Information Technology | ERP systems » Simon Szilvia - Szervezéstechnológiai alapismeretek

Szervezéstechnológiai alapismeretek Szervezés fogalma, fejlődése, fajtái: A szervezés olyan alkotó szellemi tevékenység, amely az adott kor ismeretanyagának felhasználásával biztosítja a szervezet elé kitűzött célok megvalósítását, kialakítja a céloknak megfelelő folyamatokat és a folyamatoknak megfelelő szervezeti kereteket. Végül meghatározza és csoportosítja a feladatok ellátásához szükséges munkaerőket és munkaeszközöket. (+lásd tankönyv) A szervezési munka gyakorlati lebonyolítása: A szervezési munka szükségességének indokai: tulajdonosváltás, új folyamatok kialakulása, kontrolling, új törvények, követelmények megjelenése, áttekinthetetlen gazdasági folyamatok, párhuzamos feldolgozások, feldolgozási technika megváltoztatása. 1., Vezetői elhatározás, célkitűzés: egy rendszer megtervezését a felhasználói adottságokat, lehetőségeket és korlátokat figyelembe véve kell megkezdeni. A felhasználó

igénye, anyagi helyzete meghatározhatja a számítógépes rendszerek közötti kapcsolat típusát: off-line (közvetett: különböző rendszerek önállóan egyedi számítógépeken futnak); on-line (közvetlen: közös hálózat). Különböző feldolgozási típusok: - kötegelt feldolgozás (batch processing): az adatbevitel, a feldolgozás és az eredmények közlése időben elkülönül egymástól. - párbeszédes, interaktív üzemmód: a számítógép a feldolgozandó feladatokat lépésenként kapja meg, amelyek mindegyikére szinte azonnali választ biztosít - időbeosztásos üzemmód (time sharing): a számítógép működési idejét megosztják a felhasználók között. Szoftverkiválasztás: saját fejlesztésű, vagy vásárolt. A szervezési munka időszükségletének és költségének megtervezése: hálótervezési módszerek: - CPM (kritikus út módszere): határozott időtartamú tervezés - költségtervezés: normál idő : minimális idő normál

költség : max költség Ke = max költség – normál költség normál idő – minimális idő 2., A helyzetfelmérés: módszerei: dokumentumok vizsgálata (szervezeti és működési szabályzat, számlarend, számlatükör, iratkezelési szabályzat, munkaköri leírások. stb), kérdőíves (írásbeli) felmérés (nyílt: válasznak üres hely; zárt: adott válaszok; vegyes), személyes megkérdezés (interjú). 3., A helyzetfelmérés elemzése, értékelése: az elemzéshez használhatunk diagramokat (mérőszámok időbeli változása), folyamatábrákat (információs, bizonylati út, tevékenység és menüábra), táblázatokat (adatok, információk rendszerezése; döntési tábla), mátrixokat (portfólió mátrix: piaci problémák feltárása, információs mátrix: adatok rendszerezése), összetett módszereket (folyamatfelbontási ábra, adatáramlási ábra, információelemzési diagramm). 4., Számítógépes rendszer megtervezése: az adatok

szervezésével kapcsolatos néhány fontos követelmény: a feldolgozásra kerülő adat megbízható legyen, a feldolgozás tárgyait úgy kell adatszerűen leírni, hogy az kielégítsen minden felhasználói igényt, ki kell alakítani a kezelt adatok jellegének, mennyiségének, a velük elvégezni kívánt feladatoknak egy leginkább megfelelő adatkezelési és tárolási rendszert. Adatmodell alapfogalmai: - egyedek: azok a személyek, tárgyak, fogalmak, események, amelyek egy adott rendszer tevékenységét meghatározzák - tulajdonságok: az egyedeket jellemző lényegi, elválaszthatatlan sajátosságok - kapcsolat: egyedek közötti viszony; 1:1 fokú kapcsolat; 1:N kapcsolat; N:M kapcsolat Logikai adathierarchia: - elemi adat (legalacsonyabb szint) - adattétel (középső szint) - adatállomány (legfelső szint) Fizikai adatstruktúra: - mező (elemi adatok felviteléhez), numerikus és karakteres - rekord (adattételek felviteléhez) - file (adatállományok

felviteléhez) Kódszámok kidolgozása: a kód jelekkel történő helyettesítést jelent, a kódolás pedig az a művelet, aminek segítségével a helyettesítést elvégezzük. A kódszám lehet sorszámos, csoportképző, decimális és alfanumerikus. Kódszámok csoportosítása: - azonosítók: minden egyedhez, vagy csoporthoz tartozó rekordban benne vannak - megjelölő kódok: annyi egyed (csoport) mellé rendelhetők, amennyi a minősítés szempontjából azonos elbírálás alá esik - tranzakciós kódok: mozgást, változást jelöl, a mozgás minden esetben kétirányú (növekedés, csökkenés) - ellenőrzőkód: az adatbevitelnél előforduló hibák kiszűrésére szolgál. A kódszámok kialakításánál arra kell figyelni, hogy egyszerűek, rövidek, egyértelműek, könnyen bővíthetők és tartósak legyenek. Bizonylatok megtervezése: lehetnek a bizonylatok szabványosítottak, ajánlottak, saját tervezésűek. A bizonylatok általában 3 fő részből

állnak: fejrész, táblázatos rész, lábrész Minden bizonylatnak tartalmaznia kell: a kiállító szerv adatait, bizonylat számát és megnevezését, kiállítás dátumát, gazdasági esemény leírását és az aláírást. A bizonylatot annyi példányban kell kiállítani, ahány példányra az adott információrendszer szempontjából szükség van, de legalább két példányban. Inputok megtervezése: beviteli adatok. Ezek lehetnek törzsadatok (hosszú időn át változatlan állapotban vesznek részt a feldolgozási folyamatban; karbantartása: felvitel, módosítás, törlés); és a forgalmi adatok (a rendszer állapotában bekövetkezett változásokat tükrözik). Outputok megtervezése: képernyős lekérdezés, nyomtatón előállított lehet törzslista és forgalmi tabló. 5., Számítógépes rendszer bevezetése: az ekkor jelentkező feladatok: rendszer működésének tesztelése, dokumentációk összeállítása (szervezési, kezelési és üzemeltetési

dokumentáció), számítógépes rendszer kezelőinek betanítása, a garanciális idő alatt szervezői felügyelet gyakorlása. Hardverfeltételek: egyedi számítógép vagy hálózat, számítógép típusa, a memória kapacitása, a winchester kapacitása, képernyő típusa, nyomtató típusa. Szoftverfeltételek: megfelelő operációs rendszer, floppy, CD. Technikai feltételek: üzembe helyezés, Lopás (adat, szoftver, berendezés) elleni védekezés (fizikai, operatív, belső védelem). 6., Működő rendszer értékelése: Költségek csoportosítása: egyszeri kiadások és folyamatos kiadások. A haszon lehet mérhető és nem mérhető Komplex rendszertervezési módszerek: Kialakulását három tényező alapozta meg: - a strukturált programozás megjelenése - a projektvezetés módszereinek kidolgozása - a dokumentáció fontosságának felismerése A strukturált módszertanok jellemzői: az elért eredményeket rendszerbe foglalja, termékszemlélet,

fejlesztés menetének pontos előírása, technikák egymásra épülése, elemzés felülről lefelé, tervezés alulról felfelé, a logikai és a fizikai tervezés különválasztása, fokozatosság és iterativitás. Az SSADM áttekintése: olyan strukturális rendszertervezési módszertan, amely támogatja a fejlesztés elemzését és tervezését, eleget tesz a strukturált módszertanokkal szemben támasztható valamennyi követelménynek. Struktúra (elvégezendő tevékenységgel foglalkozik), technika (arra ad választ, hogy hogyan kell elvégezni a tevékenységet), a szótár (leírja az előállítandó termékeket). Az SSADM szerkezete: modulok (5) szakaszok (7) Megvalósíthatóságelemzés 0. Megvalósíthatóság eldöntése Követelményelemzés 1. Jelenlegi helyzet vizsgálata 2. Rendszertervezési változat kiválasztása Követelményspecifikáció 3. Követelmények meghatározása Logikai rendszerspecifikáció 4. Rendszertechnikai változat kiválasztása 5.

Logikai rendszertervezés Fizikai rendszertervezés 6. Fizikai rendszertervezés Elemzés az SSADM-ben: Tervezés az SSADM-ben: A WorkFlow Management jellemzői: ügyviteli folyamatirányítás. Egyrészt módszer, másrészt eszköz. A tervezés különböző szakaszai: - szervezeti felépítés modellje - hatásköri modell - ügyviteli folyamatok modellje - vezérlési sorrend - tevékenységek kiosztása - adatáramlási modell - programozás - dokumentáció