Commerce | Event management » A rendezvényszervező feladatai, forgatókönyve

21. Milyen feladatai vannak a rendezvényszervezőnek a rendezvény előkészítő szakaszában? 23. Milyen feladatai vannak a rendezvényszervezőnek a rendezvény záró szakaszában? A rendezvény szervezési jogának elnyerése után rendezvényszervezőkből a rendezvény szervezőbizottsága. megalakul a szakmai és A rendezvényszervezőkből kerül ki: - Rendezvényszervezők: teljesítik a helyszínekkel kapcsolatos igényeket, foglalkoznak a szállásfoglalásokkal, étkezésekkel, programszervezéssel, transzferekkel, a tárgyi és személyi feltételek biztosításával. - Aláírásával felelős személy: a kiadásokra figyel, a számlák csak akkor fizethetők ki, ha az ő aláírása szerepel rajtuk. (Arra vigyáz, hogy ne lépjük túl a költségvetést) - Kapcsolattartó személy: egy személyben tartja a kapcsolatot a szolgáltatókkal és szállítókkal, a leendő résztvevőkkel és áramoltatja az információkat a bizottság tagjai között. Fontos, hogy

személye ne változzék egészen az elszámolási szakasz végéig Miután megalakult a szervezőbizottság, a két fél aláír egy szerződést, ami minden lényegi kérdésre kitér. Ezután kezdődik az előkészítő szakasz Előkészítő szakasz Az első vendég megérkezéséig tart, a leghosszabb szakasz. A rendezvényszervezőknek feladat-listát kell készíteniük, amiben mindenhez hozzá kell rendelni a megfelelő határidőket és felelősöket, majd a felelős-listát amiben mindenki névre szólóan megkapja a saját munkalistáját. Ezután a várható költségek listáját kell elkészíteni, ami a rendezvény előkalkulációja lesz. ennek alapján tud a rendezvényszervező a nevezési díj összegére javaslatot tenni. A nevezési díj két költségfajtából tevődik össze: a fix és a változó költségekből. A fix költségek létszámfüggetlenek, viszont a változó költségek függnek a létszámtól, ezeket mindig egy főre számoljuk ki. Tehát a

részvételi díj kiszámításának alapképlete: Az összes ÁFÁ-val növelt fix költséget elosztjuk a várható létszám mínusz 15-20%-kal, így megkapjuk az egy főre eső fix költséget, ehhez hozzáadjuk az egy főre kiszámolt változó költséget, ami az egy főre eső részvételi díj lesz. Ebben nincs benne a szállásköltség, a közlekedési költség, programok költségei, ezeket a részvételi díjon felül kell fizetni. Miután a rendezvényszervező kikalkulálta a részvételi díjat, azt a szervező bizottság elnökének kell jóváhagynia. Ezek után a szakmai szervezővel közösen elkészítik a kiküldendő következő információs anyagot, a 2. számú körlevelet 3 fontos dokumentumból áll: - szakmai szervező levele - rendezvényszervező levele - mellékletek: amiket a rendezvényszervező állít össze (jelentkezési lap, szálláslista, programlista) A rendezvényszervező levele: - bemutatkozik a leendő résztvevőknek, közli, hogy a

szakmai szervezővel közösen alkotják a rendezvény szervező bizottságát - közli irodája és a kapcsolattartó személy elérhetőségeit 1 21. Milyen feladatai vannak a rendezvényszervezőnek a rendezvény előkészítő szakaszában? 23. Milyen feladatai vannak a rendezvényszervezőnek a rendezvény záró szakaszában? - - az iroda pontos banki adatait, bankszámlaszámát, a hová a részvételi díjakat utalni kell jelentkezés módját, határidejét fizetési feltételeket opciós és kötbérmentes határidőket felhívja ő is a figyelmet a regisztráció pontos helyére és időpontjára felvilágosítást ad az általa csatolt mellékletekről, és kéri a jelentkezőket, hogy azok közül a jelentkezési lapot pontosan, olvashatóan kitöltve meddig és hová kell visszaküldeni mi történik a határidőn túli jelentkezésekkel Mellékletek 1. Jelentkezési lap: - ország, város - klub, edző neve, edző elérhetősége - versenyzők létszáma,

kísérők létszáma, összes létszám - résztvevők és kísérők nem szerinti megoszlása - közlekedési eszköz - pontos érkezési idő - járatszám, melyik városból érkezik - pontos elutazási idő a verseny után, ugyanolyan részletesen, mint az érkezés - versenyevezési díjak összege - a nevezési díjak változó költségeinek felsorolása - figyelemfelhívás: a szállás és egyéb kért szolgáltatások külön fizetendők a nevezési díjon felül - szállás és szolgáltatások - kísérői jegy-igény - nevezők adatai: vezetéknév, keresztnév, versenyző pontos születési ideje, neme, melyik versenyszámban nevez - megjegyzések, különleges igények (pl.: lisztérzékeny) - dátum - edző aláírása - bélyegző 2. Szálláslista: - ajánlott szállodák a verseny helyszínén és környékén a verseny előtti és utáni időszakra - különböző kategóriájú szálláshelyek árai - szálláshelyek leírásai 3. Programlista: a programok

lényegét tartalmazza, hogy felkeltse az érdeklődést A rendezvényszervezőnek ellenőrző (check) listákat kell vezetnie. Ezek megkönnyítik a munkáját. Már a munkafolyamat kezdetén elkezdjük a listázást az összes elvégezendő feladat feltűntetésével. Az ő feladata a rendezvény tárgyi és személyi feltételeinek biztosítása. A jelentkezések lezárása után elkészítjük a pontos érkezési listákat az alábbiak szerint: - a pár nappal korábban és később elutazók számára kell érkező és elutazó listákat készíteni napokra lebontva 2 21. Milyen feladatai vannak a rendezvényszervezőnek a rendezvény előkészítő szakaszában? 23. Milyen feladatai vannak a rendezvényszervezőnek a rendezvény záró szakaszában? - az érkezési listákat további listákra bontjuk érkezési helyszínek szerint, azon belül is érkezési sorrendben az elutazási listákat is ugyanígy bontjuk Ugyanezzel a módszerrel állítjuk össze a szükséges

idegenvezetők és autóbuszok listáját. Amikor már minden szolgáltatást és személyzetet megrendeltünk. összeállítjuk a rendezvény forgatókönyvét, amiből minden munkatársunk megkapja a saját, névre szóló forgatókönyvét, amiben csak az ő feladatai szerepelnek. Ha van kisebb fogadás a rendezvény ideje alatt, akkor a szakmai szervező dönti el, hogy az ültetési tablón kit ki mellé ültessünk, de magát a névtáblákat és menükártyákat a rendezvényszervező helyezi el az asztalon. Ha külföldi vendégek is vannak, akkor a rendezvényszervező feladata tudni az adott ország protokoll nemzeti sajátosságait, néphagyományait, vallási, kulturális szokásait. Záró szakasz Az utolsó vendég elutazásával kezdődik és másfél-két hónapig tart. A rendezvény teljes pénzügyi elszámolásával és az utómunkálatok elvégzésével zárul. Ekkor már megvannak a bevételek 90%-a. 1. lépés: a pénzügyi elszámolás - a kapott szponzori

pénzek - a nevezési díjak - a jegyeladásból származó bevételek - a szállásfoglalások, étkezések, programok árai - a közlekedésre beszedett összegek - az egyéb szolgáltatások árai - az esetlegesen befolyt bérleti díjak - a helyszíni egyé eladások Ezek összege képezi a sportverseny teljes bruttó bevételét. Ekkor kapjuk meg a számlákat a szolgáltatások bérlése után. - sportcsarnok bérleti díja - technikai berendezés bérlése, technikusok bére - idegenvezetőink, tolmácsaink, hostesseink számlái - telefonszámlák - nyomdaköltségek - szállodaszámlák - étkezések számlái - sajtótájékoztatók költségei - bírók tiszteletdíja - személyzet munkadíja - buszok költsége Ezeket a számlákat a végleges listák alapján kell ellenőrizni, és csak akkor fizetjük ki őket, ha az általunk megrendelt szolgáltatással és kialkudott árral megegyeznek. 3 21. Milyen feladatai vannak a rendezvényszervezőnek a rendezvény

előkészítő szakaszában? 23. Milyen feladatai vannak a rendezvényszervezőnek a rendezvény záró szakaszában? A szállodaszámlákhoz az általunk kiállított szállodakártyákat mellékeli a szolgáltató. Ezeket egyeztetjük a nálunk maradt másolatokkal, majd a szállodatablónk alapján is ellenőrizzük az igénybevett szolgáltatásokat, megszorozzuk az árral és a számlán szereplő napi valutaárfolyammal. Ha az így kapott összeg megegyezik a számlán szereplő összeggel, akkor kiegyenlítjük pénzügyi tartozásunkat. Ha eltérések vannak az összegben, akkor felvesszük a kapcsolatot a szolgáltatóval és mindketten újra egyeztetünk. Csak akkor fizetünk, ha megegyeznek a számlák. Tehát alakilag és tartalmilag aprólékosan kell ellenőrizni. Amikor már összesítve van a sportrendezvény bruttó kiadása, akkor azt levonva a bevételből megkapjuk a rendezvény bruttó hasznát. Miután a rendezvényszervezők összesítik a rendezvény hasznát,

akkor osztozkodnak a haszonban a szakmai szervezővel az alapján a szerződés alapján, amit az előkészítő szakaszban kötöttek. 2. lépés: a rendezvény történetének megírása Ez magában foglalja a történteket, a kitűzött célok megvalósítását, elemzi a költségeket és bevételeket. Értékeli a munkatársak munkáját és javaslatot tesz a következő hasonló rendezvény megszervezésére. Ennek az anyagnak részét képezik a különböző listák, kimutatások, a rendezvény forgatókönyve, statisztikák, amik a következő hasonló rendezvény szervezésekor segítségünkre lehetnek. A szakmai szervező elkészíti a rendezvény értékelését szakmai szempontból és a rendezvényszervező értékelésével összefűzik, így a rendezvényszervező iroda és a szakmai szervező egy-egy teljes anyaggal fog rendelkezni az adott rendezvényről. 3. lépés: a follow up levél elkészítése Ezután következik a follow up levél megírása, ami a szakmai

szervező és a rendezvényszervező közös feladata. Ezt a levelet a résztvevő kluboknak, csapatok edzőjének, a sajtó megjelent képviselőinek, a rendezvény védnökeinek, szponzoroknak elküldjük, személyre szólóan és személyre szabottan. Az edzőknek gratulációnkat fejezzük ki az érmet nyert versenyzőik teljesítményéhez. A rendezvényszervező és a szakmai szervező is aláírják. Ezek után mondhatjuk, hogy lezártuk a rendezvényt. 4 11. Milyen adatokat kell tartalmaznia a rendezvényszervező által elkészített forgatókönyvnek egy üzleti tárgyalásra, melyet egy protokoll vendéglátás követ (ültetéses forma)? Forgatókönyv: Az adott rendezvény minden fontos adatát tartalmazza, valamint napra, órára, percre lebontva pontos program (a forgatókönyv személyre szóló, egy adott személy feladatait tartalmazza, a szükséges tudnivalókkal. utasításokkal) Fejléc nélküli papírra készítjük. Első rész:  Címként nagy betűvel

felírjuk a „forgatókönyv” szót, alá pedig az alkalmat, amire készül.  Pozíciószám  Időpont  Helyszín  Létszám  Hivatalos nyelv  Szervezésért felelős megnevezése Második rész: Az aznapi program részletezése percre pontosan a rendezvény előtti 2 órától számítva. Harmadik rész: Tudnivalók: az utolsó vendég távozása utáni teendők. Dátum aláírás elérhetőség Ki kell választani, hogy melyik ültetéses vendéglátási formát választjuk. - villásreggeli - brunch - tárgyalóasztalnál való kínálás - társalgóasztalnál való kínálás - munkaebéd - üzleti ebéd  egy tárgyalás lezárását is jelentheti - díszétkezés Üzleti ebéd: Ekkor előre asztalt kell foglalni a kiválasztott étteremben és megállapodni az üzletvezetővel a menüsorban és a hozzá illő italokban is. Általában nagyobb figyelmet kell fordítani a terítésre Jellemző az étkezés előtti pohárköszöntő, a házigazda mond

tósztot, amire az üzleti partnere szintén ez pohárköszöntővel válaszol. Sokszor pezsgővel köszöntik egymást az üzletfelek, és utána következik az étkezés. A menüsor általában négy fogásból áll, nem szokás több ételfajtát felsorakoztatni. Időtartama egy, másfél óra