Gazdasági Ismeretek | Vezetés-szervezés » Nagy Sándor - Hogyan vezessünk könyvelő irodát?

Hogyan vezessünk könyvelő irodát? gyakorlati tanácsok könyvelő cégeknek Készítette az AdóWeb.hu adózási portál ADÓWEB2.0 ONLINE ADÓZÁSI TANÁCSADÁS www.adowebhu Jogi nyilatkozat Ezen tanulmány tulajdonosát a kiadó felhatalmazza, hogy ingyenesen, változatlan formában és változatlan tartalommal korlátozás nélkül terjeszthesse, arról másolatot készítsen. A kiadvány nem értékesíthető, részben vagy egészben történő felhasználása csak a forráshivatkozás pontos megjelölésével lehetséges. Kiadja az ADÓWEB2.0 portál Nagy Sándor 1056 Budapest Szerb utca 2. fsz 4 tel: 00 36 20 333 80 92 info@adoweb.hu www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? Tartalom Bevezetés .2 A könyvviteli szolgáltatók szerepe .3 A környezeti tényezők .6 Könyvelő választás .8 Marketing .11 Tanácsadói munka.13 Vállalkozói stratégia .15 Etika .18 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? Bevezetés Az adóügyek az

utóbbi években bo- működve lehet eredményt elérni. nyolultabbá váltak mind a kis- és Partnerségre kell törekedni. középvállalkozások, mind pedig a Ha szétnézünk a témában megjelent magánszemélyek számára. Ez nem magyar nyelvű honlapok közt, akkor kizárólag a szabályok gyakori válto- mindenképpen zása miatt van így, hanem a gazda- hogy egyedülálló kezdeményezést sági ügyletek egyre inkább nemzet- olvashat a Tisztelt Látogató jelen közivé való válása miatt is. Magyar- tanulmányunkkal. ország uniós csatlakozásával olyan mondhatjuk új törvényi előírásokat kellett a www.adowebhu portálról is A ko- szakembereknek és a vállalkozóknak elsajátítaniuk, amikre korábban nem volt szükség. Mindez összetettebbé formálta a mindennapokat, ami folyamatos tudásbővítést igényel. A megváltozott körülmények közt az ismeretbővítés mellett szükség van arra is, hogy a könyvviteli szolgáltatást végzők

fejlesszék munkaszervezésüket és az ügyfelekhez való viszonyukat, stratégiát dolgozzanak ki. Mindez hosszabb időszakot igényel, folyamatként kell rá tekinteni A a megállapíthatjuk, Ugyanezt kiadványt el- készítő rábbi gyakorlattól eltérően, a honlap széles olvasótábor által fejlesztett tartalmat kínál. A technikai feltételek változásával lehetővé vált az is, hogy olvasóinkat közösségbe invitáljuk, magasabb szolgáltatási színvonalat nyújtva ezzel. A kiadvány hét témakort érint, leginkább jelzés értékű, szűken kifejtett tartalommal, melynek legfőbb célja a gondolatébresztés. A téma teljes kidolgozása már nagyobb terjedelmű tartalmat kíván – remélhetőleg erre is sor kerül a későbbiekben. változtatásokat nem lehet elég korán kezdeni. Természetesen mindebben a vállalkozásoknak és a könyvelő irodáknak csakis együtt- Kívánjuk, hogy tanulmányuk hasznosnak bizonyuljon a címzetteknél és reméljük,

hogy minél több vállalkozóhoz eljut majd. 2 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? tások készülnek. A keletkezett nyil- A könyvviteli szolgáltatók szerepe vántartásokból különböző elemzések nyomán további információk A gazdálkodás gyakorlatában az szerezhetők a gazdálkodás minősé- üzleti folyamatok egymástól jogilag, gére vonatkozóan. Az elemzések az gazdaságilag, szervezetileg alapve- adott időszak adatainak elemzésén tően elkülönült egységek bonyolult túl (ezek a statikus mutatók) a múlt- kapcsolatrendszerén keresztül való- beli adatokkal való összevetésre is sulnak meg. Azért, hogy ezek a mód nyílik (dinamikus mutatók). En- kapcsolatok és a rajtuk keresztül nek érdekében biztosítani kell az megvalósuló tranzakciók zökkenő- egyes időszakokat bemutató adatok mentesen valósuljanak meg, szük- összehasonlíthatóságát. Az elemzé- séges volt formalizálni, rendszerbe sek

speciális esete, amikor a terv- foglalni az egyes különálló esemé- adatokkal való összevetés során nyeket. Ezt a rendszert pedig a állapíthatók meg gazdasági infor- könyvviteli szolgáltatók működtetik. mációk. Ezen vizsgálatok tartoznak A rendszert a kidolgozott számvitel a kontrolling tárgykörébe. jelenti, melynek feladata a gazdasági események számbavétele és ennek alapján a gazdálkodók vagyoni, jövedelmi és pénzügyi helyzetének bemutatása. Rendszertanilag a számviteli jog a pénzügyi jog egyik fő területe, mélyebb tanulmányozása azonban nem a jogi tanulmányok, hanem a közgazdaságtudomány keretében történik. A számbavétel általában a könyvvitellel történik, mely során analitikus (részletező) és szintetikus értékben vezetett, (a A számvitel elsősorban azon tudományágakkal áll kapcsolatban, melyek egyrészt a rögzítendő gazdasági eseményekre tartalmaznak szabályokat, másrészt azokkal,

melyek a gazdálkodó vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetének bemutatását, elemzését segítik, támogatják. Az adatok bemutatása és elemzése révén a legszorosabb kapcsolat a statisztikával, a pénzügyi tudománynyal és a kontrollinggal áll fenn. szabályoknak megfelelően össze- A nemzetközi szabályozásban álta- vont adatokat tartalmazó) nyilvántar- lánosan elfogadott gyakorlat szerint 3 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? csak ritkán (pl.: Franciaország) al- seit mintegy 2.500 oldal terjedelem- kalmaznak törvényi szinten kodifikált ben rögzítik. A jelenlegi magyar részletszabályozást (és itt sem a szabályozás akkor veszi figyelembe számviteli a a nemzetközi számviteli standardok könyvvezetésre és a beszámoló (IAS) előírásait, ha azok az Európai összeállítására, általában csupán az Unió ezen jogterületre vonatkozó alapelveket és a keretszabályokat irányelveivel összhangban vannak.

standardok helyett) rögzíti a törvény. A keretjellegű törvény általában időállóbb, megtestesíti a számvitellel szembeni állandósági követelményt, mely megalapozhatja például az erre épülő adószabályok viszonylagos állandóságát is A nemzetközi számviteli standardok (International Accounting Standards - IAS) terjedelmes szabályösszességet alkotnak melyekhez standardértelmezések kapcsolódnak (hasonlóan a könyvvizsgálati standardokhoz). A nemzetközi számviteli standardok leginkább Európában elfogadottak. Az angolszász országokban inkább nemzeti számviteli standardok tartalmazzák a teljes szabályozást. Az Amerikai Egyesült Államokban nincs számviteli törvény, csak a legfontosabb számviteli alapelveket írták elő (Generally Accepted Accounting Principles in the United States - US A számviteli szolgáltatás új fogalomként épült be a számvitelről szóló 2000. évi C törvénybe Magában foglalja egyrészt a

könyvvizsgálói tevékenységet, amelyet külön törvényi előírások, valamint könyvvizsgálati standardok szabályoznak. Másrészt tartalmazza a könyvviteli szolgáltatást, amely adott szakmai tevékenység elvégzéséhez kötődik; a számviteli törvényben továbbá a kapcsolódó kormányrendeletekben előírt könyvvezetési, beszámoló készítési kötelezettség teljesítése érdekében elvégzendő feladatok öszszességét jelenti. A számviteli szakma e két területe nagymértékben összefügg, illetve részben egymásra épül, így a törvényben közös fogalom alatt történt nevesítésük, egységes rendszerbe foglalásuk, egyúttal tartalmi meghatározásuk a számviteli szakemberek és az üzleti GAAP), melynek legfontosabb tézi4 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? környezet számára is felhasználható valamennyi társaság számára köte- szakmai kérdésekben. lezően A könyvviteli szolgáltatás körébe

körét, és ezek hitelesítésére létre- tartozó feladatok két részre bontha- hozták a könyvvizsgáló intézményét. tók. Egyrészt a számviteli informáci- A számviteli szabályozás 2001. évi ós rendszer kialakításához, karban- változása többoldalú feladat elé állí- tartásához kapcsolódnak, így ma- totta gukban foglalják a számviteli politika, 2001-től kezdődően, vagyis az újra- a számlarend elkészítését, a belső kodifikált Számviteli törvény hatály- szabályzatok összeállítását, a be- balépésével egyidejűleg a könyv- számoló készítés rendjének megha- vizsgálók Magyarországon is elfo- tározását, valamint elemzési, döntés gadott, a nemzetközi normáknak előkészítési módszerek kiválasztá- megfelelő szakmai standardok alap- sát. Másrészről ide sorolandó a ján végzik munkájukat, mivel a Ma- számviteli információs rendszer mű- gyar Könyvvizsgálói Kamara ettől

ködtetésének feladatköre, az össze- kezdődően sítő feladások készítése, a főkönyvi Könyvvizsgálati Standardok teljes nyilvántartások vezetése, a beszá- körű, kötelező használatát. A könyv- moló összeállítása, az információ- vizsgáló kiválasztása bizalmi ügylet, szolgáltatás, a számviteli informáci- ám minden esetben szem előtt kell ók számviteli- tartani azt a tényt, hogy – csakúgy, gazdálkodási döntések előkészítése mint egy egyszerű vásárlásnál – a is. magasabb ár mögött remélhetünk elemzése és a közzéteendő a információk könyvvizsgálói írja elő a szakmát. Nemzeti alaposabb könyvvizsgálatot és naA egy könyvvizsgálat információs tulajdonképpen aszimmetriának köszönheti a létrejöttét: valamennyi társaság szeretné a saját magára vonatkozó adatokat titokban tartani, viszont a versenytársairól mindent gyobb biztonságot. Nem szabad továbbá

elfelejteni, hogy a könyvvizsgáló nem a mérleg hibátlanságát tanúsítja, hanem azt, hogy az éves beszámoló mentes a lényeges hibákból. megtudni. Annak érdekében, hogy ez megszűnjön, megállapították a 5 www.adowebhu A környezeti tényezők Hogyan vezessünk könyvelő irodát? megfelelő könyvelői cégbázis alakul ki a piacon. A magyar általános közhangulat Sajnos hasonló a helyzet a már na- szerint a könyvviteli szolgáltatás egy gyobb, több főt foglalkoztató vállal- szükséges rossz a vállalkozások kozások esetében is. számára, a vállalkozók nem ismerték még fel, hogy szükségük van a könyvelésből nyerhető információkra. Talán ez azzal is magyarázható, hogy a vállalkozások közt sok a kényszervállalkozás, akiknél nincs meg a képesség, hogy a jövőben céggé válhassanak. Ennek hiányában pedig az ügyfél nem igényel a „szükséges minimumnál” több információt, értékesebb szolgáltatást.

Gyakran megelégednek a saját ma- A fentiek miatt alakult ki az a helyzet Magyarországon, hogy irreális árversenybe hajszolták magukat a könyvviteli szolgáltatást nyújtók. Ezt az a tény is segítette, hogy a kilencvenes évektől korlátozások nélkül lehetett megszerezni a szolgáltatás nyújtására jogosító képzettséget. Eredményképpen gomba mód nőttek ki az újabb és újabb könyvelő irodák, ami egyre keményebbé tette az árversenyt. guk által vezetett kimutatásokkal. Természetesen a jelenlegi gazdasági környezetben az sem elhanyagolható, hogy azok a vállalkozások, amelyek a saját tulajdonosukat is alig tudják eltartani, nem rendelkeznek kellő pénzügyi fedezettel a professzionális könyvviteli szolgáltatás igénybevételére. Amíg a könyvelő cégek megbízói csak az indokolatlan költséget látják a szolgáltatásban, addig nem valószínű, hogy a szakmai elvárásoknak Ha megnézzük, hogy a legegyszerűbb vállalkozásoknak

is, a legújabb (2006. évi) törvényi változások után milyen volumenű adminisztratív feladatot kell a könyvelőknek nyújtaniuk, akkor könnyen belátható, hogy a jelenlegi árak mellett nem igazán éri meg a piacon dolgozni. Természetesen mondhatjuk, hogy a könyvelő cég és az ügyfél nézőpontja természetszerűen különbözik egymástól, a viszonyok ennek ellenére is torzak. 6 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? Véleményünk szerint talán segíthet ten hatással van az állam a könyve- a helyzet megoldásában, ha a felek lők piacára, az ügyfélkörre. A meg- felismerik a szorongatott ügyfelek problémái át- számvitel nem cél, hanem eszköz, hatnak a könyvelő cégekre, csök- mégpedig egy igen értékes eszköz, kentve ezzel a hatékonyságukat, amit a vállalkozások sikere érdeké- netán eredményességüket. Ez alig- ben fel lehet használni. Ez egészen hanem napjainkban érezhető legin- más kább.

és elismerik, megvilágításba hogy helyezi a könyvviteli szolgáltatást. A fejlett piacgazdaságokban ezt a tényt már a hatvanas években felismerték, és remélhetőleg Magyarország is el fog A könyvviteli szolgáltatók környezetét, az információigény szerint röviden az alábbi felsorolásban lehet a legjobban összefoglalni: jutni erre a pontra. Azonban ez még - tulajdonosi kör nagyon távoli jövőnek látszik. - hitelintézetek Az információs technológia fejlődése - üzleti partnerek teljesen újalapokra helyezte a köny- - könyvvizsgáló, jogi képviselő velő szakemberek információ- adótanácsadó, szolgáltatását. Megnyílt a lehetőség - szakmai szervezetek arra, hogy a számvitel értékes és - önkormányzat könnyen kezelhető információt szolgáltasson a vezetői döntésekhez. A számvitel gyakorlatorientált kommunikáció - állam - egyéb szereplők (alapítványok, támogatók, munkavállalók). üzleti

nélkülözhetetlen nyelvévé vált. A könyvviteli szolgáltatást nyújtó vállalkozások környezetében kitüntetett szerepet kap az állam, a mindenkori kormányzat. Egyrészt közvetlenül hat a működésükre azzal, hogy munkájukat a törvényi előírásoknak megfelelően kö- Egy könyvelő irodának a fentiekben szereplő személyeknek kell információs szolgáltatásukat végezni. Ezek a szereplők mind különböző, sokszor ellentétes érdektől vezéreltek, ami gyakran vezet konfliktushoz. Ezt tudni kell kezelni minden könyvviteli szolgáltatást végző cégnek. telesek végezni, másrészt közvetet7 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? rium honlapján közzétett hivatalos Könyvelő választás listához (www.pmgovhu) Itt a „ReHa könyvelő irodát vezetünk, akkor gisztrált azt is ismerni kell, hogyan tudjuk névsora” menüpont alatt betűrend- kellő ügyfélszámmal fedezni az iro- ben szerepelnek a regisztrált ma- da

működését. Kezdésnek vizsgál- gánszemélyek. A név és az elérhe- juk meg, hogy a reménybeli ügyfél- tőség mellett a nyelvtudást is leel- kör hogyan választ magának szol- lenőrizhetik a vállalkozók. Érdemes gáltatót, majd ez alapján dolgozzuk ezért leellenőriznünk, hogy a helyes ki stratégiánkat. adatokat szerepeltetik-e rólunk. A jelenlegi túlkínálat miatt nagyon Ha a vállalkozó bejön az irodánkba nehéz ügyfelet szerezni a könyvelé- az ajánlatkéréskor, akkor biztosak si piacon. Aki már évek óta működ- lehetünk abban, hogy szétnéznek a teti irodáját, az tisztában van ezzel, könyvespolcunkon is. Azt keresik de a kezdők is érzékelhetik a prob- ugyanis, hogy mennyire követjük lémát. keresők figyelemmel a jogszabályi változá- megnövekedett száma mellett a cé- sokat. Ha még nem gondoskodtunk ges bürokrácia is nőtt az utóbbi tíz a rendelkezésre álló szakirodalom évben. A

vállalkozások többsége beszerzéséről, akkor látogassunk tudja, hogy a megfelelő könyvelő el vállalkozás megtalálásával időt és (http://www.adowebhu/indexphp?o pénzt takaríthatnak meg. ption=com weblinks&catid=29&Item A könyvelőt Fontos szempont az ügyfeleknél, hogy akár milliókba is kerülhet a mérlegképes erre a könyvelők címlistára id=23), ahol a témával foglalkozó kiadók honlapjait találjuk. könyvelő hibája a vállalkozásnak. Az elektronikus adóbevallás miatt Ezért sokan kérnek valamilyen biz- szeretné azt is az ügyfél, hogy a tosítékot a könyvelőtől – legtöbbször számítógépet magabiztosan tudjuk felelősségbiztosítás megkötését. kezelni. Ez a kommunikáció miatt is A könyvelőt keresők gyakran fordulnak segítségért a Pénzügyminiszté- kényelmes az ügyfélnek, mert sokkal költséghatékonyabb a számára interneten kommunikálni, mint 8 www.adowebhu Hogyan

vezessünk könyvelő irodát? egyébként. Arról már nem is beszél- Nem is gondoljuk, milyen nagy visz- ve, hogy sok vállalkozó ma már az szatartó erő lehet, ha nem lehet interneten keres első körben köny- parkolni az irodánk közelében. velőt a vagy magának. Ezt keresőmotorokban vagy teszi, linkgyűteményben (http://www.adowebhu/indexphp?o ption=com weblinks&catid=30&Item id=23), de létrejöttek már internetes piacterek is a könyvelői munka értékesítésére (www.konyveloinfohu) Természetesen nem várható el a könyvelőtől, hogy mindenhez értsen – és ezt a legtöbb ügyfél a látszat ellenére nem is várja el – elegendő inkább csak ahhoz érteni, amivel az ügyfél vállalkozása foglalkozik. Sok könyvelőiroda ezért szakosodott egy-egy iparágra. Ha jobban meg- A könyvelési megbízás bizalmi fel- nézzük ez a szakosodás a multina- adatot jelent. Ezért gyakori, hogy a cionális könyvvizsgáló cégeknél is

vállalkozók egymásnak ajánlanak megtalálható, ami ott részlegek for- könyvelőt és nem hagyatkoznak májában jelenik meg. Könnyebben más információra. A bizalmat azon- találunk ügyfelet ezért, ha mi is kivá- ban nem csak ajánlással tudjuk el- lasztunk valamilyen tématerületet és érni az ügyfélnél. Legjobb, ha sze- annak leszünk szakértője. mélyes kontaktusban tudjuk meggyőzni a vállalkozót szolgáltatásunk és személyünk megbízhatóságáról. Hirdetésben, vagy a céges honlapunkon ezt nem igazán tudjuk elérni, maximum a személyes megkeresés iránti bizalmat tudjuk felébreszteni. Általánosan elmondható, hogy sok vállalkozó választ könyvelőt ismertség, elismertség alapján is. azért hogy ismertek legyünk a szakmánkban nem elegendő hibátlanul, de „bezárkózva” dolgoznunk. igyekezzünk megjelenni minél több szakmai Egyes ügyfeleknél fontos szempont fórumon – az ügyfelek rendezvénye- a földrajzi

elhelyezkedés. Ez jelenti in is – azért, hogy minél több vállal- egyrészt azt, hogy helyileg közel kozóval tudjuk megismertetni a ne- vagyunk az ügyfélhez, de jelenti azt vünket. Lehet, hogy az idén kiosztott is, hogy könnyen megközelíthető névjegykártyák jövőre értékes ügy- helyen található könyvelő irodánk. felet hoznak a cégnek. Jó lehetőség 9 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? a szakmai publikációk, rövid cikkek elhelyezése vagy az a elektronikus nyomtatott, sajtóban (http://www.adowebhu/indexphp?o ption=com content&task=view&id=4 5&Itemid=47). Ez egy nagyon hatékony és jóformán ingyenes útja a reklámnak. 10 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? dásnak egy problémára. Bár ez Marketing utóbbi megállapítás a fizikai terméTöbbször említettük már jelen ta- kek esetében is gyakori, a szolgálta- nulmányunkban, hogy nagy a ver- tásoknál ez fokozottabban

jellemző. seny a könyvelői piacon. Az egyik Ezzel jól csökkenthetjük az ügyfél- fegyver ebben a folyamatos és ben a kockázatérzetet. szervezett marketing lehet a cégünk Marketingünkkel tartsuk szem előtt a számára. Több technika is létezhet, szolgáltatások alábbi öt jellemzőjét: de igazán csak rajtunk áll, hogy élünk-e egyáltalán valamelyik lehetőséggel, vagy sem. 1. Változékonyság: A szolgáltató teljesítménye és az igénybe vevő által tapasztalt szolgálta- Gyakori probléma a könyvelő cé- tás természeténél fogva térben geknél, hogy saját szaktudásukkal és időben változó. Ez az embe- maximálisan hátra- ri tényező miatt van: a szolgál- dőlnek, majd csodálkoznak, hogy tatást emberek nyújtják, akik profizmusokról senki nem hall. Pe- változó teljesítménnyel dolgoz- dig ez nagy hiba! Nem kerül sok nak. megelégedve pénzbe és időbe, hogy foglalkozzunk könyvelő vállalkozásunk

marketingjével, csak a megfelelő eszközöket kell kiválasztanunk hozzá. 2. Nem fizikai természetű: Érzékszervi úton a szolgáltatásról nem tudunk információt szerezni. Az ügyfélnek át kell élnie Szolgáltatást akarunk eladni, ami a különbözik a fizikai áruk eladásától. ének élményét. Még az elnevezések is másak a két esetben: míg fizikai terméknél eladóról és vevőről beszélünk, addig szolgáltatásoknál szolgáltatást nyújtóról és szolgáltatást igénybe vevő- szolgáltatás igénybevétel- 3. Nem tárolható: A mai szolgáltatás holnap vagy később már nem fogyasztható. Gondoljunk csak az adózási kérdések megoldására, vagy a hírekre. ről. A szereplőkön túl magát az árut is másként kell megközelítenünk: tekintsük szolgáltatásunkat megol- 4. Elválaszthatatlan: A szolgáltatás nyújtása és felhasználása 11 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? időben és térben

elválasztha- nemzetközi adózási problémáit old- tatlan egymástól. Az igénybe juk meg”. vevő a szolgáltatási folyamatban aktívan részt vesz. Van egy marketing eszköz, amit ritkán alkalmaznak a könyvelő cégek, 5. Specializált: A szolgáltatás az pedig mind a bizalom építésben, igénybe vevő egyedi, speciális mind pedig az új ügyfelek megszer- igényeire van szabva. zésében nagy segítséget jelenthet. A bizalmi szolgáltatásoknál – mint Ez a publikálás. Cikkek megírásá- amilyen a könyvelés is – különösen val egyrészt ingyenesen jelenhetünk érvényes az a megállapítás, hogy az meg a helyi, vagy az országos kiad- igénybe vevő kevésbé érzi kellemes ványokban, de még ennél is köny- élménynek a vásárlást, mint a fizikai nyebben kerülhetünk be az elektro- termékeknél. Ez növeli a bizonyta- nikus sajtóba. Tízezreket, vagy akár lanság érzetet és a kockázatot az százezreket érhetünk így

el az üze- ügyfél részéről. Figyeljünk erre min- netünkkel. Írjunk hasznos és aktuá- den lis publikációt azon területen, amit marketingtevékenységünkben és csökkentsük ezt a problémát. jól ismerünk, majd küldjük be a szerkesztőségekbe. Az eredmény Gyakran elmarad, hogy a könyvelő nem marad el! cégek nem gondoskodnak a legegyszerűbb hirdetési lehetőségekről. Egyszerűbb a dolgunk, ha az Ezek közé tartoznak a céges iratok interneten jelentetjük meg az írá- – névjegyek, levélpapírok, e-mail sunkat, mert több „hely” van az ilyen formulák –, melyekre érdemes min- cikkeknek. Vannak olyan oldalak – dig rátenni marketingüzenetünket. és ilyen a www.adowebhu is –, ahol Egyszerű megoldás továbbá, ha egyenesen várják az ilyen cikkeket. már a bemutatkozásoknál gondoskodunk arról, hogy figyelemfelkeltően megfogalmazzuk mivel is foglalkozunk. Ne azt mondjuk, hogy könyvelők vagyunk, mondjuk

inkább azt például, hogy „internetes cégek 12 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? már meglévő ügyfeleknél a korábbi Tanácsadói munka időszakok tanácsadási tapasztalatai Könyvviteli szolgáltatóként tulajdon- jó alapul szolgálnak a bizalomhoz, képpen tanácsadói tevékenységet azonban az új ügyfeleknél más esz- folytatnak a könyvelő vállalkozások. közhöz kell fordulni. Jó példa erre a Tanácsadókra a vállalkozásoknak már korábban említett szakmai pub- elsősorban azért van szükség, mert likációk elhelyezése, ami segít, hogy olyan speciális tudással és ismeret- cégünket tel rendelkeznek, amellyel ők nem lássák rendelkeznek, vagy csak nehezen (http://www.adowebhu/indexphp?o biztosíthatók. Különösen érvényes ption=com content&task=view&id=4 ez a könyvviteli szolgáltatás eseté- 5&Itemid=47). Fontos kulcstényező ben. Az utóbbi tíz évben a költség- a tanácsadási

munkában az ember. hatékonyság is felvetődött a tanács- Ez nem csak a könyvelő iroda tulaj- adás mellett, hiszen olcsóbban lehet donosát jelenti, hanem az alkalma- magas szaktudáshoz jutni így, mint- zottakat is. Hiba, ha az iroda tulaj- ha oldanának donosa csak saját magát járatja meg problémákat a vállalkozások. szakmai továbbképzésekre, magá- Nem elhanyagolható az a tény sem, nak rendeli meg a szakirodalmi ki- hogy a tanácsadó cég sokszor vilá- adványokat. Mindezt az alkalmazot- gosabban lát külsősként, mint az taknak is lehetővé kell tenni, sőt fo- elfogult alkalmazottak. Tanácsadói lyamatosan ellenőrizzük és kérjük munkájával ezért a könyvviteli szol- számon a szakmai ismeretek bőví- gáltatónak ezeket az értékeket kell tését. A könyvelő cégünk sikere az erősítenie, és nem szabad ezzel ott dolgozó embereken múlik, ezért ellentétesen Konkré- a legjobbakat gyűjtsük a cégbe, és tabb

megjelenési formája a tanács- gondoskodjunk arról, hogy maradja- adásnak a könyvelő irodákban az nak is a legjobbak. adótanácsadás. Adó szempontjából A tanácsadói munkánkat dokumen- a vállalkozásoknál a könyvelő lehet táljuk, mert az a későbbi félreérté- az elsődleges információforrás. A seknél segíteni fog. A dokumentá- szervezeten belül viselkednie. szakértő a tanácsadónak mások 13 www.adowebhu lást Hogyan vezessünk könyvelő irodát? nagyban segíti az internet kommunikációs lehetőségei. Az email bevett üzleti gyakorlat a távollévő felek közti utasítások gyors és költséghatékony rögzítésére. A könyvviteli szolgáltatáshoz kapcsolódó tanácsadói munka a folyamatosan változó gazdasági és törvényi körülmények közt megfelelő tudást és rugalmasságot igényel. Sokszor adódhat tevékenysége során olyan helyzet, amely több megoldási lehetőséget is felkínál. Ilyenkor

szükséges a határozott döntési képesség. A feladatokból adódóan a tevékenység alaposságot, szervezettséget, akkurátus kifejezést, matematikai készséget igényel még a könyvelőktől. A könyvviteli szolgáltatásokhoz elengedhetetlenül szükséges a diszkréció, a morális és gazdasági kiegyensúlyozottság, a tanácsadói tevékenységre való rátermettség. 14 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? cégekre jellemző lomha és formális Vállalkozói stratégia eljárások, minden döntés magától a vállalkozótól függ, akinek tulajdonEgy könyvelő vállalkozás stratégiája képpen a saját kezébe koncentráló- olyan irányvonalnak tekinthető, ami dik a vállalkozás minden hatalma és összetettségéből több felelőssége. A nagy profit reményé- részelemből kell álljon. A vállalkozó ben sokszor jellemző a bátor lépé- feladata ezeknek a részeknek a sek, a merész változtatások megté-

megtalálása és egységes keretbe tele, ami természetesen a kockázat- való összefogása, amivel nagyobb vállalási készséggel van összefüg- eséllyel működhet a vállalkozás. gésben. Talán nem olyan egyértel- A jól kidolgozott stratégia segít mű, de a vállalkozások stratégiájá- megszervezni a munkát a könyvelő nak központi célja a folyamatos vállalkozás minden érintettje (ügyfe- növekedés is, ami könnyebben be- lek, munkavállalók, látható, ha kizárjuk a kényszervállal- szervezetek) kozásokat. A teljesítmény mérésé- számára, ami a mindennapi haté- nek egyik legjobb eszköze és leg- konyság mellett biztosítani tudja a egyszerűbb indikátora az üzleti vál- jövő fejlődési lehetőségeit is. lalkozás növekedése, legyen az Egy vállalkozás stratégiáját legin- bármilyen téren is. A korábbi felmé- kább az határozza meg, hogy ez rések tanúsága szerint a vállalkozó- esetben a tulajdonosi

és a vezetői kat egy vállalkozói birodalom kiépí- funkciók egy személyben összpon- tése érdekli leginkább, mintsem a tosulnak, amitől a kockázatvállalás személyes jövedelem növelése. Ki- és a kezdeményezőkészség elő- vételek persze minden tevékenységi térbe kerül. Ezért nagyban megha- területen akadnak. tározza a stratégiát az új lehetősé- Ha a fent leírtakat újra szemügyre gek keresése, hiszen egy vállalkozó vesszük, akkor észrevehetjük, hogy gondolkodásmódjában központi he- a vállalkozások stratégiája a kör- lyet foglal el a pozitív lehetőségek nyezet alakíthatóságán alapszik. A keresése. Mivel hiányoznak a nagy megfelelő képességekkel rendelke- fakadóan alvállalkozók, szakmai és egyéb 15 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? ző vezetővel egy vállalkozás növe- idő olyan erőforrás ami véges az kedés orientált lesz, és általában a ember számára, így

gazdálkodni kell változtatásokat, az innovációt helye- vele. A sok egyéb felelősség mellett, zi előtérbe. Ez jól tükrözi a vállalko- az időbeosztást is tudni kell kezelni, zók személyes jellemzőit is. Ezért felismerve a prioritásokat és azok jelenthetjük ki, hogy a vállalkozá- súlyát. Ha vállalkozóként tervezési soknak lételeme a stratégiai terve- rendszerben gondolkodunk, akkor zés, még ha az időpazarlásnak is nem csak eszközöket tudunk kiala- tűnhet néha egy intuitív, a megérzé- kítani céljaink eléréséhez, hanem seire gyakran hagyatkozó vállalko- struktúrát is kialakítunk, amivel ke- zónak. zelni lehet az idő problémáját is. e Ha megkérdeznénk egy vállalkozót, nélkül nem nehéz belátni, hogy soha hogy készít-e stratégiai tervet, alig- nem fogunk a munkáink végére érni. hanem elsőként gondolkodás nélkül Főleg a kezdő vállalkozásoknál lét- azt válaszolná kérdésünkre, hogy

elem annak belátása, hogy a kidol- erre nincs ideje. Bár gyakori indok, gozott stratégiát fel lehet hasz- ez nem más, mint egyszerű kifogás. nálni a gyakorlatban, és nem sza- A válasz mögött az a gondolat hú- bad kifogásként kezelni használha- zódik meg, hogy a vállalkozást in- tatlanságát. Ellentmondásba keve- kább irányítják a körülmények, mint- redhet az a vállalkozó, aki arra hi- sem a vállalkozó maga. Ez gyakran vatkozva, hogy mivel kezdőként vezet „tűzoltó munkához”, aminek nem tudja befolyásolni környezetét, eredményeként már nem mindig csak sodródik az eseményekkel, lehet a problémákat megfelelően ezért nincs szüksége stratégiai ter- megoldani. arról, vezésre. Ha engedjük, hogy a tehe- hogy mire elkezdjük az egyik „tüzet” tetlenség érzése uralkodjon el raj- oltani, máris ott a következő, és így tunk mint vállalkozón, akkor a sike- tovább. rünk eleve elérhetetlenné válik,

és a Természetesen vállalkozóként min- csőd borítékolható. A tervezés ezért dig részt kell venni a napi munkában, segíthet feltérképezni azokat a terü- de nem szabad elfelejteni, hogy az leteket, amelyek irányíthatóak, és Nem beszélve 16 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? segít a felkészülésben az előre lát- mintsem azzal a listával, amit még ható veszélyeket illetően. Az esetle- az induláskor állítottunk össze. Ez ges veszélyeket minimalizálni kell érthető ugyan, de nem elfogadható tudni, esetleg a magunk hasznára az üzleti siker szempontjából. Ha fordítani. A stratégiai tervezéssel már saját magunkat sem tudjuk könnyebben figyelemmel tudjuk kí- elszámoltatni, akkor hogyan fogjuk sérni a vállalkozásunkkal kapcsola- ezt megtenni az alkalmazottainkkal? tos eseményeket, és már előre fel- Így egy újabb kifogáshoz jutottunk, készülhetünk a reakciónkkal. ami nagy veszélyt

jelent a vállalko- Gyakori kifogás az üzleti titkok ki- zás sikerére nézve. szivárgásától való félelem is. Sok Érdemes megfontolni a fent említett vállalkozó fél papírra vetni terveit, gyakori kifogásokat, és esetleg vál- mert az könnyen a versenytársak toztatni, ha szükséges. Vállalkozó- kezére juthat. Ha jobban meggon- ként nagyobb kockázatnak teszi ki doljuk, a versenytársaktól anélkül is magát az ember, és ezeket a koc- lehet tanulni, hogy azok dokumen- kázatokat kezelni kell tudni, lehető- tumait megszereznénk. Egy induló ség szerint minimalizálni, illetve ki- vállalkozás is felméri a versenytár- aknázni. sait, mielőtt megkezdené működését, így sok sikertényezőre rá lehet jönni különösebb erőfeszítés nélkül is. természetesen ez nem jelenti azt, hogy a stratégiánkat mondjuk a vállalkozásunk honlapján közzé kellene tenni, de mindenképpen érdemes papírra vetnünk, hogy könnyebben

ellenőrizni tudjuk azt, hogy hol is tart jelenleg vállalkozásunk. Sokkal egyszerűbb úgy irányítani a vállalkozásunkat, hogy a terveinkkel csak a fejünkben számolunk el, 17 www.adowebhu Hogyan vezessünk könyvelő irodát? - Titoktartás: A titoktartási kötele- Etika zettség időkorlát nélkül mindenMagyarországon a könyvviteli szol- re kiterjed, amit az ügyfél rábíz. gáltatással foglalkozó vállalkozások - Összeegyeztethetőség: A fő te- számára a Magyar Adótanácsadók vékenység mellett csak olyan És Könyvviteli Szolgálta- más tevékenységek végezhetők, tók Országos Egyesülete amelyek a szakmai kötelezett- (www.adokamarahu) által kidolgozott Etikai kódex és a CFE (Confederation Fiscale Europèenne ségeket nem veszélyeztetik. - Reklám: Csak igaz és pontos információkkal lehetséges. www.cfe-eutaxorg) etikai morálja az irányadó. Elvárandó, hogy a könyvelő vállalkozások mindig úgy viselkedjenek,

ahogyan az a szakma és a szervezete tekintélyének megfelelő legyen. Különösen az alábbi alapelvek érvényesek: - Függetlenség: A munka során meg kell őrizni a személyes és gazdasági függetlenséget. - Személyes felelősség: A szakmai munkát saját felelősségre kell végezni. Az alkalmazottakért - Kapcsolat a szakma többi kollégákkal: A képviselőjével szemben kollegiálisan kell viselkedni. - Díjak: Az ügyfélnek jogában áll a megbízás átvétele előtt a díjazás alapelveit megismerni. - Szakmai felügyelet: A szakmai alapkövetelményeket fegyelmi eljárás keretében érvényre kell juttatni. - Szakmai továbbképzés: A is a munkaadó viseli a felelős- szakmai szervezetek támogatják séget. tagjait a továbbképzésben. - Gondosság és lelkiismeretesség: A munka során az érvényes jogi előírásokat és szakmai szabályokat mindig figyelembe kell venni. 18