Economic subjects | Project management » Projektmenedzsment I

Projektmenedzsment I. A stratégiaorientált PM elmélete és módszertana Mit nevezünk projektnek? Ezek nem projektek: Egy autó eladása Egy magazin elolvasása Készpénzfelvétel Kiállítás egy napjának eseményei Ezek projektek: Autókereskedőnél értékesítési csapat létrehozása Egy új magazin vagy régi magazin új arculatának bevezetése Bankrablás megtervezése, szervezése és végrehajtása Kiállítás, konferencia megszervezése Projektek vs. normál szervezeti tevékenység Normál szervezeti tevékenység Folyamatos/ismétlődő Stabil környezetben hatékony Egyensúly és Állandó lassú változás erőforrások és szerepek Felhalmozódó Projekt Eseti, feladatok tapasztalat egyedi feladatok Gyorsan változó környezetben „Forradalmi” változás Ideiglenes hatékony erőforrások és szerepek Bizonytalanság és kockázat A projekt fogalma Olyan tevékenység, amely egy szervezet

számára, olyan egyszeri és komplex feladatot jelent, amelynek valamint teljesítési időtartama (kezdés és befejezés) teljesítésének költségei meghatározottak, egy adott eredmény elérésére irányul. A projektvezetés helye a szervezetek vezetésében A stratégia Megfogalmazása során egy szervezet vezetősége arra keresi a választ, hogy: és A külső környezet feltételei és lehetőségei, továbbá a szervezet belső adottságai alapján milyen jövőbeni állapot kialakítása látszik célszerűnek a szervezet számára, Milyen döntéseket kell hozni ezen állapot elérése érdekében, Milyen eszközökkel (erőforrásokkal, módszerekkel) realizálhatók a meghozott döntések. A szervezeti stratégiák hierarchiája Projekttípusok A projekt sikerességének értelmezése A projektet azonosító elsődleges projektcélok A projekt sikerességének értelmezése Hierarchikus modell Elsődleges projektcélok alapján

történő értékelés A projektet kezdeményező projekttulajdonosi szervezet megelégedettsége alapján történő értékelés A projektben érintett érdekcsoportok megelégedettsége alapján történő értékelés A projektvezetés mint mesterség Klasszikus megközelítések Projektvezetés: bizonyos módszerek és technikák illetve ezek kombinációinak alkalmazása Pinto: a humán képességekre helyezi a hangsúlyt Szintézis: Technikai képességek: a projekt szakmai tartalmából adódó műszaki stb. szakmai ismeretek értendők Humán képességek: mindazok a készségek, amelyek segítségével a projektvezetők a szervezet és a projektcsoport tagjaival érintkeznek Projektspecifikus vezetési képességek A projektvezetés mint mesterség Technikai képességek projektenként adottak Humán képességek: - vezetői - csapatépítő - kapcsolatteremtő - kommunikációs - tárgyalási - konfliktuskezelési - problémamegoldó

képesség A projektvezetés mint mesterség Amire koncentrálunk tehát: Projektspecifikus vezetési képességek: Ismeret Alkalmazási készség Szemléletmód – stratégiaorientált projektvezetési szemléletmód A projektvezetés mint mesterség A projektvezetési mesterség eszköztára: Projektvezetési technikák: olyan projektvezetési eszközök, amelyek jellegüknél fogva kvantitatívak – időtervezésben vagy a kockázatelemzésben használt eszközök. Projektvezetési módszerek: jellegüknél fogva nem kvantitatívak, hanem mintegy iránytűként jelzik a megoldást – a projektbehatárolásra vagy a projektszervezeti megoldásra vonatkozó döntésben használt eszközök. Projektvezetési eljárások: a projektvezetési folyamat egészét szem előtt tartva, mintegy forgatókönyvszerűen leírják és szabályozzák a projektfolyamat lépéseit – szerepkörök, dokumentációk pl. (módszertanok) A projekt folyamata A projektciklus

általános modellje A projekt folyamata A projektfolyamat szereplői A projektfolyamat résztvevői: -Projekttulajdonosi szervezet a projektet kezdeményező szervezet Projektvezető: feladata a projektfolyamat vezetése Szponzor: a projektet közvetlenül előmozdító felsővezető Tanácsadók A projektcsoport tagjai - -Külső közreműködő szervezetek A projekt teljesítési fázisába tartozó tevékenységek teljesítői és beszállítói és a projekttulajdonosi szervezetet támogató külső tanácsadók A projekt folyamata - A projektfolyamat szereplői A projekt érintettjei: - Belső érintettek, a projekttulajdonosi szervezeten belüli érdekcsoportok - Tulajdonosok vagy részvényesek - A teljesítésben vagy vezetésben résztvevők - Munkavállalók szakmai csoportjai - Vezetők hierarchikus csoportjai - A projekteredmény leendő felhasználói A projekt folyamata A projektfolyamat szereplői A projekt érintettjei: - Külső érintettek, a

projekttulajdonosi szervezeten kivüli érdekcsoportok - Hatósági jellegű csoportok - Üzleti alapon működő szervezetek - Szakszervezetek, szakmai és érdekvédő szervezetek - Fogyasztók, a projekteredmény projekttulajdonosi szervezeten kivüli felhasználói - Köznyilvánosság - Helyi közösségek - Mozgalmak, egyesületek A projekt folyamata A projektfolyamat alapvető sajátosságai Az utóbbi évtizedekben megszaporodtak azok a projektek, amelyeknek eredményei nem kvantifikálhatóak (számszerűsíthetőek) Ez a tény eredményezi a projektek alapvető két sajátosságát: - interdependencia (kölcsönös függés) - bizonytalanság A projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása Mire legyen képes a projekt? Szervezeti stratégiából következik Funkcionális képességek  Nem funkcionális képességek  Két lehetséges módszer: - funkció-cél struktúra alapján - eszközstruktúra alapján A projekteredmény tartalmi-terjedelmi

behatárolása Funkció-cél struktúra alapján A projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása A projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása Eszközstruktúra alapján A projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása Célstruktúra alapján A projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása Eszközstruktúra alapján A projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása A módszerek alkalmazásának előnyei: Szervezeti stratégia projekteredmény = kompatibilitás!  Pontosabb projektbehatárolás  Pontosabb projektteljesítési tervek (idő-, erőforrás- és költségtervek) A projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása Funkció-cél, eszközstruktúra alapján  Tartalmi-terjedelmi behatárolás Megvalósítható-e az adott projekt? MEGVALÓSÍTHATÓSÁGI TANULMÁNYOK A projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása Megvalósíthatósági tanulmányok szerepe van Döntéselőkészítő Részei: Technikai

Környezeti-ökológiai Projektmarketing Piaci     Pénzügyi Kockázatokra vonatkozó Fenntarthatóságra vonatkozó A telepítés földrajzi helyzetére vonatkozó tanulmány. A projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása     Megvalósíthatósági tanulmányok Technikai: a szükséges és létrehozandó eszközök azonosítása Környezeti-ökológiai: vizsgálata a vonatkozó jogszabályok és a környezetet ért hatások és terhelések Projektmarketing: az érdekeltek körének, valamint érdekeiknek a feltárása, várható magatartásuk pozícionálása Piaci: a projekteredmény révén előállított termékek/szolgáltatások várható piaci fogadtatásának értékelése, a várható bevételek kalkulációja A projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása Megvalósíthatósági tanulmányok Pénzügyi: a projekthez szükséges tőkenagyság vizsgálata, annak finanszírozási forrása(i), a projekt során

keletkező hozamok, a megtérülés, a megtérülést érintő kockázatok értékelése. Kockázatokra vonatkozó: Kockázati politika! a projektet érintő kockázatok feltárása és hatásuk számszerűsítése Fenntarthatóságra vonatkozó: technikai: működőképesség megőrzésének vizsgálata pénzügyi: a technikai fenntarthatóság pénzügyi forrásainak elemzése   A telepítés földrajzi helyszínére vonatkozó: lehetséges helyszínek értékelése A projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása Megvalósíthatósági tanulmányok DÖNTÉS! Két lehetőség: Pontrendszer alapján  Életciklusköltség alapján A projekt idő-, erőforrás-, és költségterve A tevékenységek meghatározása tevékenységstruktúra  A tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatok meghatározása precedenciatáblázat Erőforrás-allokáció (emberi, technikai, anyagi) erőforrás mátrix feladat-felelősség

mátrix, tevékenység- A teljesítés időtervének kialakítása hálóterv, Gantt-diagram A teljesítés időtervének becslése és pénzáramlási terv készítése Az időterv elemzése és optimalizálása a költségek figyelembevételével A projekt idő-, erőforrás-, és költségterve A tevékenységek meghatározása A projekt szempontjából tevékenység minden olyan elem, amely: Két, meghatározó időpont (kezdés-befejezés) között kerül teljesítésre, Teljesítése valamilyen erőforrást igényel, A teljesítés helyszíne, illetve szervezeti egysége meghatározható. A projekt idő-, erőforrás-, és költségterve    Logikai-függőségi kapcsolatok meghatározása A projekt idő-, erőforrás-, és költségterve Erőforrás-allokáció Feladat-felelősség mátrix F = felelős, K = Közreműködő Tevékenység-erőforrás mátrix A projekt idő-, erőforrás-, és költségterve A teljesítés időtervének

kialakítása Hálóterv Oszlop- vagy sávdiagramok (Gantt-diagram) A projekt idő-, erőforrás-, és költségterve A teljesítés költségeinek becslése, pénzáramlási terv Költségtervezési megoldások: Paraméteres költségbecslés  Egységárak alapján történő költségbecslés  Költségnemek szerinti csoportosítás alapján történő költségbecslés  Tevékenység alapú költségbecslés A projekt idő-, erőforrás-, és költségterve  Az időterv elemzése és optimalizálása a költségek figyelembevételével Kritikus lánc szerinti tervezés A projektkockázatok értékelése és kezelése - Kockázati források feltárása és csoportosítása Projekten kívüli Projekten belüli kockázatok   - Kockázati tényezők meghatározása és csoportosítása - Kockázati tényezők hatásainak elemzése és számszerűsítése - Kockázatkezelési politika kialakítása - Kockázatkezelési politika

alkalmazásának értékelése A projektkockázatok értékelése és kezelése A kockázatkezelés eszközei: Kockázatok elkerülése  Kockázatok csökkentése  Kockázatok áthárítása  Kockázatok megosztása A projektszervezet formái  A projektszervezet szervezeti formától. Projektszervezeti minden egyes projektre egyedileg kerül meghatározásra, független a megoldások: Lineáris-funkcionális struktúrán alapuló projektszervezet  Projektre orientált projektszervezet  Mátrix-struktúrán alapuló projektszervezet A projektszervezet formái Lineáris-funkcionális struktúrán alapuló projektszervezet: a projektfeladatokat a szakmailag illetékes funkcionális szervezeti egységek munkatársai végzik a funkcionális vezetők irányítása mellett. A projektvezetőnek döntéselőkészítő- koordináló szerepe van A projektszervezet formái Projektre orientált projektszervezet: külön szervezeti egység jön

létre, amely összegyűjti a projekthez szükséges funkcionális munkatársakat a szükséges létszámban és időtartamra. A projektvezető formális vezetője a csoportnak. A projektszervezet formái Mátrix-struktúrán alapuló projektszervezet: az előző kettő ötvözete. A feladatokat a funkcionális egységek dolgozói végzik, de az irányítási hatáskör megoszlik a funkcionális vezetők és a projektvezető között. A projektkontroll Elkezdődik a projektciklus teljesítési szakasza igény az ellenőrzésre PROJEKTKONTROLL!  Kétféle lehet: folyamatra vonatkozó projektkontroll középpontjában a teljesítés folyamata áll eredményre vonatkozó projektkontroll projekteredményre irányul a projektfolyamat során létrejövő   A projektkontroll A projektkontroll folyamatelemei A projektkontroll meghatározása A normák Folyamatkontroll esetében: a normák szerepét az idő- és költségterv tölti be. 

Eredménykontroll esetében: normaként a projekt tartalmi-terjedelmi behatárolása során megfogalmazott projekteredmény szerepel.  A projektkontroll Információk gyűjtése Folyamatkontroll esetében: meghatározott időpontokhoz kötött, meghatározott (napi, heti, havi) gyakoriságú információgyűjtés.  Eredménykontroll esetében: a projekt úgynevezett „mérföldköveihez” (mérföldkő-események) kötött információgyűjtés. A projektkontroll Elemzés  Folyamatkontroll esetében:  Eltéréselemzés Előrejelzés (a normák és a tényleges helyzet különbözősége) (a befejezésre vonatkozó várható helyzet) Eredménykontroll esetében:  Eltéréselemzés (az adott mérföldkő-eseményhez tartozó tervezett és valós állapot közötti különbség értékelése) A projektkontroll Korrekció Lehet olyan jellegű is, hogy magukban a normákban is változást okoz: Folyamatkontrollnál az idő- és

költségtervben. Eredménykontrollnál A projektkontroll Követelményei: a létrehozandó projekteredményben. Időben jelezze a normáktól való eltérést, ezzel együtt a szükséges korrekciókat! A projektkontroll információáramlási folyamata legyen összhangban az adott projektre alkalmazott projektszervezeti formára jellemző hatásköri sajátosságokkal! A projektkontroll elemzési-értékelési eredményeinek nem lehet kizárólagos, egyedüli felhasználási módja a személyi felelősségre vonás!    A projektkontrollból származó információk gyorsan áttekinthető és értelmezhető formában jelenjenek meg (táblázatok, grafikonok)! A projektteljesítési stratégia Definíciója: az elsődleges projektcélokkal (az elvárt projekteredmény, a teljesítés tervezett időtartama és költsége) összefüggő, a projekt teljesítési fázisában felmerülő felelősségek és kockázatok allokációjának a kialakítása a

projekttulajdonosi szervezet és a teljesítésben résztvevő külső közreműködők közötti viszonylatban.  Csak külső projektek esetében értelmezhető! A projektteljesítési stratégia Eszköztára Szerződéstípusok Tradicionális szerződés: külön szerződés minden munkafázisra más-más közreműködővel.  Kulcsrakész szerződés: egy szerződés egy közreműködővel a teljes tevékenységfolyamat teljesítésére. A részfeladatokat teljesítő alvállalkozókat a fővállalkozó alkalmazza  Menedzsment szerződés: a projekttulajdonos szerződést köt a menedzsment vállalkozóval, aki koordinálja a projekt teljesítését, szerződéseket köt a külső közreműködőkkel a projekttulajdonos nevében stb. A projektteljesítési stratégia  Pénzügyi elszámolási módok Ár bázisú pénzügyi elszámolási mód: előzetesen rögzítésre kerül a projektfeladat teljesítéséért a közreműködőt megillető pénzérték,

függetlenül a tényleges költség(ek)től. Átalányár: a teljesítendő feladatmennyiség egészére egyetlen összegben kerül meghatározásra az ár. Egységár: a fizetendő összeg valamilyen egységnyi mennyiségre (m2, fő pl.) vonatkoztatva kerül meghatározásra.   Költség bázisú pénzügyi elszámolási mód: a projektfeladat teljesítése során felmerülő közvetlen költségek, általános költségek és a közreműködői nyereség fedezetéül szolgáló díj kerül kifizetésre. Költség plusz fix díj Költség plusz százalékos díj A projektteljesítési stratégia   Pénzügyi elszámolási módok bázisú pénzügyi elszámolási mód: a jobb közreműködői teljesítésre történő motiválás igénye hozta létre. A projekteredmény valamely paraméteréhez kapcsolódik Cél Három típusa:  Költségcél típusú Határidőcél típusú Paramétercél típusú A projektteljesítési stratégia

Versenyeztetés Típusai Nyílt versenyeztetés: az ajánlatadás lehetősége nincs előzetes minősítés megszerzéséhez kötve utóminősítés Szelektív versenyeztetés: a részvételi lehetőség egy, az ajánlattételtől elkülönült, alkalmassági minősítés megszerzésétől függ. Kétszintű versenyeztetés: az ajánlatadás első szintjén az alkalmasság megítélése és az ajánlat bizonyos elemei szerepelnek Kétlépéses Kétlépcsős versenyeztetés. Meghívásos versenyeztetés: az ajánlatadás lehetősége nincs előzetes minősítés megszerzéséhez kötve, de csak azok vehetnek részt, akiket a projekttulajdonos felkért ajánlattételre Közvetlen felkérésen alapuló Sorozat-versenyeztetés     A projekt elkezdődhet, de a mi munkánk most (ebben a félévben) véget ért. Köszönöm a figyelmet! Jó munkát a továbbiakban!