Communication | Business communications » A szervezeten belüli információáramlás formái

A szervezeten belüli információáramlás formái Szervezeten belüli információáramlás • köcsönös tájékoztatás • folyamatos inforámcióáramlás Értkezlet • a közös munkavégzés eszköze • többféle gondolatmenet Értekezletfajták az értekezlet célja szerint: 1) Tájékoztató értekezlet - előzetes írásos tájékoztató - kérdések válaszok, eltérő álláspont kinyilvánítása (nem vita) - legtöbb információval rendelkező tartja - az adott témában legjobban informált egyén tartja - fontos a visszacsatolás 2) Eszemcsere, szakmai vita (brain storming) - azonos szerepkörű résztvevők - cél- , ötletgyűjtés - a vezető feladata a vitaösztönzés - a vita mederbe tartása 3) Döntéselőkészítéő - előzetes írásos előterjesztés - cél-megoldási javaslatok kidolgozása 4) Döntéshozó, problémamegoldó értekezlet - cél-állásfoglalás, döntéshozatal - különböző alternatívák értékelése Az értekezlet járulékos

célkitűzései: - identitáskialakítás - munkahelyi kapcsolatok erősítése - résztvevők motiválása - egyéni kezdeményezések felkarolása Az értekezlet szervezésének lépései, előkészítése 1. célkitűzés (eltérő és elérendő célok) 2. napirendtervezés (ne legyen túl sok) 3. résztvevők (érdemben közreműködni tudó) 4. időpont (rövid-reggel, délelőtt, nagyobb-délutánok) 5. helyszín (iroda, tanácsterem) 6. az értekezlethez kapcsolódó teendők (napirend módosítása, hangosítás) 7. meghívók, tájékoztatók (szóbeli-írásbeli, 8 nappal az értekezlet előtt) Az értekezlet lebonyolítása - üdvözlés - napirendi pontok véglegesítése - célmeghatározás, az értekezlet menetének felvázolása - vitaindítás, vitavezetés - érdemi eredmény - végén állásfoglalás egyértelmű, hangsúlyos lezárás rövid értekezés, köszönetnyilvánítás, udvarias elköszönés Az értekezlet vezető feladata - köszöntés -

vitaindítás, vitairányítás, mederbe tartás (határozottság) - passzívak bátorítása - figyelnie kell, hogy a vita érvek alapján folyjon, ne személyeskedésen alapuljon - a végén összefoglalás, állásfoglalás A résztvevők feladata - véleménynyilvánítás, hozzászólás - vita - hangos, tagolt, érthető beszéd - aktív hallgatás - ne vágjunk a másik szavába (önfegyelem, hozzászólási rend) - a már elhangzottakat ne ismételjük - álljunk fel Értekezlet utáni teendők Különféle írásos dokumentumok készülnek • emlékeztető tartalma - legfontosabb tények összefoglalása a résztvevők számára - téma - időpont, résztvevők, helyszín - hozzászólások (egyetértés mértéke) - határozatok, állásfoglalások pontos rögzítése - kik kapják • jegyzőkönyv tartalma - pontos részletes rögzítése az elhangzottaknak, határozatok hitelesítése • jelentés tartalma - ritkán alkalmazzák - távollévőknek szól -

emlékeztetőnél rövidebb - téma, jelenlévők, vita, hozott határozatok, álláfoglalás Tárgyalás Az üzletkötés folyamatának az egyik eszköze Üzleti tárgyalás Cégek, vállalatok közötti üzletkötés. Az üzleti tárgyalások sikerét döntően befolyásolja a kommunikáció milyensége, színvonala, alapos előkészítés szükséges. Tárgyalás típusa Célja szerint 1. kapcsolatépítő (cél az új partner bemutatása, megismerése) 2. előkészítő tárgyalás (piaci viszonyok felderítése, tárgyalás előkészítése) 3. üzletkötő tárgyalás (árú, tárgy értékesítése, keret-megállapodások, részmegállapodások, teljes megállapodások 4. zavarelhárító tárgyalás vitakérdések, akadályok Témája szerint 1. adás-vételi témájú (tárgya az áru és szolgáltatás adásvétele, részei: ajánlat, alku, megállapodás) 2. együttműködési témájú (tárgya kooperáció, közös fellépés) Alkalmazott stratégia szerint 1.

kölcsönös megegyezésre törekvő stratégia (együttműködő magatartás, cél: kölcsönösen, előnyös szerződés megkötése, kompromisszumkeresés, egyenlő felek) 2. előnyszerzésre törekvő eltérő értékrendi partnerek, cél: minden lehetséges előny kihasználása, ellentételezés 3. győzelmi (harci) stratégia nincs kölcsönösség, zérus értékű játék, nyílt konfrontáció, nagy erőkülönbség van a felek között, egyszeri üzletkötés, „pókerarc” taktika) A tárgyalás menete A/ Előkészítés 1. célmeghatározás (termékvásárlás, kooperáció) 2. résztvevők (egy fő vagy delegáció, delegáció összetétele, nagysága, előzetes felkészítése, kompetenciája, motiváltsága, nők vagy féfiak?) 3. helyzetelemzés, tájékozódás (partner cég, saját cég, összehasonlító elemzés) 4. tárgyalási stratégia kialakítása (hány partner, hogyan válasszuk ki a partnereket, mennyire tartós kapcsolat, minimum, maximum határok

rugalmasság, mit kérdésre válasz) 5. tárgyalási taktika, „hogyan” kérdésre válasz (taktikai elemek: hely, tárgyalás vezetési taktika, véleménykülönbségek kezelési módja: - vívó (támadó-védekezés) - távolugró - meghallgatjuk a partnert, kiegészítjük bizonyos pontokon tárgyalásvezetési taktika: - vertikális egyszerre csak 1-1 kérdésről tárgyalnak alaposan – részmegállapodás születik - horizontális párhuzamosan több részletet tárgyalnak, végén születik megállapodás, kompromisszumképesebb 6. tárgyalási terv (az előző 5 pont írásbeli rögzítése 7. a tárgyalás szervezési és techniaki előkészítése (megfelelő helyiség) ülésrend, tárgyalóasztal elhelyezése, zavaró tényezők kiiktatása) B/ Lebonyolítás 1. bevezetés - kapcsolatfelvétel (jó légkör) - bemutatkozás (az érkező fél kezdi, delegációk találkozása esetén a delegációvezető feladata) - tárgyalás megnyitása a vendéglátó fél

feladata, napirend kialakítása, időtényező - felderítés (a partner céljainak, stratégiájának megismerése) 2. érdemi rész (tárgyalás) részei: ajánlat – alku – megállapodás ajánlat elemei • termék (döntő szerep a vevőé) • ár (az eladó szabja meg) • kondíciók (szabadon alakíthatók, szállítási mód, fizetési feltételek) Az ajánlattétel legyen - világos, pontos, egyértelmű - az eladó érveljen ajánlata mellett (más termékkel összehasonlítva) alku - a vevő válasza az ajánlattételre C/ Értékelés Alku: • A vevő válasza az ajánlat tételre • Vevő dominancia • Mérlegelés /mit tartanak még elfogadhatónak, mi az, amit a másik fél megfontolhat/ • Ajánlat-ellenajánlat közötti különbség ne legyen túl nagy • Taktikai elemek alkalmazása az alku során /pl.: kérdésfeltevés/ Megállapodás • Sikeres alkut követi • A tárgyalás összefoglalásával kezdődik azonosan értették-e az elhangzottakat

• Tárgyalás eredményeinek pontba foglalása Az eredmény rögzítése lezárása Az eredmény rögzíthető • Szándék nyilatkozat /még nem kötelező szerződés/ • Szerződés • Jegyzőkönyv formájában Az üzleti tárgyalás lezárása • Kölcsönös megelégedettség kinyilvánítása • Jövőbeli kapcsolat reményének megfogalmazása • Elköszönés A tárgyalás értékelése • Eredmények számbavétele • Siker/kudarc okainak feltárása