Communication | Business communications » A tárgyalásról

3. vizsgarész 1/A tétel Önnek az a feladata, hogy egy rt kereskedelmi üzletkötőjével találkozzon, azzal a szándékkal, hogy előzetesen egyeztessék a szerződéskötés feltételeit és a megállapodás, egyeztetés után megkössék a szerződést. ▪ ▪ ▪ Hogyan készül föl a tárgyalásra? A tárgyaláson milyen viselkedés, kommunikációs stratégiákat alakíthat ki? A mellékelt képekből/idézetből milyen következtetés(eke)t tud levonni? A tárgyalás fogalma, lényege A tárgyalás a konfliktusok megoldásának legáltalánosabb eszköze. A konfliktusok többfélék lehetnek: egy kölcsönös érdekeket szolgáló megállapodásnál is tisztázni kell a feltételeket, egy ártárgyaláson kemény üzleti megfontolást kell érvényre juttatni, egy szerződésnél jogi feltételeket kell kikötni. A tárgyalások alapvető lényege, hogy a feleknek valahol közös az érdekük, de álláspontjaik különbözőek az érdekek megítélésében. A tárgyalás

folyamata tehát az érdekek fokozatos közelítése a kölcsönösen elfogadható álláspont megtalálásáig. Az üzleti életben a tárgyalásoknak fontos szerepe van, hiszen általában ezen múlik az üzlet létrehozása. A tárgyaláson részt vevő mindkét fél arra törekszik, hogy a maga számára legelőnyösebb eredményt érje el, és ezt megállapodásban, szerződésben rögzítsék. Ehhez érvekkel meg kell győzni a másik felet, azaz „rá kell bírni őt”, hogy elfogadhatónak tartsa az álláspontunkat. Ezt pedig csak megfelelő felkészültséggel lehet elérni. Felkészülés a tárgyalásra A felkészültség része: a szakmai felkészültség és a jó tárgyalási, kommunikációs készség. A szakmai felkészültséghez hozzátartozik a téma alapos ismerete, a témával kapcsolatos jogszabályok ismerete. Elegendő és megfelelő információval kell rendelkezni a tárgyaló partnerről és az általa képviselt cégről is. A jó tárgyalási,

kommunikációs készséghez hozzátartozik a konfliktus kerülése, az empátiakészség, a megfelelő hangerő, artikuláció használata, sőt még a humorérzék is. A felkészülés során át kell gondolni, hogy mi legyen a minimális, illetve a maximális célkitűzés. Ennek megfelelően kell kigondolni a stratégiát és a taktikai lépéseket (A stratégia meghatározott cél elérésére irányuló tevékenység, a taktika a cél eléréséhez vezető kis lépések összessége.) Végig kell gondolni, hogy a tárgyalandó téma részkérdéseit milyen sorrendben hozzuk elő, mikor térjünk rá a számunkra fontos, illetve a kevésbé fontos kérdésekre, és azt is, hogy a tárgyaló partner várható kérdéseire, érveire hogyan reagáljunk. A felkészüléshez hozzátartozik a tárgyalási terv elkészítése. Pontjai a következők lehetnek: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ alakítsuk ki a megfelelő tárgyalási környezetet, ismerjük fel és jelöljük ki a

céljainkat, határozzuk meg az egyes tárgyalópartnerek szerepét, nyissuk meg a tárgyalást, tudjuk, hogy mikor kell beszélni és mikor kell hallgatni, tegyünk javaslatot, foglaljuk össze az elhangzottakat, zárjuk le a tárgyalást, erősítsük meg az eredményeit. 1 3. vizsgarész 1/A tétel Önnek az a feladata, hogy egy rt kereskedelmi üzletkötőjével találkozzon, azzal a szándékkal, hogy előzetesen egyeztessék a szerződéskötés feltételeit és a megállapodás, egyeztetés után megkössék a szerződést. A tárgyalás helyszínének előkészítése A megfelelő tárgyalási légkör elengedhetetlen a bizalom megteremtése szempontjából. Ehhez szükséges a terem kiszellőztetése, a kényelmes székek, legyen elég hely minden fél számára, illetve ha szükséges, a szemléltetéshez. A környezet mindkét fél számára legyen kellemes, és ne keltsen egyikükben sem ellenérzést. Kellemetlen helyzethez vezethet, ha az egyik szék alacsonyabb,

mint a másik, ha a felek túl közel vagy túl távol helyezkednek el egymástól, ha egyiküknek háttal kell ülnie az ajtónak, ha valakinek a szemébe süt a nap stb. Legyen elegendő hely a tárgyalóasztalon ahhoz, hogy az iratokat áttekinthetően lehessen elhelyezni. Viselkedés a tárgyalás során ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ A tárgyalás során következetesnek, de ugyanakkor rugalmasnak is kell lennünk. Tudni kell kompromisszumokat kötni, engedményeket adni. Kerülni kell a kategorikus kijelentéseket: „szó sem lehet róla”, „soha” stb. Nem szabad határozatlannak lenni, mert ez azt jelzi, hogy a szakmai felkészültségünk gyenge az adott témában. A tárgyalás kimenetele attól is függ, hogy ki hogyan tud érvelni, és hogyan tud kérdezni. Figyelmet kell fordítani a verbális és nem verbális megnyilvánulásokra. Akkor is őrizzük meg a nyugalmunkat, ha partnerünk rámenősebb. A tárgyalás eredményeként mindegyik fél „jól

akar járni”, ezért mindegyik arra törekszik, hogy minél több engedményt kapjon a másiktól. Az első engedményt megtehetjük mi, hogy ezzel is bizonyítsuk megegyezési szándékunkat, de ezután meg kell várni partnerünk válaszlépését. Alakulhat úgy a tárgyalás, hogy minden próbálkozásunk ellenére sem jutunk egyről a kettőre. Ilyenkor két dolgot tehetünk: Megszakítjuk a tárgyalást úgy, hogy rövid szünetet javasolunk, és megkínáljuk a partnerünket a bekészített harapnivalóval, üdítővel, kávéval. Másik megoldásként választhatjuk azt – ha reménytelennek látszik a megállapodás –, hogy befejezzük a tárgyalást, és ezt a szándékunkat tudtára adjuk a partnerünknek. Ha sikerül megegyezni, akkor a megállapodást írásba kell foglalni (jegyzőkönyv). Fontos, hogy a tárgyalás menetét rendszeresen összefoglaljuk, de az is fontos, hogy végighallgassuk a másik fél összefoglalását. Minden találkozó akkor igazán sikeres,

hogy mindkét fél elérte, amit célul tűzött ki. A jó tárgyaló jellemzői 1. agilis: gyors, mozgékony, életrevaló 2. alkalmazkodó: viselkedésével, cselekedeteivel az adott körülményekhez igazodik 3. céltudatos: a célt világosan látja, annak elérésére határozottan törekszik, erejét, képességeit megfelelően tudja kamatoztatni 4. dinamikus: erőteljes, lendületes 5. diplomatikus: a társas érintkezéshez szükséges kifinomult érzékkel rendelkezik, hajlékony modorú 6. diszkrét: titoktartó 7. együttműködő: másokkal közösen, összhangban, társait támogatva tevékenykedik 8. fegyelmezett: magatartásában, cselekedeteiben mértéktartó, alkalmazkodik a társadalmi-közösségi normákhoz 9. figyelmes: kedves, udvarias, előzékeny, tekintetbe vesz másokat 2 3. vizsgarész 1/A tétel Önnek az a feladata, hogy egy rt kereskedelmi üzletkötőjével találkozzon, azzal a szándékkal, hogy előzetesen egyeztessék a szerződéskötés

feltételeit és a megállapodás, egyeztetés után megkössék a szerződést. 10. fogékony: a hatásokat könnyen befogadó, jó értelmi képességű 11. gyakorlatias: a valóságos viszonyokat jól ismeri és rugalmasan alkalmazkodik hozzájuk, a célravezető megoldásokat megtalálja és alkalmazni tudja 12. határozott: céljának biztos tudatában habozás és késlekedés nélkül képes dönteni és cselekedni 13. körültekintő: elővigyázatos, gondos, alaposan fontolóra veszi a várható körülményeket, fejleményeket 14. rokonszenves: maga iránt szimpátiát kelt, megnyerő 15. szívós: a nehézségeket, bajokat könnyen tűri és elviseli 16. tárgyilagos: a dolgokat a valóságos tényeknek megfelelően, érzelmi állásfoglalás, elfogultság nélkül ítéli meg 17. toleráns: mások ellenkező meggyőződését tiszteletben tartó A tárgyalási stratégiák típusai A tárgyalás során háromféle tárgyalási stratégiát különböztethetünk meg. Nagyon

ritka az olyan ember, akire tisztán jellemző az egyik típus. Általában kettőnek vagy akár mindháromnak a keverékéből épül fel az ember saját típusa. Valamelyik a három közül azonban meghatározóbb, mint a másik kettő, ez adja meg az ember alaptípusát. • Az ösztönös stratégiát követő tárgyaló elsősorban korábbi tapasztalataira, ismeretségére, kapcsolataira épít. Az előkészületre kevés gondot fordít, fő módszere a rögtönzés Tárgyalási fogásait ráérzés, intuíció alapján határozza meg. Tapasztalt emberismerő Az új lehetőségeket elsietve, türelmetlenül mutatja be, a felszínen marad. Előnye a könnyed kapcsolatteremtés, a magabiztosság, azonban kevéssé alkalmazkodó és igényes, új ajánlatokat nem tud hatékonyan képviselni. • A merev stratégiát alkalmazó tárgyaló hosszasan és alaposan felkészül, temérdek információt gyűjt, részletesen kidolgozza az ajánlattétel tartalmát és módját. Precízen

felépíti a leendő tárgyalás egyes pontjainak sorrendiségét saját elképzelése, logikája szerint, és ragaszkodik is hozzá. Ha partnere váratlanul eltér e hagyományos logikától, ha a tárgyalás menetében más sorrendet akar, vagy felmerül egy váratlan kérdés, akkor megzavarodik, kiesik a szerepéből, gondolkodási időt igényel. Mire válaszolna, a tárgyalás menete már túljutott a kérdéses témán. • A rugalmas stratégiát alkalmazó tárgyaló a tapasztalatára épít, de egy-egy tárgyalásra tudatosan készül előzetes információi kiegészítésével. Improvizálásra képes, gondolkodásmódja gyors, ezért „válaszkész”, a kérdések nem zavarják, mert előre tudja, a partner miben kér részletesebb közléseket. Tárgyalásmódja könnyed, kapcsolatteremtése fejlett, arra törekszik, hogy közte és partnere között egyensúlyhelyzet alakuljon ki. 3