Communication | Higher education » Kommunikáció tételek, 2008

Kommunikáció tételek - 2008 1/A Önnek az a feladata, hogy egy Rt. kereskedelmi üzletkötőjével találkozzon, azzal a szándékkal, hogy előzetesen egyeztessék a szerződéskötés feltételeit. és a megállapodás, egyeztetés után megkössék a szerződést. • Hogyan készül fel a tárgyalásra? • A tárgyaláson milyen viselkedés-, kommunikációs stratégiákat alakíthat ki? • A mellékelt képekből/idézetből milyen következtetés(eke)t tud levonni? A tárgyalás fogalma, lényege A tárgyalás a konfliktusok megoldásának legáltalánosabb eszköze. A konfliktusok többfélék lehetnek: egy kölcsönös érdekeket szolgáló megállapodásnál is tisztázni kell a feltételeket, egy ártárgyaláson kemény üzleti megfontolást kell érvényre juttatni, egy szerződésnél jogi feltételeket kell kikötni. A tárgyalások alapvető lényege, hogy a feleknek valahol közös az érdekük, de álláspontjaik különbözőek az érdekek megítélésében. A

tárgyalás folyamata tehát az érdekek fokozatos közelítése a kölcsönösen elfogadható álláspont megtalálásáig. Az üzleti életben a tárgyalásoknak fontos szerepe van, hiszen általában ezen múlik az üzlet létrehozása. A tárgyaláson részt vevő mindkét fél arra törekszik, hogy a maga számára legelőnyösebb eredményt érje el, és ezt megállapodásban, szerződésben rögzítsék. Ehhez érvekkel meg kell győzni a másik felet, azaz „rá kell bírni őt”, hogy elfogadhatónak tartsa az álláspontunkat. Ezt pedig csak megfelelő felkészültséggel lehet elérni. Felkészülés a tárgyalásra A felkészültség része: a szakmai felkészültség és a jó tárgyalási, kommunikációs készség. A szakmai felkészültséghez hozzátartozik a t éma alapos ismerete, a témával kapcsolatos jogszabályok ismerete. Elegendő és megfelelő információval kell rendelkezni a tárgyaló partnerről és az általa képviselt cégről is. A jó

tárgyalási, kommunikációs készséghez hozzátartozik a konfliktus kerülése, az empátiakészség, a megfelelő hangerő, artikuláció használata, sőt még a humorérzék is. A felkészülés során át kell gondolni, hogy mi legyen a minimális, illetve a maximális célkitűzés. Ennek megfelelően kell kigondolni a stratégiát és a taktikai lépéseket (A stratégia meghatározott cél elérésére irányuló tevékenység, a taktika a cél eléréséhez vezető kis lépések összessége.) Végig kell gondolni, hogy a tárgyalandó téma részkérdéseit milyen sorrendben hozzuk elő, mikor térjünk rá a számunkra fontos, illetve a kevésbé fontos kérdésekre, és azt is, hogy a tárgyaló partner várható kérdéseire, érveire hogyan reagáljunk. A felkészüléshez hozzátartozik a tárgyalási terv elkészítése. Pontjai a következők lehetnek: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ alakítsuk ki a megfelelő tárgyalási környezetet, ismerjük fel és jelöljük

ki a céljainkat, határozzuk meg az egyes tárgyalópartnerek szerepét, nyissuk meg a tárgyalást, tudjuk, hogy mikor kell beszélni és mikor kell hallgatni, tegyünk javaslatot, foglaljuk össze az elhangzottakat, zárjuk le a tárgyalást, erősítsük meg az eredményeit. 1 A tárgyalás helyszínének előkészítése A megfelelő tárgyalási légkör elengedhetetlen a bizalom megteremtése szempontjából. Ehhez szükséges a terem kiszellőztetése, a kényelmes székek, legyen elég hely minden fél számára, illetve ha szükséges, a szemléltetéshez. A környezet mindkét fél számára legyen kellemes, és ne keltsen egyikükben sem ellenérzést. Kellemetlen helyzethez vezethet, ha az egyik szék alacsonyabb, mint a másik, ha a felek túl közel vagy túl távol helyezkednek el egymástól, ha egyiküknek háttal kell ülnie az ajtónak, ha valakinek a szemébe süt a nap stb. Legyen elegendő hely a tárgyalóasztalon ahhoz, hogy az iratokat áttekinthetően

lehessen elhelyezni. Viselkedés a tárgyalás során ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ A tárgyalás során következetesnek, de ugyanakkor rugalmasnak is kell lennünk. Tudni kell kompromisszumokat kötni, engedményeket adni. Kerülni kell a kategorikus kijelentéseket: „szó sem lehet róla”, „soha” stb. Nem szabad határozatlannak lenni, mert ez azt jelzi, hogy a szakmai felkészültségünk gyenge az adott témában. A tárgyalás kimenetele attól is függ, hogy ki hogyan tud érvelni, és hogyan tud kérdezni. Figyelmet kell fordítani a verbális és nem verbális megnyilvánulásokra. Akkor is őrizzük meg a nyugalmunkat, ha partnerünk rámenősebb. A tárgyalás eredményeként mindegyik fél „jól akar járni”, ezért mindegyik arra törekszik, hogy minél több engedményt kapjon a másiktól. Az első engedményt megtehetjük mi, hogy ezzel is bizonyítsuk megegyezési szándékunkat, de ezután meg kell várni partnerünk válaszlépését.

Alakulhat úgy a tárgyalás, hogy minden próbálkozásunk ellenére sem jutunk egyről a kettőre. Ilyenkor két dolgot tehetünk: Megszakítjuk a tárgyalást úgy, hogy rövid szünetet javasolunk, és megkínáljuk a partnerünket a bekészített harapnivalóval, üdítővel, kávéval. Másik megoldásként választhatjuk azt – ha reménytelennek látszik a m egállapodás –, hogy befejezzük a tárgyalást, és ezt a szándékunkat tudtára adjuk a partnerünknek. Ha sikerül megegyezni, akkor a megállapodást írásba kell foglalni (jegyzőkönyv). Fontos, hogy a tárgyalás menetét rendszeresen összefoglaljuk, de az is fontos, hogy végighallgassuk a másik fél összefoglalását. Minden találkozó akkor igazán sikeres, hogy mindkét fél elérte, amit célul tűzött ki. A jó tárgyaló jellemzői 1. agilis: gyors, mozgékony, életrevaló 2. alkalmazkodó: viselkedésével, cselekedeteivel az adott körülményekhez igazodik 3. céltudatos: a célt világosan

látja, annak elérésére határozottan törekszik, erejét, képességeit megfelelően tudja kamatoztatni 4. dinamikus: erőteljes, lendületes 5. diplomatikus: a társas érintkezéshez szükséges kifinomult érzékkel rendelkezik, hajlékony modorú 6. diszkrét: titoktartó 7. együttműködő: másokkal közösen, összhangban, társait támogatva tevékenykedik 8. fegyelmezett: magatartásában, cselekedeteiben mértéktartó, alkalmazkodik a társadalmi-közösségi normákhoz 9. figyelmes: kedves, udvarias, előzékeny, tekintetbe vesz másokat 2 10. fogékony: a hatásokat könnyen befogadó, jó értelmi képességű 11. gyakorlatias: a valóságos viszonyokat jól ismeri és rugalmasan alkalmazkodik hozzájuk, a célravezető megoldásokat megtalálja és alkalmazni tudja 12. határozott: céljának biztos tudatában habozás és késlekedés nélkül képes dönteni és cselekedni 13. körültekintő: elővigyázatos, gondos, alaposan fontolóra veszi a várható

körülményeket, fejleményeket 14. rokonszenves: maga iránt szimpátiát kelt, megnyerő 15. szívós: a nehézségeket, bajokat könnyen tűri és elviseli 16. tárgyilagos: a dolgokat a valóságos tényeknek megfelelően, érzelmi állásfoglalás, elfogultság nélkül ítéli meg 17. toleráns: mások ellenkező meggyőződését tiszteletben tartó A tárgyalási stratégiák típusai A tárgyalás során háromféle tárgyalási stratégiát különböztethetünk meg. Nagyon ritka az olyan ember, akire tisztán jellemző az egyik típus. Általában kettőnek vagy akár mindháromnak a keverékéből épül fel az ember saját típusa. Valamelyik a három közül azonban meghatározóbb, mint a másik kettő, ez adja meg az ember alaptípusát. • Az ösztönös stratégiát követő tárgyaló elsősorban korábbi tapasztalataira, ismeretségére, kapcsolataira épít. Az előkészületre kevés gondot fordít, fő módszere a rögtönzés Tárgyalási fogásait ráérzés,

intuíció alapján határozza meg. Tapasztalt emberismerő Az új lehetőségeket elsietve, türelmetlenül mutatja be, a felszínen marad. Előnye a könnyed kapcsolatteremtés, a m agabiztosság, azonban kevéssé alkalmazkodó és igényes, új ajánlatokat nem tud hatékonyan képviselni. • A merev stratégiát alkalmazó tárgyaló hosszasan és alaposan felkészül, temérdek információt gyűjt, részletesen kidolgozza az ajánlattétel tartalmát és módját. Precízen felépíti a leendő tárgyalás egyes pontjainak sorrendiségét saját elképzelése, logikája szerint, és ragaszkodik is hozzá. Ha partnere váratlanul eltér e hagyományos logikától, ha a tárgyalás menetében más sorrendet akar, vagy felmerül egy váratlan kérdés, akkor megzavarodik, kiesik a szerepéből, gondolkodási időt igényel. Mire válaszolna, a tárgyalás menete már túljutott a kérdéses témán. • A rugalmas stratégiát alkalmazó tárgyaló a tapasztalatára épít, de

egy-egy tárgyalásra tudatosan készül előzetes információi kiegészítésével. Improvizálásra képes, gondolkodásmódja gyors, ezért „válaszkész”, a kérdések nem zavarják, mert előre tudja, a partner miben kér részletesebb közléseket. Tárgyalásmódja könnyed, kapcsolatteremtése fejlett, arra törekszik, hogy közte és partnere között egyensúlyhelyzet alakuljon ki. 3 2/A Ön úgy döntött, hogy új munkahelyet keres, és állásinterjúra készül. Hogyan öltözködik fel, hogy az alkalomhoz illően jelenjen meg? • Milyen alapvető öltözködés módokat különböztetnek meg? • Melyek a hivatali öltözködéshez ajánlott férfi-, illetve női megjelenési stílus jellemzői? • Jellemezze a képen látható személyeket a személyes image kialakítása szempontjából! Mit üzennek a megjelenésükkel? Öltözködés A jó megjelenés első velejárója az öltözék. Az öltözködésnek is vannak bizonyos szabályai. Törekedjünk az

ízléses öltözködésre A jó ízlésű ember idegenkedik a hivalkodástól. Jó vagy rossz, ízlésről árulkodik nemcsak a jól összeválogatott ruha, hanem a gondozottság is. A hiányzó inggomb, a pecsétes ruha egy agglegény számára sem megbocsátható. A tiszta gondozott ruha fontos része a megjelenésünknek. Nem illik mindig ugyanabban a ruhában járni. A ruha kövesse a test vonalát, minden túlzó hangsúly nélkül. Színe legyen összhangban az ing, a nyakkendő, a cipő, a kabát stb. színével Nem illik sötét színű ruhához világos, vagy fehér zoknit, és cipőt viselni. A nyakkendő színe és mintázata harmonizáljon a ruha színével és mintázatával. Nőknél elvárás, hogy a cipő, a táska színe egyezzen meg, hűvösebb időben pedig a többi kiegészítőnek - kalap, kendő, sál - is harmonizálni kell egymással. A cipő színe és anyaga igazodjék a ruha színéhez és anyagához, és mindig tiszta és jó állapotban legyen.

Vendégségbe, társaságba, különleges alkalomra, nem illik pulóverben, ingben.stb megjelenni A nők annyi ékszert viseljenek, amennyi ruhájukat díszíti, kiemeli annak színét és formáját. Színben harmonizáljon a ruhával. A férfiak kezén általában csak egyetlen ékszer az elfogadott, pl. Jegyűrű, pecsétgyűrű Hordhat még óraláncot, értékes gombot, vagy nyakkendőtűt, esetleg karláncot. Hivatali öltözet Napunk jelentős részét munkahelyünkön, hivatalban töltjük. Az öltözködésnél általános szabály, hogy jól érezzük magunkat abban az öltözékben amit viselünk, de feleljen meg a szokásos társadalmi elvárásoknak, valamint az ápoltság és tisztaság is elengedhetetlen. Általánosságban kijelenthetjük, hogy az ápolt konszolidált hajviselet, körömápolás (nőknél és férfiaknál is), nappali viseletre szolid, de felhívó smink, ékszerek és test tisztán tartása 4 kellemetlen szagainak palástolása mindenkori

megjelenésünk fontos feltételei. Hivatali viseletként javasolt férfiaknak a szürke, barna, kék stb árnyalataiban készült szövet öltönyök, hozzá világos színű vagy fehér ing illik, nyakkendővel (ne kirívó mintájú). Bőr, sötét színű, szolid csatú nadrágszíj való hozzá. A zakó alá illő a most nagyon divatos mellény, vagy vékony pulóver, V vagy kerek kivágással.(ha férfiak leülnek zakójukat ki kell gombolni, felálláskor újból be kell gombolni) Nőknél sokkal változatosabb az eszköztár. Egy térd közeli hosszúságú egyszerű vonalú szolid szövet szoknya, néhány blúzzal, blézerrel nagyon változatossá teheti illő ruhatárát. Az ékszerek viselésénél vegye figyelembe, hogy a nemes bizsu öltöztet, de ne vigye túlzásba. Fontos viselet a harisnya. Vannak munkahelyek, ahol a formaruhához még a legnagyobb melegben is előírják viselését. A társadalmi elvárásoknak megfelelni akaró nő az üzleti életben leginkább

testszínű sima harisnyát hord, egyszerű kényelmes de elegáns sötét vagy ahhoz közeli színű, közepeshez közelítő sarkú, nem túl hegyes és nem is túl szögletes orrú cipővel. A harisnya nem lehet szakadt és nem szaladhat Mindkét nemnél hűvösebb napokon a zakóra vagy blézerre csak hosszú kabát az ajánlott. Alkalmi öltözet Általában 18 óra utáni rendezvényekre illik alkalmi vagy a meghívón előirt ruhában megjelenni. Azokon a rendezvényeken ahol frakk az elvárt viselet, a hölgyek viselete hosszú elegáns nagyestélyi, hozzá illő könyékig érő kesztyűvel és táskával. A szmoking viselésének szabálya, hogy fekete mellénnyel, keményített, puha lehajtott vagy egyenes gallérú fehér inggel, fekete csokornyakkendővel, fekete lakkcipővel megfelelő. Nőknek nagyestélyinél egyszerűbb hosszú ruha illik. Egyszerűbb alkalmi viselet férfiknél a sötét öltöny nyakkendővel, vagy csokornyakkendővel, fekete fűzős cipővel vékony

hosszabb szárú fekete zoknival. Ezen alkalmakkor a hölgyek alkalmi ruha viselete az elvárt. Kaphat még olyan rendezvényre is meghívást, ahova a hivatali, vagy sportos öltözetet, vagy egyenruhát írnak elő, vagy ajánlnak. Vannak helyek ahol a társadalmi szokásoknak megfelelő öltözetben, az alkalomhoz illően kell felöltözni. Az álláskeresők öltözete • • • • A munkáltató cég profiljához harmonizáló ruha-összeállítás Megengedettek a világos színek A blézer elhagyható A dekoltázs ne legyen túl mély 5 • A lényeg az ápoltság 6 3/A Ön részt vesz a vá llalatánál a kommunikáció fejlesztésének programjában. Azt a feladatot kapta, hogy egy üzleti megbeszélésen figyelje meg a cég partnereinek nem verbális viselkedési gesztusait. • A nem verbális kommunikációnak milyen módjait különböztetik meg? • A mellékelt idézetből/fényképből milyen következtetés(eke)t tud levonni? A nem-verbális

kommunikációnak nagyon nagy szerepe van a gyermek fejlődése, az interakció szabályozása, az emberek közötti viszony alakulása, a szocializáció szempontjából. A gyerek ezen keresztül tanul attitűdöket, értékeket, azonosul a felnőttek viselkedésmintáival, alakul empátiás képessége. A gyerek és a felnőtt állandó kölcsönhatásban áll egymással, akár tudatos ez, akár spontán. A gesztikulálás a test kifejezést szolgáló mozgása, a gesztus maga a taglejtés. A gesztikulálás a beszédet kísérő fej-, váll-, kar és kézmozgás. Legfontosabb szerepe a beszédbeli közlés árnyalásában van. Általában elmondható, hogy a hatásos gesztikuláció a csípőtől a vállig érvényesül, s csak nagyon ritkán, - erős érzelmi feszültség esetén - terjed a váll fölötti részekre. Mozdulataink három csoportba oszthatók: o o o akaratlagos mozdulatok akaratlan mozdulatok reflexmozgások Csak akaratlagos mozdulatainkat irányíthatjuk

tudatosan, azonban valamennyire az akaratlan mozgásunk is ellenőrizhető. A mozgóideg-központok és a kéz között igen szoros a kapcsolat A kéz kifinomult eszközként nagyon finom, árnyalt jelentéseket hordoz gesztusai lévén. A kézzel történő gesztusok hatásuk szempontjából lehetnek: o o o pozitív hatású kéztartás (felfelé fordított tenyér) semleges hatású kéztartás (párhuzamosan elhelyezkedő tenyér) negatív hatású kéztartás (lefelé, vagy a partner felé fordított tenyér) A természetes gesztusok mindig megelőzik egy kicsit azt a szót, amit kísérnek. A kéz mozgásaival együtt jár az egész kar, a váll mozgása. A mimika az arcizmok mozgása révén közöl információkat. Ezek részben a beszéd árnyalását szolgálják, részben önálló jelentéshordozók. Jellemzik magát a beszélőt, sőt a beszédpartnerek közötti viszonyt is. Az arckifejezésnek mindig alkalmazkodnia kell az elmondottakhoz Az élénk beszédet, gyors

gondolatokat általában élénkebb mimika, a jellegtelen beszédet kifejezéstelenebb mimika kíséri. Az arc elsősorban az érzelmek kifejezésének színtere A szem, a szemöldök, a száj segítségével vagyunk képesek különböző érzelmek kifejezésére. Az arckifejezések nemcsak pillanatnyi hangulatunkról, hanem tartós lelki tulajdonságainkról is árulkodnak. 7 A tekintet az egyik legősibb kommunikációs eszköz. A személyes viszony alakításában fontos csatorna. Partnerünk tekintetéből nagyon sok információ szerezhető A ránézések, a pillantás időtartamának, a szem behunyásának, a tekintet elfordításának egyaránt jelentése van. Ha valakivel kapcsolatba akarunk kerülni, hosszabban rátekintünk Miután a tekintet a bensőséges emberi kapcsolatok kialakításának eszköze, helytelen használatával könnyen kerülhetünk kényelmetlen helyzetekbe. A testtartás kommunikációs lehetőségei nagyon hasonlatosak a kéz mozgásaihoz. Az

emberek beszéd közbeni távolságtartásának kommunikációs jelentősége van. A kommunikáció során felvett távolságot a kulturális szabályok, az együttes cselekvés sajátosságai és a partnerhez való viszony befolyásolja. Egymástól jól elhatárolhatóan megkülönböztethetünk intim, személyes, társadalmi, nyilvános zónát, melyek az előbb említett tényezőktől függetlenek. A megjelenés elemei - az öltözködés, a hajviselet, a kiegészítő díszek, egyenruha, jelvények részei a nem-verbális kommunikációnak. Ezek a jelzések valami egyértelműt fejeznek ki Egy részüket tudatosan választjuk, jellemző ránk. Egyéniségünkre, stílusunkra vonatkozó jelzésekként foghatjuk fel mindezt. 8 4/A Ön munkahelyén azt a f eladatot kapja, hogy tartson egy szóbeli beszámolót munkaterületének éves eredményeiről, a következő év megvalósítandó céljairól, feladatairól. • Hogyan építi fel az előadást? • Milyen szempontokat

vesz figyelembe egy szóbeli beszámoló összeállításánál? • A mellékelt fényképből/idézetből milyen következtetés(eke)t tud levonni? Az üzleti életben dolgozó emberek fontos munkaeszköze a n yelv. Az e t erületen tevékenykedők több esetben kerülnek olyan helyzetbe, hogy egy adott témából, egy elért eredményről, megvalósítandó célról, feladatról nagyobb hallgatóság előtt előadást, beszámolót kell tartaniuk. Az előadásra mindig fel kell készülni A felkészülés a következő tényezők átgondolását jelenti: 1. Milyen minőségben, kihez szólunk? Minden esetben szükséges tisztázni, hogy milyen minőségben és kinek tartjuk az előadást. Ha szakmai közönség elé állunk ki, akkor nyugodtan használhatunk szakszavakat, nem kell mindent megmagyaráznunk. Azonban ha a témához nem értők a hallgatók, akkor kerüljük a szakkifejezéseket, vagy ha használjuk őket, akkor magyarázzuk is meg jelentésüket. Meghatározza az

előadást szakismeretünk, szaktudásunk. Minél nagyobb ismeretanyaggal rendelkezünk egy témáról, annál könnyebb abból előadást tartanunk. Igyekezzünk főleg olyan témában előadást vállalni, amelyben jártasak vagyunk. 2. Miről fogunk beszélni? Az előadás szorítkozhat tények ismertetésére, közlésére, bemutathat új eredményeket, adhat egy témáról általános összefoglalót, vagy éppen célja lehet a különlegességek felsorolása. Másképpen kell a tényanyagot válogatni, csoportosítani akkor, ha az előadás feladata problémák felvetése, vitás kérdések elővezetése, megoldási javaslatok kidolgoztatása. • Legelső teendőnk az előadás anyagának összegyűjtése. Az anyaggyűjtésnek több módja, forrása lehet (pl. számítógépes adatok, szakkönyvek, folyóiratok, megfigyelés stb.) • Az összegyűjtött anyagot ezután el kell rendeznünk. Célszerű, ha az anyag rendezését az előadás vázlatának elkészítése előzi meg.

Ennek több haszna van: elősegíti, hogy tartsuk magunkat az alapgondolathoz, így körvonalazódik, hogy miről fog szólni, hogyan fog felépülni az előadásunk. • A következő lépés az előadás kidolgozása. Az előadás megírása után nézzük meg, hogy milyen hosszúra sikerült a mondandónk, kitöltjük-e a meghatározott időt, vagy éppen jóval meghaladjuk azt. • Ha időben megfelelő a terjedelem, akkor következhet a szöveg megtanulása, az előadás formájának a megtervezése, gyakorlása. Át kell gondolnunk, hogy milyen hangerővel, milyen gesztusokkal, testtartásban fogunk előadni. Célszerű az előadást otthon elmondani. Jó, ha valaki ilyenkor meghallgatja azt, s az előforduló hibánkra figyelmeztet bennünket. 3. Hogyan adjunk elő? Nem lehet sikeres egy olyan előadás, ahol az előadó papírjaiba merülve olvassa fel mondanivalóját. Ez nem azt jelenti, hogy ne legyen előttünk az előadás vázlata, szövege 9 Erre szükség is van,

hiszen ez segít abban, hogy ne kalandozzunk el, vagy ha elakadnánk, akkor ott legyen a segítség. Az idézeteket, adatokat pedig nyugodtan fel lehet olvasni Egy előadás általános vázlata Bevezetés: Az előadás témájának és vázlatának ismertetése. Tárgyalás: A témakör kifejtése (adatok, érvek felsorakoztatása, indoklása; magyarázat, okfejtés, következtetés, bemutatás stb.) Befejezés: Összefoglalás, következtetés, esetleges továbbgondolandó, megoldandó kérdések felvetése. Mit vegyünk még figyelembe? • Figyeljük, hogy mennyi idő áll rendelkezésünkre. Ezt az időt töltsük ki, de ne lépjük túl, ne vegyük igénybe a hallgatóság türelmét. • Kövessük a hallgatók figyelmét, értik-e azt, amiről beszélünk. Erről a hallgatók nem verbális jelei jól informálnak az előadás során. • Hagyjunk időt az előadás után a hallgatóság kérdéseinek, véleményének elmondására. • Feltétlen fordítsunk figyelmet külső

megjelenésünkre. • Előadásunkat kísérjük nem verbális jelekkel, de ügyeljünk arra, hogy ezek legyenek mindig összhangban mondandónkkal. • Ha olyan a témánk, és lehetőségünk van rá, akkor jó, ha előadásunkat valamilyen ábrával, rajzzal, modellel szemléltetjük is. Sokat segíthet a hallgatók kezébe adható rövid összefoglalás, előadásvázlat, adatokat tartalmazó táblázat stb. • Az sem mindegy, hogy mikor van az előadás, melyik napon, mikor hangzik el. Az előadásra legalkalmasabb időpont a délelőtt (10-13 óráig) vagy a kora délután (15-17 óra). 10 5/A Munkahelyén azt a feladatot kapja, hogy telefonon tárgyalási időpontot egyeztessen egy önnel azonos pozícióban lévő üzleti partnerével. • Milyen udvariassági szempontokat kell betartani egy telefonon történő egyeztetés során? • Milyen szabályok betartása fontos, ha mi hívjuk az ügyfelet? • Hogyan készíti elő a tárgyalást? A telefon, mint

kommunikációs segédeszköz A telefon mindennapi kommunikációs segédeszközünk a m agánéletben és a hivatali kapcsolatokban egyaránt. Elsősorban azért telefonálunk, hogy: − tájékozódjunk (információhoz jussunk), tájékoztassunk (információt) adjunk, − szolgálatokat és azok szolgáltatásait igénybe vegyük, − üzleti kapcsolatokat létesítsünk és ápoljunk. Másodsorban azért telefonálunk, mert: − a kapcsolatfelvétel (a megkeresés) takarékosabb, gyorsabb az utazásnál és az írásnál, − társadalmi haszna is származik az időmegtakarításban. A telefonkapcsolat természetesen nem helyettesítheti a s zemélyes kapcsolatot, de jól előkészítheti azt. A telefonálás szabályai A telefonnal kapcsolatosan nemcsak azt kell tudnunk, hogy egy-egy készülékkel milyen szolgáltatást hogyan vehetünk igénybe, hanem ismerni kell a telefonálás íratlan szabályait is. Ezek a következők: − − − − − − − − − − A

kapcsolat létrejöttekor a hívott fél nevével vagy a cég nevével bejelentkezik és köszön. A hívó fél köszön. A telefonközpontostól pontos névvel és beosztással kéri a hívott felet, vagy szám szerint kéri a melléket. Közvetlen hívásnál bemutatkozva kéri a hívott személyt. Szükség lehet a hívás indokának, az üzleti oknak, a hivatalos megkeresés céljának a bemondására is. Ne hagyjuk sokat csengeni a telefont, 3-4 csengés után lehetőleg vegyük fel a kagylót. A közlendőket szabatosan, röviden, érthetően kell előadni, kerülve a tartalmatlan beszélgetést. Ez azonban nem zárja ki, hogy régebbi ismeretség és találkozás estén udvariasan rákérdezzünk partnerünk hogylétére. Ha közlendőnk hosszabb beszélgetést igényel, kérdezzük meg partnerünket, ráér-e, szükség esetén kérjünk az újabb telefonbeszélgetéshez közeli, megfelelő időpontot. A vonal megszakadása esetén a hívó fél kötelessége az újrahívás.

A megbeszélendők elintézése után a hívó fél kezdeményezi a búcsúzást. Ha ezt a hívott fél teszi, „lerázásnak” tűnhet. Amennyiben a beszélgetést valamilyen ok miatt a hívott fél nem tudja folytatni, mentse ki magát, és beszélje meg, hogy adott időpontban hol hívhatja vissza partnerét. Ha pedig mi vagyunk a hívók, akkor ügyeljünk arra, hogy idejében fejezzük be a beszélgetést. Udvariasnak, türelmesnek kell lenni a beszélgető partnerrel. Megfelelő fordulattal, alkalmas pillanatban befejezhetjük a beszélgetést. Telefonos beszélgetés közben ne együnk, ne igyunk. A hangunkkal, hanghordozásunkkal sok mindent közvetíthetünk. Tudni kell, hogy ha barátságos arckifejezéssel vesszük fel a telefonkagylót, akkor másképpen szólunk bele, mintha mogorva arccal tesszük azt. A hanghordozás mellett ügyelnünk kell a megfelelő szóhasználatra is. Kerülni kell a negatív tartalmú kifejezéseket (pl nem, rossz, probléma, 11 − −

− − − − − − − − − − − de, csak, káros, hibás, lehetetlen stb.), ezek helyett inkább a pozitív kicsengésű szavakat célszerű használni (pl. jó, természetesen, érdekes, igen, helyes, rendben stb) A telefon mellett mindig ott kell lennie íróeszköznek és jegyzetfüzetnek. (A telefonfeljegyzéseket jobb egy füzetben vezetni, mint széthulló cédulákon, mert ezek elkeveredhetnek. A füzetben időrendben minden telefonbeszélgetés megtalálható, s amikor egy ügy elintéződött, akkor a bejegyzést át lehet húzni úgy, hogy a szöveg olvasható maradjon.) Ha a beosztott bizonytalan, hogy a vezetőt mikor tudja kapcsolni, akkor szükség esetén ajánlja fel a visszahívást (megkérdezve, hogy az mikor alkalmas a hívónak, és azt is, hogy milyen számon várja a partner a jelentkezésünket). Ugyanez vonatkozik az azonos pozícióban lévő partnerek között. Ha telefonon beszélünk, és közben cseng a másik telefon, akkor elnézést kell

kérni, hogy megszakítjuk a beszélgetést, és közöljük, hogy a másik telefon csöng. A másik kagylóba beleszólunk, és egy kis türelmet kérünk, amíg befejezzük az előző telefont. Mind a két partnernek meg kell köszönni a türelmet, a várakozást. A telefonpartnert lehetőleg ne „önözzük”, ha ismerjük a nevét és a beosztását. Betűzzük a félreérthető szavakat. Mindig olvassuk vissza azt, amit leírtunk, illetve amit leírattunk. Külföldi partnert lakásán csak elkerülhetetlen, az ő érdekét is szolgáló esetben hívjunk. Fontos hivatalos információkat csak akkor érdemes telefonon továbbítani, ha nem áll fenn a félreértés veszélye és nem juthat illetéktelenek tudomására; emellett célszerű ezeket írásban is megerősíteni (fax, levél). Hivatalos meghívás, szerencsekívánat vagy részvétnyilvánítás telefonon továbbítása nagyfokú illetlenség. Meghívási, látogatási időpont alkalmasságát célszerű a

legfontosabb meghívottakkal telefonon előzetesen egyeztetni, s ezután elküldeni vagy személyesen átadni a meghívót. Emlékezetből tárcsázni kockázatos, ezért kerüljük. Ha hívásunk téves helyre ment, győződjünk meg arról, hogy nem a s zám rossz-e, vagy változott-e meg, és kérjünk elnézést a hívott személytől. Az idegen nyelven való telefonbeszélgetés – különösen rossz vonal esetén – még nagyobb nyelvi felkészültséget igényel, mint a tárgyalás. Nagyobb a f élrehallás, félreértés vagy a meg nem értés veszélye, ezért csak az vállalkozzon rá, aki emiatt nem kerülhet kínos helyzetbe. Külföldön fontos a helyi szokások és a telefonkészülékek használati módjának ismerete is. Mindig köszönéssel fejezzük be a telefonálást. A kagylót sohase csapjuk le A telefonhívás időpontjaira vonatkozó illemszabályok a hivatali renden (munkaidőn) és a magánélet szokásain alapulnak: − − − Partnerünket hivatalában

a munkaidő kezdete és vége között hívhatjuk, de nem illik közvetlenül annak kezdete után vagy vége előtt, illetve a helyileg szokásos ebédidőben telefonálni. Nem illik ismerősünket, partnerünket lakásán vagy a szállodában reggel 9.00 előtt és este 21.00 óra után hívni Ám, ha tudjuk, hogy reggel 8-kor már tárgyalása van, jogosan hívjuk – persze csak rendkívül fontos ügyekben – korábban (vagy este később). Lakáson vagy szállodában híváskor – ha hivatalos beszélgetésről van szó – az elemi udvariasság megköveteli, hogy a zavarásért elnézést kérjünk. Egyéb telefonálási illemszabályok: 12 − − Mások telefonbeszélgetésébe belehallgatni illetlenség (ha partnerünk tárgyalás közben felvenni kényszerül a telefont – ami egyébként kerülendő –, mélyedjünk saját anyagainkba, és ne figyeljünk arra, kivel és mit beszél). Ha idegen irodában magunkra maradtunk, a kicsöngő telefont nem kell

felvennünk; ha megtesszük mégis, jelentkezzünk be a cég nevén, és azonnal mondjuk meg, hogy az illetékes azonnal átveszi. Az üzenetrögzítő Az üzenetrögzítő most már a legtöbb telefonba beépítve kapható, mint ahogy a hangposta is mindennapos szolgáltatás, biztosítja a zökkenőmentes munkavégzést. Az üzenetrögzítő használatának is megvannak a maga szabályai. A rögzítő üdvözlő szövege legyen minél egyszerűbb és egyértelműbb, ne raboljuk a hívó fél idejét. Tartalmazza a cég, hivatali egység nevét. Reggel, illetve távollétünk után mindig ellenőrizzük, jött-e üzenet Mindenkit azonnal hívjunk vissza. Ha rögzítőre beszélünk, akkor is legyünk tömörek Az üzenet tartalmazza a nevünket, hogy mikor telefonáltunk és pár szóban az üzenetet. Rossz hír esetén jobb, ha nem egyenesen a gépre mondjuk rá, hanem megvárjuk a személyes beszélgetés lehetőségét. A mobiltelefon A mobiltelefonok nagyon praktikusak és mára

rendkívül elterjedtek. Soha ne használjuk a mobiltelefont ott, ahol zavarunk vele másokat. A körülményektől függően el kell döntenünk, hogy a b eszélgetés nem zavar-e másokat, a t elefon használata nem számít-e udvariatlanságnak. Tapintatlanságról, udvariatlanságról olyankor beszélhetünk, ha a telefonáló másokat gondolkodásukban vagy pihenésükben megzavar. Ez a helyzet moziban, színházban, hangversenyen, előadáson, orvosi várószobákban stb. fordulhat elő Az ilyen helyeken az emberek többségét feldühíti, ha valaki elkezd telefonálni. Társaságban, üzleti megbeszéléseken, konferenciákon, ügyfelekkel való megbeszéléseknél kapcsoljuk ki a készüléket. Ha fontos hívásokat várunk, kapcsoljunk át az üzenetrögzítőre Felkészülés a tárgyalásra: - Elektronikus eszközök (számítógép, laptop, vetítő, táblák ) - Toll, ceruza, papír, jegyzettömbök - Inni való - Rágcsálni való 13 6/A Főnöke betegsége miatt le

kell mondania az előzetesen rögzített tárgyalás időpontját. • Milyen módon értesítheti az üzleti partnert? • Milyen udvariassági szabályok betartását tartja fontosnak, hogy ne veszítse el az üzleti partnert? • Egyeztesse az új megbeszélés feltételeit! A tárgyalás előzményei Tárgyalást mindig valamilyen cél elérése érdekében tartanak a felek. Ezt megelőzi, hogy az egyik fél megkeresi a m ásikat, és közli, hogy milyen ügyben szeretne vele tárgyalni. Ha a megkeresett fél is célszerűnek, indokoltnak tartja a találkozást, akkor a felek megállapodnak a tárgyalás időpontjában, helyében, tárgyában. Tárgyalás lemondása telefonon Ha a két fél közül valamelyik nem tud megjelenni a tárgyaláson, azt időben közölni kell írásban és/vagy szóban. Ha első lépésként a telefonos közlést választjuk, akkor a tárgyalási időpont előtt legalább 3 nappal értesíteni kell a másik felet (ha ez még időben lehetséges).

Beosztottként csak alacsonyabb rangú személyt hívhatunk a telefonhoz, tehát nem a tárgyaló felet, hanem annak beosztottját kell hívnunk. Köszönés és bemutatkozás után rögtön a tárgyra kell térnünk. Udvariasan tájékoztatni kell a tárgyaló felet, hogy a vezető betegsége miatt hiúsul meg a tárgyalás, amelynek témáját és időpontját is el kell mondani. Fontos lépés, hogy egy új időpontban, esetleg helyszínben megállapodjanak a felek. A beosztott ezt csak akkor tudja megtenni, ha előzetesen megbeszélte a vezetővel. Tárgyalás lemondása levélben A telefonon történt lemondás nem helyettesíti, csak kiegészíti az írásos megállapodást. A levélben tájékoztatni kell a tárgyaló felet arról, hogy az időpont a vezető betegsége miatt megváltozott. A telefonos egyeztetésnek megfelelően ismertetni kell az új időpontot és helyszínt. Azt a reményünket is ki kell fejezni, hogy a tárgyalás elhalasztása nem okoz problémát az

üzletkötésben. A levelet az udvariassági szabályok betartásával kell megfogalmazni. Ügyelni kell a címzett pontos nevének és címének írására, a megszólításra, és végig udvarias hangvételűnek kell lennie. Engedmények A tárgyalás eredményeként mindegyik fél „jól akar járni”, ezért mindegyik arra törekszik, hogy minél több engedményt kapjon a másiktól, de ehhez adni is kell. Éppen ezért, ha önhibánkon kívül nem jön létre a megbeszélt időben a tárgyalás, akkor a másik fél első engedménye lehet az időpont elhalasztása. Ez olyan gesztus, amit illik megtenni, hiszen fontos, hogy a felek egyenlő feltételekkel indulhassanak egy tárgyalási pozícióban. 14 7/A Munkahelyi vezetőjétől azt a feladatot kapja, hogy tegyen javaslatot a cég külső kapcsolattartási (PR) formáinak megújítására. • A PR hogyan, milyen eszközökkel befolyásolhatja egy cégről kialakult képet? • A mellékelt fényképből/idézetből

milyen következtetés(eke)t tud levonni? A public relations legismertebb módszerei, formái 1. Személyes kommunikációs módszerek, formák 1.1 Személyes kommunikáció szóban 1.11 Megbeszélés 1.12 Viták, párbeszédek 1.13 Előadás, előadói körút 1.14 Információ kiszivárogtatás 1.15 Telefonbeszélgetés 1.16 Magyarázat 1.17 Közmeghallgatás 1.18 Fogadóóra 1.19 Üzemlátogatás (tájékoztatás, tájékozódás) 1.2 Személyes írásos kommunikáció 1.21 Személyre szóló postai levelezések, e-mail 1.22 Írásos hírmagyarázatok 1.23 Telefaxos üzenetek 2. Csoportkommunikációs módszerek, formák 2.1 Rendezvények 2.11 Konferencia típusú rendezvények 2.111 Kongresszusok, szimpóziumok, szemináriumok, szakmai vitasorozatok 2.112 Tájékoztatók 2.113 Értekezletek, tanácskozások 2.114 Fórumok 2.115 PR oktatási, képzési, továbbképzési formák 2.12 Bemutató típusú rendezvények 2.121 Pr jellegű szakmai kiállítások 2.122 Prezentációk 2.123

Üzemlátogatások 2.13 Komplex rendezvények 2.131 Nyilvános napok 2.132 Állami nemzeti ünnepségek 2.133 Jubileumi, avatási ünnepségek 2.134 Külföldi és hazai delegációk látogatásai, fogadásai 2.135 Kiállítások, bemutatók 2.136 Belső rendezvények 2.137 Road-show 3. Tömegkommunikációs módszerek, formák 3.1 Sajtókonferenciák 3.2 Sajtótájékoztatás 3.3 Interjúk, tudósítások 3.4 Sajtóháttér beszélgetések 3.5 Média pool, riport utak 3.6 Kerekasztal-beszélgetések 15 3.7 Sajtó reggeli / ebéd / vacsora stb 3.8 Talk-show 4. Egyéb módszerek, formák 4.1 Lobbyzás 4.2 Támogatás 4.21 Szponzorálás 4.22 Mecenatúra 4.23 Fund-raizing A public relations eszközei 1. A személyes kommunikáció eszközei 1.1 Vitavezetés 1.2 Párbeszéd 1.3 Előadás 1.4 Levelezés 1.5 Telefon, telefax, e-mail 1.6 Üdvözlő- és névjegykártya, naptárak, meghívók, oklevelek, matricák, címkék, térképek, sajtómappák stb. 2. A csoportkommunikáció

eszközei 2.1 Hagyományos nyomtatványok 2.11Tájékoztató kiadványok (leporelló) 2.12Szervezeti beszámoló anyagok (éves, negyedéves jelentések) 2.13 Hírlevelek (News Release) 2.14 Aktuális cikkajánlások 2.2 Image-formáló nyomtatványok 2.21 Arculati kézikönyvek, brossúrák 2.22 Fogadó dossziék 2.23 Termék, szolgáltatás prospektusok 2.24 Zárt területi plakátok, reklámtáblák 2.25 Állandó és ideiglenes kiállítási anyagok 2.26 Faliújságok, hirdetések 2.3 Audiovizuális PR eszközök 2.31 Diaképek, írásvetítő fóliák, szemléltető eszközök 2.32 PR filmek, videók 2.33 Diaporáma, multivizió 2.34 Multimédia 2.35 Számítógépes prezentáció 2.36 Computer-animáció 3. A tömegkommunikáció eszközei 3.1 Nyomtatott és elektronikus média 3.11 Nyomtatott média 3.111 Napilapok 3.112 Heti-, kétheti- havi lapok 3.113 Magazinok, folyóiratok stb 3.114 Periodikák, Évkönyvek stb 3.12 Elektronikus eszközök 3.121 TV 3.122 Teletext 3.123

Rádió 16 3.124 WEB 3.125 On-line magazinok, portáloldalak 3.126 Online kapcsolatok: fórum, hírlevél, levelezőlista 17 8/A Ön úgy határozott, hogy új munkahelyet keres, és önéletrajzot kell benyújtania az álláshirdetésre. • Milyen formában készítheti el önéletrajzát? Milyen adatokat kell tartalmaznia egy szakmai önéletrajznak, és általában milyen mellékleteket kell csatolni a benyújtáshoz? • A mellékelt mintákból milyen következtetés(eke)t tud levonni? Hogyan írjunk önéletrajzot? Mitől jó egy önéletrajz? Egy új állás elnyeréséhez első és elengedhetetlen lépés az önéletrajzírás. A sikeres pályázat kulcsa a tökéletes CV. Önéletrajzunkkal nemcsak magunkat mutatjuk be, hanem az első olyan feladatot is ami munkánk minőségét jelzi. A jól elkészített önéletrajzot fél sikernek szokták mondani. Az állás megpályázása komoly munka. A pályázat mögül érződik a befektetett idő, a figyelem sikeres

önéletrajz: 1. Törekedjen arra, hogy pályázatát mindig a hirdetésben megjelölt lehető legpontosabb módon készítse el. 2. Ha kézzel írottat kérnek ne sajnálja az időt ennek elkészítésére hiszen belépő egy személyes találkozásra.(ha véletlenül grafológussal megnézetik) Ha nincs ilyen irányú kérés akkor számítógéppel készítse el. 3. Fontos, hogy szókincse legyen változatos 4. Minél logikusabb, tömörebb az önéletrajz annál szimpatikusabb a pályázó 5. Életkort nem muszáj beleírni 6. Pozitív hangvételt használjon 7. Általános szabály, tanulmányokat és szakmai tapasztalatokat fordított időrendbe a jelentől a múlt felé haladva megadni. 8. Ügyeljen a helyesírásra, ha bizonytalan ellenőrizze 9. Fénykép, ha kérik önéletrajza jobb sarkán illessze be Igazolványképet használjon 10. Két oldalnál ne legyen hosszabb, és ne legyen rövidebb egy oldalnál 11. Leggyakrabban használt betűtípusok az Arial és a Times New

Roman 12. A nevét célszerű fent középen megjeleníteni, születési hely, cím, telefonszám 13. Gyermek ha van tüntesse fel, ha gyermeket nevel, mert találkozott a felelősség illetve a döntéskényszer fogalmával a gyakorlatban. 14. Családi állapot, nem fontos de elárulhat valamit a mobilitásról 15. Kedvenc időtöltés: sok mindent elárul Amit ne írjon bele, önéletrajzi buktatók, leggyakoribb hibák: 1. Teljes élettörténet írása 2. Ravaszkodó, ellentmondásos 3. Agyonzsúfolt 4. Olvashatatlan 5. Túlzó, kitalációkon alapuló 18 6. Túl sok pozíció, túl rövid ideig 7. Politikai irányultság 8. Helyesírási hibák: mindenképpen figyelmet kell fordítani ne legyen helyesírási hiba 9. Kudarc 10. Keresetet 11. Negatív megjegyzés korábbi munkaadónál 12. Egészségügyi állapot 13. Nyelvtudásban lódítás: könnyen ellenőrizhető ha elkezdd beszélni a pályázó 14. Számítástechnikai ismeretekkel nem ajánlott a lódítás, itt is

gyorsan fény derül a valóságos ismeretekre, számos munka elengedhetetlen része. 15. Gyermek esetén, felügyeletük, megbetegedésük megoldott Európai önéletrajz: megszokott önéletrajz formátumot követi, kiegészítve további információk lehetőségeivel. Nyolc pontból áll, amelyek szükség szerint törölhetőek, bővíthetőek. Angol nyelvű önéletrajz: (curriculum vitae) röviden CV – szakképesítések és a k orábbi munkahelyek pontos és tömör felsorolása a legfontosabb. Kísérő levél vagy motivációs levél. Egy pályázatnak tartalmaznia kell önéletrajzot és kísérőlevelet , az utóbbit szokták motivációs levélnek is nevezni. Az önéletrajznál is lehet hangsúlyosabb Személyre szól Hiszen elolvasásánál rögtön egy kép alakul ki a pályázóról, fogalmazási stílusa, tapasztalatai, tudása és sorai tükrözik mennyire alkalmas a pozícióval járó feladatok ellátására. A motivációs levélben vázolja fel miért

találja az állást vonzónak, miért szeretne az adott cégnél dolgozni. A cég megismerése érdekében látogasson el a cég honlapjára, egyéb módon szerezzen információkat. További hasznos tippek: - legyen rövid, bekezdésekkel tagolt - terjedelme maximum egy oldal - konkrétumokat tartalmazzon - formailag egyezzen az önéletrajzzal (papírminőség, betűtípus) - 10-12 betűméret - az önéletrajzhoz további információkat szolgáltasson - személyiségünkről is sokat elárulhat 19 - pontosítja melyik állást pályázza meg - miért találja az állást vonzónak, miért szeretne az adott cégnél dolgozni - udvariasan utalhat a válaszkérésre, személyes találkozó lehetőségére - a levelet szövegszerkesztővel készítse el, ne felejtse el kézzel aláírni - dátum Fontos, hogy pozitív, optimista személy benyomását keltsük. Ne feledjük, hogy pusztán papírok, az önéletrajz és a kísérőlevél alapján fognak

megítélni bennünket, mint leendő munkavállalót. Érdemes hát időt és energiát fordítani ezek elkészítésére 20 9/A Ön új munkahelyet keres, és a benyújtott önéletrajza alapján behívták szóbeli felvételi interjúra. • Milyen szempontok alapján készül fel az állásinterjúra? • Milyen kellékeket visz magával a megbeszélésre? • Foglalja össze, milyen viselkedési szabályok betartása fontos egy állásinterjún! Bevezetés Aki állást keres, annak az életében sorsdöntő esemény a felvételi interjú. Könnyen lehet, hogy egész életére kihat a lehetséges munkaadóval folytatott beszélgetés sikere vagy kudarca. Az interjúról általában Az interjú általában újságírói műfajként közismert, de van újabb jelentése is: a meghirdetett állásra jelentkező személy beszélgetése a lehetséges munkaadóval. Mindkét esetben kérdésfelelet formájában zajlik a beszélgetés valamilyen lényeges témáról A szó angol

eredetű (interview), az angol nyelvbe pedig a franciából került át, ahol az entrevue kifejezés eredetileg egymásra pillantást jelentett. Készülődés az interjúra • A jelöltnek ajánlatos minél többet megtudnia a munkaadóiról, a betöltendő állásról, az interjú körülményeiről. • Jó, ha megismerkedik az intézmény történetével, hogy mivel foglalkozik a lehetséges munkáltatója, milyen termékeket vagy szolgáltatásokat kínál, hány embert alkalmaz, hol vannak telephelyei. • Előnyt jelent, ha a jelöltről kiderül, hogy már eddig is érdekelte a vállalat tevékenysége. Értesüléseket, adatokat lehet szerezni a s ajtóból, a k önyvtárakból, a v olt és jelenlegi alkalmazottaktól, valamint a társaság által nyilvánosan közreadott szövegekből (internetes honlapokról, jelentésekből). • A jelöltnek hasznára válik, ha a beszélgetés előtt újból átböngészi az eredeti hirdetést, és az esetleges, levélben elküldött

kiegészítő adatokat. Apró, de fontos részletek • Lényeges, hogy a jelölt gondosan jegyezze fel a beszélgetés helyét és idejét. • A pontos megjelenés érdekében hasznos ellenőrizni, hogyan lehet eljutni az adott helyre, érdemes megnézni térképen az útvonalat, és elég időt kell hagyni az utazásra. • A külső megjelenés nagyon fontos. A jelentkezőnek tisztának és rendezett külsejűnek kell lennie. Ez azt mutatja, hogy a jelölt ügyel a részletekre • Ellenőrizzük, hogy összekészítettünk-e minden szükséges iratot és kelléket. • A várakozás fárasztó lehet, vigyünk magunkkal olvasnivalót. A könyv tükrözze érdeklődési területünket, hátha a bizottság felfigyel rá. Mit vigyünk magunkkal a felvételi elbeszélgetésre? - Használjunk mindig jó minőségű irattartót vagy táskát! - önéletrajz - referenciamunka, ajánlólevél (ha van) - a vállalat értesítő levele (ha van) - szakképzettséget igazoló dokumentációk -

egyéb bizonyítványok, tanúsítványok - esetleg névjegykártya 21 - naptár, jó minőségű toll, jegyzettömb Viselkedés a felvételi interjún Érkezzünk pontosan. Őrizzük meg nyugalmunkat. Ha üdvözléskor kezet fognak velünk, mosolyogjunk az interjúvolóra. Kézfogásunk legyen határozott. Emelt fővel lépjünk be a beszélgetés helyszínére. Nézzünk a kérdező szemébe. Csak akkor üljünk le, amikor erre külön felszólítanak. Üljünk kényelmesen, de ne terpeszkedjünk el a széken. Hangosan, tisztán, érthetően beszéljünk. Ügyeljünk gesztusainkra; ne kulcsoljuk össze kezünket, ne babráljunk semmit. Ne rágógumizzunk. Feleljünk őszintén és egyenesen a kérdésekre. Ha önmagunkat adjuk, sokkal hitelesebb lesz minden mondanivalónk. Ha valaki mást próbálunk alakítani, azaz megjátsszuk magunkat, sokkal inkább láthatóvá válnak gyengeségeink és hibáink. Mielőtt felállnánk, még egyszer nyilvánítsuk ki – egy mondatban

–, hogy örömmel dolgoznánk a vállalatnál, fogjunk kezet és mosolyogjunk. Értesítés az állásinterjú eredményéről A jelöltet illik az interjút követő két héten belül értesíteni arról, hogy megkapta-e az állást. Bár az elutasítás csalódást kelt, a sikertelen jelöltek tanulhatnak hibáikból, ha elemzik a kérdéseket, és szerepgyakorlatokkal készülnek föl a következő alkalomra, hogy jobb válaszokat adjanak, magabiztosabban viselkedjenek. Az elutasításból nem következik, hogy a jelöltnek rosszak a képességei. A munkaerőpiacon is verseny van, és mindenkinek a lehető legjobb teljesítményt kell kihoznia magából az interjúk alkalmával. Béralku A felvételi interjúk egyik, talán legkényesebb pontja a bérmegállapodás. Fontos, hogy ebben a témakörben is felkészülten, határozott elképzelésekkel érkezzünk. Az a jövedelem, amelyben sikerül megállapodnunk, hosszú távon meghatározza életminőségünket,

munkamotivációnkat és lelkesedésünket. Ha a munkába állást követően derül ki, hogy lényegesen kevesebbet kértünk munkánkért, mint amit kaphattunk volna, vagy mint amennyit a többi dolgozó keres, elégedetlenség alakul ki bennünk, s ez rányomja munkánkra és hangulatunkra a bélyegét. Tájékozódnunk kell tehát már az interjú előtt arról, hogy hasonló munkakörben milyenek a kereseti lehetőségek, ill. az adott vállalatnál milyen a bérszínvonal. S természetesen tudnunk kell magunkról, hogy milyen jövedelem az, amely elégedetté tenne bennünket. Az interjú során fontos alapszabály, hogy ne mi hozzuk szóba a jövedelmet: várjuk meg, amíg a témát a munkáltató veszi elő. Ha azonban az interjú végéig nem merül fel ez a k érdés, legyünk bátrak magunk rákérdezni! A munkáltatók leggyakrabban a pályázótól várják az összeg megjelölését. Igyekezzünk úgy irányítani a beszélgetést, hogy ne kelljen konkrét összeget

megneveznünk, hogy mégiscsak a másik fél tegye meg az ajánlatát. A jövedelem mindig adott munkáért jár, ezért fontos, hogy e kérdés csak akkor kerüljön szóba, amikor már pontosan ismerjük a munkakör tartalmát, a munkaidőt, a munkakörülményeket és felelősséget. Saját elképzeléseink megfogalmazása előtt tájékozódjunk arról, hogy milyen fizetésen kívüli juttatások vannak: prémium vagy jutalom, 22 étkezési és közlekedési hozzájárulás, szociális juttatások és támogatások. Térjünk ki arra a kérdésre is, hogy hogyan alakul a próbaidő alatt, ill. annak letelte után a javadalmazás Ne felejtsük el, hogy ez egy alkuhelyzet: az általunk megjelölt összeget a munkáltató igyekszik valamelyest lejjebb vinni Ha nekünk kell megneveznünk az elvárásainkat, legyünk mindig reálisak, de ne legyünk szégyenlősek. 23 10/A Felettese azzal a feladattal bízza meg, hogy ön is vegyen részt a meghirdetett új munkahelyre

jelentkezők kiválasztásában. • Milyen szempontok alapján választaná ki a legmegfelelőbb munkatársat? • Milyen kérdéseket tenne föl a felvételi beszélgetésen a pályázóknak? • A mellékelt fényképből/idézetből milyen következtetés(eke)t tud levonni? Az állásinterjú előkészületi munkálatai Az új munkaerő toborzása sok vállalatnál, intézménynél többlépcsős folyamat. Először meg kell vizsgálni, hogy a már meglévő munkakörre csakugyan szükség van-e. A munkáltatónak ezután el kell készíttetnie a munkaköri leírást, amely megjelöli az állásban végrehajtandó feladatokat, és azt, hogy a sikeres jelentkező milyen szerepet kell, hogy betöltsön a vállalat egészében, mi a hatásköre, mi a felelőssége stb. Ennek alapján határozza meg a v állalat emberi erőforrásokkal foglalkozó részlege (humánpolitikai osztály), hogy milyen tapasztalatú, hátterű, képzettségű és személyiségű jelölt a legalkalmasabb a

posztra. Hirdetés, kiválasztás Ezek után meghirdetik az állást, majd a beérkező jelentkezések alapján összeállítják a munkakör betöltésére megfelelőnek látszó jelöltek szűkített listáját. A szakmai önéletrajzok, illetve a kitöltött jelentkezési kérdőívek ismeretében döntenek arról, hogy kik kerülnek föl erre a listára. Az első rostán átjutóknak tehát elfogadták az írásbeli jelentkezését, de a munkaadót érdekelheti személyiségük vagy jellemük olyan oldala is, amelyről az írott szöveg nem árul el semmit. A személyes beszélgetés arra is jó alkalom, hogy az éles szemű megfigyelő következtetéseket vonjon le a jelölt viselkedéséből, öltözködéséből, testbeszédéből stb. A munkaadó olyan jelentkezőt akar felvenni, akinek nemcsak a képességei vannak meg a konkrét feladathoz, hanem általában a munkához is a lehető legjobban áll hozzá, és aki hajlandó elkötelezni magát a vállalat mellett. Kedvező

benyomást keltenek azok a lelkes jelöltek, akik kifejezésre juttatják, mennyire meg szeretnék kapni az állást. Értesítés a felvételi interjúról Az interjúra kiválasztott személyeket rendszerint levélben értesítik. Ha a munkaadónak nagyon sürgős az állás betöltése, telefonton is felhívhatják a jelölteket. A telefonbeszélgetés során a jelöltnek udvariasnak és összefogottnak kell lennie. A jelölt esetleg rövid levélben visszaigazolhatja, hogy a megbeszéltek szerint meg fog jelenni az interjún. Ha az adott időben valami okból nem tud elmenni, azonnal értesítse az állás meghirdetőjét, és kérjen új időpontot, amennyiben erre mód van. A felvételi interjú típusai 1. Strukturált interjú: Előre megfogalmazott kérdések sorát teszik fel, hogy felmérjék a jelölt személyiségét, egyéni céljait és kommunikációs képességét. A beszélgetés négyszemközt zajlik, gyakran eléggé oldott légkörben. A kérdező lehet a leendő

főnök, de egyszerű beosztott is. 2. Panelinterjú: Általában 3-5 ember kérdezi a jelöltet A bizottság tagjai rendszerint középvagy felsőszintű vezetők, mind más-más részlegért felelnek, más-más témakörben járatosak. Az interjú előtt a bizottság megállapodik a kérdésekben, megbeszélik, melyiket ki teszi fel, és hogyan rögzítik, értékelik a válaszokat. (Ez a technika kiegyensúlyozottabb és igazságosabb, mint ha egy ember véleményén múlik a felvétel, viszont a légkör itt hivatalosabb.) 3. Interjúsorozat: Erre akkor kerülhet sor, ha az összes kérdező nem tud egy adott időpontban megjelenni, illetve akkor is alkalmazzák, ha a válogatás több lépcsőben 24 történik. Ekkor a jelölteknek „át kell jutniuk” az első beszélgetésen, hogy újabb kérdező elé kerülhessenek. 4. Stresszinterjú: Arra jó, hogy kiderítsék, hogyan viselkedik a jelölt feszült helyzetekben, ezért a jelöltnek céltudatosan nehéz, kellemetlen

kérdéseket tesznek föl, esetleg agresszív modorban. Bevált fogás, hogy az interjúvolók kimennek a szobából, mert arra kíváncsiak, mennyire őrzi meg önuralmát a j elölt a v isszatérésükig. Ez a s tílus csak különleges esetekben használatos, és sok pályázó meg munkaadó elfogadhatatlan, szakszerűtlen módszernek tartja. 5. Csoportos interjú: Gyakran több napig is eltart Ezt a módszert rendszerint akkor használják, ha szokatlanul nagy megterheléssel, feszültséggel járó állásokba választanak ki vezetőket és más alkalmazottakat. Egyéb tudnivalók a felvételi interjúval kapcsolatban Sok hagyományos interjúnak része valamilyen tesztlap kitöltése vagy feladat végrehajtása. A titkári állások betöltéséhez pl. megnézik, hogyan tud a jelentkező gépelni, máskor személyiség- vagy alkalmassági teszteket iktatnak a k iválasztás folyamatába. Ha különleges testi vagy lelki állóképességre van szükség, orvosi vizsgálatot is

végeznek. A felvételi interjú lehetséges kérdései (és válaszai) 1. Miért szeretne a cégünknél dolgozni? (Miért érdeklődik a cég iránt?) Nézzen utána, mit tud a cégről. Az összegyűjtött információkból a pozitívumokat kell felsorolni. 2. Milyen elképzelései vannak arról a feladatról, amelyre jelentkezett? 3. Mondjon magáról néhány gondolatot! Beszélni lehet az álláshoz kapcsolható hobbiról, esetleg más érdeklődési területről. Érdemes hangsúlyozni a megbízhatóságunkat, pl. ragaszkodunk a településhez, ahol élünk. Megemlíthető a szakmai múlt és jövő stb 4. Miért akar állást változtatni? Ne mondjunk soha negatívumot előző állásunkról. (Pl Az előző munkahely messze volt a lakóhelyemtől. Az állás nem jelentett kihívást, olyan helyen szeretnék dolgozni, amely képességeimnek jobban megfelel.) 5. Milyen képességekkel és készségekkel rendelkezik? Melyek az erősségei, miben érzi magát kiemelkedően

tehetségesnek? A kérdező elsősorban a jelölt önismeretére kíváncsi. Minden fontos dolgot el kell mondani: szakmai elhivatottság, referenciamunkák, lelkesedés, beleérző képesség stb. 6. Milyen emberekkel jön ki nagyon jól? Milyenekkel jön ki különösen rosszul? Hogyan reagál konfliktushelyzetben? Mikor volt utoljára konfliktusa főnökével? Mi történt akkor? Ez a kérdéscsokor szorosan összetartozik. Fény derülhet a p ályázó nyíltságára, önkritikusságára, a csapatban való munkavégzés képességére stb. 7. Kaphat helyzetgyakorlatra felkérő kérést is Pl. értékesítéssel kapcsolatos állások esetében az interjúalany kap egy tárgyat, pl egy tollat, és megkérik, hogy adja el meghatározott áron. Hamar kiderül, hogy mennyire gyors reagálású a jelölt, mennyire sziporkázó, lelkesítő, visszahúzódó, szavahihető, ijedt, zavart stb. 8. Mit szeretne elérni a pályáján, mik a céljai? 9. Mennyi a jelenlegi fizetése, mennyit

szeretne? 10. Van-e kérdése az állással kapcsolatban? 25 a/ Van-e továbbtanulási, továbbképzési lehetőség? b/ Milyen előrehaladási lehetőségek kínálkoznak? c/ Kell-e utazni és mennyit? d/ Milyen juttatásokat ad a cég? (munkaruha, étkezési utalvány, utazási kedvezmény stb.) 11. Béralku 26 11/A Vállalatánál hivatalos tárgyalásokat készít elő, amelyeken először találkoznak új üzleti partnereikkel. Mindkét vállalatot 3 – 3 fő képviseli a megbeszélésen • Milyen udvariassági szempontok alapján történik a két tárgyaló csoport bemutatkozása? • Milyen kellékek használatát tartja fontosnak a bemutatkozás során? • Hogyan készíti elő a találkozót? Programszervezés Nem közömbös, hogy a hivatalos tárgyalásokat folytató delegációk, tárgyaló felek milyen összképet alkotnak a vendéglátókról. Látogatásuk érdemi része a tárgyalóasztalok mellett dől el, de ennek pontos szervezőmunkával kell

kiegészülnie. A kettő nagyon szorosan összefügg egymással, mert hiába sikeres a tárgyalás, ha a vendégnek nem megfelelő a szállodai elhelyezése, nincs ott idejében a gépkocsija, ha elkésik a következő helyszínen lévő tárgyalásáról, ha nem megfelelő szinten fogadják stb. Ilyen esetben azt fogja mondani, hogy nagyon szervezetlen volt minden, és ezzel a kellemetlen élménnyel fog elutazni. A tárgyaló partnerek érkezését megelőző feladatok (a találkozó előkészítése) 1. A sikeres hivatalos tárgyalások érdekében háttérinformációkat kell beszerezni, így lehet felkészülni pontosan a t árgyaló feleknek a m egbeszélésekre. Tudakozódni kell többek között az iránt, hogy a vendégeknek van-e az ajánlott programmal kapcsolatban valamilyen kívánságuk, kivel óhajtanak találkozni. A vendégeknek vannak-e valamilyen különleges érdeklődési körük, ezek ismeretében lehet megszervezni figyelmesen a szabadidős programot (ha kell).

2. Mindkét félnek az az érdeke, hogy jó légkörben folyjék a megbeszélés, és a légkör alakulásában a házigazdának is, a vendégnek is megvan a tennivalója. 3. Egy-két üzleti partnerrel a vezető a saját szobájában is tud tárgyalni, de nagyobb létszám esetén külön helyiségre van szükség. Ha a s aját szobájában folytat megbeszélést, akkor sem maradhat az íróasztala mellett, mert ez udvariatlanság. Nem ültetheti partnerét az íróasztala előtt álló székre, és nem ültetheti tőle távol lévő külön asztalhoz sem. Mindkettőjüknek azonos pozícióban kell ülniük az asztalnál, erre van a külön tárgyalóasztal. Arra is figyelni kell, hogy a partner kényelmesen kezelhesse az iratait anélkül, hogy abba más belenézhetne, és a vezetőnk is hasonlóképpen kezelhesse az iratait. 4. Külön tárgyalóteremre nemcsak nagyobb létszámú tárgyaló partnerek megbeszélésekor lehet szükség, akár két-három ember is elvonulhat külön

terembe, hogy zavartalanul tudják a megbeszélésüket folytatni. 5. Ha a tárgyalásra a mi munkahelyünkön kerül sor, akkor megfelelően előkészített helyiségről kell gondoskodni (tiszta levegőjű, megfelelő hőmérsékletű, kellően megvilágított helyiség), amelyik megfelel a tárgyaló felek létszámának. A teremnek is, a vezető szobájának is a konszolidáltságot kell árasztania. Ehhez hozzátartozik a tisztaság, a székek kényelmessége, a technikai eszközök korszerűsége. A kellemes légkör mindenkire jó hatással van, és ha jól érzi magát a tárgyaló partner, akkor várhatóan könnyebben lehet vele tárgyalni, megegyezni. 6. A jó közérzetet a kellemes tárgyalóhelyiség mellett a vendéglátás megfelelő módja, színvonala is segíti. Általában aprósüteményt (sósat, édeset), esetleg szendvicset, üdítőitalt, kávét vagy teát szokás kínálni. Ezek között van, amit előre be lehet készíteni az asztalra (vagy egy kis

asztalra), és van, amit nem viszünk be a 27 tárgyalás megkezdése előtt. Arra is gondot kell fordítani, hogy a bekészített étel, ital elfogyasztásához szükséges eszközök rendelkezésre álljanak. A tárgyaló felek fogadása, bemutatása 1. Meg kell szervezni a vendégek fogadását A delegáció megérkezését követően találkozik a két üzletfél, a delegáció tagjai. A tárgyalni kívánt legfontosabb témákat már előzőleg egyeztették. 2. A bemutatás harmadik fél segítségével való megismerkedés A hivatalos életben a protokoll szükségszerű tartozéka, a t ársasági érintkezésben a k apcsolatteremtés nélkülözhetetlen és gyakori formája. 3. Kétoldalú tárgyalásokon a delegációvezető kötelessége, hogy bemutassa kollégáit vagy delegációjának tagjait, név és rang szerint. A bemutatásra a kölcsönös üdvözlés után, az érdemi tárgyalási témákra való rátérés előtt kell sort keríteni. 4. A bemutatás sorrendje:

a fiatalabbat az idősebbnek, a férfit a nőnek, az alacsonyabb rangút a magasabb rangúnak kell bemutatni. 5. Gyakran elkövetik azt a hibát, hogy a bemutatottak maguk is bemutatkoznak Ez fölösleges. 6. A névjegykártya használata az üzleti életben elengedhetetlen, és sok esetben megkönnyíti, egyszerűbbé teszi a munkát. A tárgyaló fél megérkezésekor a rendezvény szervezésével megbízott személy – udvarias szavak kíséretében – bemutatja egymásnak a tárgyaló feleket, akik átadják egymásnak a névjegykártyájukat, amit illik elolvasni és úgy eltenni. 7. Minden programnak van egy főfelelőse, aki összefogja, átlátja az egész eseményt, az esetek többségében a protokollos. A többiek részfeladatokat kapnak Csak annyi intézkedést tegyenek, amennyire felhatalmazásuk van. 8. A protokollosnak mindig törődnie kell azzal, hogy az alkalomhoz illő, egyszerű, elegáns, tiszta legyen az öltözete és ápolt a f rizurája. A megjelenése

tükrözze a m agával és másokkal szembeni igényességét, és mint köztisztviselő, legyen tekintettel arra, hogy a hivatalt képviseli. A protokollosnak határozottnak kell lennie Ő ellenőriz mindent Legyen udvarias, figyelmes, tudjon az állandóan változó helyzetben gyorsan dönteni. Érzelmi megnyilvánulásoktól mentesen kell beszélnie, cselekednie. Ha ideges, ezt a vendégek nem vehetik észre. A protokollos magatartása tükrözze a kellő szakmai és általános műveltséget, a jó ízlést és a kiegyensúlyozott lelkialkatot. Összefoglalva, a tárgyalás folyamatának különböző szakaszai vannak: • A tárgyalás kezdeményezése (megállapodás az időpontjában, a helyében és a tárgyában) • A tárgyalásra való felkészülés (információk szerzése, a cél eldöntése) • Találkozás a megbeszélt időpontban és helyen (üdvözlés, szemkontaktus, udvariassági formulák, semleges témáról való beszélgetés kezdeményezése) • A

tárgyalás megkezdése, lebonyolítása (indítás, ajánlattétel, engedmények, alku) • Megállapodás 28 12/A Vállalatának új üzleti partnereivel találkozik. A bemutatkozás során a névjegyét is átadja a találkozón. • Melyek a névjegy-használat alapvető szabályai? • Melyik típusba tartoznak a mellékelt névjegyek? • Hogyan és mit változtatna rajtuk? A névjegy jelentősége A névjegy a hivatalos érintkezés gyakorlati segédeszköze, széleskörűen elterjedt és nélkülözhetetlen. Fölöslegessé teszi a magyarázkodást a nevek írásmódja, a megértés, a képviselt cég, a beosztás, rang tekintetében, tartalmazza az ezekkel kapcsolatos legfontosabb információkat, bizonyos esetekben pedig helyettesítheti a személyes találkozást is. Napjainkban nemcsak az üzleti, de a magánéletben is újból fénykorát éli a névjegyhasználat. Meghatározott munkakörökben, helyzetekben ma már elengedhetetlen, hogy a kommunikáló partnerek

bemutatkozáskor, a tárgyalás folyamán névjegyet cseréljenek. Mikor és hogyan használjuk a névjegyet? Megismerkedéskor a névjegy a bemutatkozás kiegészítő kelléke lehet. Minden esetben hozzátartozik a n évjegy figyelmes elolvasása, tanulmányozása, még akkor is, ha már felületesen ismerjük az illetőt. A kapott névjegyet megtekintés nélkül zsebre vágni illetlen dolog. Ezután beszélgetésnél, tárgyalásnál a névjegy kitehető az asztalra annak érdekében, hogy partnerünk nevét el ne tévesszük. Bemutatkozás alkalmával csak azután adjuk át a névjegyünket, miután bemutatkoztunk. Olyan alkalmakkor, amikor névjegycserére kerülhet sor, erre fel kell készülni. (Ne hagyjuk otthon, és ne fogyjon el!) A névjegyküldés pótolhatja a személyes megjelenést, találkozást. A névjegyküldés minden esetében fel kell tüntetni annak indítékát. A legfontosabb és leggyakoribb alkalmakra vonatkozóan a francia etikettből származó

rövidítéseket alkalmazzák. Pl a c (avec compliment): üdvözlettel (ajándék- és virágküldéskor a névjegyre ráírva). Több személy egy személynek küldhet egy borítékban névjegyet (pl. egy szálloda alkalmazottjai egy ügyfelüknek; egy üzlet vezetői, dolgozói törzsvásárlójuknak az újévi üdvözlet kísérőjeként). A névjegy típusai és tartalma a/ magánnévjegy b/ hivatalos névjegy c/ kombinált (magán- és hivatalos) d/ diplomáciai névjegy a/ A magánnévjegynek több változata van. Előfordul, hogy csak a teljes név szerepel rajta, de gyakori az is, hogy ezt a tudományos fokozat, a végzettség, a lakcím és a telefon is kiegészíti. b/ A hivatalos névjegy tartalmazza a teljes nevet, a rangot, a beosztást, amely a név alatt áll. A beosztás szerepelhet a m unkahely megnevezésével. A névjegyen feltüntetjük a h ivatal, cég pontos nevét, címét, telefonját, faxszámát, e-mail címét. Gyakran megjelenik a képviselt cég

emblémája, logoja is. 29 c/ Az úgynevezett kombinált névjegy az egyéni adatok (lakcím, telefon) mellett a hivatali adatokat is tartalmazza. d/ A diplomáciai névjegyen csupán a név szerepel. Ezen a szinten szokás, hogy a házastársaknak közös névjegyük van. Ilyenkor a név után „és” kötőszóval következik a házastárs neve. Egyéb névjegyfajták Ha idegen nyelvű névjegyre is szükségünk van, célszerű, ha a kártya egyik oldala magyar, a másik a választott idegen nyelven van nyomtatva. Elkülöníthetünk még reklám célú és fényképes névjegyet. A reklám célú névjegyen valamilyen plusz információ (pl. az üzlet neve, címe, elérhetőségének útvonala, nyitva tartása, a szolgáltatások köre) szerepel. A fényképes névjegy az illető arcképével segíti a személy és a név azonosítását. Ilyen névjegyekkel gyakran találkozunk különböző szolgáltató vállalatoknál, üzletekben, bankokban. Ezeket a névjegyeket

általában kitűzve viselik A névjegy formája A névjegy anyaga általában fehér, jó minőségű, fényes vagy matt kartonlap. A szín, a papír minőségének kiválasztásakor mindig tartsuk szem előtt, hogy milyen célra, kit, mit képviselve készíttetünk névjegyet. Egy nőnek elfogadható a halványlila névjegy, ha pl egy kozmetikai céget képvisel. A névjegy külsejét mindig a jó ízlés szabályai határozzák meg Ügyeljünk arra, hogy az adatok láthatóak, jól olvashatóak legyenek. A magánnévjegy legyen egyszerű, szolid, a hivatalos névjegy pedig jó, ha formájában és tartalmában is közli a cég egyéni arculatát. A névjegy méretére vonatkozóan nincsenek egyértelmű elvárások, de az átlagos nagyság 100 x 50 mm, vagy annál kicsit kisebb. Léteznek másfél- vagy kétlapos névjegyek is A névjegy elrendezése is változatos lehet ma már. A klasszikus elrendezésben a név mindig középre került, a cím pedig jobb vagy jobb és bal

oldalra alulra. Az írásbeli udvariasság része, hogy tollal átjavított névjegykártyát soha nem illik átnyújtani vagy küldeni. Ha adatainkban változás történt, akkor új névjegykártyát kell készíttetnünk 30 13/A Vállalatánál jubileumi ünnepséget szerveznek. Azt a feladatot kapja, hogy készítse/készíttesse el az ünnepségre szóló meghívót. • Milyen szempontok alapján határozná meg a meghívó tartalmát? • Hogyan alakítaná ki a meghívó külső formáját? A meghívás módjai A meghívás előfeltétele mindenféle társasági összejövetelen vagy hivatalos társadalmi alkalmakon való részvételnek. A meghívás történhet: - szóban: személyesen vagy telefonon - írásban: levélben vagy meghívóval A meghívó fogalma, tartalma A meghívó a hivatalos, protokolláris meghívás szélesebb körben használt, általánosan elfogadott eszköze. Tartalmaznia kell a meghívással kapcsolatos minden szükséges információt: ▪ ▪

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ a meghívó nevét és hivatalos rangját, a meghívás tényét, a meghívott nevét (esetleg rangját), a meghívás alkalmát, indítékát, a rendezvény jellegét, a meghívás helyét és időpontját, a részvétel visszajelzését vagy a lemondást lehetővé tévő utalásokat, az öltözetre vonatkozó esetleges kívánalmakat, egyéb hasznos információkat. A meghívó elkészítésének tudnivalói ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ A meghívott neve teljesen kiírandó. A név helyett az „Önt” kerülendő, mert személytelen és így figyelmetlen forma, de nagy létszámú fogadáson előfordulhat. A meghívott neve után kiírható a rang, beosztás, de nem kötelező; ha kiírják, fokozott figyelmességnek számít. A klasszikus hagyományok szerint a meghívás időpontjának megjelölésekor az évszámot nem kell feltüntetni, ma azonban már sok meghívón szerepel. A hónapot mindig névvel, sohasem számmal írják. A részvétel

visszajelzése, azaz a m eghívás elfogadásának közlése kívánatos, ültetéses alkalmaknál kötelező. Ha a meghívott a meghívással nem tud élni, azt le kell mondani Az öltözetre vonatkozó előírásokat ma általában kerülik, még rendkívüli alkalmakkor is csak ritkán fordul elő a meghívón. Egyes rendezvényeken a m eghívó nemcsak udvariassági formula, hanem szó szerint a részvételi jogot jelenti, ezért belépéskor fel kell mutatni. 31 A meghívó formája, anyaga A meghívó formája nemzetközileg egységes: téglalap alakú, mérete kb. a zonos a levelezőlapéval, vagy hosszított formátumú. Megkülönböztetünk egy- vagy kétlapos meghívót. A meghívó anyaga egyszerű sima, matt vagy fényes, jó minőségű kartonpapír. A meghívó elküldése A meghívó elküldése a társasági életben 2-3 héttel a meghívás időpontja előtt szokásos, a meghívót postán küldik. A hivatalos életben ez a határidő gyakran sokkal rövidebb A

meghívókra legkésőbb 1-2 napon belül válaszolni kell. Bizonytalanság esetén ajánlatos a lemondás. Egy jó tanács a meghívásokkal kapcsolatban: a látogatást követő nap személyesen, telefonon vagy írásban illik a vendéglátást megköszönni. 32 14/A Főnöke azzal a feladattal bízza meg, hogy tegyen javaslatot az üzleti partnerek számára tárgyalásokon, kiállításokon átadható reklámajándékokra. • Milyen szempontok alapján készíttetné el a cég reklámtermékeit? • Az üzleti/hivatalos ajándékok kiválasztásánál milyen követelményeket lehet megfogalmazni, és milyen módon történhet az átadásuk? az üzleti életben kétféle ajándék van: - figyelmességi: kis értékű, nem jár jelentős vagyongyarapodással - lekötelező: előbbi ellentéte, elvárnak érte valamit, megvesztegetés jellegű lehet, vissza lehet utasítani vagy hasonló értékű ajándékkal lehet kompenzálni az üzleti életben tabunak számít: készpénz,

csekk, értékpapír, fehérnemű, élő állat, kaktusz, piperecikk, kozmetikum, bóvli, giccs, háztartási tárgyak, gyenge minőségű, értéktelen, vagy nehezen szállítható tárgyak, élelmiszer, és olyan dolgok, melyek sérthetik ügyfelünk politikai, vallási, erkölcsi meggyőződését, vagy kellemetlen dologra emlékeztetik, külföldi félnél ügyelni kell a vámszabályokra legyen személyre szabott, praktikus, emlékeztessen ránk, lehet CD, könyv, irodaszer, trikó, mappa, toll, ital, népművészeti cikk, márkás porcelán, stb., esetleg célszerű logoval ellátni becsomagolva illik átadni néhány kísérőszóval a megajándékozottnak ki kell csomagolni, kivéve, ha az átadótól erre felmentést kap, de akkor közölni kell, hogy mi van benne a kínálható dolgot kapunk, a jelenlévők között körbe kell kínálni, utoljára a megajándékozott vesz nőknek szép ajándék a virág, legyen páratlan számú (a páros szám intim kapcsolatra utal), a

vágott virágot azonnal vízbe kell tenni, a virág jelkép is 33 15/A Felettese azzal a feladattal bízza meg, hogy készítse elő a cég jövő évi üzleti elképzeléseit megvitató munkaértekezletet. Az értekezleten várhatóan 10 fő vesz részt • Hogyan készítené elő az értekezletet? • Milyen szerepe van az ültetésrendnek és az asztalforma megválasztásának a h ivatali életben? • Milyen szempontok alapján és hogyan alakítaná ki az ülésrendet, és milyen asztalformát választana a munkaértekezletre? Az értekezlet A munkahelyi értekezleteket az egyszerűbb események közé soroljuk szervezés tekintetében, mert vannak nagyobb, többrétűbb szervezőmunkát igénylő rendezvények, programok (pl. konferenciák, kongresszusok stb.) Értekezletet azért tartunk, hogy a résztvevők (általában a munkahely dolgozói) elmondják véleményüket a napirendi témában, hogy információkat kapjanak a vezetőktől, hogy megtalálják a napirenden

lévő probléma megoldását. Összehívását általában a vezető kezdeményezi, és többnyire ő vállalja a levezetését is. Az értekezlettel kapcsolatban tisztázni kell a következőket: • • • • • • • kik a résztvevők, hol és mikor tartják, mi a tárgya, ki vezeti le, kb. mennyi ideig tart, ki vezeti a jegyzőkönyvet, illetve ki készíti a feljegyzést, kell-e előzetesen információs anyagot eljuttatni a résztvevőknek (az előző értekezletről készült jegyzőkönyvet, feljegyzést, napirendi programot, egyéb írásos anyagot). Ezeknek a k érdéseknek a m egválaszolása több-kevesebb szervezőmunkával jár, amit a tennivalók mennyiségétől függően rábíznak 1-2 szervezőre. A szervező feladatai 1. A szervező tennivalói összefüggenek, mert a résztvevők száma meghatározza azt, hogy mekkora helyiségben tartható az értekezlet. A tárgya összefügg azzal, hogy kb m ennyi időt vesz igénybe, és lehet, hogy az időpontot

meghatározza a helyiség kérdése. Abban az esetben ugyanis, ha pl. a létszám miatt nem tartható meg az összejövetel irodai helyiségben, akkor alkalmazkodni kell ahhoz az időponthoz, amelyikben rendelkezésünkre tudják bocsátani az igénybe veendő termet. 2. Ha a munkahelyen van ilyen célra fenntartott terem (tárgyaló), akkor fel kell venni a kapcsolatot azzal a személlyel, aki ennek a teremnek a beosztásával foglalkozik. 3. A szervezőnek az értekezlet napján meg kell néznie, hogy a t árgyalóterem ki van-e szellőztetve, megfelelő-e a hőmérséklete, tiszta-e a terem. 4. Ha az értekezlet vezetőjének szüksége van a beszámolójához valamilyen szemléltetőeszközre, akkor azt is meg kell néznie, hogy a helyén van-e, megfelelően működik-e. 5. Először tehát azt kell tisztázni, hogy hol és mikor tartható meg az értekezlet Ezután értesíteni kell a résztvevőket az időpontról, a témáról. Ezt célszerű az összejövetel előtt 56 nappal

megtenni, különösen akkor, ha olyan írásos anyagot is kapnak a résztvevők, amelyet el kell olvasniuk még az értekezlet előtt. 34 6. A résztvevőknek átadott anyag sokszorosításáról és az érdekeltekhez való eljuttatásáról a szervezőnek kell gondoskodnia. Azért célszerű az előző értekezletről készült írásos anyagot megkapniuk a résztvevőknek, mert ez a dokumentum emlékeztet arra, hogy mi hangzott el akkor, milyen határozat született. Általában erre épül a következő értekezlet bevezetője. A határozatok, feladatok teljesítésének mindig vannak kijelölt felelősei, s a teljesítéseket számba kell venni, ezeket az értekezleten ismertetni kell. 35 Az értekezlet vezetőjének feladatai 1. Értekezleten akkor vesznek részt szívesen az emberek, ha értelmét látják a megtartásának, ha valóban hozzájárul a jobb munkához, ha érintettnek érzik magukat abban, ami az értekezleten folyik. Sok függ a megbeszélést levezető

személy felkészültségétől, attól, hogy mennyire képes irányítani az eszmecserét. Az is nagymértékben függ az értekezletet vezető személytől, hogy egy-egy jó gondolat, ötlet nem sikkad-e el, hogy mindenki elmondhassa gondolatait. 2. Az értekezlet vezetőjének alapvető feladata a kollektív aktivitás kiváltása Ezt segíti az ő jó problémafelvetése, a m ások kezdeményezései iránti fogékonysága. Növelhetik (vagy csökkenthetik) a résztvevők aktivitását az értekezlet vezetőjének kommunikációs megnyilvánulásai (a nyugalma, figyelme, az egyértelmű megfogalmazása és főként a témában való felkészültsége). Az asztalforma és az ülésrend kialakítása Az értekezlet során annak is szerepe van, hogy az asztalnál ülő emberek milyen helyzetben vannak. A különféle ülésrendekben a partnerek eltérő hatékonysággal tudnak közreműködni a többiekkel. Ezért egy üzleti tárgyalás, megbeszélés, értekezlet stb során érdemes

megtervezni az ülésrendet és az asztalformákat. A tárgyalásokon, értekezleteken alkalmazható ülésrendek a következők: a/ Az asztalfős elrendezés előnye, hogy a tárgyalás vezetője mindenkire rálát, a kiemelt hely erősíti pozícióját. Hátránya, hogy a vezető elvesztheti a közvetlen kontaktust a távolabb ülő partnereivel. b/ A bizottságszerű elrendezés hasonló az asztalfős formához. Itt is fennáll annak a veszélye, hogy a tárgyalás vezetője nem tud minden partnerével egyforma kapcsolatot kiépíteni. Ez főleg akkor indokolt, ha az értekezlet vezetője mondandóját vizuális segédeszközökkel (írásvetítő, térképek, dia stb.) is kívánja illusztrálni c/ A kör alakú asztal mellett a l egkellemesebb a t árgyalás. Itt nincs kiemelt hely, így közvetlen és kötetlen hangulatú a kommunikáció. Hátránya: a közvetlenül mellettünk ülőket csak oldalról látjuk; a szemben lévő jóval távolabb van, mint a többiek. d/ Az

ovális elrendezés a kör alakú elrendezéshez hasonló. e/ A patkós ülésrend előnye, hogy az előadónak könnyű mozognia, munkatársai jól látják. f/ A bankett ülésrend sokban hasonlít a patkóshoz, ám itt az előadó helyzete jobban középpontban van. g/ A T betűs elrendezés a legrosszabb forma. Azt kívánja kifejezésre juttatni, hogy az asztalfőn ülő „főnöki” helyzetből tárgyal, és nem sokra becsüli a munkatársait. Az értekezletről készült írásos dokumentumok Az értekezletről mindig készíteni kell írásos anyagot (jegyzőkönyvet vagy feljegyzést), ezért az ezzel kapcsolatos tennivalót meg kell beszélnie a szervezőnek azzal a munkatárssal, aki megfelelően tudja elvégezni az ilyen jellegű feladatot. Előfordul, hogy a megbízott személy jó gyorsíró, illetve gyakorlata van abban, hogy mit, hogyan jegyezzen fel, és nem okoz neki gondot a f eladat megoldása. Az is lehet, hogy az értekezleten elhangzottak rögzítéséhez

diktafonról kell gondoskodni, amiről aztán utólag készül jegyzőkönyv vagy feljegyzés (esetleg mindkettő). Ha az értekezleten magnófelvétel rögzíti az elhangzottakat, akkor gondoskodni kell a készülék kezelőjéről is. 36 37 16/A Vállalatánál új termékük bevezetését támogató fogadást szerveznek a legfontosabb üzleti partnerek számára. Ön azt a feladatot kapja, hogy készítse elő az összejövetelt • Hogyan készítené elő a fogadást? • Kit bízna meg a fogadás lebonyolításával? • Foglalja össze, melyek az üzleti vendéglátásra vonatkozó legfontosabb etikettszabályok? Vállalati protokoll A protokoll a társas érintkezés szabályaival foglalkozik, a hivatalos érintkezés, nemzetek közötti kapcsolattartás elfogadott szokásainak a gyűjtőfogalma. Két nagy területe van:  az állami, külügyi és a  vállalati, hivatali protokoll. A vállalati protokollnak kiemelt szerepe van a külföldi cégekkel,

szervezetekkel való kapcsolatban, de azt is ide soroljuk, ha egy cég olyan rendezvényt szervez és bonyolít le, amelyre vendégeket hív meg valamilyen ünnepélyes alkalomból. A megfelelő személy kiválasztása A vállalati protokollfeladatokat nagyobb vállalatoknál, intézményeknél külön részleg (osztály, csoport) látja el. Kisebb szervezeteknél esetleg csak egy személy végzi, és az is gyakorlat, hogy egy-egy alkalmi rendezvény megszervezését rábízzák arra a személyre, aki el tudja látni a protokolláris feladatokat. A vállalati rendezvények típusai A vállalatok, intézmények alkalmi rendezvényei sokfélék lehetnek, leggyakoribbak a fogadások, sajtótájékoztatók, konferenciák, tárgyalások stb. Ezeken a rendezvényeken a vendéglátás lehet: álló és ültetéses vendéglátás. A fogadás (recepció) Az álló alkalmak legünnepélyesebb formája. Időpontja korábban a délutáni és esti órákra esett, de újabban divatba jött a délben

adott fogadás. Időtartama kb másfél-két óra A fogadási vonal jelentősége A meghívottakat a t erem bejáratánál az ún. fogadási vonal várja (ez lehet a f ogadást adó vállalat, intézmény két-három vezető beosztású munkatársa, és lehet más munkatárs is). Az érkezőket üdvözlik a fogadási vonal tagjai. Az üdvözlés rövid kézfogás, a köszönéskor rendszerint nincs idő néhány szónál hosszabb társalgásra, hiszen a v endégek egymás után érkeznek, s feltartani őket udvariatlanság. A fogadási vonalon túljutva a meghívottak ismerősökhöz csatlakoznak, beszélgető, változó összetételű csoportok alakulnak ki. A fogadási vonal legfeljebb 15-20 percig marad a bejáratnál, ezután a h ázigazda a teremben a legfontosabb vendégekhez csatlakozik. Italkínálat 38 Az italt az első vendégek megérkezésétől kezdve pincérek kínálják körbe. Nagyobb fogadásokon a terem sarkaiban állítanak fel italpultokat, ahol ugyancsak

pincérek szolgálnak ki. Az italkínálat kezdetben lehet tömény (pálinka, vodka, vagy a fogadást adó országának specialitása), kétféle bor és sör, a végén kávé, fontosabb alkalmakkor konyak vagy pezsgő. A kínált ital ingyenes. Étkezés a fogadáson Az ételeket a terem közepén felállított asztalokra helyezik. Általában hidegtálakat, salátákat, sajtot, gyümölcsöket, desszertet kínálnak, a meleg ételek közül legfeljebb a melegítőtálban forrón tartható kisdarabos specialitásokat. Az étkezés megkezdésére a házigazda ad jelt, szóban kérve fel erre a jelenlévőket, vagy legmagasabb rangú vendégét az asztalhoz vezetve. Az asztalnál vagy pincérek segítenek a tálalásban, vagy a vendégek maguk szednek. A tányérok, evőeszközök, szalvéták az asztal szélére vannak elkészítve. Használt tányérba nem illik még egyszer szedni, új tányért és evőeszközt kell venni. A fogadás egyéb tudnivalói Fogadásokon a teremben

rendszerint nincsenek asztalok, székek, bár nagyobb helyiségekben a fal mellett az idősebbek számára és az étkezés megkönnyítésére néhány elhelyezhető. Kisebb asztalok tehetők ki a hamutartók és a használt tányérok, poharak számára (a használt edényt nem illik arra az asztalra visszatenni, amelyen az ételek és a t iszta tányérok, evőeszközök vannak). Mivel az állva étkezés nem egyszerű, célszerű olyan ételekből venni, amelyek ily módon is könnyen elfogyaszthatók. Fogadáson az öltözék napközben félünnepélyes, esti alkalomkor ünnepélyes. A fogadás jelentősége A fogadás jó alkalom arra, hogy a meghívottak megkeressék az ismerőseiket, megismerkedjenek másokkal, és megragadva a találkozás kínálta lehetőséget, esetleg rövid megbeszélésre is sort kerítsenek, amely a későbbi üzletmenetet befolyásolhatja. Távozás A fogadáson való tartózkodás ideje viszonylag szabadon dönthető el, de fél óránál rövidebb

részvétel nem számít teljes értékűnek. Nem illik addig távozni, amíg a fogadási vonal még az érkezőket üdvözölve az ajtónál áll. Távozáskor el kell búcsúzni a házigazdától (kivéve igen nagy létszámú fogadáson, ha nem vagyunk kitüntetett vendégek, illetve ha a házigazda másokkal van elfoglalva). A fogadás vége előtt (kétórás fogadásnál 15-20 perccel, egyórás fogadásnál kb. 10 pe rccel), amikor a vendégek távozni kezdenek, a fogadási vonal, ezúttal ellentétes irányban (bár ez nem mindig kötelező), ismét feláll az ajtónál. Kézfogással és a meghívásért mondott néhány köszönő szóval illik távozni. 39 17/A Vállalatánál új termékük bevezetését támogató sajtótájékoztatót szerveznek. Azt a feladatot kapja, hogy készítse elő a tájékoztatót. • Foglalja össze, melyek a sajtótájékoztatók leggyakoribb formái a gazdasági életben! • Milyen szempontok szerint alakítaná ki a sajtókonferencia

programját? • Milyen technikai eszközöket tartana szükségesnek a tájékozató lebonyolításához? Mikor van szükség sajtótájékoztatóra? Nemzetközi tárgyalások, konferenciák, vásárok, kiállítások, szakmai bemutatók, vállalati évforduló, kitüntetés, az éves mérlegről szóló beszámoló, vagy egyszerűen a nagyobb nyilvánosságnak vagy meghatározott szakmai köröknek szóló tájékoztatás esetén célszerű a sajtó valamilyen formában való tájékoztatása. A hivatalos ügyekkel kapcsolatos szakmai és közérdekű tájékoztatás kötelezettségét hazánkban ma törvény írja elő. Ilyen tájékoztatások, nyilatkozatok adására általában a vállalat vezetője, vagy az általa feljogosított vállalati dolgozó jogosult. A sajtóval fenntartott jó kapcsolatot mindig a szakmai, a s zemélyes és a f olyamatos jelleg biztosítja. Az információadás megtagadása rendszerint kellemetlen következményekkel jár, és többnyire a vállalat

saját érdeke, hogy akár eredményeiről, akár bizonyos problémákról az érintett és az érdeklődő közönséget tájékoztassa. A sajtókapcsolat leggyakoribb formái a mindennapi gazdasági életben: • A vállalati vezetők kapcsolattartása a vállalat szempontjából legfontosabb szakmai és más lapok, folyóiratok illetékes munkatársaival. • Írásos tájékoztatás bizonyos rendszerességgel, vagy fontosabb események kapcsán az említett újságíróknak. • Interjú adása újságírónak az általa kért témában. • Háttérbeszélgetés közérdekű vállalati kérdésekben az újságírók kiválasztott csoportjával. • Sajtókonferencia vagy sajtótájékoztató az említett kérdésekkel kapcsolatosan az újságírók csoportja részére, gyakran fogadással. Az interjú (nyilatkozat) a sajtó és a vállalat illetékes képviselője között folytatott beszélgetés. Az újságíró köteles az általa írott cikket bemutatni a nyilatkozónak, ha a

n yilatkozó neve abban szerepel. A cikk ellenőrzése a nyilatkozó által nemcsak az újságíró által felkínált gesztus, udvariassági megfontolások alapján, hanem biztosíték mindkettőjük számára esetleges tévedések, félreértések kiküszöbölésére is. A szóvivő intézménye régi nemzetközi szokás, az utóbbi 15-20 évben hazánkban is széleskörűen elterjedt. Alapvető feladata a hírközlő szervezetek képviselőinek rendszeres vagy alkalmi tájékoztatása. Módszere alapvetően kétféle lehet: egyoldalú tájékoztatás vagy lehetőséget adva kérdések feltevésére is. Bár az utóbbi jóval nehezebb, de sokkal szimpatikusabb is. Meghívás Több újságíró meghívása esetén a téma jelentőségétől függően kell meghívni az országos hírügynökség, az országos és helyi lapok, a központi és helyi rádió, televízió, valamint a vállalat tevékenységi profilja szempontjából illetékes szervezetek sajtórészlegeinek

képviselőit. A sajtótájékoztatóra a meghívót 2-3 héttel korábban illik elküldeni Célszerű 40 visszajelzést kérni a részvételről, s ha ez nem érkezik meg, telefonon érdeklődni a meghívott részvételéről. 41 Technikai feltételek • A tervezett létszámnak megfelelően választjuk ki a termet. Viszonylag kisebb teremben a normál hangerő elég, nagyobb teremben szükség van hangosító berendezésre. • A terem egyik végében helyezik el azt az asztalt, amelynél a tájékoztatásban részt vevők és az esetleges díszvendégek helyezkednek el. A közönség számára székeket készítenek be, esetenként asztalokat a kényelmesebb jegyzeteléshez, kínáláshoz. • Vannak olyan sajtótájékoztatók is (többnyire hivatalos bejelentések közlése a sajtó képviselőivel, kérdezési lehetőséggel vagy anélkül), ahol a tájékoztatást adó és a többi résztvevő is áll. Az ilyen alkalom mindig a lehető legrövidebb, nincs kínálás,

vendéglátás • A bejárat közelében helyezik el a sajtótájékoztató írásos anyagát (szükség szerint több nyelven), amiből a résztvevők maguk vesznek. Az anyag terjesztésére azonban más módszer is választható, pl. azt érkezéskor minden meghívott kézbe kapja A sajtókonferencia levezetése • A sajtófőnök feladata. (Ha nincs állandó sajtófőnök, erre a feladatra alkalmilag nevezhető ki megfelelő személy.) Az ő feladata a vendégek fogadása, és elhelyezésük, elhelyezkedésük után a sajtókonferencia megnyitása, amelynek elemei: - a hivatalos üdvözlés, - a rendezvény alkalmának ismertetése, - a nyilatkozatot adó bemutatása és felkérése a nyilatkozat megtartására, - a nyilatkozat után a sajtó képviselőinek felkérése kérdések feltevésére, valamint ezekhez és a válaszokhoz a szó megadása, - a konferencia végén a köszönetmondás a n yilatkozatért, a m egjelenésért, elbúcsúzás a meghívottaktól, vagy azok

meghívása a sajtókonferenciát követő fogadásra. A nyilatkozat, a s ajtókonferencia után megjelent cikkeket az azt összehívó szervezet rendszerint figyeli, gyűjti. (A sajtófigyelő intézménye a magasabb szintű szervezeteknél és intézményeknél elengedhetetlen követelmény.) 42 18/A Cége a termékeit bemutató szakmai kiállításon szeretne részt venni. Azt a feladatot kapja, hogy tájékozódjon a részvétel feltételeiről, és készítsen javaslatot, milyen módon jelenhetne meg a vállalat a kiállításon. • Milyen szempontok alapján, és hogyan alakítaná ki a kiállításon való megjelenés feltételeit? • Mit javasolna, kik képviseljék a céget a kiállításon? • Kiket hívna meg vendégként a kiállításra? 43 19/A Felettese a cég külföldi partnereit szeretné egy üzleti ebéden vendégül látni. Azt a feladatot kapja, hogy szervezze meg a vendéglátást. • Milyen módokon szervezhetné meg a vendéglátást? • Milyen

szempontok alapján választaná ki az üzleti ebéd helyszínét? • Milyen menü összeállítását javasolná? Szervezési feladatok Minden protokolláris esemény lebonyolítása szervezőmunkát igényel. Egy-egy eseménnyel kapcsolatos ötletet, adatot célszerű feljegyezni akkor, amikor hozzájutottunk, mert nem biztos, hogy minden kis részlet eszünkbe jut, amikor a konkrét szervezéshez kezdünk. Szervezésen azt a tevékenységet értjük, amely egy kitűzött cél legeredményesebb elérése érdekében folyik. Ha rendezvényt szervezünk, az ezzel összefüggő tennivalókat négy csoportba sorolhatjuk. Ezek: - az előkészületi tennivalók, a szervezés, a rendezvény lebonyolítása, a rendezvény utáni tennivalók. Külföldi delegáció esetén az első hivatalos tárgyalást követően illik díszebédet vagy díszvacsorát adni a vendégek tiszteletére. A külföldi vendégek a hivatalos program kézhezvételekor veszik át a díszétkezésekre szóló

meghívót, vagy a protokollos (szervező) előzőleg bekészíti a szállodai szobájukba. A díszétkezést megelőző napon telefonon ellenőrizni kell, hogy a meghívottak részt vesznek-e a díszétkezésen, és nem történt-e valamilyen változás, ami az ültetési rendet befolyásolhatja. Ültetéses vendéglátás Az étkezésnek fontos szerepe van az életünkben, és jó néhány eseményhez kapcsolódik a magánéletünkben is, a munkánkban is. A díszétkezések ritkább események, mint az ún egyszerűbb étkezések. Ültetéses vendéglátás esetén a m eghívott vendégek száma általában kevesebb, mint az álló megoldásos alkalmakon. Ennek nemcsak az az oka, hogy az ülő vendégek elhelyezésének korlátai vannak, hanem a megteremthető kellemes légkör, a meghittség kívánalma is korlátozza a létszámot. Ültetéses vendéglátás esetén, ahogy növekszik a meghívottak száma, úgy veszít a vendéglátás a meghittségéből. A vendégek közötti

társalgás lehetősége is sokkal korlátozottabb, mint állófogadáson, hiszen az ülő vendégek csak a mellettük, a közelükben ülőkkel tudnak beszélgetni. A vendégek számától függően az asztalok száma, elhelyezése különböző lehet. Az asztalok állhatnak külön is, de elhelyezhetők T, L, U, esetleg fésű alakban. Díszebéd, díszvacsora Az ültetéses vendéglátásnak megvan a m aga szerepe. A legünnepélyesebb ezek között a díszebéd, illetve a díszvacsora. Ezekre általában az étterem külön helyiségében kerül sor, hiszen a pohárköszöntők elhangzásakor olyan szakmai dolgokról is beszélhetnek, amelyek nem tartoznak másokra, azonkívül a társalgás is bensőségesebb idegenek jelenléte nélkül. Az asztalokon márkás étkészletek várják a vendégeket. Ültetési rend van, és az ezzel kapcsolatos 44 információt egyrészt az ültetési tabló, másrészt a n évkártya adja. Az ültetési rend kialakításakor a fővendég (ha

van) és a házigazda elhelyezéséből kell kiindulnunk. Alapvető szempont, hogy a fővendég és a házigazda egymás közelében üljön. Ha étteremben látunk vendégül kisebb vagy nagyobb csoportot, akkor a vendéglátással összefüggő tennivalók, a szakmailag helyes megoldások kivitelezése az étterem dolgozóinak a feladata. A házigazda feladata a meghívottak névsorának összeállítása, az ültetőkártyákról ,ültetőtablóról való gondoskodás, a vendégek protokolláris fogadásának megszervezése. A házigazda a bejárat előtt fogadja a vendégeket, akik a kölcsönös üdvözlés után bemennek a terembe, de nem ülnek le a helyükre, hanem állva beszédbe elegyednek a már bent lévőkkel. Ha a meghívottak már valamennyien megérkeztek, akkor a pincérek kínálni kezdik az aperitifet. Ezt többnyire állva isszák meg a vendégek, miközben beszélgetnek, és esetleg megnézik, hogy hol is van a helyük. Az aperitif után a házigazda asztalhoz

invitálja a vendégeket, és miután mindenki elfoglalta a helyét, a pincérek megkezdik a felszolgálást. A díszétkezés általában 5-6 fogásból áll, aminek része lehet: előétel, leves, főétel, sajt, édesség, gyümölcs, kávé. A pohárköszöntő minden díszétkezés fontos és ünnepélyes eleme lehet. Az étkezés végén a házigazda megköszöni a meghívottak megjelenését, s ezzel asztalt bont. Miután minden vendég eltávozott, a protokollos visszatér az étterembe és rendezi a számlát. Díszétkezés alkalmával ne tegyünk asztali zászlót a díszasztalra (ez a tárgyaláson elfogadott), csak virágkompozíció helyezhető el. Javasolt ételek, italok - aperitif előétel: lehet hideg (pl. kevert saláta, kocsonya, kaviár, gyümölcs, pástétom) ezt a leves előtt szolgálják fel, és lehet meleg előétel a leves után (pl. rizottó, felfújt, tojás, palacsinta) A levesek között is van, amit hidegen tálalnak (pl. gyümölcsleves), és van

meleg leves (erőleves, húsleves stb.) A főétel állhat húsból, halból megfelelő körítéssel, salátával. Ünnepélyes étkezésen kétféle főétel is adható. Pl fehér húsként csirke, kacsa, bárány, borjú A barna húsok közé tartozik a marhahús, a sertéshús, a vadhús. Azt, hogy milyen ételhez milyen ital illik, a szakember (pincér) megmondja, de vannak általában alkalmazott megoldások, amelyeknek ismerete segít az italválasztásban. Pl - Az előételhez könnyű száraz bor illik. Leveshez általában nem fogyasztanak italt, esetleg sört lehet inni utána. Barna húsokhoz magas szesztartalmú vörösbor illik. Fehér húshoz fehér pecsenyebort (száraz) vagy száraz pezsgőt adnak. Édességhez édes fehérbort, aszút vagy pezsgőt szokás inni. Feketekávéhoz konyakot, brandyt, esetleg likőrt kínálnak. Sajtokhoz rendszerint vörösbort adnak. A munkaebéd A munkával összefüggésben sor kerül néha ún. munkaebédre Ezt a célszerűség

alakította ki, mégpedig az idő célszerű kihasználása. Ha egy tárgyalás hosszabb időt vesz igénybe, és ebbe az időbe beleesik pl. az ebéd szokásos ideje, akkor a saját munkahelyén tárgyaló fél, udvarias 45 gesztusként, felajánlja partnerének, hogy ebédeljenek együtt. Így folytatni tudják a tárgyalásukat, és a vendéglátó a vendég megbecsülését fejezi ki meghívásával. Általában a munkahely közelében lévő étteremben bonyolítják le a munkaebédet, ahol is a külsőségek nem ünnepélyesek, a szokásos teríték várja az étkezni szándékozókat. A menü telefonon előre megrendelhető, vagy a helyszínen étlapról lehet kiválasztani a kívánt ételt. Az egyszerűbb ültetéses vendéglátás során 3-4 fogásos a menü, egyszerűbb a teríték, és az italválaszték is kisebb. Munkaebéden az étkező társ a tárgyaló partner (általában a vezető). A munkaebéd-meghívás szólhat két, esetleg három embernek is. Nincs

protokolláris ültetés, a fővendégek természetesen a főhelyeket foglalják el, a partnerek egymás mellett helyezkednek el. Pohárköszöntő rendszerint nincs, de illik minden esetben néhány kötetlen üdvözlő szót mondani, felállás és taps nélkül. A munkaebéd – mint minden étkezéses program – alkalmas a kötetlen véleménycserére is, és jótékonyan hathat a tárgyalás menetére. Míg a társalgás célja kellemes időtöltés kötetlen beszélgetéssel, a t árgyalást a f elek azért folytatják, hogy saját céljukat elérjék. Az emberek fehér asztal mellett könnyebben hajlanak a megegyezésre. 46 20/A Felettese a c ég új külföldi partneréhez utazna üzleti tárgyalásra. Azt a f eladatot kapja, hogy készítse elő a tárgyaláson való részvételt. • Milyen szempontok alapján alakítaná ki az üzleti tárgyaláson való megjelenést? • Hogyan tájékozódna az üzleti partnerről? • Milyen kérdésekről tájékozódna, hogy

főnöke a külföldi partner országának viselkedési szabályait betartva jelenhessen meg a megbeszélésen? Hivatalos utak szervezése Előkészületek A vezető alkalmazottjának programszervezési feladatokat is el kell látnia időközönként. Ilyen tennivalók akadnak pl. a főnök elutazásával kapcsolatosan, és akkor is, ha a vezetőnek hosszabb-rövidebb ideig vendégei vannak. Ha a vezető külföldi utazás előtt áll, akkor elő kell készíteni az útját. Attól függően, hogy milyen járművel utazik, gondoskodni kell vonat-, repülő-, esetleg hajójegyről. Ha pedig személygépkocsival utazik a vezető, és a gépkocsit nem maga vezeti, akkor a gépkocsi vezetőjével idejében meg kell beszélni az indulás időpontját, úti célját, a program időtartamát, és esetleg még más részletet is tisztázni kell. Pl ha a célállomáson kívül – ahol a p rogram hosszabb ideig tart – közben még máshová (más helységbe) is el kell vinnie a vezetőt,

akkor ezt előre közölni kell a gépkocsivezetővel, hogy felkészülhessen (az útvonalakat átnézze, térképet szerezzen be stb.) Ha pedig más közlekedési eszközzel utazik a vezető, akkor a beosztottnak abban kell közreműködnie, hogy a legjobb megoldást válasszák ki az utazáshoz. Ehhez át kell néznie az úthoz szükséges információt nyújtó menetrendet, és ki kell gyűjtenie azokat a lehetőségeket, amelyekből a vezető kiválaszthatja a számára legmegfelelőbbet. Egy-egy út előkészítéséhez hozzátartozik a menetrend átnézése, a menetjegy, helyjegy megvásárlása, a s zállásfoglalás, az utazáshoz kapcsolódó, az üzleti tárgyaláshoz szükséges iratok, esetleg a vezető által tartandó előadás kéziratának előkészítése. Külföldi útnál az azzal összefüggő okmányok előkészítése, ajándékról való gondoskodás stb. Az úti okmányok összegyűjtése és azoknak jól kezelhető rendezése nagy segítség utazás előtt.

Ideális esetben a vezető pontosan tájékoztatja közvetlen munkatársát az utazása céljáról, a partnerekről, hosszabb távolléte esetén a tervezett napi programokról, azok helyéről stb. Így a munkatárs teljes felkészültségével tud közreműködni az utazás minél jobb előkészítésében. Hosszú időtartamú program esetén célszerű elkészíteni azt az utazási tervezetet, amely az elindulástól a megérkezésig tartalmazza a részleteket, azok időpontjait, helységeit. Ennek egyik példánya a vezetőé, a másik az alkalmazotté. Figyelni kell arra, hogy megfelelő számban vigyen a vezető magával névjegykártyát, hiszen használata elengedhetetlen az üzleti életben. A hivatalos tárgyalások alkalmával a magyar és az illető ország asztali zászlaját kihelyezik a tárgyalóasztalra. Az utazások különbözőek lehetnek időtartamuk, viszonylatuk, jellegük szerint, és nagyvállalatoknál, intézményeknél külön munkacsoport vagy személy

foglalkozik az utazásokkal, az ezekhez kapcsolódó adminisztrációval, a dokumentumok elkészíttetésével. A hivatalos utazásokkal összefüggő kiadásokra meghatározott pénzösszeget felvehet az utazó a házipénztárból, majd az utazás befejezése után annak felhasználásáról el kell számolnia. Szükség van a bizonylatokra, szállodai számlára, menetjegyre, az egyéb kiadások igazolásaira. Tájékozódás a külföldi partnerről 47 A sikeres hivatalos tárgyalások érdekében háttér-információkat kell beszerezni, így lehet felkészülni pontosan a tárgyalófeleknek a tárgyalásokra. Tudakozódni kell többek között az iránt, hogy a külföldi partnernek van-e valamilyen különleges érdeklődési köre, s ennek megfelelően lehet ajándékot kiválasztani. 48