Gazdasági Ismeretek | Kontrolling » Mérlegképes könyvelő, ellenőrzés jegyzet

ELLENŐRZÉS I I. Ellenőrzés fogalma valamely cél, v. feladat lehető leghatékonyabb megvalósítása érdekében végzett tényfeltáró, összehasonlító, értékelő és javaslattevő tevékenység. Irányítás funkciónál –> célkitűzés –> különböző követelményeket határoz meg a vezetés. Tényhelyzet – adott pillanatban megfigyelhető, értékelhető állapot tényleges teljesítmény. Ellenőrzés logikai folyamata: Tényhelyzet <- Ellenőrzés -> Követelmények Összehasonlítás Eltérés Értékelés (tényhelyzet minősítése, eltérés okainak meghatározása, következtetés) Következtetés Javaslatok, intézkedések Összehasonlítja a megállapított tényeket a követelményekkel. Ellenőrzés célja, szükségessége Követelmények oldaláról azért van rá szükség, mert kikényszeríti azok betartását. Tényhelyzet szempontjából információkat szerzünk a tényhelyzetről, amelyek segítségével támogatni tudjuk a

vezetést. /vezetés visszacsatoló funkciója / Ellenőrzés alapfogalmai: a./ fogalma, b/ lényege Tárgya: mindig az emberi tényezőre irányul, azon belül is az emberi tevékenység, magatartás lesz az ellenőrzés fő tárgya. Célja: ellenőrzés mögött érdekek állnak, ezért van rá szükség. Érdekek két csoportja: 1./ hatósági érdek 2./ tulajdonosi érdek 1./ Hatósági érdekek képviseletében végzett ellenőrzés Célja: / trv-ek, rendeletek/ mindig valamilyen konkrét jogszabály, állami norma, valamilyen hatósági előírás betanítását ellenőrzi.  Hatókör: mindig az érvényben lévő jogszabályok határozzák meg.  Ellenőrző szervnek utasítási jogköre van.  Megállapításaikat jegyzőkönyvben rögzítik, amelyhez észrevételezési jogot biztosítanak.  Döntéseiket általában határozat formájában hozzák, amelyhez jellemzően fellebbezési jogot biztosítanak.  Intézkedéseket foganatosíthat, pl. bírságot szabhat ki,

bezárhatja az egységet 2./ Tulajdonosi érdekek képviseletében végzett ellenőrzés Bár tartalmaznak hatósági elemeket, de fontos a hatékonyság, eredményesség, gazdaságosság vizsgálata. Ellenőrzés módszere: ellenőrzés célja és tárgya együttesen határozza meg. Az összehasonlítás valamennyi módszer közös vonása lesz. Ellenőrzés rendszere: Rövid def: Ellenőrző szervezetek és tevékenységek összessége. Hosszú def: Ellenőrzések megszervezésének és lefolytatásának olyan intézményesített formáját értjük alatta, ahol a rendszer elemei egészként fogják át az ellenőrzés tárgyát. B. ELLENŐRZÉSI RENDSZER MAGYARORSZÁGON /1./ Államhatalmi, népképviseleti és az Alkotmánybíróság ellenőrzési tevékenységét foglalja magában /2./ Államigazgatási szervek ellenőrzési tevékenységét foglalja magába (kormány KEHI, PSZÁF, APEH) /3./ Tulajdonosi ellenőrzés (közgyűlés, taggyűlés, FB, Könyvvizsgáló) /4./

Pénzintézeti ellenőrzés: MNB, Kereskedelmi bankok /5./ Belső ellenőrzés /6./ Könyvvizsgálat 1 II. Ellenőrzés jellemzői: A. alapelvek 1./ törvényesség biztosítása mindkét fél számára, be kell tartani a jogokat, ill kötelezettségeket 2./ vezetés munkájának segítése: visszacsatoló funkció, információk a döntések meghozatalához 3./ ellenőrzöttek segítése, hatékonyság növelését szolgálja B. Működési elvek /8 db/- hatékony ellenőrzés biztosítékait jelölik 1. tervszerűség: ellenőrző szervezetek adott időszakra előre meghatározzák ellenőrző tevékenységüket ún ellenőrző munkatervet készítenek, és a tervnek megfelelően folytatják le az ellenőrzést. 2. teljesség: területi hatályra utal, ne maradjon ellenőrizetlen terület a tev-ben, cél: hatékonyság javítása 3. rendszeresség: ellenőrzéseknek bizonyos időközönként ismétlődniük kell 4. folyamatosság: hézagmentesség működési elve,

ellenőrizetlen időszak ne legyen /időbeli hatály/ 5. koordináció / racionalitás, össze kell hangolni az ellenőrző szervezetek tevékenységét 6. megalapozottság: ellenőrök megállapításai helytállóak legyenek és megfelelő bizonyítékokon alapuljanak Bizonyító értékű okmányok segítségével érik el a megalapozottságot. - eredeti irat - hitelesített másolat, - hitelesített kivonat, - tanúsítvány v. összesítő kimutatás - közös jegyzőkönyv, - nyilatkozat, - szakértői vélemény - tanúvallomás - hitelesített fénykép, ill. videófelvétel, 7. hatékonyság: ellenőrzés során minél több hibát kell feltárni, lehetőleg rendszerbeli hibákat 8. függetlenség: ellenőrzést végzőknek az ell során befolyástól mentesen kell eljárniuk III. Ellenőrzések csoportosítási lehetőségei A. Követelmények (tartalom) alapján 1. szabályszerűségi ellenőrzés – mi írja elő a követelményeket a.- ellenőrzés tárgyának,

szabályozottságának ellenőrzése b. – adott területre vonatkozó szabályok betartása (pl APEH, ÁSZ ellenőrzés) 2. teljesítmény ellenőrzés: működés, ill a forrás felhasználás gazdaságosságát, ill hatékonyságát vizsgálom (tulajdonosi ell ide tartozik, pl. anyagfelhasználás gazdaságosságának megítélése) B. Módszerét tekintve 1. Beszámoltatáson alapuló ellenőrzés - írásban v. szóban informálják az ellenőrzést végzőt 2. Adatszolgáltatáson alapuló ellenőrzés - eseti v. rendszeres, pügyi, számviteli inform rendszeren keresztül valósul meg 3. Közvetlen helyszíni ellenőrzés - Helyszínen történő tájékozódást jelent. 4. Találkozó ellenőrzés - Vizsgált okmányok v. dokumentumok hitelességével kapcs kétségek merülnek fel (Kibocsátott okmányok másolatát ütköztetik.) 5. Összefüggésekre alapozott ellenőrzés - Meglévő adatok, dokumentumok alapján a köztük érvényesülő összefüggésre alapozzuk az

ellenőrzést. C. Ellenőrzés terjedelme szerint 1. Cél ellenőrzés: - egy konkrét kérdés egyedi eset kivizsgálása (pl. beruházás vizsgálata, anyaghiány, pénztárhiány kivizsgálása. 2. Téma ellenőrzés: - egyidejűleg v. közel egyidejűleg azonos témát vizsgálnak több szervezetnél Célja: általánosítható tapasztalatokra tegyünk szert. (fogyasztó védelem) 3. Átfogó ellenőrzés (komplex vizsgálat) - Klasszikus értelmezés: egy vállalkozás teljes körű vizsgálatát jelenti (átvilágítás) - Nem klasszikus értelmezés: vállalkozás egy alrendszerét vizsgáljuk, de azt teljes körűen, (pl. teszk gazdálkodás) 4. Utóellenőrzés: célzott vizsgálatot - kizárólag azt vizsgálja, hogy egy korábban elvégzett ellenőrzés során hozott intézkedéseket megfelelően végrehajtották e. 2 D. Vizsgálatba bevont adatok körét tekintve 1. Tételes ellenőrzés: (teljes körű) - a vizsgálat tárgyának minden elemét vizsgálják. (leltár,

raktári, pénztári rovancsolás) Időigényes és költséges, ezért a gyakorlatban ritkán alkalmazzák. 2. Mintavételes ellenőrzés: - a, a vizsgált halmaz homogén (hasonló jellegű termékek) - b, heterogén a sokaság, de az összetételét ismerem. Lényege: a vizsgált halmazból egy kisebb mennyiséget kiemelek /a mintát/, de ezt tételesen megvizsgálom (pénztári bizonylat, áruátvétel ell.) 3. Szúrópróbaszerű ellenőrzés - Heterogén sokaság vizsgálata (kiemelek egy pár darabot) E. Ellenőrzés időpontja szerint 1. Előzetes ellenőrzés – az ell. megelőzi egy rendelkezés, utasítás kiadását(Alkotmány Bíróság előzetes normakontroll) 2. Egyidejű ellenőrzés: - az ell. a vizsgált folyamattal párhuzamosan zajlik(gyártás közbeni minőség, gépesített ellenőrzések) 3. Utólagos ellenőrzés: - vizsgált folyamatot követően történik az ell.(könyvvizsgálói ell, elkészült késztermékek min ellenőrzése, utólagos normakontroll)

EU: előzetes ellenőrzést igényli F. Ellenőrzés gyakorisága szerint: 1. Folyamatos: az ellenőrzés elválaszthatatlan része a vizsgált folyamatnak(gyártásközi minős ell) 2. Ismétlődő: az ellenőrzés valamilyen rendszerességgel visszatér az ellenőrzés tárgyára(könyvvizsgálat, audit, adóellenőrzés) 3. Eseti, egyedi: konkrét, meg nem ismétlődő témára irányul (egy beruházás vizsgálata, egy konkrét pénztárhiány vizsg.) G. Attól függően, hogy kinek a megbízásából, ill kinek a részére végzik 1. Belső ellenőrzés: a megbízó szerv maga az ellenőrzött szervezet, saját maga hasznosítja az ell megállapításait Ellenőrző és ellenőrzött fél között munkaviszony áll fenn. (vezetői ell) munkavállaló saját tevékenységét vizsgálja felül, pl. adóbevétel ell 2. Külső ell: ellenőrző és ellenőrzött között nincs munkaviszony(hatósági ell) H. Önállósodási fokuk szerint 1. Tevékenységek folyamatába épített

ellenőrzés (a folyamat részét képezi) Konkrét szabályozás áll mögötte 2. Időszakos ell: nem része a folyamatnak az ell, viszont időnként kiterjed ugyanarra a témára(hatósági ellenőrzések.) I. Vizsgált szakmai tartalom szerint 1. Műszaki el: szakmai követelmények betartása 2. pénzügyi ellenőrzés (pénzügyi oldal vizsgálata: finanszírozás, hitel kapcsán) 3. gazdasági jellegű (gazdasági vonatkozás vizsgálata, kapacitás vizsgálat, anyagfelhasználás) 4. komplex (az előbbiek valamennyi szempont szerinti) pl beruházás J. Ellenőrzést végző személye szerint - vezetői ellenőrzés (beszámoltatja a dolgozókat) - függetlenített belső revizor által végzett ellenőrzés. C. AZ ELLENŐRZÉS MÓDSZERTANA 1. AZ ELLENŐRZÉS ESZKÖZEI 1, Követelmények megismerésének eszközei (forrásai) 2, Tényhelyzet megismerésének eszközei: • általános eszközök • konkrét eszközök (közvetlen, közvetett) Ezek az ellenőrzés logikai

eszközei. 1. Követelmények megismerésének forrásai A követelmények lehetnek: - általános érvényűek – az összes állampolgárra - szűkebb területre - portásokra Követelmények hierarchiába rendezhetők. Csoportjai: 3 - Magas szintű követelmények (általános): központi célkitűzések, normatív előírások, jogszabályok. - Alacsonyabb szintű követelmények (konkrét követelményeket, előírásokat rögzítenek): vállalkozáson belüli szabályzatok, együttműködési kapcsolatokat szabályozó követelmények. Az alacsonyabb szintű köv-ek a fontosabbak az ell. lefolytatása során 2. Tényhelyzet megismerésének eszközei A. Általános eszközök - ellenőrzés során bármikor alkalmazhatók, de elsősorban az ell előkészítési és végrehajtási fázisában alkalmazzuk. a. Tájékozódás – a meglévő infók kiegészítését szolgálják Alap - korábbi ellenőrzések anyagai - külső ell.-ek anyaga - könyvvizsgálói jelentés -

adóellenőrzés - vevőktől, száll.-tól, banktól, egyéb partnertől szárm infók b. Számvitel, statisztika: - számvitel – megbízható és fontos infót nyújt. A vállalat valamennyi tevékenységét lefedi - statisztika: rendezett formában nyújtja az ellenőrzés számára az információt. c. Informatika: inf rendszereket saját érdekében csoportosítja B. Közvetlen eszközök (konkrét eszközök) Közvetlen eszközöket a helyszíni ell. során alkalmazzák Közös jellemzők: - az ellenőrzés időpontjában meglévő állapotot, ill. az ellenőr jelenlétében végbemenő folyamatokat lehet ily módon ellenőrizni. - melynek során a megállapításokat a bizonyítás érdekében általában a helyszínen - jellemzően közös jegyzőkönyvbe foglalják az ellenőrzöttel együtt. Mind a két fél jelen kell, hogy legyen Jelen áll a vizsgálat fókuszában. Közvetlen eszközök fajtái: a, Rovancsolás tényleges mérés, ill. számlálás útján

megállapítjuk a tényhelyzetet Tételes ellenőrzést hajtunk végre. Felmérés során mindkét fél jelen van Rovancsolást minden esetben az ellenőrzött fél illetékes dolgozója hajtja végre az ellenőr jelenlétében. A közösen tett megállapításokat közös jkv-be foglalják Egyeztetési folyamat kötődik: összevetik a tényhelyzetet a követelményekkel pénztárrovancs, raktárrovancs). b, Szemle, megfigyelés: az ellenőr az ellenőrzött szervezet illetékes dolgozójával együtt megfigyel valamilyen helyzetet, állapotot, tárgyat, stb. A megállapításokat közös jk-ben foglalja (raktározási gyakorlat vizsgálata során tűzvédelmi, e.ügyi szabályzatok betartása, vagyonvédelem) Szemle csoportosításai: - Résztvevői szemle – ellenőrző fél része a vizsgált területnek, folyamatnak.(üzemvezető ellenőrzi a gépkezelést) - Nem résztvevői szemle: - ellenőrző fél nem része a folyamatnak. - Nyílt megfigyelés: - az ellenőrzött tudja,

hogy van ellenőrzés.(szakértők ellenőrzés) - Rejtett megfigyelés: - az ellenőrzött nem tudja hogy van ell., vagy az ellenőrzés célját nem ismeri c, Próbavásárlás: ellenőr végrehajt v. végrehajttat egy folyamatot, majd a folyamat végrehajtását követően felfedi a kilétét. (adóellenőrzéseknél, nyugtaadás fogyasztóvédőknél) Ha az ellenőrzött nem ért egyet a megállapítással, független harmadik fél is bevonható. d, Mintavételes ellenőrzés: nagyobb tömegű egynemű anyag, áru v. termék minőségi összetételének vizsgálatakor. Ellenőrzött fél illetékes dolgozója a vizsgált halmazból kiemel egy részt – a mintát – a minta vételi szabályoknak megfelelően. A kiemelt mintát zárható csomagolásba helyezik, lezárják, lepecsételik és mindketten aláírják. A minta ezután külső labor vizsgálja, szakértői vélemény készül, ami figyelembe veendő az ellenőrzés megállapításainál. Mintával egy időben

ellenmintát is vesznek, ami az ellenőrzött szervezetnél marad e, Kísérlet: ellenőrzött szervezet munkakörileg illetékes dolgozója az ellenőr jelenlétében mesterségesen idéz elő egy folyamatot. (törésteszt autóknál) f, Személyes megkérdezés: személyes kontaktust jelent. Alkalmazása egyre gyakoribbá válik Mo-on még kiegészítő eszk. Történhet: - írásban: / nagy a létszám, akiket meg kell kérdezni, - formája: kérdőív. - szóban: írásos interjú formájában. Mit szeretnénk tudni - ennek érdekében hogyan kell kérdezni C. Közvetett eszközök: nem kívánják meg a személyes jelenlétet Közös jellemzők: - a múltra irányul - okmányok és bizonylatok ellenőrzésére irányul (pénztári ki-befizetés, analitikus, szintetikus nyilvántartás vizsgálata) Alaki helyesség vizsgálata: - nincs-e az adott bizonylaton kétes javítás. 4 - illetékes személy aláírásának vizsgálata. - adott bizonylatra jellemző kellékek

meglétének vizsgálata. Tartalmi helyesség vizsgálata: - adott bizonylat valós eseményt tükröz e. - a bizonylat helyesen tükrözi e vissza a gazdasági eseményt. Egyeztetés, találkozó ellenőrzés, összefüggésre alapozott ellenőrzés. 3. Ellenőrzés logikai eszközei Lényege: az eddig megszerzett információk gondolati feldolgozását hajtjuk végre. Logikai eszközök: a. elemzés: ok - okozati összefüggések összehasonlítására használatos eszköz Analízis és szintézis szakaszából áll. Az elemzés az ellenőrzés minden szakaszában felhasználható 1.) Analízis: a makróból közelit a mikróra (az egészből a részre, éves beszámolóból az üzleti jelentésre) 2.) Szintézis: mikróból halad a makró felé (Mutatók a jövedelmezőségre, a hatékonyságra, és a gazdaságosságra.) Analízis nem jöhet létre szintézis nélkül. Összefoglalva az elemzés és az ellenőrzés kölcsönös kapcsolatait vizsgálva megállapítható: az elemzés

az ellenőrzés része, annak nélkülözhetetlen eleme, fontos bázisa és kiinduló pontja. Az elemzés legyen: rendszerszemléletű (a magasabb rendszer céljainak megvalósításában hogyan tölti be feladatát ) és dialektikus (a változás tendenciájára kell összpontosítani ). b. szembeállítás (összehasonlítás): tények – követelmények ütköztetése Módszerei: 1.) A kizárásos módszereket: az összehasonlítás útján állapítható meg, hogy miben egyeznek meg, vagy miben térnek el egymástól az összehasonlított esetek, jelenségek. 2.) A megkülönböztetés módszere: ebben az esetben a vizsgált cselekmény vagy jelenség előfordulását egy másik olyan esettel hasonlítják össze, amelyben az nem fordul elő. Ennek az a célja, hogy megállapítható legyen miben különbözik egymástól a két eset. 3.) A maradék elv: akkor alkalmazzák, amikor a jelenségből levonásra kerül az a rész, amelyikről ismert, hogy bizonyos meghatározott

előzmények következménye. Ezután a jelenség megmaradt részét, lehet tekinteni a fennmaradó előzmények következményének. 4.) Az együttes változás módszerét, amikor egy jelenség változásával egy másik jelenség is valamilyen módon változik. Az egyik jelenség változása, a másik jelenségnek az oka, következménye c. következtetés: már meglévő információk, adatok alapján történő új felismerés – új információk létrehozása A következtetések az ellenőrzések során alapulhatnak: - az eredmények (kihatások) és a tevékenységek közötti összefüggéseken - az egyes és az általános közötti összefüggéseken (indukció) - az általános és egyes összefüggésein (dedukció). Ellenőrzések során az eszközöket kombináltan használjuk fel. 2. ELLENŐRZÉSEK MEGSZERVEZÉSE ÉS LEFOLYTATÁSA I. Az ellenőrzések megszervezése • értelmezés 1: egy ellenőrző szervezetnek v. egységnek ill személynek adott időszakra

vonatkozóan meg kell szervezni az ellenőrzési feladatokat, ez az ellenőrzési munkaterv. • értelmezés 2: egy-egy konkrét ellenőrzést is meg kell szervezni, ez az ellenőrzési v. vizsgálati program Ellenőrzési munkaterv: • Lényege: ez rögzíti egy adott ellenőrző fél adott időszakra vonatkozó ellenőrzési feladatait, figyelembe véve a rendelkezésre álló ellenőrzési (revizori) kapacitást (erőforrást). • Jelentősége: lehetőséget nyújt az ellenőrző szervezetek közötti koordinációra (a munkaterveket egymáshoz igazítják). • Időtartama: Magyarországon eddig általában egy évre szóló terveket készítettek, de ma már egyre inkább stratégiai és középtávú ellenőrzési terveket is készítenek (kockázatelemzésre építik a terveket). Az éves terveket operatív tervekre (féléves, negyedéves, havi) is le kell bontani. A tervek egymáshoz kapcsolódnak, tartalmukat egymásból vezetik le, hierarchikusan. • Terv

összeállítása (éves) általában 2-3 hónappal korábban kezdik el készíteni a terveket (jóváhagyási folyamat miatt). A vizsgálatot végző szervezet vezetőinek a feladata és felelőssége a tervek elkészítése, de tényleges előállítását a belső ellenőrzési vezető hajtja végre. 5 • Folyamata: 1. Információk összegyűjtése (jogszabályok, belső szabályok előírásait be kell tartani, ellenőrzési kötelezettségek) 2. Ellenőrzési felkérések, (a vezetők részéről, új tevékenység) Szignalizáció: az ellenőrző szerv olyan ellenőrzést szeretne, amire nem jogosult, ezért felkér egy külső céget. (bűncselekmény gyanúja áll fenn) Egyéb felkérések 3. Az EU szeretné elérni, ha a kockázatelemzés eredményéit a munkaterv összeállításnál figyelembe vennék, ami azt jelenti, hogy az ellenőrzést végző szervezet felméri, hogy a kontroll feladatok mennyire működnek hatékonyan. 4. Felmért igények rangsorolása

Kockázatbecslés alapján a magas és a közép kockázat kerülnek a rangsor elejére. Iránymutatást a jogszabályok és a belső szabályok adnak 5. Rangsorolt igények rendszerezése: rangsorolt igények rendezése (átfogó-, téma-, v célellenőrzés) 6. Rendszerezett igények szelektálása Alapvető elv a koordináció (ki és hol végzi az ellenőrzést) • Tervek tartalma: jellemzően két fő részből és mellékletekből áll 1) Szakmai rész: részletesen rögzíti az ellenőrzési tevékenységet • bevezető rész: fő prioritások, célkitűzések, ez az összefoglalója az egész munkatervnek • ellenőrzések témája és feladatai • ellenőrzések célja és jellege (átfogó-, téma-, cél-, v. utóvizsgálat) • mire irányul az ellenőrzés (szabályszerűségre vagy teljesítményre) • ellenőrzések várható időpontja és tartama • tartalékidő: (soron kívüli ellenőrzések száma) • oktatásra, továbbképzésre fordítandó idő 2)

Humánpolitikai rész: az emberi erőforrásokkal dolgozik. Elemei: • Ellenőrzési időszükségletet (napban), ez a szakmai részből ismerjük. • Fedezet = revizori létszám * 1 revizor által ellenőrzésre fordítható idő 1 revizor által ellenőrzésre fordítható idő: naptári napok -naptári pihenőnapok + hivatalos ünnepek =teljesíthető napok -egész napos távollétek =teljesítendő napok száma 3) Mellékletek: számos kiegészítő információt tartalmaznak (pl. kitöltendő táblázatok, kérdőívek, operatív költségtervek) • Ellenőrzési munkaterv: jóváhagyása: az ellenőrző szervezet első számú vezetője (évközi módosítások lehetségesek) II. Az ellenőrzés lefolytatása A munkatervben konkrét ellenőrzések vannak felsorolva, az egyiket kiemeljük és ezzel foglalkozunk. Egy adott ellenőrzés lefolytatása hat, egymástól elkülöníthető munkaszakaszra osztható: 1. Az ellenőrzés előkészítése 2. Felkészülés az

ellenőrzésre 3. Helyszíni ellenőrzés 4. Az ellenőrzés megállapításainak írásba foglalása 5. Minőségbiztosítás 6. Ellenőrzés hasznosítása (realizálás) 1. Az ellenőrzés előkészítése Célja: gondos információgyűjtés segítségével megalapozzuk a konkrét ellenőrzést. Ez a munkaszakasz az infók gyűjtésével indul és a vizsgálati program elkészítésével zárul. Lépései logikai sorrendben: 1. információk gyűjtése és rendszerezése: legfontosabb információforrások - jogszabályok (új és megváltozott) - belső szabályok (az ellenőrzés hatókörét jelöli ki, de a szabályozottság hiányait is megmutatja), - korábbi ellenőrzések anyaga, - szignalizációk (ellenőrzési felkérések), - kockázatelemzés végeredménye (magas, közepes, megfelel a kontroll feladat) 6 2. Az ellenőrzés céljának kijelölése (az ellenőrzés fókusza, központi kérdésköre) Fontos a célok jó kijelölése a szűkös erőforrások miatt 3.

Konkrét ellenőrzési feladatok meghatározása- az ellenőrzés célját bontja le konkrét feladatokra (milyen módszerrel, eszközzel, hogyan végezzük az ellenőrzést, pl. rovancsolás) 4. Ellenőrizendő (rész)egységek, területek, témák kiválasztása Lehetőleg általános egységet válasszunk ki. A kockázatelemzés itt is fontos (Ne csak a legrosszabb egységeket ellenőrizzük, válasszunk jó gyakorlatot használókat is) Benchmarking összehasonlító elemzés, a céget egy jobb teljesítményű céggel hasonlítom össze. 5. Ellenőrzés időbeosztása: mettől meddig terjed a vizsgálat, az egyes munka szakaszokra mennyi idő fordítható, az írásba foglalás határideje. 6. Az ellenőrzésben részt vevők (ellenőrök) kijelölése (milyen szakértelem szükséges?) Külső szakértő kiválasztása és felkérése. Az ellenőrzést a vizsgálatvezető irányítja, központi döntéshozó, ő a koordinátora a külső és belső ellenőrnek. Meg kell

határozni az ellenőrök közötti munkamegosztást is (területi vagy tematikus). Mindenki külön jelentést készít 2. Vizsgálati (ellenőrzési) program összeállítása, b, Ellenőrzési ütemtervek, c, megbízólevelek elkészítése. 7 a, Vizsgálati (ellenőrzési) program Lényege: az előkészítési munkaszakasz írásba foglalása Fogalma: az ellenőrzést végzők részére kiadott dokumentum, vezérfonal, amely alapján lefolytatják az ellenőrzést. Szerkezete, felépítése tartalma: általában nincs kötelező formája, de a költségvetési szerveknél vannak előírások. Léteznek általános vonásaik, illetve ágazati sajátosságaik 3 fő részre tagolható: I. Bevezető (általános) rész ( ellenőrzésre vonatkozó általános infókat rögzíti) • tartalmazza az ellenőrzés tárgyát • az ellenőrizendő szervezet megnevezését • az ellenőrzést elrendelő személyt • az ellenőrzést végző személyek (név, beosztás) • az

ellenőrizendő időszakot • ellenőrzés időszakát (mettől meddig végzik, munkanapban vagy revizori napban adják meg) • megbízólevelek sorszáma • ellenőrzés célja • a bevezetőben sajátos elemek is megjelenhetnek: - az ellenőrzés jogszabályi alapja - az ellenőrzöttre vonatkozó infók (adószám) II. Részletes vizsgálati feladatok: írásban rögzíti az előkészítés során meghatározott feladatokat III. Az ellenőrzés megszervezése, vizsgálatszervezési feladatok • ellenőrzés módszerének meghatározása az (pl. szúrópróba, rovancsolás) • helyszíni vizsgálatokra kijelölt szervezetek megnevezése és időpontja • vizsgálatot végzők közötti munkamegosztás • az ellenőrzés ütemezése, határidők • csatolandó bizonyítékok, okmányok (kellő bizonyosságra alapuló) • ellenőrzési program kiállításának keltezése (helyiségnév, teljes dátum) • jóváhagyó aláírása, pecsétje. IV. Vizsgálati program

mellékletei: kitöltendő nyomtatványok, kérdőívek, táblázatok Vizsgálati program minta: ajánlott füzet 39-42. old Programfegyelem: két dolgot jelent: a) az ellenőröknek minden, a vizsgálati programban foglalt kérdést meg kell vizsgálniuk, és arra választ kell adniuk, illetve b) az ellenőrök a vizsgálati programban foglaltaktól megfelelő jóváhagyás nélkül nem térhetnek el. Ha nem tartják be, nem megalapozottak az állítások. 7. b, Ellenőrzési ütemterv: ez is az előkészítési szakaszban készül Lényege: tartalmazza az ellenőrzést végzők időbeosztását Célja: az ellenőrzések hatékonyságának növelése Ütemtervet célszerű készíteni átfogó és témavizsgálat esetén. 7 Tartalma: - az elvégzendő részvizsgálatok (szemle, rovancsolás) - a részvizsgálatok időszükséglete és felelősei, - részjelentések leadási határideje. 7. c, Megbízólevél Lényege: ez a dokumentum jogosítja fel az ellenőröket (külső,

belső) az ellenőrzési munka elvégzésére. Ennek hiányában az ellenőrzött megtagadhatja az ellenőrzés lefolytatását. Nem bizonyító erejű okmány! Tartalma: - szigorú számadású (általában) ezért - sorszámmal rendelkezik - kibocsátott ellenőrző szervezet megnevezése - „Megbízólevél” elnevezés is szerepel rajta - megbízott neve, azonosító adatai - ellenőrzés célja és tárgya - az ellenőrzött szervezet adatai - megbízólevél érvényessége (ha nincs rajta, akkor korlátlan) - megbízás kelte - kiadásra jogosult neve, aláírása, beosztása Példa: füzet 13. oldal 2. Felkészülés az ellenőrzésre Időben nem mindig különül el az első ellenőrzési munkaszakasztól. Lényege, célja: minden speciális ismeretet megszerzése az eredményes ell. lefolytatásához (pl volt-e jogszabályi változás) Két oldalról valósulhat meg: - az ellenőrző szervezet képzései útján (jogszabályok, új ellenőrzési gyakorlat) - az ellenőrök

önálló felkészülés útján szerzik meg a speciális ismereteket - Speciális ismeretek: - a vizsgálandó követelmények (jogszabály, állami norma, szabványok) - a vizsgálandó feladattal összefüggő szakmai ismeretek - a vizsgálandó szervezettel összefüggő ismeretek (szv. politika) 3. Helyszíni ellenőrzés - most találkoznak az ellenőrök az ellenőrzöttekkel. Célja: a kész vizsgálati program alapján vizsgálódni (mit, hol mikor, hogyan, milyen sorrendben kell elvégezni) Lépései: A) A vizsgálat bejelentése és az ellenőrök bemutatkozó látogatása Bejelentés célja: előzetes felkészülés biztosítása az ellenőrzötteknél. Kivétel olyan esetekben, ahol a bejelentés sérti az ell. célját, ott nincs bejelentés (pénztárellenőrzés) Bemutatkozó látogatás: a megb.levél bemutatása (jogosultság igazolása) Célja: az ellenőrzöttel ismertetni az ellenőrzés célját. Ellenőröknek szüksége lesz információkra, okmányokra, ezért

felkérik az ellenőrzött felet, hogy bocsássa ezeket az ellenőr rendelkezésére (ÁSZ ell, könyvvizsg. ellenőrzésnél kötelező is átadni) B) A vizsgálat helyszínének megismerése. Tudatos tájékozódás, információgyűjtés C) Ellenőrzési ütemterv készítése (ha korábban nem volt erre lehetőség, de most szükség van rá) D) A vizsgálati programban foglaltak végrehajtása. Az új információk birtokában előfordulhat, hogy a programot meg kell változtatni. Ezt az ellenőrök jelzik a vizsgálatvezetőnek, de a változást csak a program jóváhagyója engedélyezheti. A megfelelő végrehajtás feltételei: a, - az ellenőrzést végzők együttműködése (az ellenőrzés minősége szempontjából elengedhetetlen) b, - vizsgálat közbeni jegyzetelés (mit vizsgáltunk és kivel folytattunk interjút) c, - megállapítások, javaslatok megtárgyalása, vizsgálat közbeni tájékozódás (az ellenőrzött fél segíthet a megállapításokat

megfogalmazni) Végrehajtással kapcsolatos speciális körülmények, eljárások: - ellenőrzés megszakítása, ha az egyik félnek sem róható fel (soron kívüli ellenőrzés megszakít egy kevésbé fontos, aktuális ellenőrzést v. betegség) Ilyenkor írásban tájékoztatják az ellenőröket a megszakítás okáról 30nap, de meghosszabítható. - ellenőrzés felfüggesztése: az ellenőrzött fél magatartása, illetve a nála talált állapotokra visszavezethető ok miatt kerül rá sor (pl. nem engedik be az ellenőröket) Ilyenkor az ellenőröknek kötelező jegyzőkönyvet felvenni, ezzel javasolva a felfüggesztést. Ha ezt elfogadják, határidőt szabnak meg az ellenőrzöttnek, hogy a fenti okokat megszűntesse. Jogkövetkezmények is járnak vele 8 E) Felelősség megállapítása Felelősség: helytállás valamilyen hibáért, mulasztásért, szabálytalanságért. Felelősség fajtái: - büntetőjogi felelősség (amit a Btk. annak minősít) -

munkajogi felelősség (ha a munkavállaló munkaköri kötelezettségét vétkesen megszegi) - kártérítési felelősség (az okozott kárt meg kell téríteni) - helytállási felelősség (a vezetők alkalmatlanságára utal) - fegyelmi felelősség (közalkalmazottakra, köztisztviselőre vonatkozik, olyan mint munkajogi felelősség) Felelősség felvetése: - ha valamely személy jogszabályt sértett - szándékos v. gondatlan magatartás súlyos anyagi kárt, vagy jelentős gazdasági hátrányt okozott A felelősséggel kapcsolatban írásban rögzítjük: - a megállapított tényt (szabálytalanság, hiba, mulasztás) - az szabálytalanság okát - szabálytalanság, mulasztás elkövetője - szabálytalanság következménye (forintosítva, ha lehet) Az írásba foglalt felelősséget a felelősségre vont személlyel minden esetben meg kell ismertetni. A megismerés után a felelőssé tett személy ún. felelősségi záradékot vezet a vizsgálati jelentésre F)

Megállapítások bizonyítása Minden esetben bizonyítani kell az állításokat: ez a megalapozottság elve. A megalapozottság különböző bizonyító értékű okmányok csatolásával érhető el, de nem minden esetben kell csatolni okmányokat. Ilyenkor az ellenőrzött szervezet vezetője a vizsgálati jelentést az aláírásával hitelesíti, egy ún. hitelesítő záradék csatolásával Ez kis számú, kis jelentőségű hiba esetén jellemző. Okmányokat csak jelentős megállapítások esetében kell csatolni. Okmányok fajtái: Bizonyító értékű megállapításokat alátámasztó okmányok 1, Eredeti irat: ez a leghitelesebb bizonyíték, elsődleges irat, de csak meghatározott eseteken csatolhatjuk (mert az ellenőrzöttnek bármikor szüksége lehet rá a tevékenységéhez). Kötelező az eredetit csatolni: a) ha bűncselekmény, szabálysértés gyanúja áll fenn v. ha várhatóan felelősség felvetésére kerülhet sor b) ha tartani lehet attól, hogy az

eredeti irat elvész, megsemmisítik, meghamisítják, vagy hozzáférhetetlenné teszik. Eljárási szabály: Az átvételről elismervényt kell adni, és a hitelesített másolatot hátrahagyni az ellenőrzöttnek. Ha nem tudjuk csatolni az eredetit, akkor megőrzésre vesszük át. 2, Hitelesített másolat: az eredeti irat teljes, szöveghű másolata. Kellékei: 6 db • okmány megnevezése „MÁSOLAT” • címzett feltűntetése (kinek készítjük) • az eredeti irat teljes szöveghű másolata (fejléc, aláírás se maradjon le) • hitelesítő záradék (szövegét mindig az ellenőrzött szervezet illetékes dolgozója vezeti rá a másolatra „Igazolom, hogy a fenti másolat egészében megegyezik az eredetivel”) • teljes keltezés (a másolat készítésének helye, dátuma) • hitelesítő név, aláírása, beosztása (esetleg pecsét) Példa: 7. oldal 3, Hitelesített kivonat: az eredeti iratnak a megállapításokat érintő részéről készített

másolat. Kellékei szigorúbbak: 7 db+4 • okmány megnevezése „Hitelesített kivonat” • címzés (kinek a részére készül a kivonat) • kivonatolt szövegrészek egy eredeti iratból. Több eredeti alapján nem készíthető egy kivonat • hitelesítő záradék szigorúbb mint a másolat (4 eleme van) • az eredeti írat pontos megnevezése • pontosan melyik részét tartalmazza az eredeti résznek a kivonat • utalás arra, hogy a kivonatolt részek az eredetivel megegyeznek • az eredeti irat fellelhetősége • teljes keltezés • hitelesítő névaláírása (az ellenőrzött illetékes dolgozója) 9 4, Tanúsítvány: összesítő kimutatás, több eredeti alapján készül, jellemzően táblázatos formájú, értékadatokat tartalmaz. Kellékei: 7 db +2 • okmány megnevezése „Tanúsítvány” vagy „Összesítő kimutatás” • címzés • tanúsítvány tartalmának megjelölése (táblázat címe) • táblázat (maga az összesítés) •

hitelesítő záradék, elemei: az eredeti adatok forrása, hitelességre való utalás • teljes keltezés • hitelesítő névaláírása (az ellenőrzött illetékes dolgozója) 5, Közös jegyzőkönyv: kizárólag tényhelyzetről készül, amelyről nem rendelkezünk eredeti irattal, és amelynek hitelességéről mind az ellenőrző, mind az ellenőrzött fél közösen meggyőződött. Kellékek (nagyon szigorú, mert nincs eredeti irat): • felvétel helye és időpontja részletesen feltűntetve (csak dátum v. dátum óra perc) • jelenlévők (név, beosztás) min 2 fő, akik a jegyzőkönyv felvételénél jelen vannak • jegyzőkönyv tárgya (mivel kapcsolatban készítettjük jk-t, rovancsolás, betörés) • utalás az egyöntetűségre „A jelenlévők aláírásukkal hitelesítik a jegyzőkönyv tartalmát” • tényhelyzet rögzítése • lezárás „Kelt mint fent” utalva arra, hogy a jegyzőkönyv ugyanott és ugyanakkor készült el mint az elől

lévő időpont (ha óra, perc is volt, akkor a záró időpont kerül ide) • minden jelenlévő neve, aláírása • mellékletek (fényképek) is szerepelhetnek. Ha van melléklet, arra utalni kell a jegyzőkönyv szövegében Javítási szabályok: egy vonallal áthúzva, és *hitelesítve lehetőleg föléírva Ha a közös jk. több oldalból áll, sorszámozni kell az oldalakat, és minden oldalt le kell zárni név, aláírással 6, Hitelesített fénykép ill. videofelvétel Bonyolult helyzetek szemléltetünk velük, felvételnél mind az ellenőrzöttnek, mind az ellenőrnek jelen kell lennie. Fénykép hitelesítése: Kellékei: • felvétel helyszíne és időpontja, • jelenlévők neve és beosztása, • mit ábrázol a fénykép, aláírás, dátum Videofelvételnél dokumentumon tüntetjük fel az adatokat és hivatkozunk a felvétel sorszámára (közös jk-ban is szerepelhet, mellékletként) 7, Nyilatkozat múltra vonatkozó írásbeli kijelentés.

Ellenőrzött fél adja a nyilatkozatot Külső partnertől is lehet kérni Nem feltétlenül bír teljes bizonyító értékkel, mert múltbeli eseményre vonatkozik > ált. megváltoztatható, módosítható. Ha a múltbeli esemény biztos, akkor a nyilatkozat is teljes bizonyító értékkel bír(nyilatkozat a gyerekei számáról, képzetségre) Teljességi nyilatkozat: ált. könyvvizsgálatnál szükséges, más szervek is kérhetnek ilyet Ellenőrzött szervezet bocsátja ki, nyilatkozik, hogy az ellenőrzés részére minden okmányt, adatot, infót átadott > átadott információ teljes Kellékei: • okmány megnevezése: Nyilatkozat • nyilatkozatot adó személy neve, beosztása és azonosító adatai (lakcím, szül. hely, idő, szem ig szám, anyja neve) • nyilatkozat szövege • teljes keltezés • nyilatkozat adó aláírása A nyilatkozó nem befolyásolható!!! 8, Tanúvallomás Adóellenőrzés kapcsán előfordulhat, de a belső ellenőrzés során nem

alkalmazzák. 9, Szakértői vélemény Jellemzően külső féltől megrendelt ellenőrzéshez kapcsolódik. Speciális esetben: ha a belső ellenőrök tudása nem terjed ki az ellenőrzésnek egy speciális területére. 2 része van: 1. – tényleírását tartalmazza 2. – maga a szakértői vélemény (konkrétumokat) 10 10, Emlékeztető Ellenőrzés utólagos felülvizsgálatra használják. Tényeket rögzítő irat, amelyet megbeszélések, tárgyalások eredményének rögzítésére használnak. Felépítésében és formájában hasonlít a közös jegyzőkönyvre A további részek: 4. Az ellenőrzés megállapításainak írásba foglalása 5. Minőségbiztosítás 6. Ellenőrzés hasznosítása (realizálás) II. Az ellenőrzés lefolytatása (munkaszakaszok folytatás) 7. Az ellenőrzés előkészítése 8. Felkészülés az ellenőrzésre 9. Helyszíni ellenőrzés 10. Az ellenőrzés megállapításainak írásba foglalása 11. Minőségbiztosítás 12.

Ellenőrzés hasznosítása (realizálás) 4. Megállapítások írásba foglalása Megállapításokat minden esetben rögzíteni kell. Alapját az ellenőrzés közbeni jegyzetelés adja, illetve a kitöltött munkalapok. Fajtái: A. Jelentés A1. Vizsgálati jelentés A2. Vizsgálati részjelentés A3. Összefoglaló jelentés B. Jegyzőkönyv (nem összekeverendő a közös jegyzőkönyvvel) A és B közötti különbség: - jegyzőkönyvet hatóság készíteni - jelentés tartalmában sokkal bővebb, mivel tartalmazza a pozitív változásokat is. A1. vizsgálati jelentés és A2 vizsgálati részjelentés A1: leggyakoribb forma A2: részjelentés jellemzően átfogó, illetve témavizsgálatoknál fog készülni az egyes részvizsgálatokhoz kapcsolódóan. 1. Tartalmi követelmények: • tartalmilag hasonlítson a vizsgálati programhoz • célszerű szerepeltetni a megvizsgált tényeket és ezek kapcsán, ha hibákat, mulasztást észlelnek illik feltüntetni a hiba okát,

következményeit és felelősét. • tartalmazzon mindenképp javaslatokat is a hibák kijavítására. • rögzítse a kedvező irányú változásokat is. • hiba és mulasztás esetén hivatkozni kell a bizonyítékokra és a követelményekre, amit megsértettek 2. Formai követelmények: (szervezetfüggő) Általában 3 részre tagolható 1. Bevezető rész: ua, mint a vizsgálati program, általános információkat rögzít  ellenőrzés tárgya v. témája  ellenőrzött szervezett v. részleg  az ellenőrzést elrendelő szervezet v. személy  ellenőrzést végzők neve és beosztása  ellenőrzött időszak  ellenőrzés időszaka  megbízó levelek száma  ellenőrzés célja 2. Az ellenőrzés részletes megállapításai: csak a lényeges megállapítások kerülnek rögzítésre, a következő bontásban: ( tény  ok  okozat  felelős)  bemutatja a hiba, mulasztás tényét  annak okát  következményét  felelősét 3.

Összefoglaló következtetések és javaslatok: A 2 részt foglalja össze, a vizsgálat tárgyának átfogó bemutatását rögzíti, utána a leglényegesebb megállapításokat kihangsúlyozzák, az ellenőrzők megteszik a javaslatokat, majd a lezáró rész következik: keltezés és a jelentést létrehozó ellenőr aláírása. 11 3. A jelentés gyakran tartalmazz különböző záradékokat: Fajtái: 1. Hitelesítői záradék: minden esetben a vizsgált szervezet vezetője adja Azt rögzíti benne, hogy a vizsgálati jelentés tartalma a valóságot rögzíti. Akkor használják, ha a hibák, mulasztások száma kevés és jelentősége csekély. Ilyen esetben más záradék adása nem szükséges 2. Megismerési záradék: majd minden jelentésre rá kell vezetni, az ellenőrzött szervezet vezetője adja (pl: számviteli osztály, számviteli vezető). Nyilatkozik arról, hogy a vizsgált jelentés tartalmát megismerte Innen az ő felelőssége a lépések megtevése,

intézkedés. 3. Intézkedési záradék (v realizálási záradék): ellenőrzött szervezet vezetője adja Rögzíti, hogy a jelentés tartalmát megismerte és a hatáskörébe tartozó intézkedéseket megadott határidőn belül meghozza. 4. Felelősségi záradék: kizárólag a felelőssé tett személy adja Azt rögzíti, hogy a vizsgálati jelentés rávonatkozó, felelősségét tartalmazó részét megismerte és tudomásul veszi, hogy ezzel kapcsolatban írásbeli magyarázatot köteles adni megadott határidőn belül. Írásbeli magyarázat: az ellenőrzött felelősségével kapcsolatos írásbeli jelentés, de nem bizonytó okirat, és nem nyilatkozat. Ezt minden esetben el kell készíteni, és a következőket kell rögzíteni: - elismeri-e a felelősségét vagy nem - miben látja a szabálytalanság keletkezésének okát - mit kíván tenni a következmények után Írásbeli magyarázatot körültekintően kell kezelni, ez alátámasztható bizonyítékokkal,

ezért az ellenőrnek az írásbeli magyarázatra reagálnia kell. Kifejti, hogy miért tudja, illetve nem tudja elfogadni a magyarázatot Ez ügyben a végső szót az ellenőrzési vezetőnek kell kimondania. Mindezeket ellenőrzési munkaanyagként kell tárolni. 4. Mellékletek (legfontosabbak) • bizonyító értékű okmányok • az ellenőrzés során elkészített listák, kérdőívek, táblázatok A3. Összefoglaló jelentés 1. Sajátosságai: akkor készül, ha a vizsgálat hatóköre tág (átfogó v témaell hajtottak végre) - meglévő részjelentések alapján készül - felső vezetésnek, irányító testület részére készül. 2. Felépítése, tartalma: közelít az A1-hez Ellenőrzés minőségét biztosító eljárásokat jobban igénybe kell venni Ne legyen ellentét a részjelentések között. A részjelentések átnézésekor új infók derülhetnek ki, érvényesülnie kell az átfogó jellegnek. B. Vizsgálati jegyzőkönyv 1. Sajátossága: hatósági

ellenőrzéshez köthető, kizárólag hibákat, mulasztásokat és a törvénybe ütköző cselekedeteket tartalmazz. 2. Felépítése, szerkezete: szervezeti sajátosságok jellemzik Általános részei: bevezető, érdemi, záró. 1. Bevezető rész: ua, mint a jelentésnél – általános infókat rögzít a vizsgálattal összefüggésben • vizsgálatot végző szervezet, szerv megnevezése • vizsgált szervezet (részleg) pontos megnevezése • vizsgálatot végzők neve és beosztása • vizsgált időszak • vizsgálat ideje • vizsgálat módszere (nem mindig) • vizsgált szervre vonatkozó jellemző információk. 2. Érdemi rész: konkrét megállapításokat fogja rögzíteni a következő szerkezetben: • érintett jogszabály, megsértett részekre való hivatkozás • tényhelyzet: adott cselekmény, hiba, mulasztás bemutatása • hiba, mulasztás számszerű következménye. 3. Záró rész: • Záradékok: • Megismerési záradék • Felelősségi

záradék • (Záró tárgyalási záradék) • Jegyzőkönyv készítésének helye, ideje • Jegyzőkönyvi megállapítást tevő ellenőrök neve, aláírása. 12 5, Az ellenőrzés minőségbiztosítása Végig jelen van az ellenőrzés során, nem önálló munkaszakasz. Lényege: olyan eljárásokat tartalmaz, amelyekkel az ellenőrzési munka színvonala biztosítható, az ellenőrzési egység vezetője látja el ezt a feladatot. Módszerei: 1. az ellenőrzés munkalapjainak, anyagainak, bizonyító értékű okmányainak az áttekintése, hogy ne legyenek benne ellentmondó tények. 2. a bizonyítékok elégségesek legyenek a megállapításokhoz, és kellő bizonyosságot adjanak a követelményeknek való megfelelésre. 3. részjelentések, vizsgálati jelentések vizsgálata abból a szempontból, hogy azok minden programban foglalt kérdésre választ adnak. Az egységes szemlélet is kialakul 4. az összefoglaló jelentés vizsgálata, jogi szempontból és hogy

érvényesül-e benne az átfogó jelleg 6, Az ellenőrzés megállapításának hasznosítása (realizálás) 1. Fogalma, lényege: mindazon lépések, amelyek az ellenőrzés megállapításai alapján szükségesek, egyrészt a szabályszerű működés helyreállításához ill. a feladatok magasabb szintű ellátásához Megállapítások ismertetésé, hogy megfelelő intézkedések megszülethessenek. 2. Realizálás formája: ellenőrzés jellegétől függ a) hatósági ellenőrzés esetén > határozat b) egyéb ellenőrzés > intézkedések a) Hatósági ellenőrzés realizálása: Határozat mindig az ellenőrző szervezet sajátosságaitól függ. Egy konkrét pl: Adóhatósági határozat, részei: 1. Bevezető rendelkezések rész: - ált. infót tartalmaz - ügy számát és tárgyát - eljáró hatóság megnevezése - ellenőrzöttre vonatkozó információk 2. Rendelkező rész: a jegyzőkönyvben foglaltakhoz kapcsolódóan, annak sorrendjében rögzíti a

hatósági szerv a konkrét intézkedéseit, feltárt hibák, mulasztások kijavítására vonatkozóan. Hatóság által hozott szankciók és azok alapja. 3. Indoklási rész: a rendelkező rész tartalmához kapcsolódóan bemutatja a jegyzőkönyvi megállapításokat, a tényt röviden, ennek kapcsán hozott intézkedéseket, megindokolva azokat. Indoklás: jogszabályokra történő hivatkozás. 4. Záró rendelkezések rész: határozat lezárását jelenti, tartalmazz záradékot ha van, a hatóság részéről, illetve az ov. aláírását, teljes keltezés, kik kapnak a határozatból b) Egyéb ellenőrzés realizálása: Formái: 1. Záró tárgyalás: célszerű megtartani, ez a legáltalánosabban elterjed realizálási forma, Akkor kell mindenképpen tartani, ha átfogó vizsgálatra kerül sor, v. az ellenőrzött vitatja a megállapításokat, esetleg ő maga kéri. Részvevők: - belső ellenőrök, akik tették a megállapításokat - vizsgálatvezető ill.

ellenőrzési vezető - az ellenőrzött illetékes vezetői - mindazon személyek, akiket a meghozandó intézkedések érintenek. Tartalma: - megbeszélik - az ellenőrzött hatáskörébe tartozó intézkedések - felelősséggel kapcsolatos kérdések - vitatott pontok kapcsán megegyezés vagy közelítő vélemény Záró tárgyalásról írásos dokumentumot kell felvenni, lehet: jk. vagy emlékeztető 2. Realizáló levél: akkor, ha a záró tárgyalás megtartására nincs szükség Ellenőrzöttnek realizáló levelet küldenek, amelyben felkérik, hogy a hatáskörébe tartozó intézkedéseket hozza meg, és azokról számoljon be, ez megküldhető a vizsgálati jelentéssel is együtt. 3. Jelentés megküldése: egyszerűen önmagában megküldik az ellenőrzöttnek Ritkán alkalmazott módszer 4. Intézkedési terv: fontos realizálási mód Súlyosabb, lényegesebb hiányosságok esetén használják, záró tárgyalás folyamat során, vagy önállóan készül. 3

alapvető eleme: - hibák, hiányosságok megszüntetéséhez szükséges azonnali feladatok (feltüntetik a hibákat is) - feladatok elvégzésének határideje - felelősök megnevezése. Realizáláshoz gyakran köthető egy utóellenőrzés is. Az utóellenőrzés célzott vizsgálat, amely kizárólag azt vizsgálja, hogy a szükséges intézkedéseket meghozták-e és megfelelően végrehajtották-e. Amennyiben utóellenőrzésre nem kerül sor, a soron követő ellenőrzést kezdjük azzal. 13 B. ELLENŐRZÉSI RENDSZER MAGYARORSZÁGON (könyvben B 48 oldal) /1./ Államhatalmi, népképviseleti és az Alkotmánybíróság ellenőrzési tevékenységét foglalja magában /2./ Államigazgatási szervek ellenőrzési tevékenységét foglalja magába (kormány KEHI, PSZÁF, APEH) /3./ Tulajdonosi ellenőrzés (közgyűlés, taggyűlés, FB, Könyvvizsgáló) /4./ Pénzintézeti ellenőrzés: MNB, Kereskedelmi bankok /5./ Belső ellenőrzés /6./ Könyvvizsgálat BELSŐ

ELLENŐRZÉS Vezetéshez kapcsolódó funkció: - Visszacsatolási funkció a vezetés számára. - Jelzőrendszer funkció a vezetés számára, jelzi: - a külső körülményekben bekövetkezett változásokat - a külső feltételek megváltozását - a vállalkozáson belüli a belső követelményektől való eltérést. Mindezt azért, hogy a vezetés megfelelően tudjon reagálni a változásokra. Céljai: • szabályszerűség előmozdítása, • működés, forrás felhasználás hatékonyságának, gazdaságosságának, ill. eredményességének előmozdítása • vagyonvédelem vizsgálata. Fogalma: különböző típusú, egymást kiegészítő, de egymást nem helyettesítő értékelő tevékenységek összessége. Alrendszerei: 3 egymástól jól elkülöníthető:  A - vezetői ellenőrzés  B - tevékenységek folyamatába épített ellenőrzés  C – függetlenített belső ellenőrzés Különböző gazdálkodó szervezetek esetén sajátos vonások

jelentkeznek. Ebből a szempontból fogunk beszélni:  I. A vállalkozások belső ellenőrzése (nincs jogszabályi háttér)  II. Költségvetési szervek belső ellenőrzése (Könyvben: 6.2 fejezet, 145-147 old és 34 fejezet 72-84 old érvénytelen lett, helyette oktatási segédletben 3 old.)  III. Hitelintézetek belső ellenőrzése I. Vállalkozások belső ellenőrzése Célja: vezetői döntések támogatása, vagyonvédelem ill. a vállalat fejlődésének előmozdítása Fontos szabály: a belső ellenőrzési alrendszer az igazgató és a Felügyelő Bizottság felügyelete alá tartozik. Alrendszerei: I.A, Vezetői ellenőrzés: a vezető ellenőrzést végez az általa irányított terület felett - célja és feladata: a döntések megalapozása, a döntésnek várhatóan milyen hatásai lesznek, kiadott utasítások végrehajtásáról meggyőződni, kiadott döntések utólagos felmérése. - Szintjei: vezetők szervezeti hierarchiába betöltött

szerepéhez kapcsolódik.  Felső vezetői szint: átfogóan irányítja a vállalat működését  Középvezetői szint: funkcionális területek vezetése  Alsó vezetői szint: operatív vezetési szint Módszerei: • Hagyományos eszközök • Információs rendszerre épülő ellenőrzés: előfeltétele egy megfelelően kialakított pénzügyi számviteli rendszer. Statisztikai, számviteli v egyéb infókat használ fel, és ezek segítségével győződik meg a tevékenységről. Lehet eseti és rendszeres is • Beszámoltatáson alapuló ellenőrzés: vezető közvetlen az alkalmazottaktól tájékozódik a tevékenység helyzetéről. Szóbeli v írásos, eseti v rendszeres jelleggel • Aláírási jog gyakorlása: aláírásra kerülő dokumentum formai és tartalmi ellenőrzése (ellenjegyzi, láttamozás, utalványozás) • Közvetlen helyszíni ellenőrzés: közvetlen tapasztalatszerzési forma. • Kiegészítő eszközök: nem állandóan használt

módszerek, speciális esetekben használják. 14 Kérdéssorozatos ellenőrzés: kérdéslista összeállítása, amely a tevékenység kapcsán elkövethető hibák és azok elkerülését tárgyalják. Közvetlen az alkalmazottaktól történő infó szerzés • Információs teszt: kérdőív alkalmazása, hasonlít az előzőhöz, akkor alkalmazzák, ha a döntés meghozatalához széles körben kell tájékozódni. • Értékelemzés: költségek és funkciók optimális viszonyát kereső módszer. Tárgya bármi lehet, aminek funkciója van és költséget okoz. • Hálótervezés: egy tevékenység időbeli lefolytatását, ütemezését rögzíti. Döntés előkészítésnél és utólagos ell.-nél fontos eszköz • Controlling: vezetés egyik alrendszere. A tervezés, ellenőrzés és információszolgáltatás hármasát tartalmazza. • Komplex eszközök • Munkaköri ellenőrzés: a vezető azt vizsgálja, hogy az adott munkakörben zajló tevékenységek

mennyire vannak összhangban a követelményekkel. • Eredményellenőrzés: egy tevékenység eredményeinek értékelése egy adott időszakra vonatkozóan. Sikerült-e kitűzött célokat elérni? Okai? I. B, - Tevékenységek folyamatába épített ellenőrzés: Ez a fajta ellenőrzés a tömegszerű, ismétlődő tevékenységek szabályozott ellenőrzését jelenti. Kimondottan fontos a szabályozottság. Előfeltétele: nagyon részletes, pontos szabályozás, rögzíti az ellenőrzési pontokat, az ellenőrzés tárgyát, hiba esetén a visszacsatolás módját és irányát, valamint a küszöbérték kialakitását. Megjelenési formái: • Önellenőrzés: saját tevékenységünket vizsgálunk felül. Annál hangsúlyosabb, minél kisebb a szervezet (bizonylat kitöltése) • Munkaműveletek közötti ellenőrzés: egy következő munkafázist végző személy az előző munkafázis elvégzésének ellenőrzésével kezdi a munkáját. • Automatikus ellenőrzés:

gépek által végzett ellenőrzés, automatizált. Speciális változat: önszabályozó folyamat, annyiban több, hogy a jelzésen túlmenően ki is javítja a hibát. • Önállósult szakellenőrzés: bizonyos területen kialakulnak kizárólag ellenőrzési funkciót ellátó szervezetek, egységek, személyek. Lényegesebb önállósult szakellenőrzések: Önállósult szakellenőrzések: Pénzkezelés ellenőrzése: Pénzkezelési szabályzat írja elő a konkrét ellenőrzési feladatokat (azonnali könyvelés) Ellenőrzési feladatok: • Be- és kifizetési pénztárbizonylatok tételes ellenőrzése, ezek szigorú számadású nyomtatványok. Ellenőrizni kell: • Szükséges kellékek meglétét • Bevételezés hiánytalanságát (számszerű helyességét) • Kiadási bizonylatoknál az utalványozás jogosságát • Pénztárzárlat esetén a következőket kell ellenőrizni: • Készpénz és egyéb értékek teljes körű számbavétele (rovancsolás) • Szemle

során a vagyonvédelmi helyzetet ell. • Pénztárszámla egyenlegét • Bank- és átvezetési számla közötti egyenlőséget • Összeférhetetlenséget (pénztáros nem lehet utalványozó) Számlaellenőrzés: Ellenőrzési feladatok: számla likvidációs kérdések, azaz a beérkezett számlák felülvizsgálata: • Megrendelések megfelelő teljesítése • Áruátvétel megtörténtének ellenőrzése, mennyiségi és minőségi szempontból • Szerződésnél az alkalmazott árak, számítások helyessége • Áfa törvényi előírásainak betartása Bérszámfejtés ellenőrzése: Ellenőrzési feladatok: bérek, bérpótlékok, túlórák, prémiumok, jutalmak, természetbeni juttatások és egyéb bér jellegű kifizetések tételes vizsgálata: • Alapbizonylatok vizsgálata (jelenléti ív) • Bértételek vizsgálata (időbér, fix bér, telj. bér ) • Számítások helyességének vizsgálata • SZJA törvényi betartásainak vizsgálata • 15

Anyagfelhasználás ellenőrzése: Megnézik, hogy a feladatok ellátásához mennyi anyagot lehetne felhasználni, és ezt viszonyítják a tényleges anyagfelhasználáshoz. • Anyagfelhasználás = Termelés*Anyagfelhasználási norma. • Norma: egységnyi tevékenység ellátására felhasznált erőforrás > Ezt viszonyítják a ténylegeshez. Keresik az eltérés okait. Költségelszámolás ellenőrzése: Vizsgálandó, hogy valamennyi gazdasági eseményt le lehet-e könyvelni a költség-elszámolási rendszerben. Vizsgálandó: • Költségnemek elszámolási rendszere • Költséghelyek elszámolási rendszere • Költségviselők elszámolási rendszere. Kapuellenőrzés: portaszolgálat Vizsgálandó: • Kapun áthaladó személyek és értékek • Kiszállítandó rakományok ellenőrzése (rakomány és szállítási okmány összehasonlítása, tartalma és a jogosult aláírása) Szabvány és rajz ellenőrzés Szabvány ellenőrzés: egy új termék

kifejlesztése kapcsán v. meglévő módosításakor, nehogy egy jól bevált szabványelemet egy új konstrukcióval helyettesítsenek. Célja: ktgek csökkentése ISO, minőségi szabványok betartásának vizsgálata. Rajzellenőrzés: műszaki rajzok felülvizsgálata: Megfelel-e az előírásoknak, követelményeknek a műszaki rajz? Módosítás esetén ezeket kijavították-e v. kicserélték-e? Minőség-ellenőrzés: A nem megfelelő minőségű anyagok, félkésztermékek kiszűrése, ezek felhasználásának elkerülése, selejtes termékgyártás elkerülése. A termelés legelejétől a legvégéig tart a vizsgálat Lehet gyártásközi-, illetve késztermék ellenőrzés. Minőségi szabványok betartásának vizsgálata Készletellenőrzés: Rovancsolást értünk alatta. Nagyobb kereskedelmi vállalkozások önállósult szakellenőri funkciója I. C, Függetlenített belső ellenőrzés: Szükségessége: segíti a felső vezetés munkáját, mert a vezetők nem

képesek az összes ellenőrzést ellátni. Vizsgálja a vezetői ellenőrzést és a folyamatban épített ellenőrzés alrendszereit is. Feladata: • valamennyi irányított egység tevékenységi szabályszerűségének és teljesítményének vizsgálata. • vagyonvédelmi ellenőrzés. (Másik 2 nem látja el) A függetlenített belső ellenőrzés jövőjét a belső nemzetközi standardok betartását jelenti. Standardok: csak ajánlások, nem kötelező betartani. Belső Ellenőrök Nemzetközi szervezete alkotta meg „A belső ellenőrzés gyakorlati standardjai”-t. Eszerint a Függetlenített belső ellenőrzés definíciója: „A belső ellenőrzés független, tárgyilagos, bizonyosságot adó és tanácsadói tevékenység, amely a szervezet céljainak elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel módszeresen értékeli az adott szervezet szervezetirányítási, kockázatkezelési és kontrollfolyamatainak eredményességét.” A belső ellenőrzés

szervezete a standardok szerint: • Minden szervezetben ki kell jelölni egy belső ellenőrzési vezetőt (BEV), aki a felső vezetésnek tartozik beszámolási kötelezettséggel. Feladatai: • Ellenőrzési munkatervek elkészítése • Ellenőrök kiválasztása • Koordináció • Minőségbiztosítási tevékenység • Belső ellenőrök végzik el az ellenőri munkát. Megbízásos viszonyban is lehetnek a vállalattal • Belső ellenőrzésnek funkcionálisan függetlennek kell lennie, az első számú vezető alá tartozik. • Belső ellenőrzés szabályozása, a belső ellenőrzési kézi könyv készítése. Ezt a vezetőkkel jóvá kell hagyatni, aláíratni. (Kis szervezeteknek nem kötelező, de Mo-on költségvetési szerveknek kötelező) Elemei: • Belső ellenőrzési alapszabály: rögzíti a belső ellenőrzés céljait, feladatait, hatáskörét, felelősségét és a belső ellenőrzés helyét a szervezeten belül. • Etikai kódex:

összeférhetetlenség, fedhetetlenség. 16 • • • • • • • • Belső ellenőrzési tevékenység fajtái: 2 csoportra bontható: • Bizonyosságot adó szolgáltatások: alaptevékenység, amely a vállalkozás egészére kiterjed. • Tanácsadói szolgáltatások: hatékonyság, eredményesség növelő eszközök. Ezek megbízásos viszony alapján történnek. Ilyenkor irányadó a szolgáltatási szerződés és a belső ellenőrzési kézikönyv Ellenőrzések lefolytatásához kapcsolódó kiegészítések: külső szakértő igénybe vetele, de be kell tartaniuk a kézikönyvet és a BEV felülvizsgálja a tevékenységüket és koordinálja azt. Az ellenőrzési tevékenységet dokumentálni szükséges, megfelelő jegyzeteket kell készíteni, a konkrét munkát ellenőrzési munkalapokon vezetni, ezek tartalmát belső szabályzatban kell rögzíteni. Minden munkalapot felül kell vizsgálni a vizsgálatvezetőnek és a BEV-nek. Az ellenőrzések

írásba foglalásánál újdonság: 2 formában kell megtörténjen: • Ellenőrzési jelentés • Vezetői összefoglaló: magasabb beosztású vezetők részére készül, a jelentés kivonatát tartalmazza. Ellenőrzések nyomon követését meg kell valósítani. Minden ellenőrzéshez kötelező készíteni egy intézkedési tervet. A nyomon követés magába foglalja az intézkedési terv végrehajtásának felülvizsgálatát és/ vagy az utóvizsgálatot. A belső ellenőrzés teljesítményét értékelni kell, célja a belső ellenőrzés fejlesztése. Eszközei: • Ellenőrzést követő felmérő lap: az ellenőrzött kap egy felmérőlapot, amelyen értékeli az ellenőrt. • Kulcsfontosságú teljesítménymutató: az ellenőrzési tervből és a munkalapokból számítják ezeket a mutatókat.(ellenőrzések átlagos ideje, hányszor tettek feljelentést, stb) Éves jelentések: a vezetés számára készülnek. A tárgyévi ellenőrzési tevékenységet összesíti

(Kitérhetnek pl: a belső ellenőrzés személyi és tárgyi feltételeire) Ellenőrzések minőségének vizsgálata: fejlesztési célzattal. Módszerei: • Minden egyes ellenőrzést felül kell vizsgálni és értékelni. (munkalapok vizsgálatát jelenti) • Rendszeres belső értékelések: ellenőrzést követő felmérőlapok, a kulcsfontosságú teljesítménymutatók és ellenőrzési listák alapján történik. • Rendszeres külső értékelések: 5 évente legalább egyszer, külső fél végzi, ennek eredményeiről tájékoztatja a vezetést. Ez kizárólag a standardoknak való megfelelést vizsgálja II. Költségvetési szervek belső ellenőrzésének sajátosságai Oktatási segédanyagból Jogszabályi háttér: Kormányrendelet: 193/2003. A kormányrendeleten és a standardokon alapul. III. Hitelintézetek belső ellenőrzésének sajátosságai Mivel nem saját vagyonukkal gazdálkodnak, kiemelt szerep jut a belső ellenőrzésnek. Jogszabály írja elő,

hogy kötelező belső ellenőrzési egységet kialakítani. Egyes ellenőrzési feladatok hangsúlyosabb szerepet kapnak: 1.Vezetői területnek kiemelt szerepe van (tömeges beadványok) 2.az elbírált hitelkérelmek felülvizsgálata és jóváhagyása (aláírási jog gyakorlása) 3.Folyamatba épített ellenőrzések jellege (az automatikus ellenőrzéseknek kiemelt szerepük van, ezért figyelni kell a rendszerbeállításra. Áruforgalom ellenőrzése Áruforgalom: a kereskedelem megjelenési formája. Szűken értelmezve a beszerzés, értékesítés, készletgazdálkodás tevékenység hármasát öleli fel. Tárgya: jellemzően az áru, de szolgáltatás is lehet. Az áru a vásárolt készletek 3 csoportját kül meg 1. kereskedelmi áru: olyan készletek, amelyek változatlan formában kerülnek át a fogyasztóhoz 2. göngyölegek: többször felhasználható csom ill tárolóeszközök, pl raklap, rekesz, visszaváltható palack 3. eladott, közvetített szolg-ok –

részben, vagy egészben, de változatlan formában továbbszámlázott szolgok pl építőiparban /régen alváll telj/ Szakaszai: 1. beszerzés, 2. értékesítés, 3. készletgazdálkodás Szakaszok: időrendi sorrendben 1, 3, 2. logikailag 2, 1, 3. Értékesítés ellenőrzése kiemelt témakör, befolyásolja a többi szakaszt. Áruforgalmi mérlegsor: Kny + B = É +Kz - ahol: Mennyiségben ill értékben is felírható, de értékben a jellemző. 17 Kny = nyitókészlet, B = beszerzés, É = értékesítés, Kz = zárókészlet Áruforgalom ellenőrzéséhez ezt a mérlegsort fogjuk felhasználni. A mérlegsor mindkét oldala bővíthető ( egyéb készletnöv.) + Kny + B = É + Kz + ( egyéb készletcsökk) Vizsgálati kérdések: 1. számú vk: értékesítés és beszerzés viszonya, beszerzés mennyire segítette az értékesítés céljait 2. számú v k: az áruforgalom egyensúlyban van e 3. számú v k: beszerzés hogyan változtatta meg a zárókészletek

nagyságát 4. számú v k: megfelelő e az árucikkek árufedezettsége / megfelelő mennyiségű készlet áll e rendelkezésre az értékesítéshez / Ezt használjuk az áruforgalom átfogó ellenőrzésére. Áruforg. átfogó ell rámutat arra, hogy hol kell részletes vizsgálatot lefolytatni 1. Beszerzési tevékenység részletes ellenőrzési tevékenysége Igényfelméréssel indul, és az áruátvétellel fejeződik be. Ellenőrzési fő szempontok: 1, beszerzés szervezeti feltételeit vizsgálja. Fő szempont: személyi, technikai, szabályozási szemp. vizsgáljuk, hogy: - szakképzettek e a dolgozók, - beszerzés kapcsolatot tart e a készletgazdálkodásért, illetve az értékesítésért felelős egységekkel, - a döntési jogkörök kellően elhatároltak e - adottak e a technikai feltételek: pl. integrált vállalatirányítási rendszer, megfelelő méretű tároló, eszközök az átvételhez 2, rendelkezik e a vállalkozás beszerzési politikával, -

megfelelő szempontok alapján választják ki a szállítót - megfelelő e a beszerzés formája Beszerzés fajtái: - eseti: amikor elfogy az áru, akkor igényelünk valamekkora mennyiséget, - terv szerinti: rendszeres szállítás, pl kenyér, tej, napi fogyasztási cikkek - szerződéses: szerződésen alapuló, nagyobb értékű cikkek esetében - opciós: szerződéses egy fajtája, értékhatárát jelölik csak meg, de pontos áruösszetételt nem határoznak meg. 3, megalapozottak e a beszerzések: - megalapozottak e a besz. alapinformációi / igényfelmérés helyesen történt e meg / - készült e beszerzési terv, és az megalapozott e, - időközben felülvizsgálták, módosították e őket. - Időben leadták e a megrendeléseket és ez összhangban van e a beszerzési tervvel. 4, - áruátvételi tevékenység vizsgálata (szállítási okmány) - mennyiségi szempontból: szállítólevél alapján tételesen, elképzelhető, hogy a helyszínen vesznek fel egy

áru bevételezési bizonylatot. /ez is tételes / - Megfelelően dokumentálták e az áru átvételt. - Átvizsgálták e a szállítmány belső tartalmát - minőségi szempontból: - próbaszerű ellenőrzés - tételes ell. nagyobb értékű cikkek vonatkozásában - megtörtént e a minőségi átvétel, - ha a hibás termékek aránya magas volt, akkor tételes ell. alkalmazhatnak - megfelelően dokumentálták e a minőségi átvételt Kapcsolódó adminisztratív tevékenységek vizsgálata: - mennyiségi, ill. minőségi probléma esetén érvényesítették e a követeléseket a szállító felé - Okmányok: - megrendelőlap /szállítási szerződés / - szállítólevél /bevételezési bizonylat / - számla. Ezeket az okmányokat egyeztették e egymással 18 Kötbérek, minőségi engedmények, ezek számviteli elszámolása megtörtént e, másrészt ezek megegyeznek e a szerződésben foglaltakkal. - Átutalások engedélyezése megtörtént e. - Könyvelési

feladatok helyesek e. 2. Értékesítés részletes ellenőrzési kérdései – szervezeti feltételek vizsgálata 1, Kellően szervezett e az értékesítési tevékenység. Ennek kapcsán a szabályozást is vizsgáljuk Pl munkaköri leírásokat. 2, Értékesítés formája elősegíti e az értékesítési célok elérését. Értékesítés formája: - önkiszolgálás / legnagyobb forgalmat ez generálja - pult mögötti kiszolg. szűk keresztmetszet, eladó teljesítő képessége Ellenőrzési kérdések: - kellően szakképzettek e a dolgozók? - a technikai feltételek adottak e, megfelelőek az értékesítési tevékenységhez? - értékesítési tevékenység során végeznek e igényfelmérést? /piackutatás, vevői igények kielégítése, - kérdőíves, kívánság láda - végez e piacszervező tevékenységet, és az megfelelő e? /vásárló befolyásolás eszközei pl marketing, kiállítás - megszerzett információkat a megfelelő helyre juttatják-e el? 3.

Készletgazdálkodás részletes ellenőrzési kérdései Célja: hogy megfelelő mennyiségű, minőségű ill. összetételű áruk álljanak rendelkezésre A készletgazdálkodás fontos elemei: a. – Optimális átlagkészletet kialakítása b. – Megfelelő minimális készletszintet (biztonsági) kialakítása Ellenőrzési kérdések: - Figyelik e a minimális készletszintet, és annak elérése esetén megteszik e a szükséges lépéseket - Rendelkezik e a vállalkozás raktározási és tárolási szabályzattal - - Ezek a szabályzatok kellően részletezettek e és összhangban vannak e a jogszabályi előírásokkal, hatósági rásokkal. - Rendelkezik e a vállalkozás elfekvő készletekkel, a keletkezésének mi az oka, gondoskodnak e ezek leépítéséről. - A vállalkozás rendelkezik e selejtezési szabályzattal, és annak rendelkezéseit betartják e. - Elkészítik e a készletgazdálkodáshoz kapcsolódó bizonylatokat. Feladat 5. a.- feladatrész -

rendelkezik e a vállalkozás az áruk tárolását előíró szabályzattal? - tárolás technikai feltételei megfelelőek e? - felelős dolgozók betartják e a vonatkozó előírásokat? - munkaköri leírások teljes körűek e, aktuális e? Ellenőrzési dokumentum – vizsgálati programban kell ezeket a kérdéseket rögzíteni. Lehet változtatni, de kizárólag abban az esetben, ha a helyszíni ell. során rendelkezésre álló dokumentumok indokolják Változást jóvá kell hagyatni a megbízóval, jelen esetben a kft. igazgatójával /programfegyelem/ b. - feladatrész Reklamációs levelek – múlt megismerését teszik lehetővé (tipikus hibát, és súlyos hibát tartalmazhat a rekl. levél), hitelesített másolatot kell készíteni!!! ”””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””” MÁSOLAT amely készült

a B. Kereskedelmi Kft Belső ellenőrzése részére /eredeti irat teljes szövegű másolata/ „Tisztelt Kft. a mai napon a mélyhűtött áruk között több sértett csomagolású és lejárt szavatosságú terméket találtam. Dátum: Bp.2004 július 4Nagy János sk” Igazolom, hogy a fenti másolat az eredetivel teljes egészében megegyezik. Dátum: Bp. 2004 augusztus 4 PH. Iza Bella sk. ügyfélszolgálati munkatárs 19 c. - feladatrész KÖZÖS JEGYZŐKÖNYV Felvéve: Bolo Kereskedelmi Kft. 3 számú egységében (Budapest, Váci út 500, 1134), 2004 augusztus 3-án Jelenlévők: Kis Ernő belső ellenőr, Szabó Pál boltvezető Tárgya: a mélyhűtött áruk tárolási körülményeinek szemléje, az ott tárolt mélyhűtött áruk rovancsa. Jelenlévők a helyszíni vizsgálat során az alábbiakat tapasztalták(csak a tényhelyzetet) 1.- a 3 sz hűtőpult nem működött megfelelően, a hűtő átlaghőmérséklete 5 C fokkal magasabb az előírtnál A hűtő

mellett található ellenőrző táblázat szerint a hőmérsékleti adatot 8 órakor ellenőrizték. A hűtőpultban tárolt árucikkek romlottak voltak. - 20 zacskó 400 g-os zöldbrosó - 4 doboz panírozott halfilé 1000 g-os 2. Az 1 és 2 számú hűtőpultban a friss árukat a korábban beérkezettek elé helyezték, így a korábban beérkezett termékek megromlottak. - 8 zacskó bélszínroló, 200 g. - 10 zacskó hasábburgonya 800 g 3.pont lenne, ha megsemmisítették volna a romlott árukat a helyszínen k. m f Kis Ernő belső ell. Szabó Pál boltvezető Melléklet lehet: hőmérő lefényképezése, árufeltöltő nyilatkozata ””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””” d. feladatrész Nincs eredeti irat, közös jkv. készítése, mert a tényről, csak a helyszíni ell során tudunk meggyőződni e.

feladatrész Kivonat készítése a szabályzatról. KIVONAT amely készült Kis Ernő belső ellenőr részére „ (03/200Y 4., 7, 13 pontjai) „ Igazolom, hogy a fenti kivonat a 03/2004. számú ügyv Igazgatói utasítás 4, 7, 13 pontjait hűen tartalmazzák Az eredeti utasítás a boltvezetőnél található. Dátum:2004. augusztus 4 PH. Szabó Pál sk. 3. sz boltvezetője f. feladatrész NYILATKOZAT Alulírott Kovács Gábor, a 3. sz bolt árufeltöltője a szemle során feltárt áruátvételi hiányosságokkal kapcsolatban a következő nyilatkozatot adom: A helyszíni vizsgálat időpontjában (2004. aug 4-én) kolléganőmnek el kellett távoznia a munkahelyről, ezért eddig ah ő hatáskörébe tartozó áruátvételt nekem kellett elvégeznem. Egyéb teendőim miatt azonban ezt csak késedelmesen tudtam megtenni. Bp,2004. augusztus 4 Kovács Gábor sk. árufeltöltő szem. g szám: 444444 AA anyja neve: Német Ilona szül. hely, idő: Esztergom, 1978 július 4

lakcím: Vác, Dörgicse u.5 20 g. feladatrész TANUSÍTVÁNY amely készült a Bolo Kft. belső ellenőrzése részére A Kisker. Bt 2004 ápr- július hónapokban történt többletszállításairól SorMegrendelőlap (követelmény) Szállítólevél (tény) szám sorszáma rendelt mennyiség sorszáma beérkezett mennyiség 1 2 3 4 5 05026 05027 05100 05106 05122 10 db 200 l 25 zacskó 10 db 40 zacskó 01225/04 01304/04 01360/04 01372/04 01385/04 13 db 250 l 40 zacskó 16 db 52 zacskó Eltérés +3 db + 50 l + 15 zacskó + 6 db + 12 zacskó Igazolom, hogy a táblázatban szereplő adatok a fent megjelölt sorszámú megrendelőlapokból, ill. szállítólevelekből származnak, azokat hűen tartalmazzák. Bp. 2004 aug 5 PH. Szász Anna sk. raktárvezető h. feladatrész tény - ok - okozat - felelős Tény: Kis Erzsébet, árufeltöltő nem vizsgálta a mélyhűtők hőmérsékleti adatait az elmúlt 7 hétben. Hamis adatokat rögzített. Ok: bármi lehet Okozat: nem

derült ki, hogy a 3. számú mélyhűtő pult nem működik megfelelően Kár: 20 zacskó zöldborsó, 4 doboz pan. halfilé Felelős: Kis Erzsébet árufeltöltő Az árufeltöltő /név szerint Kis Erzsébet / felelősségi záradékot köteles adni – felelőssé tett személynek kötelező adni. Kártérítési és munkajogi felelősség terheli az árufeltöltőt, Kis Erzsébet. Köteles írásbeli magyarázatot tenni a felelőssé tett személy, jelen esetben az árufeltöltő. i. feladatrész Vizsgálati jelentés – mindig a belső ellenőr készíti el, a vizsgálat vezetője v. ellenőrzési vezető, kiadás előtt felülvizsgálja. Bevezető része: • Ellenőrzött szervezeti egység: Bolo Ker. Kft 3 sz Boltja /Bp 1134 Váci út 500/ • Ellenőrzést elrendelte: Somló István a Kft. ügyvezető ig • Ellenőrzést végezte: Kis Ernő, belső ellenőr • Vizsgált időszak: 2004. márc- tól - 2004 júli-ig • Ellenőrzés időszaka: 2004. aug 3-5 •

Megbízólevél sorsz: 05/2004 • Ellenőrzés tárgya: A beérkezett panaszlevelek okainak és jogosságának kivizsgálása • Ellenőrzés célja: a 3. sz bolt technikai eszközeinek megfelelőségének vizsgálata, a szabályzatok betartása (betartják e a vonatkozó szabályt a dolgozók) j. feladatrész alkalmazott ellenőri módszerek /eszközök / a.- == b.- tényhelyzet megismerésének közvetett eszközei c.- rovancsolás, szemle: tényhelyzet megismerésének közvetlen eszközei d.- az ellenőrzési eszköz a szemle e.- a kivonat készítése feltételezi a szabályozás ismeretét Összehasonlítás –>logikai eszköz szembeállítjuk a tényt a követelménnyel. f.g- személyes megkérdezés – írásos változat, tényhelyzet megismerésének közvetlen eszköze 21 k. feladatrész (nincs a könyvben) Sorolja be a feladatban szereplő ellenőrzési tevékenységet az ellenőrzési csoportosításnál megismert csoportok megfelelő tagjai között: A:

Követelmény alapján: szabályszerűségi ellenőrzés (szabályozottság és a szabályok betartásának ellenőrzése) B. Módszerét tekintve: helyszíni ellenőrzés C. Terjedelme szerint: cél ellenőrzés (egy konkrét kérdés kivizsgálása) D. Vizsgálatba bevont adatok körét tekintve: tételes ellenőrzés (rovancsolás) E. Időpontja szerint: utólagos ellenőrzés F. Gyakorisága szerint: eseti ell G. Megbízó szerinti csoportosítás szerint: belső ellenőrzés H. Önállósulási fok szerint: időszakos ell I. Vizsgált szakmai tartalom szerint: komplex ellenőrzés, mert egyidejűleg több szempont érvényesült J. Ellenőrzést végző személye szerint: függetlenített belső revizor által végzett ell K. szervezettsége szerint: l. feladatrész Az ellenőrzés rendszerén belül melyik ellenőrzési alrendszerhez és azon belül melyik ellenőrző tevékenységhez sorolható? A belső ell-i alrendszeréhez, és azon belül a függetlenített belső

ellenőrzéshez sorolható. m. feladatrész Szerepelt-e az ellenőrzési feladat a Kft. ellenőrzési munkatervében? Nem, mert ez soronkívüli ellenőrzés. Tervet módosítani kell, erre az ellenőrzést végző szerv vezetője jogosult n. feladatrész Sorolja fel, hogy az ellenőr milyen követelményeket vett ill. vehetett alapul a munkája során A követelmények mely csoportjába sorolná ezeket? - 03/200Y sz. utasítás - Kis Erzsébet munkaköri leírása - megrendelőlap másodpéldánya - a kifüggesztett hűtő melletti táblázat - hatósági előírás a mélyhűtött áruk szállítására - beszerzési politika. o. feladatrész Mutassa be az ellenőrzés érintettjeivel, azok jogait és kötelezettségeit. (VI ea) Ellenőrző jogai: • ellenőrzéssel összefüggésben beléphet bármely helységben • iratokban, nyilvántartásokban betekinthet, és ezekről másolatot, kivonatot, tanúsítványt készíttethet • bármely dolgozótól felvilágosítást kérhet

• kezdeményezheti külső szakértő bevonását • súlyos szabálytalanság esetén az eredeti iratot lefoglalhatja, elismervény és másolat hátrahagyása mellett. Ellenőrző kötelezettségei: • a helyszíni ellenőrzés megkezdéséről az ellenőrzöttet tájékoztatni, megbízólevelet felmutatni • a megkezdés előtt az ellenőrzöttel összefüggő információtat megismerni • a vonatkozó vizsgálati program szerint köteles az ellenőrzést lefolytatni, és figyelembe venni a kapcsolódó jogszabályokat, belső szabályzatokat és a megbízó igényeit • titok és adatvédelmi kérdések tekintetében köteles a vonatkozó szabályoknak, jogszabályoknak megfelelően eljárni • köteles a személyét érintő összeférhetetlenség tudomására jutásáról a felettesét értesíteni, összeférhetetlenség áll fenn, ha ellenőr az ellenőrzöttel munkaviszonyban állt v. közeli hozzátartozó • a vizsgálati jelentés összeállítása során

megállapításait úgy megfogalmazni, hogy azok helytállóak legyenek, ennek érdekében pedig az ellenőrzés során objektíven járjon el. • új elem: bűncselekmény, szabálysértés, fegyelmi v. kártérítési eljárásra okot adó cselekmény gyanúja esetén ezt köteles jelenteni a szervezet vezetőjének. • köteles a megállapításokat a másik féllel megismertetni. • felelőssé tett személytől köteles írásbeli magyarázatot kérni és az erre adott válaszra véleményt mondani. 22 Ellenőrzött jogai • a vizsgálat jogszerűségéről meggyőződni, (megbízólevél) a vizsgálati programot, célját megismerni • az ellenőrzéssel kapcsolatban tett megállapításokat megismerni, észrevételt tenni • írásbeli magyarázatra választ kapni. Ellenőrzött kötelességei: • a vizsgálat lefolytatásához szükséges feltételeket megteremteni • a dokumentumokhoz, nyilvántartásokhoz hozzáférést biztosítani, a kért tájékoztatást

megadni • együttműködni és kérés esetén teljességi nyilatkozatot adni • hibák, mulasztások esetén a szükséges intézkedéseket meghozni, végrehajtani és azokról beszámolni. Könyvvizsgálói ellenőrzés Célja: vállalkozók által készítet beszámolók teljes és valós képet nyújtsanak a piaci résztvevőknek. Jogszabályi háttér: szv. tv, gt tv, magyar könyvvizsgálói kamaráról szóló tv, Nemzeti könyvvizsgálati standardok 1-Könyvvizsgálókkal szembeni követelmények Könyvvizsgáló tevékenységet végezhet: Természetes személy Természetes személyre vonatkozó előírások: Magyar könyvvizsgáló kamara tagság, feltételei: • okleveles könyvvizsgáló képesítés • 3 éves szakmai gyakorlat • erkölcsi feddhetetlenség (büntetlen előélet), • nem állhat munkaviszonyban a vizsgált céggel, fő tevékenységként ezt kell folytatni • kamarai alapszabályt magára nézve kötelezően elismeri • felelősségbiztosítással

kell rendelkeznie • kamarai tagdíjat fizeti • nem vállalhat olyan tevékenységet, megbízást mely sérti a könyvvizsgálói függetlenségét • amennyiben nem könyvvizsgálat keretébe tartozó tevékenységet vállal, akkor a megbízás időtartamára a kamarai tagságot fel kell függeszteni. Gazdasági társaság vagy szövetkezet. Gazdasági társaságra és szövetkezetre vonatkozó szabályok: - kizárólag akkor végezhet kv. tevékenységet, ha az alapszabályában (működési körében) csak könyvvizsgálat keretébe tartozó tevékenységet jelölt meg. - a kv. társaságnál a számviteli dokumentumok vizsgálatát, magát a könyvvizsgálati tevékenységet és a beszámoló záradékolását, hitelesítését bejegyzett kamarai tagok végzik. - szavazati jog többségével kamarai tagok illetve a tulajdonos országában bejegyzett könyvvizsgáló társaságok rendelkeznek. - a vezető tisztségviselők között többségben kell lennie a kamarai tagságukat

nem szüneteltető kamarai tagoknak. 2. Könyvvizsgálói tevékenység Könyvvizsgálói tevékenység történhet választott könyvvizsgáló v. eseti megbízás útján A. Választott könyvvizsgálók tevékenysége beszámoló hitelesítése, záradékolása Kötelező könyvvizsgálat esetei: GT-ról trv. szerint: - RT esetén - egyszemélyes Kft-nél. - Kft. ha a jegyzett tőke > 50 millió Ft - ha más törvény előírja. Számviteli trv szerint: - kötelező minden kettős könyvvitelt vezető vállalkozásnál, kivétel: éves nettó árbevétel az üzleti évet megelőző 2 év átlagában nem haladta meg az 50 millió Ft-ot. - mindenképpen kötelező: takarékszövetkezet, konszolidálásba bevont vállalatok esetén, külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepe; azoknál a vállalkozásoknál, ahol a gazdálkodó döntése értelmében eltér a szv. trv rendelkezéseitől; ahol ezt más tv előírja Könyvvizsgálót mindig a társaság legfőbb

szerve választja, max 5 évre, felé tartozik beszámolóval és ő mentheti fel is. Könyvvizsgálói jelentés felépítését a szv. trv adja meg - címzett (akinek készül) - beszámoló azonosító adatai (év, mérleg főösszeg) - az elvégzett vizsgálatok jellegét illetve módszereit; 23 - könyvvizsgálói záradékot, ha cég készíti, az aláírásra jogosult írja alá, jelentés kelte, könyvvizsgáló tagsági száma. Záradékok - hitelesítő záradék: a beszámoló megfelel a szv. trv előírásainak, valósághű teljes képet ad - korlátozó: bizonyos tekintetében nem felelt meg a beszámoló - elutasító záradék: nagyon súlyos eltérések vannak, nem felel meg a sztv előírásainak. - záradékot sem ad: ha nem tudja elvégezni a feladatát, az ellenőrzött magatartása miatt. A záradékolt beszámoló a legfőbb szerv elé kerül, és a cégbírósághoz. Könyvvizsgáló jogosult: bárkitől kérhet információt, jogában áll a társaság

könyveibe, dokumentumaiba betekinteni, megvizsgálhatja a társaság bankszámláját, pénztárát, árú és értékpapírkészletét. Könyvvizsgáló köteles: a legfőbb szerv ülésein részt venni, megvizsgálni minden eléje kerülő iratot, hogy azok valósághűek-e. B. Eseti megbízások alapján végzett könyvvizsgálat: - eseti jelleggel (speciális, eseti kérdések) - nem választható hosszabb időre, csak a megbízások időre - a megbízást a szervezet vezetője adja. Feladatok: - beszámoló hitelesítése és záradékolása - átalakuló társaságnál vagyonmérleg és leltár vizsgálat - szakértői, tanácsadói tevékenység - apport hitelesítése - megszűnő társaságoknál Adópolitikai célok érvényesülése adóhatóság feladata. - nem az ellenőr veszi ki a mintát, hanem az ellenőrzött - ellenőrzött végzi a rovancsolást 24