Informatika | Vállalati információs rendszerek » Dombi Ágnes - Integrált informatikai rendszerek szigorlat kidolgozása

INTEGRÁLT INFO-S KIDOLGOZÁSA: RENDSZEREK SZIGORLAT 1. A vállalati működés fekete doboz modellje, a külső információs kapcsolatok Vevői-, szállítói-, banki-, költségvetési kapcsolatok. A rendszerhatáron átmenő főbb adatfolyamatok. Minden vállalat tevékenységét az üzleti célkitűzések határozzák meg. Az üzleti célkitűzések eléréséhez üzleti folyamatokat határoz meg, minden üzleti folyamat elvégzendő tevékenységek szabályozott sorozata. A folyamatok, tevékenységek elvégzéséhez egy szervezetet kell létrehozni, a szervezetben minden folyamathoz és tevékenységhez felelőst kell kijelölni. Ahhoz, hogy a cég a gyorsan változó környezeti kihívásoknak megfeleljen, üzleti folyamatait időről-időre felül kell vizsgálnia, újra kell szerveznie. (BPR = Business Process Reengineering, illetve BE = Business Engineering.) „A sikeresen végrehajtott BE biztosítja, hogy az üzleti folyamatok kulcsfontosságú lépései az adott

körülmények között maximálisan hatékonyak, rugalmasan reagálóak és szolgáltatás orientáltak legyenek. E végeredmény eléréséhez a vállalatnak - törekednie kell, hogy vevői és szállítói számára értéket teremtsen, - integrálnia kell valamennyi kritikus üzleti folyamatát, - egyedi feladatok helyett teljes üzleti folyamatokat kell a vezetésre bíznia, - egyszerűsíteni kell, vagy teljesen kiiktatni az üzleti tevékenységek bonyolult láncolatait. Ily módon a BE hat az üzleti folyamatokra, a vezetési módszerekre, a feladatleírásokra, és a szervezeti felépítésre.” [1] A folyamatban meghatározó szerepet játszik az Információ Technológia. „Az IT az alkalmazott eszközök, technikai eljárások és ismeretek összessége: - az adatgyűjtés, adattárolás, adatfeldolgozás, információ- továbbítás módja, - az alkalmazott technikai eszközök összessége, (hardver, szoftver, hálózatok, alkalmazói rendszerek).” [2] Az IT

erőforrások osztályozása (Information Audit and Control Foundation és az IT Governance Institute) szerint: - „Data: a vállalatnál előforduló adatok a legszélesebben értelmezve (papíralapú, elektronikus, hang, kép, stb.), - Application Systems: a manuális és automatizált eljárások összessége, - Technology: a hardver, az operációs rendszerek, az adatbázis-kezelő rendszerek, a hálózati eszközök, multimédiás eszközök, stb., - Facilities: az információs rendszert támogató összes rendelkezésre álló berendezés, szolgáltatás, - People: a személyzet és mindazon képessége, mellyel az információs rendszert tervezi, működését szervezi, beszerzi/fejleszti, bevezeti, működteti, és működését felügyeli.” [3] (Az egyes kifejezések jelentésének hűségének megőrzése miatt a felsorolásban az eredeti angol szavakat szerepeltetjük.) A fenti bevezető után jelen anyag a cégek üzleti folyamatainak vázlatos ismertetése mellett a

folyamatokat támogató információs rendszerrel, annak elvárt működésével és szolgáltatásaival foglalkozik. Fentiek tükrében az információs rendszer az információk, adatok, eljárások (manuális és automatizált) szervezett rendszere, célja az üzleti célok elérésének hatékony, elvárt szintű támogatása. „Az üzleti folyamatok információval szemben támasztott követelményei: - effectiveness: az üzleti folyamat szempontjából releváns, korrekt, konzisztens, melyet megfelelő időben és minőségben nyújt a rendszer, - efficiency: az információ ellátás az erőforrások optimális felhasználásával történik, - confidentality: az információ védelme az illetéktelen hozzáféréstől, - integrity: az információ az üzleti elvárásoknak megfelelően teljes, pontos, - availability: mind az információk, mind az IT erőforrások az üzleti folyamatok igényének megfelelő időpontban történő rendelkezésre állása, - compliance: az

üzleti folyamatokat érintő, kívülről előírt üzleti kritériumoknak (törvények, szabályozások, szerződések, stb.) való megfelelés, - reliability: a menedzsment információ ellátása olyan hogy eleget tudjon tenni működtetési és beszámolási kötelezettségeinek.” [3] (Itt ismét az eredeti angol kifejezéseket szerepeltetjük, a már korábban említett okból). Megjegyezzük, hogy az egyes követelmények egymással átfedő módon érvényesülhetnek. Ahhoz, hogy a szolgáltatott információ folyamatosan kielégítse az üzleti követelményeket, az erőforrások működtetésére vonatkozóan kontrollokat (ellenőrzési intézkedéseket) kell definiálni, bevezetni, és alkalmazni. Az üzleti folyamatokhoz kapcsolódó alapfogalmak A cég tevékenységének gyakorlása közben külső partnerekkel tart kapcsolatot, ezek a vevők, illetve a szállítók. A cég az általa beszerzett, illetve előállított terméket, vagy szolgáltatást a vevők számára

értékesíti, az értékesítéshez szükséges termékeket-, illetve gyártás esetén anyagokat, alkatrészeket a szállítóktól vásárolja meg. A vásárlási folyamatokat, miként valamennyi anyagi folyamatot, információs folyamatok kísérik, az információk első megjelenési formája általában egy papíralapú bizonylat. Vásárlás esetén ez lehet szállítólevél és számla. A szállítólevél az átvett áruk tételes felsorolása mellett az átadás-átvétel (teljesítés) igazolására szolgál. A számla tartalmazza az áru ellenértékeként fizetendő összeget, kiállítása kötelező, a kifizetés csak ennek alapján történhet. A számla kiegyenlítése történhet készpénzzel, vagy banki átutalással, ennek megfelelően a számla fizetési módja lehet készpénzes, vagy átutalásos. Átutalásos fizetési mód esetén a szállító áruhitelt nyújt vevőjének, így fokozottan kell figyelnie e számlák kiegyenlítését. Ennek módja az

átutalásos számlák külön nyilvántartásba vétele, e nyilvántartást folyószámlának nevezzük. Vevőink tartozását a vevői folyószámlán, szállítóink felé fennálló tartozásainkat a szállítói folyószámlán tartjuk nyilván. Értékesíthetünk készterméket, részegységeket, alkatrészeket, anyagokat. Ezeket összefoglaló névvel cikkeknek nevezzük. A cikkek cégnél rendelkezésre álló mennyisége alkotja az anyagi készletet, vagy röviden a készletet. A készlet lehet szabadon felhasználható, azaz szabad készlet, illetve valamely konkrét célra már felhasználásra tervezett, azaz foglalt készlet. A cég termékei iránti konkrét vevői érdeklődést vevői ajánlatkérésnek nevezzük. A szállítóink termékei iránti érdeklődésünk a szállítói ajánlatkérés. Megfelelő ajánlati válasz esetén vevői-, illetve szállítói megrendelés készül, mely visszaigazolás esetén szerződéses kapcsolatot jelent a partnerek között.

A szállító a megrendelt termék rendelkezésre állása esetén szállítási értesítést küld partnerének. Törvényi előírás szerint minden működő cég köteles számlavezető bankjánál folyószámlát nyitni. E folyószámlára érkeznek a vevői átutalások, erről a számláról egyenlíti ki bankunk átutalási megbízásunk alapján szállítói tartozásainkat E tranzakciókról a bank banki értesítést (folyószámla kivonatot), illetve időszakonként egyenleg-értesítőt küld. Adófizetési-, járulékfizetési kötelezettségünknek a pénzbeli teljesítés mellett bevallás útján teszünk eleget az állami-, önkormányzati-, illetve társadalombiztosítási szervek ("hatóságok") felé. A vevők, szállítók, bankok, "hatóságok" egy cég legfontosabb külső partnerei, a bevezetőben vázolt bizonylatok a külső (kimenő, illetve bejövő) információhordozók. Az információs rendszerben szereplő objektumok (pl.:

vevők, cikkek, stb) számos tulajdonsággal rendelkeznek, melyeket adataik írnak le. Az egyes objektumokra tulajdonságaikkal együtt történő hivatkozás könnyebbé tételére az objektumokat kódokkal azonosítjuk. Az azonosításhoz szükséges, hogy az objektum és kódja között kölcsönös és egyértelmű megfeleltetést hozzunk létre, más szavakkal a kód egyedi azonosító. Az információs rendszerbe folyamatosan kerülnek be külső és belső adatok, melyeket tárolunk. Megváltozásuk, elévülésük esetén az információs rendszernek mindig rendelkeznie kell az új adatok felvitele, a meglévő adatok módosítása és - törlése, valamint az informálást biztosító lekérdezés funkciókkal. Adott vállalat valamennyi feldolgozását, számítástechnika és a telekommunikáció együttes alkalmazásával megvalósító, egységes információs rendszert integrált vállalatirányítási információs rendszernek nevezzük. Az integrált rendszerben a

funkciók, tevékenységek nem keverednek és nem duplikálódnak, a feldolgozás egyes lépései úgy adják tovább az információt, hogy közben nem változik az eszköz, nincs többszörös adatbevitel. Az anyag a továbbiakban az IT erőforrások közül az „adatok, alkalmazói rendszerek, emberi tényező” (data, application systems, people) hármasra koncentrál. A külső információs kapcsolatok Minden vállalkozás egy rendszer, mely kapcsolatot tart a külvilággal, tehát nyílt rendszer. Más szavakkal a rendszer határain keresztül anyagi javak, információk, stb. áramlanak Információs rendszerről lévén szó, a következőkben az információk áramlását vizsgáljuk. Beszélünk kimenő- és bemenő információkról, melyek a rendszer határain átmenő adatfolyamok. A kimenő információk forrása a cég, nyelője lehet a vevő, a szállító, a bank, a "hatóság”. A bemenő információk nyelője a cég, forrása lehet a vevő, a szállító,

a bank a "hatóság". Az információ-kapcsolati modellt az 1. ábra szemlélteti, az egyes adatfolyamok megnevezését, az ábrában alkalmazott rövidítéseket az 1-4. táblázatok tartalmazzák Bemenő információk vevői ajánlatkérés (VAK) vevői megrendelés (VM) vevői megrendelés módosítása (VM) Kimenő információk ajánlati válasz (VAV) visszaigazolás (VMV) visszaigazolás módosítása (VM) szállítási értesítés (VSÉ) szállítólevél (VSL) számla (VSZ) 1. táblázat: vevői információk Bemenő információk ajánlati válasz (SAV) visszaigazolás (SMV) visszaigazolás módosítása (SMV) Kimenő információk szállítói ajánlatkérés (SAK) szállítói megrendelés (SM) szállítói megrendelés módosítása (SM) szállítási értesítés (SSÉ) szállítólevél (SSL) számla (SSZ) 2. táblázat: szállítói információk Értelemszerűen a szállítói és vevői oldal információi szimmetrikusak. Megjegyzendő, hogy a

táblázatban csak az alapvető információk vannak feltüntetve, és a táblázat az időrendi sorrendet nem minden esetben tükrözi. A gyakorlatban egy-egy adatfolyam el is maradhat. Bemenő információk értesítés átutalásokról (ÁTU) egyenlegértesítő (EGY) értesítés kamatokról (KAM) értesítés kifizetésekről (KIF) értesítés feltételek változásáról (VÁL) értesítés befizetésekről (KIF) Kimenő információk átutalási megbízás (ÁMB) lekötési rendelkezés (LEK) készpénzfelvételi igény (KPI) készpénz-befizetési igény (KPI) 3. táblázat: banki információk Természetesen az itt közölt információk az alapvető adatfolyamok, esetenként egyéb "információváltásra" is sor kerülhet. Bemenő információk folyószámla kivonatok (KIV) fizetési meghagyások (FIM) értesítés késedelmi pótlékokról (KÉS) adatközlési felhívások (ADF) Kimenő információk adóbevallások (AB) TB jelentések (TB) adatközlések

(ADK) 4. táblázat: "hatósági információk" Csak az alapvető információkat soroltuk fel. Az egyes információk szolgáltatását törvény írja elő. („compliance”) Szállítók Vevők VSL VMV VAK SAV VM VSÉ SAK SSL SSÉ VAV SM VSZ SSZ A ÁTU vállalat ÁTU KIF EGY KIV KÉS LEK VÁL KAM TB ADK FIM AB ADF KPI A vállalat bankja 1. ábra: külső információ kapcsolati modell „Hatóságok ” 2. Vevői ajánlatkérések, megrendelések, az áru kiszolgálása Folyamatok, tevékenységek. Az ajánlatkérések adatai, az ajánlati válasz tartalma A cég értékesítési folyamata szempontjából meghatározó kapcsolatai a vevői és szállítói kapcsolatok. E kapcsolatok rendszeres és intenzív kommunikációban valósulnak meg a partnerek között, ezért célszerű a visszatérő vevők és szállítók adatainak tárolása a rendszerben. Tárolási szempontból a vevők legfontosabb adatai: a vevő neve, címe (telephely és

értesítési), számlavezető bankja, banki számlaszáma, telefonszáma(i), fax száma(i), a kapcsolattartó személy neve, e-mail címe. Adott vevőről opcionálisan további hasznos adatokat tarthatunk nyilván: a fizetési kedvezmény mértéke, a fizetési határidő (átutalásos fizetési mód esetén), éves összes vásárlása 3 évre, fizetőképessége, esetleges csoportba sorolása. Mindezen adatokat a vevőkóddal kapcsoljuk össze. A fenti adatok megegyeznek a tárolandó adatokkal. Az egyes adatok felhasználása, jelentősége: a név, cím, kapcsolattartó személy adatokat levelezésben használhatjuk, a név és a cím a számlán kell szerepeljen. A fizetési kedvezmény, fizetési határidő adatok a számlázásnál jelentősek. A vevő "jóságát" jellemzi az éves összes vásárlás, valamint a fizetőképességi információ adat. A három év adata trendet tükrözhet Itt jegyezzük meg, hogy a fizetőképességi információ kizárólag arra

utal, hogy a vevő cégünk felé mennyire "jól" (határidőben, pontosan) fizet. A fizetési kedvezmény mértéke adat a kedvezményadás módjától függően változó tartalmú lehet. Az árkedvezmény adott cikkre vonatkozóan általában a cikk lista-árának egy előre megadott százalékkal való csökkentését jelenti. Adott cikk esetében az árcsökkentést alapvetően a vevőtől és a cikk beszerzési árától függ. Ez a „kettős függés” a rendszerben többféle módon tárolható, itt példaképp egy lehetséges megoldást szemléltet a 10. Táblázat Engedmény 1. csoport Engedmény 2. csoport Kedvezmény % Kedvezmény % Kedvezmény % Kedvezmény % 1. Cikkcsoport k. Cikkcsoport Engedmény n. csoport Kedvezmény % Kedvezmény % 5. táblázat: cikkcsoportok és vevői engedmény-csoportok A vevői adatok időben változhatnak. E változásokat az információs rendszer tárolt adatain is át kell vezetni. Általában egy a vevőihez

hasonló nyilvántartással kapcsolatosan az információs rendszer az alábbi tevékenységek elvégzésére kell képes legyen: új vevő adatainak felvitele, a nyilvántartásban szereplő vevő adatainak módosítása, - törlése különféle szempontok szerinti lekérdezések. Az egyes tevékenységek elvégzésekor biztosítani kell, hogy egy vevő se kerülhessen kétszeresen a nyilvántartásba. Ezt a felvitel és a módosítás tevékenységeknél szigorú ellenőrzésekkel kell biztosítani. A vevőnév és a cím adatok nehezen ellenőrizhető, szöveges információt tartalmaznak, itt védekeznünk kell az esetleges rögzítési pontatlanságok ellen. Erre számítógépes eljárásokat készíteni nehézkes, egy a szöveges adatok rögzítendőre "fordítását" előíró belső szabvány nyújthat segítséget. A duplikációk feltárására a vevőt egyértelműen azonosító adat szükséges, ez a banki számlaszám lehet. A duplikáció gyanúja esetén

a végső döntés emberi döntés kell legyen. A törlés meglévő nyilvántartás esetén szükséges funkció, de ne használjuk ! Egy működő rendszer számos korábbi adata hivatkozhat a törölni kívánt vevőre, és ekkor a vevő amúgy sem törölhető a nyilvántartásból, mert a vevőkódos hivatkozás a törlés miatt értelmezhetetlenné válna. Természetesen az olyan vevő adatai, amelyikkel a cégnek már több éve nincs kapcsolata, törölhetők a rendszerből. A nyilvántartás alapján szolgáltatható információk köre meglehetősen széles lehet, példaként felsorolunk néhányat: adott vevő adatainak megjelenítése, a teljes vevőtörzs névsoros listája nyomtatóra, időszakos vevői toplista, stb. Vevői címek vevőkód irányítószám (ország) város utca és házszám Kapcsolattartók nevei Vevői alapadatok vevőkód név telefonszám beosztás vevőkód vevőnév fizetőképesség szokásos fizetési mód szokásos fizetési határidő

csoport kód árkedvezmény adat Vevői bankok vevőkód bank neve vevő banki számlaszáma Vevői vásárlások vevőkód év összes vásárlás 3. ábra: vevői adattáblák egy lehetséges megvalósítása 3. A vevői megrendelések eltárolandó adatai, a megrendeléssel kapcsolatos papíralapú bizonylatok adattartalma. Kapcsolatok más tevékenységekkel A vevők kiszolgálása: folyamatok, adatmodell A vevővel történő első találkozás az esetek túlnyomó részében a cég valamely terméke iránti vevői érdeklődés. Az adott cikkre vonatkozó érdeklődés tekinthető vevői ajánlatkérésnek Ez történhet szóban és írásban egyaránt, a vevőt az érdekli, hogy adott cikket milyen áron és szállítási határidővel tudunk részére biztosítani. A rendszeresen visszatérő vevők ajánlatkéréseit célszerű tárolni, különösen akkor, ha az igény nem elégíthető ki a meglévő raktári készletről. Így az ajánlatkérések kezelésének

első lépése az ajánlatok rögzítése Második lépés a megválaszolás, melyet írásos formában teszünk. (Természetesen a ritkán előforduló vevő készletről kiszolgálható igényét nem szükséges írásban megválaszolni.) A rögzítés első fázisában a vevőt azonosítjuk, tisztázzuk, hogy szerepel-e már vevőtörzsünkben. Szükség esetén a vevőt felvesszük a nyilvántartásba Második fázis a vevői igény tisztázása, melynek során az igényt a cégnél alkalmazott cikkszámokkal fogalmazzuk meg. Az ajánlatkérések adatait a 11 Táblázat szemlélteti Vevői ajánlatkérések Vevőkód ajánlatkérés dátuma ajánlat azonosító kód vevői hivatkozási szám adatai cikkszám mennyiség kért ár kért határidő ajánlott ár ajánlott határidő állapotjelző megválaszolás dátuma ajánlat azonosító kód 6. táblázat: a vevői ajánlatkérések tárolandó adatai A táblázat bal oldalán az ajánlatonként egyszer -, jobb oldalán az

ajánlatonként többször előforduló adatok helyezkednek el. Így a táblázat egyben javaslat tároló állományok adattartalmának meghatározására is. A javaslat esetünkben két állományt tartalmaz: egy "ajánlat-fej" (baloldal), és egy "ajánlattétel" (jobb oldal) állományt. A fej állomány tartalmazza az ajánlatonként egyszer előforduló adatokat, a tétel állomány pedig a többször előforduló adatokat. A két állomány között a kapcsolatot az ajánlat azonosító kód teremti meg. Az adott tárolási forma redundancia mentes. Egy másik tárolási lehetőség, ha valamennyi adatot egy állományban tároljuk, ekkor nem tároljuk külön az egyszer előforduló adatokat, minden egyes rekord minden (a táblázat bal- és jobb oldalán szereplő) adatot tartalmaz. Ez a forma redundáns, de növeli a biztonságot A két tárolási forma közötti választási lehetőség a rendszer sok pontján előfordul még, az itt közölt elemzést

azonban a későbbiekben mellőzzük, kizárólag a kétállományos, redundancia mentes megoldást ismertetjük. Néhány szó a tárolandó adatokról. A rögzítés során ismert a vevőkód, az ajánlatkérés dátuma, az ajánlat azonosító kód, a cikkszám, a mennyiség, a kért ár és - határidő, valamint a vevő saját azonosító kódja, a vevői hivatkozási szám. A megválaszolás időpontjáig kell tisztázni az ajánlott ár és - határidő adatokat, melyek cikkenként különbözőek lehetnek. Ezekkel az adatokkal folyamatosan egészül ki az állomány, és a megválaszolás dátuma adat a válasz elkészülésekor töltődik ki. Az állapotjelző azt mutatja meg számunkra, hogy hol tart a folyamat, a kérést rögzítettük, már meg is válaszoltuk. A megválaszolásban számos, a rendszerben tárolt, adat lehet segítségünkre. Példaként elég a raktári információkat, a később tárolandó szállítói ajánlat- és megrendelés információkat

említenünk. Az ajánlatkérések utóélete egyetlen kérdésre korlátozódik, lett-e az ajánlatkérésből megrendelés, eladás. Ezt a feladatot már a vevői megrendelések kezelése modul oldja meg A későbbi elemzések megkönnyítésére a siker / kudarc jelzését is az állapotjelzővel oldhatjuk meg. A vevői megrendelés a vevői igény konkrét jelentkezési formája, a vevő vásárlási szándékát jelzi. A megrendelés keletkezhet szóban és írásban, de megválaszolása - a megrendelés visszaigazolás - feltétlenül írásban kell történjen. Miután a visszaigazolással szerződéses kapcsolat jön létre a vevő és szállítója között, a visszaigazolásban gondosan kidolgozott adatokat szerepeltetünk. A megrendelés visszaigazolást megelőző válasz-kidolgozási fázist röviden elbírálásnak nevezzük. A vevő részére raktárról kiadható tételekről szállítási értesítést küldünk. Így tehát a megrendelés kezelés munkafázisai:

megrendelés rögzítése, elbírálás, visszaigazolás, szállítási értesítés. Megjegyezzük, hogy az ajánlatkérések, megrendelések kezelésének fenti folyamata elvi, teljes folyamat. A gyakorlatban a folyamat egyes lépései kimaradhatnak A megrendelés rögzítése folyamat nagyon hasonló az ajánlatkérés rögzítésének folyamatához, ezért azt itt nem részletezzük. A rögzítés időpontja ideális arra, hogy azonosítsuk, kapcsolódik-e korábbi ajánlatunk a megrendeléshez. Ha van ajánlati kapcsolata a megrendelésnek, akkor az ajánlatban szereplő adatokkal már itt kiegészíthetjük a megrendelés adatait. (Ajánlott ár, határidő) Az elbírálás feladatáról külön is kell néhány szót szólni. Kiinduló feltételként fogadjuk el, hogy egyidejűleg több vevő, vevőnként több cikket rendel meg. Az igények kielégítésének vizsgálatát cikkenként kell elvégezni, hiszen több vevőnek is lehet igénye ugyanarra a cikkre. Először azt

vizsgáljuk, hogy az igények, vagy egy részük a rendelkezésre álló raktári készletből kielégíthető-e. Természetesen a vevői igények kielégítésére csak a szabad készlet használható fel. Ha a szabad készlet nem fedezi a vevői igényeket, akkor beszerzésből, vagy gyártásból kell megteremteni az igények fedezetét. A továbbiakban csak a beszerzés útján történő készletpótlást vesszük figyelembe, az anyag korlátozott terjedelme miatt. A beszerzésből származó készletpótlás forrásai a szállítói megrendelések. Két eset lehetséges, vagy van már az adott cikkre vonatkozó korában feladott szállítói megrendelésünk, vagy a jelen igények alapján új szállítói megrendelést kell feladnunk. Az első esetben, a folyamatban lévő szállítói megrendelés fedezheti a felmerült vevői igényeket, és ha a szállítói megrendelés már visszaigazolt rendelés, akkor a vevői rendelés(ek) adott cikkre vonatkozó tételsorai is

visszaigazolhatók. Ha új rendelést kell feladni, akkor a vevői rendelés visszaigazolása csak a szállítói rendelés visszaigazolása után biztonságos. Ha eldöntöttük, hogy adott rendelést készletről elégítjük ki, akkor célszerű a megrendelésben szereplő mennyiséget szabad készletről foglalt készletre átmozgatni. A mennyiségek ilyen típusú megkülönböztetését a vevői- és szállítói megrendelésekben is célszerű megtenni. Vevői rendelés teljesítése esetén ugyanis tudnunk kell, hogy foglalt-, vagy szabad készletről adható ki a mennyiség. Szállítói rendelések esetén a rendelésben szereplő mennyiségekről tudnunk kell, hogy mekkora hányadát "ígértük el" vevői rendelésekre, és a jelen elbírálás során mekkora az a mennyiség, mellyel szabadon gazdálkodhatunk. A megrendelések tárolandó adatait a 12. Táblázat tartalmazza Vevői megrendelések adatai vevőkód vevői megrendelés azonosító kód vevői

hivatkozási szám megrendelés dátuma Cikkszám Vevői megrendelés azonosító kód rendelt mennyiség (szabad) rendelt mennyiség (foglalt) kért / visszaigazolt határidő visszaigazolás dátuma állapotjelző kért / visszaigazolt ár foglaltság jelző teljesített mennyiség (szabad) teljesített mennyiség (foglalt) teljesítés dátuma raktáron rendelkezésre álló mennyiség felelős kódja 7. táblázat: a vevői megrendelés tárolandó adatai A táblázat adatainak jelentős része az eddig elmondottak alapján ismerős. Az állapotjelző mutatja a megrendelés-kezelés folyamatának állapotát: rögzített, elbírálás megtörtént, visszaigazolt, szállítási értesítés kiküldve, teljesítve, részben teljesítve, törölve. Itt jegyezzük meg, hogy a vevői igény módosulhat. Ezt a módosulást - kereskedelempolitikai szempontok miatt - célszerű figyelembe venni. Ha a módosítás mennyiségi növekedést jelent, akkor azt javasolt új vevői

megrendelésként kezelni. A mennyiségi csökkenést a már meglévő rendelésen végezzük el, ha a mennyiségi igény nullára csökken, az a rendelési tételsor törlését jelenti. Igény módosulás esetén új visszaigazolás készítendő A részben teljesített állapot akkor következhet be, ha a szállító a tőle rendelt mennyiséget részletekben szállítja le, ez az úgynevezett rész-szállítás. Erre az esetre a 6 fejezetben még visszatérünk Ez utóbbi tény indokolja az eddig teljesített mennyiség (szabad, foglalt), és a raktáron rendelkezésre álló mennyiség adatok bevezetését. A foglaltság jelző azt mutatja meg, hogy a rendelt mennyiség már a raktárban rendelkezésre áll, vagy még szállítói rendeléshez kapcsolódik, esetleg a két eset kombinációja valósult meg. Azt a kapcsolatot, hogy az adott cikkre vonatkozó vevői rendelés, melyik szállítói megrendelés(ek)ből kerül kielégítésre, a külön táblában tároljuk, melyet a

13. Táblázat mutat be. Az adatok kitöltése a vevői rendelés szállítói rendeléshez történő kapcsolásakor történik A szállítói megrendeléshez kapcsolás esetén a szállítói megrendelésben a vonatkozó mennyiséget szabad mennyiségről foglalt mennyiségre kell átmozgatni. Vevői megrendelés tétel kapcsolata a szállítói megrendelés tétellel vevői megrendelés azonosító kód cikkszám szállítói megrendelés azonosító kód kapcsolt mennyiség kapcsolat létrehozásának dátuma felelős kódja 8. táblázat: a vevői és szállítói megrendelés tételek kapcsolata Az elbírálás folyamatát tovább bonyolíthatják a készletről, vagy már feladott szállítói rendelésből részben kielégíthető igények. A készletről kielégíthető igények, és a vevői megrendelések kapcsolatát hasonló táblában lehet definiálni, és a 14. Táblázat mutatja be Vevői megrendelések kapcsolata a foglalt készletekkel vevői megrendelés

azonosító kód cikkszám mennyiség raktárkód foglalás dátuma felelős kódja 9. táblázat: a vevői megrendelés tételek és foglalt készletek kapcsolata Ha új szállítói rendelést kell feladni, akkor a vevői rendelés egyes adatait egy tranzakciós állományban célszerű a funkció felé átadni. Ennek tartalmát a 15 Táblázat mutatja be Szállítótól megrendelendő tételek vevői megrendelés azonosító kód cikkszám rendelt mennyiség kért határidő vevői felelős kódja szállítói felelős kódja igény dátuma szállítótól történő megrendelés dátuma állapotjelző 10. táblázat: a szállítótól megrendelendő tételek Az állomány adatait a szállítói megrendelések feladatkör dolgozza fel. A vevői megrendelés teljesítés adatai a számlázás és szállítólevél készítés funkció működése során kerülnek az állományba. A raktáron rendelkezésre álló mennyiség adat aktualizálása a szállítói megrendelésből

származó cikkek bevételezésekor történik. 4. A vevők, szállítók eltárolandó adatai, a vevőtörzs karbantartás tevékenységei Az adatok ellenőrzési szempontjai. A beszerzés funkció gondoskodik az értékesítésre kerülő késztermékek, a gyártáshoz szükséges cikkek megfelelő időpontban történő rendelkezésre állásáról. A beszerzést megelőzően meghatározandó a beszerzendő cikk fajtája, mennyisége és a beszerzési forrás. A beszerzési forrás meghatározása szállítói ajánlatkérés útján történhet, melynek tárolandó adatai analógok a vevői ajánlatkérések adataihoz. A megvásárolandó cikkek lehetnek akár közvetlenül -, akár szállítói megrendelés útján beszerezhetők. Mindkét esetben komoly feladat a beszerzési tételnagyság, azaz a megvásárolandó mennyiség meghatározása. Az ehhez szükséges adatok a meglévő raktárkészlet, a cikk éves felhasználása, a minimális készlet, a vevői rendelések és

a készletgazdálkodási paraméter. Ezzel a klasszikus készletgazdálkodási feladattal itt nem foglalkozunk, tárgyalásunkat a jelentős adminisztrációt igénylő szállítói megrendelések kezelésére korlátozzuk. Itt térünk ki arra, hogy a vevői - és szállítói megrendelések adatai milyen információ szolgáltatási lehetőséget biztosítanak: - teljesítetlen megrendelések (vevői, szállítói), - határidőn túl teljesített megrendelések (vevői, szállítói), - adott cikk teljesítetlen megrendelései (vevői, szállítói), - adott vevő teljesítetlen megrendelései, - adott szállító teljesítetlen megrendelései, - mely cikkek megrendelései késnek rendszeresen (vevői, szállítói), - törölt vevői rendelések, - adott cikk adott időpontig beérkező megrendelései, - adott időpontig beérkező összes szállítói rendelés, - stb. A vevői megrendelés rögzítés, elbírálás, valamint a szállítói megrendelés felvitel, szállítói

visszaigazolás rögzítése folyamatokat és a tevékenységek kapcsolatait vázlatosan a 4. és 5 ábrák szemléltetik. Vevői megrendelés Vevői Ajánlatkérések Vevőtörzs Vevői megren delések Rögzítés Készlettörzs Cikktörzs Elbírálás Szállítói Megrendelések Szállítói Ajánlatkérések Vevői Rend. KészletFogl. Vevői Rend. Száll.r Fogl. Szállítótól megrendelendő Vevői megrend. Visszaig. Vevői megrendelés visszaigazolás 4. ábra: a vevői megrendelés rögzítés, elbírálás vázlatos folyamata Készlettörzs Cikktörzs Szállítótól Megrendelendő Szállítói Megrendelés felvitel Szállítói Megrendelések Szállítói megrend. Szállítói megrendelés visszaigazolás Száll. Ajánl. kérések Vevői Rend. Száll.r Fogl. Szállítói Megrendelések Szállítói Visszaigazolás feldolgozás Vevői Megrendelések Vevői megrendelés visszaigazolás Vevői megr. visszaigazolás 5. ábra: a szállítói

megrendelés felvitel, szállító visszaigazolás rögzítésének vázlatos folyamata Vevői címek vevőkód irányítószám (ország) város utca és házszám Kapcsolattartók nevei vevőkód név telefonszám beosztás Vevői alapadatok vevőkód vevőnév fizetőképesség szokásos fizetési mód szokásos fizetési határidő csoport kód árkedvezmény adat Vevői bankok vevőkód bank neve vevő banki számlaszáma Vevői vásárlások vevőkód év összes vásárlás 5. A számla, szállítólevél fogalma, -adattartalma A számlázás folyamata, a számla eltárolandó adatai. Az adatok későbbi felhasználási lehetőségei az informatikában. A számlaszámmal kapcsolatok követelmények megvalósítása A vevők kiszolgálása az áru átadásával - átvételével ér véget. Az átadás átvétel tényét papíralapú bizonylat rögzíti, mely számla, vagy szállítólevél. A két bizonylat adattartalmát az 17. és 18 Táblázatok szemléltetik A

számla bizonylat adattartalma vevői név, cím szállítói név, cím, adószám teljesítés helye teljesítés dátuma számla dátuma fizetési határidő számla sorszám számla érték összesen ÁFA nélkül ÁFA alap ÁFA kulcsonként ÁFA összege ÁFA kulcsonként ÁFA érték összesen mindösszesen fizetési mód késedelmi kamat mértéke átadás - átvétel igazolása cikkszám megnevezés KSH szerinti azonosító kód mennyiség egység mennyiség egységár ÁFA nélkül ÁFA kulcs tételsor érték ÁFA nélkül az ÁFA értéke tételsor értéke ÁFÁ-val növelve 11. táblázat: a számla bizonylat adattartalma adattartalma A szállítólevél bizonylat vevői név, cím szállítói név, cím teljesítés helye teljesítés (szállítólevél) dátuma szállítólevél sorszáma átadás - átvétel igazolása cikkszám megnevezés mennyiség egység mennyiség 12. táblázat: a szállítólevél bizonylat adattartalma Az áru átadása a teljesítés.

Törvényi előírás szerint a teljesítés után számlát kell adni A vevő az áru ellenértékét csak a számla alapján fizeti - és fizetheti ki. A szállítólevél kiállítása a gyakorlatban azért terjedt el, mert sok vállalatnál elkülönült az áru átadásának és a számlázásának helye, tevékenysége. Célja az áru eredtének -, az átadás-átvétel megtörténtének igazolása. A számla adattartalma törvényileg előírt, a 17. Táblázatnak kell megfeleljen A vevői és szállítói adatok már ismertek, a teljesítés helye az a földrajzi hely, ahol az áru átadása megtörtént, a teljesítés dátuma pedig annak időpontja. A számla dátuma a kiállítás dátuma, mely a teljesítés dátumától különbözhet, ha az árut szállítólevéllel adtuk át egy korábbi időpontban. A fizetési határidő a fizetési módtól függ, készpénzes fizetési mód esetén megegyezik a számla dátumával, átutalásos fizetési módnál a vevői

fizetési határidőtől függő. A számla sorszám a számla azonosító kódja. Itt jegyezzük meg, hogy a számla úgynevezett szigorú számadású bizonylat, azaz a számla sorszámok egyesével növekvők, sorszám ki nem maradhat, és nincs két azonos sorszámú számla. A számla tételsorai írják le a vásárolt cikkeket, és azok árát. A tételsor érték a mennyiség és az egységár szorzata, a számla érték ÁFA nélkül összesen a tételsor értékek összege. A számla végén ÁFA kulcsonkénti bontásban kell feltüntetni az ÁFA alapját és összegét, valamint az összes ÁFA és mindösszesen értékeket. Fentiekből következik, hogy az egységár, és a tételsor értéke adatok ÁFA nélküli értékek. A számlát az átadás - átvétel igazolása, valamint a késedelmes kiegyenlítés esetén felszámított kamat közlése zárja. Az elmondottakból a szállítólevél adattartalma értelemszerűen következik. A számlázás folyamata eltérő

lehet a megrendeléssel rendelkező vevő, és az "ad hoc" igénnyel jelentkező vevő esetén. Előbbi esetben az igény adatok, valamint az igény alapján, raktáron lévő, kiszolgálható cikkek az információs rendszerben már adottak ! Utóbbi esetben viszont a vevői igény, a vevői adatok, valamint a tervezett fizetési mód tisztázása csak ekkor történhet meg. Természetesen az "ad hoc" vevői igény csak szabad készletről -, a megrendelt cikkek pedig a foglalt készletről elégíthetők ki. A számlakészítés folyamatát úgy kell az információs rendszernek támogatnia, hogy a vevői igénnyel a készletet azonnal csökkentse, így adott cikk készletének lekérdezésekor a kapott információ mindig aktuális lesz. Az elkészült számlák, szállítólevelek adatait a rendszerben tároljuk, informálási, ellenőrzési céllal. A szállítólevelek tárolt adataiból "automatikusan" számla készíthető A rendszerben

megőrzendő adatokat a 19. és 20 Táblázatok mutatják be A szállítólevél tárolt adatai szállítólevél sorszám vevőkód teljesítés (szállítólevél) dátuma cikkszám mennyiség beszerzési egységár (ÁFA nélkül) kiadó raktár kódja felelős kódja állapotjelző 13. táblázat: a szállítólevél tárolt adatai A számla tárolt adatai számla sorszám vevőkód teljesítés dátuma számla dátuma fizetési mód fizetési határidő cikkszám mennyiség beszerzési egységár (ÁFA nélkül) eladási egységár (ÁFA nélkül) kiadó raktár kódja felelős kódja szállítólevél szám (ha volt) vevői megrendelés azonosító kód (ha volt) 14. táblázat: a számla tárolt adatai A táblázatokból látható, hogy a tárolt és a lista információk különbözőek. Nem szükséges tárolni ugyanis a vevőkód által egyértelműen azonosított név, cím, fizetési határidő adatokat, a cikkszám által azonosított megnevezés, KSH szerinti

azonosító kód, mennyiség egység adatokat. A szállítói - és a teljesítés helye adatok pedig teljesen egyértelműek A nyomtatott információkhoz képest többletként megjelenő raktárkód adat a készletmozgások teljes körű ellenőrizhetőségét szolgálja. A beszerzési - és eladási egységárak eladás időpontjában érvényes értékét az eladás időpontjában rögzíteni kell, mert egy az eladást követő beszerzés adatainak feldolgozása módosíthatja ezeket az értékeket, így a későbbiekben nehezen reprodukálhatók. Az aktuális érték fontos a vagyonváltozás értékének pontos meghatározásához, hisz az értékesítés során vagyonváltozás következik be. Ennek tárgyalására a 10. fejezetben térünk vissza 6. ábra: a számlakészítés vázlatos folyamata 6. Az értékesítéssel kapcsolatos egyéb tevékenységek: visszáruzás, napi zárás A visszáru számla adatai. A napi zárás során elvégzendő feladatok,

előállítandóés eltárolandó információk A vevő számára a megvásárolt áru valamely okból feleslegessé válhat: nem erre az árura volt szüksége, minőségi kifogás, stb. Ilyen esetben az árut visszavételezzük, azaz visszáruzzuk Visszáruzni azonban csak az általunk eladott árut, a számla szerinti mennyiségben lehet. A visszáruzás során visszáru számlát (stornó számla) készítünk. A visszáru számla adatai, eltárolt adatai lényegében megegyeznek a számla adataival. A visszáru számla sorszáma is szigorú számadás alá esik. A visszáru számlák nyilvántartásában eltárolandó az eredeti számla sorszáma is. A visszáruzás az egyik a számlázáshoz kapcsolódó tevékenység A második kapcsolódó tevékenység az előzőekben már említett szállítólevél alapján történő automatikus számlakészítés. Tekintettel arra a tényre, hogy a szállítólevelek adatai a háttértárolókban rendelkezésre állnak, a nyomtatott

számlázához szükséges további adatok pedig a vevőtörzsben, illetve a cikktörzsben találhatók, a számla különösebb emberi beavatkozás nélkül elkészíthető. A harmadik kapcsolódó tevékenység a napi árukiadás, számla - és szállítólevél-készítés adatait összesíti, ezt az egyszerűbb hivatkozás céljából napi zárásnak nevezzük. Ennek során a napközben végzett tevékenység ellenőrzéséhez a rendszer nyomtatott listát biztosít, mely tartalmazza az elkészült számlák sorszámait, és összegeit -, a visszáru számlák sorszámait és összegeit készpénzes / átutalásos bontásban. Tartalmazza továbbá a kiadott szállítólevelek sorszámait, valamint az összes készpénzbevételt, mellyel az itt dolgozóknak el kell tudni számolni. A napi zárás alapadatai a számlák és szállítólevelek eltárolt adatai Ezek feldolgozása során számos összesítő adat állítható elő, melyek informálják a vezetést a cég működésének

"jóságáról". A vezetés informálása mellett ezek az információk a pénzügyi tevékenységet támogatják a "hatóság" felé történő bevallások elkészítésében, a befizetések teljesítésében. Az összesítő információk adatai eltárolandók, a tárolt adattartalmat a 21 Táblázat mutatja be. Az eltárolt adatok a napi zárás listáján szereplő számlák darabszáma és Ft összege készpénzes / átutalásos bontásban, a visszáru számlák darabszáma és Ft összege készpénzes / átutalásos bontásban, a napi nettó árbevétel (ÁFA nélkül számított), az eladott áru beszerzési értéke (önköltsége), a számlákból számítható vevőknek felszámított ÁFA összege, az úgynevezett fizetendő ÁFA, ez utóbbi kívánságra bontható készpénzes / átutalásos összegekre. A napi forgalom eltárolt adatai napi dátum készpénzes számlák darabszáma készpénzes számlák Ft összege átutalásos számlák darabszáma

átutalásos számlák Ft összege készpénzes visszáru számlák darabszáma készpénzes visszáru számlák Ft összege átutalásos visszáru számlák darabszáma átutalásos visszáru számlák Ft összege napi árbevétel eladott áru beszerzési értéke napi összes ÁFA Ft áfakulcsonként 15. táblázat: a napi forgalom nyilvántartása A napi forgalmat jellemző rekord előállítása mellet további nyilvántartások adatokkal történő feltöltése, vagy aktualizálása is megoldandó a számlázás során. A számla -, vagy szállítólevél készítése során kell megoldani a cikktörzs állomány éves összes eladás adatának módosítását, megrendelés alapján történő eladás esetén pedig a vevői megrendelés állomány adatainak karbantartását. Az átutalásos számlák nyilvántartásával, figyelésével kapcsolatos teendőkre a 8. fejezetben térünk ki részletesen, de a napi zárás és a visszáruzás tevékenységén belül kell megoldani

az átutalásos számlák e nyilvántartásba történő bevitelét, automatikusan. Végezetül a kimenő számlák tételes ÁFA nyilvántartásának bejegyzéseit a napi zárás tevékenysége automatikusan generálhatja. Az adattartalmat a 21 Táblázat mutatja be A számlaszám, számla végösszeg, dátum adatok nem igényelnek magyarázatot. A vevői adat vevőtörzsben nyilvántartott vevő esetén lehet a vevőkód. Számlánként nyilvántartandó a 12 %- és 25 % -os ÁFA számításának alapja, valamint az ÁFA összege. A jóváírás alapja és - oka adatok a visszáruzás során keletkező adatokat tartalmazzák. Ez a tételes nyilvántartás teljes körű ellenőrzési lehetőséget biztosít a bevallott fizetendő ÁFA összegére vonatkozóan. Itt jegyezzük meg, hogy a bejövő számlák ÁFA nyilvántartásának adatai szinte teljes mértékben azonosak a 22. Táblázatban közöltekkel Kimenő számlák ÁFA nyilvántartása számlaszám vevői adat teljesítés

dátuma számla dátuma fizetési határidő kiegyenlítés dátuma jóváírás alapja jóváírás oka 12 %-os ÁFA alapja 12 %-os ÁFA összege 25 %-os ÁFA alapja 25 %-os ÁFA összege számla végösszeg 7. ábra: a napi zárás vázlatos folyamata 7. Szállítói kapcsolatok: ajánlatkérések, megrendelések, az áru bevételezése Folyamatok, tevékenységek. Adatkapcsolatok a vevői megrendelésekkel A szállítók nyilvántartandó és eltárolandó adatai szinte teljes mértékben megegyeznek a vevői adatokkal, a különbség értelemszerűen adódik: nem szükséges a fizetőképességi információ, szükség lehet megállapodás esetén fizetési mód feljegyzésére, a vevőkód helyett szállítókód szerepel, továbbá ajánlott az adóigazgatási azonosító kód (adószám) nyilvántartásba vétele. Az információs rendszer által támogatandó tevékenységek, a tevékenységek ellátásának módja teljes mértékben megegyezik a vevőknél mondottakkal. A

vevők eltárolt adataihoz tartozó táblák (állományok) egy lehetséges megvalósítását a 3. ábra mutatja be Itt jegyezzük meg, hogy a kódolt adatok (kivéve a vevőkódot) jelentését a szokásos szótár állomány kell tartalmazza. Vevői megrendelés tétel kapcsolata a szállítói megrendelés tétellel vevői megrendelés azonosító kód cikkszám szállítói megrendelés azonosító kód kapcsolt mennyiség kapcsolat létrehozásának dátuma felelős kódja 16. táblázat: a vevői és szállítói megrendelés tételek kapcsolata Szállítótól megrendelendő tételek vevői megrendelés azonosító kód cikkszám rendelt mennyiség kért határidő vevői felelős kódja szállítói felelős kódja igény dátuma szállítótól történő megrendelés dátuma állapotjelző Szállítói megrendelés "feladásakor" elsődleges input a "lefedetlen" vevői rendelések tranzakciós állománya. Az itt szereplő cikkek beszerzése ugyanis

rövid távú forgótőkelekötést igényel. Természetesen a megrendelés feladás időpontjában még nem ismert, de várható vevői igények miatt az egyes cikkekből rendelt mennyiség meghaladhatja a jelenleg ismert mennyiségi igényeket. Megrendelhetünk továbbá olyan cikkeket is, melyekre pillanatnyilag nincs vevői igény, de az az "előrejelzések" alapján várható. Ennek alapján az ismert rendelésekből származó mennyiségek a szállítói rendelés foglalt mennyiségeit, a becsült, várható igények pedig a rendelés szabad mennyiségeit alkotják. A szállítói rendelések kezelésével, követésével kapcsolatos tevékenységek: a rendelés rögzítése, a rendelés megküldése a szállítónak, a visszaigazolás adatainak feldolgozása, a beérkező áru készletre vétele. A rendelés rögzítése során tölthető ki a kapcsolódó rendelésszám a vevői megrendelésben, a megküldés technikai feladat, a visszaigazolás adatainak

feldolgozása után tölthetők ki a vevői rendelés határidő és ár adatai biztonságosan. A szállítói rendelések eltárolandó adatait a 16. Táblázat szemlélteti Szállítói megrendelések adatai szállítókód megrendelés dátuma szállítói megrendelés azonosító kód szállítói hivatkozási szám cikkszám rendelt mennyiség (szabad) rendelt mennyiség (foglalt) szállítói megrendelés azonosító kód visszaigazolás dátuma kért / visszaigazolt határidő állapotjelző kért / visszaigazolt ár teljesített mennyiség (szabad) teljesített mennyiség (foglalt) teljesítés dátuma felelős kódja 17. táblázat: szállítói megrendelések tárolandó adatai Az állapotjelző tükrözi a megrendelési folyamat állapotát: rögzítve, elküldve, visszaigazolva, (szállítási értesítés érkezett), teljesítve, részben teljesítve, törölve. Az állapotjelző "értékeiből" látható, a szállítói rendelés is módosítható. A

teljesítéssel kapcsolatos adatok a beérkező áru készletre vételekor tölthetők ki. Ugyanekkor gondoskodni kell a kapcsolódó vevői megrendelések megfelelő adatainak karbantartásáról is. Problémát okozhat a szállítói rész-szállítás Ekkor a vevői megrendelések kielégítési sorrendjét elsődlegesen emberi döntéshozatal útján célszerű meghatározni. További lehetőség a vevői rendelések FIFO („First In First Out”) elv alapján történő teljesítése. A rendszerben a két módszer közül történő választás ajánlható. A dátum adatok a szállító gyorsaságát, pontosságát jellemzik, és így minősítését támogatják. 8. A cikk fogalma, a cikkek adatai A készletek Eltárolandó adatok, a készletmozgások naplózása. A FIFO és LIFO kiszolgálási elv adatmodellje A készlet értéke, kiszámítása. A készletérték és a vagyon kapcsolata A mérlegelt átlagáras módszer adatmodellje. A vállalkozásban előforduló

késztermékek, félkész termékek, alkatrészek, anyagok segédanyagok összefoglaló elnevezése a cikk. A cikkek a vállalkozás vagyonának anyagi készletek elnevezésű komponensét alkotják. Minden cikk számos tulajdonsággal bír, a tulajdonságokat adatokkal írjuk le. Ezeket az adatokat kapcsolja össze a cikk azonosító kódja, a cikkszám. A cikkek alapvető adatai: cikkszám, megnevezés, KSH szerinti azonosító kód, mennyiség egység, nyilvántartási egységár (mely saját előállítás esetén önköltség, vásárlás esetén beszerzési egységár), eladási egységár, az Általános Forgalmi Adó (továbbiakban: ÁFA) kulcsa, a raktár(ak)ban lévő mennyisége, azaz a készlete. E legfontosabb adatokat opcionálisan célszerű kiegészíteni a cikkcsoport kód, ár adatok dátuma, minimális készlet, éves összes felhasználás (értékesítés) három évre, készletgazdálkodási paraméter adatokkal. Az egyes adatok jelentőségét az alábbiakban

foglaljuk össze. A cikkszám segítségével hivatkozunk a cikkre, és ez a hivatkozás összeköti a cikket valamennyi, számunkra aktuálisan szükséges adatával. A megnevezés adat sok esetben a kívülálló számára "beszédesebben" írja le a cikket, mint a cikkszám. A KSH szerinti azonosító kódot (vámtarifaszám, szolgáltatás jegyzék szám) kötelező feltüntetni számlákban, továbbá az adótörvényben ezen kód alapján kerül meghatározásra az ÁFA kulcsa, melyet értékesítéskor a vevőnek felszámítandó ÁFA kiszámítására használunk. A beszerzési ár (önköltség) az anyagi készlet vagyon értékének kiszámításához szükséges, az eladási áron értékesítjük a cikket. Az egyes ár adatok dátuma megmutatja számunkra, hogy az ár adat értéke mennyire naprakész. A cikk egységnyi mennyiségére vonatkozik valamennyi ár adat, a mennyiség egység mutatja meg, hogy ez mekkora mennyiség. Az éves összes felhasználás

három évre a cikk forgalmát mutatja, ez szerepet játszhat a beszerzendő mennyiség meghatározásában, a három év adatának összehasonlítása a forgalom lévő trendjét mutathatja. A minimális készlet, és a készletgazdálkodási paraméter adatok a beszerzendő mennyiség meghatározásánál bírnak jelentőséggel. A készlet adat a cikk felhasználható (értékesíthető) mennyiségét mutatja A cikk információs rendszerben tárolandó adatai megegyeznek a felsoroltakkal. Fentiek alapján a nyilvántartási egységár szerepe fontos a vagyon értékének meghatározásában. Ennek jelentőségét mutatja be az alábbi példa: B cikk nyilvántartási ára 100,- Ft, raktárkészlete 10 db. Beszerzünk a cikkből további 10 darabot, 110,- Ft-os egységáron (beszerzési ár). B cikk készletének értéke 10 * 100,- + 10 110,- = 2100,- Ft. Mennyi lesz ezek után a cikk beszerzési ára ? A feltett kérdésre kétféle válasz is adható. Az első válasz

természetesen hangzik: a cikknek kétféle beszerzési ára lesz, tehát rendszerünkben tárolási lehetőséget kell biztosítani két, vagy kettőnél több beszerzés esetén több beszerzési ár, valamint az adott beszerzési árhoz tartozó készlet tárolására is. A második megfontolás azon alapul, hogy a példában létrehozott 20 darabos, 2100,- Ft értékű készlet adataiból beszerzési egységárra a 2100,- / 20 = 105,- Ft számítható. Lehetőség ekkor, hogy rendszerünkben a B cikket - függetlenül attól, hogy melyik beszerzésből származik egységesen 105,- Ft-os nyilvántartási áron tartsuk nyilván. Az így számított egységes nyilvántartási ár az úgynevezett mérlegelt átlagár. Bármely más (e két módszertől eltérő) módon képzett beszerzési ár meghamisítja a készlet-vagyon értékét. A készletgazdálkodási paraméter adat többféle jelentéssel bírhat. Példaként mutathatja azt a mennyiséget, melyet – ha a cikket a

szállítótól megrendeljük – a rendelésben el kell helyezzük. E fejtegetés alapján a tárolandó adatok állományokba történő csoportosítása kétféle módon történhet, melyet az 5. és 6 Táblázat mutat be Cikktörzs állomány cikkszám megnevezés KSH szerinti azonosító kód mennyiség egység nyilvántartási egységár nyilvántartási egységár dátuma eladási egységár eladási egységár dátuma cikkcsoport kód tárgyévi összes felhasználás tavalyi összes felhasználás Készlettörzs állomány cikkszám szabad készlet foglalt készlet raktárkód utolsó kivét dátuma utolsó bevét dátuma tavalyelőtti összes felhasználás minimális készlet készletgazdálkodási paraméter ÁFA kulcs 18. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, mérlegelt átlagáras modell E modell esetén a készlettörzsben minden cikk annyiszor van bejegyezve, ahány raktárban a cikk előfordul. (Több raktár esetén annyi rekordja van) Az egyes raktárak

azonosító kódja a raktárkód. Az utolsó kivét- és bevét dátumadatokról eddig nem esett szó, ezek utalhatnak a készlet lassú mozgására. Cikktörzs állomány cikkszám megnevezés KSH szerinti azonosító kód mennyiség egység eladási egységár eladási egységár dátuma cikkcsoport kód tárgyévi összes felhasználás tavalyi összes felhasználás tavalyelőtti összes felhasználás minimális készlet készletgazdálkodási paraméter ÁFA kulcs Készlettörzs állomány cikkszám szabad készlet foglalt készlet beszerzési egységár raktárkód utolsó bevét dátuma utolsó kivét dátuma 19. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, egyedi beszerzési áras modell A cikk készletrekordja ebben az esetben annyiszor fordul elő, ahány raktárban / különböző beszerzési áron található meg. Ez a tárolási mód biztosítja azt, hogy minden egyes különböző beszerzési ár tárolásra kerüljön. A két módszer összevetéséből

megállapítható, hogy a mérlegelt átlagáras módszer alkalmazása esetén kevesebb adat tárolandó, ami hosszú távon gyorsabb működést- és tároló kapacitás megtakarítást eredményez. "Természetesen" ez a módszer sem hibátlan: a számítások során keletkező kerekítési hibák külön kezelést igényelnek, hogy a készletvagyon értéke pontos legyen. A korábbiakban még nem esett szó a cikkcsoport kódról. A vállalkozásnál fellelhető cikkek valamely önkényesen választott közös tulajdonság alapján csoportokba sorolhatók, és egy-egy csoportot célszerűen kódjával azonosítunk. A választott kódokat megnevezésükkel, és esetleg további, a csoport egészére jellemző adatokkal az információs rendszerben nyilvántartjuk. E nyilvántartás rendszerint egy "szótár állományban" történik. Hasonló szótár állomány használata ajánlott a raktárkódok leírására is. A 7 Táblázat példaként bemutatja a

cikkcsoport kódok szótár állományát. A táblázatban a legszükségesebb kód és leírás adatokon túlmenően néhány járulékos adatot is felvettünk, melynek tárolása a rendszer működése szempontjából célszerű. Cikkcsoportok szótár állománya Cikkcsoport kód Megnevezés felelős személy kódja szokásos árrés 20. táblázat: cikkcsoport kódok szótár állománya A cikk és készlet adatok a cég működésének legtöbb folyamatában szerephez jutnak: a vevők kiszolgálásában, a beszerzésben és a gyártásban. Ebből következően a működése során a készletek folyamatosan változnak, a szokásos szóhasználattal: „mozognak”. A készletmozgások: raktári bevét, kivét (gyártó tevékenység céljára), raktárközi átmozgatás, eladás, vevői visszáruzás, szállítói visszáru. Speciális mozgások: a selejtezés és a nyilvántartás módosításai. Bevét a beszerzésből, vagy gyártásból származó cikkek új mennyiségeinek

készletre vétele. A bevételezés egyszerűsített folyamatát a 2. ábra szemlélteti A kivét a gyártáshoz szükséges anyagok, alkatrészek raktárból történő kivételezése. Raktárközi átmozgatás esetén a cikket a cég egyik raktárából másik raktárába szállítjuk. Az eladás és vevői visszáruzás a vevői értékesítéssel kapcsolatos tevékenységek, ezekre a 7. fejezetben térünk vissza A szállítói visszáru a beszerzett árunak valamely okból a szállító által történő visszavásárlása, a selejtezés a meghibásodott és javíthatatlan áru készletről történő eltávolítása. A nyilvántartás módosításaira merül fel igény, ha a raktárban leltározás során fellelhető készlet nem egyezik meg az információs rendszer által nyilvántartottakkal. Cikktörzs Számla Cikk adat keresése Létezik ? nem Cikk adatok rögzítése igen Meglévő készlet adat keresése Létezik ? igen Nyilv. eár módosítása Napló állom.

Készlet módosítás Naplózás Bizonylat nyomtatás Bevét bizonylat Készlet rögzítése nem Nyilv. eár módosítása Készlet törzs 2. ábra: a bevételezés vázlatos folyamata A rendszer állapotainak rekonstruálhatósága céljából a készletmozgásokat napló állományokban rögzítjük. Minden egyes mozgásról nyomtatott bizonylat készül, mely rögzíti a mozgással kapcsolatos alapvető adatokat: cikkszám, mennyiség, nyilvántartási egységár, dátum, felelős, ok, bizonylatszámok. A napló állományok adattartalma a 8. és a 9 Táblázatokban látható Bevételezés cikkszám mennyiség beszerzési egységár Fogadó raktár kódja a tevékenységért felelős kódja a bevételezési bizonylat száma az alap bizonylat száma a mozgás dátuma Kivételezés cikkszám mennyiség nyilvántartási egységár kiadó raktár kódja a tevékenységért felelős kódja a kiadási bizonylat sorszáma a felhasználó bizonylat sorszáma a mozgás dátuma

21. táblázat: a bevét és kivét napló adattartalma Raktárközi átmozgatás cikkszám mennyiség nyilvántartási egységár fogadó raktár kódja kiadó raktár kódja a tevékenységért felelős kódja az átmozgatási bizonylatszám az alap bizonylatszám a mozgás dátuma Módosítás cikkszám mennyiség nyilvántartási egységár az érintett raktár kódja a módosítás oka a tevékenységért felelős kódja a módosítási bizonylatszám az alap bizonylatszám a mozgás dátuma 22. táblázat: az átmozgatás és módosítás napló adattartalma Látható, hogy az eltárolandó adatok köre, és ezért az állományok struktúrája nagymértékben hasonló. Fontos dolog, hogy a mozgásokat az információs rendszerbe bevivő személyek azonosíthatók legyenek - ezt rögzíti a felelős kódja -, az egyes tevékenységek végrehajtását a rendszerben jogosultsághoz kötjük. („confidentality”, a tevékenység és az információ „érzékenysége” miatt a

tevékenységet nem végezheti el tetszőleges felhasználó, csak a feljogosított=authorised.) A napló állományok szerepe az, hogy az adatváltozásokat kiváltó mozgások rekonstruálhatók legyenek. Ha ismert minden egyes cikk készlete két időpontban, egy nyitóés egy záró időpontban, akkor a nyitó időpont készletéből kiindulva, azt a napló állományokban tárolt változás adatokkal korrigálva a záró időpont készletét kell kapjuk, minden egyes cikkre. Ha ez nem igaz, akkor a rendszerben tárolt adatokban hiba van Az anyagban első alkalommal történik hivatkozás bizonylatokra, és az azokat azonosító kódokra, a bizonylatszámokra. A bizonylat minden esetben a rendszerbe bevitt adatokat tartalmazó papíralapú adathordozó, melynek azonosító kódja van. Eredetét tekintve a bizonylatot előállíthatja az információs rendszer az adatbevitel során, illetve származhat külső forrásból. A bizonylatok hordozója tehát ma még a legtöbb

esetben papír, ennek oka a hazai törvényi szabályozás. Például a számla bizonylat ma még csak papír alapon számít a vásárlás tényét rögzítő bizonylatnak törvényeink szerint. Ez a közeljövőben várhatóan változik, a megfelelő feltételeknek eleget tevő elektronikus bizonylatok a papír alapú bizonylatokkal egyenértékűvé válnak. 9. A vevői- és szállítói folyószámla fogalma, a nyilvántartással kapcsolatos tevékenységek, a tevékenységek ellátásának módja. A vevői folyószámla eltárolandó adatai. A vevő átutalásos fizetési módja esetén vevői tartozás keletkezik, melynek kiegyenlítését szigorúan figyelnünk kell. E tevékenység külön nyilvántartás, az úgynevezett vevői folyószámla nyilvántartás létrehozását igényli. A vevői tartozás kiegyenlítésének szokásos útja a banki átutalás, mely mint kiegyenlítési mód vevői követelést jelent. A vevői tartozások sorsának követése megköveteli, hogy a

vevői követelések is szerepeljenek a nyilvántartásban. Így minden egyes tartozás, vagy követelés mozgásként fogható fel, és egy egy bejegyzést igényel a nyilvántartásban A nyilvántartás adattartalmát a 23 Táblázat szemlélteti. Vevői folyószámla adatai számlaszám vevőkód állapotjelző behajtási tevékenység kódja behajtási tevékenység dátuma volt-e késedelmi kamat vizsgálat számlaszám mozgásjel összeg mozgás dátuma 23. táblázat: a vevői folyószámla tárolandó adatai Az egyes "mozgások" a számla, a banki átutalás, a visszáru kapcsán keletkező jóváírás (szintén vevői követelés), valamint a visszautalás. A visszahozott áru csökkenti a vevő korábbi tartozását. Visszautalásra akkor van szükség, ha a számlával kapcsolatos összes vevői követelés meghaladja a vevői tartozást. Ez az állapot létrejöhet hibás vevői tevékenység útján, illetőleg akkor, ha a vevő egy korábbi banki átutalás

után él a visszáruzási lehetőséggel. Az állapotjelző a kiegyenlítettség fokára utal, lehet a számla kiegyenlítetlen, kiegyenlített, részben kiegyenlített, vagy túlfizetett. A határidőben ki nem egyenlített vevői tartozásokat a behajtási tevékenység útján kíséreljük meg beszedni. Lehetőségeink a felszólító levél küldése a vevőnek, beszedési megbízás (inkasszó) benyújtása a vevő bankjának, illetőleg a jogi útra terelés. Célszerű, ha a lejárt határidejű tartozással rendelkező vevőt tartozásának rendezéséig nem engedjük átutalásos fizetési móddal vásárolni. Ennek módja: a felszólító levél készítésekor a vevőtörzs fizetőképességi információ adatát olyan értékre állítjuk, melynek vizsgálatával a számlázást végző program nem enged átutalásos számlát készíteni az adott vevő részére. A késedelmesen kiegyenlített tartozások után késedelmi kamatot számíthatunk fel, melyet

kamatközlő levélben tudatunk a vevővel. A rendszernek "automatikusan" kell felszólító - és kamatközlő levelet készítenie. Természetesen biztosítani kell azt a tényt, hogy mindkét levél csak egyszer készüljön el, e célt szolgálják a behajtási tevékenység kódja, illetve a volt - e kamatvizsgálat adatok. A rendszer a számlák - és jóváírások nyilvántartásba történő felvitelét automatikusan biztosítja. Szükséges funkciók: a banki átutalások felvitele, visszautalások felvitele, behajtási - és kamatközlési tevékenységek kezdeményezése, és az informálás. A tárolt adatokból szolgáltatható információk: - adott vevő számlái, - adott vevő kiegyenlítetlen számlái, - adott vevő hátralékos számlái, - a teljes kinnlevőség, - stb. A banki átutalások felvitelének vázlatos folyamatát a 8. ábra mutatja be Banki átu- talások Vevői folyószáml Vevő és számla azonosítás Átutalás könyvelés Vevő

törzs Lekönyvelt tételek Lekön yvelt tét l k 8. ábra: a banki átutalás felvitelének vázlatos folyamata A szállítói folyószámla: folyamatok, adatmodell Beszerzéseink számláinak kiegyenlítése átutalással is történhet. Ha a szállítói számlákat határidőben ki akarjuk egyenlíteni, a számlákat nyilván kell tartanunk a szállítói folyószámla nyilvántartásban. A nyilvántartással kapcsolatosan ellátandó feladatok hasonlóak a vevői folyószámlánál ismertetettekkel, azonban a számlák külső partnertől történő érkezése, valamint az a tény, hogy a banki átutalásokat mi kezdeményezzük, különbségeket okoz az eljárásban. A számlák felvitele a nyilvántartásba itt kézi adatbeviteli feladatként jelentkezik, a lejáró határidejű számlák átutalásra történő kijelölése után a banki átutalási megbízás nyomtatása, vagy az átutalási megbízás elektronikus úton való továbbítása következik. A banktól

visszaérkező igazolás után válik a szállítói tartozás kiegyenlítetté Itt is előfordulhat a visszáruzás esete, a szállító által visszavett áru ellenértékét a folyószámlára jóváírásként adjuk fel, és az esetleges szállítói visszautalás felvitele lehet a jóváírást követő tevékenység. A behajtási -, késedelmi kamatszámítási tevékenységek a szállítói folyószámla esetén hiányoznak. A nyilvántartás adattartalmát a 24 Táblázat szemlélteti Szállítói folyószámla adatai Számlaszám saját számlasorszám Állapotjelző fizetési határidő Szállítókód saját számlasorszám mozgásjel összeg mozgás dátuma 24. táblázat: a szállítói folyószámla tárolt adatai A saját számlasorszám egyedi azonosító kód azért szükséges, mert a különböző szállítók számlasorszámai között véletlenül előfordulhatnak azonos sorszámok. A fizetési határidő egy szállító különböző számláinál is

különböző lehet, nem biztos, hogy befolyásolni tudjuk, így célszerű itt tárolni. A többi adat felhasználása, jelentése analóg a vevői folyószámla tárolt adatainak felhasználásával, jelentésével. Az informálás főbb területei: - adott időpontig lejáró kiegyenlítendő számlák - adott szállító kiegyenlítetlen / kiegyenlített számlái - az összes szállítói tartozás, - stb. A szállítói számlák felvitele során alkalom nyílik a bejövő számlák ÁFA nyilvántartásának karbantartására. A nyilvántartás adatai megegyeznek a 21 Táblázatban megadottakkal, értelemszerűen a vevői kifejezést szállítóira kell cserélni. 10. A termelésirányítás célja, feladata Gyártás típusok A termelés tervezése: késztermék, kibocsátási ütemterv (MPS), gyártási rendelések. Az MPS inputjai Gyártás típusok. Gyártó folyamat jellege szerint: Alkatrész gyártó, összeszerelő. Pl: gép, bútoripar Process, receptúra alapú: van

fő termék és vannak melléktermékek. Az alapanyagoknak kitüntetett szerepük van, mert hibás eredmény esetén felkutathatónak kell lennie, hogy melyik alapanyag rossz. - Project: hálótervezésen alapul. - PERT: Program értékelés és felülvizsgáló technika - CPM: Kritikus út módszer, nagyméretű, sokrésztvevős, bonyolult feladat, feladatkiosztás jellemzi. Kibocsátott termék volumene szering: - - Tömeggyártás - Egyedi gyártás A piachoz való viszony szerint: - Húzógyártás: a piac határozza meg a gyártást Tológyártás: én befolyásolom a gyártással a piacot A termelés tervezése: késztermék kibocsátási ütemterv (MPS), gyártási rendelések. Az MPS inputjai. Gyártás menete - Tervezés: Mit gyártok? Termék  Termék kifejlesztés  Felépítés tervezés  Darabjegyzék Gyártás  Gyártó művelet  Berendezés  Műveleti sorrend Mikor? Mennyit? MPS (főgyártási ütemtervben a késztermékek és azok komponensei

vannak. A komponensek folyamatosan változnak az új vevői igények miatt) MRP 1. (anyag- és félkésztermék- szükséglet számítás) Beszerzés Gyártás MRP 2. (Gyártókapacitás szükséglet számítás :CRP) Termék Rendelések Becslés 1. MPS (fő gyártási ütemterv) - termék - mennyiség - időpont 2. Gyártási rendelés 3. Gyártás 11. Az anyag- és félkész termék szükséglet számítása Fogalmak A termékstruktúra ábrázolása. Speciális problémák megoldása az ábrázolásban A számítás menete. A struktúra adatmodellje Az anyag- és félkész termék szükséglet számítása. A szükségletek meghatározása két számítási feladatot is jelent: 1. A szükséges mennyiségek meghatározását 2. A rendelkezésre állás időpontjának meghatározását A szerelés megkezdésének feltétele, hogy valamennyi szükséges alkatrész és félkész termék rendelkezésre álljon. A félkész termékek összeszereléséhez ismét időben kell az

anyagoknak és az alkatrészeknek rendelkezésre állniuk. A termék valamennyi komponenséhez egy mennyiség és egy időadat rendelhető. A komponensek beépülésének ábrázolására a struktúra törzs szolgál. A struktúra törzsben szerepel: - Cikk (késztermék, félkésztermék, alkatrész) neve (MIBE) - Beépülő cikk (MI) - Fajlagos mennyiség (MENNYI) A fenti beépülések rajzban történő ábrázolása a komponensfa: - többszintű fa - egyszintű fa A komponensfa a beépülő azonosítók ábrázolásán túl a fajlagos beépülő mennyiségeket is tartalmazza, segítségével egyszerűen számítható az egységnyi mennyiségű termékbe beépülő komponensek fajtája és mennyisége. Így kapható a darabjegyzék A komponensfa legfelső szintje a termék, a komponensek egyre alacsonyabb szinteken helyezkednek el, a beépülés hierarchiáját mutatva. A darabjegyzék összeállításához a számítás mindig a legfelső szintről indul, egy komponens

szükséglete akkor összesíthető, ha a legalacsonyabb előfordulási szintjét is elhagytuk. Bruttó és nettó szükséglet: Bruttó: a kibocsátási ütemterv egy időintervallumába eső termékek teljes anyag, alkatrész és félkész termék szükséglete. Nettó: a raktárkészletből felhasználható, valamint a gyártásban lévő mennyiségekkel csökkentett szükséglet. Szükségletszámítás során megoldandó egyéb feladatok. Selejt A szükségletek számításakor figyelembe vehetjük a selejt várható alakulását is. Ehhez újabb adatok ismerete, feldolgozása és számítógépes tárolása szükséges. Gyártmányvariánsok kezelése: számos termék több változatban is készülhet. Ez több közös komponens mellett, néhány eltérő komponens beépítését jelenti. Számítógépes feldolgozásra alkalmas GOZINTO listás darabjegyzék lebontó eljárás: A darabjegyzékek rendszerét gráf szimbólumokkal ábrázoljuk. A gráf csúcsai a komponensek,

azonosítói az adott komponensek cikkszámai. A gráf irányított élei a beépülés irányát jelölik, az él multiplicitása pedig a beépülési darabszámot határozza meg. A számítás elvégzéséhez a komponensfa valamennyi adata tárolásra kerül. A gráf éleinek leírását a darabjegyzéktár, a csúcsok leírását a címtár tartalmazza. Az eljárás két lépése: 1. felbomlódási sorrend meghatározása: kitörlöm a komponensekbe befutó éleket, ha az abból kifutó élek száma 0. (melyik csúcs hányszor kezdőpont, ahol 0 van, onnan lehet elindulni). Ha nem tudok végig menni a listán (gráfon) akkor hurok van 2. szükségletszámítás elvégzése Átfutási idő jelentősége, komponens idősorok számítása: Valamely cikk átfutási ideje azon megmunkálási idő, amely akkor szükséges az előállításhoz, ha valamennyi közvetlenül beépülő komponens maradéktalanul rendelkezésre áll. A termék végső határidejéből indulva az egyes

munkafázisok átfutási időtartamait rendre levonva megkapjuk a legkésőbbi kezdés időpontját. Ha a komponensfa lebontása után elvégezzük a fenti időszámítást, akkor megkapjuk a termékenként a komponens mennyiségi idősorait. Sorozatok kialakítása és problémái: A különböző termékek idősoraiban szereplő azonos komponensek időben közel eső tételi összevonhatók, gyártási sorozattá alakíthatók. Ez nagymértékben növeli a gyártás gazdaságosságát, időspórolás is. Az összevonás után a sorozat mennyiségét kell tovább bontani, megőrizve az egyes mennyiségek címzettségét. Az eredet megőrzése jelentős adminisztrációs gond. Az összes komponensnél felmerül az a kérdés, hogy a havi igényt össze lehet e vonni egy rendelési tétellé. A beszerzésnél az átfutási időt ismerni kell A legnagyobb költsége a tárolásnak van, ott eleve áll a pénz a termékben és ehhez hozzákapcsolódik a raktározás költsége is.

Azonban ha az egyik alkatrész hiányzik, akkor a termelő gép áll, a munkaerővel együtt is, ez is jelentős költség. A gyártósor összevonásában előny, hogy nincs kiesett idő, ezrét törekedni kell sorozatok képzésére. Termékfejlesztés: 1. Termék megtervezése (megjelenése, műszaki tulajdonságai) 2. Ha van helyettesítő alkatrész, figyelembe kell venni 3. Normál alkatrészkönyvtárból való választás: gazdaságossági szempont, hogy olyan alkatrészekből állítsuk elő a terméket, amelyek más termékeinkbe is beépülnek. MRP I  MRP II - szükséges a komponensek ismeretén túl ismerni kell, hogy milyen gépeken, hogyan gyártsuk le a terméket. „Definiáld hozzá a gyártó művelteket” 12. A kapacitásszükséglet számítás feladatai, fogalmai Terhelés végtelen kapacitásra, véges kapacitásra. A terhelési adatok ábrázolás Adatok, információk. A gyártókapacitás számítása: a szükségletszámítás során lebontott félkész

és késztermék igények határidőzött sorozati a műveletjegyek segítségével az egyes termelő kapacitásokhoz rendelhetők. A gyártandó darabszámok ismeretében meghatározható az egyes elvégzendő műveletek összes időigénye. Ahhoz, hoz az így meghatározott műveleti időigényt az adott kapacitásra időben kiterheljük, szükségünk van a művelet kezdési időpontjára. Ehhez az adott cikk utolsó műveletétől kezdve, a kibocsátási ütemtervben meghatározott határidőtől kezdődően visszaütemezzük. Egyszerű visszaütemezés: a visszaütemezést műveletről műveletre folytatva elérjük azt, hogy a cikk valamennyi művelete időtengelyen van. Az egyes műveletek időben nem szorosan követik egymást, hanem műveletközi idők elteltével. A műveletközi idők többféle időt foglalhatnak magukban: szállítási időket, művelet utáni technológiailag szükséges időt. A műveleti időkön kívül szükség van még gépbeállítási és

átállási idők figyelembevételére. Minden művelet csak akkor kezdődhet el, ha az előtte lévő már befejeződött, nincs átfedés. Átlapolásos visszaütemezés: az egyszerű visszaütemezés az adott műveletsorozat leghosszabb átfutási idejét adja meg. Ez az idő lerövidíthető, ha az egyes műveletek időben átfedik egymást. Ezt az teszi lehetővé, hogy egy művelet már akkor is megindítható, ha a sorozatnak csak egy része hagyta el a műveletet. Az átlapolásos technika másik eszköze a párhuzamos gépbeállítás, ha két gép azonos technológiai adatokkal rendelkezik, akkor a műveleti idő feleződik. A kapacitás terhelés kiszámítása: Az adott időszakokban elvégzendő műveletek kezdési időpontjait és időtartamait ismerve elvégezhető a kapacitások terhelése. Táblázatos formában ábrázolhatjuk a terhelést Az időszakot hetekre bontjuk, az egyes hetekre eső műveletek időigényét kapacitásonként összegezhetjük. Ez az

eljárás a ’végtelen kapacitások’ terhelése, sehol nem veszi figyelembe a kapacitások korlátait. A terhelés az aktuális kapacitás százalékában is ábrázolható adott kapacitásra. Függetlenül attól, hogy a kapacitásterhelést a legkésőbbi vagy a legkorábbi kezdésre számítjuk, maradnak szabad kapacitások és túlterhelések is. A kapacitás szükséglet számítás elsődleges feladata, hogy felhívja a figyelmet a terhelési egyenetlenségekre. A túlterhelések megszüntethetők legalább részlegesen a terhelés korábbi időpontra történő átütemezésével. Ennek időbeli korlátja a legkorábbi kezdésre történő terhelés Ha ez nem segít, lehetőség van még a határidő módosítására, a gyártandó darabszámok időbeli szétbontására, pótlólagos kapacitások biztosítására. A végtelen kapacitásokról véges kapacitásokra történő áttéréskor a túlterhelések simítása történik. A szükségletszámítás felhívja a

figyelmet a kihasználatlan kapacitásokra is. A rendelések felvételénél ezt figyelembe kell venni. 13. Cikkek – műveletek – gyártó berendezések Műveleti időadatok, időnormák Az időnormák karbantartása. A gyártó műveletek, gyártó berendezések tárolandó adatai. Művelet  Művelet törzs  Cikkek műveletei gyártó  Cikktörzs Művelet kód Cikkszám Helyettesíthető alkatrész Megnevezés Műveleti kód Érvényesség (melyik struktúra van érvényben) tól – ig, – ig, tól – Leírás Sorrendi (hányadiknál most) Helyettesítő művelet kódja Egységnyi műveleti idő HTK Egységnyi műveleti ktg-e idő adat tart Selejt % Szerszámkód Dolgozó műveletek és  Dolgozó törzs HTK törzs Szerszámtörzs HTK kód Szerszámkód Megnevezés Megnevezés Egyéb gép kód HTK kód Üzembe időpontja Üzembe időpontja helyezés helyezés Utolsó karbantartás időpontja Utolsó karbantartás időpontja

Tervezett karbantartás Tervezett karbantartás Egységnyi költsége idő HTK: homogén termelő kapacitás Művelet törzs: az összes olyan művelet, feladat, amely a cégnél előfordul. Ezeket a műveleteket műveleti kóddal azonosítjuk. 14. Az operatív programozás A prioritás, a prioritás ütemezés Ütemezési stratégiák. Előfeltételek, adatok és információk Ütemezési szabályok A hálós ütemezés alkalmazása. A kapacitásszükséglet számítás adatai közvetlenül nem alkalmasak a termelés számára történő kiadásra, hiszen eredményei egy úgynevezett durva programot alkotnak. A finom- vagy operatív programozás feladat lesz az, hogy minden részfeladatra pontos ütemtervet készítsen napi, vagy akár műszakonkénti bontásban. Ez magában foglalja a műveleti sorrendek pontos meghatározását, kezdési és befejezési idők számítását, a kapacitások pontos terhelését. Feltételei: - - A helyzet pontos ismerete: a termelés

eredményeit megfelelő módon és időben kell számításba venni, a változásokat az operatív programozás input állományán át kell vezetni. Programszerűség betartása. A számított operatív programhoz pontosan biztosítandók a szükséges erőforrások. A programszerűség betartása az anyagok, alkatrészek beérkezésében bekövetkező kisebb csúszások miatt nem mindig sikerül. Eszerint az operatív programot csak rövid idővel a gyártásba történő kiadás előtt, csak rövidtávra érdemes elkészíteni. A termelésirányítást támogató számítógépes rendszerekkel szemben támasztott követelmények: - A rendszerhez kapcsolódó adatbeviteli folyamatoknak gyorsnak, pontosnak, megbízhatónak kell lenniük A rendszer képes legyen a gyors reagálásra Ezekhez szükséges, hogy a számítógépes feldolgozás ne izolálódjon el a termelő környezettől: az adatok bevitele, a hibák javítása a keletkezés helyén történjen, illetve a rendszer

szolgáltatásainak vezérlése a felhasználás helyén történjen. Operatív programozás a PICS rendszerben A PICS rendszer három eljárást is kínál. Valamennyi módszer úgynevezett prioritásos ütemezést hajt végre. A prioritás egy definiált mérték, melynek mérőszámát minden egyes, az elvégzendő feladatban szereplő munkára kiszámítunk. A munkákat a kiszámított prioritások értékének növekvő vagy csökkenő sorrendjébe kell rendezni. A gyakorlatban szükséges prioritások: - A munkák időtartaléka, azaz a teljesítési határidőig hátralévő idő csökkentve a hátralévő műveletek időigényével. (növekvő) A határidők sorrendjében történik az ütemezés. A késés mértéke, ami egy negatív érték, a negatív időtartamok növekvő sorrendje A cikk felhasználási helyeinek csökkenő sorrendje Kívülről megadott számérték. A prioritás a munka fontosságát kifejező számértéke. Határidő - Jelenlegi időpont =

Mennyi idő van utánpótlásra - Hátralévő átfutási idő = Tartalékidő A legkorábbi kezdésre ütemezés módszere a prioritások sorrendjében: A rendelés műveleteit az első művelettől kezdve, annak legkorábbi kezdési időpontjától ütemezi. - Ha ez kapacitáshiány miatt nem lehetséges, a művelet a megengedett legkésőbbi időpontig késleltethető. - Ha a művelet nem késleltethető tovább, akkor a maximális kapacitás figyelembevételével ütemez. - Ha így sem sikerül, akkor alternatív kapacitásokból és műveletekből választ. - Ha így sem sikerül, akkor túlütemezi a határidőn. Előnye: határidő szerint biztonságosabb, hátránya: ha valami közbejön, sok a befejezetlen állomány. - A legkésőbbi befejezésre történő ütemezés: Az utolsó művelettől kezdve a legkésőbbi időpontok alapján ütemez. Ha ez nem sikerül, akkor az ütemezendő művelet kezdési időpontját a legkorábbi időpont felé előre tolja. - Ha a

művelet nem mozgatható tovább előre, maximális kapacitások figyelembevételével ütemez. - Ha így nem sikerül, akkor alternatív kapacitásokat, műveleteket vesz figyelembe. - Ha így sem sikerül, akkor túlütemez a határidőn. A módszer a határidő betartás szempontjából kockázatot jelent, de csökkenti a befejezetlen állományt. - Hálós ütemezés: A rendelések technológiáját háló alakban fogalmazzuk meg. Valamennyi háló prioritási számot kap, és az összes félkész termék örökli a végtermék prioritását. Az ütemezés a legnagyobb prioritású hálóval kezdődik. A módszer mind a befejezetlen állomány, mind a határidő betartásánál hatékony. A hálótervezés időtervezésénél kiszámíthatók a legkorábbi és legkésőbbi kezdés, illetve befejezési idők. A rendelkezésre álló kapacitások adatainak figyelembevételével mind az előre, mind a visszaütemezés végrehajtható. A módszert elsősorban egyedi és kissorozatú

gyártásoknál használják. Algoritmusa: - Sorra veszi a megkezdhető tevékenységeket és a lehetséges legkorábbi kezdési időponttól kedve megkísérli lefoglalni az igényelt kapacitásokat, Ha ez nem sikeres, vagy a befejező időpontig kapacitáskorlátok miatt nem lehetséges, áttér a munka következő megkezdhető tevékenységére A tevékenységet addig folytatja, míg a háló ütemezése be nem fejeződött, vagy már nem tartalmaz megkezdhető feladatokat. Prioritásképzés: Elsőnek az emberi termelésirányítás által előírt rendeléshálókat ütemezi a megadott sorrendben - Ezután a korábbiakban megkezdett munkákat ütemezi készenléti állapotuk csökkenő sorrendjében. - Ha ezek elfogytak, akkor a meg nem kezdett munkákat ütemezi ugyanígy Az ütemezési időszak szabad kapacitásait kísérli telíteni, az egyes munkák prioritása figyelembevételével. Prioritásnak választható a határidő, a tartalékidő, a hátralévő szükséges

időtartam (kritikus út), a tevékenységek darabszáma. - Egygépes probléma feltételei: - n számú, egymástól független munka vár elvégzésre a nulla időpontban a munkák közötti átállási idők függetlenek az előző munkától a munkák jellemző adati ismertek a gép folyamatosan rendelkezésre áll ha egy munka megkezdődik, akkor az a befejezésig megszakítás nélkül folytatódik. INPUT OUTPUT Az elkészüléshez szükséges idő A munka befejeződésiének időpontja Beérkezési idő Átfutási idő (gépre várakozva és gépen töltve) A munka határideje Csúszás Késési idő, ha a munka nem készül el határidőre Összevont értékek: Átlagos késés: 1 / n * ∑késési idő Átlagos átfutási idő: 1 / n * ∑átfutási idő Legnagyobb átfutási idő: max(átfutási idő) Legnagyobb késés: max(késési idő) Az ütemezés célja ezen mértékek valamelyikének minimalizálása. Hálós ütemezési szabályok: 1. A munkák

legrövidebb megmunkálási idő sorrendje minimalizálja az átlagos átfutási időt és az átlagos készletet 2. A munkák legkorábbi határidő sorrendje minimalizálja a csúszást 3. A megszakítható munkákat a legrövidebb hátralévő műveleti idő sorrendjében minimalizálja az átlagos átfutási időt. 4. Párhuzamos gépek esetén, a leghosszabb műveleti idejű munkák a legkevésbé terhelt gépekre téve a teljes átfutási időt minimalizálja. 15. Hálótervezés A Gantt – féle sávos diagram Alapfogalmak CPM, PERT, MPM. A logikai tervezés Hálótervezés: a projectmenedzsment tervezési és ellenőrzési eszköze, a statisztika alapján tudták, hogy mennyi az átfutási idő. A B esemény akkor következik be, ha A bekövetkezett Megmutatja az esemény és a tevékenység közötti kapcsolatot. Hibája a látszólagos tevékenységek miatt átláthatatlanná válik. A háló bizonyos korlátozásokat fejez ki A Gantt féle sávos diagram: megmutatja, hogy

milyen következménye van annak, hogy egy esemény korábban vagy később fejeződik-e be. Nem ad összefüggést a tevékenység és az esemény közötti kapcsolatra. A Gantt féle diagrammban nem léteznek korlátozások CPM: Critical Path Method – kritikus út módszer PERT: Program Értékelő és Felülvizsgáló Technika A logikai tervezés: 1. Feladat felosztása részfeladatokra, addig bontható, míg tevékenységre bontható 2. Eseménydefiniálás 3. Tevékenység időtartam definiálás 4. Kapcsolatot hozunk létre a tevékenységek között 5. Háló felrajzolása 6. Dokumentálás: hálók jegyzéke, tevékenységek jegyzéke 16. Hálótervezés, időtervezés Kritikus út, tartalékidők, felhasználásuk Hálótervezés, költségtervezés, erőforrás allokáció. Időtervezés: a hálótervezés második szakasza. Input: maga a háló, tervezett kezdési, befejezési idő, tevékenység időtartama. Output: tevékenység legkorábbi és legkésőbbi kezdési

és befejezési időpontja, események bekövetkezésének legkorábbi és legkésőbbi időpontja, tartalékidők, kritikus út hossza. Tartalékidők: 1. Teljes tartalékidő: feltételezzük, hogy valamennyi a tevékenységet korlátozó (megelőző) tevékenység a lehető legkorábban befejeződik és valamennyi a tevékenységet követő (melyeket ő korlátoz) a lehető legkésőbb kezdődik meg. 2. Szabad tartalék: feltételezzük, hogy valamennyi a tevékenységet megelőző tevékenység a lehető legkorábban befejeződik, és valamennyi a tevékenységet követő tevékenység a lehető legkorábban kezdődik meg. 3. Független tartalék: feltételezzük, hogy valamennyi a tevékenységet megelőző tevékenység a lehető legkésőbb befejeződik, és valamennyi, a tevékenységet követő tevékenység a lehető legkorábban kezdődik meg. Erőforrás hozzárendelés: a háló tervezés harmadik szakasza, meg kell határozni, hogy mely erőforrást mely időponttól

kezdve, mely időpontig milyen mértékben terhelek. Költségtervezés: mennyi a teljes befektetési költség, illetve a teljes költség időbeli ütemezése. Egy tevékenységhez kétféle költség rendelhető: közvetlen illetve közvetett A költségek változnak a végrehajtás időtartamának függvényében. A felhasznált költség százaléka a megvalósulás mértékében exponenciálisan növekszik. A közvetett költség ezen belül exponenciálisan csökken, a közvetlen költség lineárisan növekszik a termeléssel. Normál idő: normális esetben ennyi idő alatt hajtjuk végre a tevékenységet. (tn) Normál költség: kn Átfutási idő rövidítés többletköltséget jelent. Roham idő: ennél rövidebb idő alatt nem lehet elvégezni a tevékenységet. (tr) Roham költség: kr Roham költség > Normál költség kr – kn = egységnyi időegységre növekedésre jutó költség többlet. tr – tn Időoptimalizálás: átfutási idő rövidítés, azt

kell rövidíteni, amelyre a legkisebb költség jut. 17. Az IT és az integrált információs rendszer fogalma A vállalati információs rendszerek fejlődése (MRP I, MRP II, ERP, TEI) Az egyes fejlettségi állapotok kapcsolata, az egyes rendszerek főbb moduljai. A standard szoftver fogalma, készítésének előfeltételei. IT: Információ technológia: az alkalmazott eszközök, technikai eljárások és ismeretek összessége: - Adatgyűjtés, adattárolás, adatfeldolgozás, információtovábbítás módja Alkalmazott technikai eszközök összessége Integrált információs rendszer: az adatbevitel egyszeres és a központi adatbázisokon keresztül minden adat eljut az alrendszerhez. A valós idejű feladatvégzés, a feladatok elkülönített részenként való megjelenése miatt gyakori volt az inkonzisztencia. Integrált rendszerekre volt szükség A mikrogépek alkalmassá váltak arra, hogy a vállalat megvegye és hálózatokba kötve hasznosítsa őket.

Vállalati információs rendszerek fejlődése: MRP I (60’-as évek vége)  MRP II (70’) ERP (90’) TEI (jövő) MRP I – anyag és félkész termék szükséglet számítás MRPII – Gyártó erőforrás szükséglet számítás ERP – Vállalati erőforrás tervezés (Pl.: SAP) TEI – Teljes vállalati integráció (A2A – anything to anything) A TEI az ERP kiterjesztése: az információs folyamatok behálózzák a teljes gyártó vállalatot, a vevőket és a szállítókat. Vevő: a gyártó vállalat termékeinek és szolgáltatásainak vásárlója. Gyártó: a TEI rendszer felhasználója. Szállító: a gyártó vállalat által felhasznált anyagokat, alkatrészeket és szolgáltatásokat biztosítja. MRP I MRP II: - Igény előbecslés Rendelés fogadás Vevők kiszolgálása Fő gyártási ütemterv CRP ( kapacitás szükséglet számítás) Készletgazdálkodás Termelés elszámolás Beszerzés Közvetett költség elszámolás Pénzügy

(szállítói folyószámla, vevői folyószámla, főkönyv) MRP I ERP: - Vezetői döntéstámogatás Beszállítói lánc Értékesítés támogatás Logisztika és disztribúció Szerviz terület JIT támogatás Tervezés és ütemezés Gyártás végrehajtás Környezeti kapcsolatok Költség számítás Minőségbiztosítás Karbantartás menedzsment Gyártás fejlesztés HR : emberi erőforrás menedzsment MRP II TEI: - ERP Stratégiai tervezés Marketing Igény menedzsment Beszállítói lánc menedzsment CRM (vevőkezelés) - Vállalati gyártó rendszer Pénzügyi tervezés Termék fejlesztés R and D Értékesítés tervezés Standard szoftver: - Készen vásárolható szoftver, amihez nem kell fejlesztés Elképzelt vállalati modell szükséges Sokféle standard funkció Kiválasztott funkciók paraméterezhetősége SAP Modulok – moduláris felépítés SD Értékesítés (sales and distribution) MM Anyaggazdálkodás (material management) – MRP I PP

Termelésszervzés (production planning) FA Pénzügy/számvitel (financial/accounting) CO Contorlling AM Eszközgazdálkodás (asset management) QM Minőségbiztosítás (quality management) PM Karbantartás (Plant maintenance) HR Emberi erőforrás WF Munkafolyamat PS Project rendszer IS Szakmai megoldások (industry solutions) Modulok csoportosítása Pénzügyi, számviteli: FI: a logisztikai és az emberi erőforrás modulokkal együttműködve a könyvelési és számviteli funkciókért felelős. AM: a vállalat eszközeivel kapcsolatos műszaki, gazdasági tevékesnység CO: a teljes vállalati tevékenység eredményorientált ellenőrzése Logisztikai modulok: MM: készletgazdálkodás, szervezése, lebonyolítása beszerzés, bevételezés, számlaellenőrzés, szállítóértékelés PP: hosszú és rövidtávú termelésszervezés, szükséglettervezés, ütemezés, erőforrás tervezés, gyártás vezérlés SD: rendelések, kiszállítás,

számlázás PM: munkahelyek, munkaeszközök szervízszolgáltatások menedzselése karbantartásainak szervezése és lebonyolítása, QM: minőségtervezés, minőségvizsgálat, minőséganalízis Controlling modul: - tényleges eredmények dokumentálása és tervezése az eredmények és tervek összehasonlítása során megállapított eltérések elemzése, beavatkozás többkomponensű modul Work Flow modul: Az üzleti feldolgozó rendszerek adminisztrációjának átfogó támogatása, hogy gyorsan elérhetővé tegyék az információt, lerövidítsék az átfutási és várakozási időket. 18. A TEI koncepció Az egyes funkcionális modulok kapcsolatai A TEI rendszer előnyei, hátárnyai. A TEI és az ERP rendszerek közötti kapcsolat TEI koncepció: A felső vezetésnek meg kell fogalmaznia a vállalat jövőképét, küldetését, ehhez STRATÉGIAI TERVEZÉS szükséges. (PÉNZÜGYI TERVEZÉS, ÉRTÉKESITÉS TERVEZÉS, MARKETING, MŰKÖDÉS TERVEZÉS) A

stratégiai tervezéshez pénzügyi előbecslés szükséges. R and D: A folyton változó vevői igényeknek való megfelelés a termékek állandó újítását, új termékek megjelenését követelik. Nagyon fontos a vevőkkel való kapcsolatteremtés, hiszen tőlük jön a termékötlet. A vevőkiszolgálás kiemelt szerephez jut A gyártás nagyon fontos része a raktározás, az optimális készletgazdálkodás. A TEI rendszer előnye az ERP –vel szemben: - vezetést támogató rendszerek integrációja a vállalat környezetében lévő rendszerek integrációja a döntések és események gyors és pontos kommunikációja a vállalaton belül TEI problémái: - Nincs olyan szállító jelenleg, aki komplett TEI rendszert kínál A rendszerválasztásánál és bevezetésénél gyakran alábecsülik az adottságokat és a bonyolultságot, ez a befektetés megtérülésében (ROI) 20-50% romlást okozhat. A komplett TEI/ERP implementálása rendkívül nehéz és

költséges, a gazdag funkcionalitás és az integráltság magas foka miatt. A potenciális előnyök általában csak akkor érhetők csal el, ha újraszervezzük az üzleti folyamatokat, ami időigényes és emberi ellenállásba ütközik Az integráció fokát növelve, egyre gyorsabban nőnek a technikai nehézségek. Ennek következménye, hogy sok vállalat néhány funkciót nem integrál a rendszerbe, annak egyszerűsége, és az integráció magas költségei miatt TEI előnyei: - - Az ajánlatkéréstől a kiszállításig történő átfutási idő rövidülése Javulás a szállítási határidők betartásában A hibás termékek arányának csökkenése Javuló képességek a vevői változtatások megválaszolásában Eladási árak csökkenése A nyereségesség stabil növekedése A készlet forgási sebességének növekedése On-line vevői információk On-line szállítói információk A szállítói kifizetések átfutási idejének csökkenése A

dolgozói terhelés csökkenése 19. A vezetés funkciója, szintjei, hierarchiája A célok és döntések hierarchiája A vállalati stratégia, a stratégiai döntéshozatal és végrehajtás folyamata. A funkcionális stratégiák, az informatikai stratégia és szerepe. Az informatikai stratégia tervezés és végrehajtás folyamata. A stratégiai tervezés hiányának következményei. Vezetői funkciók: - Stratégiai tervezés Marketing Értékesítés és működés tervezés (S and OP) Pénzügyi tervezés Vezetői döntéstámogatás Működést jellemző mértékek Integrált beszállítói lánc irányítás Vezetői funkciók: - tervezés szervezés utasítás koordinálás ellenőrzés beavatkozás Vezetői funkciók: - tervezés végrehajtás (szervezés, erőforrás biztosítása, vezetés) ellenőrzés beavatkozás Vezetés szintjei: - Stratégiai (felső vezetés) - Taktikai (középvezetés) - Operatív Az egyes vezetői szinteken különböző

minőségű és mennyiségű információ szükséges. Célok és döntések hierarchiája: - vállalati funkcionális A vállalati stratégia, a stratégiai döntéshozatal és végrehajtás folyamata: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Vállalati jövőkép Stratégiai célok Stratégiai tervezés Taktikai tervezés Költségvetés biztosítása Vállalati részlegek céljainak kidolgozása Tevékenység tervezés Aktuális eredmények Eredmények elemzése A funkcionális stratégiák, az informatikai stratégia és szerepe: Informatikai stratégia elemzés Informatikai stratégia választás Informatikai stratégia végrehajtás Vállalati stratégia: 1. 2. 3. 4. 5. Pénzügyi stratégia Marketing stratégia Informatikai stratégia Humán erőforrás stratégia Logisztikai stratégia Az informatikai stratégiának támogatnia kell az összes részterületet. Az informatikai stratégia rögzíti: - a kiinduló állapotot, a stratégia kidolgozásának pillanatában a célt, az

állapotot, ahová a megvalósítás során el kell jutni minden lépést, melye a kiinduló állapotból a célba történő eljutást lehetővé teszi Az informatikai stratégia feladatai: 1. 2. 3. 4. Célok a cél  állapot ahova elakarok jutni a menedzsment/funkcionális területek igényeinek meghatározása, összehangolása Környezet jelenlegi informatikai rendszer és eszközök informatikai piac, eszközök, rendszerek, szolgáltatások Erőforrások, melyek a célok eléréséhez szükségesek Stratégiai döntés Jelenlegi rendszer továbbfejlesztése vagy új rendszer bevezetése Célfejlesztés Standard rendszer adaptálás Elvégzendő feladatok alternatívánként Megvalósíthatóság Alkalmasság Elfogadhatóság A stratégiai tervezés hiányának következményei: A vállalat jövőképe rejtett vagy ismeretlen Az üzleti stratégia a napi kompetitív üzleti helyzeten alapul Az üzleti stratégia a történeti adatok jövőbe történő kivetítésével

definiált A vállalat minden más, a területén tevékenykedő vállalattal konkurál A lehetőségek megragadására vonatkozó döntések alapja a tervezett pénzügyi nyerség, illetve kockázat elkerülése 6. A döntések konfliktus helyzetbe hozzák a vállalatot 7. Túl sok az aktív projekt, állandóan változó prioritásokkal 1. 2. 3. 4. 5. 20. A marketing célja, VOC, piackutatás, QFD, az S and OP feladata és integrációja, a pénzügy integrációja, a felső szintű pénzügyi terv kialakításának lehetősége. Marketing: biztosítja, hogy a stratégiai terv termékértékesítésben valósuljon meg. - Megteremti a környezetet, melyben a vevő meghozza a vásárlási döntést Támogatja új termékek és szolgáltatások definiálását Meghatározza azon vevők körét, akiknek a termékeket és szolgáltatásokat ajánljuk Támogatja az árajánlatok kialakítását Gyakran felelős a kompetitív stratégia kialakításáért Technikái: 1. Vevői interjúk

(Voice of the customer) - semleges harmadik fél végezze - VOC audit eredményei: - Rangsorolt vevői elvárások és teljesítmény mérés - A vevő által érzékelt teljesítmény - Trend analízis - Beszállítói lánc folyamatainak elemzése - „Rés” elemzés: vevői elvárások / vállalati teljesítmény - „Rés” elemzés: vevői megítélés / vállalati megítélés - Vevői ajánlások 2. Piackutatás: folyamatos piacvizsgálat, a termékek, árak, mind a cég, mind a konkurencia meglévő és jövőbeli termékeivel kapcsolatban. A vizsgálat eredménye az új termékelképzelés, melyet a k+f hasznosít 3. QFD – quality function deployment – a magasabb szintű célok lebontása tevékenységekre és mértékekre. Segíti a vevői elvárásoknak a terméktulajdonságokban való megjelenítését Az S and OP feladata és integrációja (értékesítés és működés tervezés) - Transzformálja az éves üzleti tervet folyamatban lévő taktikai és

műveleti tervekké Integrál minden, az üzleti tervez szolgáló funkcionális tervet (értékesítés, marketing, fejlesztés, beszerzés, gyártás, pénzügy) Az S and OP részei: 1. - Új termék terv új termék ütemezés erőforrások mérföldkövek ütemezése végrehajtás 2. - Értékesítési terv részletes értékesítési terv marketing értékesítés végrehajtás 3. Pénzügyi terv Az Értékesítési terv/Részletes értékesítési terv és a Beszerzési terv/Fő beszerzési terv alapján raktári tartalék. 4. - Beszerzési terv fő beszerzési terv részletes anyag és kapacitás terv műhely és beszerzés ütemezés végrehajtás Az S and OP lényeg az erőforrások folyamatos hozzáigazítása a piaci igényekhez. A legjobb eredmény úgy érhető el, ha állandó folyamat, nem pedig periodikus tevékenység. OUTPUTJAI: - Az új termék kibocsátási ütemterve Az MPS modul tervezett termékre vonatkozó inputja Karbantartott beszerzési

információk a beszállítók számára Automatikusan tervezett készletszintek Tervezhető cash-flow A TEI rendszer részletes tervei biztosítják az adatokat a felső szintű pénzügyi tervhez: - Az élő vevői rendelések és az előre jelzett értékesítés adataiból tervezett bevételek számíthatók A már megrendelt és a tervezett beszerzések adataiból tervezett kiadások számíthatók A tervezett munkák adataiból tervezett bérkifizetések és bérköltségek számíthatók Tervezett készletszintek késztermékekre, anyagra, befejezetlen állományra. A fenti adatokhoz egyéb bevételeket és kiadásokat hozzászámítva alakítható ki a pénzügyi terv a felső vezetés számára: a tervezett cash flow, és a tervezett P and L. 21. A vezetői döntéstámogatás (szimuláció, üzleti modellezés, Alert Warning Systems), a működési mértékek szerepe, újszerű felfogása, fajták. A supply chain management jelentése, integrációja, célja,

előfeltételei. A supply chain és demand chain. Vezetői döntéstámogatás Szimuláció: Mi lenne ha típusú kérdések megválaszolására, tervezett változtatás  hatása a műveletekre és a P and L –re. Kivételen alapuló informálás (Alert Warning Systems), figyelmezteti a vezetést, ha a rendszer érzékeli, hogy valamely „tulajdonság” mértéke átlépte az előre beállított küszöb értéket. Üzleti folyamatok modellezése: az ilyen eszközök segítségével meghatározható az átbocsátó képesség, a szűk keresztmetszetek. Működést jellemző mértékek A működést jellemző mértékeknek a jövőben flexibilitást kell elősegíteniük, jelenleg a tevékenységek előre jelezhetőségére törekszenek, melyet a jelenlegi pénzügyi elszámolási rendszerek okoznak. A részlegek és részlegvezetők teljesítménye a tervezett költségvetésükhöz elért eredmény alapján kerül megítélésére, a tervezés a tárgyidőszakot 3-6 hónappal

megelőzően történik, az elszámoltatás a pénzügyi év végén. Ekkor a terv „életkora” 15-18 hónap A piac ennél gyorsabban változik. A működési mértékeknek a termékek életciklusán kell alapulniuk Nyereségesség: tradicionális cél, a vállalat teljesítményének elsődleges mércéje, de a részlegek céljai egymással ellentmondásban lehetnek. - Értékesítés: az árréshez történő hozzájárulás, ez segít a hasznot nem hozó termékek eliminálásában Gyártás, készletgazdálkodás: a termék előállítás teljes életciklusának költségei, beleértve a beszerzést is. Fejlesztés: olyan termékek tervezése, melyek a termék életciklusa alatt pénzt termelnek (hozzájárulás az árréshez), a garanciális költségek okozója Más egységek (HR, IT): szolgáltatók, a szolgáltatásért a fenti 3 csoport szerint fizet Idő: a folyamatoknak a pénznél jobb mértéke - Új termékek piacra kerüléséhez szükséges idő. Késés a

piacra kerülésben, nagyobb veszteség, mint az időben történő piacra jutás többletköltsége. A vevői rendeléstől a kiszállítás időpontjáig eltelő átfutási idő Sebesség: a teljes átfutási idő/az értéknövelő folyamatok ideje Supply Chain Management integration - AZ SCM teljes integrációjának jelentése: Partnerség a vevőkkel és szállítókkal Célja: a rugalmasság és érzékenység maximalizálása, a papírmunka, a költségek és a pazarlás minimalizálása Előfeltételei: a vevő egyes termékcsoportjait egy szállítótól szerzi be Toló koncepció – Supply chain Húzó koncepció – Demand chain (igény) 1. 2. 3. 4. 5. 1. A visszaveendők begyűjtése a kereskedőktől 2. Testre szabott termék értékesítés 3. Fogyasztás alapú kiszállítás 4. Gyártás csak ismert igény alapján 5. Nyersanyag vásárlás a gyártás szükségletei alapján Nyersanyag vásárlás Termék előállítás Termék piacra dobása Értékesítés

kereskedőkön keresztül A visszaveendők begyűjtése a kereskedőktől A SCM helyes értelmezése: folyamat, mely a teljes anyagbeszerzési és fogyasztási rendszer belső és külső komponenseit tervezi, fejleszti, optimalizálja és vezeti. 22. A rendszer vásárlás lépései: jövőkép, tulajdonságok/funkciólista, szoftver lista, a lista szűkítése, RFP összeállítása, a javaslatok értékelése, a 3 legjobb ajánlat kiválasztása, a demonstrációk megtekintése, a termék kiválasztása, szerződéskötés és kísérleti bevezetés A rendszer kiválasztása 10 lépcsős folyamat: 1. A jövőkép megalkotása 2. A tulajdonságok / funkciók lista elkészítése 3. A szóba jövő szoftverek listájának összeállítása 4. A lista szűkítése 4-6 komoly jelöltre 5. A szállítóknak átadható kívánságlista összeállítása 6. A szállítók javaslatainak értékelése 7. A három „legjobb ajánlat” kiválasztása 8. A demonstrációk megtekintése

9. A termék kiválasztása 10. Szerződéskötés, az előzetes kísérleti bevezetés próbája, a befektetés igazolása A jövőkép megalkotása: - Leírja a vállalat területén működő legfejlettebb cégek jövőbeni működésének célkitűzéseit A maximális ROI elérést alapozza meg, hogy a rendszerkiválasztás és bevezetés stratégiai gondolkodással történjen Eliminálja (minimalizálja) a cégen belüli részlegek súrlódásait, azáltal, hogy közös jövőbeli célra törekszik Átfogó (funkciók, alkalmazottak, vevők, szállítók) Világos, könnyen érthető a hatása az egyes funkciókra „Kényszerítő erejű”, hogy a résztvevők lássák a változás előnyeit Újszerű és kihívó, hogy megragadja a résztvevők fantáziáját Lényegre törő, felesleges részleteket elkerülő A tulajdonságok / funkciólista elkészítése Kiindulópont a jövőkép, és a TEI rendszerek ismert funkciói Rövid dokumentum (30-50 oldal egy telephelyre) A

fő funkciók tömör leírása Minden fő funkcióra lebontás, mely a vállalat számára fontos tulajdonságokat és funkciókat tartalmazza, és szoftver független A lista szűkítése 4-6 jelöltre - - Automatikus kiválasztás: választ nem adó szállítók Külső tanácsok igénybevétele (objektívebben lát) Nehéz kérdéseket tartalmazó kérdőív összeállítása, mely megszűri a szállítókat A válaszok megbeszélése a szállítókkal Az ajánlati kívánságlista összeállítása (RFT- request for proposal) - A cég működésének leírása – hogy a szállító kellőképp megismerje Az ajánlatkérés célja, hatálya A kiválasztás és bevezetés tervezett ütemezése A kiválasztás módszere A felelős neve A tervezet üzleti modell Válasz űrlapok: segíti a szállítói válaszadást, nekünk is jó A jelenlegi és a jövőbeli hardver és szoftver környezet Mellékletek A javaslatok értékelése - Ajánlattevők látogatásából

levonható következtetések Ajánlatok erős pontjai Ajánlatok gyenge pontjai A még tisztázandó területek Kétségek a szállító ígéreteiben A három legjobb ajánlat kiválasztása - Bizottsági munka, melyben egy szakértő értékes segítséget adhat, célja a bemutatót tartók körének meghatározása Az erős és gyenge pontok összevetése Referencia látogatások - A működés - A használat módja (integrált-e) - A bevezetés módja - A szoftver minősége (funkcionális teljesség, hibajavítás) - A dokumentáció minősége - Az oktatás - Miért ezt választották, és milyen más termékek jöttek szóba - Javasolják-e szoftver megvásárlását, vannak-e fenntartásaik - Újra ezt a szoftvert vásárolnák-e meg A demonstrációk megtekintése - Demo anyagok összeállítása, szűkített adatkör (20-30 cikk, a hozzátartozó műveletekkel, darabjegyzékkel, különböző típussal, 3-5 vevő és szállító, költségadatok) Előírt folyamatok

forgatókönyve (rendelések, változások, műhely rendelések, beszerzések, vevői-, szállítói kifizetések) A látottak megbeszélése, értékelése, konszenzus kialakítása A termék kiválasztása (szempontok) - Rendelkezésre álló pénzügyi erőforrások Támogatás A bevezetés „könnyűsége” Megfelelés a vállalat üzleti területének Rugalmasság, a változásoknak való megfelelés Technológiai rizikó Ráfordítás / Hozadék Szerződéskötés, az előzetes kísérleti bevezetés próbája, a befektetés igazolása - A szerződéskötés feltételek, határidők, pénzügyi kérdések véglegesítése a szállítókkal Az előzetes kísérleti bevezetés végrehajtása (pilot project) - A legolcsóbb biztosítás a későbbi megfelelő rendszerműködésre - Célja a meglepetések időben történő felfedésére - A teljes rendszer egy próba kópiája szükséges hozzá - Minden csapat megközelítőleg egy teljes napi munkáját szimulálja - A

próba időtartama 12-16 óra - Szállítói tanácsadás szükséges Végeredmény: az esetleges hiányzó funkcionalitás és pótlási lehetőségei, a szoftver megbízhatósága, a tanácsadók képessége, nagyvonalú mentési és helyreállítási terv A választás igazolása - Részlegenkénti előnyök összegzése - A feleslegessé váló feladatokra fordítandó erőforrások felszabadulása, mely nyereségesség növelésére és a folyamatok javítására fordítható 23. A rendszer implementálása A feladat jellege, az implementálás főbb lépései: project tervezés (steering commitee), induló részletes terv, működési értékek, a kulcs szereplők oktatása, a jelenlegi adatbázis integritása, hardver installálás, szoftver installálás és pilot, széleskörű oktatás, az új rendszer eljárásainak definiálása, finomítása, adatkonverzió, modulonkénti bevezetés, folyamatos finomítás. A kudarc főbb okai A bevezetés: - „emberi” projekt,

nem technikai a szervezetnek és az embereknek változniuk kell A bevezetés lépései: - - A projekt megszervezése (steering committee). Stratégia, a folyamatok irányítása, prioritások, erőforrások, résztvevők érdekeltté tétele, a költségvetés „kézben tartása”, a konfliktusok elhárítása Jövőkép alapú működési mértékek definiálása. Új célok, új működési mértékek Az induló részletes terv elkészítése. Ráfordítások – eredmények diagram A projekt team és a kulcsfontosságú szereplők oktatása A meglévő adatbázis integritásának becslése. Bevezetés előtt és után is Az új hardver installálása, a „számítógéptermi” pilot végrehajtása. Installálás – implementálás - A kritikus tömeg oktatása. Mindenki, aki használni fogja, vagy napi munkáját érinti az új rendszer Az új rendszer eljárásainak definiálása és finomítása. A problémák, változtatási igények bevezetése előtti felderítése A

pontos adatok – és az adatkonverziók biztosítása Az első modul éles bevezetése, finomítása, passzítása. A lépés ismétlése a többi modulra Befagyasztás (BIG BANG: kockázatos)- párhuzamos működtetés (dupla munka) Folyamatos javítás, finomítás, felügyelet A bevezetési kudarc főbb okai (ERP 40-60%) - A dolgozók nem akarják az új rendszer sikerét A dolgozók elégedettek napi munkájukkal, nem látják az új rendszer szükségességét Az új rendszerrel szembeni irreális elvárások A dolgozók nem értik az új rendszer alapvető koncepcióját - Az alapvető adatok pontatlanok Az új rendszer technikai nehézségei 24. Technikai háttér A work flow elektronikus kapcsolatok, az EDI. kapcsolódás IPS-n keresztül, saját Előfeltételek, előnyök, hátrányok. A kérdések. rendszer, kliens szerver architektúra, Az internetes kapcsolat és típusai: Web site, ellátási lánc megoldás. Web centrikus rendszerek, biztonsági 1. WORK FLOW:

funkciója hasonló az adminisztrációban, mint a műveletterv funkciója a gyártásban. Figyelmezteti azt a személyt, akinek tennivalója van az ügyvitelben, majd a tevékenység után automatikusan továbbítja a feladatot a következő felelőshöz. Előre beépített szabályok alapján működik. 2. Objektum orientáltság 3. Kliens / szerver (kiszlogáló gép) architektúra - Kétrétegű (szerver – adatbázist ad + kliens – grafikus megjelenítés, néhány számítás) - Háromrétegű (SAP – az adatbázisok és a kliens egy applikációs szerverrel van kapcsolatban, ebből futnak a különböző alkalmazások) - Internet / intranet „Vékony kliens”, „Vastag kliens” – feladatmegosztás, előnyök – hátrányok (verzióváltás, az integritás helyreállítása, szűk keresztmetszetek, stb 4. Elektronikus kereskedelem: Papíralapú kommunikáció – Fax –Elektronikus kommunikáció EDI: Vevők  EDI rendelés  EDI szolgáltató  EDI rendelés

 Gyártó Szabványos tranzakciók (EDIFACT) - Számla Ajánlatkérés Ajánlati válasz Beszerzési rendelés Rendelés visszaigazolás Raktári beérkezés igazolás Szállítási ütemezés Stb Előnyök: eliminálja a nyomtatást, az adatok újra rögzítését, és számos időbeli késedelmet Hátrányok: drága, és számos gyártó „batch” jelleggel használja (kötlegelt feldolgozás) Internet: Vevő  Vevői ISP  Gyártói ISP  Gyártó Első megoldás: a vevői rendelés a vevő és a gyártó Internet szolgáltatóján keresztül a gyártó ERP rendszerébe kerül, mint vevői rendelés (EDI-hez hasonló) Második megoldás: a gyártó Internet site-ot tart fenn, ahol a vevő 7/24 üzemmódban terméket konfigurálhat, rendelést ad fel, informálódik az árról és a szállítási határidőről. Ennek követelményei: (TEI) - A vevői rendelések szerkesztése, fogadása On-line fizetőképesség ellenőrzés Pontos konfiguráló és ajánlati

rendszer Rendkívül pontos raktárkészlet Rendkívül pontos szállítási határidő számítás Előnyök: - Automatizálja a vevői ajánlatkérés/rendelés feldolgozás folyamatát, költségcsökkentő Lehetővé teszi a vevő számára, hogy pontosan a számára megfelelő konfigurációt rendelje, és értés a különböző konfigurációk közötti árdifferenciákat Lehetővé teszi a 7/24 típusú rendelkezésre állást Közvetlen összeköttetés a vevő PC-je, és a gyártó számítógépe között, eliminálva a papírmunkát, és az adatok újrarögzítését Olcsóbb mint az EDI Az elosztási láncban kiküszöböli a közvetítőket Hátrányok: - Web site és támogató rendszerek szükségesek 7/24 üzemmódban, ez nagy kezdeti befektetést- , és a későbbiekben jelentős támogatási költségeket jelent A konkurencia meghatározhatja az árképzést, eljátszva a „vevőt” a Web site-on Ellátási lánc megoldás: Vevő  Vevő ISP  Gyártó ISP

 Gyártó  Gyártói ISP  Szállítói ISP  Szállító Előnyök: - Mint a fentiekben, de lehetővé teszi a supply chain működését Hátrányok: - A telepítés korai fázisában még nem működik úgy, hogy az adatcsere elsődleges eszköze legyen Tranzakció definíciók szükségesek minden partnerrel Az ERP rendszerek egy része még nincs felkészítve erre a funkcióra A gyártó rendszerében pontos árazási és rendelkezésre állási adatokat igényel OLTP rendszer  adatgyűjtés, tisztítás, szétosztás  Adattárház, OLAP szerver  Adatfogyasztás Web centrikus TEI/ERP rendszerek - Elmozdulás a kliens / szerver architektúrától az Internet centrikus tervezés felé CRM Outsourcing: Előnyök: - Előre jelezhető fix költségek Egyszerűbb működtetés Nincs kezdő tőkebefektetés A rendszer karbantartása automatikusan, szakértők által történik Nem szükséges IT személyzet, nincs továbbképzés Hátrányok: - Fiatal

üzletág, a korai felhasználók viselők a velejáró kockázatot Az érzékeny adatok cégen kívülre kerülése potenciális biztonsági kockázat Hosszú távon költségesebb lehet Kevés a szolgáltatói hajlandóság a változásokra A gyártónak nincs befolyása az őt támogató IT személyzet kiválasztására. Biztonsági kérdések - Az üzleti partnerekkel történő információ megosztás során hogyan zárható ki az ületi titkok kiszolgáltatása Generálhat-e üzleti partner riportokat a számítógépen, futtathat-e programokat, vagy csak „nézegetheti a képernyőt” Az üzleti partner módosíthat-e adatokat számítógépen? Mi a helyzet, ha az üzleti partner hibás adatmódosítást végez? Kinek a gépén van a hibás adat? Felelősség? Hogyan biztosítható a „betárcsázásos” kapcsolat a jogosult partnerek számára úgy, hogy illetéktelen behatolás ne történjen? Hogyan biztosítható, hogy egy vevő se rendeljen akkora mennyiséget, hogy

többi vevő nem legyen kiszolgálható? 25. Ismertesse az ARIS ház koncepcióját (statikus nézetek, dinamikus nézet, ezek kapcsolata), valamint a nézetekben található főbb modelltípusokat. Adjon példákat a modelltípusok felhasználására. Az ARIS architektúra koncepciója: Miért van szükségünk az üzleti folyamatok modellezésére? - Standard software bevezetése - Egyedi software fejlesztése - Üzleti folyamat optimalizálása - Tevékenység alapú költség számítás - BPR - Workflow rendszerek bevezetése - ISO certifikáció Vállalat leírására szolgáló objektumok: - Esemény – pl.: áru megérkezik, műszaki hiba - Tevékenység – pl.: ajánlatkérés feldolgozása, áru minőségének ellenőrzése - Adat és információ hordozó – pl.: cikk, ügyfél, beszállító, megrendelés - Szervezeti egységek/elemek – pl.: értékesítés, beszerzés - Erőforrások (IT vagy hagyományos) – pl.: standard software, toll és papír Leíró

modellek: - Szöveges forma: Az értékesítés felelős a vevői ajánlat feldolgozásáért. - Táblázatos Funkció Szervezeti egység Reláció forma: Vevői ajánlat értékesítés felelős feldolgozás - Grafikus forma: tevékenység szervezeti egység Nézetek: Az üzleti folyamatok komplexitásának csökkentése érdekében kerültek bevezetésre a nézetek. Modellezés az ARIS ház koncepciójával: - Funkció nézet (Statikus nézet) – Funkciófa, Cél diagram, Y diagram - Adat nézet (Statikus nézet) – eERM (kibővített egyed-kapcsolat modell), Szakkifejezési modell, Hozzárendelési modell, eERM-Attribútum - Szervezeti nézet (Statikus nézet) – Szervezeti ábra - Irányítási nézet (Dinamikus nézet) – eEPC (kibővített esemény vezérelt folyamatlánc), Esemény diagram, Tevékenységhez rendelési diagram, Értékteremtői lánc diagram, Irodai folyamat diagram, Ipari folyamatok diagram (Ábrát berajzolni!) Vállalati megközelítési mód

Lehetőség van a nézetekben a modellek független elemzésére. De az irányítási nézetben ezek a statikus relációk elvesznek. A statikus nézetek közti kapcsolatok modellezésére és elemzésére a dinamikus irányítási nézetben kerül sor. Az ARIS ház koncepciója: - Top down megközelítés: Statikus nézetekből épül fel a dinamikus nézet - Bottom up megközelítés: Dinamikus nézetből generálom a statikus nézeteket Modelltípusok kiválasztásának folyamata: - Célok definiálása (mutatószámok, funkciók) – Céldiagram - Termékek, szolgáltatások definiálása, hogy céljaimat elérjem – Termék és szolgáltatás fa - Mit tegyek, hogy termékeimet előállítsam? – Funkció fa - Hogyan végezzem folyamataimat? – eEPC - Folyamataim Erőforrás allokációja. – erőforrás modell Modell és Modell típus: Egy modell mindig egy meghatározott modelltípuson alapszik. Modelltípus pl: Funkció fa Kapcsolat típus: - folyamat orientáltan

fölérendelt (Forrás objektum -> cél objektum, ahol a cél és a forrás objektum is egy - output (Forrás objektum -> cél objektum, ahol a forrás objektum: , és a cél objektum egy dokumentum: ) ) A kapcsolat és a kapcsolattípus hivatkozásai: Kapcsolatok csak a forrás és a cél objektumok között léteznek. A kapcsolatok lehetnek irányítottak, vagy nem irányítottak. 26. Hálótervezéses példa 27. Szükségletszámításos példa