló probléma-megoldási modell bemutatása egy adott probléma kapcsán, igazolva azt, hogy a problémamegoldás idomul a szervezet struktúrájához. A szervezet

jellemzése Külső és belső tényezők Cégünk 2002–es fennállása óta alapvetően állatok felvásárlásával, levágásával, valamint az ebből származó húsáru értékesítésével és kiszállításával foglalkozik. E funkciók az elmúlt nyolc évben kiszélesedtek, tartalmukban bővültek, viszont továbbra is a cég alapításkori környezet határai közé helyezik a vállalat működését. A Hentes Kft. számára az elsődlegesen releváns piac a magyar hús illetve vágóállat piac. Mivel húskészítményeink, termékeink tulajdonságunknál fogva könnyen romlandóak, az állatok szállítása pedig költséges és nagyfokú figyelmet igényel, a külföldi értékesítés nagysága nagymértékben elmarad a hazai fogyasztástól. A magyar húspiacon számos más belföldi vállalat is működik, amely hasonló szerkezetű beszerzéssel, értékesítéssel és célokkal rendelkezik, mint cégünk. Vállalatunk kezdettől fogva nagyon kedvező feltételek

mellett szerezhet be levágásra szánt sertést, ez irányú beszerzési kapcsolataink kifogástalanok, illetve vállalatunk méretéhez képest viszonylag nagy a felvevőpiaccal rendelkezik. jelentőségteljesebben. A Vállalatunk 2005-ben méretnövekedéssel és nőtt meg először tevékenységbővüléssel megkezdődő borjú beszerzés és értékesítés az olasz eredetű felvásárlások miatt a szűkös állatkészlet problémájába, illetve az értékesítési ár kedvezőtlen 3 stagnálásába ütközött. Ugyanebben az évben megkezdődő juh és bárány beszerzése nem okoz gondot vállalatunknak, kapcsolataink széles körűek, viszont a felvevőpiac kapacitásainkhoz mérve túlságosan szűk, a magyar fogyasztók árérzékenysége és kultúrája folytán a kereslet főként a felsőkategóriás vendéglátói ágazatban jelenik meg. Eszközeink cégünk méretéhez és működéséhez mérten kifogástalan üzletmenetet biztosítanak a Hentes Kft.

számára Öt éve rendelkezünk saját vágóhíddal, ami a korábbi bérelt üzemhez képest sokkal több terjeszkedési, innovációs lehetőséget és kevesebb adminisztrációt kínál. A kiszállítást korszerű hűtőkocsik segítik, így az áru frissen és gyorsan érkezik meg a fogyasztóhoz, miközben a hűtőkocsik oldalára nyomott céglogó és telefonszám további reklámul szolgál cégünknek. Hűtőkocsik nagy számban két éve állnak rendelkezésünkre, de a jövőben továbbra is nyitottak vagyunk új, korszerűbb, környezetbarátabb megoldásokba való beruházásra. Strukturális jellemzők A Hentes Kft. munkatársai alatt 2002 óta 50 főt számlál, amelyek 14 különböző feladatkör szerint helyezkednek el a cégnél. A következőkben tárgyalandó szervezeti struktúrát az 1. ábra illusztrálja 4 Vállalatunk hierarchiájának élén az ügyvezető igazgató, Nagy László úr áll. A céget alapításkori társaival (akik jelenleg az

értékesítési igazgatói, illetve a beszerzési igazgatói posztot látják el a cégen belül) hárman látják el a vállalat vezetését, ezen kívül az ügyvezető igazgató munkáját közvetlen egy pénzügyi tanácsadó is segíti. Nagy László úr alá négy vezető: az értékesítési igazgató, a beszerzési igazgató, a vágóhíd vezetője és a gazdasági vezető tartozik, ez utóbbi tisztség a jövő hónaptól lép életbe cégünknél, szakítva a korábbi, külső cég által végzett könyveléssel. Az értékesítési igazgató feladata a vágóhídi felügyeleten kívül a cég által elérhető kapacitások minél optimálisabb, de nem erőltetetten szigorú leköltése és a meghatározott árbevétel mellett megfelelő fedezet létrehozása a biztonságos működés érdekében. Ezen kívül az ő felelőssége a kedvező vevőkapcsolatok kialakítása és tartós fenntartása, így biztosítva egy állandó felvevőpiacot, amire később a termelést

lehet alapozni. Az ő feladatköreinek része az új piacok felkutatása is, így szélesítve értékesítési lehetőségeinket az új potenciális vevők megtalálásával, valamint az új termékek bevezetésével. Az értékesítési igazgató alá tartozik két termékmenedzserünk, az értékesítési asszisztens, az árukiadók és a gépkocsi asszisztens is. Az ő feladataiknak részletezését később ismertetem, az értékesítésben megjelenő egyes vezetési szintek alapján. A beszerzési igazgató cégünk beszerzési oldalát hivatott minél kedvezőbben vezetni. Így legfontosabb feladatai közé a legkedvezőbb árú- és szolgáltatású beszerzési út megkeresése és tartós fenntartása, ezen kívül pedig a lehető legköltséghatékonyabb szállítás megoldása a termékek minőségének megtartása mellett. adminisztrációs, Munkáját kapcsolattartó egy és beszerzési asszisztens információszerző segíti, feladatokat lát aki el.

Tevékenységüket szigorúan a hazánk által is elfogadott Európai Uniós minőségi standardok betartásával végzik, és ezt időközönként visszamenőleg is ellenőrzik. A vágóhídvezető a vállalat saját tulajdonában álló vágóhíd üzemeltetését végző hentes. Az ő felelőssége az áru időben és minőségben pontos leszállítása a vevőknek, ennek érdekében a megfelelő működési ütem fenntartásához napi 5 termelési programokat teljesít. Az állatok levágására illetve a húsok tárolására vonatkozó szigorú minőségi előírásokat betartatja, így előzve meg az esetleges minőségromlást és biztosítva az előforduló ellenőrzések utáni zavartalan munkamenetet. Munkáját számos dolgozó, és az őket koordináló műszakvezetők segítik, akik munkáját minél hatékonyabban beosztva végzik az állatok levágását. A gazdasági vezető a pénzügyi asszisztens és a pénztáros munkájával összehangoltan a korábban már

említett külső cég könyvvizsgálójának feladatát hivatott átvenni, így biztosítva a pontosabb és részletesebb információszerzést. Ennek érdekében szakszerű pénzügyi számvitelt végez, nyomon következő a Számviteli törvény legfrissebb változtatásait, illetve vezetői számvitelt is készít, ami az ügyvezető igazgató számára hordoz lényeges információkat. Az értékesítési funkciót részleteiben tekintve azt mondhatjuk, hogy ellátása négy vezetési szinten keresztül történik. A felső vezető, az értékesítési igazgató feladatait fentebb részletesebben tárgyaltuk, fontos azonban megjegyeznünk, hogy felelőssége kiterjed az alá tartozó vezetési szintek munkájára is. Cégünk értékesítési folyamatának középvezetői a termékmenedzserek, akik az adott termékeink 4P-jét alakítják ki a piaci igények, illetve a belső és külső környezeti adottságok tekintetében. Az ő munkájuk alapján dolgozik az értékesítési

asszisztens, az értékesítés közvetlen irányítója, aki magának az értékesítés végbemenetelének vezetését végzi el és juttatja érvényre a menedzserek által megszabott célt, irányt. A végrehajtók szintjén működő árukiadók és gépkocsi asszisztens fizikailag hajtja végre a felsőbb utasításokat az általuk meghatározott módon, felelősségük ezen feladatok helyes és maradéktalan elvégzésére terjed ki. Emellett fontosnak tartjuk a hetenként tartott értekezletek megszervezését, negyedéves tervek havi, heti felbontásban való elkészítését, így valósítva meg minden funkcionális vezető munkájának hatékony összehangolását. Amint az 1. ábra is mutatja, a vállalat struktúrája erősen centralizált, ezért az információáramlás a felsővezető kezében tömörülve centralizáltan határozzák meg a Hentes Kft. működését. Ez alapvető fontosságú tényező a 6 problémamegoldás és döntéshozatal terén. A

továbbiakban e struktúra alapján történő probléma-megoldási rendszert fogom bemutatni a Hentes Kft.-ben A problémamegoldás megvalósulása a Hentes Kft.-ben A problémát, mint fogalmat, többféleképpen is lehet értelmezni. Vezetési szempontból a probléma egy kívánatos állapot és a jelenleg fennálló állapot közötti különbség, eltérés mértéke. Például, a Hentes Kft-ben a következőképp lehetne azonosítani egy problémát: a kívánatos állapot, hogy napi forgalom 1000 tonna hús legyen. Ennek ellenére a nyári szezonban a forgalom visszaesik, és a Hentes Kft. csak 700 tonna húst forgalmaz A probléma itt a két állapot közötti, 300 tonna húsforgalom kiesés okozza, illetve ennek anyagi vonzata. A problémamegoldás folyamatának elemzése során ezt a példát fogom elemezni. A problémamegoldó folyamatnak vezetői szinten több fázisa van. Ezek a következők: 1. probléma felismerése, megfogalmazása, célmeghatározás 2.

problémaelemzés, az okok feltárása 3. döntés-előkészítés és döntés meghozása 4. végrehajtás 5. ellenőrzési-visszacsatolási folyamat Mielőtt azonban belekezdenénk a problémamegoldó folyamat elemzésébe, fontos még egy gondolatot hozzáfűzni az előbb elmondottakhoz, ez pedig az észlelés fogalma. Bartee nyomán került be ez a fogalom a problémamegoldás témakörébe, és az mutatja, hogy a probléma olyan, mint egy jelenség, és az észlelése szubjektív. Tehát egy adott helyzetben annyi probléma merül fel, ahány szemlélője, észlelője van annak. Vegyük az előző példát a Hentes Kft esetében A forgalom visszaesését az ügyvezető igazgató úr gazdasági szempontból észleli, így számára a probléma a forgalommal járó nyereség visszaesése. Viszont a 7 hentes üzletben dolgozók számára a forgalom visszaesése az állásukat veszélyezteti, ugyanezt a helyzetet a Humánerőforrás osztály úgy észleli, mint munkaerő

fluktuációs probléma. A vezetőnek fontos tehát ezt is figyelembe venni, és a problémamegoldást úgy végrehajtania, hogy abban részt vegyen minden dolgozói réteg képviselete, hogy a folyamat végén a lehető legtöbb probléma megoldódjon. Sajnos az esetek többségében nem létezik olyan problémamegoldás, ami mindenki számára megfelelő, így sokszor a megoldás további problémákat szül. A probléma felismerésének és feltárásának fázisába a fent elmondottak mind beletartoznak. Ugyanakkor fontos kiemelni, hogy a probléma feltárása a vezető dolga, annak ellenére, hogy ezt jelezhetik számára a dolgozók is. A problémák általában információhiánnyal kapcsolatosak (jelen esetünkben az információhiány: nem tudjuk mi az oka a formalom visszaesésének). Amint azt már bemutattam, a Hentes Kft. szervezete erősen strukturált, az egyes részegységekből befolyó információk az ügyvezető igazgató szintjén gyűlnek össze olyan formában,

amelyből levonhatóak a problémamegoldással kapcsolatos információáramlási következtetések. Ennek megfelelően a Hentes Kft.-ben a felső vezetők közül az értékesítési igazgató az értékesítési asszisztenstől kapott eladással kapcsolatos adatokról, illetve a termékmenedzserektől származó, termékekre irányuló célokról kap tájékoztatást. Így tudja, mikor milyen termék került értékesítésre, gond nélkül végbement-e a szállítás, jól funkcionálnak-e a hűtőkocsik, lett-e selejt, és mennyi termék van még raktáron, miből szükséges vásárolni. A középvezetők munkája alapján pedig a termék csomagolásáról, reklámozásáról informálódik. Ezekből az adatokból összetettebb információk is kirajzolódnak, például melyik termék volt a legnépszerűbb, illetve hogy átlagosan milyen gyorsan érnek oda tartós vevőikhez a szállítmánnyal. Ezeket az információkat továbbítva a felsővezetők

megváltoztathatják az egyes termékek előállításának arányát, készletét, de dönthetnek jobb hűtőautók, vonzóbb csomagolás vagy találóbb szlogen megalkotása mellett. 8 A beszerzési igazgató munkája az előzően bemutatott folyamathoz kapcsolódik, feladata az értékesítéssel felmerülő igények és készletek ellátása. A beszerzés közvetlen irányítója, a beszerzési asszisztens által szolgáltatott, a beszerzés mennyiségével, időpontjával, terméktípusával kapcsolatos információk feldolgozása lehetővé teszi a felső vezetők számára az optimális készletezési stratégia felállítását, és így az ebből származó költségek csökkentését. Képet kapnak a piacról is: kiderül, melyik cég szállítja a legkedvezőbb feltételek mellett az árut, kivel érdemes tartós kapcsolatot ápolni e célból. A vágóhídvezető saját területéről szolgáltatott legfontosabb információk a levágott állatokkal, a vágóhídi munka

megszervezésével, illetve a betartandó minőségi előírásokkal kapcsolatosak. A felsővezetőség számára így pontosan kiderül, mennyi, milyen fajtájú állatot vágtak le adott idő alatt, melyek a jelenleg érvényben lévő minőségi előírások és annak megfelelt-e a vágóhídi munka, valamint a közvetlen irányítók, a műszakvezetők által nyert adatokból megtudhatják, hogyan lehetne hatékonyabban megtervezni a beosztást, munkamegosztást. Végül a gazdasági igazgató a vállalkozás pénzügyi helyzetéről, az adózott eredményről, tartalékokról, követelésekről és kötelezettségekről nyújt adatokat. A végrehajtói szinten működő pénztáros bevételi és ráfordítási adatai alapján a közvetlen irányító pénzügyi asszisztens rendezi és kikontírozza a számlákat. A megfelelő főkönyvi számhoz sorolt elemeket mérlegbe helyezve a gazdasági vezető minden pénzügyi adattal rendelkezik, amelyeket a vezetői számvitel szerint

könnyebben értelmezhetőbb, kevésbé szabályszerű, inkább a felsővezetés céljainak megfelelően strukturálva foglalja össze számukra a pénzügyekkel kapcsolatos tudnivalókat. Általánosságban nézve az információhiány okozta bizonytalanság forrása lehet: • múltbéli • jelenbeli • jövőbeni 9 A korábban felvetett probléma – nyári húsforgalom visszaesése – kapcsán megállapíthatjuk, hogy a Hentes Kft. esetében jelenbeli információkról – illetve azok hiányáról beszélünk. A probléma elemzését a megfelelő kérdések feltevésével célszerű végezni. A Hentes Kft. ügyvezető igazgatója, Nagy László úr a jelenlegi helyzet elemzését a következőképp valósítaná meg: - Milyen erőforrások – dolgozók száma, tőke, beszállítók - és eszközök – húsáru, szállítmányozási gépek, tároló gépek, boltok, stb. - állnak rendelkezésre? - Milyen korlátai vannak a nyári forgalomnak – hűtőberendezések

kapacitása, klimatizált boltok korlátozott száma - Milyen lehetőségek vannak a forgalom növeléséhez az erőforrások felhasználásának optimalizálására, a korlátok csökkentésére? A Hentes Kft. régóta működik, ezért az ismétlődő problémákra programozott döntések sorát alakította ki már. A nyári forgalom-visszaesés visszatérő, ismétlődő probléma, ezért programozható. A programozható probléma megoldás a jelenségszintű észlelésből indul ki, és a rendszerről, folyamatról információkat gyűjt, és összeveti a jelenlegi és a kívánatos helyzetet, de csak akkor avatkozik be, ha a kívánatos tartományon kívül esik a különbség. A 300 tonna hiány kívül esik a kívánatos tartományon. Az ilyen programozott megoldást szabályozásnak nevezzük. A probléma meghatározását és elemzését követő lépés a döntés-előkészítés és a döntés meghozása. A Hentes Kft-ben a döntés-előkészítésben nem működnek

közre rendszerelemzők, mivel kisméretű cégről van szó, és további partnerek bevonása, mint ahogy azt már korábban elemeztem, további problémákat sorakoztat fel, amit egy kisebb költségvetésű cég nem engedhet meg magának. A döntéshozatal a Hentes Kft-ben a nyugati filozófia szerint történik: a menedzsment a döntést tekinti a folyamat legfontosabb elemének. Előreveszi azt, majd később egyeztet a döntés végrehajtásáról, és az ahhoz rendelkezésre 10 álló eszközökről, folyamatokról csak később rendelkezik. Ezen feltételek biztosítása viszont az ügyvezető úr feladata, így bár a döntés hamar megszületik a probléma megoldása csak a folyamat végén születik meg. Mint minden szervezetben, a Hentes Kft.-ben is nehézségekkel jár a döntésvégrehajtás. Előfordulhat az is, hogy nem születik megoldás a problémára – pl. illuzórikus a kívánatos állapot elérése, jelen esetben előfordulhatna, hogy pl nem létezik

jelenleg olyan hússzállító kamion, ami a nyári 40°C nappali hőmérsékletben végig tudná biztosítani a megkívánt belső szállítási hőmérsékletet -, és ekkor a vezetőség felelősségétől fogva újra kezdi a problémamegoldó folyamatot. Mindazonáltal ha ilyen tényezők nem akadályozzák a döntésvégrehajtást, a vezető biztosítja az egyetértést a vezetői és végrehajtói rétegekben, és megkezdődhet a döntésvégrehajtás. Az ellenőrzés a probléma-megoldás utolsó fázisa, aminek legalább olyan fontos szerepe van, mint bármelyik másik fázis. Az ellenőrzés a Hentes Kft-ben nem szúrópróbaszerűen történik, hanem be van építve a problémamegoldó folyamatba. A Hentes Kft vezetése felismeri, hogy az ellenőrzés lényege nem a döntés végrehajtásának helyességét ellenőrizni, hanem az, hogy folyamatosan vizsgáljuk, hogy a probléma megoldódik-e, és hogy visszacsatolást nyerjünk róla. Összefoglalás Mint

láthattunk, a probléma forrása egyfajta bizonytalanság, amit az információ hiánya okoz. Az információáramlás a szervezeti struktúrán keresztül történik, így az behatárolja a probléma-megoldás modelljét. Összességében elmondhatjuk, hogy a probléma-megoldási folyamat függ az adott szervezet struktúrájától. 11 Felhasznált irodalom Bakacsi Gyula, Balaton Károly, Dobák Miklós, Máris Antal (szerk.): Vezetésszervezés II Bp, AULA, 1991 12