Gazdasági Ismeretek | Menedzsment » William Oncken - Vezetői időgazdálkodás (Monkey Business)

William Oncken -Vezetői időgazdálkodás- Monkey Business Első fejezet A vezető elsősorban értékítéletével és befolyásával járul hozzá az üzletmenethez. A cég működését és jólététét mégis inkább ők befolyásolják. Éppen ezért gyökeresen meg kell tervezniük időbeosztásukat. A nem vezető pozícióban levők időbeosztásukon és önszervezésükön kell, hogy javítsanak. Jobban kell tudniuk irányítani önmagukat, és alkalmazniuk kell az önellenőrzés és önértékelés széles eszköztárát. Jövedelmük attól függ, hogy milyen teljesítményt mutatnak fel. A vezetők olyan célok és eredmények mellett kötelezik el magukat, amelyek bekövetkezési dátuma a jövőben van. Ha viszont nem jelentik ki pontosan, hogy mi a szükséges következő lépés-cselekedetek, tettek- saját maguk idézik elő a kudarcot. Ha viszont világosan meghatározzák a következő lépéseket- kvantitív és mennyiségi módon-, gyakorlatilag kizárják

a teljesítmény iránti elvárások kétértelműségét. Ettől javulni fog a teljesítmény. Időmenedzselési alapelv: „Tervezd meg a munkádat, aztán teljesítsd a tervet.” A menedzser szerepe a vállalat működtetése, a mindennapos döntések meghozatala mely nyereséget kell hogy hozzon a tulajdonosok számára. A menedzsereknek igyekezniük kell biztosítani a lehető legtöbb szabad felhasználású időt illetve nyugalmas időt bizonyos döntések meghozatalára. 1 Monkey Business A menedzser vezetésre fordított idejébe tartoznak:  A főnökre fordított idő  A rendszerre fordított idő  Személyes idő  A külső tényezőkre fordított idő Dilemmák 1. Szolgálatkészség ha egy menedzser nem elég szolgálatkész, a vezetés és a cég felelősségre vonási rendszere szétesik. 2. Konformitás, megfelelési kényszer (primadonna, különc, kívülálló, kreatív típus). 3. Innovációminden szervezet elvárja, hogy az egyes pozíciókban

levők igyekezzenek törekedni az innovatív, újító megoldásokra a hierarchiában felfelé, különben az egész szervezet rugalmatlanná válik, és hosszú távon nem képes fennmaradni. A vezetői stratégia lényege: a személyes időn belül igyekezni kell minél több „szabad felhasználású időt” biztosítani, pl. úgy, hogy a minimumra csökkentjük, vagy egészen kizárjuk a beosztottakra fordított időt - nem engedjük, hogy a beosztottak „felfelé tolják” a munkát. 2 Monkey Business Mi a majom? Majomnak hívjuk a következő lépést, teendőt, ami két fél párbeszédét követően óhatatlanul felmerül. Nem program vagy projekt, nem is lehetőség. Nem más, mint kezdeményezés egy adott probléma megoldása felé. A hagyományos vezetők „majom”-nak nevezik a bizonyos „feladatot”. Majom =feladat, „következő lépés” Gorilla = projekt, mely több fázisból, szakaszból tevődik össze. Rengeteg apró, egymás mellé fektetett

majmocska vektoreredője. Minden majomhoz két fél tartozik: a.) aki dolgozik vele b.) aki ellenőriz Az Oncken- féle szabadságfok- mérő (5) saját maga cselekszik, és a bevált rutinnak megfelelően jelentést tesz (4) cselekszik, de azonnal tájékoztatást ad (3) javaslatot tesz, majd elvégzi a szükséges feladatokat (2) megkérdezi, mit tegyen (1) megvárja, amíg megmondják, mit kell tenni Azok a vezetők, akik az 1. és 2 szabadságszinten dolgoznak, sem munkájuk tartalmát, sem időbeosztásukat nem képesek irányítani. 3 Monkey Business A 3., 4 és 5 szinten dolgozó vezetők mindkettőt tudják irányítani, de természetesen az 5. szinten tevékenykedők tartják igazán kezükben az irányítást. Második fejezet Mi az oka, hogy némely menedzsernek állandóan kevés az ideje, beosztottainak viszont állandóan kevés a munkája? A szabad felhasználású idő egyik legnagyobb ellensége a beosztottakra fordított idő. A beosztottak által rabolt idő

abban a pillanatban kezdődik, amikor az adott majom sikeresen végrehajtja ugrását a beosztottak válláról eredeti gazdájának. Fordított menedzsment- a beosztott irányítja a főnökét (nagyon fontos tisztázni a beosztottal, hogy kié a gondozó szerep, és kié a szakfelügyelő szerep). Harmadik fejezet Hogyha a főnök ígéretet tesz beosztottainak és azt nem tartja be, akkor halogatásról beszélünk. Ha viszont a főnöknek tesznek ígéretet, és nem tartják be azt, akkor az már sokkal súlyosabb, ez esetben függelemsértésről beszélünk. 4 Monkey Business Hogyan vethetünk véget a halogatásnak? Fogjuk meg a beosztottak által örömmel átpasszolt majmot, -hiszen csak bűntudatot ébresztenek- és helyezzük vissza a beosztottak vállára. Negyedik fejezet Két módja is van annak, hogy elkerüljük mások majmainak gondozását: - be kell tanítsuk a majmokat, hogy ne a rossz lábukat emeljék meg („Nálunk nincs semmi probléma)”. - nem

engedjük meg, hogy akár fél lábbal is a mi vállunkra ugorjanak. „Van egy kis problémánk.” A beosztottak, hogyha felkeresik önt egy problémával, még véletlenül sem megoldást keresnek. Hanem inkább valakit, akinek jól megy a probléma megoldás. A beosztott részéről az egyetlen helyes fogalmazás főnöke felé, hogy „Van egy kis problémám.” 5 Monkey Business A főnök a csapatkapitány, a beosztottak, pedig a csapattagok. !!!A bizonyítási elkötelezettség mindig a beosztottaké!!! Nagy a kísértés bennük: hagyni, hogy a főnök gondosan begyűjtögesse és megoldja a beosztottakra korábban kiszabott majmokat. Fontos, hogy a következő lépés mindig a beosztotté legyen, függetlenül attól, hogy kinek a problémájáról van szó. Ötödik fejezet A helytelen majomtartás akkor válik életveszélyessé, amikor a vezető már kezelhetetlen mennyiségű felfelé ugráló majmot gyűjtött be, melyet alkalmazottai számon kérnek tőle:

„Hé, főnök, hogy áll az ügy?” „Most már dönteni kéne, fehér-e vagy fekete!” „Megy az idő!” „Mikor jutunk már végre döntésre?” A vezetők hajlamosak mindjárt a megoldásra ugrani anélkül, hogy komolyabban elemeznék és meghatároznák a problémát. A vezetésben a problémák 99%- át a probléma elemzése és meghatározása kell, hogy jelentse. 6 Monkey Business Hatodik fejezet Minél inkább igyekszem behozni a lemaradást, annál jobban elmaradok.- ez a kijelentés csak a vezetői munkára igaz. Ebben a fejezetben Oncken rájön, hogy valójában a nyakába sózott feladatok (majmok) megoldása illetve elbírálása nem az ő dolga, hanem alkalmazottaié. Naponta több majmot sóznak a nyakadba, egyszerűen még te sem tudsz szembe nézni a kihívással, ezért nagyon komoly döntést hozol: úgy döntesz, hogy mindenkinek visszaadod a majmát, hogy gondozza és etesse mindenki a sajátját. Hetedik fejezet Szabad felhasználású idő

nélkül lehetetlen kreatív és innovatív gondolatokkal előrukkolni. Ha nem akarunk valamit elveszíteni, ne rejtsük el az aktáink közé, sokkal jobb módszer, ha beosztottainknak adjuk, őrizzék ők, a saját aktáik között. Az okos vezető gyakorlatilag semmit sem tart saját irodájában. A visszatérő látogatásokat azért kell mindig pontosan megbeszélni, hogy kizárjuk a halogatás lehetőségét. Mindenki részére célszerű az egyes ügyek ellenőrző beszámoló megbeszéléseit pontosan rögzített , előre megbeszélt időpontban tartani. 7 Monkey Business Egy professzionális vezető eredményei:  nincsen nála a beosztottjainak a majmai  irodája előtt 4 szék üres  nem tartja fel beosztottjait a munkában  nem okoz nekik rossz érzést ! A frusztráció mindig pusztító, a túlmunka sosem! Nyolcadik fejezet A vezető célja A szervezetnek önálló, nem pedig főnökfüggő dolgozókra van szüksége, akik maguktól képesek megragadni

a kezdeményezést és megteszik a szükséges lépéseket, hogy a dolgokat elintézzék. Hogyan éred el, hogy az emberek hajlandóak legyenek kezdeményezni? „Ne legyen alternatívájuk!” Soha ne csináljuk meg helyettük a munkájukat! Befejezett csapatmunka- lényege, hogy a főnök semmiről sem tudhat addig, amíg meg nem érett a helyzet a döntésre: ő mondja ki, hogy „mehet” vagy „nem mehet” az ügy. Egy menedzser illetve egy vezető szerepe mindig az, hogy önálló cselekvési készséget és megbízhatóságot alakítson ki beosztottjaiban. Ehhez türelemre, önfegyelemre és kitartásra van szükség. 8 Monkey Business Kilencedik fejezet Majometetési időnek nevezzük a főnök és a beosztott közötti konzultációt. Etetési szabályok Első szabály Gondoskodjunk arról, hogy majmaink és gorilláink ne haljanak étlen! Második szabály Határozzuk meg pontosan az optimális majom, illetve gorilla népességét! A beosztottak csak azt a feladatot

tartják valamire, amit ellenőrizünk, és csöppet sem aggódnak azok miatt, amelyeket elvárunk tőlük. Éppen ezért az alkalmazottak száméra nélkülözhetetlen valamiféle fontossági sorrend felállítása. Harmadik szabály A majmok és gorillák etetésének terhe a beosztottak vállán nyugszik. A menedzser egyik fő feladata az után követés, ellenőrzés és ismét után követés. A beosztottnak kell felkeresnie főnöke irodáját a majmok etetése céljából Szintugró ellenőrzés/ szakfelügyeletnek nevezzük azt az eseményt, amikor a vezető direkt parancsokat ad ki 9 Monkey Business beosztottainak anélkül, hogy először informálnák a közvetlen alájuk tartozó menedzsereket. Összezavarja a fontossági sorrendet, nem beszélve arról, hogy mennyire túlterheli az érintett beosztottakat. Az embereket nem lehet úgy felelősségre szoktatni, hogy átvesszük tőlük a felelősséget. Negyedik szabály Győződjünk meg arról, hogy a számunkra

legfontosabb majmok és gorillák fejlődése kielégítő! Konfliktus esetén a majometetési időpont bármelyik fél javaslatára átütemezhető. Tilos viszont az időpontot egyoldalúan átütemezni, ugyanis kétoldalúnak kell lennie. Ötödik szabály Ne beszéljünk félreérthetően! Hogyha egy lehetőség van rá, a majmokat szemtől szemben kell megetetni, ha nem lehet, használhatjuk a telefont, de írásban sose etessük! Hatodik szabály Tegyük lehetővé a spontán párbeszédet! A többoldalas, hosszú emlékeztető, e-mail vagy jelentés mellé mindig csatoljunk egy egyoldalas szinopszist (összefoglalást). A beosztottakkal személyes párbeszédet kell kezdeni a jelentésük, e-mailjük, feljegyzéseik kapcsán. 10