Information Technology | ERP systems » Porkoláb Ádám - Rendszerszervezési alapismeretek

Rendszerszervezési alapismeretek Összeállította: Porkoláb Ádám www.poorkyatwhu Rendszer: Egy vagy több ismérv alapján összetartozó, egymással kapcsolatban levő adatok jól körülhatárolt csoportja.(lehet nyílt, vagy nem nyílt) Környezet: A rendszert szorosan körülvevő, a rendszerrel kölcsönhatásban levő elemek összessége. Alrendszer: funkcionálisan összefüggő elemek egy csoportja. Mindig a vizsgálat módja határozza meg, hogy mit tekintünk alrendszernek, és mit rendszernek. Rendszereknek van: - Célja: a rendszer valamilyen cél elérése miatt működik (tudatos, vagy nem tudatos cél). - Tartalma: minden, ami a rendszer határain belül van - Szerkezete: mivel a rendszer elemei kölcsönhatásban vannak egymással, szerkezetet alkotnak. Lehet: hierarchikus ábrázolás (alá, és felérendelés), és dinamikus ábrázolás (folyamatok ábrázolása) - Erőforrása: a rendszer céljai eléréséhez erőforrásokat használ fel. A cél jellegétől

függően az erőforrások eltérőek lehetnek. Ha alrendszereket vizsgálunk a szervezeti egységek statikus elemek. A termelő és ügyviteli egységek dinamikus egységek. Folyamatok: - rendszer meghatározása - Alrendszerekre, funkcionális egységekre való bontása, köztük levő kapcsolatok meghatározása - Alrendszerek további bontása Szervezet: Egy olyan speciális rendszer, amelynek jellemzője, hogy tervszerűen működik legalább két elem, amelynek közös a célja. (mindig kell egy tervszerű elem: az ember) A cél megvalósítása mindig a szervezet alkotóelemeinek munkamegosztása szerint történik. A funkcionálisan elkülönített részek közti kapcsolatot kommunikációval oldjuk meg. A szervezetnek legalább egy része irányítási, döntési feladatot lát el. Szervezés: Egy olyan állapot, tervszerű létrehozói, amelyben a rendszer céljai az erőforrások felhasználásával hatékonyan megvalósíthatók. A hatékonyság nem egyenlő a

gazdaságossággal. Hatékonyság = Eredmény / Ráfordítás Akkor beszélünk gazdaságosságról, ha az részben mérhető. Eredményei például: - Az ügyvitel egyszerűbbé válása - A vevő pontosabb kiszolgálása - Gyorsabb információellátás Szervezés jellemzői: - cél eszköz: munka hatékonysága - munkaerő hatékony foglalkoztatása - üzemszervezés alapján - ügyviteli, termelési folyamatok elszámolása - informatikai szempontból: magának az információs rendszernek a megszervezése az eredmény Információrendszerek szervezése = rendszerszervezés Adat: A tények egymáshoz viszonyított megjelenése, amelyeken logikai/matematikai műveleteket lehet végezni. - egyed (amire vonatkozik) - tulajdonság (azt mutatja, hogy az egyedre jellemző tulajdonságokból melyikre vagyunk kíváncsiak) - érték (az egyed adott tulajdonságának mennyi a konkrét megjelenése) Külön-külön is adat, de értékelhetővé csak együtt válnak. Információ: Az a

hír, közlemény, amit felfogunk, vagy érzékelünk. Az adatnak az a részhalmaza, amelynek újdonságtartalma van. Az az ismeret, amely az adatok összegyűjtését logikai és/vagy matematikai műveletekkel, történő elemzéssel nyeri. Az információ tartalmi megközelítés, míg az adat formai megközelítés. A tartalmi megközelítés azt jelenti, hogy az adat csak meghatározott ismeretek birtokában válik információvá. - Formai oldalról: szintaktikai jelleg (adatformában jelentkezik) - Tartalmi oldalról: szemantikai jelleg - Pragmatikus jelleg –gyakorlati felhasználhatóság: időtényező, teljesség. (biztosítani kell, hogy mindenki a kellő időben rendelkezzen valamennyi szükséges információval) Adatfeldolgozás: Az adat csak bizonyos átalakítások után válik információvá, ezért gondoskodni kell az adatok összegyűjtéséről, tárolásáról, továbbításáról. Minden szervezetben lennie kell egy adatfeldolgozó egységnek. Ennek az

egységnek a működésével valósul meg az alrendszerek közti kommunikáció. Az adatfeldolgozás szerepe másodlagos, elsődleges szerepe a valós világ folyamatainak van. Információrendszer: Információrendszer önmagában nem létezik. (szüksége van funkciót ellátó alrendszerekre, és ezek munkájához információk kellenek, az alrendszerek közti kommunikáció információcserével valósul meg) Rendelkezik a rendszer általános jellemzőivel Célja, hogy tükrözze a szervezetet, és környezete különböző elemeinek az állapotát Az információrendszer tartalmát a közöttük levő kapcsolatok alkotják. Az adatok bizonyos szerkezetet alkotva helyezkednek el az információrendszerben. Az információrendszer legfontosabb erőforrásai az adatok, az információk, a működésében résztvevő emberek, és gépi berendezések. Amennyiben a rendszerben számítógép is szerepel, akkor számítógépes információrendszerként emlegetjük.

Problémamegoldó gondolkodásmód: - Probléma felismerése, célkitűzés - Kiinduló helyzet elemzése, és az elvégzendő feladatok meghatározása (Mit?) - Annak megtervezése, hogy miként juthatunk a kiinduló helyzetből a kívánt helyzetbe (Hogyan?) - A terv végrehajtása, kivitelezése - Az elért eredmények értékelése Projekt: Az információrendszer célja egyedi, nem ismétlődő. (kétszer adott információnak nincsen kétszeres értéke) Az információrendszernél az erőforrások korlátozottak. (pragmatikus jelleg, főleg az időtényező Különböző szakemberek összehangolt tevékenységségére van szükség. Projektvezetés: Miután egyedi, általános módszer nincsen, a cél nem fogalmazható meg olyan egzakt módon, mint amikor pl. egy termék gyártását elhatározzák Nehéz az ellenőrzés, hiszen legtöbbször nincs olyan alap, amelyhez viszonyítani lehet (idő, eredmény, stb.) Az információrendszer szervezése projekttevékenység, mert,

célja, egyszerű, és azonos módon nem tér vissza. Információrendszer szervezése: 1. Célkitűzés 2. Elemzés a. előzetes helyzetfelmérés, b. információrendszer részletes tervezése (nagyvonalú rendszerterv), c. megvalósíthatósági vizsgálat, d. rendszertanulmány összeállítása Az információrendszer szervezésének főbb lépései: 1. 2. 3. 4. Célkitűzés Rendszerelemzés Rendszertervezés Kivitelezés 5. Átadás (üzemeltetés, mindennapos, rendszeres tevékenység) Ezek a szakaszok képezik az információs rendszer életciklusát. Gyorsan változó körülmények miatt új probléma merül fel, és a fejlesztés újra kezdődik. Az elbírálás, jóváhagyás jelenti az egyes szakaszok végét. Ezek az ellenőrző pontok. 1. Célkitűzés új igény felismerése, meglevő rendszer módosítása, a cél jobb kielégítése érdekében. - Az indító lehet a felhasználó, de lehet a számítástechnikai szakember is. - Mindig szükséges az igény

pontos megbeszélése a felhasználóval. Tisztázandók: - A fejlesztés beleillik-e a szervezet hosszú távú fejlesztési tervébe? (Mind a szervezési, mind a termelési oldalról) - Van-e már olyan kész rendszer, amelyik a felmerült igényt ki tudja elégíteni? - Elég a módosítás, vagy teljesen új rendszert kell készíteni? - Nincs-e ennél fontosabb feladat? Mindenről írásos feljegyzés készítendő. Vezetői szinten döntendő el, hogy a javaslat végrehajtása előtt további vizsgálódás, illetve előkészítés szüksége-e. Fontos az írott anyag, hogy utólag ne lehessen vita. - 2. Rendszerelemzés Annak vizsgálata, hogy az információ igény kielégítése megvalósítható-e, és célszerű-e? A legkritikusabb szakasz, mert: Itt határozzuk meg a pontos megoldandó feladatot. Döntés a megvalósítás módjára (eszközeire) vonatkozóan. Követelmény, korlátelemzés. Az elemzés során elvégzendő legfontosabb feladatok: 1. 2. 3. 4. Előzetes

helyzetfelismerés Az információrendszer előzetes tervezése (nagyvonalú rendszerterv) A megvalósíthatóság vizsgálata. Rendszertanulmány összeállítása 1. Előzetes helyzetfelismerés Az előzetes helyzetfelismerés adatgyűjtés, elemzés, értékelés arra a szervezetre vonatkozóan, amelynek az információs rendszert tervezzük, szervezzük. Nagyon fontos ez a tevékenység, mert ekkor ismeri meg a szervező a tényleges körülményeket, és tudja elhelyezni (értelmezni) a problémát. Nagyon fontos a dokumentálás, adatgyűjtés. Az előzetes helyzetfelismerés a következőre irányuljon: - Rendszervizsgálat: A szervezet céljának és szervezeti felépítésének meghatározása, a rendszer környezetének megismerése. - Folyamatvizsgálat: Azokra a folyamatokra irányuljon, melyek a rendszer célját közvetlenül megvalósítják (pl.: termelési, ügyviteli folyamatok) - Információ ellátás vizsgálata: A rendszeresen használt, valamint a

környezet számára szolgáltatott információ típusa, mennyisége, gyakorisága. A felmérés során a várható igényeket is figyelembe kell venni. A végeredmény a rendszer és környezetének kritikai értékelése, és leírása. Fontos a változó, változtatható, illetve állandó paraméterek rögzítése, mert később ezek jelenthetik a rendszertervezés korlátait. 2. Az információrendszer előzetes tervezése (nagyvonalú rendszerterv) Az új információrendszer vázlatos terveinek kidolgozására irányul. Ez többlépcsős tervezés első lépcsőjének tekintendő. Legfontosabb feladatok: - A rendszer elkülönülő főbb részeinek meghatározása, az alrendszerek kialakítása, kapcsolatuk egymással. - Az információrendszer átfogó logikai működésű modellje. - A modell beillesztése a szervezet egészébe. - Közelítő számítások, javaslatok az erőforrás igényéről, a feldolgozandó adattömegről, a feldolgozás gyakoriságáról. - Az

előzetes tervet célszerű több verzióban elkészíteni. 3. Megvalósíthatósági vizsgálat: Az előzetesen kidolgozott tervvariánsokat elemezni kell. Főbb szempontok: - Hogyan egészítik ki a célt, milyen módon egészítik ki a célt, milyen hatékonysággal egészítik ki a célt? - Szoftver, és hardver műszaki feltételeinek megvizsgálása - Munkaerő feltételének vizsgálata. - Gazdaságosság jellemzője (csak akkor teljes a vizsgálat, ha számszerűsíthető, és nem számszerűsíthető elemeket is figyelembe vesszük) 4. Nagyvonalú rendszerterv Célja: tanulmány döntési alapul szolgáljon a tervezés megkezdéséhez, illetve az egyéb dokumentumokkal együtt megadja a szükséges alapinformációkat a terezési munkákhoz. Részei: 1. A rendszer kidolgozását és működését befolyásoló feltételek meghatározása. a meglévő rendszer leírása (mi van most?),főbb problémakörök kiemelése, főbb követelmények és korlátok leírása 2.

Javaslat az új információrendszerre A meglévő rendszerből kötelezően átvett paraméterek leírása, az új információrendszer működési logikája és a felhasználónak nyújtott szolgáltatása (táblázatok, lekérdezések) 3. A megvalósítást befolyásoló tényezők leírása Személyi, szervezeti, műszaki feltételek rendszer gazdaságossága, az egyéb korlátok (gazdasági, jogi erőforrások) 3. Rendszertervezés Több szinten, különböző mélységben történik. A tervezés szintjeinek száma a tervezendő rendszer méretétől függ. A legalsó szint olyan részletezettségű, hogy közvetlenül a kivitelezés specifikációjaként szolgálhasson. Ezt a szintet nevezzük fizikai tervnek A fizikai terv a tényleges megoldás módját adja meg. (pl: az adattárak szerkezetének terve.) E szint fölötti tervezési szinteket logikai tervnek nevezzük. Általánosan: a logikai tervezés során a „mit” a fizikai tervezés során a „hogyan” kérdésre

keressük, illetve adjuk meg a válaszokat. A rendszert alrendszerekre bontjuk fel. A tárgyalás módja: A, A rendszertervezés B, Az alrendszerek tervezése A, A rendszertervezés Lényeges annak tudatosítása, hogy az alrendszerekre bontás csak a munka megkönnyítése érdekében történt. A rendszernek, mint egységes egésznek is működnie kell, ezért lényeges feladat az alrendszerek közötti kapcsolatok meghatározása. A tervezés lépései: a, Átfogó helyzetfelismerés b, A rendszer logikai tervezése c, A rendszerterv összeállítása a, Átfogó helyzetfelismerés Célja a rendszer egészének a mélyebb megismerése, különös tekintettel az egyes alrendszerek együttműködésének feltételeire. Jellegében az előzetes helyzetfelismeréséhez hasonló feladat azzal az eltéréssel, míg az elsősorban horizontális jellegű, ez mélységében (vertikálisan) tárja fel a részleteket. A felmérés során kapott információnak birtokában

pontosíthatók, behatárolhatók az egyes alrendszerek tevékenységének köre. Tisztázandó, a felhasználók információigénye, illetőleg szolgáltatása, az egyes alrendszereken belül. b, A rendszer logikai tervezése: Célja a rendszer működési logikájának meghatározása. Főbb pontjai: - Kódrendszerek tervezése. - Az alrendszerek által közösen használt adatállományok (adatbázisok) tartalmi elemzése. - A tervezésnek ki kell terjednie az alrendszerek közötti adatcserére (I/Q), illetve ezek időbeliségére is. c, A rendszerterv összeállítása: Célja hogy a fejlesztéssel kapcsolatban, döntések alapjául szolgáljon. Tartalmazza az egyes alrendszerek működési logikáját úgy, hogy azokat „fekete doboznak” tekinti. B, Az alrendszerek tervezése: Az alrendszerek tervezése lényegében megegyezik a logikai tervvel. A részekre bontott rendszertervet tovább bontjuk addig, amíg azt a tervezet előírja. Majd ezeknek a részegységeknek

előkészítjük a tervét, hogy ez által előkészíthető, és megvalósítható legyen. 4. Kivitelezés Az elkészített logikai és fizikai tervnek megfelelően elkészítjük a rendszert. 5. Átadás a, Telepítés (jó esetben csak a rendszer szoftverének telepítése, rosszabb esetben egyéb szoftverek telepítése (pl.: operációs rendszer), és felhasználók felvétele) b, Tesztelés (először próbaadatokkal, majd tesztelés üzemi körülmények között (ilyenkor az új és a régi rendszer párhuzamos működtetésére van szükség) c, Üzemeltetés/Karbantartás (a rendszert működőképes állapotban tartjuk (főleg a hardverhibák kiküszöbölését értjük itt) azaz update, és upgrade)