Gazdasági Ismeretek | Számvitel » Mérlegképes könyvelő, számvitelszervezés elmélet I.

Mérlegképes könyvelő, számvitelszervezés I. A rendszer Valamilyen egymással kölcsönhatásban lévő elemek halmaza. Különböző, de egymással összefüggő elemek együttese. Vannak materiális-valóságos, és absztrak - elméleti rendszerek. Materiális rendszerek lehetnek: 1) statikus, ha változatlan marad, dinamikus, ha fejlődésre képes 2) működő: passzívan működő: természeti törvények vak érvényesülése; szerkezete változik /lavina/, aktívan működő: természeti törvények tudatos felhasználásával /karóra/- nem működő 3) zárt, ha környezetével nem cserél anyagot – nyílt, ha kapcsolatot vesz fel környezetével. 4) célratörő: valamilyen állapot elérésére törekszik; kiigazításra képes /kereskedő célja a profit/ - nem célratörő /óramutatója cél nélkül megy körbe/ 5) természetes: létrejöttekor a célja már adott /minden élőlény/ – tervezett: emberi társadalom által létrehozott feladat ellátására

hozzák létre/egy vállalkozás, számítógép/ 6) határozott /megállapítható a végeredmény – határozatlan /több választási lehetőség van/ 7) meghatározható: leírható az elemek közötti kapcsolat /elemekből áll, amik kapcsolatban vannak – meghatározhatatlan 8) rendezett /beavatkozás nélkül is működnek, pl. évszakok/ - szervezett /kívülről bele kell avatkozni folyamatosan a cél elérése érdekében. 9) adaptív /képes alkalmazkodni környezetéhez –nem adaptív pl. könyvelő program. 10) öntanuló /képes felmérni a helyzetet, tanul a hibákból/ - nem öntanuló, nem reagál/lámpa/ A rendszerek összetevői: elem, folyamat, struktúra. 1. Elem: a rendszernek azt az önálló műveletet végző összetevője, melynek bemenetei és kimenetei vannak, amik között valamilyen változássorozat megy végbe (rendszer része, de önmagában is rendszer) 2. Folyamat: a rendszerben végbemenő változások sorozata 3. Struktúra: adott rendszer adott

pillanatbeli állapota (milyen elemek tartoznak a rendszerhez; milyen kapcsolatuk van; tehát a rendszer szerkezete) Elemek kapcsolódása: soros, párhuzamos, alternatív módon. Sorba kapcsolt elemekből álló rendszer átbocsátóképessége a legkisebb kapacitású elem átbocsátóképességével egyenlő. A párhuzamosan kapcsolt: átbocsátóképessége az egyes elemek átbocsátóképességének összegével egyenlő. Az alternatív módon kapcsolt: egyetlen elem átbocsátóképességével egyenlő, a másik elem tartalékban van, amíg az első el nem romlik. A rendszerek vizsgálati módszerei A. fekete doboz módszer: kimenetet vizsgáljuk, nem ismerjük a vizsgálandó rendszer struktúráját, csak következtet rá a kimeneti értékek vizsgálatából. A rendszer viselkedésének megismerésére szolgál. Belső felépítését nem ismerjük. Bemenő jelet adunk ► figyeljük a reakciót ► következtetéseket vonunk le 1. Emlékezet nélküli rendszer: bemenő

jelre minden esetben adott módon reagálnak. 2. Emlékezettel rendelkező rendszerek: pl pénzautomata emlékszik a limitre.A kimenő jel függ az állapottól, amiben a rendszer volt, amikor a bemenő jelet adtuk. 3. Belső képpel rendelkező rendszerek: Bemenő jelet „képpé” alakítja A kimenő jel kialakításakor a környezetről kialakított kép is részt vesz. A „képet” a bemenő jelek minőségileg megváltoztatják./kutya – bot – visszahoz - cukor/. egy ideig az előbbi két módón reagálnak, majd hirtelen megváltoztatják magatartásukat, és úgy viselkednek, mintha új rendszerek lennének. B. modell módszer: ismerjük a rendszer tartalmát, lekicsinyítjük a rendszert, és ezt figyeljük meg. Akkor van értelme, ha a rendszer még nem készült el, túl nagy v. kicsi, a vizsgálat a rendszer pusztulását eredményezné, modellen kevesebb időt vesz igénybe, lényeges ktg megtakarítást eredményez. C. Deduktív úton: az egészből kiindulva

haladunk a részek vizsgálata felé A rendszerek irányítása Olyan tevékenység, melynek eredményeként beavatkozás történik egy rendszer működésébe annak érdekében, hogy az abban végbemenő folyamatokat a kívánt módon fenntartsa, megváltoztassa, megállítsa illetve, ha egy eddig nem létező rendszert létrehozunk és abban a szükséges folyamatokat megindítjuk. Irányítás feladata: a folyamat egy adott állapotából a következő állapotába menjen át, és a folyamat a célnak megfelelő módon menjen végbe A rendszereket a környezetből különböző hatások érik: - várt, kívánt hatás - várt, nem kívánt hatás - nem várt, nem kívánt hatás - nem várt, kívánt hatások A zavaró hatások kiküszöbölése: (Rendszerbe be kell avatkozni, ha zavaró hatás éri). Beavatkozás lehet: ⇒ szabályozás: zavaró tényező bekövetkezése után (amikor káros hatását már kifejtette) avatkozunk be, pl. szmog-riadó ⇒ vezérlés: amikor a

zavaró tényező fellép, nem várjuk meg a káros hatás bekövetkezését. A zavaró tényező kompenzációja ⇒ izoláció: olyan körülményeket teremtünk, amelyek megvédik a rendszert a zavaró jelek káros hatásaitól. A beavatkozás megelőzi a zavaró jelek fellépését, zavaró tényezők kiküszöbölése. Az irányítás folyamata kört alkot: Szabályozási kör, ennek fő részei: - irányított jellemző: maga az irányítandó rendszer pl. csónak - érzékelő: megállapítja a zavaró tényezők hatására bekövetkezett tényleges értékeket pl. apa szeme - irányító: összehasonlítja a célt és a tényleges értékeket. pl apa agya - beavatkozó: végrehajtja a változást. pl apa kezei Visszacsatolás: olyan rendszerekben lép fel, amelyek célirányosak, zavaró tényezőknek vannak kitéve, amelyek kérdésessé teszik a cél elérését. A cél elérését segíti: a z eltérést a céltól azonnal jelenti a rendszer szabályozójának és készteti,

hogy reagáljon a zavarra. Gazdasági rendszer A gazdasági rendszer személyeknek és technikai eszközöknek szervezett csoportja, amelyet meghatároz a munkamegosztásban elfoglalt helyzete, képes célok kiűzésére és a célkitűzésekben meghatározott feladatok végrehajtására. Minden gazdasági rendszer lényeges jellemzője a rendszerben végbemenő változás sorozat. Célkitűző tevékenység: feladatok megfogalmazása, feladatok teljesítési feltételeinek megfogalmazása és ezekkel összefüggő számítások elvégzése. Végrehajtó tevékenység: feladat teljesítési feltételeinek megteremtését, célkitűzés megvalósításának megszervezését, feladatok megvalósulását jelenti. A gazdasági rendszerben végbemenő változásokat folyamatoknak nevezzük, melyek lehetnek  Irányítási: vezetési hiearchia szintjein megvalósuló tevékenység sorozat  Fizikai: a vállalat alapvető feladatainak végrehajtásával kapcsolatos  gazdasági

folyamatok: irányítási folyamat célkitűzéseinek figyelembe vétele mellett a fizikai folyamatokra épül. Megelőzik, kísérik, követik a fizikai folyamtokat. Gazdasági folyamatok: - gazdálkodási folyamatok: munkaerő-gazdálkodás - kontrolling folyamatok: tervezés, elemzés - számviteli folyamatok: főkönyvi könyvelés - marketing folyamatok: beszerzés, értékesítés, fejlesztés, reklám - egyéb folyamatok: jogi, szervezési, igazgatás A gazdasági folyamatokat vizsgálhatjuk horizontálisan – az egyenrangú folyamatokra terjed ki/bonyolítás, nyilvántartás, egyeztetés, ellenőrzés/, vertikálisan – alá és fölérendeltségen alapuló kapcsolatokat tanulmányozza /folyamat, részfolyamat, tevékenység, művelet/. Információrendszer Az információ egy adott rendszer számára, annak működését befolyásoló új ismereteket nyújtó jelek, jelsorozatok tartalmi jelentését értjük. Ha rögzített állapotban van: adat, ha nincs rögzítve:

hír. Az információ új ismeretet jelent egy korábbi ismereti szinthez képest. Meghatározott rendszer számára jelent új ismeretet. Csak abban az esetben ad információt, ha azt felhasználjuk. Időben érkezik, dönteni lehet az információ alapján. Az információk egyenes irányú haladását csatolásnak, a fordított irányú haladást pedig visszacsatolásnak nevezzük. Az információrendszer (átfogó fogalom) az eseményeket rögzítő adatok megszerzésére, rögzítésére, tárolására, feldolgozására, valamint a feldolgozás eredményeként az információk előállítására, továbbítására és felhasználására terjed ki. Valamilyen információrendszere minden gazdasági rendszernek van, hogy az jó vagy nem az függ a hatékonyságtól, mennyire gyors, pontos és teljes körűek az információk. Információ rendszer jelenti: o adatok összegyűjtését, rögzítését, ellenőrzését o adatok kezelhető formátumban történő tárolását o adatok

feldolgozását o felhasználói igények alapján az információ előállítását o információk továbbítását a felhasználókhoz Vezetési információs rendszer: irányítani kívánt gazdasági rendszer célkitűzéseivel, sajátosságaival összhangban kialakított vezetési-döntési rendszer. Hatékony lehet, ha megfelelő információ és megbízható technikai háttér adott. Vezetési információrendszer célja, hogy biztosítsa a döntésekhez szükséges információkat. Információrendszer hibái: - túlságosan részletesek - ha az információ túl későn érkezik - túl terjedelmesek - csak számszerűsíthető adatokat tartalmaznak. - Egymásnak ellentmondó információk érkeznek Elvárások az információval szemben: - különböző vezetési szinteken megfelelő részletezettségű információt ad - Számítógépes háttér legyen - Naprakész legyen - Megbízható, gyors, pontos, teljes,valódi, ellenőrizhető - Gazdaságos, jövőorientált -

Választási lehetőségeket tartalmazzon - Rendszeresen elérhetők legyenek. - Törvényi előírások betartása - Szakmai követelményeknek való megfelelés - Adatvédelem Szervezéstechnológia A szervezés olyan folyamatos alkotó szellemi tevékenység, amely az adott kor ismeretanyagának felhasználásával biztosítja a szervezet elé kitűzött célok megvalósítását, kialakítja a céloknak megfelelő folyamatokat és a folyamatoknak megfelelő szervezeti kereteket. Meghatározza és csoportosítja a feladatok ellátásához szükséges munkaerőket és eszközöket. A munkaszervezés az emberi munka hatékonyságát vizsgálja, azokat a tényezőket kutatja, amelyek a hatékonyságot pozitív irányba befolyásolhatják azt.  Charles Babbage, Robert Owen – napi munkaidőt 13 órára csökkenteni. Taylor elemezte a munkások mozdulatait, hogy kialakítsa a legjobb módszert, amellyel a legrövidebb idő alatt elvégezhetők a munkák, célzott képzés,

ösztönző bérrendszer.  Henry Ford - Autóipari szerelőszalag létrehozása, a termelés ne függjön a munkaerőpiactól és a képzettségi szinttől.  Henry Fayol: szervezetet, mint egészet vizsg., az üzleti siker a vezetés függvé  Gustav Schmoller – oda kell figyelni a dolgozók lelki problémáira.  Magyarországon munkaszervezése módszerek először 1973-ban. 3M – Mozdulatelemzés, Munkatanulmányozás, Munkakialakítás. (kézi munkát elemi részekre bontja, minden alapmozdulathoz időérték tartozik) Munkapszihológia. a lelki tényezők hatását vizsgálja a munkavégzésre Munkaszociológia: munkahelyen belüli emberi kapcsolatokat, légkört vizsgálja. Munkafiziológia – a munkakörülményeket kutatja. A szervezési munka folyamatos tevékenység. Állandó változások: teszik szükségessé törvények, rendeletek, korszerűbb technika, tulajdonosváltás, új folyamatok kialakulása pl.marketing, kontrolling, áttekinthetetlen

gazdasági folyamatok, párhuzamos feldolgozások Szervezési munka fejlődése: ⇒ Művelet szervezés (adminisztrációs munkaterületen, íróasztalonként) ⇒ Irodaszervezés, ügyvitelszervezés (irodánként) ⇒ Folyamatszevezés (irodák között) ⇒ rendszerszervezés A szervezési munka szakaszai: (vezetői elhatározás, célkitűzés, helyzetfelmérés és annak elemzése, számítógépes rendszer megtervezése, rendszerterv bevezetése, működő rendszer értékelése, karbantartása). A rendszer működésének célja, hogy előállítsa azokat az infókat, amire a felhasználónak szüksége van. 1. Vezetői elhatározás, célkitűzés: a vezető dönti el, hogy mely területen szükséges a változtatás és felkérik a belső vagy külső szervezőket. a.- A felhasználói adottságok, lehetőségek, korlátok felmérése Anyagi helyzet meghatározza a számítógépes rendszerek közti kapcsolat típusát: -off-line/önálló gépek, nincs közöttük

kapcsolat/, -on-line / közös hálózatra kötve, közvetlen kapcsolat. b.-A számítógépes feldolgozási módszerek: -Kötegelt feldolgozás / adatbevitel, feldolgozás,eredmények közlése időben elkülönül egymástól. pl bérelszámolás -Párbeszédes, interaktív üzemmód /a sztgép a feldolgozandó feladatot lépésenként kapja, és szinte azonnali választ biztosit. Pl eladható készletek mennyiségének a lekérdezése./ -Időosztásos üzemmód: a sztgép működési idejét megosztják a felhasználók között, több felhasználó egymástól függetlenül dolgozhat a géppel, pl. szállodai helyfoglalási rendszer c.- A szoftverkiválasztás szempontjai : saját fejlesztésű vagy kész szoftver ? saját fejlesztés: a vállalat sajátosságaihoz igazodik; hosszabb időt vehet igénybe, nincs referencia, figyelembe veszi a sajátosságokat, drága, hibák javítása sokáig tart, szervízelés külön kell megoldani. Vásárolt fejlesztés: általánosít;

vásárlás után azonnal használható, van referencia, általánosít, paraméterezhető, drága, hibamentesen működik, folyamatos a tanácsadás, állandó szerviz. d.- A szervezési munka időszükségletének és költségének megtervezése hálótervezési módszerekkel. Minden feladat felbontható elemi lépésekre, megadható a végrehajtásához szükséges idő, személyek száma, megelőző, párhuzamosan végezhető és követő elemi feladat, logikai hálóba rendezhetők, kiszámítható a legkorábbi kezdés, légkésőbbi kezdés ideje. Kritikus út (CPM): Határopzott időtartamú tervezéssel dolgozik (minden tevékenység előre meghatározott időadattal rendelkezik). Az összeállított hálóban eseményeket és tevékenységeket ábrázolunk. Események választják el egymástól a tevékenységeket. Tevékenység Munkafolyamat Várakozási tev. Látszattevékenység Időszükségelet Van Van Nincs Munkavégzés Van Nincs Nincs Használat Bármilyen

jellegű (beton kötése) Függőséget, feltételt jelent Minden tevékenységhez hozzárendelünk időadatot►kritikus út ►(legkorábbi kezdés = legkésőbbi kezdés időpontja) A leghosszabb időszükséglet, amennyi idő alatt a teljes feladatot el kell végezni. Költség tervezés: a lebonyolítás átfutási ideje és a feladat végrehajtása során felmerülő költségek között van kapcsolat. Költségnövekedési együttható: megmutatja, hogy egységnyi időcsökkentéshez mennyi költségnövekedés járul. maximális költség – normál költség Normál idő – minimális idő 2. Helyzetfelmérés lépései: bemutatkozás, tájékoztatás, cél ismertetése) Helyzetfelmérés célja: jelenlegi állapot , működés megismerése. Helyzetfelmérés módszerei: 1) Dokumentumok vizsgálata – Legfontosabb dokumentumok:  Szervezeti és működési szabályzat - a vállalkozás alapadatait tartalmazza: név, székhely,tevékenységi kör, szervezeti felépítés,

hatáskörök, felelősségi k.  számlarend, számlatükör – számviteli elszámolások rendszere  iratkezelési szabályzat – iktatás rendje,iratok selejtezése, irattározása, szigorú számadású iratok kezelése  bizonylati szabályzat  leltárkészítési szabályzat, selejtezési, önköltség-számítási szabályzat  munkaköri leírások – személyekre lebontva a feladatellátás  kódszámrendszerek, számítógépes rendszerek dokumentációi. 2) Kérdőíves felmérés, ha kevés idő áll rendelkezésre, de sok embert kell megkérdeni. Fontos: a kérdés megfogalmazás egyértelmű és tartalmilag helyes legyen. A kérdések sorrendje logikailag is elfogadható legyen  nyílt kérdőívek: a szervező a kérdéseket megfogalmazza és a válaszadásnak üres helyet hagy. Saját véleményét mondhatja  zárt: a kérdőíveken a válaszok is fel vannak sorolva  vegyes: a nyílt és a zárt kérdőívek ötvözete. 3) Személyes

megkérdezés, interjú (kérdezőnek döntő szerepe van; bizalom!!) A helyzetfelmérés elemzése, értékelése: dokumentumok, kérdőívek, interjúk írásos anyaga. Az elemzés a szerzett információk ábrázolása, rögzítése, értékelése, ami alapján rámutathatunk a hiányosságokra. Elemzést ki kell terjeszteni: Folyamatok feltárására; adatok vizsgálatára; követelmények felmérésére Használt módszerek: a) diagramok: (időbeli változás ábr.) vonaldiagram, oszlopdiagram, kördiagram-megoszlási viszonyszám b) folyamatábrák: információ-kapcsolatokat, rendszer- és tevékenységösszefüggéseket, információáramlásokat ábrázolhatunk.  információs folyamatábra: a vállalkozások szervezeti egységei, ill. a vállalkozások és a külső szervek közötti kapcsolatokat ábrázolhatjuk. Fontos a jelölés: ellipszis: szervezeti egység; paralelogramma: vmilyen esemény; Hullámos téglalap: bizonylat; Téglalap: tényleges tevékenység nincs,

csak döntés születik.  bizonylati út ábra: csak a bizonylatokkal kapcsolatosak. Tartalmazza a szervezeti egységenként a bizonylatok kiállítását, a példányok útját és irattározását.  tevékenység ábra:az elvvégzendő feladatok sorrendiségét és a tevékenységek közötti kapcsolatokat mutatja meg.  menüábra: a kész számítógépes rendszer által elvégezhető funkciókat tartalmazza. c) táblázatok: információk rendszerezésére szolgál Döntési táblák / feltételek- tevékenységek/, döntési fák d) mátrixok:  portfólió mátrix: piaci problémák megjelenítésre irányul (fejős tehén, döglött kutyák, sztárok, kérdőjelek)  Információs mátrix: alkalmazásával a helyzetfelmérés során begyűjtött adatokat rendszerezni lehet a számítógépes szervezés érdekében. Tartalmazza az inputokat keletkezésük szerint, az inputok szerepét a nyilvántartások kialakításában, inputok és outputok kapcsolatát, a

nyilvántartások szerepét az outputok kialakításában és az outputokat felhasználásuk szerint. e) összetett módszerek: ötvözi az előző módszerek előnyös tulajdonságait.  Folyamatfelbontási ábra: kiindul: a problémák részekre bonthatók  adatáramlási ábra: megmutatja a folyamatok között haladó adatok útját, inputok útját  információelemzési diagram: egy konkrét folyamat fontosabb összetevőinek alapvető kapcsolatait mutatja be 3. A számítógépes rendszer megtervezése: mindig a végeredményből indul ki, amit elő kell állítani, majd annak figyelembevételével építi fel az egész rendszert. Majd az outputok előállításához szükséges algoritmusok adatigényét határozzuk meg. Az adatbázis-kezelő rendszerek megjelenésével a korábbi outputorientáltságot felváltotta az adatközpontúság. Az adatok körének meghatározása: a felhasználói igény határozza meg azoknak az adatoknak a körét, melyek az adott

feldolgozásban részt fognak venni. Fontos, hogy az adat megbízható legyen! Össze kell állítani a rendszer logikai adatmodelljét, ami áll: ⇒ egyedek: azok a személyek, tárgyak, fogalmak, események, amelyek egy adott rendszer tevékenységét meghatározzák. ⇒ tulajdonságok: az egyedeket jellemző lényegi, elválaszthatatlan sajátosságok. Van logikai szintje: tulajdonságtípus (sorszám, név, anyja neve) és konkrét értéke (1. Bíró Eszter, Agócs Mária) ⇒ kapcsolat: az egyedek közötti viszonyt fejezi ki. A kapcsolat foka alapján: a.,1:1 fokú kapcsolat – egyik egyedtípushoz a másik egyedtípus konkrét előfordulása tartozik. Pl dolgozó – adószám b., 1:N fokú kapcsolat – egyik egyedtípus a másik egyedtípusnak több előfordulása tartozik. Pl munkahely – ahova több dolgozó is tartozik. c., N:M fokú kapcsolat – egy egyedtípushoz a másik egyedtípusnak több konkrét előfordulása tartozik, és ez fordítva is fennáll. Pl több

dolgozó – több nyelvtudás Adatszervezéssel kapcsolatos követelmények:  feldolgozásra kerülő adat megbízható legyen  feldolgozás tárgyait úgy kell adatszerűen leírni, hogy az kielégítsen minden felhasználói igényt  ki kell alakítani a kezelt adatok jellegének, mennyiségének és az elvégezni kívánt feladatoknak leginkább megfelelő adatkezelési és tárolási rendszert A logikai adatstruktúra a felhasználó szempontjából mutatja az adatok logikai összefüggéseit. Logikai adathiearchia szintjei:  elemi adat: tovább nem bontható, logikailag összetartozó karakterekből áll  adattétel: logikailag összetartozó elemi adatokból áll, középső szinten áll  adatállomány: logikailag összetartozó adattételekből áll ha több logikailag összetartozó adatállományt összekapcsolunk adatbázisnak nevezzük. A fizikai adatstruktúra az adatok elhelyezésével kapcsolatos, ez már programozói feladat. Szintjei: Mező:

elemi adat felviteléhez Rekord: adattétel felviteléhez. File: adatállomány felviteléhez Mező lehet numerikus/ csak számjegyeket tartalmaz/ és karakteres /számot és betűt is lehet bele írni/. A kódszámrendszer kidolgozása: A kód jelekkel történő helyettesítést jelent, a kódolás pedig az a művelet, aminek segítségével a helyettesítést elvégezzük. a., A kódszámok fajtái: o sorszámos – kódszámokat növekvő vagy csökkenő sorrendbe rakjuk. Hátránya: bővítésre, csoportosításra nem alkalmas o csoportképző: - a fontosnak tartott fogalmakat kiemeljük, a hozzá tartozó fogalmat sorszámmal látjuk el o decimális – 0-9 számjegyek segítségével további tíz részletező csoportra bontható. Pl a számlatükör o alfanumerikus – számok mellett betűket és jeleket is használunk pl. személyi igazolvány szám, autók rendszáma b., A kódszámok csoportosítása funkciók szerint:  azonosítók: minden egyedhez, vagy csoporthoz

tartozó rekordban benne vannak. Azonosítják az egyedeket, csoportokat. pl bankszámlaszám, irányítószám  Megjelölő kódok: annyi egyed mellé rendelhetők, amennyi a minősítés szempontjából azonos elbírálás alá esik. Pl szakképzettség kódja  Tranzakciós kód: mozgást, változást jelöl. Növekedést, csökkenést (ezen belül többféle változat lehet)  Ellenőrző kód: az adatbevitelnél előforduló hibák kiszűrésére szolgál. (súly, osztó) c., A kódszámok kialakítása Követelmény, hogy legyenek egyszerűek, rövidek, egyértelműek, bővíthetők és tartósak. EAN kód felépítése: 1-2 a gyártó ország azonosító száma 3-7 a gyártó azonosító száma 8-12 a gyártó szerinti készletkód /cikkszám/ 13 ellenőrzőszám A bizonylatok megtervezése: A bizonylatok a különböző gazdasági eseményeket hitelt érdemlően igazoló és leíró okmányok. Minden olyan gazdasági eseményről, amely a gazdálkodó eszközeinek

és forrásainak állományát megváltoztatja bizonylatot kell kiállítani, amit legalább 8 évig meg kell őrizni. A nyomtatványok lehetnek szabványosítottak, azaz kötelezőek, ajánlottak pl. eszközökkel kapcsolatos nyomtatványok és saját tervezésűek A bizonylatokat annyi példányban kell kiállítani, ahány példányra az adott információrendszer szempontjából szükség van, de legalább két példányban. Bizonylat alaki követelményei: fejrész, táblázatos rész, lábrész. Tartalmi követelményei:  Kiállító szerv adatai  Bizonylatszám  Bizonylat megnevezése  Kiállítás dátuma  Gazdasági esemény leírása  Aláírás Számlán még fel kell tüntetni: vevő adatait, fizetés módját, teljesítés időpontját, fizetési határidőt, szla értékét, áfa kulcsot, végösszeget. Az inputok megtervezése: azaz a beviteli adatok, amik lehetnek:  Törzsadatok: azok az adatok, amelyek viszonylag hosszú időn keresztül

változatlan állapotban vesznek részt a feldolgozási folyamatban, tehát a törzsállomány az egyedek tartósan jellemző, lényeges tulajdonságait tartalmazza. Karbantartásának műveletei: felvitel, módosítás, listázás, törlés. Törlés lehet: logikai /amikor a tárolón megmarad/ és fizikai törlés.  Forgalmi adatok: a rendszer működésével kapcsolatos eseményeket, tevékenységeket és azok következményét fejezik ki, mindig valamilyen gazdasági eseményt tartalmazó bizonylaton szerepelnek. Az outputok megtervezése: képernyős lekérdezés vagy nyomtatón. Nyomtatón előállított outputok lehetnek: törzslisták – a törzsállomány adatit tartalmazzák lisztszerűen, de összegfokozatokat nem tartalmaz. forgalmi tablók – adatait a forgalomból meríti, kiegészítve a törzsállományból vett adatokkal, és összegokozatokat is tartalmaznak. Összegfokozatokkal rendelkező tablóknál fontos tényezők: o a legmagasabb rendezési szempontja a

balszélen található o az összegfokozatok jobbról balra növekednek o műveletet végezni csak mennyiségi és értékadatokkal lehet o jól át kell gondolni a felépítést 4. A számítógépes rendszer bevezetése: Történhet: egyik napról a másikra; szakaszosan; párhuzamosan. Feladatok: 1. a rendszer működésének tesztelése: magába foglalja  a betanítás a felhasználóknak  a teljes rendszer ismertetése  szolgáltatások részletezése  a rendszer kezelésének ismertetése és gyakoroltatása. A szervezési felügyelet a garanciaidő végéig tart, s feladat a hibamentes működés feltételeinek a megteremtése. 2. dokumentációk összeállítása:  szervezési dokumentáció a szervezés során kialakított kódszámokról, bizonylatokról, törzs- és forgalmi adatokról, outputokról, a régi rendszerről történő áttérés lépéseiről.  Kezelési dokumentáció: a programok működtetésével, kezelésével kapcsolatos leírásokat

tartalmazza.  Üzemeltetési dokumentáció - a számítógépes rendszer zavarmentes működtetéséhez szükséges hardver-,szoftver- és technikai feltételek/ floppy, papír/ leírását tartalmazza. Fontos az adatvédelem biztosítása:  fizikai védelem – jól zárható ajtók tűzvédelem  Operatív védelem – felelősök kijelölése  Belső védelem – az illetéktelen hozzáférés megakadályozása. 5. A működő rendszer értékelése: az eredmények értékelését nem a rendszer készítői végzik, hanem a felhasználó. A költségek elemzése:  egyszeri kiadások a rendszer kifejlesztésével kapcsolatos  folyamatos kiadások az üzemeltetéssel kapcsolatos A költségek figyelembevétele mellett a másik tényező, amely alapján esetleg értékelni lehet egy számítógépes rendszer eredményességét az a haszon. A haszon lehet:  mérhető – működés során bizonyos költségeket megtakarít  nem mérhető – jobb kiszolgálás, a

szebb dokumentumok készítése, jobb vevőszolgálat, hatékonyabb felügyelet, kevesebb panasz a vevő részéről. Komplex rendszertervezési módszerek Kialakulását és térhódítását 3 tényező alapozta meg: - a strukturált programozás megjelenése - a projektvezetés módszereinek kidolgozása - a dokumentáció fontosságának felismerése. A strukturált módszertanok jellemzői: a szervezési, tervezési munka során elért eredményeket rendszerbe foglalja: 1) termékszemlélet: az előállítandó terméknek előre meghatározott és konkrét minőségi követelményeknek kell megfelelnie. 2) A fejlesztés menetének pontos előírása. A fejlesztés menete szabványos az egész munka könnyen áttekinthető, pontosan tervezhető és irányítható. 3) a technikák egymásra épülése, 4) elemzés felülről lefelé: a megismerendő rendszert alrendszerekre, majd folyamatokra bontva eljutunk a tovább nem bontható adatokig. 5) tervezés alulról felfelé 6)

logikai és a fizikai tervezés különválasztása: van belső logikája minden rendszernek és van vmilyen konkrét megvalósulása vmely fizikai eszközön. Azért van szétbontva, hogy csökkenteni lehessen az egyszerre kezelendő problémák számát. 7) Fokozatosság (egyedek leírását lépésről lépésre tesszük teljessé) és iterativitás (tevékenységek elvégzésének ismétlődését jelenti) Elemzés minden szintjén foglalkozni kell: ⇒ Adatokkal (bementi, kimeneti, tárolt) ⇒ Feldolgozásokkal ⇒ Határfelületekkel (interfész) Az SSADM – olyan strukturált rendszertervezési módszertan, amely támogatja a fejlesztés elemzését és tervezését, eleget tesz a strukturált módszertanokkal szemben támasztható valamennyi követelménynek. A struktúra az elvégzendő tevékenységekkel foglalkozik, a technika arra ad választ, hogy hogyan kell elvégezni a tevékenységeket, a szótár pedig leírja az előállítandó termékeket. Az SSADM

szerkezete: modulokra vannak felosztva, a modulok szakaszokra, a szakaszok lépésekre, a lépések feladatokra. 5 modul, 7 szakasz Modulok és szakaszok: Megvalósíthatóság-elemzés 0. megvalósíthatóság eldöntése / el is hagyható/ Bemutatja és indokolja a rendszer létrehozásának szükségességét. Követelményelemzés 1. jelenlegi helyzet vizsgálata: folyamatok feltátása, az adatok vizsgálata, követelmények felmérése 2. Rendszertervezési változat kiválasztása: több változatot kell kidolgozni, amelyek alapján a felhasználó kiválasztja a neki legkedvezőbb megoldást. A változatokat külön-külön elemezni kell az alábbiak szerint: költség és várható haszon, a rendszer határai, inputok és outputok, mire képes az adott megoldás. (majd dönteni) Követelményspecifikáció 3. Követelmények meghatározása: a követelmények az adatokkal, a funkciókkal, valamint a felhasználói határfelülettel kapcsolatosak.  adatok: a rendszer

jelenlegi adatmodelljét szembe kell állítani a követelményekkel, és az alapján el kell készíteni egy tervezett adatmodellt.  funkciók: a jelenlegi rendszer logikai folyamatmodellje és a tervezett rendszer adatmodellje alapján ki kell alakítani a tervezett rendszer logikai folyamatmodelljét.  felhasználói határfelület: az input-output szerkezetekkel kapcsolatos prototípus készítését jelenti. Logikai rendszerspecifikáció 4. rendszertechnikai változat kiválasztása: minden logikai terv elvileg többféle tecnikai színvonalon valósítható meg. Ezek különböző lehetőségeket jelentenek, és különböző költségekkel járnak. A felhasználók a változatok alapján döntik el, hogy melyik technikai környezet a legmegfelelőbb a számukra. 5. Logikai rendszertervezés: lekérdező és karbantartó feldolgozásokból áll. Fizikai rendszertervezés 6. Fizikai rendszertervezés: célja, hogy programozásra alkalmas módon írja le a megvalósítandó

rendszert – adatterveket, feldogozás-terveket, interfészterveket. Először ki kell alakítani egy első közelítésű tervet, melynek célja, hogy a logikai adatmodellt fizikai adattervvé alakítja át. Tervezés SSADM-ben:  Rendszertechnikai változat kiválasztása  Logikai rendszertervezés (csak feldolgozás tervezéssel foglalkozik) (feldolgozás lehet: lekérdező, karbantartó és ezekkel párhuzamosan dialógusok)  Fizikai rendszertervezés: programozásra alkalmas módon írja le a megvalósítandó rendszert, 2 lépésben (első: közelítő terv; második: további finomítás) Work Flow Management jellemzői: Irodai, ügyviteli rendszerek elemzésére kidolgozott struktúrált módszertan. Alapja: egy szoftver, mely a folyamatorientált tervezést részesíti előnyben. Kettős feladata van: o egyrészt módszer: amellyel összeállítható egy irodán belüli folyamat, ill. folyamtok logikai modellje o másrészt: eszköz: CASE eszköz, mely kapcsolatot

teremt a fejlesztő és az iroda rendszere között, és segíti a logikai modell fizikai modellé alakítását. A tervezés különböző szakaszai: szervezeti felépítés modellje: a vállalkozás teljes szervezeti felépítését tartalmazza hatásköri modell: a vezetők és az ügyintézők listája, munkaköri leírások, a különböző szervezeti egységek közötti személyi munkakapcsolatok felsorolása. ügyviteli folyamatok modellje: a folyamatokat részfolyamatokon keresztül tevékenységekre kell bontani. vezérlési sorrend: a tevékenységek logikai sorrendje tevékenységek kiosztása: a logiai sorrendbe rakott tevékenységeket a szervezeti felépítés egységeihez kell rendelni, majd kapcsolni kell a végrehajtásért felelős személyekhez. adatáramlási modell: a feladatok ellátásához információkra van szükség, az ügyviteli folyamat csak akkor mehet végbe, ha hozzá van kapcsolva egy adatáramlási modell is. programozás: a tevékenységek

megvalósulásához programokra van szükség. dokumentáció: a teljes rendszer leírását tartalmazza