Informatika | Alapismeretek, ECDL » Kiss Gábor - Excel 2000

Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék . 1 1. A táblázatkezelés főbb funkciói és alkalmazási területei 2 2. A képernyőn látható főbb elemek 2 3. Cellába való beírás, javítás, táblázatban való mozgás és kijelölés 3 Beírás: . 3 Javítás: . 3 Mozgatás: . 3 Kijelölés: . 4 4. Relatív, abszolút és vegyes hivatkozás (címzés) 4 5. Szerkesztési műveletek 5 Mozgatás, másolás, kivágás: . 5 Irányított beillesztés: . 5 A cella tartalmának, és a cella törlése: . 6 Másolt vagy kivágott cellák beszúrása: . 6 Szerkesztési műveletek visszavonása: . 6 Táblázat fejlécének „lefagyasztása”: . 6 Nagyméretű táblázatok szerkesztése, nézete: . 7 6. Képletek másolása és a kitöltés egyéb lehetőségei 7 7. Formázási lehetőségek egy táblázat elkészítésénél 8 8. Függvények használata, néhány függvény függvénykategóriánként 9 Dátum- és időkezelés, a velük

kapcsolatos függvények: . 10 9. Állománykezelés, külső adatokhoz való hozzáférés 11 Kapcsolódás Access adatbázishoz:. 12 10. Nyomtatási sajátosságok 13 A margók és az oszlopszélességek beállítása: . 13 Élőfejek és élőlábak megadása: . 13 A nyomtatandó terület beállítása: . 14 Az összes oldalon megjelenő sorok és oszlopok megadása: . 14 11. Munkalap, munkafüzet, munkaterület 14 Háromdimenziós táblázatkezelés, munkalapok közötti hivatkozások: . 15 Lapok létrehozása, átnevezése, törlése: . 15 Lapok elrejtése és felfedése: . 15 12. Adatvédelmi lehetőségek, munkafüzetek közös használata 15 A munkafüzet elemeinek védelme: . 15 Munkafüzetek közös használata: . 16 13. Adatok rendezése és szűrése 16 14. Elemzések és kiértékelések 17 Célértékkeresés. 17 A Solver . 17 Adatelemző eszközök . 18 15. Az adatok grafikus ábrázolása 18 A diagram létrehozása . 19 Diagramok formázása. 20 16.

Kimutatás-készítés (PivotTable) 22 Kimutatás készítése . 22 Kimutatásdiagramok . 23 17. Testreszabási lehetőségek az Excelben 24 18. Internet (Intranet) lehetőségei Excel-ben 24 Hiprehivatkozás beszúrása . 25 Interaktív weblap közzététele . 25 Statikus weblap közzététele . 26 Kimutatások közzététele a weben. 27 Phare kísérleti program 1 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor 1. A táblázatkezelés főbb funkciói és alkalmazási területei Az Excel táblázatkezelő program. A táblázatkezelő alkalmazásokkal végzett munkát úgy kell elképzelnünk, mintha egy speciális négyzetrácsos papíron dolgoznánk. A valóságos négyzetrácsos papírtól ez abban különbözik, hogy egy négyzetbe itt nemcsak egy számjegyet vagy betűt, hanem teljes számokat, szavakat vagy mondatokat írhatunk. Az Excelben a táblázatokat munkalapoknak nevezzük. A munkalapokat munkafüzetekben találjuk meg (ezeket tároljuk a lemezen

állományként). Számításokat végezhetünk az egyszerűtől a legösszetettebbig, számos beépített függvényt használhatunk. Több táblázat adataival is dolgozhatunk egyszerre. Speciális statisztikai és matematikai funkciókhoz ad kész módszereket (regressziószámítás, statisztikai próbák, lineáris, nem lineáris és egész értékű programozás, stb.) Adatainkat diagramok sokféleségén keresztül is bemutathatjuk, rajzokat készíthetünk, objektumokat helyezhetünk el a táblázatban. Más rendszerekkel (táblázatkezelők, adatbázis-kezelők, szövegszerkesztők) kapcsolatot, adattranszfert biztosít Könnyű és jól paraméterezhető nyomtatást tesz lehetővé. 2. A képernyőn látható főbb elemek Címsor: vezérlő menü (rendszermenü) gombja, munkafüzet neve, minimalizálás gombja (tálcagombbá alakít), előző (eredeti) állapot – teljes képernyőméret váltás gombja, ablak bezárás gombja. Menüsor: Annál a menüpontnál, ahol a

(SHIFT) jelzés megtalálható, a menüpont csak a SHIFT gomb lenyomása esetén (a főmenü egy menüpontjának meghívásakor kell lenyomni) jelenik meg a felette lévő menüpont helyett. A szögletes zárójelben levők nem mindig látszanak (Ezeket az ESZKÖZÖK menü BÖVÍTMÉNYKEZELŐ menüpontjával lehet telepíteni vagy eltüntetni!). A perjellel felsoroltak közül csak az egyik jelenik meg Létezik ún HELYI (más nevei: rövid, gyors) menü is, amely az egér jobb oldali gombjával hívható meg. Eszközsorok: Szokásos, Formázás, Diagram, Kép, Kimutatás, Korrektúra, Külső adatok Rajzolás, Úrlapok, Vezérlők eszköztára, Visual Basic, Web, WordArt, egyéb eszköztárak, saját készítésű eszköztárak. Szerkesztőléc: aktuális cellacím illetve a névvel ellátott cellák névlistájának, névmegadásának területe, beírás visszavonása (piros X), érvényesítése (zöld pipa), = beírása és számolás (ekkor alatta egy panelen kiíródik a

számítás pillanatnyi eredménye), beírási (szerkesztési) terület. Munkaterület: oszlopcímek (256), sorcímek (65536), cellák (32000 karaktert lehet bele írni, és 255 karakter széles lehet), munkalapok (255) közti mozgást segítő gombok, munkalap fülek, függőleges és vízszintes görgetősáv. Phare kísérleti program 2 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor Állapotsor: pillanatnyi művelet-végrehajtásról ad segítő információkat, gyors statisztika (kijelölt területen lévő számok összegét kiírja), billentyűzet kapcsolók beállításait mutatja. A képernyő kinézetét a leggyakrabban a NÉZET menüponton keresztül állítjuk be. Az ABLAK menüben is sok lehetőséggel találkozunk. Az ablakkezelési funkciók is alkalmasak a képernyő kinézetének szabályozására 3. Cellába való beírás, javítás, táblázatban való mozgás és kijelölés Beírás: Az aktuális cellába ír. Egy oszlopon belül a kezdőbetűk alapján a

felette beírt cellákból értéket kínál fel (HELYI menü VÁLASZTÉKLISTÁJÁT is használhatjuk erre a célra). Automatikus javítást kérhetünk (ESZKÖZÖK menü AUTOMATIKUS JAVÍTÁSA). Speciális sorozatokat hozhatunk létre gyorsan a kitöltőfül segítségével A függvényeket és cellacímeket begépeléssel, kiválasztással és kijelöléssel is bevihetjük. A képleteket egyenlőségjellel (vagy + esetleg jellel) kell kezdeni, lehet zárójelezni. Ha a szerkesztőlécen lévő (egyenlőségjel) gombra kattintunk egy képlet beírása során, akkor egy segédeszköz területen mindig jelzi, hogy a képlet pillanatnyi értéke éppen mennyi. Összehasonlító műveleti jelek: = < > >= <= <>, összefűzés műveleti jele: &, aritmetikai (matematikai) műveleti jelek: + - * / ^ % (a műveleti jelek hierarchia sorrend szerint vannak felsorolva). Dátumok beírása: 94.524 1994/3/14 98-08-18 9.2 márc.94 20:45 Műveletvégzés dátumkonstanssal:

=”1994.1231”-„994315” Cellacímeket vagy cella tartományokat névvel is elláthatunk a BESZÚRÁS menü NÉV menüpontjának NÉV MEGADÁSA párbeszédpanelen. A szerkesztőléc első részébe kattintva is begépelhetjük a nevet Ezeket a neveket később bárhol, ahol az adott cellára, területre hivatkozni akarunk, használhatjuk. Ha elfelejtettük a nevet, akkor a BESZÚRÁS menü NÉV menüpontjának BEILLESZTÉS utasításával (az F3-as billentyűvel is meghívhatjuk) is beszúrhatjuk (pl. képletbe) Oszlopnévvel ellátott oszlopok adataival ügy is számolhatunk, hogy a képletben az oszlopok elnevezését használjuk (pl.: =darab*egységár, ha a darab beírás szerepel a darab adatok felett, és az egységár beírás szerepel az egységárak felett). Egy név az egész munkafüzetben használható. A BESZÚRÁS menü NÉV menüpontjának még egyéb szolgáltatásai is vannak a névhasználattal, megadással kapcsolatban. Értékek bevitele kijelölt

tartományokban: (a kijelölést lásd lejjebb!) Kijelölünk tartományokat, akár külön átlót is. Ezután beírhatjuk az adatokat, melyeket a CSAK a kijelölt cellákba írja be. Fontos azonban odafigyelni, hogy pont fordított sorrendben kell kijelölni a cellákat, mert az adatok beírását az utolsótól kezdi el. A már beírt szöveget automatikusan felkínálja, ezzel lerövidíthetjük az esetleg sokszor ismétlődő szavak begépelését. Használhatjuk még a jobb egérgombra legördülő menü VÁLASZTÉKLISTA parancsát is (esetleg ALT+lefelé nyíl). Beírás érvényessége: Az ADATOK menü ÉRVÉNYESÍTÉS menüpontjával meghatározhatjuk, hogy a cellába milyen típusú adatokat írhatunk be (pl.: bármilyen, egész szám, tizedes tört, listából választás, dátum, idő, szöveghossz, egyéni) Ehhez figyelmeztető üzenetet (cellára lépéskor írja ki) és hibaüzenetet (hibás beíráskor Írja ki) is rendelhetünk. Javítás: Lehet a cellában (kétszer

kattintva) vagy a szerkesztőlécen is javítani egérrel való rákattintással vagy az F2 leütése után (átírás, beszúrás, törlés). Lehetséges a teljes cella átírása is Itt is használhatók a SZERKESZTÉS menü vágólap kezelő műveletei. Képlet javítása esetén különböző színekkel megmutatja a képletben használt cellacímeket (a cellában vagy a szerkesztőlécen) és a cellákat is (a táblázatban). Mozgatás: A kurzorpaddal (nyilak; PgUp, PgDn, Alt+PgUp, Alt+PgDn; End leütése vagy Ctrl nyomva tartása - nyilak; Home, CtrlHome, stb.), egérrel, görgetősávval, ugrással (F5) Az Excelben, mint más Windows alkalmazásokban, itt is vannak un. forró billentyűk, melyek megkönnyítik a munkát: CTRL+HOME: Blokk elejére ugrás Phare kísérleti program 3 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor CTRL+END: Blokk végére ugrás CTRL+PgUp: Munkalapok közötti váltás CTRL+PgDown: Munkalapok közötti váltás Fontos tudni, hogy amikor egy

nagyobb munkalapot nézünk meg, és scrolloztatjuk a képernyőn, akkor a kurzor is a képernyővel együtt „vándorol”. Azonban ha a SCROLL LOCK-ot bekapcsoljuk, nyugodtan barangolhatunk a munkalapon, mert a kurzor ott marad azon a helyen, ahol előzőleg hagytuk. Kijelölés: Tartomány: téglalap alakú terület egy vagy több cellával a két átellenes sarokponttal megadva, pl.: Al :C5 Megadása a legegyszerűbb egérrel: a tartomány egyik sarok cellájának közepére kell kattintani (pl. bal felső cellára, amikor az egérkurzor alakja fehér kereszt alakú) majd nyomva tartva az egér bal gombját elhúzzuk a szemközti sarok cellába (a kijelölt terület halványkék színű lesz, kivéve a legelső celláját). Ekkor felengedhető az egér bal gombja Több tartomány is kijelölhető egyidejűleg, ha a CTRL gombot is nyomjuk a további kijelöléseknél! Oszlop vagy sor címén csinálva ugyanezt, teljes oszlop vagy sor tartományokat jelöl ki! A teljes tábla

kijelölhető a munkaterület bal felső sarkára kattintással. Kijelölés kurzorpaddal: SHIFT + kurzorpad valamelyik billentyűje. A SHIFT gomb nyomvatartása helyettesíthető az F8 előzetes leütésével. Pontosvesszővel elválasztva több tartományt, cellát egyesíthetünk, pl: =SZUM(Al:A5;Cl:C5) Szóközzel elválasztva több tartomány, cella közös metszetét hozhatjuk létre, pl.: =SZUM(A1:C5 B1:B15) függvény a Bl:B5 terület adatait adja össze! Teljes oszlopot az oszlop koordinátájával is megadhatunk, pl.: A:A 3 sorra: 2:4 Kijelölt tartományokba egyszerűbb lehet az adatbevitel! (Enterrel lefelé, SHIFT Enterrel felfelé, Tabbal jobbra, SHIFT Tabbal balra halad a kijelölt területen belül! Ctrl+Enterrel Ugyanazt az adatot írja az össze kijelölt cellába!) A kijelölésnél alkalmazhatók a mozgásnál megismert billentyűk is, annyi különbséggel, hogy azok mellé a SHIFT-et is le kell nyomni (pl.: SHIFT+CTRL+END) Ha nem egybefüggő cellákat akarunk

kijelölni, azt megtehetjük a CTRL gomb nyomva tartásával, és az egér bal gombjával kattingassunk a kijelölni kívánt cellákra. Több munkalapot is kijelölhetünk, ha az első munkalapon a SHIFT lenyomása mellett a munkalap fülekre kattintunk. 4. Relatív, abszolút és vegyes hivatkozás (címzés) A címzési módok a képletek különböző másolhatósága miatt szükségesek. Az alapértelmezés a relatív címzés Jellemzője, hogy a címben nem szerepel a dollár ($) jele. Az ilyen címet tartalmazó képletet másolva, a képlet úgy változik meg, ahogy az a táblázatos műveletek esetében kívánatos, azaz annyival és olyan irányban címződik át a képletben lévő relatív cím, amennyivel és amilyen irányban a képletet másoltuk. Pl az Al cellában szereplő =3*A2 képletet a Bl cellába másolva =3*B2, a C4 cellába másolva =3C5 lesz belőle. Az abszolút és a vegyes cím jellemzője, hogy $ jelet tartalmaz. Pl: =3*$A$1. A $ jel a sor és/vagy az

oszlop neve előtt állhat. Amelyik előtt áll, az a koordináta nem változik a másolás során Vegyes címzésnél vagy csak a sor vagy csak az oszlop előtt áll $ jel. Abszolút címzési módot kell alkalmaznunk, ha a másolandó képletben konstans értéke szerepel a cellában. Ilyenkor a sor és az oszlop előtt is áll $ jel A névvel ellátott cellára, névvel történő hivatkozás, abszolút címzésnek minősül. Képletek beírásánál a cellacím megadása (beírással vagy egérkijelöléssel) után az F4 billentyűt használhatjuk a relatív és abszolút címzési módok közötti váltásra! Mozgatási műveletnél nem működik a relatív címzés, azaz változatlanul mozgathatók át a képletek! Relatív és abszolút hivatkozásokat is megadhatunk egy másfajta hivatkozási stílussal az S1O1 stílussal. Ez ESZKÖZÖK menü BEÁLLÍTÁSOK menüpontjának ÁLTALÁNOS paneljén állítható be. Az S1O1 hivatkozási stílus lényege, hogy az S betű után azt a

számot adjuk meg, amely sorral dolgozni akarunk a táblázatban, míg az O betű után a kívánt oszlop sorszámát írjuk. Így abszolút hivatkozásról beszélünk Ha a számot szögletes zárójelbe tesszük, akkor relatív hivatkozásról van szó! Pl.: S[-2]O ugyanabban az oszlopban két sorral feljebb lévő cella S[2]O[2] két sorral lejjebb és két oszloppal Phare kísérleti program 4 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor jobbra lévő cella; S[-1] az aktuális cella feletti teljes sor; O az aktuális oszlop. Hivatkozás név használatával: bármennyire is hasznos a relatív és abszolút hivatkozások használata, azt nem tagadhatjuk, hogy a velük készített képletek nehezen áttekinthetők. Szerencsére lehetőségünk van arra, hogy a „száraz” címzés helyett „beszédes” névvel hivatkozzunk a cellákra, vagy a tartományokra. Nevek létrehozása: A legegyszerűbb az, ha a táblázatot eleve úgy építjük fel, hogy annak szerkezete

megalapozza a nevek létrehozását. A BESZÚRÁS menü NÉV almenüjének LÉTREHOZÁS menüpontjával hozhatjuk létre az egyedi elnevezéseket. Előtte természetesen érdemes kijelölni a kívánt cellákat, különben nem fog létrejönni a név megadása Több szóból álló nevek esetés az Excel a szóközöket „ ” jellel helyettesíti, és ha esetleg a kijelölt cellákban (amelyekből a neveket létrehozzuk) kettőspont található, akkor a szimbólumot nem jeleníti meg a névben. Nevet úgy is létrehozhatunk, hogy ráállunk arra a cellára, amelynek nevet szeretnénk adni, majd az egérrel a szerkesztőléc bal szélére kattintunk (oda, ahol a cellák neveit alapesetben A1, B12, C34. stb mutatja) Az itt található címet átírhatjuk a használni kívánt névre Miután létrehoztuk a neveket, azt vesszük észre, hogy az előzőleg begépelt képletek mégsem lettek szemléletesebbek. Erre is van megoldás: a BESZÚRÁS menü NÉV almenüjének HIVATKOZÁS NÉVVEL

parancsára megjelenik egy párbeszédpanel. Ott jelöljük be azokat a neveket, amelyekre a képletben szereplő címeket ki szeretnénk cserélni Természetesen manuális begépelés esetén is használhatjuk a létrehozott neveket. Azonban, hogy ne gépjelük el a hivatkozásokat a képletekben, a beírás alatt a BESZÚRÁS menü NÉV almenüjének BEILLESZTÉS parancsával előhívhatjuk a neveket, és választhatunk. Ugyan ez a hatása annak, ha beírás közben lenyomjuk az F3 billentyűt 5. Szerkesztési műveletek Mozgatás, másolás, kivágás: Mozgatni és másolni a legegyszerűbb egérrel. Ki kell jelölni a mozgatandó vagy másolandó területet Megfogj a kijelölt terület szélét (az egérmutató fehér nyíl ilyenkor). Nyomva az egér bal gombját bárhová elmozgathatjuk a területet az egér mozgatásával. Ha a mozgatás során a CTRL gombot is lenyomjuk, akkor másolás történt (ilyenkor az egérmutató mellett egy kis + jel jelenik meg.) Ezt a technikát

„fogd és vidd” módszernek nevezzük Több tartomány kijelölése esetén nem használhatók a vágólap műveletei, illetve a „fogd és vidd technika”! Más munkalapra másolásnál, mozgatásnál az ALT billentyűt kell lenyomva tartani, és a munkalapnévre kell húzni, majd a munkalapváltás után az ALT-ot el lehet engedni, és a munkalapon elhelyezhetjük a húzott területet. A „fogd és vidd” módszerrel a kijelölt cellákat beszúrhatjuk egy táblázatba, ha a mozgatás, másolás során SHIFT billentyűt is nyomjuk (egyébként felülírná a célterületet). A beszúrás helyét egy szürke vastag vonallal jelzi, ahol a célterület koordinátáit is megadja egy sárga alapú kis segédablakban. Ha az egér jobb gombját nyomjuk le a bal helyett, akkor a mozgatás végén az elengedés pillanatában megjelenik egy HELYI menü, amivel megkérdezi, hogy mi történjék: másolás, áthelyezés, formátummásolás, értékmásolás, lefelé tol és másol,

jobbra tol és másol, lefelé tol és áthelyez, jobbra tol és áthelyez. Kivágásnál a SZERKESZTÉS menü KIVÁGÁS parancsát kell alkalmaznunk. Ekkor a kijelölt cella vagy cellák tartalma a vágólapra kerül, majd a kijelölt cellákból minden adat törlődik. Irányított beillesztés: Ugyanez a menürendszeren keresztül is megvalósítható. Itt is először ki kell jelölni a mozgatandó területet. Ezután a vágólap segítségével (SZERKESZTÉS menüvel) történnek a műveletek. Mozgatásnál a SZERKESZTES menü KIVAGÁS parancsával, míg másolásnál a MÁSOLÁS parancsával a vágólapra helyezzük a kijelölt terület tartalmát. Ezután el kell menni a célterület bal felső sarkára Itt a SZERKESZTES menü BEILLESZTÉS parancsával a vágólap tartalmát egyszerűen beillesztjük. Ez több célterületre is megismételhető. A célterület nem csak egy cella lehet, de a forrásterületnek csak egész számú többszöröse lehet. A SZERKESZTÉS menü

IRÁNYÍTOTT BEILLESZTÉS parancsát kell választanunk, ha nem egyszerű beillesztést akarunk. Az irányított beillesztés parancs csak a Phare kísérleti program 5 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor másolással vágólapra vitt celláknál használható. Ilyenkor egy párbeszédpanelen dönthetünk a beillesztés tartalmáról: mindent, képletet, értéket, formátumot, jegyzetet; az elvégzendő műveletről (a vágólap tartalma és a célterület egymásra fekvő cellái között): nincs, összeadás, kivonás, szorzás, osztás; a csatolásról; a transzponálásról és arról, hogy a vágólapon üres cellákat átugorja-e vagy az üres cellával végezze el a kijelölt műveletet. A cella tartalmának, és a cella törlése: A cella tartalmának törlésén az Excel több dolgot ért. Érintheti ez a cellában található értéket vagy képletet, vagy annak különböző jellemzőit (szín, betűtípus, betűméret, stb.), a cellához fűzött

jegyzetet, de semmiképpen nem érinti magát a cellát. Ha kijelölünk egy vagy több cellát, és megnyomjuk a DEL billentyűt, a cellában való érték vagy képlet törlését végezzük el. Ha a tartalom más jellemzőit kívánjuk törölni, ki kell választanunk a SZERKESZTÉS menü TARTALOM TÖRLÉSE menü hatására megjelenő almenüből a kívánt kategóriát. A cella tartalmának törlésével ellentétben a cella törlése hatással lehet a táblázat más részeire is. Ha kitörlünk egy cellát, akkor az alatta található cellák egy sorral feljebb kerülnek, vagy a tőle jobbra lévők egy oszloppal balra. Ennek megfelelően előfordulhat, hogy bizonyos, hivatkozásokat tartalmazó cellákban megváltozik az ott található képlet. Cella törlése a SZERKESZTÉS menü TÖRLÉS almenüjével érhető el. Ekkor megjelenik egy párbeszédpanel, és válasszunk az ott található lehetőségek közül. Ha a törlés előtt kijelöltük az egész sort vagy az egész

oszlopot, a helyi menü TÖRLÉS parancsa után nem jelenik meg a fenti párbeszédablak, a sor rögtön törlésre kerül! Másolt vagy kivágott cellák beszúrása: Ha egy cellát, vagy tartományt másolni szeretnénk, de nem úgy akarjuk beilleszteni, hogy létező cellát (cellákat) írunk vele felül (esetleg azok tartalmát törölve), hanem úgy, hogy minden létező cella érintetlen maradjon. Ilyenkor nem beilleszteni, hanem beszúrni kell őket. Végezzük el a másolást vagy a kivágást a fent leírt módon, de a beillesztés helyének kijelölése után nem nyomjuk meg az ENTER billentyűt, és ne válasszuk a BEILLESZTÉS műveletet sem. A célunkat a BESZÚRÁS menü MÁSOLT CELLÁK vagy KIVÁGOTT CELLÁK illetve az egér jobb gombjának hatására megjelenő helyi menü MÁSOLT CELLÁK BESZÚRÁSA vagy KIVÁGOTT CELLÁK BESZÚRÁSA pontjaival érhetjük el. Szerkesztési műveletek visszavonása: Mindenkivel előfordul, hogy valamely szerkesztési műveletet

szükségtelenül, vagy hibásan hajt végre. Ha erre rögtön rájön, akkor nincs ok pánikra. Az Excel lehetőséget ad az utolsó 16 művelet visszavonására a SZERKESZTÉS menü VISSZAVONÁS parancsával. A visszavont művelet elvégeztetésére a SZERKESZTÉS menü MÉGIS parancsa ad lehetőséget. A visszavonás és mégis műveleteket az eszköztár megfelelő gombjai segítségével is elvégezhetjük Táblázat fejlécének „lefagyasztása”: Nagyméretű táblázatok kezelése során gyakran okoz gondot, hogy ha a táblázat közepén szeretnénk megtekinteni egy adatot, akkor a táblázat fejlécei eltűnnek a képernyőről; így viszont a táblázatban található adatok nehezen értelmezhetők. A fejlécek lefagyasztásához vigyük a kurzort abba a cellába, amelyik a fejléce alatt és tőlük jobbra már megmozdulhat, majd válasszuk az ABLAK menü ABLAKTÁBLA RÖGZÍTÉSE parancsát. A táblázatban a kijelölt cellától balra és felette vékony vonal jelzi a

rögzítés megtörténtét. A rögzítést az ABLAK menü ABLAKTÁBLA FELOLDÁSA parancsával szüntethetjük meg. A javítási lehetőségek többsége is a SZERKESZTÉS menüből, vagy egy cella HELYI menüjéből érhető el. Jól használható a SZERKESZTÉS menü KERESÉS, CSERE és UGRÁS parancsa. Egérrel üres cellák beszúrása: kitöltőkocka segítségével SHIFT billentyűt nyomva tartva (több cellát kijelölve több sorban vagy oszlopban szúr be üres cellákat). Egérrel cellák kitörlése: a kitöltőkockát a SHIFT nyomvatartása mellett a kijelölt területen, vagy az aktuális cellán belül, befelé mozgatjuk (a törölt területre behúzza alulról vagy jobbról a cellákat a törlés irányának megfelelően). Egérrel kijelölt terület beszúrása egy adatterületre: kijelölt terület peremét megfogni (fehér nyíl egérkurzor állásban), Phare kísérleti program 6 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor SHIFT billentyűt nyomva tartava,

majd áthúzni a kívánt beszúrási helyre. Ha közben a Ctrl billentyűt is lenyomva tartjuk, akkor az eredeti helyén is megmarad a beszúrandó adatterület (másolás), egyébként átmozgatás történik. Munkalap törlése (SZERKESZTÉS menü LAP TÖRLÉSE parancs), munkalap beszúrása (BESZÚR menü MUNKALAP parancsa), munkalap áthelyezése vagy másolása (SZERKESZTÉS menüben ezen a néven) valamint munkalap átnevezés, elrejtése, felfedése (FORMÁTUM menü LAP parancsa). Nagyméretű táblázatok szerkesztése, nézete: Több lehetőséget is kínál erre az Excel. Ha nem túl nagy a táblázat, akkor segíthet a NÉZET menü SZERKESZTŐLÉC, ÁLLAPOTSOR ESZKÖZTÁRAK menüje, amivel ki-be kapcsolhatók. Így több hely marad a képernyőn a táblázatunk számára. Egyszerűbb és hatékonyabb a NÉZET menü TELJES KÉPERNYŐ parancsa, amivel a teljes képernyőn szerkeszthetjük a táblázatunkat. Jól használható még a NÉZET menü NAGYÍTÁS parancsa is, amivel

kicsinyíthetjük, nagyíthatjuk a képernyőn a táblázatunkat. Igazi megoldást azonban az ABLAK menü lehetőségei adnak. Legjobb megoldást az ABLAKTÁBLA RÖGZÍTÉSE menüpont ad. (Lásd fentebb) Az ABLAK menü FELOSZTÁS parancsa a képernyőt 2, vagy 4 részre vágja, amiben a táblázat különböző területei megtekinthetők. A parancs meghívása előtt azon a cellán kell állni, ami fölött, illetve amitől balra osztódik szét a táblázatunk. Hasonló célt szolgál a görgetősávok tetején, illetve jobb szélén lévő osztómező (vastag fekete sáv), amivel vízszintesen vagy függőlegesen lehet kettévágni a képernyőn lévő táblázatot (egérrel kell megfogni és elhúzni az osztás helyére). Ritkábban használatos az ABLAK menü ELRENDEZÉS menüje, ami akkor használható igazán jól, ha előtte az ABLAK menü ÚJ ABLAK parancsával még egy vagy több ablakot nyitunk a munkafüzetünk számára. Így is elérhetjük, hogy a nagy táblázatunk

különböző részeit egyidejűleg láthatjuk a képernyőn. Nyomtatásnál az ABLAK menti ABLAKTÁBLÁT RÖGZÍT menüpontjához hasonlót old meg a FÁJL menü OLDALBEÁLLITAS menüpontjának LAP nevű párbeszédpaneljének CÍMKÉNT NYOMTATANDÓ TERÜLETÉNEK megadása (minden lapra nyomtatandó megnevezések). Nyomtatásnál a NÉZET menü NAGYITAS menüpontjához hasonlót old meg a FÁJL menti OLDALBEALLITÁS menüpontjának OLDAL nevű párbeszédpaneljének NAGYITAS nevű része. 6. Képletek másolása és a kitöltés egyéb lehetőségei Ha egy táblázatban, pl.: oszlopösszegeket kell képeznünk, akkor nem szükséges minden oszlopba egyenként beírni az adott oszlopra vonatkozó képletet. Elég az elsőt beírni, a többit úgy kaphatjuk meg, hogy a képletet tartalmazó cella jobb alsó sarkát - a kitöltő kockát (fület), az egérrel megfogjuk, mely ilyenkor fekete kereszt alakúvá változik. Az egér bal gombját nyomva tartva kijelölhetünk egy tetszőleges

területet (pl.: az oszlopösszegek celláit), amelybe bemásolja a képletet, amelyet a relatív címzés szabályai szerint ír be az egyes cellákba. Ugyanez történik akkor, ha a kitöltő kockán kétszer kattintunk Ilyenkor az aktuális cellától addig a celláig tölti ki az oszlopot, ameddig a baloldali oszlopban lévő cellákban adatot talál. A kitöltés így csak lefelé való kitöltésként használható. A kitöltés a SZERKESZTÉS menü MÁSOLÁS és BEILLESZTÉS parancsával is megoldható. Ha a kitöltő kocka húzása közben a SHIFT billentyűt nyomva tartjuk, akkor üres cellákat szúr be a húzás területére, vagy cellákat töröl ki, ha visszafelé húzzuk. Az egérkurzor alakja ilyenkor két párhuzamos vonal felfelé és lefelé egy-egy nyíllal. Ha a kitöltő kocka cellájában csak egy szám vagy szöveg szerepel, akkor azt másolja a többibe. (Ugyanez a hatása, ha egy kijelölt tartományba a beírást a Ctrl+Enterrel fejezzük be). A SZERKESZTÉS

menü KITÖLT parancsa is elvégzi a kitöltést. Sorozatokat hozhatunk létre a SZERKESZTÉS menü, KITÖLT parancsának SOROZATTAL nevű alparancsával. A sorozat lehet számtani, mértani, dátum, Phare kísérleti program 7 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor automatikus (pl. jan, febr, stb) Megadható a lépésköz és a végérték Dátumnál választható, hogy naponként, hétköznaponként, havonként vagy évenként növekedjen. A trend jelölőnégyzet bekattintásával a kijelölt területen lévő adatokból trendet képezhetünk, ami szerint átírja az eredeti adatokat is, míg az üres cellákat feltölti a kijelölt területen a trend szerint. A sorozat első két elemét be kell írni (gyakran az első is elegendő) és kijelölni a sorozat többi elemének helyével együtt, majd meg kell hívni az említett parancssorozatot. Néhány példa sorozat kezdésre: január; jan; hétfő; H; nl; 1. Negyedév; 19941221; 1 csoport; üzemi; 10, 15; 1

nap,3nap; 19940101, 19940201; 10%,20% Speciális sorozatokra is megtanítható az Excel az ESZKÖZÖK menü BEÁLLITÁSOK menüpontjának EGYÉNI LISTÁK paneljével. Ilyenkor a listaelemeket egymásután beírjuk Enterrel elválasztva a listaelemek területre A lista utolsó elemének bevitele után az OK gombra kell még kattintani. A kitöltés a kitöltőkocka segítségével egérrel is megvalósítható. Ha a sorozat az első két elemével lett megadva, akkor mindkét cellát ki kell jelölni, és azt kell a kitöltökockával továbbhúzni! Ha ugyanezt az egér jobb gombjának lenyomásával csináljuk, akkor a végén az egérgomb felengedésekor egy HELYI menüt ad: cellák másolása, kitöltés sorozattal (számtani sorozattal), kitöltés formátummal, kitöltés értékkel, kitöltés napokkal, kitöltés munkanapokkal, kitöltés hónapokkal, kitöltés évekkel, lineáris trend, exponenciális trend, adatsorok (ez a SZERKESZTÉS menü KITÖLT parancsának ADATSOROK

nevű ablaka, ahol sorozattípust, lépésközt, végértéket és trendkérést állíthatunk be). Ha egy számot tartalmazó cella kitöltőkockáját egérrel megfogva húzzuk, miközben a Ctrl billentyűt nyomjuk, akkor egyesével növekvő sorozatot hoz létre. A kijelölt terület tartalma törölhető, ha a kitöltő fület megfogva a kijelölt területen befelé mozgunk. 7. Formázási lehetőségek egy táblázat elkészítésénél A legegyszerűbb a FORMÁTUM menü AUTOMATIKUS FORMAZÁS parancsával, ahol 17 előre elkészített táblázatformátumból lehet választani. Az egyebek gombbal még ezen belül megadhatjuk, hogy a felsorolt formátumelemekből melyek kerüljenek felhasználásra. A FORMÁTUM menü STÍLUS parancsával saját magunk készíthetünk formátum beállításokat (szám, igazítás, betűtípus, szegély, mintázat, védelem), amelyet egy stílusnévvel láthatunk el, és a felvesz gombbal vehetünk fel a munkafüzet stílusai közé. Ezt a stílust

később tetszőleges kijelölt területre érvényesíthetjük ugyanezen panel OK gombjával Ha a stílust később változtatjuk, akkor mindenhol változik a formátum, ahol a stílust használtuk! Más munkafüzetbe az egyesít gombjával lehet átvinni a stílust (a munkafüzeteket előtte meg kell nyitni). Elemi lépésekkel is megformázható egy táblázat. A FORMÁTUM menü CELLÁK menüpontja igen sok lehetőséget kínál fel: - Cella kategóriájának megadása (szám, pénznem, dátum, idő, százalék, tört, tudományos, szöveg) - Igazítás típusa (vízszintesen/függőlegesen, szöveg elforgatása) - Betűtípus beállítása - Szegély és mintázat beállítása - Cellák védelmének beállítása. A FORMÁTUM menü FELTÉTELES FORMÁZÁS menüpontjával egy cellához többféle formátumot is rendelhetünk. A középen kiválasztható feltételeket mutatja az alábbi ábra. Phare kísérleti program 8 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor A

FORMÁTUM menü SOR és OSZLOP menüpontjával annak méretét változtathatjuk meg, vagy elrejthetjük felfedhetjük azokat. A formázás eszköztárral egyszerűen és gyorsan formázhatunk, bár nem minden oldható meg vele. A formátum másolása gombbal (ecset van rajta) már meglévő formázást vihetünk át könnyen más cellákra. Kétszer rákattintva többször is „festhetünk” vele (Esc-el, vagy még egyszer az ecset gombra kattintva megszüntethető ez az állapot.) Oszlopok és sorok mérete egérrel is állítható a koordináta területen. Oszlopnál például az A oszlop szélessége az A és B oszlopjel között állítható, amikor az egérkurzor alakja jobbra-balra mutató nyílként jelenik meg. Ilyenkor kétszer kattintva, az oszlop szélessége az oszlopba beírt legszélesebb adat szélességéhez igazítódik! Több sort vagy oszlopot kijelölve, mindegyiknél változik a méret, ha akármelyikét megváltoztatjuk. Sornál az egérkurzor alakja ugyan

olyan, mint az oszlopok állítása közben, csak vízszintesen. A laptördelést a BESZÚRÁS menü OLDALTÖRÉS/OLDALTÖRÉS ELTÁVOLÍTÁSA parancsával lehet szabályozni. A cellákban található adatok formátumának beállítása: A cellák formátumának beállítását a FORMÁTUM menü CELLÁK parancsával állíthatjuk be. Ekkor a következő párbeszédablak jelenik meg: Az egyes kategóriákon belül lehetőségünk van választani a felkínált lehetőségek közül. Ha kiválasztjuk valamelyik formátumot, a kijelölt cellákban található értékek annak megfelelően jelennek majd meg. (Az ábra szerint tehát a számok két tizedesjegy pontossággal, az ezres helyértékeket nem fogja pont elválasztani, és a negatív számokat „-” jel jelöli.) Az Excel képes automatikusan felismerni, hogy milyen típusú adat található a cellában, pl. ha beírjuk azt, hogy 25%, akkor százalék formátummal látja el a cellát. Alapesetben a cellák formátuma Általános.

Ilyenkor az Excel a cellába beírt értékeket a lehető legpontosabban jeleníti meg. Ha olyan formátumot szeretnénk használni, amely nem található meg a felsoroltak között, a haladó felhasználóként az Egyéni kategóriában készíthetünk saját formátumokat is. Példa egyéni számformátumra: 0,00 Ft „többlet”; [piros] –0,00 Ft „hiány”; 0 Magyarázat: 0,00 Ft „többlet”: a pozitív számok kiírása 2 tizedes pontossággal történik, a szám végén ott a Ft és a többlet szó. [piros] –0,00 Ft „hiány”: a negatív számokat pirossal, 2 tizedes pontossággal írja ki, mögötte a Ft és a hiány szó. 0: a nullát egyszerűen 0-nak írja ki. 8. Függvények használata, néhány függvény függvénykategóriánként A függvényeket a függvény beillesztése, régebbi változatoknál függvényvarázsló (ƒx gomb, SHIFT F3, vagy BESZURÁS menü FÜGGVÉNY menüpont) segítségével érdemes használni. Beírás közben a szerkesztőléc

elején lévő függvények nevű legördíthető listából könnyebben is választhatunk az utoljára használt függvények közül. Ez a lehetőség a függvények egymásba ágyazására is Phare kísérleti program 9 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor használható. Ha a külső függvény egy másik paraméterének is függvényt akarunk használni, akkor a szerkesztőléc szerkesztési részén a külső függvény nevére kell kattintani, amire visszajön a külső függvény függvénybeillesztés ablaka! Ha a függvény egyik paramétereként cellát vagy cellák tartományát kell megadni, akkor előnyösen használható a paraméter beviteli mező jobb oldalán lévő gomb‚ amely minimalizálja a függvénybeillesztés ablakméretét (ilyenkor az egérrel könnyebben kijelölhető a kívánt cella vagy cellatartomány), illetve visszaállítja az eredeti ablakméretet, ha még egyszer rákattintunk. Sok esetben az ablakot elegendő elmozgatni a

paraméter egérrel történő kijelöléséhez Az ESZKÖZOK menü MUNKALAP-VIZSGÁLAT menüpontjával könnyebben áttekinthetjük képleteink, függvényeink hivatkozását más cellákra. Általános alakja: =függvénynév([paraméterl [;paraméter2[;.]]]) Itt láthatjuk, hogy az egyes paraméterek elválasztására a ; használható. Az ezres elválasztója a „” (pont), a tizedes elválasztója pedig a „,” (vessző). Az autoszum (Σ) gomb a SZUM függvény kényelmesebb használatát teszi lehetővé (pl.: kijelölt üres terület feletti adatterületet összegzi, kijelölt adat terület alatt összegez, kijelölt adatterület és üres sor és/vagy oszlop esetén az üres sorban és/vagy oszlopban összegez). Fontosabb matematikai, trigonometriai függvények: ABS ARCCOS ARCSIN ARCTAN COS CSONK ELŐJEL FAKT FOK GYÖK HATVÁNY INT KEREK KEREK.FEL KEREK.LE KITEVŐ LN LOG10 PI RADIÁN RÓMAI SIN SZUM SZUMHA TAN VÉL Abszolút érték függvény Arkusz koszinusz (radiánban)

0-π tartományban Arkusz szinusz (radiánban) -π/2 - π/2 tartományban Arkusz tangens (radiánban) -π/2 - π/2 tartományban Radiánban megadott szög koszinuszát határozza meg A szám tizedestört részét eltávolítja Értéke pozitív számnál 1, 0-nál 0, negatívnál –1 Faktoriálist számít A radiánt fokká alakítja Gyökvonás függvény Szám megadott hatványával tér vissza eredményül A számot lefelé kerekíti a legközelebbi egészre Megadott számjegyre kerekíti a számot Megadott számjegyre felfelé kerekíti a számot Megadott számjegyre lefelé kerekíti a számot e-nek adott számú hatványát határozza meg Természetes alapú logaritmus Tízes alapú logaritmus A π értéke 15 jegy pontossággal A fokot radiánná alakítja A számot római számmal kifejezett szöveggé alakítja Radiánban megadott szög szinuszát határozza meg Cellák tartalmát összegzi Adott feltételeknek megfelelő cellákat összegzi Radiánban megadott szög

tangensét határozza meg 0 és 1 közé eső véletlen számot hoz létre (0<=x<1) Dátum- és időkezelés, a velük kapcsolatos függvények: Ha egy dátumértéket tartalmazó cella formátumát Általános-ra állítjuk, akkor meglepően tapasztalhatjuk, hogy a cellában egy harmincezer körüli érték található. Ez a táblázatkezelő programok sajátossága: általában ugyanis a dátumokat az 1900 január 1-je óta eltelt napok számában tartják nyilván – ezt a számot az Excel dátumértéknek nevezi. Az idő ennek megfelelően egy tört szám, ahol az egy napot az 1 jelenti, ennek 24-ed része egy óra, stb. A táblázatban csak azért látjuk a dátumokat a megszokott formában, mert az illető cella valamilyen dátum jellegű számformátumot visel. Mivel számként kerülnek eltárolásra a dátumok, ezért matematikai műveleteket végezhetünk velük. A dátumok Phare kísérleti program 10 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor

használatának igazi erősségét a dátumkezelő függvények adják. Az alábbi táblázatban összefoglaljuk a fontosabb dátum- és időkezelő függvényeket: DÁTUM A hivatkozott cellákból év;hónap;nap dátumot képez a beállított formátumban DÁTUMÉRTÉK A szövegként megadott (pl.: 2000-12-23) értéket konvertálja 1900. jan 1-től eltelt napok számává ÉV A dátum évét adja vissza HÉT.NAPJA A hét hányadik napja (dátum,2) (hétfő=1) HÓNAP A dátum hónapját adja eredményül IDŐ Az időpontot (egy napon belül) törtként adja meg, ahol a 24=1. Pl: 12 óra 23 perc 15 másodperc= 0,51614 MA A mai dátummal tér vissza MOST A dátummal és idővel tér vissza eredményül 9. Állománykezelés, külső adatokhoz való hozzáférés Munkánk kimentését a FÁJL menün keresztül tudjuk megoldani. Az Excel elinduláskor rögtön ad egy munkafüzetet, amiben már dolgozhatunk is. Kimentésekor két lehetőség közül választhatunk: mentés vagy mentés

másként. Az első kimentéskor mindegy melyiket választjuk, mert a mentés másként parancsot hajtja Végre mindig, amíg nem adtunk a munkafüzetünknek nevet. A MENTÉS MÁSKÉNT menüvel lehet a munkafüzetet más néven, más módon kimenteni, mint ahogy addig volt. Megadhatjuk a fájl típusát, amely alapértelmezésben munkafüzet, de lehet más táblázatkezelők, adatbázis-kezelők, szövegszerkesztők, stb. formátuma is, helyét (háttértárolót, mappát) és nevét (pontot és kiterjesztést ne írjunk be, csak rendkívüli indok esetén). Munkafüzet mentésekor az állomány kiterjesztése automatikusan XLS lesz Az egyebek gomb segítségével biztonsági másolatot készíttethetünk az előző állapotról BAK kiterjesztéssel, illetve jelszózhatjuk a betekintési és írási jogot. A mentés gomb lenyomására még bekéri a munkafüzet tulajdonságai ablakban az adatlap fülön (ha be van állítva az ESZKÖZÖK menü BEÁLLITÁSOK menüpontjában az

ÁLTALÁNOS fülön az „Adatlap kitöltését felajánlja” jelölő négyzet) a következőket: cím, tárgy, szerző, felelős, cégnév, kategória, keresőszó, megjegyzések, hivatkozás alapja, mintakép mentése. Az egyéni fülön sok egyéb szempontot választhatunk még ki és adhatunk neki értékét (pl.: cél, csoport, ellenőrizte, forrás, gépíró, szerkesztő, téma, ügyfél, stb.) Az általános, statisztika és tartalom fülön egyéb információkat olvashatunk még le (pl.: fájl adatok, dátum adatok, munkalapok nevei) Sok állomány esetén e lap kitöltése segít a munkánk visszakeresésében A FÁJL menü ADATLAP parancsával is elérhetjük közvetlenül ezt a panelt. Phare kísérleti program 11 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor A mentés parancs az előző néven és az utoljára megadott módon elmenti a munkafüzetet. A MENTÉS HTML FORMÁTUMBAN paranccsal weblapokat készíthetünk, amit Interneten vagy Intraneten is

használhatunk. A parancs hatására a Weblapkészítő Varázsló indul el Munkánk későbbi visszatöltését a FÁJL menü MEGNYITÁS nevű parancsával tudjuk megoldani. A MENTÉS MÁSKÉNT menüponthoz hasonló lehetőségeket kapunk. Megadhatjuk, illetve kiválaszthatjuk a fájl típusát, helyét (háttértárolót, mappát) és fájlnevét. A parancsok és beállítások gombbal sok parancs és beállítás közül választhatunk: csak olvasásra, másolat megnyitása, nyomtatás, adatlap, rendezés, alkönyvtárakban is, mappánkénti csoportosításban, hálózati meghajtók hozzárendelése, FTP helyek felvétele/módosítása, mentett szempontok. A panel alján található a „Fájlkeresés ezen kritériumok alapján” terület. Itt a fáj! nevére (* és ? is használható, több mappa is megadható pontosvesszővel elválasztva), fájltípusára (más táblázatkezelők, adatbázis-kezelők, szövegszerkesztők, stb.), szöveg vagy jellemzőire (szövegtartalomra,

adatlap tartalomra) és a módosítás dátumára adhatunk meg válogatási szempontokat. Kapcsolódás Access adatbázishoz: A különböző adatforrásokhoz mindig az ADATOK menü KÜLSŐ ADATOK ÁTVÉTELE parancsán keresztül férhetünk hozzá. Most az ÚJ ADATBÁZIS-LEKÉRDEZÉS menüpontot kell választanunk A megjelenő ablakban ki kell választanunk az adatforrás típusát (pl. Microsoft Access adatbázis) Ezután az adatbázist kell megadnunk, ahol az adatok megtalálhatók. Az adatok lekérdezését végző segédprogram felméri az adatbázis szerkezetét, és egy ablakban megmutatja Ebben az ablakban dönthetjük el, hogy mely adatokat kívánjuk átvenni az adatbázisból. Ha a táblák nevei mellett a + jelre kattintunk, akkor megtekinthetjük a tábla mezőit. Az ablak bal oldali részében a rendelkezésre álló elemek láthatók, amelyeket ezek közül a > gombbal áthelyezünk a jobb oldalra, azok jelennek meg majd az Excelben. A feleslegesen áthelyezett

elemeket a < gombbal eltávolíthatjuk a jobb oldali listából. Utolsó lépésként tovább finomíthatjuk az adatok kiválogatásának módját, ha azokat átadjuk az MS Query-nek, amely az Office adatkezelő segédprogramja. Ez a megoldás azonban csak azoknak javasolható, akik kellő jártassággal rendelkeznek az adatbázisokkal kapcsolatos lekérdezések kezelésében. Lehetőség van arra, hogy adatbázis-kezelő kiszolgálóhoz kapcsolódjunk az Excel segítségével, és onnan az előbb ismertetett módon fogadjunk adatokat. Itt azonban a beállítástól függően lehetséges, hogy a szerverhez való kapcsolódás alkalmával érvényes felhasználónevet, és jelszót kér. Sokak számára létfontosságú, hogy napi munkájuk során percre készen rendelkezésre álljanak a tőzsdei adatok vagy a valutaárfolyamok. Az Excel weblekérdezései pont az ilyen feladatok elvégzését könnyítik meg azzal, hogy bármikor egy kattintással egy Excel-táblázatban

megtekinthetjük egy weboldal tartalmának legfrissebb változatát. Ehhez válasszuk az ADATOK menü KÜLSŐ ADATOK ÁTVÉTELE almenüjének ÚJ WEBLEKÉRDEZÉS parancsát. A megjelenő ablakban adjuk meg az adatokat tartalmazó oldal címét. Ezután már csak el kell döntenünk, hogy egy új munkalapot kívánunk-e létrehozni, vagy egy már meglévő oldalon kívánjuk elhelyezni az adatokat. Phare kísérleti program 12 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor 10. Nyomtatási sajátosságok Alapvetően az Excelben sem zajlik másképpen a nyomtatás, mint a többi Office-alkalmazásban, de van néhány eltérés, amely az Excel jellegéből fakad. Ezek áttekintéséhez nézzük át a FÁJL menü OLDALBEÁLLÍTÁS parancsára megjelenő párbeszédablakot. Megadhatjuk azt, hogy a táblázat ne az eredeti méretében kerüljön kinyomtatásra. Az OLDAL fülre kattintva a Legyen az eredeti méret: mezőben megadhatjuk, hogy munkánk eredménye milyen kicsinyítésben

vagy nagyításban kerüljön a papírra. Azt is meg tudjuk oldani, hogy a kinyomtatni kívánt terület elférjen egy oldalon. Ehhez állítsuk be a Legyen oldal széles és oldal magas mezőket. A nyomtatandó területet az Excel a megadott méretekre kicsinyíti A margók és az oszlopszélességek beállítása: A Nyomtatási kép nézetben lehetőségünk van a margók és az egyes oszlopok szélességének beállítására. Ilyenkor már láthatjuk, hogy nagyjából mi és hogyan fog elférni egy oldalon, ezért ezeket a beállításokat nagyon hatékonyan elvégezhetjük. Ehhez kattintsunk a MARGÓK gombra – ennek hatására vékony vonalak formájában megjelennek a margók. Ilyenkor az oldal szélein található kis fekete négyzeteket az egérrel a megfelelő helyre húzva könnyedén beállíthatjuk a margókat és az oszlopszélességeket. Ha ezzel a módszerrel mégsem sikerül helyesen beállítani a margókat, az OLDALBEÁLLÍTÁS ablakban a MARGÓK fülre kattintva

az Oldal közepére: Vízszintesen és Függőlegesen lehetőségekkel a megfelelő helyre igazíthatjuk a margókat. Élőfejek és élőlábak megadása: Nyomtatás előtt érdemes áttekinteni a BEÁLLÍT gomb hatására megjelenő OLDALBEÁLLÍTÁS ablakban az Élőfej és Élőláb lehetőségeket is. Az Excel alapértelmezésben élőfejként a munkalap nevét, élőlábként az oldalszámot nyomtatja ki Ha ettől el szeretnénk térni, akkor választhatunk a megfelelő listából, vagy egyéni megoldásokat alkalmazhatunk az Egyéni élőfej és Egyéni élőláb gombok hatására megjelenő ablakokban: Phare kísérleti program 13 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor A nyomtatandó terület beállítása: Gyakran nem az egész munkalapot, hanem annak csak egy részét kívánjuk kinyomtatni. Ilyenkor jelöljük ki a nyomtatni kívánt tartományt, majd válasszuk a FÁJL/NYOMTATÁSI TERÜLET/NYOMTATÁSI TERÜLET KIJELÖLÉSE menüpontot. Ezután jelöljük ki a

területet, melyet az Excel szaggatott vonallal vesz körül Ha meg szeretnénk szüntetni a nyomtatási területet, adjunk meg egy másikat, vagy ugyan ezen menü NYOMTATÁSI TERÜLET TÖRLÉSE almenüjével töröljük azt. Nagy segítséget jelent a nyomtatás és az oldaltörések beállításában az Oldaltörések megtekintése nézet menü. Ilyenkor a munkalap azon részét, amelyet az Excel ki fog nyomtatni, fehér színűnek, a többit szürkének láthatjuk. A nyomtatási terület határait és az oldaltöréseket kék vonal jelzi. (Ezt a kék vonalat az egér segítségével a megfelelő helyre húzhatjuk) Ha egyszerre több munkalapot szeretnénk kinyomtatni, a SHIFT vagy a CTRL billentyű lenyomása mellett jelöljük ki az összes érintett munkalap fülecskéjét, majd kezdeményezzük a nyomtatást a már ismertetett módon. Az összes oldalon megjelenő sorok és oszlopok megadása: A BEÁLLÍT gomb hatására megjelenő OLDALBEÁLLÍTÁS ablakban a LAP szakaszban

adhatjuk meg a táblázat azon részeit, amelyek minden oldalon megjelennek. A Fent ismétlődő sorok beviteli mezőben kattintsunk a táblázat azon sorára vagy soraira, amelyeknek minden oldal tetején meg kell jelenni. Az Excel most olyan hivatkozást ír be, amely csak sorösszetevőket tartalmaz. Ugyanezt azt eljárást kell megismételni akkor, ha azt szeretnénk, hogy néhány oszlop minden oldal bal szélén megjelenjen. Ilyenkor a Balra ismétlődő oszlopok mezőben kell megadni a szükséges oszlopokat. 11. Munkalap, munkafüzet, munkaterület Már említettük, hogy az Excelben egy munkafüzet több lapból is állhat. Az Excel alapesetben 2 munkalapból álló munkafüzetet hoz létre. Ezekből törölhetünk, de ha számuk kevésnek bizonyulna, hozzá is adhatunk A képernyőn egyszerre egy munkalapot látunk, a többihez a képernyő alsó részén látható regiszterfülecskék segítségével férhetünk hozzá. Az aktív munkalap fülecskéje fehér színű Ha

egyszerre több munkalapon Ugyanazt a műveletet akarjuk elvégezni, akkor csoportba kell fogni azokat. A csoportba foglalás tulajdonképpen a munkalapok kijelölését jelenti. Több munkalapot kijelölni úgy lehet, hogy a Ctrl gombot nyomva tartva az egérrel a megfelelő fülekre kell kattintani. Ha a SHIFT gombot nyomva tartjuk, és úgy kattintunk egy munkalapfülre, akkor az aktuális munkalap és a kiválasztott munkalapok közötti munkalapok lesznek kijelölve. A csoportkijelölés megszüntethető, ha bármelyik a kijelölteken kívüli munkalapfülre kattintunk. Ha kijelölt munkalapfülre kattintunk, akkor az lesz az aktív munkalap, de marad a csoportszerkesztés. Ha a Ctrl gombot nyomva tartjuk, és úgy Phare kísérleti program 14 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor kattintunk egy kijelölt munkalapfülre, akkor ez a munkalap már nem lesz a csoport tagja! Munkaterületnek az összes megnyitott munkafüzetet értjük. A FÁJL menti MUNKATERÜLET

MENTÉSE menti-ponttal egyszerre lehet menteni az összes munkafüzetet. A mentett állomány kiterjesztése XLW lesz (munkafüzet mentésénél a kiterjesztés XLS). Az XLW kiterjesztésű állomány megnyitása az összes érintett munkafüzetünket egyszerre megnyitja Háromdimenziós táblázatkezelés, munkalapok közötti hivatkozások: A munkalapok nem csak arra szolgálnak, hogy egy állomány megnyitásával több táblázatban is dolgozhassunk. Segítségükkel munkalapjainkat háromdimenzióssá tehetjük. A munkalapok önmagukban csak két tengely mellett szervezik az adatokat (a sorok és oszlopok jelentik e két tengelyt). Ha egymás mögé helyezve képzeljük el az egyes munkalapokat, egy harmadik tengelyt is kapunk. Így már nemcsak az egy munkalapon szereplő adatokkal végezhetünk műveleteket, hanem a munkalapok között is. Ha eddig lehetőségünk volt összegezni az egy sorban vagy egy oszlopban található értékeket, most lehetőségünk nyílik az egymás

mögé helyezett munkalapok celláinak összegzésére. Példa: A Munka1 munkalap A2 cellájában el szeretnénk helyezni a Munka1 munkalap A1 cellájának és a Munka2 munkalap A1 cellájának összegét. A képlet a következő: A Munka1 munkalapon álljunk az A2 cellára, majd írjuk be: =A1+Munka2!A1 Láthatjuk, hogy ily módon bármely munkalap bármely cellájával dolgozhatunk, a cella címét és a munkalap nevét pedig egy felkiáltójel választja el egymástól. Lapok létrehozása, átnevezése, törlése: Az Excel által alapértelmezésben 3 munkalappal létrehozott munkafüzetek általában megfelelőek. Ha mégis több munkalapra lenne szükségünk, a BESZÚRÁS menü MUNKALAP parancsát kell használnunk. (Ha a munkalapfülre kattintunk jobb gombbal, akkor a megjelenő helyi menüben is megtalálhatjuk a munkalapok beszúrását. Ha úgy döntünk, hogy valamelyik munkalapra nincs szükségünk, akkor az egér jobb gombjával előhívható helyi menü, vagy a

SZERKESZTÉS menü LAP TÖRLÉSE almenüjével törölhetjük. Nem lenne teljes a munkalapok használatának eszköztára, ha nem lehetne megváltoztatni sorrendjüket, más helyre vagy más munkafüzetbe másolni vagy mozgatni őket. Többféle megoldás is létezik a mozgatásra és másolásra, de legegyszerűbb, ha a munkalapokat az egérrel húzva mozgatjuk vagy másoljuk (akár munkafüzetek között is!). Ha a CTRL gombot nyomva tartjuk, akkor nem mozgatjuk, hanem másoljuk. Lapok elrejtése és felfedése: Ha van olyan lapunk, amely csupán közbülső eredményeket szállít valamely más lapnak, az áttekinthetőség kedvéért elrejthetjük azt. A lapok elrejtéséhez válasszuk a FORMÁTUM/LAP/ELREJTÉS menüt A kijelölt lap regiszterfülecskéje el fog tűnni. Ha fel akarunk fedni egy elrejtett lapot, válasszuk a FORMÁTUM/LAP/FELFEDÉS menüt, majd a megjelenő párbeszédablakban jelöljük ki a megjeleníteni kívánt munkalap nevét. 12. Adatvédelmi lehetőségek,

munkafüzetek közös használata Mivel az Excelben sokszor kényes adatok feldolgozása folyik, valamilyen szintű adatvédelmi szolgáltatást is kell nyújtania. Ezek két lehetőség köré csoportosulnak: védhetjük magát a munkafüzetet és annak egyes elemeit is. A munkafüzet védelme az illetéktelen használat ellen: Ha szeretnénk elkerülni, hogy a munkafüzetünkbe illetéktelen is betekintsenek, jelszóval védhetjük azt. Ehhez válasszuk a FÁJL menü MENTÉS MÁSKÉNT almenüjének hatására megjelenő ablakban válasszuk az ESZKÖZÖK/BEÁLLÍTÁSOK menüt. Itt két jelszót adhatunk meg: a betekintéshez és az írásvédelemhez Figyeljünk oda arra, hogy a jelszó beírásánál a kis- és nagybetűk különböznek! A munkafüzet elemeinek védelme: Megoldható az is, hogy ne az egész munkafüzetet, hanem csak egyes cellákat lássunk el védelemmel, vagy elrejthetjük a bennük található képleteket. Alapértelmezésben minden cella védettnek van beállítva

A védelem azt jelenti, hogy a cella tartalmát a jelszó ismerete nélkül nem lehet megváltoztatni. Phare kísérleti program 15 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor A védelem tulajdonképpen egy cellaformázás, így beállítása a Cellák formázásánál ismertetett módon történik. Ott válasszuk a VÉDELEM fület. Két lehetőséget állíthatunk be: a Zárolt opció jelenti a cellák módosítás elleni védelmét, a Rejtett választása esetén a cellában található képlet nem látható a szerkesztőlécen. Ha beállítottuk a cellák védelmi formázását, bekapcsolhatjuk a lapvédelmet. Ehhez válasszuk az ESZKÖZÖK/VÉDELEM/LAPVÉDELEM menüt. A megjelenő párbeszédpanelben beállíthatjuk, hogy a lap mely elemeit kívánjuk védeni. Itt jelszót is beírhatunk, mely a lapvédelem feloldásakor szükséges (de nem kötelező) A lapvédelem bekapcsolása után a menüpont LAPVÉD. FELOLDÁSA szövegre változik Munkafüzetek közös használata:

Az Excelben egy munkafüzeten egyszerre többen is dolgozhassanak, ha ezt az ESZKÖZÖK menü KÖZÖS HASZNÁLAT almenüjének segítségével engedélyezzük. Ilyen esetben az Excel képes ellenőrizni a munkafüzetben végbement változásokat, szükség esetén figyelmeztet, naplózást végez. 13. Adatok rendezése és szűrése Előnyös lehet számunkra, ha sorba tudjuk rendezni rekordjainkat. Erre szolgál az ADATOK menü SORBA RENDEZÉS menüpontja. (Egyszerűbb rendezésre alkalmas az eszköztár rendezés csökkenő illetve növekvő sorrendbe gombja) Egy lépésben 3 mező szerint rendezhetünk. A panelt egymás után többször is alkalmazhatjuk, amely révén 3-nál több szempontú sorba rendezést is elérhetünk. Mindegyiknél megadhatjuk a rendezés irányát is Ha nem volt a táblánk első sorában mezőnév megadva, akkor a nincs rovatfej választókapcsolót kell bekapcsolnunk (ekkor nem mezőneveket, hanem oszlopokat kell megadni, mint rendezési szempontot). Az

egyebek gombbal megadhatjuk a rendezés sorrendjét (Saját magunk is definiálhatunk sorrendet bármire az ESZKOZÖK menü BEÁLLÍTÁSOK menüpontjában az EGYÉNI LISTÁK panelen. Ezek közül lehet itt választani), a kis- és nagybetűk közötti különbségtételt és a rendezés irányát: felülről lefelé (normál esetben), balról jobbra (elfordított táblánál). Több rekord egyidejű kiszűrésére használható az ADATOK menü SZŰRŐ menüpontja. Itt található az AUTOSZŰRÖ almenüpont. A parancs meghívása után minden mezőnév mellett megjelenik egy lenyitható listapanel nyíl Még egyszer meghívva, megszűnik az autószűrés. A listapanelt lenyitva választhatunk a mezőtartalom előfordulási értékeiből, illetve a mind, helyezés, egyéni, üres, nem üres kategóriákból. A kiválasztott érték szerint szűri a táblánkat a tábla területén! Az egyéni kategóriával a szűrésnél (az ŰRLAP menüpont szerinti szűrésnél) megismert módhoz

hasonlóan rögtön kétrelációs feltételt is megadhatunk. A két feltételt és illetve vagy logikai műveleti jellel fűzhetjük egybe Mivel ezt minden mezőre megadhatjuk (és logika művelettel köti őket össze), így igen sok lekérdezési igényünket megoldhatjuk. A helyezés kategóriával az első (Utolsó) valahány tételt (%-ban is megadható) jeleníthetjük meg. Az üres vagy nem üres kategóriák csak akkor jelennek meg, ha van üresen hagyott cella abban az oszlopban a táblán belül. Az ADATOK menü SZŰRÉS menüpontja tartalmazza az IRÁNYITOT SZŰRŐ párbeszédpanelt. Ehhez azonban előtte a lekérdezési szempontokat egy külön táblázatterületen létre kell hoznunk. Ezt szűrőtartománynak nevezzük A szűrőtartomány más munkafüzetben is lehet. A szűrőtartomány első sora a szűrendő mezők nevét tartalmazza (lehet az összes mező is, akár szűrő feltétel nélküli is). A többi sorába a szűrő feltételeket lehet megadni A sorokat vagy

kapcsolattal fűzi össze, míg az oszlopokat és kapcsolattal. Egy mezőt többször is szerepeltethetünk a szűrőtartományban Így tetszőleges számú és illetve vagy kapcsolatot tudunk akár egy mezőre is megadni. A szűrő feltételeket itt is hasonlóan írjuk be, mint Phare kísérleti program 16 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor eddig, csak itt a cellákba kell beírni (relációs jellel kezdődik és az összehasonlító értékkel folytatódik). Szöveg esetén a pontos egyezőséghez a következőképpen kel megadni a feltételt: ~“=Varga”. Ellenkező esetben a *a1 mindig kiegészíti a feltételt és így a Varga kezdetűeket gyűjtené ki. Ha még ennyi sem elég a lekérdezési igényünk kielégítésére, akkor kifejezéseket kell alkalmaznunk szűrőfeltételnek. Ekkor viszont a szűrő feltétel feletti mezőnév nem lehet érvényes mező neve. Valamilyen más szöveget kell beírni, ami nem mezőnév, vagy üresen kell hagyni. A

szűrőfeltétel ilyenkor érvényes logikai kifejezés (igaz vagy hamis az eredménye) kell, hogy legyen. Hivatkoznia kell valamelyik mezőre vagy a nevével (ilyenkor a beírás után egy párbeszédablakban megkérdezi, hogy a név melyik cellára vonatkozik, a megfelelő mezőnevet tartalmazó cellát kell megadni) vagy a legelső adatrekord megfelelő oszlopában lévő cellacímmel (relatív hivatkozással). Pl, ha az egységár az A2-es cellában kezdődik, a darab a B2-es cellában, akkor megadhatunk egy olyan kritériumot, hogy azokat a rekordokat akarjuk látni, amelyiknek a raktárkészlete nagyobb 100000 Ft-nál: =A2*B2>100000. Az irányított szűrés paneljén megadhatjuk, hogy az autószűréshez hasonlóan helyben szűrjön vagy más helyre. Ilyenkor meg kell adni a hova másolja rovatot is, amely csak az aktuális munkalapra mutathat. Ha csak egy üres cellát adunk meg, akkor minden mezőt kigyűjt oda, ha mezőneveket tartalmazó sort, akkor csak az adott mezőket

gyűjti ki. Ilyenkor viszont a kigyűjtési hely alatti Összes cellát kitörli figyelmeztetés nélkül! Ha több sort is megadtunk, akkor csak azokat törli. Ha ez kevés a kigyűjtéshez, akkor megkérdezi, hogy törölheti-e a többit sort is a kijelölés alatt. Meg kell adni a listatartomány (tábla) és a szűrőtartomány helyét is. A csak egyedi rekordok kapcsoló bekapcsolásával az egyforma rekordokból csak egyet gyűjt ki. Egy irányított szűrés végrehajtása után az Excel automatikusan elnevezi a kritérium („Szűrőtartomány”) és a kigyűjtési („Hova másolja”) területet „Kritériumok”, illetve „Kigyűjtés” névvel. Számos adatbázis-kezelő függvényt is kínál az Excel, amelyek csak az adatbázis és a szűrőtartomány területét igénylik, nem kell a kigyűjtési terület a használatukhoz. 14. Elemzések és kiértékelések Jóllehet az Excel segítségével minden különösebb eszköz nélkül is képesek vagyunk komolyabb

elemzések kialakítására – hiszen megfelelő képletekkel és a függvények használatával szinte bármit ki lehet számolni -, vannak olyan esetek, ahol az elemző eszközök használatával gyorsabban és könnyebben érhetjük el célunkat. Az elemző eszközök közé elsősorban a célértékkeresést, a Solver használatát és a statisztikai adatelemezőket soroljuk. A Solver és adatelemző eszközök gyakran kimaradnak az Excel telepítésekor, ezért utólag kell lehetővé tennünk a használatukat. Ehhez válasszuk az ESZKÖZÖK menü BŐVÍTMÉNYKEZELŐ parancsát, és a megjelenő párbeszédablakban jelöljük be a kívánt eszközöket. Célértékkeresés A célérték-keresés lényege az, hogy egy képletnél a képlet értékét adjuk meg, és kíváncsiak vagyunk arra, hogy ezt a változó cella milyen értékénél éri el, tehát visszafelé számolunk! A célérték keresése panelen a célcella rovatban kell megadni a képlet helyét, a célértéknél a

képlet értékét, a módosuló cella rovatban pedig a képletben szereplő változó cella címét. A keresett érték a táblázatban tekinthető meg a változó cellánál A Solver A Solver azokban az esetekben nyújt segítséget, amikor a célértékkeresés tudása már kevésnek bizonyul. Láthattuk, hogy a célértékkeresésnél csak egy módosuló cellát adhatunk meg, sokszor pedig több módosuló cellát is vizsgálnunk kellene. Ha azt szeretnénk, hogy az eredmények számítását befolyásolja bizonyos feltételek teljesülése, szintén túllépjük ezeket a határokat. Mindezen problémákra megoldást jelenthet a Solver A táblázatunkat előtte megfelelően ki kell töltenünk a szükséges adatokkal és képletekkel. A legfontosabb a változó cellák meghatározása. Ide célszerű találomra beírni a feltételezett végeredményt A második legfontosabb lépés a célképlet megszerkesztése. Ez több cellán keresztül, több lépésben is történhet, de a

végeredmény szerepeljen egy cellában is (pl az összes nyereség)! Ha valamire feltételt akarunk állítani, akkor azokat a cellákat is érdemes kitölteni (lehetőleg táblázat Phare kísérleti program 17 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor formájában), amire a feltételt majd vonatkoztatni akarjuk (pl. az összes költség értéke) Ezek után meghívhatjuk az ESZKÖZ menü SOLVER menüpontját. A solver paraméterek panelen célcellának jelöljük ki a célképletünket tartalmazó cellát. Meghatározhatjuk, hogy a célcella képlete maximum, minimum vagy egy konkrét értéket vegyen majd fel. Módosuló cellának a változó cellákat jelöljük ki (gyakran elfogadható az ajánlat gombbal felkínált terület is). A korlátozó feltételek részben a hozzáadás gombbal egyenként felvehetjük a korlátokat A korlát mindig egy cellára vagy cella tartományra vonatkozik (bal oldali rubrika). A korlát lehet <=‚ =‚ >=‚ egész érték vagy

bináris érték A jobb oldali rubrikába kell írni a korlát szám szerinti értékét. A korlátokat szerkeszthetjük és törölhetjük is A megoldás gombbal elindíthatjuk a számításokat. A számítások végén 3 féle jelentést is kérhetünk a végeredményen kívül: eredmény, érzékenység és határok jelentés. Értelmezésük valamint a solver paraméterek panel beállítások gombjának lehetőségei már inkább matematikai modellezési ismereteket igényelnek, ezért ettől eltekintünk. Több mintapéldát találunk a Program FilesMicrosoft OfficeOfficeExamplesSolversolvsamp.xls munkafüzetben, amit érdemes betölteni és tanulmányozni Adatelemző eszközök Az Excel igen bőséges eszköztárat kínál fel az adatok statisztikai elemzésére: Egytényezős varianciaanalízis Kétmintás párosított t-próba a várható értékre Kéttényezős varianciaanalízis ismétléssel Kétmintás t-próba a várható értékre Kéttényezős varianciaanalízis

ismétlés nélkül Hisztogram Korrelációanalízis Mozgóátlag Kovarianciaanalízis Véletlenszám-generálás Leíró statisztika Rangsor és százalékos rangsor Exponenciális simítás Regresszióanalízis Kétmintás F-próba a szórásnégyzetre Fourier-analízis Kétmintás t-próba egyenlő szórásnégyzeteknél Mintavétel Kétmintás t-próba nem egyenlő szórásnégyzeteknél Ezek a lehetőségék az ESZKÖZÖK menü ADATELEMZÉS parancsában összefoglalóan megtalálhatók. Ha nem jelenik meg a menüpont, akkor az ESZKÖZÖK menü BŐVÍTMÉNYKEZELŐ menüpontjának Analysis ToolPak jelölőnégyzetét be kell kapcsolni. Az egyes funkciókat nincs mód részletesen tárgyalni, mivel megértésükhöz inkább matematikai ismeretekre van szükség. Ha ez az ismeret rendelkezésünkre áll, akkor az ADATELEMZÉS menüpontban megjelenő párbeszédpaneleket kitölthetjük. Szükség esetén segítséget kérhetünk a súgó gombbal A fent megnevezett funkciók jó része

a BESZÚRÁS menü FÜGGVÉNYEK menüpontjában is megtalálható, mint függvény (függvényt a szerkesztőléc fx jelű gombjával is beszúrhatunk). Trend jellegű feladatokat másként is kezel az Excel. Pár alapadat segítségével lineáris és exponenciális trend-adatokkal tölthetünk fel egy kijelölt területet (a terület elején kell lennie az alapadatoknak) az automatikus kitöltés helyi menüjével (a jobb egérgombbal kell a kitöltőkockát megfogni), vagy a SZERKESZTÉS menü KITÖLTÉS menüpontjának SOROZATTAL paranccsal. Diagramokban (sáv, oszlop, pont vagy grafikon típushoz) is létrehozhatunk trendvonalakat Előtte ki kell jelölni a megfelelő adatsor pontjait a diagramon. Ezután a helyi menü TRENDVONAL FELVÉTELE menüpontjával 6 féle (lineáris, logaritmikus, polinomiális, hatvány, exponenciális, mozgóátlag) trendvonalat illeszthetünk pontjainkra. Előírhatjuk az R-négyzet és a regressziós egyenlet kiírását is a diagramra Megadhatjuk az

XO pontban a trendvonal Y tengellyel történő metszési értékét. Prognosztizálást is kérhetünk adott pontszámig előre vagy vissza Lásd a diagramok formázásánál! 15. Az adatok grafikus ábrázolása Sokan az Excel egyik vonzerejének garfikai lehetőségeit tekintik. A táblázat adataiból számos diagram típust tudunk készíteni, amelyeket az Excel 14 alaptípusba sorol (oszlop, sáv, grafikon, kör, Pont (XY), terület, perec, sugár, 3D felület, buborék, árfolyam, henger, kúp, piramis) és számos (20 féle) még általunk bővíthető felhasználói típust is felkínál. Mindegyik alaptípuson belül még további 2-7 lehetőséget találunk, így Összesen mintegy 100 féle diagram közül válogathatunk. A kombinált diagram segítségével tovább emelhető ez a szám, mivel akár minden adatsornak más-más diagram típust adhatunk (a két és háromdimenziós típusok egymással nem kombinálhatók)! A diagramokat két fő csoportra Phare kísérleti

program 18 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor is fel szokták osztani: kétdimenziós vagy háromdimenziós. A diagram létrehozása A diagram létrehozása előtt alakítsuk ki a táblázatot, amely az adatokat fogja szolgáltatni, majd jelöljük ki az értékeket tartalmazó tartományt. Ezután válasszuk ki a BESZÚRÁS menü DIAGRAM parancsát, vagy az eszközsáv ikonjai között található Diagramvarázsló gombot nyomjuk meg. Mivel az Excel meglehetősen sok diagramtípust ismer, és ennek megfelelően olyan sok beállítási, kialakítási lehetőség áll rendelkezésünkre, hogy nem áll módunkban mindegyiket bemutatni. A diagram szerkesztése igen egyszerű feladat, ha tudjuk milyen típust akarunk. Az első oszlopban legyenek az adatpontok nevei (kategóriák, amelyek az X tengelyre kerülnek), az első sorban az adatsorok nevei (egy függvény neve, amely a jelmagyarázathoz kerül), még a kereszteződésekben a tényleges adatok. Ettől persze el

lehet térni, de így egyszerűbb a szerkesztés A diagramvarázsló 4 lépésben vezet végig a diagramkészítésen. Az 1. lépésben a 14 alap diagram típus altípusaiból, illetve a felhasználói típusokból választhatunk Az egyes diagramtípusok alkalmazásáról a varázsló leírást ad, illetve meg is mutatja a diagram képét. A tovább gombbal lehet mindig a következő lépésre lépni. A 2 lépésben az adattartományunkat adhatjuk meg, ha rosszul jelöltük volna ki a legelején Szükség esetén ezt adatsoronként is megadhatjuk, külön az adatsor nevének, értékeinek és X tengely feliratának helyét (ha nem összefüggő területen lennének az adataink, vagy több sorban és oszlopban lennének a megnevezések, amelyben Phare kísérleti program 19 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor számok szerepelnek és így adatértéknek vett). Itt adhatjuk meg, hogy egy függvény pontjai (adatsora) oszlopban vagy sorban található. Ha úgy vittük

fel az adatokat, ahogy a bevezetőben le van írva, akkor az oszlopokat kell választani A 3 lépésben sok mindent megadhatunk. Címet adhatunk a diagramnak, nevet a tengelyeknek Dönthetünk a tengelyek megrajzolásáról, rácsvonalak elhelyezéséről, a jelmagyarázat helyéről. Feliratot, értéket, százalékot vagy buborékméretet rendelhetünk az adatpontokhoz. Az adattáblánkat kiírathatjuk a diagram alá A 4 lépésben megadhatjuk, hogy erre a munkalapra vagy egy önálló diagramlapra készítse cl a diagramot. Munkánkat könnyíti, hogy az aktuális diagram képe rögtön látható, és a vissza gombbal visszaléphetünk az előző lépésre. A kész gombbal a diagram készítés végét jelezhetjük Diagramok formázása Az elkészült diagramot (ha kijelöltük, azaz egyet kattintottunk rá) objektum módjára méretezhetjük, mozgathatjuk, másolhatjuk, ismét elindíthatjuk rá a diagramvarázslót, vagy más módon is formázhatjuk. A formázásnál a diagramnak

kijelöltnek kell lennie, azaz egyet a diagramra kell kattintanunk. Diagramot formázni úgy a legegyszerűbb, ha egy-egy diagram elemen kettőt kattintunk. A kiválasztott elemről megjelenik egy beállító ablak, amin szinte mindig állíthatjuk a mintázatot és a betűtípusokat, de ezeken kívül az elemtől függően egyéb dolgokat is. A diagram elemei: adattábla, diagramcím, diagramterület, értéktengely (Y), értéktengely fő vezetőrácsok, értéktengely segéd vezetőrácsok, értéktengely-cím, jelmagyarázat, kategóriatengely (X), kategóriatengely fő vezetőrácsok, kategóriatengely segéd vezetőrácsok, kategória tengelycím, rajzterület, trendvonal, trendvonal egyenlete, hibasáv, adatsor és adatfelirat adatsoronként. 3 dimenziós diagramnál még a következők lehetnek: adatsor tengely (3 tengely), diagram falak, padlószint, sarkok. A diagram elemek kijelölésében segít a diagram eszköztár diagram objektum gombja (1 gomb) A diagram elem nevét az

Excel kiírja, ha az egérkurzort az elem fölé visszük. Utána kétszeri rákattintással formázni lehet formázni a kiválasztott elemet. Meghívható Újra a diagramvarázsló, amivel átformázhatjuk a diagramunkat. Ha a diagram ki van jelölve, akkor a menü is megváltozik. Lényeges lehet a tengelyek formázása, ahol a következőket adhatjuk meg: mintázat, skála (tengely helye, osztásközök, minimum, maximum, stb.), betűtípus, szám, igazítás Az adatsorunkat (egy függvényt) is formázhatjuk. Állítási lehetőségek: mintázat, tengely (két tengelyt hozhatunk létre), Y hibasávok (mérési pontatlanság jelzésére), feliratok (adatpontokhoz), sorrend, beállítások (átfedés, köz, adatsorvonal, Phare kísérleti program 20 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor esésvonal, stb.) A helyi menüjéből még nem vettük a TRENDVONAL FELVÉTELÉT, amin keresztül 6 féle (lineáris, logaritmikus, polinomiális, hatvány, exponenciális,

mozgóátlag) trendet illeszthetünk az adatsorunkra. Ha egy adatsorra előbb egyet kattintunk, majd egy pontjára még egyet, akkor a diagramon mozgatni lehet a pontot. (A táblázatban változik ilyenkor a hozzátartozó cella értéke! Ha a cellában képlet volt, akkor a célérték-keresés segítségével történik a változtatás. Használatát lásd a célérték-keresésnél.) Ha ezután kétszer kattintunk erre a pontra, akkor csak ennek az egy pontnak a mintázatát, feliratát és beállítását lehet szabályozni! Szövegdobozban is helyezhetünk el feliratokat a diagramon. A szövegdobozt a rajz eszköztárból is meghívhatjuk, de egyszerűbben is létrehozhatjuk, ha a diagram ki van jelölve (egyet kattintottunk rá). Ezután bármit beírhatunk azt a beírás befejezése után a diagram közepére illeszti egy szövegdobozban A szövegdobozt utána bárhová elmozgathatjuk, megformázhatjuk. Háromdimenziós diagramoknál szabályozhatjuk a térhatást.

Látványosabb azonban, ha az egyik sarokpontot megfogjuk egérrel és mozgatjuk. Az egyes adatsorok típusát egyenként is beállíthatjuk (ha előtte kijelöltük az adatsort) a helyi menü MINTÁK menüpontjával, vagy a diagram eszköztár minták gombjával! Így majdnem tetszőleges kombinált diagramok hozhatók létre (a 2 és 3 dimenziós diagramok egymással nem kombinálhatók). Számos formázási lépesben (területek formázásánál) kínálja fel az Excel a „Kitöltési effektusok” gombot. Igen látványos terület mintázatot állíthatunk be segítségével. A kép füllel egyedi képeket rendelhetünk egy területhez (diagram terület, rajz terület, körcikk terület, oszlop terület, stb.) Phare kísérleti program 21 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor Egy szépen megszerkesztett diagram formáját felhasználói diagramként menthetjük le a DIAGRAM menü (kijelöltnek kell lenni a diagramnak) MINTÁK menüpontja FELHASZNÁLÓI TÍPUSOK

paneljén, ha ott kiválasztjuk a felhasználó által készített választógombot, majd a megjelenő hozzáadás gombra kattintunk. Adatterület diagramterületre való ráhúzásával is hozhatunk létre új adatsort (függvényt) a diagramban. Ha a jobb egérgombbal történik a húzás, akkor több lehetőséget kínál még fel: a cellák legyenek új adatsorok vagy új adatpontok, az Y értékek sorokban vagy oszlopokban helyezkednek-e el, adatsornevek (Y feliratok) az első sorban vannak-e, kategóriák (X értékek) az első oszlopban vannak-e, meglévő kategóriák cseréje kell-e. Ezzel a módszerrel eltérő pontszámú adatsorok is ábrázolhatók egy diagramban! Ha valamelyik elemet törölni szeretnénk, könnyű dolgunk van. Csak ki kell jelölni a törlendő elemet, majd meg kell nyomni a Del billentyűt – a kijelölt elem már el is tűnik a diagramról. Az egész diagram törlése is hasonló módon történik 16. Kimutatás-készítés (PivotTable)

Adatnyilvántartáson alapul és az ADATOK menüben található. Nagyon hasonló az Access kereszttáblás lekérdezéséhez, amikor is sorok és oszlopok kereszteződésében összegzünk (pl.: nemenként és végzettségenként a fizetést) Kimutatás készítése A kimutatás-készítés egy rendkívül hasznos szolgáltatás. Táblánkból egy új táblázatot (kimutatást) készíthetünk A kimutatás készítésnél megadhatjuk, hogy melyik mező értékei szerepeljenek a sorokban, melyik az oszlopokban, melyik a táblázat belsejében és melyik legyen az oldalváltás alapja. Mindezt a kimutatás varázsló segítségével igen gyorsan és egyszerűen megvalósíthatjuk. Az 1 lépésben megadhatjuk a forrás alapját Ez lehet Excel lista vagy adatbázis, külső adatforrás (Microsoft Query-vel), több tartomány vagy másik kimutatás. A 2 lépésben, ha Excel listát választottunk, megadhatjuk a tábla tartományát. A 3 lépés a leglényegesebb Itt egy fiktív kimutatást

láthatunk, amelynek a jobb oldalán a táblánk mezőnevei láthatók. Ezek a mezőnevek egérrel megfoghatók, és a kimutatás kívánt helyére vontathatók Egy-egy részhez több mező is megadható. Ha valamelyik mezőnévre kettőt kattintunk, akkor további részletek is megadhatók a kimutatásmező panelen. Ezek közül talán az adatterületen található statisztikai funkció kiválasztása a legfontosabb Jól használható a sor, oszlop vagy oldal terület kimutatásmezőjének irányított gombja is, ahol rendezés, megjelenítés (pl. első 5, utolsó 9) állítható be. A 4 lépésben meg kell adnunk a kimutatás elkészítésének helyét Phare kísérleti program 22 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor Az elkészített kimutatásban még mindig sok mindent változtathatunk. Egérrel megfoghatók a kimutatás kulcsmezői vagy akár a részadatok is, és átvontathatók máshová. Kettőt rákattintva a mezőnévre, a varázsló 3 lépésében

meghívható kimutatásmező paneljét kapjuk meg. Az egér jobb gombjával a kimutatás helyi menüje hívható meg Felhasználható a lekérdezés és kimutatás eszközsora is. Újból meghívható a KIMUTATÁS menüpont, amely rögtön a kimutatás-készítés legfontosabb lépését adja a 3.-at (az aktuális cellának előtte a kimutatásban kell állnia) Kimutatásunk adatait sorba rendezhetjük az ADATOK menü SORBA RENDEZ menüpontjával, ami most kicsit más, mint a tábla sorba rendezésénél. Szükség esetén a kimutatásunk egyes sorait vagy oszlopait újabb szinten csoportba foglalhatjuk az ADATOK menü TAGOLÁS ÉS RÉSZLETEK menüpont RÉSZCSOPORT utasításával, vagy egy csoportbontást megszüntethetünk a CSOPORTBONTÁS utasításával (a kimutatás eszköztárból is meghívható). A részletek megjelenítése utasítással az adott sor, oszlop vagy adatérték elemi adatait is meg lehet mutatni. Üres terület kijelölési lehetőségeket is felkínál (felirat,

adatok, felirat és adatok). A helyi menü segítségével SZÁMÍTOTT MEZŐKET (adatterületen, pl: éves jövedelem kiszámítása: 12*fizetés+jutalom), TÉTELEKET. (sorban vagy oszlopban, pl.: TB kifizetés kiszámítása: (egyetem+érettségi+főskola)*O,33) hozhatunk létre, megadhatjuk a tételek kiszámítási sorrendjét, megtekinthetjük a képleteinket, megjelenítési beállításokat szabályozhatunk és még sok egyéb, már leírt dolgot megtehetünk. Kimutatásdiagramok A kimutatásokhoz hasonló módon készíthetünk diagramokat is az Excelben. A kimutatásdiagramot is az ADATOK menü KIMUTATÁS VAGY KIMUTATÁSDIAGRAM parancsa segítségével készíthetjük. A megjelenő párbeszédablakban most Phare kísérleti program 23 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor a Kimutatásdiagram (kimutatással együtt) lehetőséget válasszuk. A további lépések megegyeznek az „egyszerű” kimutatásnál ismertetett lépésekkel 17. Testreszabási

lehetőségek az Excelben Számos lehetőséget kínál erre az Excel. A leglényegesebb talán az eszközsorok ki- és bekapcsolási lehetősége, illetve az eszközsorok szabad kialakítási és elhelyezési lehetősége. Az eszközsorokat a NÉZET menü ESZKÖZTÁRAK menüpontjában lehet ki- és bekapcsolni. Egy eszközsort, ha megfogunk ott, ahol nincs gomb (a legelején a legegyszerűbb), akkor bárhová elmozgathatjuk. A gombok elrendezését is szabályozhatjuk Ehhez meg kell hívni a NÉZET menü ESZKÖZTÁRAK menüpontjának TESTRESZABÁS parancsát. Ekkor mozgathatóvá válnak az eszközsorokon lévő gombok, valamint a parancsok panelen lévők. A gombokat bárhová elmozgathatjuk A panelra visszahúzva eltüntethetjük a gombot. Amíg a panel nyitva van, addig bármelyik eszköztár gombját a helyi menüjén keresztül beállíthatunk (gomb képe, neve, stb.) A parancsok panel beépített menük kategóriát kiválasztva a beépített menüt is átállíthatjuk

Visszaállítani a menti helyi menüjének ALAPHELYZET parancsával lehet! Számos lehetőséggel bővíthetjük menürendszerünket, függvénykészletűnket az ESZKÖZÖK menü BŐVÍTMÉNYKEZELŐ menüpontjával. A bővítmények a Program filesMicrosoft OfficeOfficeMakro mappában vannak .XLA kiterjesztéssel A FÁJL menün keresztül is megnyithatók, de ilyenkor csak addig használhatók, amíg ki nem lépünk az Excelből. Sablont készíthetünk egy gyakran használatos munkafüzet szerkezetről, aminek a formáját és tartalmát később bármikor betölthetjük. A sablon készítése a FÁJL menü MENTÉS MÁSKENT menüpontjával történik Itt változtatnunk kell a fájl típusán sablonlap típusra (kiterjesztése automatikusan XLT). A sablon használata e sablon megnyitását jelenti egyszerű fájlként. Ilyenkor nem maga a sablon töltődik be, hanem a másolata! A mindig megnyitandó munkafüzeteinket az Excelt tartalmazó könyvtár alatti XLSTART könyvtárban

helyezhetjük el. Az ide helyezett sablonokat viszont a FÁJL menü ÚJ MUNKAFÜZET menüpontjának hívásánál kínálja fel, mint választékot. Hálózatnál használható jól a másodlagos indítókönyvtár, amit az ESZKÖZÖK menti BEÁLLÍTÁSOK menüpont ÁLTALÁNOS paneljén adhatunk meg. Sok lehetőséget találunk még az ESZKÖZÖK menüpontban: helyesírás ellenőrzés, automatikus mentés beállítása, közös használat, változások követése, munkafüzetek egyesítése, védelem (jelszavas írásvédelem a formátum menü cellák menüpont védelem lapján zároltnak jelölt celláknak, füzet szerkezetének védelme, illetve munkafüzet közössé tétele és védelme), munkalap-vizsgálat (előd, utód, hibás cellák mutatása). A BEÁLLÍTÁSOK menüpont sok lapját (áttérés, egyéni listák, diagram, szín, megjelenítés, számolás, szerkesztés, általános) érdemes egyszer áttanulmányozni. Gyakran kell ezek közül a számolás lapon található

csak kérésre nevű választókapcsoló bekapcsolási lehetősége. Ilyenkor nem történik meg minden beírás után az automatikus táblázat újraszámolás (ami nagy táblánál már időigényes), hanem csak az átszámol gombra vagy az F9 billentyű leütésére. 18. Internet (Intranet) lehetőségei Excel-ben Az Office 2000 minden alkalmazása, így az Excel is képes az Internet nyújtotta előnyöket kiaknázni. Az Intranet egy szervezet belső hálózata, amely Internet szabványok szerint működik. Az Internet szolgáltatásai közül a legismertebb a WWW (Word Wide Web), amely szövegek, képek, hangok és digitális filmek gyűjteménye, amelyek hiperhivatkozások révén könnyen elérhetők. A hiperhivatkozások szövege (kép is lehet) rendszerint kék színű és aláhúzott A szín rendszerint lilára vált, ha már egyszer rákattintottunk. Ha rákattintunk egy hiperhivatkozásra, akkor átugrunk egy másik helyre, ami lehet ebben a dokumentumban (munkafüzetben)

is vagy az Internet tetszőleges pontján. A Word-ben ez jobban ki van dolgozva, de az Excel is sok hasznos segítséget tud felmutatni. Phare kísérleti program 24 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor Hiprehivatkozás beszúrása Igen hasznos a BEILLESZTÉS menü HIPERHIVATKOZÁS menüpontja. Meghívásakor választhatunk, hogy fájlra, URL (Uniform Resource Locator egységes erőforrás meghatározó) címre (tehát az Internet tetszőleges helyére kívánok lépni), vagy e fájl (munkafüzet) valamely pontjára kívánunk hivatkozni. Példa fájlra: D:locapeh98.xls, URL címre: http://www.pszfshu, munkafüzet egy pontjára: Esetkimutatás!A1. A hiperhivatkozás beszúrása előtt a cellába célszerű valamilyen tájékoztató szöveget beírni (pl. Ugrás az Esetkimutatás lapra), hogy ez legyen a hivatkozás szövege (kék színű lesz). Később a helyi menüjén keresztül szerkeszthetjük a hivatkozást, még a szerkesztőlécen a szöveget módosíthatjuk.

Ügyesen alkalmazva és elhelyezve a hiperhivatkozásokat nagyon megkönnyíthetjük a felhasználó dolgát Hiperhivatkozást a SZERKESZTES menü BEILLESZTÉS HIPERHIVATKOZÁSKÉNT menüpontjával is hozhatunk létre. Ehhez a vágólapra kell másolni a cél címet (pl. esetkimutatás munkalap Al-es celláját) Utána oda kell menni, ahová a hivatkozást be akarjuk szúrni. Itt is célszerű a magyarázó szöveget előbb beírni Utána hiperhivatkozásként beilleszthetjük Táblázatok közzététele a weben A táblázatainkat kétféle módon tehetjük közzé a weben: választhatunk interaktív vagy statikus weblap készítése között. Ha az interaktív weblapot választjuk, a weblapot megtekintő felhasználók műveleteket végezhetnek a táblázat adataival, mintha csak az Excellel dolgoznának. Interaktív weblapot csak akkor alkalmazhatunk, ha telepítettük az Office Web Components programot és rendelkezünk az Internet Explorer 4.01-es vagy újabb webböngészővel

Statikus weblap közzétételéhez és megtekintéséhez nincs szükség az előbb említett Office Web Components alkalmazásra. Interaktív weblap közzététele Ha megkerestük a megfelelő munkalapot, végezzünk egy mentést, majd válaszuk a FÁJL menü MENTÉS WEBLAPKÉNT pontját. A megjelenő ablakban nyomjuk meg a KÖZZÉTÉTEL gombot. A gomb hatására megjelenő Közzététel weblapként ablakban a Választás listából válasszuk ki annak a munkalapnak a nevét, amelyet közzé szeretnénk tenni. Ha nem a teljes munkalapot szeretnénk közzétenni, a Cellatartomány elemet kell választanunk: ekkor egy beviteli mező jelenik meg, amelybe beírhatjuk a tartomány címét. Jelöljük be az Interaktív változat jelölőnégyzetet, és a mellette található listából pedig válasszuk a Számolótáblás ábrázolás elemet. Phare kísérleti program 25 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor A Cím mellett található Módosítás gombot megnyomva adhatjuk

meg azt a címet, amelyet a böngészőprogramban szeretnénk látni. A Fájlnév mezőben megadhatjuk annak a lemezegységnek, webmappának, webhelynek vagy FTP-helynek a címét, ahol a weblapot el szeretnénk helyezni. A megfelelő jelölőnégyzet bekapcsolásával azonnal meg is nézhetjük az elmentett weblapot. Jól látható, hogy a weblapon megjelennek az Excel eszköztárának fontosabb elemei, és bátran kipróbálhatjuk, hogy táblázatszerűen kezelhető a lap. A táblázatban végrehajtott változtatások azonban nem kerülnek tárolásra, így az interaktív weblapot elsősorban számításokra használhatjuk. Azonban ha mégis szeretnénk lemezre menteni a változtatásokat, akkor az oldalt előbb az Excelbe kell importálnunk, és onnan elmentenünk. Statikus weblap közzététele Ha táblázatunkat statikus weblapként tesszük közzé, akkor a lap olvasói nem végezhetnek számításokat rajta, csupán az adatok megtekintésére használhatják. A statikus weblap

közzétételét ugyanúgy kell elvégezni, mint az interaktívat. A különbség abban áll, hogy a Közzététel weblapként ablakban az Interaktív változat jelölőnégyzetet most nem kell bejelölni. A végeredmény jelentősen különbözik az előzőtől, egy megszokott weblapot látunk, táblázatosan elrendezett adatokkal: Phare kísérleti program 26 Táblázatkezelés – Excel 2000 Kiss Gábor Kimutatások közzététele a weben Már megismerkedtünk azzal, hogy a kimutatásokkal milyen egyszerűen juthatunk olyan információkhoz, amelyeket egyébként csak bonyolult csoportosításokon és számításokon át érhettünk volna el. Az Office Web Components segítségével ezek a kimutatások interakítv weblapokon is rendelkezésre állnak. Nincs más dolgunk, mint elindulni ugyanúgy, ahogy az interaktív weblapot készítettük, és amikor bejelöljük az Interaktív változat jelölőnégyzetet, akkor a mellette található listában válasszuk a Kimutatásos

ábrázolás lehetőséget. Ha a megfelelő jelölőnégyzetet bejelöltük, akkor jól láthatjuk, hogy a táblázat elrendezése gyakorlatilag megfelel az eredetinek, a kimutatás szempontjából fontos sor- és oszlopfejlécek viszont üresen állnak. A feladatunk tehát az, hogy ezeket beállítsuk, illetve a felesleges mezőket pedig eltávolítsuk. A fogd és vidd módszer használatával ez gyerekjáték lesz Phare kísérleti program 27