Informatika | Vállalati információs rendszerek » Ügyviteli ismeretek

ÜGYVITELI ISMERETEK SZERKESZTETTE: BÁCS ZOLTÁN VÁRALLYAI LÁSZLÓ CAMPUS KIADÓ DEBRECEN 2004 Ez a kiadvány a Phare támogatásával készült. A programot támogatja az Európai Unió és a Magyar Köztársaság. Szerkesztette: BÁCS ZOLTÁN VÁRALLYAI LÁSZLÓ Lektorálta: HERDON MIKLÓS FILE SÁNDOR Szerzők: BÁCS ZOLTÁN 1. fejezet GALICZ KATA 2.1 fejezet TÁBORI MELINDA 2.2 fejezet VÁRALLYAI LÁSZLÓ 3. fejezet ISBN 963 86424 5 9 Kiadja a Debreceni Campus Kht. 4028 Debrecen, Kassai u. 26 Tel.: 52/420-492 Felelős kiadó: a Kht. ügyvezetője Készült a Vider - Plusz Bt. nyomdaüzemében 4225 Debrecen, Alsójózsai u. 19 Tel.: 52/387-406 Felelős vezető: Lunczer Sándor TARTALOMJEGYZÉK oldal 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 2. 2.1 2.11 2.12 2.13 2.14 2.2 2.21 2.22 2.23 2.24 2.25 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.41 3.42 3.43 3.44 3.45 3.46 3.47 Bevezetés Rendszerelméleti alapismeretek A rendszer Az elem A folyamat A struktúra A kibernetika Az irányítás Az

információ A gazdasági rendszerek Szervezési alapismeretek Az ügyviteli munka módszerei és eszközei A nyomtatványok Az iratok kezelése, nyilvántartása Az iratok tárolása Az ügyviteli munka eszközei Számítógépes szervezési ismeretek Adatok, adatállományok, adatbázisok A kódszámok Az inputok Az outputok Szervezési, kezelési es üzemeltetési dokumentációk Egy ügyviteli rendszer bemutatása Az ügyviteli rendszer kiválasztása Az ügyviteli programok általános jellemzői Az ügyviteli programok lehetséges elemei A menü használata Bejelentkezés, cégválasztás Programválasztás A cég paraméterek megadása A Számlázás paraméterei A Bér paraméterei A Főkönyvparaméterei Felhasználók megadása 1 3 4 4 9 10 10 12 16 18 20 21 21 22 24 24 26 31 31 32 34 35 36 38 38 43 44 45 45 46 47 48 59 59 61 3.48 3.49 3.5 3.6 3.61 3.62 3.63 3.64 3.65 3.66 3.67 3.68 3.69 3.610 Adatfájlok ellenőrzése, karbantartása Adatok mentése Új cég felvétel,

évnyitás A modulok áttekintése Számlázás Partner nyilvántartás Bérszámfejtés, személyzeti nyilvántartás Főkönyvi könyvelés Anyag (áru) nyilvántartás - raktári készletek Szállítók számlái (beérkezett számlák) nyilvántartása Munkanaplók nyilvántartása Tárgyi eszközök Szervíz Menetlevelek nyilvántartása Felhasznált irodalom 2 61 62 63 63 63 69 69 72 73 75 77 78 81 83 87 Bevezetés A körülöttünk lévő világ egészének és részeinek rendszerként törtenő felfogása, a rendszerszemléletű gondolkodas elsajátítása rendkívűl fontos szerepet tölt be a számviteli rendszerek - elsősorban szamítógepes megvalósításainak - megértésében, az alkalmazás színvonalában. Mindennapi életünkben számtalan alkalommal találkozunk olyan kifejezésekkel, mint rendszer, folyamat, struktúra, irányítas, informació, kibernetika. Használjuk a kifejezéseket, beszelünk róluk, esetleg időnkent alkalmazzuk is egy-egy adott

szituacióban, de vajon tisztában vagyunk azzal, hogy mi az alapvető jelentesük? Ma, amikor a tudományos-műszaki fejlődés hihetetlen nagymertékben felgyorsult, hétköznapjaink minden területére behatol a technika, elengedhetetlenül szükségesnek látszik, hogy a modern eszközök és módszerek alkalmazása mellett meglássuk, illetve értelmezni tudjuk a mit-miért-hogyan kérdések lényegét. A rendszerekben történő gondolkodás nélkül ez szinte elképzelhetetlen, vagy legalábbis komoly nehézségekbe ütközik. A vállalkozói életben napjainkban különösen nagy szerepük van az ügyviteli rendszereknek, amelyek a vállalkozás nagyságától függően, kisebb-nagyobb rendszereket alkotva a teljes működési struktúrát képesek kiszolgálni. E rendszerek adatokat rögzítenek, tárolnak, elemeznek a számviteli elszámolások és működés hatékonyságának elősegítése érdekében. Könyvünkben a rendszerekkel kapcsolatos általános kérdésekre

kísérelünk meg választ adni, valamint bemutatjuk egy – általunk kiválasztott- ügyviteli rendszer felépítését, működését. A szerzők 3 1. Rendszerelméleti alapismeretek 1.1 A rendszer Először is a rendszer fogalmát kell tisztáznunk, miután mindent, ami bennünket körülvesz, rendszerekként értelmezünk, rendszer elnevezéssel látunk el, meg akkor is, ha ezt nem közvetlenül és nem tudatosan tesszük. Rendszernek tekintjük a gazdaság egészét, egy részvénytársaságot, egy embert, egy számítógépet, egy számviteli nyilvántartást, egy asztalt, de rendszerként foghatjuk fel például a Thales tételt is. Ludwig van Bertalall/fy (1901-1972) magyar származású osztrák biológus és fiIozófus "Az általános rendszerelmélet problémái" című könyvében a világon elsőként adta meg a rendszer fogalmát, amelynek alapjául Norbert Wiener (1896- 1964) német származású amerikai matematikus 1948-ban megjelent küönyve a

"Kibernetika" szolgált. A megfogalmazás szerint a rendszer valamilyen egymással kölcsönhatásban lévő elemek halmaza. Bővebben kifejtve, rendszeren a közös ismervek alapján együvé tartozó, egymással kapcsolatban álló elemek olyan együttesét értjük, amely egészet alkot, egészként viselkedik. A rendszerek általában bonyolult felépítésűek, tehát rendszerint nagyon sok összetevőbő1 állnak és az összetevők között is sokrétűek a kapcsolatok. Vannak materialis (anyagi, valóságos) és vannak absztrakt (elméleti, gondolati) rendszerek. A materialis rendszerek alatt az anyagi világ jelenségeit értjuk, pontosabban a szervetlen természet rendszereit, a biológiai rendszereket, az emberi közösségeket, a szamítógépeket stb. Az absztrakt rendszerek az anyagi világ jelenségeinek tükröződései tudatunkban. Ide tartoznak a különböző matematikai es logikai rendszerek, amelyeket a materialis rendszerek ismeretében alkotunk. A

materialis rendszerek lehetnek - statikusak és dinamikusak, - működők és nem működők, - zártak és nyíltak, - celratörők és nem célratörők, - termeszetesek és tervezettek, - határozottak és határozatlanok, - meghatarozhatók és meghatározhatatlanok, - rendezettek és szervezettek, - adaptívok és nem adaptívok, - öntanulók és nem öntanulók. 4 STATIKUS ÉS DINAMIKUS RENDSZEREK Ha egy vizsgált rendszer szerkezete - az adott vizsgálati cél szempontjából - nem fejlődik, tehát nem bővül új elemekkel, elemkapcsolatai nem cserélődnek, akkor a rendszer statikus, egyébkent dinamikus. A gazdalkodó szervezetek általában dinamikus rendszerek, hiszen a fejlődés igénye nelkül nem képesek létezni az allandóan fejlődő, valtozó piaci környezetben. A statikus rendszereket az emberi társadalom a tevékenysége során hozza létre. Iyen rendszer lehet például bármilyen eszköz, vagy készlet. MŰKÖDŐ ÉS NEM MŰKÖDŐ RENDSZEREK Ha egy

vizsgált rendszer szerkezete - az adott vizsgálati cél szempontjából - nem változik, akkor a rendszer nem működő, egyebként működő. Itt tehát arról van szó, bogy a rendszer elemei közötti kapcsolatok változnak a működés során, függetlenül attól, hogy történike elemcsere. Egy rendszer működhet passzívan és működhet aktívan. A passzívan működő rendszer működését a természeti törvények vak érvényesülése váltja ki, az aktívan működő rendszerek működéséhez a természeti törvények tudatosan felhasználásra kerülnek. A lavina mozgása például passzív viselkedést tanúsít, miután a tehetetlensége sodorja egyre lejjebb és gyorsabban, de a karóra már aktív működésű, hiszen készítésénél számos törvényszerűséget kell alkalmazni. ZÁRT. ÉS NYÍLT RENDSZEREK Egy rendszer zárt akkor, ha környezetével nem cserél anyagot (tágabb értelemben azonban a zárt rendszer energiát cserélhet a környezetével). A

rendszert nyílt rendszernek nevezzük akkor, ha környezetével anyagot is cserél. Az anyag fogalmát itt általában használjuk Az élő szervezetek tehát nyílt rendszerek, mivel a környezetükkel anyagcsere-kapcsolatban állnak, de ugyanígy nyílt rendszerek a különböző emberi közösségek is, hiszen a kömyezetükből kapják a kiinduló anyagokat, s ezeket átalakított formában adják vissza a környezetnek. 5 A zártság fogalma általában a fizikai rendszerekre vonatkozik. Egy üvegben lévő folyadékba példáuul, ha homokot szórunk és az üvegre kivülről tudatosan nem hatunk, akkor is energiakapcsolatban marad a környezetével (hat rá a gravitciciós erő és az üveg helyzeti energiáija is hat a kömyezetére), a rendszer azonban zárt rendszerként fogható fel. CÉLRATÖRŐ ES NEM CÉLRATÖRŐ RENDSZEREK Ha egy rendszer működésében olyan állapot figyelhető meg, amelynek elérésére törekszik, akkor a rendszer célratörő, ellenkező

esetben nem. A karóra például meghatározott cálra keszült aktív müködésű rendszer, de nem viselkedik célratörően, nincs ugyanis olyan állapot a működésében, amelynek elérésére törekedne, feladata csupán az, hogy mutassa az időt. A rakéta viszont már célratörően viselkedik, mivel meghatározott állapotba (idő és tér) akar kerülni azzal az objektummal (tárggyal), amelynek megsemmisítésére felbocsátották. A célratörően viselkedő rendszerek fontos tulajdonsága, hogy működésük (és azon belül például saját tévedesük) kiigazítására képesek. TERMÉSZETES ÉS TERVEZETT RENDSZEREK A természetes rendszer létrejöttének pillanatában a célja már adott, mint például az embernél az önfenntartás és a fajfenntartás célja, és kesőbb ennek alárendelten keres magának feladatot. A tervezett rendszerek az emberi társadalom által létrehozott társadalmi mozgásformákhoz tartozó rendszerek. Ezeket a rendszereket meghatározott

feladatok ellátására hozzák létre. A feladatok ellátása során kapnak célt, amelynek alárendelten végzik tevékenységüket. Ilyen tervezett rendszer lehet például egy részvénytársaság, egy számítógép, vagy egy főkönyvi rendszer. HATÁROZOTT ÉS HATÁROZATLAN RENDSZEREK A különböző rendszerek különbözőképpen reagálhatnak a kivülről érkező hatásokra abból a szempontból, hogy a hatás eredménye előre pontosan rnegadható-e. Vannak olyan rendszerek, amelyeknek a kimeneti értékei rneghatározhatók. A megtervezett rakéta, amelyet egy adott cél elérésére 6 készítettek és bocsátottak fel, határozott rendszerként viselkedhet különösen akkor, ha el is találja a kitűzött célpontot. Es vannak olyan rendszerek, arnelyeknél a kirneneti értekek előre nem határozhatók meg, mert egy adott állapotukból kiindulva többféle folytatódásuk lehetséges, és hogy az konkrétan mi lesz, azt csak valószínűsíteni tudjuk. Az

időjárás alakulása ebbő1 a szempontból nézve határozatlannak fogható fel. Azt, hogy egy adott időpontban és helyen esik-e az eső, vagy nem, azt a meteorológiai tenyezők egyértelműen meghatározhatják. De azt, hogy mi következik utána, azt a prognózisok készítésénel csak valószínűsíteni lehet. MEGHATÁROZHATÓ SZEREK ÉS MEGHATÁROZHATATLAN REND- Egy rendszert meghatározni annyit jelent, mint leirn, hogy mely elemekből áll és hogy az elemek között milyen kapcsolatok vannak. Azokat a rendszereket, amelyekre a leírást meg tudjuk adni, meghatározható rendszereknek (mint például rakéta), és amelyekre nem tudjuk megadni, azokat meghatározhatatlan rendszereknek nevezzük. Bár elvileg leírás minden rendszerre megadható, a valóságban azonban vannak olyan rendszerek. amelyek olyan sok elemből állnak és közöttük olyan sokféle kapcsolódás lehetséges, hogy ezeket nem tudjuk pontosan leírni. Vannak tehát olyan rendszerek, amelyeket

minél közelebbről vizsgálunk, annál inkább szétesnek alkotóelemeikre. Ilyen rendszer például az emberi agyvelő, a társadalom, egy részvénytársaság, vagy egy pénzintézet is. A meghatározhatatlan rendszerek jellemőoje, hogy egyúttal határozatlanok is, ugyanis a meghatározhatatlanság azzal jár, hogy nem veszünk figyelembe a vizsgálatnál minden elemet és elemkapcsolatot, amiből következően a rendszer működése csak valószínűsithető. RENDEZETT ÉS SZERVEZETT RENDSZEREK A rendszerek viselkedhetnek eredendő - leginkább természeti törvényszerűségek alapján, de nagyon sok rendszer esetében a viselkedést általában előre megadhatjuk. Azt az eljárást, amely ilyen előre való megadásnál az elemi lépések utasításszerű sorozatát meghatározott formában tartalmazza, algoritmusnak nevezzük. Ez az 7 algoritmus, amely lehet határozott vagy határozatlan is, a rendszer működése soran elemkapcsolatokat ír elő. Vannak olyan

rendszerek, amelyek ha kivülről nem is avatkozunk be a működesükbe, a természeti törvények, vagy az algoritmus áltaI előírt elemkapcsolatokat és változásokat betartják, ezek a rendezett rendszerek. És vannak olyan rendszerek is, amelyeknél ha nem avatkozunk be folyamatosan a működesükbe a cél tartása érdekében, akkor eltérnek a kívánt törvényszerűségektől, illetve algoritmustól, mégpedig a célt tekintve kedvezőtlen irányba, és ezek a szervezett rendszerek. A celkövető rakétánál az algoritmus előre meghatározza a működést. Viszont a különböző emberi közösségeknél az emberek az algoritmustól (megengedett vagy meg nem engedett módon) eltérhetnek. Ezeket a közösségeket tehát nem hagyhatjuk magukra, működésükbe folyamatosan be kell avatkozni annak érdekében, hogy a kívánt elemkapcsolatokat fenntarthassuk. ADAPTÍV ÉS NEM ADAPTÍV RENDSZEREK Amikor egy rendszert terveznek, akkor a kömyezet átlagos viselkedését veszik

figyelembe. Az algoritmus tehát az átlagos kömyezeti helyzetnek megfele1ő, illetve attól e1őre addott tűréssel eltérő bemeneti értékek fogadására van felkészítve. E1őfordulhat azonban, hogy a kömyezet megváltozik, mégpedig úgy, hogy a feltételezett átlagostól eltérő bemeneti értékeket kap a rendszer, vagy hogy a feltételezett átlagostól elterő követelmények lépnek fel a kimeneti értékekkel szemben. Vannak olyan rendszerek, amelyek képesek alkalmazkodni a kömyezeti változásokhoz, ezeket adaptí rendszereknek nevezzük, es vannak olyanok, amelyekben nincs meg ez az alkalmazkodóképesség, ezek a nem adaptív rendszerek. A természeti törvények alapján működő rendszerek esetében a fent leírtak azt jelentik, hogy a jól működő adaptív rendszerek a külős környezet változásaira azonnal reagálnak a belső működésük, illetve a kimeneti értékeik módositásával. Azok a rendszerek, amelyek hibásan működnek, nyílván vagy nem

megfelelően, vagy egyáltalán nem fognak reagálni a környezeti változásokra. Az ember hajszálerei peldául a hőmérséklet változásakor megtelnek vérrel (meleg esetén) és így nagyobb lesz a hőleadás, amely szükséges a melegebb időjárás elviseléséhez. De ilyen a szem is, amely alkalmazkodni tud a fény- erősség valtozásához. A közlekedési lámparendszer viszont kétfélekeppen is működhet. Abban az esetben, ha 8 a lámpa előtt bizonyos távolságra az útburkolat alá beépítenek egy érzékelőt, amely tájékozódik az áthaladására váró autók számáról, és ha már megfelelő számú autó érkezett, akkor - miután a közlekedési lámpával kapcsolatban áll az érzékelő - szabad jelzésre váltja a lámpát. Ilyenkor ezt a rendszert adaptívnak mondjuk. De ha ez az érzékelő nincs meg, tehát a lámpa pirosról zöldre, illetve zöldről pirosra előre beprogramozott időközönként vált függetlenül attól, hogy hány gépkocsi

szeretne áthaladni a kereszteződésen, akkor a rendszerünk nem adaptív. ÖNTANULÓ ÉS NEM ÖNTANULÓ RENDSZEREK A célratörően viselkedő tervezett rendszerekre az a jellemző, bogy működesük kezdetén nincs minden algoritmusrész tökéletesen kidolgozva. Például a rendszer működésébe történő beavatkozás nem eredményezi mindig a célnak megfelelő működést, mivel a beavatkozást leiró algoritmus nem megfelelő. Az algoritmusrészt tehát javítani kell Ennek előfeltétele viszont, hogy előre tanulmányozzuk az algoritmust (megfigyeljük a különböző bemeneti ártékekre törtenő reagálásokat). Ha egy rendszer rendelkezik azzal a képességgel, hogy tanulmányozza saját működési algoritmusát és ennek megfelelően javítja is, akkor öntanuló. Ennek a képességnek pedig az a feltétele, hogy olyan elemek legyenek beépítve a rendszerbe, amelyek a tanulmányozást és a javítást el tudják végezni. Ilyen elemek lehetnek egy oktatási

intézményben például a tanárok. Az olyan rendszereket viszont, amelyek ezzel a képességgel nem rendelkeznek, nem öntanuló rendszereknek nevezzük. Ilyen nem öntanuló rendszer például a korábban említett közlekedési lámparendszer, hiszen ahhoz, hogy megváltozzon a működése, külső beavatkozásra van szüksége, önmagától nem képes változtatni rajta. 1.2 Az elem Az elem fogalmán a rendszernek azt az öná1ló műveletet vegző összetevőjét értjük, amelynek bemenetei és kimenetei vannak, s a bemenetek es a kimenetek között átalakulási folyamat megy végbe. Az elem tehát a rendszer része, de egyúttal önmagában véve is rendszer. A naprendszert vizsgálva például megállapíthatjuk, hogy a bolygók mindegyike egy-egy elemnek fogható fel. Viszont, ha a bolygókat legyen az a Föld - önmagukban tesszük vizsgálat tárgyává, láthatjuk, hogy a különböző földrészek elkülönült elemekként jelennek meg, amely 9 földrészek, mint

rendszerek újabb elemekből (orszagokbó1) állanak, és a sor folytatható tovább az orszagrészeken, a vállalkozásokon, az embereken át egészen a legkisebb rendszerekig, elemekig. Az elemnek (rendszemek) vannak bemeneti értekei, amelyeket a környezetétől kap és vannak kimeneti értekei, amelyeket az átalakítási folyamat eredményeképpen továbbít a kömyezetenek. Ha egy vállalkozást rendszerként fogunk fel, akkor a bemenetet például a bizonylatok érkeztetése, az ügyfelek fogadása és irataik átvátele jelentheti. Az átalakulási folyamat a bizonylatok, ügyiratok iktatásat, nyilvántartásba vételét, az informaciók előállítását, tehát a feldolgozást tartalmazhatja. A kimenet bocsátja ki az előállított informaciókat, továbbítja a feldolgozás eredmenyeként kiállított bizonylatokat, válaszleveleket a partner vállalkozasok, illetve az ügyfelek részére. 1.3 A folyamat A rendszerben végbemenő állapotváltozasok sorozatát folyamatnak

nevezzük. A rendszer elemei a működés során különböző kapcsolatokba kerülhetnek egymással. Azt, hogy egy adott rendszer elemei egy adott pillanatban éppen milyen kapcsolatban vannak egymással, a rendszer pillanatnyi állapota fejezi ki. De mit jelent a pillanatnyi állapot? Azt a helyzetet jelenti, amely akkor lenne jellemző a rendszerre, ha az időt megállítanánk és ezzel a mozgás is megállna. A részműveletek, állapotok állandóan változnak "Ha a karunkat felemeljük, az minden pillanatban feljebb és feljebb kerül, allandóan változtatja helyzetet egészen addig, amíg el nem éri a kívánt magasságot. A karunk felemelése tehát különböző állapotok és azok változásainak sorozatából állt. De futásunk is ugyanilyen állapotváltozások sorozatából áll, sőt egy számatógépen belüli működés is nagyon-nagyon sok állapotváltozást tartalmaz. A bennünket körülvevő világban minden mozgásban van és ez a mozgások-sok

pillanatnyi helyzet változásának sorozata. 1.4 A struktúra A struktúra fogalmán egy adott rendszer adott pillanatbeli állapotát érjtük, azaz annak megadását, hogy mely elemek tartoznak a vizsgált rendszerbe, s hogy ezek között milyen kapcsolatok állnak fenn, tehát a rendszer szerkezetet. 10 A rendszeren belül az elemek többféleképpen kapcsolódhatnak egymáshoz. Lehet ez a kapcsolódás - soros. - párhuzamos. illetve - altematív. SOROS KAPCSOLÁS A sorba kapcsolt elemekből álló rendszerek átbocsatóképessége egyenlő a legkisebb kapacitású elem átbocsatóképességével. Egy varrással foglalkozó kisvállalkozás sorba kapcsolt elemei az előkészítő, a szabászat és a varroda. Az előkészítő 100 db ruhára való anyagot kap. Beáztatja, kivasalja, tehát előkészíti a szabáshoz. A munkát teljes egészében elvégzi, a kibocsátása százzal egyenlő. A szabászat bemeneti értéke száz, de néhányan az ott dolgozók közül betegek,

szabadságon vannak, tehát a szabászat csak felerészben tudja teljesíteni a feladatat és így 50 db kiszabott ruhát bocsát ki. A varroda az 50 db kiszabott ruhát meg is varrja, vagyis amit kapott azt el is készíti. A rendszer legkisebb kapacitású (teljesitőképességű) eleme tehát a szabászat, és bármennyire is sok ruhát tudna megvarrni a varroda, csak a szabászat kimeneti értékét kaphatja meg. A teljes rendszer kimenetet tehát a szabászat teljesítménye határozza meg. PÁRHUZAMOS KAPCSOLÁS A párhuzamosan kapcsolt elemekből álló rendszerek átbocsátóképessége egyenlő az egyes elemek átbocsátóképességének összegével. Egy számítógéppel kereskedő vállalkozásnak két boltja van, mind a két bolt ugyanazt az áruválasztékot kínálja. A központ 20 db számítógépet kap eladásra. Ebből 8 db-at az l boltnak, 12 db-ot a 2.boltnak továbbít Az első 5 bolt egy adott idő alatt eladja mind a nyolcat, a második bolt ugyanezen idő alatt

tízet ad el. A teljes rendszer átbocsátóképessége a kettő összege, tehát 18 db. ALTERNATÍV KAPCSOLÁS Az altematív módon kapcsolt elemekből álló rendszerek átbocsátóképessége egyenlő egyetlen elem átbocsátóképességével, a 11 másik elem tartalekban van egészen addig, amig az első elem el nem romlik. A Soros kapcsolásnál példaként bemutatott kisvállalkozásra akkor lesz jellemző az altematív kapcsolás, ha a hibásan működő szabászati részleg munkáját a vezetés alvallalkozók bevonásával egészíti ki, teszi teljessé. Az alvallalkozók tehát a rendszer jó működése esetén tartalékban vannak. 1.5 A kibernetika A kibernetika fogalma évszazados, sőt évezredes múltra tekinthető vissza. Maga a szó ó-görög eredetű: a "kibernetesz" szóalak kormányost, a "kybernetike" viszont kormányzást, iranyítást jelent. A kifejezés mai értelemben vett használata Norbert Wiener nevéhez fűződik elsősorban, aki

az 1948-ban megjelent "Kibernetika" című könyvében ezzel kapcsolatban a következőket írta: "Elhatároztuk, hogy az önműködő vezérlésnek, illetve a hírközlés elméletének az egész területét, akár géprő1, akár emberrő1 van szó, a kibernetika névvel fogjuk jelölni, amelyet a görög kybernetesz, vagyis kormányos szóból képeztünk. " Wieneren kívül még számtalan tudós foglalkozott és foglalkozik ma is a kibernetika kérdésköreivel, de a világon elsőként Wiener mellett Neumann János (1903-1957) magyar származasú amerikai matematikus, Ludwig yon Bertalan.ffy es Claude Elwood Shannon (1916- ) amerikai matematikus voltak azok, akik a témában maradandót alkottak. Hazánkban elsősorban Kalmár László (1905- 1976) nevét említhetjük, míg lengyel területen Oskar Lange (1904-1965) közgazdász munkássága vált ismertté. A kibernetikával kapcsolatban napjainkig számos definiciót alakítottak ki. Valamennyi

ismertetésére nem kerítheünk sort, csupán két meghatarozást közlünk, amelyek - véleményünk szerint - igen közérthetően juttatják kifejezésre a kibernetika lényegét. Kalmár László szerint "a kibernetika egy új komplex tudományos kutatási irányzat, amely a vezérlésnek és a szabályozásnak, továbbá az informaciók ezzel kapcsolatos gyűjtésének, továbbításának, tárolásának, feldolgozásának és felhasználásának törvényszerüségeit kutatja." Oskar Lange véleménye alapján "a kibernetika a különböző, de bizonyos módon egymással összefüggő elemekből alló rendszerek szabályozásának és vezérlésének általános tudománya." Lange megállapítása alapján tehát a kibernetika olyan rendszerekkel 12 foglalkozik, amelyek elemeit azok-okozati hatások láncolata kapcsol össze. Az ok-okozati hatások láncolata azt jelenti, hogy a rendszert alkotó egyik elem működése oka a másik hozzá csatolt elem

működésének, amely szintén hat a közvetlenül, vagy közvetve hozzácsatolt elemekre. A rendszerek elemeinek ezt a kapcsolatát csatolásnak is nevezik. Ebből következően a kibernetika a csatolt tevékenységekből álló rendszerek vezérlésének és szabályozásának a tudománya. A kibernetika módszerei A kibernetika a rendszerek megismerésére kétféle módszert alkalmaz - a feketedoboz módszert és - a modell módszert. A két módszer közötti alapvető különbség, hogy a modell módszerné1 ismerjük a vizsgalandó rendszer struktúráját, a feketedoboz módszerné1 pedig nem, csak megpróbálunk következtetni rá. A feketedoboz módszer Mindennapi eletünkben minden lépésnél olyan rendszerekkel találkozunk, amelyek belső mechanizmusai nem teljesen ismertek számunkra és amelyeket feketedobozként kell kezelnünk. Sokkal többet van dolgunk feketedobozokkal, mint gondolnánk. Első pillanatra azt hihetnénk, hogy a kerékpár nem feketedoboz, mivel

minden alkatrésze között a kapcsolat látható. De tévedünk A pedált és a kereket végső soron a fématomok között ható összetartó erők kapcsolják össze, ezekből semmit sem látunk, és amikor biciklizni tanulunk, elegendő, ha annyit tudunk, hogy a pedálra alkalmazott nyomás következtáben a kerék megfordul. A módszer leginkább a rendszerek viselkedésének a megismerésére szolgál. Alkalmazásának a lényege az, hogy bemenő jeleket adunk a vizsgálandó rendszemek, figyeljük a rendszer reagálásat, vagyis a kimenő jeleit, majd pedig a bemenő jelek és a kimenő jelek közötti összefüggéseket megállapítva, következtetéseket vonunk le a vizsgált rendszer viselkedésére, és ebből, bizonyos korlátozó feltételek figyelembevételével, a rendszer struktúrájára vonatkozóan. A vizsgált rendszer belső felépítését tehát nem ismerjük, az a vizsgálat során rejtve marad előttünk. A módszer akkor indokolt, ha nem ismerjük, 13 vagy

nem tudjuk megismemi a rendszer belső felepítését, viszont a vizsgálat szempontjából fontos lenne megismemi a rendszer működését, vagy viselkedését. A módszer alkalmazásánál a vizsgált rendszereket csoportosíthatjuk - emlékezet nelküli rendszerekre, - emlékezettel rendelkező rendszerekre és - belső képpel rendelkező rendszerekre. EMLÉKEZET NELKÜLI RENDSZEREK Viselkedésükre az a jellemző. hogy adott bemenő jelre Minden esetben adott módon. tehát adott kimenő jellel reagálnak Igen egyszeni példa erre a gépkocsi irányváltoztatása. Amennyiben a komány helyzetét adott szöggel megváltoztatjuk, tehát elfordítjuk a kormányt (bemenőjét). eredmenyeképpen az autó hossztengelye adott fokkal megváltozik (kimenőjel). EMLÉKEZETTEL RENDELKEZŐ RENDSZEREK Viselkedesükre az a jellemző, hogy a kimeneti jel nem adható meg, hanem figyelembe kell vennünk a korábban adott bemenő jeleket is, amelyekre a vizsgált rendszer "emlékezik".

Tehát azok a rendszerek tartoznak ide, amelyeknek a kimenő jele attól az állapottól is függ, amelyben a rendszer van akkor, amikor az adott bemenő jelet megkapta. Egy lakás előszobája peldául, ahol két villanykapcsoló van, az egyik a külső ajtónal, a másik a szobánál, ilyen emlékezettel rendelkező rendszerként viselkedhet. Ha a bejárati ajtónál felkattintjuk a villanyt, a másik ajtónál le lehet oltani, függetlenül attól, hogy milyen állásban van, és fordítva. A lakás világítási rendszere megjegyzi a korábbi állapotot, vagyis a legutolsó bemenő jel hatását, tartalékolja egészen addig, amíg a következő bemenő jelet meg nem kapja. BELSŐ KÉPPEL RENDELKEZŐ RENDSZEREK Viselkedésükben egy ideig azt tapasztaljuk, hogy vagy emlékezet nélküli, vagy emlékezettel rendelkező rendszerekként reagálnak a bemenő jelekre, majd hirtelen megváltoztatják a magatartásukat és úgy viselkednek, mintha egészen új rendszerek lennének. A

valtoztatást a rendszer tetszőlegesen sokszor megismételheti. Ezt a viselkedést általában csak magasabb rendű idegtevékenységgel rendelkező élő 14 szervezetek, illetve a társadalmi mozgásformákhoz tartozo rendszerek körében találjuk meg. Magyarázata: A rendszer a bemenő jeleket (felvett ismereteket) "képpé" szervezi, s a kimenő jelek kialakítasában a környezetről kialakított kép is részt vesz. A sorozatosan kapott bemenő jelek erre a képre úgy hatnak, hogy azt minőségileg megváltoztatjak. Ez a minőségi változás azt eredményezi, hogy a rendszer most ugyanazon bemenő jelre máskánt reagál, mint korábban. Példaként gondoljunk a kutyára. Tegyük fel, hogy a kutyát játszani tanító gazdája betanítja arra, bogy az eldobott kődarabot hozza vissza. Ez a kutya, arra a bemenő jelre, hogy a gazdája lehajol és felvesz egy követ, úgy reagal, hogy figyeli a dobás irányát, majd fut a dobás irányába. Ha azonban ez a kutya

kesőbb azt tapasztalja, hogy a felvett kővel őt szándékosan és többszor megütik, akkor ugyanazon bemenő jelre másként fog reagálni, mivel kialakult a kömyezetről alkotott új képé, tehát hiába dobjuk el újra a követ, nem fog utána szaladni, esetleg meg is haraphat bennünket. A modell módszer A módszer lenyege, hogy elkeszítünk egy olyan modellt, amely az adott vizsgálatnál az adott rendszert helyettesíti, ezen a modellen elvegezzük a szükséges vizsgálatokat, majd pedig a vizsgálat eredményeiből következtetéseket vonunk le a rendszer viselkedésének a struktúrájától és működési körülményeitől való függőségére vonatkozóan. Ezek a következtetések olyan felismeréseket, megoldási változatokat szolgáltatnak, amelyeket a valóságos rendszer működésének javítása érdekében elő lehet ími. Itt ismemünk kell a vizsgált rendszer struktúráját - ellentétben a feketedoboz módszerrel - hiszen enélkül nem tudjuk

elkészíteni a rendszert helyettesítő modellt. A .módszer alkalmazása a rendszerek vizsgálatánál olyan előzetes ismereteket követel meg a rendszer struktúrájára vonatkozóan, amelyek a rendszer vizsgálati cél szempontjából lényeges elemeinek és elemkapcsolatainak az ismeretét foglalják magukban, vagyis a rendszer struktúrájának azt a képét, amely a vizsgálni kívánt viselkedős jelenségeinek kialakulásában meghatározó szerepet játszik. Ez az ismeret képezi alapját annak, hogy az adott rendszer modelljét elkészíthetjük. A módszemek akkor van értelme, ha valamilyen oknál fogva a rendszeren magán nem tudjuk elvágezni a vizsgálatokat. 15 Ennek okai a következők lehetnek: - A vizsgálni kivánt rendszer még nem keszült el, még csak a megtervezés stádiumában van, mint amikor egy lakótelepnek csak a makettje keszült el, de városképi szempontból szükség van a vizsgálatra. - Fizikailag megoldhatatlan a rendszeren történő

vizsgálat, mint például amikor a naprendszert mutatjuk be egy tanteremben. - A rendszeren való vizsgálat a rendszer pusztulását eredmenyezné. Például a gyártott termékek minőségének az ellenőrzése akkor, amikor az ellenőrzés a termék megsemmisítésével jár (gyufagyártás). - A modellen törtenő vizsgálat kevesebb időt vesz igénybe és ehhez az idő rövidítéshez fontos érdekünk fűződik. - Egy folyamat peldául természetes körülmények között túl lassan menne végbe és túl ritkán ahhoz, bogy általánosítható tapasztalatokat szerezhessünk róla a megfelelő folyamat kialakításához, ugyanakkor ennek a folyamatnak az elektronikus szamítógépen történő "utánzása" megoldható tetszőlegesen sokszor és rövid idő alatt. - A modellen történő vizsgálat lényeges költségmegtakarítást eredményez a rendszeren történő vizsgálathoz képest. Ilyen modell segítségével a különböző irányítás-szervezési modellek

szamitógepen ellenőrizhetők. összehasonlíthatók anélkül hogy azokat a gyakorlatban ki kellene próbálni. 1.6 Az irányítás Irányítás alatt olyan tevékenységet ertünk, melynek eredményeként beavatkozás törtenik egy rendszer működésébe annak érdekében, hogy az abban végbemenő folyamatokat a kívánt módon fenntartsa, a kívánt módon megváltoztassa, illetve megállítsa. De irányításról beszélhetünk akkor is, ha egy eddig nem léteőo rendszert létrehozunk és abban a szükséges folyamatokat megindítjuk. Az irányítás feladata lényegében kettős: - Egyfelől biztosítja azt, hogy a rendszerben lezajló folyamat egy adott allapotából a következő állapotba menjen át. A karunk felemelésénél mi saját magunk vagyunk az iranyitók. - Másfelől pedig azt biztosítja, hogy a folyamat a rendszer céljanak megfelelő módon menjen végbe. Karunk felemelésével kapcsolatban irányítási célunk abban rejlik, hogy - tegyük fel - a karunkat a

fejünk fölé akarjuk emelni. A nyílt rendszereket a környezetből különböző hatásokat érik és ezeket a hatásokat a rendszerhez érkező bemenő értékek váltják ki. A bemenő 16 értékeket a rendszerek általában várják, számolnak velük, tudják, hogy érkezni fognak, előre felkészülnek a fogadásukra és ennek megfelelően alakítják a folyamataikat. Egy élelmiszerüzlet minden héten egyszer pénteki napon várja az aruszállítást, tehát legkésőbb csütörtökön mindent megtesz annak érdekében, hogy az új áru elhelyezhető legyen akár a raktártérben, akár az üzlethelyiségben. A bemenő értékek között viszont vannak olyanok is, amelyek véletlenszerűen lépnek fel, s úgy hatnak a rendszer folyamataira; hogy eltérítik azokat a cél teljesítése áltaI megkívánt mederből. Vagyis az aru nem érkezik meg pénteken, hanem csak hétfőn vagy kedden és erről az üzlet nem ertesült előzetesen. Ezeket a bemenő értékeket a

rendszer zavaró jeleinek nevezzük, amelyek ellen nyílvánva1óan védekezni kell. A védekezésnek három féle módja lehetséges, tehát az irányításnak három fő formáját különböztetjük meg, mégpedig - az izolációt, - a vezérlést és - a szabályozást. Izolációró1 beszelünk akkor, ha olyan körülményeket teremtünk, amelyek megvédik a rendszert a zavaró jelek káros hatásaitól. A beavatkozás tehát időben. megelőzi a zavaró jelek fellépését Izolációt jelent ebben az értelemben például az épületek építésének módja, amellyel megvédjük azokat az időjárási tenyezők káros befolyásától (esőtől, hidegtől, széltől). De ugyanilyen izolációt jelent a raktárak őrzése, zárása, vagy a mezőgazdaság agrotechnikai módszerei, amelyek csökkentik a termés mennyiségének függését az időjárástól, például tartós szárazság esetén a talaj nedvességének megőrzésére kialakított öntözőrendszer. Vezérlésrő1

beszélünk akkor, ha a rendszer bemenő értékeit - és ezek között a zavaró jeleket ismerjük, s -a mérési eredmények alapján avatkozunk be a rendszer működésébe annak erdekében, hogy a zavaró jelek káros hatásait kiegyenlítsük. A beavatkozás akkor történik meg, amikor a zavaró jel fellép, tehát a beavatkozás a zavaró jellel ellentétes hatást vált ki. Vezerlést jelent például egy terem hőmérsékletének irányítása akkor, ha a fütés folyamatába a külső hőmérséklet mérése és változása alapján avatkozunk be. De vezerléssel működik a lakótelepeken a tavfűtőrendszer és vezérelt rendszer az űrhajó is. 17 Szabályozásró1 beszelünk akkor, ha mérjük a folyamat valamely jellemző értékét, s ha ez eltér a kívánt értéktől, beavatkozunk a rendszer működésébe, az eltérés pozitív irányba terelése érdekében. A beavatkozás tehát azután történik meg, miután a zavaró jel már kifejtette a hatását, amikor

már eltérés van. Szabályozást jelent például egy terem hőmérsékletének irányítása akkor, ha magát a terem hőmérsékletét mérjük, s akkor avatkozunk be a fűtés folymatába, ha az egy előre megadott értéktől - mondjuk 20 C foktól eltér. Az eltérésnél azonban általában van egy tűréshatár, ami alatt nem szoktunk beavatkozni. Legyen ez a tűréshatár 1 C fok Példánkra alkalmazva ez azt jelenti, hogy ha a terem hőmérséklete 19 C fok, akkor nem változtatjuk a fűtés erősséget, de abban az esetben, ha a hőmérséklet alacsonyabb, akkor igen. A boltban minden esetben szabályozás törtenik, ha a szállító nem jelezte előre a szállítási késedelmet és péntek helyett kedden érkezik az aru, hiszen ez alatt az idő alatt is el kell adni, mert a vevők esetleg hétvégére vásárolni akamak. Ilyenkor a jó boltos azonnal megkísérel valamit tenni, például azt, hogy előveszi a tartalék készletet a raktárból, vagy gyorsan beszerez

egy-két fontos cikket (már ha van erre hirtelen lehetősége), ha nem akarja elveszíteni a vevőit. 1.7 Az információ Az információ fogalmán egy adott rendszer számára - annak működését befolyásoló - új ismereteket nyujtó jelek, jelsorozatok tartalmi jelentését értjük. Ebbő1 a megfogalmazásbó1 igen sok fontos öovetkezmény adódik, melyek - Az informaciót jelek, jelsorozatok hordozzák, ugyanis az informació azok tartalmi jelentése, tehát nem azonos a jellel. Egy adott jelet, amennyiben elemi ismeretet hordoz és rögzített állapotban van, úgy adatnak nevezünk. Ha ugyanez a jel nincs rögzítve (éppen mozog, például hírcsatornán továbbítják), akkor hímek mondjuk. Az adatok és a hírek az információ hordozói. Egy anyag megnevezése, mennyisége vagy egysegára mindegyike egy-egy elemi ismeretet képez, tehát nem információk. A bizonylatot is, amelyen ezek az adatok rögzítve vannak, adathordozónak nevezzük. Az informació új ismeret

jelent, mégpedig egy korábbi ismereti szinthez képest új ismeretet, tehát nem általában ismeretet. 18 Új ismeretet nyílván akkor kapunk, ha valami elsőre nem volt bizonyos azaz, ha elsőre határozatlan volt és ez a határozatlanság változott meg a jelek vétele után. Az informació tehát határozatlanságot változtat meg egy korábbi határozottlansági szinthez képest. Ha például kint vagyunk a Nyugati pályaudvaron és várjuk a szegedi vonat érkezését és látjuk, hogy három szabad vágány van, amelyek egyikére a vonat érkezhet, akkor az, hogy a várt vonat melyik vágányra érkezik, ennek megfelelően határozatlan. Amikor azonban a hangosbemondó közli, hogy a vonat melyik vágányra áll be, akkor ez a közlés (hír) megszünteti a közlés vétele előtti határozatlanságunkat, vagyis információt (új ismeretet) adott számunkra. Az informació mindig meghatározott rendszer számára jelent új ismeretet. Ebből az is következik, hogy egy

adott jelsorozat az egyik rendszer számára ad új ismeretet, más rendszer számára viszont nem, illetve, hogy a különböző rendszerek számára egy és ugyanazon jelsorozat más és més informaciót jelenthet. Az előző példát folytatva, hogyha a hangosbemondó a debreceni vonat érkezését közli, akkor annak a személynek a számára, aki a debreceni vonatot várja, más informaciót jelent ez a közlés, mint a mi számunkra, hiszen mi a szegedi vonatot várjuk. Ugyanakkor annak a személynek a számára, aki csak időtöltési célbó1 van a pályaudvaron, ez a közlés egyáltalán nem jelent információt, vagy csak nagyon kis mértékben, hátha egyszer csak ő is fogja várni a szegedi vonatot. Az informació az adott rendszer működését befolyásolja, azaz csak abban az esetben ad egy jelsorozat informaciót, ha az valamilyen formában felhasználásra kerül. Nyilvanva1ó, hogy annak a személynek a viselkedését, aki nem vár vonatot, nem befolyásolja a

vonat érkezésére vonatkozó közlés. A mi számunkra viszont ezek a közlések informaciót tartalmaznak, hiszen ennek alapján megyünk oda ahhoz a vágányhoz, amelyre az általunk várt vonat érkezik. A kibemetika szempontjából igen fontos tény, bogy minden szabályozott rendszerben az információk szakadatlan áramlása megy végbe, s ami még fontosabb: az információk áramlása kétirányú. Haladnak egyenes irányban, tehát a rendszert szabályozó pályákon, de haladnak fordított irányban is, mégpedig abban az értelemben, hogy tudósítanak a rendszer állapotáról. Ez utóbbitt nevezzük visszacsatolásnak 19 1.8 A gazdasági rendszerek A rendszerelméleti alapok megismerése után foglalkoznunk kell a gazdasági rendszerekkel és a velük kapcsolatos mélyebb ismeretek elsajatításával, hiszen közöttük élünk, tanulunk, dolgozunk. Ennek során meg fogunk ismerkedni a gazdasági rendszerek fogalmával, folyamataival, kömyezeti kapcsolataival,

miután mindezek alapos ismerete elengedhetetlenül szükséges ahhoz, bogy megértsük működésüket és vizsgálódásainkat kiterjeszthessük rájuk. A körölöttünk lévő világban számtalan olyan rendszer van, amelyben emberek tevékenykednek, végzik a feladataikat, tanulnak, dolgoznak. Szüleink, rokonaink, ismerőseink és mi saját magunk is minden bizonnyal tagjai vagyunk egy vagy több ilyen emberi közösségnek. Ilyen emberi közösség példul az a munkahely is, ahol dolgozunk, vagy az az intézmény, amelyben tanulunk. Ezeket az emberi közösségeket összefoglaló néven gazdasági rendszereknek nevezzük, de szoktuk alkalmazni rájuk a gazdasági szervezet, gazdálkodó szervezet kifejezéseket is. A gazdasági rendszer személyeknek és technikai eszközöknek szervezett csoportja, amelyet meghatároz a társadalmi munkamegosztásban elfoglalt helyzete, képes célok kitűzésére és a célkiűzésekben meghatározott feladatok végrehajtására. Ebbő1 a

meghatározásbó1 több következtetés vonható Ie: - A gazdasági rendszer személyeknek és technikai eszközöknek szervezett csoportja. Ebből az következik, hogy gazdasági rendszemek kell tekintenünk a magyar gazdaság egészét, vagy egy bankot,egy kisvállalkozást,egy reszvénytársaságot, egy minisztériumot, egy iskolát stb. - A gazdasági rendszer olyan tevékenységet folytat, amelyet meghatároz a társadalmi munkamegosztásban elfoglalt helyzete. Ebbő1 viszont az következik, hogy például a vállalkozások, intézmények a helyzetüknek megfelelő célok kitűzésében a kömyezetüknek (a magyar gazdaságnak mint nagyobb gazdasági rendszernek, hiszen a vállalkozások és az intézmények a gazdaság részei, elemei) bizonyos mértékig alá vannak rendelve, miután annak törvényszerűségeit a működésüknél szükségszerűen figyelembe veszik. - A gazdasági rendszer képes célok kitűzésére és a célkitűzésekben meghatározott feladatok

végrehajtására. Ez azt jelenti, hogy a tevékenysége két fő csoportra tagozódik: célkitűző és végrehajtó tevékenységre. A célkitűző tevékenység felöleli 20 = a feladatok megfogalmazását, = a feladatok teljesítési feltételeinek a megfogalmazását és = az előbbiekkel összefüggő számítások elvégzését A végrehajtó tevékenység tartalmazza = a feladatok teljesítési feltételeinek a megteremtését, = a célkitűzés megvalosításának a megszervezését, amelynek célja az adott feltételek optimális kihasználásának a biztosítása és = a feladatok megvalósulását, tehát a végrehajtást Minden működő gazdasági rendszer lényeges jellemzője a rendszerben végbemenő változássorozat, amelyet egyik oldalról a rendszer és a környezet közötti kapcsolat, másik oldalról a rendszerben lévő, a rendszert alkotó elemek közötti kapcsolat jellemez. A gazdasági rendszeren belül folyamatok mennek végbe, amelyek lehetnek fizikai

folyamatok és lehetnek gazdasági folyamatok. A fizikai folyamatok a munkavégzéssel kapcsolatosak (gyártás, eladás), a gazdasági folyamatok a fizikai folyamatokra epülnek: megelőzik (megrendelés, tervezés), kísérik (raktári bizonylatok), illetve követik (elemzés, mérlegkészítés) a fizikai folyamatokat. A gazdasági folyamatokat. a következő csoportokba sorolhatjuk: - irányítási folyamatok, - gazdálkodási folyamatok, - elszámolási (számviteli) folyamatok, - ellenőrzési folyamatok és - egyéb (jog, igazgatás stb.) folyamatok 2. Szervezési alapismeretek 2.1 Az ügyviteli munka eszközei és módszerei Ügyvitelen a gazdálkodó szervezetek fizikai (reál) folyamatainak végrehajtásá hoz, annak tervezéséhez, kivitelezéséhez, elszámolásához, ellenőrzéséhez kapcsolódó gyűjtési, feldolgozási, megőrzési stb. tevékenységek összességét értjük. Jellegüket tekintve az ügyviteli feladatok a következők lehetnek: - szövegek

előállítása, rögzítése, szerkesztése (levél, jelentés, feljegyzés, emlékeztető, jegyzőkönyv), - rajzolás, - nyomtatványok tervezése, 21 - adatok, információk begyűjtése, rögzítése, csoportosítása, kezelése, rendezése, feldolgozása, visszakeresése, továbbítása, értékelése, tárolása, - nyilvantartások vezetése, - az informaciók előállítása és közlése, - sokszorosítás, másolás. 2.11 A nyomtatványok Az ügyviteli munkának nélkülözhetetlen elemei a nyomtatványok, amelyeken eseményeket – leggyakrabban gazdasági eseményeket – Iehet rögzíteni. Nyomtatványok például a bizonylatok, a nyilvántartások, vagy egyéb más célokra előnyomott kartonok, leporellók. A nyomtatványok Iehetnek szabványosítottak (ilyenek például az APEH által kibocsátott nyomtatványok), lehetnek ajánlottak (készletekkel kapcsolatosak), de az előző kettőn túlmenően egyre gyakrabban van ma már lehetőség egyéni tervezésű

nyomtatványok alkalmazására. A szabványok használata aló1 felmentést ask a használatot elrendelő szerv adhat. Az ajánlottak használata alól felmentést kérni nem kell. Az egyedileg készített nyomtatványok használatat alapvetően a felhasználó igényei és céljai döntik el. A nyomtatványok tervezéséhez szükséges alapvető ismeretek A különböző nyomtatványokhoz, írnivalókhoz különféle minőségű és méretű papírokat használhatunk, aszerint, hogy mire van igényünk, illetve milyen külalakú és nagyságú írásos anyagokat, bizonylatokat, nyilvántartásokat várnak el tőlünk. A kiválasztás egyik legfontosabb tényezője a papírismeret. A papírok minősége a fatartalomra utal, minél kevesebb faanyagot tartalmaz az adott papírfajta, annál finomabb a minősége. Megkülönböztetünk - fatartalmú (újságpapír, levelezőlap, irodai papír), - félfamentes (fogalmazó papír, irodai papír) és - famentes (bankposta papír;

irógéppapír) papírokat. A felhasználásra váró papírok kétféle formában kerülnek forgalomba, mégpedig - hajtogatott és a hajtogatás helyén perforált folyamatos papírtömbök (leporelló), valamint 22 - ívek formájában. A papírfajta kiválasztásánál a következő szempontokra kell figyelni: - a nyomtatvany rendeltetése (egyszerű vagy reprezentatív), - a nyomás módja (egyoldali vagy kétoldali), - a nyomtatvány kitöltése (kézzel, írógéppel vagy számítógéppel), - a nyomtatvány igénybevétele (egyszeri vagy többszöri felhasználás), - a sokszorosítás módja (például nyomdatechnikával). Lényeges kérdés lehet a nyomtatványok tervezésénél a papír színének a megválasztása is. Több példányos bizonylatoknál például célszerű az egyes példányokat eltérő színnel készíteni a könnyebb kezelhetőség érdekében. A nyomtatványtervezés elemei és szempontjai A nyomtatványok tervezésénél figyelembe kell venni, hogy

nyomdatechnikai okokból a teljes papírterjedelemre nyomás nem történhet. A nyomtatvány bal és jobb oldalán, felül és alul legalább 10-15 mm margót kell hagyni. Számítógépes nyomtatványok esetében ez nem előírás, de az áttekinthetőség és a kezelhetőség miatt itt is célszerű követni a fent leírtakat. Tömbbe fűzött nyomtatványoknál a fűzés és a perforálás részére még további 10-15 mm szükséges. A nyomtatványok három részbő1 állnak: - a fejrész, - a táblázatos rész es - a lábrész. A fejrész es a lábrész az állandó jellegű adatokat tartalmazza, és ezek az adatok a táblázatos rész összes tételére vonatkoznak. A táblázatos rész a gazdasági eseményt írja le egytételes, vagy többtételes formában. Alapegységei az oszlopok, a hasábok, a sorokées a rovatok. Az oszlopok a nyomtatvány azonos jellegű adatokat tartalmazó függőleges részei (csíkjai). A hasábok több, egymással összefügő oszlopokból

állnak. A sorok a nyomtatvány vízszintesen tagolt részei A rovatok a megfelelő sorok és a vonatkozó oszlopok találkozási helyei. A tervezés feladata azt megállapítani, hogy a nyomtatvány milyen adatokat tartalmazzon, azon milyen sorrendet képezzenek, hogyan helyezkedjenek el. Nagyon sok lényeges szempont van a tervezésnél, amit nem szabad figyelmen kívül hagyni, itt most csak néhányat említünk: 23 - a rovatoknál fontos, hogy beleférjenek az adatok - a soroknál (különösen gépi és többtételes nyomtatványok esetében) figyelni kell a soremelési távolságokra és a tételsorok szükséges számára - az oszlopoknál az összegezések miatt számolni kell a felnövekedésekre - a hasáboknál az összetartozó oszlopokat egymás mellé kell rendelni - az átíro rendszernél ügyelni kell arra, hogy az egymás alatt és felett levő nyomtatványok oszlopai, illetve sorai fedjék egymást (többpéldányos bizonylatok). 2.12 Az iratok kezelése,

nyilvántartása Iratnak kell tekinteni a beérkezett, valamint a működés sarán keletkezett bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával készült - írott szöveget, számadatsort, adatot (levelet, okmányt, bizonylatot, azok mellékleteit, jegyzőkönyvet, jegyzeket, térképet, műszaki leírást, nyilvántartást, nyilvantartási könyvet, feljegyzést, kimutatást, beszámo1ót stb.), kivéve a megjelentetés céljából keszült anyagokat Az iratok kezelése jelenti egyreszről a beérkező iratok átvételét, csoportosítását, iktatását, rendszerezését, továbbítását. Másrészről a nyilvántartások kialakítását és vezetését, amelynek az a célja, hogy az iratok azonosíthatók legyenek, meg lehessen állapítani az útjukat és a helyüket, valamint, hogy adatokat szolgáltassanak az adott ügyekben történő intézkedések vizsgálatához. Harmadrészről a kezelés témakörébe tartozik a kimenő iratok összegyűjtése,

iktatása, postázása. A beérkező és a kimenő iratokon túlmenőn vannak a gazdalkodó szervezeteknek belső iratai is, amelyek kiállítása, kezelése és tárolása nem lépi túl a szervezet kereteit. Ezekre természetesen ugyanazok a szabályok érvényesek, mint a külső kapcsolatok irataira, ugyanúgy vonatkozik rájuk is a nyilvántartási rend. 2.13 Az iratok tárolása A tárolás fontos feladata, hogy a tárolt adatok, informaciók könnyen hozzáférhetők, tehát gyorsan kikereshetők és visszahelyezhetők legyenek. Az időtrabló visszakeresés bizalmatlanságot kelt A visszakeresés biztonságát a helyesen megválasztott rendszerezési módszer, a hozzáférhetőséget és ezáltal a visszakeresés gyorsaságát a jól megválasztott technikai megoldások eredményezik. A tárolásnak tehát kettős célja van, mégpedig 24 - rendszerezett formában való őrzés és - a visszakeresés megkönnyítése. A rendszerezes főbb szempontjai lehetnek - az időrend,

- a tárgy és - a földrajzi hely. Az időrend a rendszerezés egyik legegyszerűbb módja. Kétféle módon lehet használni: - mint alaprendszert, például az iratokat a beérkezésük dátumának sorrendjében (az iktatószámhoz kapcsolt dátum alapján), - más alaprendszeren belül (először a küldő neve szerint ABC sorrendben rendezünk és csak a nevekhez tartozóan sorolunk dátum szerint). A tárgy szerinti rendszerezésnél alapvető szempont, hogy az iratokat a tartalmuk szerint rakjuk sorba. A földrajzi hely szerinti rendszerezésnél azt vesszük figyelembe, hogy honnan érkeztek az iratok, illetve hova küldük azokat. Lehet ez a szempont a megye, a város, vagy esetleg a városon belüli kerület is. Itt is érvényes az, amit az előző kettő esetében leírtunk, nevezetesen, hogy a földrajzi helyen belül névszerinti és időrendi sorrendet is kialakíthatunk. A legtöbb esetben kombináltan használjuk a különböző szempontokat. Rögzítési

megoldásként három lehetőség kínálkozik. Rögzíteni lehet - numerikusan (csak számokkal), - alfabetikusan (csak betűkkel) és - alfanumerikusan (szamok es betűk kombinált alkalmazásával). A tapasztalatok azt mutatják, hogy az irásos anyagokra közvetlenül keletkezésük után sokkal többször van szükség, mint később. Ha az írásos anyaggal kapcsolatos intézkedés még folyamatban van, sűrűn veszik elő és foglalkoznak vele, majd erre egyre ritkábban kerül sor. Végül - csak évek múltán - azért veszik elő, mert esetleg egy újabb ügy eredetét kell kivizsgálni. Célszerű tehát külön tárolni azokat az írásos anyagokat, amelyekre a folyó ügyek intézésénél gyakrabban van szükség, és külön tárolni azokat, amelyek régebben elintézett ügyekre vonatkoznak. Kétféle irattárat lehet tehát kialakítani - egy folyamatban levő ügyek irattárát, ezt más néven operatív irattárnk is nevezzük és - egy régi iratok tárát. 25

Az operatív irattár kialakításánál nagyon lényeges szempont az, hogy az írásos anyagok azonnal elérhetők legyenek. Azt is mondhatjuk, hogy ott legyen az irattár, ahol foglalkozunk az ügyek intézésével, tehát a kezünk közelében. A régi iratok tárával kapcsolatban már nincs ilyen megkötés, általában külön helyiséget szoktak berendezni erre a célra. Az iratok megőrzési időtartama és a selejtezés időpontja részletesen rendeletileg szabályozott, továbbá szabályozott az is, hogy a levéltári anyagot mikor és milyen időközönként kell a kijelölt levéltárba juttatni. Az iratok eredeti formában történő megőrzése az utóbbi időben egyre nagyobb gondot okoz, mivel egyre több az irat és egyre kevesebb a hely azok megfelelő tárolására. Az igények kielégítése különböző korszerű technikákat hívott életre. Ma már a számítógépes megőrzés elfogadott megoldás, de ugyanígy elfogadott a mikrofilm is. 2.14 Az ügyviteli

munka eszközei A korszerű ügyviteli munkát ma már számtalan technika segíti. Talán legkézenfekvőbb elsőként a számítógépet említeni, hiszen sokféle feladatra történő alkalmazhatósága napjaink nélkülözhetetlen eszközévé teszi. Miután a számítógépekkel a korábbi és a későbbi fejezetekben egyaránt részletesen foglalkozunk, itt inkább az egyéb irodatechnikai berendezéseket tárgyaljuk egy kis kitérővel, mivel az elektronikus levelezés révén mégis érintjük a számítógépeket. Sokszorosítás, másolás Gyakran szükséges lehet, hogy különféle írásos anyagokról nagyobb példányszám álljon rendelkezesünkre. Sőt egyre inkább előtérbe kerül az a szempont is, hogy az előállított példányok minősége az igényes követelményeknek megfeleljen. Legyen tehát jól olvasható, esztétikus, esetleg színes kivitelű. A nagy példányszámot és a kivánt színvonalú minőségi kivitelt egyszerű írógéppel csak korlátozott

mértékben lehet kielégíteni. A különféle sokszorosító, illetve másoló eljárások segítségével viszont a kívánt szöveget, rajzot a kivalasztott eljárás maximális kapacitásán belül - tetszés szerinti mennyiségben és minőségben lehet előállítani. 26 Sokszorosítás A sokszorosítás olyan eljárás, amelynek során a készítendő példányok, másolatok előállíthatósága érdekében a sokszorosítandó eredetit valamilyen szöveghordozóra, nyomóformára (matricára, sablonra, fó1iára stb) kell rögzíteni. Így a másolatok mérete a szöveghordozoéval teljesen azonos. A szöveghordozókat (amelyeket akkor is így nevezünk, ha nem szöveget, hanem rajzot hordoznak) alapvetően kétféle módon lehet előállítani : - közvetlenül, vagyis a szöveghordozóra géppel, vagy kézzel történő ráírással, rajzolással, illetve - közvetve, vagyis az eredetiről átvitelezés útján, valamilyen masolóeljárás igénybevételével. Közös

jellemzője a sokszorositó eljárásoknak, hogy a másolatok készítéséhez nincs szükség speciális papírra, azokhoz az általánosan használt papírfajták is megfelelők. A leggyakrabban elforduló sokszorositó eljárások: - az átnyomó (szeszes) sokszorosítás, - a sablan (stenciles) sokszorositlis es - az irodai offszet (rota) sokszorosítás. Másolás A másolás olyan eljárás, amellyel szabad lapokró1, vagy konyvbő1 származó eredetiről közvetlenül, szöveghordozó készítése nélkül az eredetivel teljesen azonos (esetleg kisebb vagy nagyobb meretű) másolat készíthető. Az egy menetben másolt példányok száma változó mennyiségű lehet. Megkülönböztetünk - fototechnikai, - hőtechnikai - elektrosztatikai (xerox) és - fénymásolást. Diktálás A diktálógépek (diktafonok) segítségével függetleníteni lehet a diktáló és a gépíró munkáját. A diktafonok a magnetofonok elvén működnek, előre és hátra kapcsolhatók,

megállíthatók és fülhallgatóval is felszerelhetők. 27 Előnyösen használhatók olyan esetekben, amikor a diktáló és a gépíró hosszú időn keresztül nem ér rá azonos időben, de a munka elvégzését nem szabad nagyon halogatni. A gyakorlatban sokféle típusú diktálógép terjedt el, ilyenek például a teljesség igénye nélkül a végtelenszalagos, a lemezes, a műanyaglapos, valamint a minikazettás. A megkülönböztetés áItalában aszerint történik, hogy mire veszik fel a beszédhangot. Hírtovábbítás Az emberek a hírek egymással történő közlésére már ősidőktől fogva nem korlátozódhattak csupán a hangos beszédre. A hírek szóbeli közlése a telefon feltalálása előtt csak akkor volt lehetséges, ha a hír közlője (tehát a beszélő), és a hír felvevője (tehát akihez szól a beszélő) egyidőben egymás mellett – vagy legalábbis közel egymáshoz tartózkodott. Ha a közleményt nagy távolságra kellett továbbadni,

vagy távollevő címzettnek hátrahagyni, akkor egyezményes jelek használatához folyamodtak. Ilyen jelek voltak peldául: a máglyák füstje, a dobszó, a fába vésett, a lemezre karcolt, vagy festékkel szövetre rajzolt jelek és egyéb hasonló jelzések. Csak a rajz volt mindenki számára érthető A posta írasbeli közlemények, levelek továbbításával nem sokkal gazdagította a hírközléstechnikát, éppen úgy, ahogyan a fénytávíró sem, csak a villamos berendezesek meghonosodása jelentette a technikai forradalom kezdetét a hírközlés területén. A telefonos átvitel Alexander Graham Bell (1847-1922) angol származású amerikai tudós nevéhez fűződik. A rendszerben Bell azonos szerkezetet alkalmazott mind az adó-, mind pedig a vevőkészülékekben. Ez egy mágnes sarkai között rezgő membrán volt. Később a mikrofon szerkezetét Thomas Alva Edison (1847-1931) amerikai tudós gyökeresen megváltoztatta. Edison mikrofonja nem volt egyéb, mint

szénporral töltött doboz. A korszerű távbeszélő keszülékekben még ma is Edison mikrofonjának és Bell telefonjának a szerkezetét alkalmazzák lényegesebb változtatások nélkül. Kezdetben a rádiót elsősorban összeköttetések létesítésére, hírek és időjárási közlemények sugárzására használták. A rádiójeleket a morse pontjainak és vonásainak segítségével sugározták ki és a vett jeleket a gyakorlott tavírászok tették át írásos üzenet formájába. Néha a pontokat 28 és vonásokat egy keskeny szalagra nyomtatták és így rögzítették az üzenetet. Később a pontokat és vonásokat betűk és számok váltották fel Az első távmásoló készüléket 1842-ben egy skót órásmester, Alexander Bain készítette. A síkban kiterített írásos anyag soronkénti letapogatását egy ingára erősített tüske végezte. Az angol származású Frederic Bakewell 1850-ben megalkotta a világ első dobletapogatású távmásolóját.

Ennél a továbbítani kívánt anyagot egy dobra tekerték fel, amely adáskor állandóan forgott. Nagytávolságú összeköttetést Giovanni Caselle hozott létre először Párizs es Lille között 1865-ben. Az első távmásoló szolgálat létrehozására viszont csak 1910-ben került sor Berlin, Párizs és London összekapcsolásával. 1924-ben pedig egy London es New York között húzódó tengeralatti kábelen keresztül megindult az első kereskedelmi szolgálat. Az Egyesült Államokban néhány évvel később vezetékes fényképtovábbító szolgálatot nyitottak meg újságok számára. Az 1960-as évekig főleg a speciális alkalmazások terjedtek el, mint például a meteorológiai távmásolók - térképek átvitelére - és a képtávíró könyvtárak, újságok, illetve a rendőrség számára fényképek továbbítására. A gazdálkodó szervezetek hírtovábbításra alkalmas eszközei ma - a telefon, - a telex, - a telefax, és - a teletext. Ezeket a

lehetőségeikhez mérten széles körben alkalmazzák is. A telefon a szóbeli hírközlés eszköze. Hátránya, hogy zsúfoltak a vonalak és így nem mindig tudunk azzal beszélni, akivel abban a pillanatban szeretnénk. A telex (távgépírás) írásbeli üzenetek továbbítására alkalmas, különösen akkor célszerű a használata, ha a telefonvonalak zsúfoltsága miatt egyszerűbb és gyorsabb az információcsere ilyen formája. A telefax (távmásoló) szóbeli és írásbeli üzenetek továbbítására egyaránt alkalmas eszköz. Jó hatásfokkal használható az előző kettő helyett is, de használata nem zárja ki a telefon es a telex üzemeltetését. Előnye a telefonnal és a telexszel szemben, hogy az írásos anyagokat előre beállított időpontban is le lehet adni, a hivószámokat általában egyetlen 29 billentyű lenyomásával lehet tárcsázni, vagy van arra is lehetőség, hogy a hivószámokat előre - kétjegyű számokkal berögzítjük. A

teletext digitális hír, illetve információközvetítő rendszer, közvetlen szö- vegtovábbítást tesz lehetővé. Elektronikus levelezés Az elektronikus levelezés (angol nevén E-mail) tulajdonképpen informació-továbbitási technika. A szemelyi szamítógépek, amelyek az egyéni felhasználók leghétköznapibb munkáihoz nyújtanak segítséget (szövegszerkesztők, táblázatkezelők, könyvelési rendszerek, mérnöki szerkesztés stb.), alkalmasak arra, hogy összekapcsolásukkal, helyi hálózatok kialakításával megteremtődjek annak lehetősége. hogy ne elszigetelten dolgozzanak, hanem kommunikáljanak egymással. A hálózatokon történő kommunikáció egyik ilyen eszköze az elektronikus levelezés. Az elektronikus levelezés tehát feltételez egy számítógépes hálózatot. A há1ózatot haszná1ók a saját számítógépük előtt ülve üzeneteket fogalmaznak meg, dokumentumokat állítanak össze, majd a há1ózat hardver és szoftver lehetőségeit

kihasználva a há1ózat egy másik tagjához (számítógépéhez) juttatják el. Ahhoz, hogy a hálózatba kapcsolt számítógépek "szót értsenek" egymással, egységes nyelven kell beszélniük. A beszélgetés szabályait nemzetközi szabványok rögzitik. Az egyik legelterjedtebb ilyen szabványt X.25-nek nevezik, amelynek alapján az első magyar nagyterületű számítógéphálózat, az IIF (az elnevezés arra utal, hogy a hálózat az Információs Infrastuktúra Fejlesztési Program támogatásával jött létre) halózat elkészült. Ennek az IIF hálózatnak az elektronikus levelező rendszerét ELLA-nak hívjuk, és ez az a rendszer, amelyet hazánkban már széles körben használnak. A számítógépen szövegszerkesztővel összeállított levél a hálózaton keresztül eljut az IIF központi számítógépéhez az ELLA központban létesített elektronikus postafiókokba és ott várja, hogy a címzett kivegye és beolvassa azt. A beolvasás azt jelenti,

hogy a levél a postafiókbó1 a halózaton keresztül átkerül a felhasznaló számítógépébe, a felhasználó által megadott fájlba. Az ily módon beolvasott levelet a címzett az ELLA program segítségével kezelheti, azaz megnézheti, kinyomtathatja, továbbküldheti. A rendszer minden résztvevője kell, hogy rendelkezzen egy postafiókkal, amely számmal, vagy névvel azonosítható. A postafiókra vonatkozó 30 adatokat és a benne lévő leveleket az ELLA központ tárolja. Ez lehetővé teszi, hogy a postafiók tulajdonosa az ország bármely olyan pontjáró1, amely kapcsolódik a há1ózathoz, bejelentkezzen a rendszerbe és kezelje a leveleit. 2.2 Számítógépes szervezési ismeretek 2.21 Adatok, adatállományok, adatbázisok A gazdálkodó szervezetek mindig gyűjtöttek adatokat, rendezték és feldolgozták azokat. A számítógépek alkalmazása azonban lehetővé tette az adatok - gyorsabb, - pontosabb és - egyszerűbb feldolgozását. Feleslegessé

vált az adatok számok, vagy betűk szerinti rendezése ugyanúgy, mint a munkaigényes kézi nyilvántartások vezetése (bár még sok helyen megmaradt a kézi feldolgozás). Az adatok személyek, dolgok, vagy események különböző típusú jellemzői. Lehetnek numerikusak és karakteresek Változásuk gyakorisága szerint vannak állandó és változó adatok, a feldolgozásban betöltött szerepük szerint pedig bemeneti és kimeneti adatok. Numerikus például egy számlán az ÉRTÉK, karakteres a CIKK MEGNEVEZÉSE. Állandó adat az árukkal kapcsolatban ugyanez a CIKK MEGNEVEZÉSE, és változó az ÉRTÉK, mert mindig attó1 függ, hogy a vevő hány darabot vásárolt egy adott árucikkből. A bemeneti és a kimeneti adatokat az alábbiakban mutatjuk be: SZAMÍTÓGÉP Számla beolvasása, (Bemeneti adatok vagy input) Adatok feldolgozása, eredmény tarolása (Feldolgozas) Vevő folyószámla nyomtatása (Kimeneti adatok vagy output) 31 Az adatállomány olyan

adattételek együttese, amelyek valamilyen értelemben logikailag összefüggnek. A könnyebb megértés érdekében rajzoljunk fel egy táblázatot (4.tablazat) 4. táblázat A táblázat sorait adattételeknek (rekordoknak) nevezzük. A sorokon belüli megnevezésekhez tartozó rovatokat adatmezőknek. Adatmező a CIKKSZÁM, a CIKK MEGNEVEZÉSE stb. Az adatmező tehát logikailag összetartozó karakterekből áll, a rekord pedig logikailag összetartozó adatmezőkből. Az összes rekord együttvéve alkotja az adott rendszer adatállományát. Ha több különálló, de egymáshoz logikailag közelálló adatállományt összekapcsolunk, akkor adatbázist kapunk. Ilyen adatbázist alakíthatunk ki, ha például a beszerzés, a készletezés és az értékesítés adatállományait közös rendszerbe foglaljuk, az eddig három helyen tárolt adatokat egy helyre visszük, de úgy, hogy minden adat csak egyszer fordul elő az adatbázisban. A rendszert a továbbiakban nem

beszerzésnek, készletezésnek, illetve értékesítésnek fogjuk hívni, hanem készletnyilvántartásnak. 2.22 A kódszámok A kód a különböző megnevezések, megjelölő adatok jelekkel történő helyettesítését jelenti, a kódolás pedig az a folyamat, aminek következtében a helyettesítést elvégezzük. Mindennapjainkban nagyon nagy szerepet játszanak a kódszámok, de különösképpen a szervezésben, a számítástechnikában van jelentősegük. Gondoljunk csak a vonalkóddal ellátott árucikkekre a kereskedelemben, amelyek mögött természetesen számítógépes feldolgozás van, de kódszám például az irányítószám, a 32 személyi igazolványszám, az autók rendszáma, a főkönyvi számlaszám és még sorolhatnánk a gazdasági életben alkalmazott kódok listáját. Szerepük igazán ott jelentős, ahol a számítógép is megjelenik, hiszen lényegesen kevesebb helyet foglalhatnak el, mint a mögöttük lévő megnevezések, és ez nagyon fontos

a helykihasználás és helyfoglalás szempontjábó1. Továbbá egyszerűen algoritmizálható csoportosítási lehetőségeket is biztosítanak. A kódszámok kialakításával kapcsolatban bizonyos követelmenyeket kell támasztanunk. Legyenek - egyszerűek es könnyenkezelhetők, - bővíthetők, - egyertelműek és - rövidek. A megnevezések, megjelelő adatok, fogalmak helyettesítésére különböző felépítésű, szerkezetű kódszámokat kell alkalmazni. Ismerünk - sorszámos, - csoportképző, - decimális és - alfanumerikus kódszámokat. A sorszámos kódszám használatánál a kódszámokat növekvő vagy csökkenő sorrendbe rakjuk. Igen nagy hátránya, hogy bővítésre, csoportosításra nem alkalmas. A csoportképző kódszám alkalmazásánál a kódolni kívánt fogalmakat - a megkülönböztetés érdekében - kiemeljük, csoportosítjuk, de a hozzájuk tartozó többi fogalmat már sorszámmal látjuk el. Decimális kódszám esetében a különböző

számjegyek bármelyike a tőle jobbra irható 0-9 számjegy segítségével további tíz részletező csoportra bontható. A bővítés a kódszám egy helyiértékű növelését idézi elő Az alfanumerikus kódszám tulajdonképpen csak abban különbözik a sorszámos és a csoportképző kódszámoktó1, hogy itt a számok mellett betűket és egyéb jeleket is használunk (vagy csak betűket használunk). Számítógépes rendszerekben betöltött funkcióik alapján ismerünk - azonosítókat, - megjelölő kódokat, - tranzakciós kódokat és - ellenőrző kódokat. 33 Az azonosítók segítségével különböztetjük meg egymástó1 az egyedeket. Ilyen kódszám például a DOLGOZÓKÓD, vagy az ÁRUKÓD. A megjelölő kódok annyi egyed mellé rendelhetők, amennyi a minősítés szempontjából azonos elbírálás alá esik, mint például a szakképzettség. A tranzakciós kód a mozgást, valtozást jelöli. Az eszközök, a készletek változását kódolhatjuk

ennek megfelelően (MOZGÁSNEM). Az ellenőrzőkód az adatbevitelnél előforduló hibák egyfajta kiszűrésére szolgál. A személyi szám tizenegyedik karaktere például ilyen ellenőrzőkód. 2.23 Az inputok A számítógépes feldolgozás inputjait a beviteli adatok jelentik. Ahhoz, hogy egy szoftver a tőle elvárt módon működjön, első lépésként adatokkal kell ellátni. Ezek az adatok lehetnek - torzsadatok és - forgalmi adatok. Törzsadatnak nevezzük azokat az adatokat, amelyek viszonylag hosszabb időn keresztül állandóak, tehát csak ritkán változnak. A törzsadatokat a rendszer a működése során felhasználja, nem kell azokat minden alkalommal újra és újra bebillentyűzni a számítógépbe, elegendő a törzsállomány azonosítójának a meghívása és a hozzátartozó adatok képernyőre kerülhetnek. A törzsadatokkal kapcsolatban még egy nagyon lényeges dologra szeretnénk a figyelmet felhívni, nevezetesen arra, hogy csak egyszer foglalnak

helyet a winchesteren, akárhányszor is hívjuk meg őket. Törzsadat lehet például egy áruhoz tartozóan a kódszáma (azonosítója), a megnevezése, az VTSZ száma, a mennyiségi egysége, esetleg az ára. Egy dolgozónál pedig szintén a kódszáma (azonosítója), a neve, a születési adatai, a lakcíme, az anyja neve stb. A törzsadatokat a feldolgozás során karban kell tartani. A karbantartás alapvető műveletei a felvitel, a módosítás, a törlés és a listázás. A forgalmi adatokat a gazdasági eseményeket hitelt érdemlően igazoló bizonylatok, okmányok, nyilvántartások prezentálják. A forgalom felvitele tehát döntő mértékben bizonylatok alapján történik teljesen függetlenül attól, hogy a megjelenési forma papír alapanyagú, vagy mágneses (floppy). A bizonylatnak minden esetben tartalmaznia kell - a bizonylat megnevezését, 34 - a bizonylat sorszámát, - a kiállító szerv adatait, - a kiállítás dátumát, - a gazdasági esemény

leírását. A bizonylatok felépítését, tartalmát, példányszámát illetően a gazdálkodó szervezetek önállóan tervezhetnek. Ennek a ténynek rendkívüli nagy jelentősége van a szervezési munka gyakorlatában, különösen a számítógépes bizonylatok esetében. 2.24 Az outputok A rendszer és a felhasználó közötti kapcsolat egyik, de talán a leglényegesebb formája a rendszer által szolgáltatott output. Az eredmények megjelenítésének számos eszköze van, amelyek különböznek egymástól technikában, kapacitásban, költségben. Az eszközök közül mi a képernyőt és a nyomtatót részesítjük előnyben, mint a leggyakrabban használt - az ember számára azonnal értékelhető technikákat. A képernyős lekérdezés az esetek legnagyobb részében általában egy tételre és a hozzá tartozó adatokra vonatkozik (ez nem zárja ki azt, hogy listaszerű lekérdezés a képernyőn ne valósulhasson meg). A képernyő viszont kötött, tehát

mindig csak egy képernyőt láthatunk, ami tulajdonképpen 1760 karaktert jelent (80 oszlop x 22 sor), a fennmaradó három sor üzenetközvetítésre használatos. A képernyőn minden megjeleníthető, ami ráfér. De tudni kell azt, hogy nem minden monitor alkalmas minden megjelenítésre. Vannak egyszínű (monochrom) és színes monitorok, vannak olyan monitorok, amelyek csak számokat és szövegeket jelenítenek meg, továbbá vannak olyanok, amelyek grafikai ábrákat is tudnak a kepernyőre írni. Tisztában kell lennünk azzal, hogy a számítógépünkhöz tartozó képernyő mire képes, illetve, hogy mit várhatunk el tőle. A nyomtatón általában nagy tömegű adatmennyiséget szoktunk előállítani leporellóra, vagy szóló lapokra. A nagytömegű adatmennyiseg mellett a nyomtatót használjuk olyankor is, ha az előállítás igénye egy, vagy több tételre vonatkozik. Gondolunk itt például egy bizonylat, vagy egy nyilvántartólap, egy adott időszaki forgalom,

illetve egy -tól -ig határokkal záródó lista nyomtatására. Sokféle nyomtató van, 35 természetesen mindig a géphez és a feladathoz kell kiválasztani a megfelelőt. A PC számítógépek ismert nyomtatói - a karakternyomtatók (mátrix, tintasugaras) és - a lapnyomtatók (lézer) A nyomtatók által használt papírszélesség lehet A/3-as és A/4-es. Az A/3-as papírra 132 karakter, az A/4-esre 80 karakter írható, sűrített írásformában ez lehet több is. 2.25 Szervezési, kezelési es üzemeltetési dokumentációk A szervezési dokumentáció magában foglalja mindazon információkat, amelyek a szervezési munka elvégzésének eredményeként a felhasznaló számára rendelkezésre kell, hogy álljanak, és tajékoztassanak a szervezés soran kialakitott kódszámokró1, bizonylatokró1, törzs- és forgalmi adatokró1, outputokró1, a működésí folyamataró1. A szervezési dokumentació első része a rendszer címét, készítőit, a készítés

dátumát, valamint a szoftver működésének célját és a folyamat rövid leírását tartalmazza. A rendszer általános feladatainak bemutatása után kerül sor a megvalósítás részletezésére, kiemelten kezelve a kidolgozott és a rendszer áltaI használt kódszámokat, az input adatokat, a feldolgozás eredményeként előállított outputokat, valamint azokat az algoritmusokat és működési mechanizmusokat, amelyek végrehajtása az adott rendszerrel szemben támasztott elvárásokat kielégíti. A számítógépes rendszerek kezelési dokumentációja egyertelműen a programok működtetésével, kezelésevel kapcsolatos leírásokat tartalmazza. A dokumentációban a szamítógép bekapcsolasató1 egészen a kikapcsolásáig minden részletekbe menő lépést rögziteni kell, az első billentyű lenyomásátó1 az utolsó billentyű lenyomásáig. A program tesztelője ilyenkor leül a számitógep mellé, és minden lépést kipróbál (meg a hibás leütéseket

is), és azonnal rögzíti a dokumentációban, hogy mikor, melyik billentyű lenyomása mit eredményez. A művelet menüpontról menüpontra haladva történik, amelynek eredményeképpen a felhasznaló - a dokumentació birtokában - képes lesz a rendszer kezelésére, amennyiben a leírás egyértelmű és világos. Az üzemeltetési dokumentáció a számítógepes rendszer zavarmentes működtetésehez szükséges hardver és szoftver feltételek leírását tartalmazza. A dokumentációban részletesen ki kell térni az alábbiakra: - A rendszer üzemeltetésének hardver feltételei 36 Itt kell leírni azokat a hardver feltételeket, amelyek megléte alapvetően szükséges ahhoz, hogy egy rendszer valamely szamitógépen működhessen (a számitógép típusa, a memória es a winchester kapacitása, a képemyő és a nyomtató típusa). - A rendszer üzemeltetésének szoftver feltételei A számitógépes rendszerek üzemeltethetőségének a hardver feltételek mellett

szoftver feltételei is vannak, amelyek közül a legfontosabb feltétel a megfelelő verziószámal ellátott DOS jelenléte. Nem mindegy, hogy milyen DOS környezetre telepítiink egy rendszert, hiszen a magasabb verziószam alatt késziilt szoftverek nem képesek működni alacsonyabb verziószámu DOS környezetben. - A rendszer iizemeltetésének technikai feltételei Minden kifejlesztett számítógepes rendszer üzembehelyezése, beindítasa igen kritikus pont. Ennek elhúzódása és az itt elkövetett hibák bizalmatlanságot szülhetnek a rendszerrel szemben, és használóinál negatív hatást válthatnak ki. Lényeges tehát, bogy a hardver es a szoftver feltételek biztosítasa mellett a technikai feltételek is rendelkezésre álljanak. Nem lehet rendszert és adatállomanyokat menteni, ha nincs elegendo floppy, de listákat sem lehet nyomtatni, ha nem szereztük be a megfelelő mennyiségű, minőségű és típusú papírt A floppyk serülékenyek, érzékények

porszemre, mágneses térre es a fizikai behatásokra, éppen ezért fokozottan kell figyelni a tárolásukra, a továbbításukra. 37 3. Egy ügyviteli rendszer bemtatása 3.1 Az ügyviteli rendszer kiválasztása A globalizálódás, a pontosság és gyorsaság iránti igény, valamint az informatikára épülő üzleti világ minden területére jellemző kiélezett versenyhelyzet egyre inkább az új technológiák követésére készteti a hazai vállalatokat is. Minden vállalkozásnak célja, hogy hatékonyabbá tegye működését, így lépést tartva a fejlődéssel. A tendencia is azt mutatja, hogy a nagyvállalatokhoz hasonlóan a kis- és közepes cégeknél is egyre nagyobb igény mutatkozik a vállalat minden információjának megfelelő rendszerben való megjelenítésére, a vezetői döntéseket segítő információk kinyerésére. Ezt támasztja alá az a tény is, hogy a piacon az utóbbi időben tovább nőtt az integrált vállalatirányítási rendszerek

iránti kereslet. Sok tényező függvénye, hogy mikor érkezik el egy cég életében az a pillanat, amikor elengedhetetlen fontosságúvá válik egy integrált rendszer bevezetése. Nem mindig a vállalat mérete és létszáma határozza meg az ügyviteli rendszer szükségességét, hiszen a forgalom bonyolultsága, a költség, valamint az időhatékonyság és az információ iránti igény mindenképpen egyfajta vállalatirányítási program alkalmazása mellett szól. Melyik vállalatvezető ne szeretne rövid idő alatt a döntéseihez szükséges hasznos adatokhoz jutni? A kis- és a középvállalatoknál az első számú vezető gyakran a főkönyvelőre bízza a számviteli-pénzügyi program kiválasztását, így az ügyviteli rendszerrel szemben igényként az ő munkakörének maximális kiszolgálása jelentkezik. Máshol a vezetés számára, a rendszerből kinyerhető információk hatnak a döntéshozatalra. Ügyviteli programokat világszerte és hazánkban is

számos cég fejleszt, így a felhasználók egyre több, jobb minőségű terméket és hozzá kapcsolódó szolgáltatást találhatnak a piacon, igen széles árkategóriában. Éppen ezért szem előtt kell tartanunk néhány fontos döntési szempontot, hiszen minden termékben vannak - a másikkal összehasonlítva - erősebb és gyengébb funkciók. 38 A cég számára ideális ügyviteli rendszer felkutatása nem egyszerű feladat, akár több hónapba is telhet a megfelelő rendszer kiválasztása. A vállalatirányítási rendszerek mérlegelésénél ugyanis ismerni kell mind a vállalati folyamatokat, mind a szoftver adta lehetőségeket. A szoftver kiválasztásánál, az üzleti folyamatok megfelelő kezelésén túl azonban érdemes figyelembe venni, hogy a szolgáltató cég rendelkezik-e megfelelő tapasztalatú és létszámú szakmai tanácsadói háttérrel a hosszú távú együttműködés zökkenőmentes megvalósításához, valamint megfelelő bevezetési

stratégiával. Ezután mérlegelni kell az ismertségelismertség tényezőket, az árat és azt, hogy milyen nyelven és milyen rendszerkörnyezetben használható a program, milyen kibővített funkciókkal rendelkezik, például van-e banki kommunikáció és kontrolling része is a rendszernek. A programválasztás szempontjai közé sorolható, hogy a telepítendő modulok adaptálhatók-e a cégen belüli rendszerhez. Az ár - mint minden árucikknél - meghatározó tényező, amelynél nem elegendő csupán a jelen vételi árral kalkulálni, hanem érdemes megvizsgálnunk azt is, hogy egy év múlva mennyit ér a program, valamint mennyibe kerül a rendszer követése, illetve a fenntartása. Szintén oda kell figyelnünk a rendszer törvényi megfelelőségére, tehát a bonyolultabb területek kezelésére (például áfa, árfolyam-különbözet elszámolása, tárgyi eszközök maradványértéke stb.), a paraméterezés, azaz a testreszabás gyorsaságára, valamint nem

utolsósorban a szakmai elismertségre és a professzionális szemléletre. A korszerű irányítási háttér a rendszerek kifejlesztésén túl alapfeltétel a versenyképességhez. A kis- és közepes cégek számára még komoly beruházás egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése, a szakemberek már az e-bussines térhódításáról beszélnek, amelynek része lesz előbb-utóbb az "e-számvitel" is. Bár sok szó esik a nagy, integrált vállalatirányítási rendszerekről, de Magyarországon is - mint a világban mindenütt - a vállalkozások túlnyomó részét a kis- és mikrotársaságok teszik ki. Már az ő számukra is szép számmal készülnek számítógépes ügyviteli programok, amelyek teljes áttekintésére vállalkozni nem teljesíthető feladat, de a figyelmet fel kell hívni létezésükre. 39 Több cég is készít ügyviteli szoftvereket, ezek közül most annak a cégnek a termékei közül mutatunk be egyet (név nélkül,

hogy kerüljük a reklámot), amely elsősorban kis- és középvállalkozások számára készít ilyen szoftvereket. A választásnál alapvető szempont volt, hogy a szoftver grafikus operációs rendszeren fusson. Mivel az átlag felhasználók döntő többsége valamilyen Windows alapú operációs rendszeren dolgozik, ezért olyan programot választottunk, amely fut ezen és ráadásul valamennyi Windows verzióval kompatibilis. Természetesen csak olyan szoftvert mutathatunk be, amelyet nagy számú ügyfél használ megelégedéssel az évek során. A következőkben vázolt modulok tehát bármely WINDOWS operációs rendszeren futtathatóak egy - vagy több felhasználós üzemmódban. Ez utóbbi olyan cégek esetében lehet fontos, amelyek több telephellyel rendelkeznek vagy egy telephelyen több számítógépről is történhet számlázás vagy készletmozgás. 40 Partner Számlázás Megrendelések Számlák Előleg Vevő analitika Főkönyvi könyvelés Bank

Pénztár Vevő Szállító Vegyes Vezetői Szállító számlák Beérkezett Banki terminál Előleg Szállító analitika Szervíz Anyag nyilvántartás Raktári készletek Tárgyi eszköz ök Bérszámfejtés Személyzeti Bérszámfejtés Banki terminál 41 Menetlevelek Munkanaplók A célunk az ügyviteli szoftverek általános építőelemeinek bemutatása, amelyet képernyőképekkel teszünk szemléletesebbé. Egy ügyviteli rendszer többnyire a következő modulokat tartalmazza: Egy korrekt ügyviteli rendszerben a számlázó modulnak különböző törvényi rendeleteknek kell eleget tenni. A vásárlónak a szoftverhez az alábbi nyilatkozatot meg kell kapnia, amelyben a szoftverkészítő cég ügyvezető igazgatója felelősséget vállal azért, hogy a cége által készített szoftver eleget tesz a törvényi előírásoknak. Formailag az egyes nyilatkozatok különbözhetnek egymástól, de tartalmában az alábbi információk tartalmaznia kell!

Nyilatkozat Alulírott ”Ügyviteli Mihály”, mint az ”Ügyviteli Szoftverkészítő Kft.” (Adószám: 12345678-9-01) ügyvezetője az ügyviteli szoftverről az alábbi nyilatkozatot teszem: A fenti programmal készített számlák sorszámadása automatikus és folyamatosan egyesével növekedő. A számlák kinyomtatása után a számla már nem javítható. Az újra kinyomtatott számlák fejlécébe a program automatikusan beírja a másolat szót. Az elkészített számlán szerepel a példányszám, így a program a példányokkal hiánytalan elszámolást biztosít. Stornó-számla készítés esetén a stornózandó számla sorszámát megadva, a program az eredeti számla tartalmával megegyező tartalmú negatív számlát készít. A számla sorszáma az éppen következő, ”J” (javító) kezdőbetűvel ellátott sorszám lesz. Az elkészített számlák megfelelnek a szigorú számadás követelményeinek. Megfelelnek továbbá a 24/1995 (XI22) PM rendelet,

valamint az ennek módosítására kiadott 34/1999. (XII26) PM rendelet előírásainak. Debrecen, 2004. január 4 Ügyviteli Mihály ügyvezető igazgató 42 3.2 Az ügyviteli programok általános jellemzői Az ügyviteli programokban megtalálható modulok önállóan is használhatóak, együttesen pedig lefedik egy cég könyveléséhez kapcsolódó teljes feladatkört. Az alapadatok egyszeri felvitele után a programcsomag előállítja a szükséges bizonylatokat (számlák, raktári, pénztári kiadási, bevételi bizonylatok, stb.), vezeti a szükséges analitikus nyilvántartásokat (készlet, vevők, szállítók, stb.) és elvégzi a bizonylatok automatikus vagy kézi főkönyvi könyvelését. A lekönyvelt, nyilvántartott adatok széleskörű megjelenítéséről beépített nagymennyiségű és különböző formátumú listák gondoskodnak. További jellemzők röviden: Rugalmas: A rendszerhez kapcsolódó nagy számú paraméter segítségével beállíthatóak a

felhasználó függő jellemzők, követhetőek a jogszabályváltozások, és beállítható több lista, nyomtatvány adattartalma. Egységes adatbázis: A modulok közös adatbázist használnak, közöttük az adatátvitel automatikusan, de a felhasználó által irányítható módon történik. A programcsomag feladás listák készítésével lehetőséget biztosít más programokhoz való kapcsolódásra. Egységesen, könnyen kezelhető: A rögzítő képek, lekérdezések megjelenése, kezelése a teljes programcsomagban egységes, használatuk könnyen megtanulható. Kezelési hibák elleni védelem: Hibás adat bevitelét a modulok már rögzítéskor sem engedik meg. A rögzítéskor nem kiszűrhető hiba megkeresését nagy számú ellenőrző lista biztosítja. Illetéktelen hozzáférés elleni védelem: A programba belépni felhasználói név és jelszó megadása után lehet, a belépett felhasználó által rögzített, javított adatok megjelölésre kerülnek.

Karakteres, grafikus nyomtatás: A Windows alapú programoknál 43 szokásos grafikus nyomtatás mellett a több programcsomag is lehetőséget biztosít a listák karakteres nyomtatására is, így a már meglévő mátrix nyomtatóját tovább használhatja változatlan minőségben és gyorsaságban. A listák nyomtatás előtt a képernyőn is megtekinthetőek. Listák Excel vagy egyszerű(karakteres) fájlba: Gyakran beépített többletszolgáltatás, hogy a programcsomag listái elkészíthetőek Excel formátumban is. Az elkészült fájlok elmenthetőek és később Excel-ben megnézhetőek vagy kinyomtathatóak. Az Excel mellett készülhet egyszerű karakteres lista fájl is. Saját listák: Excel táblák készítésével a felhasználó saját maga is összeállíthat speciális (pl. a cég vezetéséhez szükséges információt tartalmazó) listákat. Automatikus évnyitás: Az adatmennyiség csökkentése és a biztonság érdekében a rendszerek minden évet

külön adatbázisban tudnak tárolni. Az új év megnyitását - a felhasználó igényekhez igazodva a program automatikusan elvégzi. Több alegység: Lehetőség van az ország különböző helyein lévő alegységek elkülönített és összesített nyilvántartására. Ez abban az esetben hasznos, ha egy cég földrajzilag különböző helyeken fekvő telephelyekkel rendelkezik. 3.3 Az ügyviteli programok lehetséges elemei Egy általános ügyviteli programcsomag több cég (vagy egy cég több évének) egymástól független könyvelésére alkalmas. A programok kezelését menük segítségével lehet könnyen kezelni illetve elérni. A menü funkciói röviden: ¾ kiválasztható cégek listájának karbantartása ¾ cégválasztás ¾ felhasználó nevének, jelszavának bekérése, ellenőrzése ¾ a felhasználó által használható modulok megjelenítése, elindítása 44 ¾ új felhasználó felvétele, adatainak javítása, felhasználóhoz kapcsolódó

paraméterek beállítása ¾ adat fájlok ellenőrzése, az esetleges hibák automatikus javítása ¾ adat fájlok biztonsági mentése ¾ új cég felvétele, évnyitás ¾ egyéb paraméterek megadása, javítása: • felhasználó cég adatai • számlázáshoz kapcsolódó paraméterek (ÁFA kulcsok, példányszám, fix szöveg) • bérszámfejtéshez kapcsolódó paraméterek • főkönyvi könyveléshez kapcsolódó paraméterek 3.4 A menü használata 3.41 Bejelentkezés, cégválasztás A program elindítása után az alábbi képernyő jelenik meg: 1. ábra Először ki kell választanunk azt a céget (vagy évet) ahol könyvelni szeretnénk. Ezt követően meg kell adnunk a választott cég adatainak használatához szükséges felhasználó nevet és jelszót. A “Tovább” 45 gombra kattintva jutunk el a következő oldalon látható programválasztó képernyőhöz. A “Kiválasztható cégek” nyomógomb segítségével adhatjuk meg a céglistában

található cégek elnevezését (rövidített nevét) és az adatokat tartalmazó könyvtár nevét (elérési útját). Új cég felvételéhez használjuk a következő pontban található “Új cég felvétel (évnyitás)” nyomógombot. 3.42 Programválasztás A könyvelendő cég, felhasználó név és jelszó megadása után az alábbi menü jelenik meg: 2. ábra Egyszeri egérkattintással vagy a modul pirossal írott betűjének lenyomásával elindíthatjuk a kívánt programot. A kép alján található 6 db nyomógomb funkciói rendre a következők: 1. A program működését befolyásoló paraméterek beállítása 2. Új felhasználók felvétele, felhasználók jelszavának módosítása 3. Adatfájlok ellenőrzése, karbantartása 4. Adatfájlok biztonsági mentése 5. Új cég felvétele vagy új év megnyitása 6. Visszalépés a cégválasztó képernyőre 46 3.43 A cég paraméterek megadása A program működését befolyásoló paraméterek

beállítását végezhetjük el ebben az ablakban: 3. ábra A rövidített név jelenik meg cégválasztáskor és a listákon. A számla kiállítója, A név folytatása I., II : Ebben a 3 sorban lehet megadni a számla kiállítójának (pl: saját cégünknek) a nevét. Irsz./Város/Utca : A számlát kiállító cég címe Tel.: A számlát kiállító cég telefonszáma Adószám: A számlát kiállító cég adószáma. Bank 1., 2: A számlát kiállító cégnek 2 bankszámlaszámát adhatjuk meg. Ha a név 3 sora üres, a program mindkettőt feltünteti a számlán, egyébként csak az elsőt. Programazonosító: A programot készítő cég adja ki a felhasználó kérése alapján. Ez a kód határozza meg, hogy a programcsomag moduljait milyen tételszám korlátozással és meddig használhatjuk. A jogosultság ellenőrzése a “Programazonosító ellenőrzése” nyomógombra kattintva lehetséges. A “Számlázás paraméterei”, “Bér paraméterei”, “Főkönyv

paraméterei” nyomógombok segítségével további beállításokat végezhetünk el, melyekről a következő oldalakon olvashatunk részletesebben. 47 3.44 A Számlázás paraméterei A számlázó modulhoz kapcsolódó paraméterek beállítását végezhetjük el a következő ablakban. Indítás után a következő adatokat adhatjuk meg (további 7 képernyőt az ablak alján található nyomógombokkal aktiválhatunk): 4. ábra A fejlécben van kép : Lehetőség van a számlán kép elhelyezésére. A kép megjelenítéséhez ezt a kapcsolót igenre kell állítani. A kép (BMP) neve : Az ide írt név (elérési úttal együtt) a számlán megjelenített képfájl neve. A kép csak bitmap típusú lehet Számla nyomtatás példányszáma: A számlát az itt megadott példányban nyomtatja ki a gép. Nyomtatás előtt a példányszám felülírható. Garancialevél nyomtatás: Beállíthatjuk, hogy a számla készítésével egyidejűleg a program garancialevelet is

készítsen-e. Ha a Számlán esetet választjuk, akkor a számla írása során megadott gyáriszámok a számlára fognak rákerülni és nem nyomtat külön garancialevelet a gép. A számla rácsozása : Ha igenre állítjuk, akkor a számlán minden sor be lesz keretezve. A gar.lev rácsozása : Ha igenre állítjuk, akkor a garancialevél minden sora be lesz keretezve. 48 A következő 7 nyomógombbal további paramétereket tartalmazó ablakokat hívhatunk be. A “Szöveg a számla végén” ablakban a következő paramétereket adhatjuk meg: 5. ábra Szöveg a számla végén: Ezzel a nyomógombbal állíthatjuk be, hogy a következő 5 sorba beírt szöveg a számla végén megjelenjen-e. Leporellós nyomtatás: Ha az igen-t választjuk, azaz a számítógép nem tudhatja, hogy hány példányos leporellót használunk, akkor a számla végi szöveg 5 sora közül valamelyikbe be kell írnunk, hogy a számlákat hány példányban készítjük. Pl a beírt szöveg ebben

az esetben a következő legyen : “A számla 4 példányban készült.”, az előző ablakban található Számla nyomtatás példányszáma rovatot pedig 1-re kell állítanunk. Ha a nem-et a program az előző ablakban található Számla nyomtatás példányszámaszor egymás után fogja kinyomtatni a számlát és mindegyik példányra automatikusan ráírja hogy hányadik példány és a “A számla 3 példányban készült.” szöveget 49 5 sor számla végi szöveg: A számla végére maximum 5 sornyi állandó szöveget írhatunk. Szöveg a garancialevél végén: A garancialevél végére is maximum 5 sornyi állandó szöveget írhatunk. Aláírás: Négy rovatban adhatjuk meg a számla végén található aláírások szövegét. A beírt adatokat az OK gombra kattintva jegyzi meg a gép. A „Felhasználó függő adatok” ablakban a következő paramétereket adhatjuk meg: 6. ábra Felhasználó: Először ki kell választanunk azt a felhasználót, akihez

tartozó beállításokat módosítani szeretnénk. A kiválasztást a „Keres” nyomógomb segíti. Jelszó: Az ide beírt jelszó lesz a programba történő belépéskor a felhasználó jelszava. A mezőt üresen is hagyhatjuk Név: A felhasználó neve. 50 Cím: A felhasználó címe. Csoport: A felhasználó csoportja. Szint: Csak azok a felhasználók módosíthatják a program beállításait, akiknél ez a rovat egyes számmal kezdődik. Nyomtató: A felhasználó által használt nyomtató típusa. Csak a számla nyomtatásához használja a program. Célja, hogy minden felhasználó (különböző nyomtatókon is), jól tudja kinyomtatni a számlát (megfelelő helyen legyen a lapdobás). Listakészítés kimenete: Felhasználónként beállítható a nyomtatási kimenet alapértelmezése. A beépített formát tintasugaras vagy lézer nyomtató esetén célszerű választani, az ASCII kimenetet pedig mátrix (tűs) nyomtató esetén. Ezeken kívül a listákat a

program EXCEL fájlba is képes elkészíteni. Munka könyvtár: A listák elkészítéséhez használt munkakönyvtár neve. Szövegszerkesztő program: Az Ismétlődő számlák készítése/Mintaszámla megadása ablakból meghívható, a szerződéshez tartozó, szövegszerkesztő program megnevezése elérési úttal együtt. Report könyvtár: A beépített kimenethez tartozó listaformákat tartalmazó könyvtár neve. Aláírás: Négy rovatban adhatjuk meg a számla végén levő aláírások szövegét. Az eladó kódja: Számla készítésekor alapértelmezésként az itt megadott eladó kódot ajánlja fel a program. Pénztári karton: Ha ez a felhasználó készpénzes számlát állít ki, a számla kiegyenlítésének összegét erre a pénztár főkönyvi kartonra könyveli a gép. A teljesítés helye: Számla készítésekor alapértelmezésként az itt megadott teljesítés helyét ajánlja fel a program. A mennyiség rovat alapértéke: Számla készítésekor

alapértelmezésként a mennyiség rovatba nullát vagy egyet írhat a program. Jogcím megadás: Felhasználónként beállítható, hogy egyéb kiadás és egyéb bevétel rögzítésekor szükséges –e megadni jogcímet vagy nem. Ha az utólag is javíthatja esetet választjuk az adott felhasználó az egyébként utólag nem módosítható raktári bizonylat jogcímét a főkönyvi zárásig módosíthatja. Ha : Beírt menny. > Adható : Ha egy cikknél az értékesített mennyiség nagyobb, mint a számítógép által nyilvántartott mennyiség a program háromféleképpen viselkedhet. Figyelmeztetés nélkül engedheti a kiadást, vagy figyelmeztetést küld és arra válaszolva engedhetjük vagy tilthatjuk a kiadást, vagy egyáltalán nem engedi az értékesítést. 51 Ha a gyáriszám nincs az átadónál : Ha az átadónál nincs a kiválasztott gyáriszámú cikk a program háromféleképpen viselkedhet. Figyelmeztetés nélkül engedheti a kiadást, vagy

figyelmeztetést küld és arra válaszolva engedhetjük vagy tilthatjuk a kiadást, vagy egyáltalán nem engedi az átadást. Ha a foglalandó menny.> adható : Ha egy cikk esetén a foglalandó mennyiség nagyobb, mint a számítógép által nyilvántartott mennyiség a program háromféleképpen viselkedhet. Figyelmeztetés nélkül engedheti a foglalást, vagy figyelmeztetést küld és arra válaszolva engedhetjük vagy tilthatjuk a foglalást, vagy egyáltalán nem engedi az foglalást. Rovat megtelésekor : A program egészére vonatkozóan beállítható, hogy ha a felhasználó egy mezőt teleír karakterekkel, küldjön-e Hangjelet a gép, valamint hogy a továbblépéshez szükséges-e az „Enter” billentyű használata. A Töröl nyomógombbal a kiválasztott felhasználót törölhetjük. A “ Számlatétel rögzítő kép” ablak beállítása: 7. ábra Ebben az ablakban beállíthatjuk, hogy számlatétel rögzítésekor, mely adatokat szeretnénk megadni,

megadhatjuk a rovatok szélességét és 52 elhelyezkedését is. Alapérték: A saját beállítások használatához a kiválasztónégyzetben lévő pipát ki kell venni. Felhasználó: A Keres gombbal válasszuk ki azt a felhasználót, akinél a számla tételek rögzítő képen változtatni szeretnénk. Jelszó: Módosíthatjuk a felhasználó jelszavát. Egy számla tétel rögzítése 16-féle adat megadásából áll. Az ablak alsó részében láthatjuk hogyan néz ki az aktuális beállítások mellett egy tételsor. A beállítható tulajdonságok a következők: A tételrögzítés formája: Ezzel a választógombbal azt adhatjuk meg, hogy egyszerre hány tételsor látsszon majd a számlázó ablakban. Ez lehet 4 vagy 8 sor. Rovat neve: Ez a felirat látható az adott mező fölött. Sor: Lehetséges értéke 1 vagy 2. Csak akkor van értelme ha a tételrögzítés formájánál a 4 sorost választottuk. Oszlop: Az adott mező a képernyő bal szélétől milyen

messze kezdődjön. (1-600) Szél.: Az adott beolvasó mező szélessége F.oszl: Az adott mezőhöz tartozó felirat a képernyő bal szélétől milyen messze kezdődjön. (1-600) F.szél: Az adott mezőhöz tartozó felirat szélessége L.: Az adott mező látható-e rögzítéskor J.: Az adott mező tartalma javítható-e A beállítást az OK gombra kattintva jegyzi meg a gép A “Nyomtató beállítása” ablakban adhatjuk meg, hogy az adott nyomtató esetén számlázáskor hány sor után legyen lapdobás. A “Egyéb beállítások 1.” ablakban a következő paramétereket adhatjuk meg: 53 8. ábra Számla végösszegét módosító, 2 lehetséges tényező beállítása (4 adat tartozik hozzájuk): Megnevezés: A végösszeget módosító tényező megnevezése pl.: felár Alapérték %: A számlázáskor felajánlott alapérték. Növel / Csökkent: A számla végösszegét növeli vagy csökkenti az adott százalékkal. ÁFA %: A tényező ÁFA kulcsa. Ha a kulcsa

megegyezik a számla tételeivel „XX”-t kell ide írni. AEG kód alapértéke: A számla tételek rögzítésekor felajánlott alapérték. A számla tételeinek egységára: A számla fejlécének kitöltésekor felajánlott alapérték. A tételek kiadása később: A számla fejlécének kitöltésekor felajánlott alapérték. A/S/E alapértéke: A számla tételek rögzítésekor felajánlott alapérték. Vevő vásárlásainak összegzése: A számla tételek rögzítésére használt ablak felső részében szerepeltetni lehet a számla vevőjének eddigi vásárlásainak összegét. Itt állíthatjuk be, hogy a kiírt összeg mit tartalmazzon. Lehetséges értékek: Össz. érték : Csak Kp.: Készpénzes vásárlások bruttó összege 54 Mind: Összes vásárlások bruttó összege. Tartozás : Lejárt: Az aktuális lejárt tartozások összege. Összes: Az aktuálisan ki nem fizetett számlák összege. Nincs összegzés Főkönyvi szám a számla 2. példányán:

Beállítástól függően a számla 2 példányára a program rányomtatja vagy nem a tételhez tartozó árbevétel főkönyvi számot. Cikkek sorrendje a számlán : Beállítható, hogy a kinyomtatott számlán a program rendezze-e a cikkeket cikkszám szerint vagy hagyja meg a rögzítési sorrendet. F1 ablak sorrendje : Ha cikk választásakor a cikkszám mezőn állva megnyomjuk az F1 billentyűt a megjelenő kereső ablakban az itt megadott sorrendben lesznek a rovatok. A mennyiség rovat alapértéke : Jelen verzióban nem használt érték. Felhasználó függő adat. Tizedesjegyeinek száma: Kerekítésre használható. Raktárkészlet kezelése: Megadható, hogy készletre vonatkozó listák készítésekor melyik ár legyen az alapértelmezett. Az “Egyéb beállítások 2.” ablakban a következő paramétereket adhatjuk meg: 9. ábra 55 ÁFA % kulcsok: Az ÁFA mentes mellett (jele:-1), az itt megadott háromféle ÁFA kulcs (2004-ben kiegészült az 5%-os és

15%-ossal) szerepeltetése lehetséges a számlán. Az aktuális év: A számlaszám utolsó két karakterét határozza meg. Nem behajth.: A Számlalisták / Gyorsösszegző pontban található, nem behajtható követelések kiszámításához kapcsolódó főkönyvi szám. ÁFA karton: A számla ÁFA tartalmát erre a főkönyvi kartonra könyveli a gép. Pénztár karton: Jelen verzióban nem használt érték. Felhasználó függő adat. Vevő karton: Azoknak a vevőknek a főkönyvi száma, akiknek a felvételekor nem adtunk meg főkönyvi számot. Készpénzes számla esetén a program automatikusan elvégezze a kiegyenlítést: Ha készpénzes számlát írunk a program ettől a beállítástól függően, automatikusan a kiegyenlítését is rögzíti, amit a számla kiegyenlítése pontban megnézhetünk. Bev. pénztárbizonylat készítés: Készpénzes számla esetén, megadhatjuk, hogy a program készítsen-e pénztárbizonylatot. 3-féle nyomtatási mód és a „nem”

közül választhatunk. Cikkszám hossza : Megadhatjuk, hogy a cikkek azonosítására használt cikkszám milyen hosszú legyen (maximum 15 lehet). Két részből áll Ha a második szám nem nulla, akkor a cikkszám hossza a két szám összege és az első szám határozza meg a cikkek csoportosítására használható cikkszámcsoport kódjának a hosszát. Raktári bizonylat példánysz.: Raktári bizonylat nyomtatásakor felajánlott példányszám alapértéke. Partnerkód hossza: Vevők és szállítók kódjának a hossza (maximum 13). Cikkválasztás: Jelen programverzióban nem használt beállítás. A számlán szereplő cikkek megnevezése: Jelen verzióban nem használt érték. Raktárkód: Ha azt szeretnénk, hogy a számlán szerepeljen a kiadó raktár kódja, állítsuk a választómezőt igen-re. Eladókód szerepeltetése a számlán: Ha azt szeretnénk, hogy a számlán szerepeljen az eladó kódja, állítsuk a választómezőt igen-re. Ha bevételezésnél a

bevét. nem HUF, a forintosítás: Bevételezéskor, ha nem forintot adunk meg értékként, a program az itt látható képlet alapján kiszámítja és bevételezi a forint értéket. A képletben levő szorzószámot szabadon beállíthatjuk. Cikk árazásakor megjelenő besz.ár: A cikkek eladási árának 56 megadásakor tájékoztató adatként szerepel a beszerzési ár. Ezzel a választómezővel adhatjuk meg, hogy melyiket írja ki a gép. Dátum forma: A programcsomag egészére vonatkozó beállítás. A dátum mező megjelenését állítja be. Záródátum: Csak olyan számlák, raktári tételek és egyéb történések rögzíthetőek, amelyek dátuma az itt megadott dátumnál nagyobb. A programcsomag egészére vonatkozó adat. Rovat megtelésekor: Jelen verzióban nem használt érték. Felhasználó függő adat. A “Egyéb beállítások 3.” ablakban az eladási árral kapcsolatos paramétereket adhatunk meg: 10. ábra Amikor a számla tételeit visszük

fel, a mennyiség rovatban, az eladott mennyiség után rögtön, egy betűjelet is beírhatunk. Ez a betűjel a “Meny.jel” Például, ha a számla tétel rögzítésekor a mennyiség rovatba “15E”-t írunk, azt az eladási árat fogja felhozni a program a cikk adatlapjáról, amely sorában a meny.jel rovat “E” értékű Az “Egyéb beállítások 3.” ablakban a menyjel jel lehetséges értékeit és azok megnevezését adhatjuk meg. 57 Listák nyomtatása: Listák készítésekor a következő adatok megadására van lehetőség: 11. ábra Képernyőre: Az elkészített listát a képernyőn nézhetjük meg. Nyomtatóra: A listát elkészítése után, azonnal nyomtatja a program. Egyik sem: A lista csak elkészül (EXCEL és ASCII kimenetnél van értelme), de sem a képernyőn nem mutatja meg a gép, sem a nyomtatóra nem küldi ki. Majdnem minden lista 3-féle formátumban áll rendelkezésünkre: Beépített : Grafikus nyomtatási mód. Használata

tintasugaras vagy lézer nyomtató esetén javasolt. EXCEL : A lista EXCEL fájlba készül el, így később bármikor az EXCEL programmal is megtekinthető. ASCII: Karakteres listafájlt készít a program. Használata mátrix (tűs) nyomtató esetén javasolt. File név : EXCEL vagy ASCII kimenet esetén az elkészített listafájl neve, elérési úttal együtt. A név mellett található Nyomtató nyomógombot megnyomva az adott nevű listát, ha létezik, azonnal nyomtatja a program. A beállított paraméterű lista a Tovább nyomógombra kattintva készül el. 58 3.45 A Bér paraméterei Az alábbi ábrán látható paramétereket állíthatjuk be: 12. ábra 3.46 A Főkönyvparaméterei 13. ábra 59 Vevő-kartonszámok: Itt sorolhatjuk fel azokat a főkönyvi kartonszámokat (maximum 5 db-ot), ahova a vevők számláit könyveli a program. A könyvelés helye: főkönyvi szám/vevőkód A partner adatlapján lehet megadni, hogy az 5 darab közül, melyik tartozik

hozzá. Ha a partner adatlapján nem adjuk meg a főkönyvi számot, az 5 darab közül automatikusan az elsőt fogja hozzárendelni a gép. A Vevőelőleg-kart., Szállkartonszámok, Szállelőleg-kart rovatok használata megegyezik a Vevő-kartonszámok rovattal. Dolgozói kartonok: Ha a főkönyvi programban történő könyveléskor az itt felsorolt 5 db főkönyvi szám valamelyikét adjuk meg, akkor a hozzá tartozó alkód rovatba dolgozó kódot kell írni. Az alkód megadását az F1 billentyű segíti. Egyéb anal.kartonok: Ha a főkönyvi programban történő könyveléskor az itt felsorolt 5 db főkönyvi szám valamelyikét adjuk meg, akkor a hozzá tartozó alkód rovatba a főkönyvi program/Törzsadatok /Számlatükör/Egyéb alkódok menüpontban felvett kódot kell írni. Az alkód megadását az F1 billentyű segíti. Visszaig.ÁFA kart: Az első főkönyvi számra fogja könyvelni alapértelmezésként a Szállító számlák modulban rögzített számlák

ÁFAját. ÁFA lista készítésekor van szerepe a további főkönyvi számoknak Fizetendő ÁFA kart.: Az első főkönyvi számra fogja könyvelni alapértelmezésként a Számlázó modulban rögzített számlák ÁFA-ját. ÁFA lista készítésekor van szerepe a további főkönyvi számoknak. Vevőelőleg ÁFA kart.: Vevőtől kapott vételárelőleg esetén a program a következőképpen könyvel : Bruttó összeg : T Pénztár – K Vevőelőleg ; ÁFA összeg : T Vevőelőleg ÁFA – K Fizetendő ÁFA Első bank: Számla kiegyenlítésekor, ha a fizetési mód: “A”, a program a főkönyvi számhoz automatikusan az itt megadott kartonszámot írja. Második bank: Számla kiegyenlítésekor, ha a fizetési mód : “O”, a program a főkönyvi számhoz automatikusan az itt megadott kartonszámot írja. Iktatószám csoportok: Minden főkönyvbe kerülő tétel iktatószámot kap. Az iktatószámokat a könyvelési tétel típusától függően elkülöníthetjük. Itt

állíthatjuk be a csoportokat Ikt.szám nyomtatás, Főkönyvi: Beállíthatjuk, hogy főkönyvi karton nyomtatásakor a főkönyvi iktatószám szerepeljen-e a listán. Ikt.szám nyomtatás, Szállszla: Beállíthatjuk, hogy főkönyvi karton nyomtatásakor a szállító számla iktatószáma szerepeljen-e a listán. 60 3.47 Felhasználók megadása Ebben a pontban vehetünk fel új felhasználót, törölhetünk már meglevőt, vagy módosíthatjuk a jelszót. 14. ábra Ha a saját Szint paraméterünk nem 1-es számjeggyel kezdődik csak a saját jelszónkat tudjuk módosítani. 3.48 Adatfájlok ellenőrzése, karbantartása Áramszünet vagy egyéb hardver probléma miatt megsérülhetnek adataink. Ez a menüpont szolgál a hibák megkeresésére és javítására A program nem tud minden hibát automatikusan kijavítani, probléma esetén kérje szakember segítségét. 61 15. ábra Javasoljuk, hogy hiba esetén először csak az első két pontot (Index fájlok

törlése, Adat fájlok ellenőrzése) futtassa le. 3.49 Adatok mentése Javasoljuk, hogy a napi munka végén készítsen adatairól biztonsági mentést. A menüpont használatához pl az “arjexe” tömörítő program megléte szükséges ! 16. ábra 62 3.5 Új cég felvétel, évnyitás A következő képen látható adatok megadása után, a Cég felvétele (évnyitás) gombra kattintva a program felveszi az új céget. Célszerű mindet évet új könyvtárba könyvelni. 17. ábra Az új cég alapadatait a program az aktuálisan kiválasztott cég könyvelési adataiból fogja létrehozni. Az Elérési út rovatban megadott könyvtárnak üresnek vagy még nem létezőnek kell lennie. 3.6 A modulok áttekintése 3.61 Számlázás Ebben a modulban történik a vevők rendeléseinek rögzítése, lefoglalása (a foglalásról később automatikusan számla készíthető), a számlák és egyéb szigorú számadású bizonylatok (szállítólevél, kiadási és bevételi

pénztárbizonylat, stb.) előállítása Ez a modul tartalmazza kiegészítésként 63 a bizományosi értékesítés nyilvántartását is. A számlakészítéssel egyidejűleg megtörténik a szükséges készletváltoztatás, valamint a számla analitikus nyilvántartásba vétele és a(z adóalap és ÁFA) főkönyvi könyvelése is. A modulban rögzíthető a számlák pénzügyi teljesítése (automatikusan a főkönyvbe is bekerül), valamint elkészíthetőek a számla nyilvántartáshoz kapcsolódó listák. A modul főbb jellemzői, funkciói: ¾ Megrendelések rögzítése (foglalás): • foglalási sorrend figyelése az adhatóság szempontjából • lejárt foglalások törlése • foglalás listázása cikkenként, vevőnként • Interneten érkező megrendelések lefoglalása, visszaigazolása ¾ Előlegek kezelése, könyvelése (előleg, előleg visszafizetés, bizonylatkészítés, listák) ¾ Számla, szállítólevél készítés: • az itt készült

szállítólevelek egy másik pontban automatikusan kiszámlázhatóak • számlatömbbe írt számla is rögzíthető • garancialevél nyomtatható a számla mellé • pénztárbizonylat készíthető a számlához • az aktuális foglalás automatikusan kiszámlázható • egyedi logóval lehet ellátni a számlát • számla végén szereplő állandó szöveg paraméterként megadható • vevőhöz rendelhető egyéb adat megjelenítése a számlán • vevőhöz rendelhető engedmény és felár (%-os értékben megadva) • eladó rendelhető a számlához, listázhatók ennek alapján a számlák (pl.:jutalék számítás) • számlatétel lehet : 1. árucikk 2 szolgáltatás 3 tetszőlegesen beírt tétel • vevőtől és mennyiségtől függő (automatikusan felajánlott) eladási ár • tételtől függő (tételenként eltérhet) ÁFA kulcs és kontírozás • cikkenként többféle mennyiségi egység kezelése • gyáriszámok kezelése 64 ¾ Ismétlődő

számla készítése: A mintaszámla rögzítése és az ehhez kapcsolódó számlázási dátumok megadása után, a program a megadott időpontokban automatikusan elkészíti a számlákat. ¾ Storno számla készítése ¾ Számlamásolat nyomtatása ¾ Számla pénzügyi teljesítésének (tetszőleges számú részteljesítésének) rögzítése, listakészítés a pénzmozgásról ¾ Partnerek: A programcsomag egységes partnertörzset használ, megtalálhatjuk benne a cég vevőit, szállítóit és egyéb partnereit. • Egy partnerhez rögzíthető fontosabb adatok: kód, név, besorolás, cím, tel., fax, bankszámlaszám, adószám, kategória, fizetési haladék(nap), fizetési mód/tiltott, e-mail cím, Internet cím, alaptőke, létszám, tevékenységi körei, dolgozók neve, beosztása, telefonszáma, stb. • Partnerek listázása, rangsor készítés vásárlási összeg alapján • Szabadon definiálható gyűjtések készítése, nyomtatása listán, etikettre,

borítékra ¾ Bizományosi értékesítés: • szállítólevél, visszáru szállítólevél készítése • számlakészítés elszámolás alapján • automatikus számlakészítés kintlévőség vagy szállítólevél alapján • szállítólevelek listázása, kintlévőség listázása, bizományos elszámolási lapja ¾ Anyag(áru) nyilvántartás (raktári készletek): Tartalmazza az önálló anyag nyilvántartó modul fontosabb részeit és egyéb kiegészítéseket. • törzsadatok: raktárak, alegységek, felhasználási jogcímek, számlatükör, felhasználási helyek, stb. • cikktörzs, cikkek árazása • beszerzés, raktárközi mozgás, felhasználás rögzítése • árlista készítés • árukészlet, cikk kartonjának nyomtatása, gyáriszámos listák ¾ Számlán rögzíthető szolgáltatások adatainak rögzítése, listázása ¾ Számlázáshoz kapcsolódó paraméterek megadása: a számla kiállítójának adatai, logó használat,

példányszám, garancia levél formája, számla végi szöveg, aláírások, mennyiség ellenőrzés módja, számla rögzítő kép beállítása, nyomtató beállítása, pénztárbizonylat készítés módja, stb. ¾ Listák, gyűjtések: 65 • • • • • • • • Számlák listázása, ÁFA listák tetszőleges időszakra és többféle rendezettségben Rendezetlen számlák listája (Vevő szerinti tételes vagy összesített lista, a rendezetlen számlákat a fizetési határidejük óta eltelt napok száma szerint csoportosítva) Egyenlegközlő levél készítése (szabadon megadható levélszövegek) Késedelmi kamat közlő levél készítése Grafikon készítése az árbevételről, a kiegyenlítésekről és a kintlévőségről Időszakban eladott cikkek listázása tételes vagy összesített formában, szűrni lehet vevőre, cikkcsoportra, termékfelelősre, eladókódra Főkönyvi szám szerinti lista (főkönyvbe lekönyvelt árbevétel és ÁFA

tételes listája) Eladókód szerinti lista: Időszak számlaforgalma eladókódonként, számla kiegyenlítési dátumának figyelembe vételével Számlakészítés: Mivel feltételezhetőleg már mindenki látott vagy használt valamilyen számlázó programot, ezért anélkül, hogy részletes magyarázatokat fűznénk hozzá, néhány képernyőképet vágtunk be a számlázás folyamatáról. 66 18. ábra 19. ábra 67 20. ábra 21. ábra 68 3.62 Partner nyilvántartás A programcsomag egységes partnertörzset használ, megtalálhatjuk benne a cég vevőit, szállítóit és egyéb partnereit. A partner nyilvántartó modul részei megtalálhatók a számlázó, a szállító számlák és a főkönyvi modulban is. A modul főbb jellemzői, funkciói: ¾ Új partner felvétele, adatok javítása: • Egy partnerhez rögzíthető fontosabb adatok: kód, név, besorolás, cím, telefon, telefax, bankszámlaszám, adószám, kategória, fizetési haladék(nap),

fizetési mód, e-mail cím, Internet cím, alaptőke, létszám, tevékenységi körei, dolgozók neve, beosztása, telefonszáma, stb. ¾ Partnerek listázása (telefonkönyv) ¾ Rangsor készítés vásárlási összeg alapján • Számlázó modul adataiból: vevők rangsora • Szállító számlák modul adataiból: szállítók rangsora ¾ Szabadon definiálható gyűjtések készítése, nyomtatása listán, etikettre, borítékra: A lista elkészítése 3 lépésből áll: • Partnerek kiválogatása: A partner bármely adatára meg lehet adni szűrőfeltételt, a gyűjtést egy ideiglenes fájlba készíti el a program. Lehetőség van korábbi gyűjtés hozzáadására is. • Kiválogatott cégek megtekintése • Lista elkészítése: o listára: szűkített vagy teljes adattartalommal o etikettre o borítékra 3.63 Bérszámfejtés, személyzeti nyilvántartás Ez a modul látja el mindazokat a teendőket, amelyek a bérszámfejtéssel és a hozzá kapcsolódó

személyzeti és munkaügyi nyilvántartással kapcsolatosak. A dolgozó adatlapja és a bérszámfejtéskor rögzített 69 kiegészítő adatokból kiszámítja a juttatásokat, a levonandó járulékokat, a személyi jövedelemadót, valamint az egyéb levonandó és tájékoztató tételeket. Elkészíti a szükséges bevallásokat, listákat A havi bérről a program főkönyvi feladást készít. A modul főbb jellemzői, funkciói : ¾ Törzsadatok: • Dolgozók főbb adatai: azonosító kód, név, leánykori név, cím, besorolás (munkakör, iskolai végzettség, teljes vagy rész munkaidős, fizikai vagy szellemi, teljesítmény /havi/óra béres, stb.), bankszámlaszám, csoport, szabadság napok száma, adóazonosító, személyi szám, TAJ szám, anyja neve, születési hely, születési idő, telefonszám, állampolgárság, FEOR, havibér összege, órabér összege, belépés dátuma, kilépés dátuma, munkaszerződés, nyugdíjpénztár adatai, előző

munkahelyről hozott béradatok, eltartottak adatai • Besorolások • Számlatükör ¾ Bérszámfejtés szabályai: A felhasználó szabadon beállíthatja a jogcímek számát, elnevezését, tulajdonságait. • Kifizetési, levonási, egyéb jogcímek megadása • Jogcímenként beállítható: o Bérszámfejtési paraméterek (jogcímek közötti kapcsolatok (pl. bérpótlék kiszámításához), adószámítási algoritmus, SZJA és járulék kötelezettség, adó, adóalap növelő vagy csökkentő, havi/éves felső határ, nyugdíjjáulék, magánnyugdíj-járulék, egészségbiztosítási járulék esetén a járulék %-os értéke) o Főkönyvi feladáshoz szükséges paraméterek • Általános paraméterek: adótábla, TB járulék %-os értéke, munkaadói járulék %-os értéke, nyugdíjjárulék köteles jövedelem felső határa ¾ Bérszámfejtés: • Bérkifizetés: A dolgozóra vonatkozó törzsadatok, előző hónapok adatai és a beállított általános

paraméterek alapján számfejti a dolgozó aktuális havi bérét. A munkanapló modul használata esetén fogadja az onnan érkező adatokat is. A program 70 • • lehetőséget biztosít egy jogcím értékének tetszőleges számú munkaszámra történő szétosztására. A béradatokkal együtt rögzítésre kerülnek a munkaidő adatok (nap és óraszám) is (ledolgozott, fizetett ünnep, szabadság, betegszabadság, táppénzes, fizetés nélküli). Storno bér rögzítése Járulékelszámolási lap vezetése: A havonta számfejtett bér alapján vezeti a program a havi és göngyölt nyugdíjjárulék és egészségbiztosítási járulék alapját, a levont járulékok és a munkáltató által fizetett TB járulék összegét, valamint a táppénzre és távollétre vonatkozó adatokat. ¾ Átutalási megbízások kezelése: A fizetendő munkabérek (havi vagy hóközi) összegéről a modul elkészíti a banki utalásokat kezelő program számára az utalásokat

tartalmazó adatfájlt. Lehetőség van egy egyszerű lista (név, cím, bankszámlaszám, utalandó összeg) elkészítésére is. ¾ Főkönyvi feladás: A havi bérhez kapcsolódó főkönyvi könyvelési lépésekről a program listát készít vagy elkészíti a feladást a főkönyvi modul felé. A főkönyvi feladás ellenőrzését bérfeladást egyeztető tábla elkészítésével segíti. ¾ Listák: • Fizetési lap(-ok) elkészítése • Címletjegyzék • 20 beállítható lista: A felhasználó saját maga beállíthatja maximum. 20 darab lista adattartalmát A listák tetszőleges időszakra, többféle szűrőfeltétellel, tételes vagy összesített formában készíthetők el. Ezek a listák lehetnek pl: bérkifizetési jegyzék, jogcím listák, SZJA és járulék listák • Bérösszesítő, TB összesítő: tetszőleges időszakra, csoportok szerinti bontásban készíthető. • Bérkarton(-ok) nyomtatása • Munkaszám összesítő • Munkáltatói

igazolás elkészítése • Munkáltatói bevallás elkészítése o Lista a dolgozók részére o Befizetendő, visszajáró SZJA listázása 71 • 3.64 o Lista vagy lemezkészítés az APEH részére Kilépési adatszolgáltatás, jövedelem igazolás elkészítése Főkönyvi könyvelés A modul szerepe: a kettős és egyszerűsített kettős könyveléshez kapcsolódó feladatok elvégzése. Fogadja a számlázásból, anyagnyilvántartásból, bérszámfejtésből, stb. modulokból érkező főkönyvi feladásokat, lehetőséget biztosít az egyéb fennmaradó tételek könyvelésére és elkészíti a szükséges listákat, nyomtatványokat. A modul főbb jellemzői, funkciói: ¾ Törzsadatok: Számlatükör: számlaszám, ágazati besorolás, összesítő sor. Összesítő sorra nem lehet könyvelni, a főkönyvi kivonatban és egyéb listákon automatikusan összegzi rá az alája tartozó számlákat. A főkönyvi számlához megadható háromféle megnevezés

lehetőséget ad idegen nyelvű főkönyvi kivonat készítésére (Az EU csatlakozás küszöbén ennek a funkciónak kiemelt jelentősége van!). (A számlatükör a programcsomag teljes egészében egységesen használható.) • partnerek: megegyezik a számlázásban használt partnertörzzsel • dolgozók: megegyezik a bérszámfejtésben használt dolgozótörzzsel • egyéb analitikus kartonok • felhasználási helyek (munkaszámok) • mértékegység hozzárendelés főkönyvi számlákhoz • paraméterek beállítása ¾ Tételek rögzítése: A főkönyvbe kétféleképpen kerülhet adat: Ebben a pontban rögzítve vagy egy másik modulból főkönyvi feladással A tétel rögzítésekor kiegészítő adatként megadható: • felhasználási hely (munkaszám) • a tételhez kapcsolódó mennyiség és mértékegység adat • másodlagos főkönyvi szám • naplóba sorolás (vevő napló, szállító napló, bank napló, pénztár napló, vegyes napló, stb.) 72

¾ Listák: • Főkönyvi karton(-ok), tetszőleges időszakra (ellenszámlánként is csoportosítható) • Főkönyvi kivonat és számlaosztály összesítő, tetszőleges időszakra • Naplótételek listázása tetszőleges időszakra • ÁFA kimutatás tetszőleges időszakra (önrevíziót okozó tételek külön listázhatóak) • Felhasználási helyek szerinti gyűjtés, tetszőleges időszakra, tételes vagy összesített formában • Másodlagos főkönyvi szám szerinti listák (kartonok nyomtatása, összesítő listák, speciális-a felhasználó által megadható adattartalmú- listák) • Könyvelést ellenőrző listák ¾ Speciális (a felhasználó által is szabadon beállítható – Excel táblázatok) listák készítése: Lehetőség van Excel mintafájl alapján tetszőleges Excel táblázat készítésére. A felhasználó a mintafájl jegyzet rovataiban adhatja meg, hogy abba a cellába milyen adatokat gyűjtsön (összesítsen) be a program. A

terv/tény/bázis adatok szerepeltetése ily módon a felhasználó igényeinek leginkább megfelelő kinézetű (felépítésű) táblázatban oldható meg. A mintafájlokhoz hozzárendelhető a lista elnevezése (kódja), amely segítségével a lista később is egyszerűen lekérhető. Egy rovat tartalmának kiszámításához a főkönyvi tétel rögzítéskor megadott adatok közül bármelyik felhasználható. (számlaszám, halmozott vagy időszaki forgalom értéke, egyenlege, másodlagos számlaszám, stb.) Lehetséges felhasználás: • mérleg vagy idegen számlarend szerinti kivonat készítése • controlling táblák készítése 3.65 Anyag (áru) nyilvántartás - raktári készletek A modul feladata az alapanyagok, félkész- és késztermékek, áruk mennyiségi és értékbeni (analitikus) nyilvántartása, valamint a raktárkezeléshez szükséges bizonylatok előállítása. 73 A modul főbb jellemzői, funkciói : ¾ Tetszőleges számú raktár

készletének vezetése ¾ Elszámoló ár, súlyozott átlagár, utolsó beszerzési ár szerinti nyilvántartás ¾ Munkaszám (felhasználási hely) megadható ¾ Cikkenként többféle mennyiségi egység kezelése ¾ Gyáriszámok kezelése ¾ Törzsadatok: • cikkek: cikkszám, háromféle megnevezés, ITJ szám, ÁFA kulcs, VTSZ, vám %, előállító üzem, garancia ideje, termékfelelős, főkönyvi feladáshoz szükséges adatok, minimum és maximum készlet, mértékegységek, elszámoló ár, maximum tízféle vevőtől, mennyiségtől függő eladási ár, gyáriszám használat módja, cikkcsoport négyféle szempont szerint, a szállítók által használt cikkszám, utolsó beszerzési ár, és utolsó beérkezési dátum nyilvántartása • raktárak: raktárakon belül polc megadásának lehetősége, a raktárban tárolt cikkek értékesíthetőségének beállítása • alegységek • kiadási és bevételi jogcímek (egyéb bevétel, felhasználás,

feldolgozás, egyéb kiadás esetén) • számlatükör • felhasználási helyek ¾ Készletváltozások rögzítése • nyitó, termelés, egyéb bevétel • beszerzés • átminősítés • raktárközi mozgás • alegységek közötti átadás • értékesítés, visszáru: számla, jóváíró számla elkészítése, árbevétel és ÁFA azonnali főkönyvi könyvelése 74 • • export felhasználás, feldolgozás, egyéb kiadás ¾ Főkönyvi feladás készítése cikkhez és mozgásmódhoz rendelt kontírtábla alapján ¾ Listák, gyűjtések: • Történések listázása mozgásmódonként egy megadott időszakban, bizonylatonként vagy cikkenként csoportosítva, tételesen vagy összesítve • Aktuális vagy tetszőleges időpontbeli készlet listázása sokféle csoportosításban és áron • Készletösszesítő cikkszám csoportonként (pl.: egy cikk eltérő színeit összesíti) • Készletváltozási napló: Időszak mozgásainak összegzése

(mennyiség és érték) cikkenként, azon belül mozgásmódonként, főkönyvi szám vagy raktár szerint csoportosítva a cikkeket • Cikkek kartonjai • Gyáriszámos listák (Készletlista, Történés lista (pl. egy vagy több gyáriszámmal mi történt) • Főkönyvi feladás listázása tetszőleges időszakra • Felhasználási hely (munkaszám) szerinti lista tetszőleges időszakra ¾ Leltárkészítés: • leltárfelvételi ív nyomtatása • talált mennyiség rögzítése • kiértékelés nyomtatása a leltár és fordulónap dátumának figyelembe vételével 3.66 Szállítók számlái (beérkezett számlák) nyilvántartása Ebben a modulban történik a szállító számlák analitikus nyilvántartása és főkönyvi könyvelése. A modulban a számlákon kívül rögzíthető a számlák pénzügyi teljesítése is (automatikusan a főkönyvbe is bekerül), melyről a program szükség esetén pénztárbizonylatot készít, valamint elkészíthetőek a

számlanyilvántartáshoz kapcsolódó listák. A program biztosítja a devizás számlák nyilvántartását. 75 A modul főbb jellemzői, funkciói : ¾ Törzsadatok: • Számlatükör • Felhasználási helyek (munkaszámok) ¾ Szállítóknak adott előlegek kezelése, könyvelése (előleg, előleg visszafizetés, bizonylatkészítés, listák) ¾ Szállító számla rögzítése: • automatikus iktatószám adás • a számla tartalmára vonatkozó szöveg egyszerűen, 2 jegyű kóddal megadható • deviza érték rögzíthető • pénztárbizonylat készíthető a számlához • megjelölhető, hogy a számlát mindaddig ne könyvelje a program, amíg a számlát a megfelelő személyek nem igazolták • egy számlán tetszőleges számú ÁFA kulcs rögzíthető • a számla tetszőleges számú főkönyvi számlára és másodlagos számlaszámra kontírozható, a kontírozáshoz kiegészítő adatként meg lehet adni: o felhasználási helyet (munkaszámot) o a

tételhez kapcsolódó mennyiséget és mértékegység. adatot (pl. 23 négyzetméter vakolása) ¾ Számla pénzügyi teljesítésének rögzítése (tetszőleges számú részteljesítésének): Listakészítés a pénzmozgásról ¾ Átutalási megbízások kezelése: Az átutalásos számlák fizetendő összegéről a modul elkészíti a banki utalásokat kezelő program számára az utalásokat tartalmazó adatfájlt. Lehetőség van egy egyszerű lista (szállító neve, címe, bankszámlaszáma, utalt számla, utalandó összeg) elkészítésére is. Az utalandó számlák listájának összeállításakor a program figyelembe veszi a fizetési határidőt és azt, hogy egy korábbi (de még nem visszaigazolt) utalásban szerepele a számla. ¾ Partnerek: A programcsomag egységes partnertörzset használ, megtalálhatjuk benne a cég vevőit, szállítóit és egyéb partnereit. 76 • • Egy partnerhez rögzíthető fontosabb adatok: kód, név, besorolás, cím,

telefon, telefax, bankszámlaszám, adószám, kategória, fizetési haladék(nap), fizetési mód, e-mail cím, Internet cím, alaptőke, létszám, tevékenységi körei, dolgozók neve, beosztása, telefonszáma, stb. Partnerek listázása, rangsor készítés vásárlási összeg alapján. ¾ Listák, gyűjtések: • Számlák listázása (összes, kiegyenlítetlen, kiegyenlített, túlfizetett), ÁFA listák tetszőleges időszakra és többféle rendezettségben • Késedelmesen fizetett számlákra késedelmi kamat számítása • Grafikonkészítés a költségekről, a tartozás alakulásáról • Rögzítési lista • Főkönyvi szám szerinti lista (főkönyvbe lekönyvelt árbevétel és ÁFA tételes listája) • Ellenőrző listák: o Nem kontírozott vagy hiányosan kontírozott számlák o ÁFA könyvelés ellenőrzése 3.67 Munkanaplók nyilvántartása A modul feladata a ledolgozott napok, órák részletes nyilvántartása, a teljesítmény- és időbér

kiszámítása és a rögzített adatok továbbítása a bérszámfejtő modul felé. Az elvégzett munkákat a program helyszínekhez (munkaszámokhoz) rendeli hozzá. A modul főbb jellemzői, funkciói: ¾ Törzsadatok: • Dolgozók adatai • Végezhető munkák: Az elvégezhető munkákat gyűjtőnév megadásával csoportokba rendezhetjük. A munka felvételekor meg kell adni, hogy teljesítmény- vagy időbéres, a hozzá tartozó mértékegységet és egységbért, és egyéb a bérszámfejtéshez és főkönyvi feladáshoz szükséges adatokat. • Számlatükör • Helyszínek (munkaszámok) 77 ¾ Munkanapló rögzítése, nyomtatása: A munkanapló fejléce tartalmazza az elvégzett munka meghatározását, helyszínét (munkaszámát), mennyiségét, óraszámát és az érte járó munkabér összegét. A tételek között adhatjuk meg a munkát elvégző dolgozókat, valamint dolgozónként a munkavégzés pontos időpontjait, óraszámát és a bér összegét

(melyet a program automatikusan számol). Egy munkanaplón több elvégzett munka is szerepelhet (több fejléce is lehet). ¾ Feladás a bérszámfejtő modul felé: • Listakészítés: Tetszőleges időszakra kérhető, tartalmazza a dolgozó nevét, a munkanapló sorszámát és időpontját, az elvégzett munka megnevezését, helyszínét, a munkára fordított napok és órák számát, a munkabér összegét, továbbá annak a bérszámfejtő modulbeli rovatnak a nevét, ahová ez az összeg feladásra kerül. A lista csoportosítható dolgozónként, elvégzett munkánként vagy a bérszámfejtő modul rovatai szerint. • Feladás elvégzése. ¾ Listák: • Munkanaplók listázása: Tetszőleges időszakra kérhető, az időszak munkanaplóinak összes adatát tartalmazza. • Elvégzett munkák listázása: Tetszőleges időszakra kérhető, tartalmazza az elvégzett munka megnevezését, főkönyvi számát, helyszínét, időpontját, mennyiségét, értékét, a

munkanapló sorszámát, valamint a munka elvégzésére fordított napok és órák számát. • Rendezhető: o munkák szerint o helyszínek szerint o főkönyvi számlaszám szerint o dolgozók nem elszámolt napjainak listázása o dolgozók túlórás napjainak listázása o adatrögzítést ellenőrző listák 3.68 Tárgyi eszközök A modul feladata a tárgyi eszközök nyilvántartása, értékcsökkenésük automatikus (vagy nem automatikus) kiszámítása és könyvelése, 78 valamint egyéb készletmozgások könyvelése és nyilvántartása. Az időszak történéseiről a program főkönyvi feladást készít. A modul főbb jellemzői, funkciói : ¾ Törzsadatok: • Tárgyi eszközök főbb adatai: leltári szám, VTSZ, megnevezés, bekerülés dátuma, módja, nyitó: bruttó érték, terv szerinti halmozott értékcsökkenés, terven felüli halmozott értékcsökkenés, adóterv szerinti értékcsökkenés, értékcsökkenés számítás módja, leírási

kulcsok (számviteli törvény, adótörvény szerint), aktiválás dátuma, aktuális állapot, munkaruhánál kihordási idő kezdete, vége, raktározási hely (leltárfelelős), eszközhöz tartozó főkönyvi számok, felhasználási hely (költséghely), megjegyzés, biztosítási adatok, gép esetében (gyáriszám, származási ország, gyártó, tartozékok felsorolása, épület esetében további kiegészítő adatok (pl.: helyrajzi szám, tervező, kivitelező, beépített alapterület, stb.) • Bekerülési módok • Mozgásmódok: a felhasználó a beépített mozgásmódokon kívül újakat is felvehet. • Lehetséges aktuális állapotok • Számlatükör ¾ Mozgások könyvelése: • Aktiválás, ráaktiválás • Használt forgóeszköz átminősítése tárgyi eszközzé • Átvétel másik alegységtől • Terv szerinti értékcsökkenés könyvelése (automatikus vagy kézi) • Terven felüli értékcsökkenés könyvelése • Adótörvény szerinti

értékcsökkenés könyvelése (automatikus vagy kézi) • Értékesítés • Kivezetés (automatikus vagy kézi) • Megsemmisülés, selejtezés, rongálódás • Tárgyi eszköz átminősítése forgóeszközzé • Átadás másik alegységnek • Tárgyi eszközök összevonása, szétszedése 79 • • Főkönyvi szám változás Áthelyezés (leltárfelelős megváltozása) ¾ Főkönyvi feladás: A mozgásokhoz kapcsolódó főkönyvi könyvelési lépésekről (egy tetszőleges időszakra vonatkozóan) a program listát készít (tételes vagy összesített formában) vagy elkészíti a feladást a főkönyvi modul felé. ¾ Listák: • Eszközök listázása: A lista a nyilvántartott eszközök fontosabb rögzített és a program által számított adatait tartalmazza. • Tárgyi eszköz(-ök) kartonjának nyomtatása • Tételes leltárlista: Készülhet leltári szám szerinti sorrendben, vagy főkönyvi számlánként, vagy raktározási helyenként

(leltárfelelősönként). Az eszköz főbb adatain kívül tartalmazza a bruttó értéket, terv szerinti, terven felüli, adótörvény szerint halmozott értékcsökkenést, nettó értéket, avultsági fokot, a nullára íródás várható időpontját és a munkaruha kihordáshoz kapcsolódó adatokat. • Főkönyvi számlánként összesített leltárlista • Állományváltozás kimutatása: Tetszőleges időszakra listázható mozgásmódonként a mozgások által okozott bruttó érték, terv szerinti, terven felüli, adótörvény szerint halmozott értékcsökkenés, nettó érték megváltozása tételes vagy összesített formában. • Biztosított eszközök listája • Maradványértéket elért eszközök • Nullára leírt eszközök • Időszak mozgásának listázása: Tetszőleges időszakra vonatkozóan lista kérhető le a történésekről a főkönyvi egyeztetéshez. • Értékcsökkenés tételes listázása: Tetszőleges időszakra listázza az

időszakban könyvelt értékcsökkenést tételes formában. Az eszköz főbb adatain kívül a lista tartalmazza a bruttó értéket, az elszámolt értékcsökkenést, a halmozott értékcsökkenést és a nettó értéket. • Értékcsökkenés összesítése főkönyvi számra • Értékcsökkenés összesítése költségviselőre • A számviteli törvény és az adótörvény értékcsökkenés eltérések listája 80 3.69 Szervíz A modul feladata garanciális és nem garanciális cikkek átvétele javításra vagy cserére, a javítás folyamatának követése, javítás után a cikk visszaadása vagy cserecikk adása és ha szükséges a számla elkészítése a javításról. A program elvégzi az átvételhez, javításhoz, visszaadáshoz kapcsolódó készletmozgások könyvelését és elkészíti a bizonylatokat. A modul főbb jellemzői, funkciói : ¾ Törzsadatok: • Cikktörzs: megegyezik az anyag(áru) nyilvántartás cikktörzsével • Javítási

munkák felvehető adatai: kód, megnevezés, mértékegység, SZJ szám, eladási ár, ÁFA kulcs, könyvelési adatok • Szerelők: Minden szerelőhöz hozzárendelhető egy raktár, ahol a szerelés során felhasználható alkatrészeket tartja • Garanciaviselők: garanciális javítás esetén megadható a javítás költségeit viselő cég neve • Lehetséges állapotok: Az alapállapotokon kívül (nem vizsgált, javítás folyamatban, másik szerelőhöz irányítva, megjavítva, nem javítható) a felhasználó további állapotokat vehet fel. • Raktárak • Készletváltozási jogcímek egyéb bevételhez vagy kiadáshoz • Számlatükör • Paraméterek: állandó szöveg az átvételi és az átadási bizonylaton, számlázáshoz kapcsolódó paraméterek, a javítás során felhasznált alkatrészek kiadási jogcímének beállítása ¾ Átvétel javításra, visszaadás javítás után: • Átvétel: Az átvételi bizonylaton a következő adatok szerepelnek:

bizonylatszám, dátum, vállalási határidő, átadó adatai, munkafelvevő, esetleges előző javítás adatai, az átvett cikk megnevezése, gyáriszáma, átvett tartozékai, hibák felsorolása, vásárlás időpontja, számlaszám, garanciális javítás volt-e, garanciaviselő, várható javítási összeg, megjegyzés, tárolási hely (raktár, polc meghatározása, ahová az átvett cikket a munkafelvevő elhelyezi). A felsoroltakon kívül minden átvett 81 • • cikk sorszámot kap, ezzel lehet rá hivatkozni a későbbi munkafolyamatok során. Átadás (visszaadás javítás után): A megrendelő megadása után választani lehet az általa behozott cikkek közül. A program elkészíti a visszaadásról szóló bizonylatot (munka-jelentés) és ha szükséges a javítási számlát. Átvétel – Átadás: Elsősorban kereskedő cégek számára, a modul tartalmaz egy összevont bizonylat elkészítését lehetővé tevő menüpontot is. A bizonylat az átvett

cikkek felsorolásán kívül tartalmazza a visszaadott cikkeket is. A cikk visszaadására háromféle lehetőség van: visszaadás, cserecikk adása, jóváíró számla készítése. A bizonylat végén tájékoztatásul szerepel az aktuális tartozás (még javítás, bevizsgálás alatt levő cikkek) felsorolása is. ¾ A javítás folyamata: • Szerelők megadása: A program lehetőséget ad arra, hogy a szerviz vezetője kiossza a munkákat. A szerelőn kívül megadhatja a cikk új tárolási helyét, és üzenetet küldhet a szerelőnek. • Javítás: Miután a szerelő kiválasztja a javításra kerülő cikket, megjelenik előtte az eddig elvégzett munkák és felhasznált alkatrészek listája, melyet ő továbbiakkal bővíthet. Az elvégzett munkákhoz kapcsolódik még a munka megkezdésének és befejezésének pontos időpontja és a szerelő neve. A felhasznált alkatrészek a raktárból (a szerelő saját raktárából) automatikusan kiadásra kerülnek. A

javítás befejeztével a szerelő beállítja a cikk új állapotát: megjavítva, nem javítható, másik szerelőnek átadva. A javításról a program munkalapot készít. • Állapot és tárolási hely megtekintése, megváltoztatása • Kiértesítés (A megrendelő értesítése a javítás elkészültéről.) ¾ Raktárkezelés: Tartalmazza az önálló anyag nyilvántartó modul fontosabb részeit és a garanciális ügyek elintézését támogató részt. • Adatrögzítés, bizonylatkészítés o Beszerzés rögzítése o Visszáru rögzítése o Raktárközi mozgás o Egyéb bevétel-kiadás 82 • • Listák o o o o o Beszerzések listája Raktárközi mozgások listája Egyéb készletváltozások listája Készlet listázása Cikk karton(-ok) nyomtatása Garanciális ügyek a beszállítóval o Garanciális áru átadása (javításra, cserére) o Garanciális áru visszakapása o Számla készítése a nem javítható (cserélhető) cikkekről o

Kintlévőség nyilvántartása ¾ Listák : • Idegen készlet listázása: A javításra átvett (még nem visszaadott) cikkek fontosabb adatait listázza ki. Szűrőfeltételként megadható az átvétel időpontjára vonatkozó időszak és a megrendelő. • Javítás alatt levő cikkek listázása: Azokat a cikkeket listázza, amelyek javítása még nem készült el. Szűrőfeltételként megadható a javítási határidő lejárata. • Elkészült javítások listázása • Elvitt cikkek listázása: Szűrőfeltételként megadható az átvételi időszak, a visszaadás időpontjára vonatkozó időszak, a megrendelő neve, a szerelő neve, garanciális javítás volt-e, és a garanciaviselő. Ez a lista használható pl a garanciaviselőkkel való elszámolásra. • A következő két lista fő célja (egy tetszőleges időszakban) az átvett és a cserébe adott cikkek értékének egyeztetése. o Átvett – visszaadott lista o Cserébe adott cikkek listázása 3.610

Menetlevelek nyilvántartása A modul feladata a gépjárművek adatainak részletes vezetése, menetlevelek és tankolások nyilvántartása és könyvelése, a gépjárművezetők bérének továbbítása a bérszámfejtő modul felé továbbá az üzemanyag elszámolás elkészítése. A program főkönyvi feladást készít a gépüzemi elszámoló árak alapján. 83 A modul főbb jellemzői, funkciói: ¾ Törzsadatok: • Gépjárművek adatai: típusa (személygépkocsi – teherautó – munkagép), leltárazonosító, rendszám, típus, gyártási év, kilométeróra állása, alvázszám, motorszám, hengerűrtartalom, szín, szállítható személyek száma, saját tömeg, megengedett tömeg, forgalmi engedély száma, kelte, érvényessége, zöld kártya érvényessége, vásárlás dátuma, eladás dátuma, forgalomból kivonva, üzemanyag típusa, üzemanyag norma adatok, üzemanyag kártya száma, főkönyvi könyvelési adatok • Gépjármű típusok •

Megállási helyek, megállási helyek távolsága • Benzinkutak • Üzemanyag árak, árváltozások • Gépjárművezetők: A dolgozók közül lehet kiválasztani a gépjárművezetőket, kiegészítésképpen meg kell adni a bérezésükhöz szükséges adatokat. • Teljesítménybér kiszámítása: Paramétertáblák a gépjárművezetők teljesítménybérének a kiszámításához. • Számlatükör • Felhasználási helyek (munkaszámok) • Főkönyvi feladás paraméterei ¾ Menetlevél rögzítése: A fejléc adatai között szerepel a menetlevél sorszáma, kelte, a gépjármű rendszáma, a vezető és az esetleges segédvezető neve, valamint a munka megkezdésének és befejezésének időpontja (óra:perc) és az állásidő. A tételek adattartalma függ attól, hogy személy-gépkocsiról, teherautóról vagy munkagépről van szó. Elkülöníthetjük a magáncélú használatot A tételsorok tartalmazzák a megállási helyeket, a megtett üres és rakott

kilométert illetve munkagép esetében üzemórát (amely alapján a program automatikusan számolja a kilométeróra vagy üzemóra állását). A megtett kilométerekből megadható, hogy mennyi volt terep, földút, városi forgalom, Budapest, vagy egyedi üzem. Ezeken kívül megadható még a rakodási idő, a szállított és rakodott m3, valamint egyéb a főkönyvi feladáshoz szükséges adatok. 84 ¾ Menetlevelek listázása: • Menetlevelek nyomtatása: Tetszőleges időszakra vonatkozóan egy gépjármű, vagy egy gépjárművezető menetleveleit nyomtathatjuk ki. • Gépjármű teljesítmények listázása tételes vagy összesített formában, főkönyvi adatokkal együtt. ¾ Tankolások: • Tankolás rögzítése: A bizonylatszám, dátum, rendszám, gépjárművezető, benzinkút, mennyiség, érték, ÁFA kulcs, fizetési mód adatokat megadva a program a tankolás könyvelését (beállítástól függően) elvégzi. • Üzemanyagra adott előleg: A

gépjárművezetők által üzemanyag vásárlásra felvett előleg rögzítését, könyvelését és a szükséges bizonylat elkészítését tartalmazza. • Hónap végi üzemanyag elszámolás: Tartalmazza az előleg elszámolást, és az üzemanyag beszerzés és felhasználás (norma alapján) összevetésével kiszámítja a túlfogyasztást vagy megtakarítást. A számított adatokat beállítástól függően a főkönyvben is lekönyveli. • Üzemanyag felhasználás lista: Rendszámonként vagy gépjárművezetőnként csoportosítva kilistázza a gépjárművek norma szerinti üzemanyag felhasználását menetlevelenként vagy összesített formában. • Lista az anyagfelhasználáshoz/értékesítéshez: Egy listán szerepel rendszámonként vagy gépjárművezetőnként a tankolt üzemanyag mennyisége és értéke, a norma szerinti üzemanyag felhasználás mennyisége és értéke (szétbontva magáncélú és nem magáncélú használatra), valamint a

túlfogyasztás vagy megtakarítás mennyisége és értéke. A lista tetszőleges időszakra lekérhető A magáncélú használat a lista adatai alapján leszámlázható. ¾ Feladás a bérszámfejtő modul felé: • Listakészítés: Tetszőleges hónapra kérhető részletes vagy összesített formában, tartalmazza a dolgozó nevét, a menetlevél sorszámát és időpontját, a munkára fordított órák számát és teljesítmény adatokat, valamint a munkabér összegét. • Feladás elvégzése. 85 ¾ Főkönyvi feladás: A menetlevelekhez kapcsolódó gépüzemi teljesítményekről a program elkészíti a feladást a főkönyvi modul felé a gépüzemi elszámoló árak szerint. Az elkészült feladás listázható 86 Irodalom 1. Bács Z-Orbán I: Gazdasági adminisztráció, szerződések, Campus Kiadó, Debrecen, 2003. 150 p 2. Bakacsi Gyula – Balaton Károly – Dobák Mikós – Máriás Antal: Vezetés – Szervezés I. Aula kiadó 3. Berde Cs-Felföldi

J: Vezetési ismeretek Campus Kiadó, Debrecen, 2004. 120 p 4. Csató István: A kibernetika Kossuth kiadó, 1969 5. Deák Ibolya - Jánosa András - Paál Éva: Feladatgyűjtemény a számvitelszervezés és vezetéshez. Perfekt, 1997 6. Darabos É – Grasselli N: Vállalkozások finanszírozása, Campus Kiadó, Debrecen, 2003. 120 p 7. Darabos É: EU-konform számviteli infomációs rendszer kialakításának elvi és módszertani kérdései a mezőgazdaságban. Debrecen, 150. p 2003 8. Ertsey I – Nábrádi A: Általános vállalkozási alapok Campus Kiadó, Debrecen, 2003. 170 p 9. Fésűs Károly: Számviteli és pénzügyi tevékenység szervezése Reál kiadó, 1994 10. Halasssy Béla: Számvitelszervezés I Perfekt, 1995 11. Halassy Béla: Számvitelszervezés II Perfekt 1995 12. Horváth Imréné – Juhász István: Számvitelszervezési és vezetési ismeretek. Saldo, 1997 13. Horváth Imréné: Számviteli és pénzügyi szoftverek Saldo, 1994 14. Jánosa András-Paál

Éva: Számvitelszervezés és vezetés II Perfekt, 1998 15. Kárpáti L – Csapó Zs: Marketing és kereskedelem, Campus Kiadó, Debrecen, 2003. 107 p 16. Kondorosi F-né: A vezetői számvitel és elemzés alapja, Régió kiadó. 2002 17. Nábrádi A: Eszközgazdálkodás Kézirat 2003 18. Nagy L-Szűcs I: Gyakorlati alkalmazás Campus Kiadó, Debrecen, 2004. 100 p 19. Paál Éva: Feladatgyűjtemény a számvitelszervezés és vezetés tantárgyhoz Perfekt, 1995 20. Paál Éva: Számvitelszervezés és vezetés I Perfekt, 1997 21. Paál Éva: Szervezéstechnológia Perfekt, 1995 87 22. Roóz József: Segédlet a számvitelszervezés és vezetés tantárgyhoz. Perfekt, 1994 88