Gazdasági Ismeretek | Logisztika » Az Orvosi Készülékgyár Kft. logisztikai folyamatairól

Az Orvosi Készülékgyár Kft. logisztikai folyamatairól Bevezetés Szakdolgozatom témáját munkahelyemen végzett munkám alapján dolgoztam ki. Munkahelyemen, az Orvosi Készülékgyár Kft-nél az alapanyagraktár vezetésén kívül az én feladatom a raktári készletnyilvántartás vezetése is. a költségtakarékosabb készletgazdálkodás készletnyilvántartási rendszer érdekében átdolgozására, a jelenlegi átszervezésére, raktári a kézi nyilvántartás megszüntetésére van szükség. Tanulmányaim, tapasztalataim alapján szakdolgozatomban az átszervezés döntéselőkészítését, majd a döntéssel kapcsolatos végrehajtását írom le. átszervezési, rendszerszervezési feladatok A vállalat bemutatása Az orvosi Készülékgyár Kft.-t 1990-ben alapították magánszemélyek, az állami vállalt privatizálásakor. A főleg termeléssel foglalkozó cég termékkörét a műtőasztalok, műtőlámpák és röntgengépek alkotják.

Az alapítás óta a társaság termelési volumene és árbevétele folyamatosan emelkedett. 1990ben, az alapítás évében az állami vállalat „örökségeként” igen alacsony, mindössze 600 milliós árbevétellel kellett megelégedni. Azonban a tulajdonosi kör és a menedzsment kemény munkája eredményeként 1993-ban már 1,5 milliárd forint volt az árbevétel, amely azóta is évente 300-500 millió forinttal emelkedik. Az alapanyagot belföldről szerzik be, a készárú értékesítése főleg belföldön történik, de jelentős a külföldi értékesítés aránya is, kb. 28%-a az összes értékesítésnek. Az OKGy állandó, stabil beszállítója a General Electric-nek, külföldön és belföldön egyaránt. 1992-ben egy saját fejlesztésű technológiai újítás termelésbe történő bevezetése után emelkedett meg jelentősen a termelés és az értékesítés. Ekkor már történt egy átszervezés az OKGy szervezeti felépítésében, de ez az

átszervezés érintetlenül hagyta a vállalat ügyviteli, nyilvántartási rendszereit, ellentétben a termeléstervezési, termelésirányítási rendszerével.A megváltozott irányítási rendszer és a piaci követelmények egyre nagyobb információigény megjelenésével jártak, járnak a menedzsment részéről – az egyre növekvő termelés egyre nagyobb odafigyelést igényel az OKGy vezetésétől. Komoly igény mutatkozik tehát a készletnyilvántartás rendszerének (beszerzés, raktározás, felhasználás, anyaggazdálkodás), a logisztikának a termeléssel való kapcsolatának átszervezésére. AZ OKGy SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE Vezérigazgató Gazd. Ig Keresk. Ig Műszaki ig. Term. Ig Könyvelés Belf. Ért Szám.tech Term.terv Anyagkönyv Külf. Ért TMK Term.Ir Pénzügy Szállítás Munkaügy Beszerzés Raktározás Stratégia Az OKGy-nál alkalmazott vállalati stratégiát több elv határozza meg. Az OKGy rendelésre

gyártó vállalat, készletre csak a gyártmányok kb. 5%-a kerül Ehhez igazodik természetesen a beszerzés és a raktározás a beszerzés csak egy elfogadott megrendelés után kezdi el az alapanyagok beszerzését, a raktározásra pedig az alacsony raktárkészlet, gyors, rövid forgási idők jellemzőek. Az összvállalati stratégia jellege megkülönböztető, a marketing, értékesítési logisztika stratégiája a speciális fogyasztói igényekhez igazodik, amely közvetlen kapcsolatot jelent a vevővel, ez viszont kicsi értékesítési hálózatot és viszonylag magas árat jelent. A termelési stratégia, mint irtam, az OKGy-ban rendelésre gyártást jelent, ezért a beszerzés stratégiájában a szállítói kapcsolat közvetlen, intenzív. Ezeknek a stratégiáknak eredményeként a beszerzésben és a termelésben is feltétlenül a költségekkel szemben a minőség élvez prioritást. A termelési és logisztikai stratégia döntései a szabályok és a

normák kialakítását célozzák. Ide tartozik a tervezési és irányítási rendszer kiválasztása, az értékteremtő folyamatok integrációját biztosító rendszer és a szervezeti felépítés kialakítása, a külső kapcsolatok integrálását szolgáló hálózatépítés. A termelési és logisztikai stratégia akkor támogatja hatékonyan az üzleti stratégiát, ha annak céljaiból építkezik, és összhangban van a vállalat többi funkcionális területének stratégiájával. Az OKGy esetében ez sajnos nem valósul meg teljes mértékben. Készletezési modell A készletezést alapvetően meghatározza a rendelésre termelés módszere. A készletezési rendszerben hozott döntéseknek két szintjét különböztetjük meg: 1. Stratégiai szintű döntések köre, amely a vállalat készletszintjére, készletek szerkezetére, készletbefektetési célokra irányul. Ezek hosszú távon meghatározzák azokat a kereteket, amelyek mellett a vállalat működni

kíván. Ezeket a döntéseket az OKGy-ban is természetesen a vezetőség határozza, határozná meg, azonban a készletgazdálkodás terén nincs mindig megfelelő információval ellátva a döntéshozói kör. 2. Tétel szintű döntések, ez a rendszer egyedi készletezési folyamataira vonatkozik. Ezeket a döntéseket középvezetői szinten, a raktározásban határozzuk meg. A döntések egy részének meghozatalához általában rendelkezünk megfelelő információval, de a tervezést nem tudjuk megoldani, mivel a Termeléstervezéssel, Beszerzéssel nincs megfelelő információs kapcsolatunk. M e n n y i s é g Idő A készletnövekedést a függőleges vonal mutatja, a csökkenést a felhasználás ütemének megfelelően ferde egyenesek ábrázolják. folyamatnak számos jellemzője van: A - maximális készlet - minimális készlet - két beérkezés között eltelt idő - beérkezés mennyisége - átlagos készlet - rendelésfeladás és

beérkezés között eltelt idő - egy időegységre jutó felhasználás Az ábrából jól látható a megfelelő anyaggazdálkodás hiánya. Túl nagy különbség van a legkisebb és a legnagyobb maximális készlet között, a minimális készlet „tartozásba” futott át egy esetben (ez nagy mértékben veszélyezteti a termelést és az elfogadott készárumegrendelés határidejének pontos betartását). Két beérkezés között eltelt idő nagyjából azonos, ebből látszik, hogy a beszerzés nem a meglevő készletek függvényében rendelt, hanem az utolsó megrendeléstől eltelt idő miatt, ugyanezt bizonyítja a különböző időpontokban beérkező alapanyag mennyiségének azonossága. Jelenlegi rendszer Az OKGy termékeire beérkező késztermék megrendelést a Kereskedelni Osztály kapja elsőként kézhez. A Kereskedelmi Osztály a Megrendelést eljuttatja a Termelésirányításhoz és a Pénzügyi Osztályhoz. A Termelésirányítás a

visszajelzéshez ( a Termeléstervezés adatai alapján) megvizsgálja a Megrendelés termelési kapacitás igényét, a teljesítés határidejét, az alapanyagigényt. A meglevő információk birtokában visszajelzéskor vagy elfogadják a megrendelést, vagy későbbi határidőt javasolnak. A Pénzügyi Osztály az előzetes információk (az OKGy termékkörét azonos termékek ismétlődő gyártása jellemzi) alapján előkalkulációt végez, majd ennek alapján a Kereskedelmi Osztály árajánlatot ad a Megrendelésre. Ha a megrendelő elfogadja az árajánlatot, a Kereskedelmi Osztály pedig elfogadja a megrendelést, beindul a termelés gépezete. Folyamtábra Az gazdálkodási információk útjáról Megrendelő Megrendelés Kereskedelmi Osztály Termelés Irányítás Technológia Raktár Pénzügyi Osztály Beszerzés Megrendelés TERMELÉS Az OKGy csak saját maga által kifejlesztett vagy továbbfejlesztett termékek gyártásával foglalkozik. Egy

megrendelés befogadásakor tehát a termék technológiai leírásának, anyagszükségletének, anyagnormáinak, munkaerőszükségeletének adatai rendelkezésre állnak. A késztermék megrendelő befogadása után a Termelésirányítás minden megrendelt készterméknek munkaszámot ad. Ez a munkaszám a termelés során végigkíséri a terméket, egyértelmű azonosítóként szolgál(hatna az információfeldolgozás során). Minden munkaszámhoz tartozik egy rajzszám. A rajzszám az azonosítója a termékhez tartozó technológiai utasításnak, szükséges műszaki dokumentációnak, alapanyagok amely megnevezését, magába mennyiségét, foglalja a a munka technológiai folyamatát. a munkaszámot és a rajzszámot rögzítik egy, az összes termék technológiai adatait rajzszám alapján azonosító programban. A szoftver anyagnormái alapján számolják ki manuálisan egyegy megrendelt késztermék anyagszükségletét Ez adott esetben

akát több száz féle alapanyagot is jelenthet. a késztermék anyagszükségletét eljuttatják a raktárban levő diszpécserekhez, akik a több száz alapanyagot egyenként beazonosítva fizikailag megkeresik azt a raktári polcokon. Ezután a megtalált tételekről az összevont anyagutalvány alapján a diszpécserek kiadást kezdeményeznek, ha megfelelő mennyiség áll rendelkezésre. Ha nincs raktáron megfelelő mennyiségű alapanyag, akkor informálják erről a Beszerzést, amely a hiányzó alapanyagokat megrendeli. Amikor a megrendelt alapanyagok beérkeznek, a raktáros az árukkal együtt érkező bizonylatot mennyiségben egyezteti az árukkal együtt érkező bizonylattal, számlával, szállítólevéllel. A fizikailag megszámolható árukat számlálással, a megszámlálhatatlan árukat méréssel, egységsúlyképzéssel ellenőrzi. Ha a beérkezett áru mennyisége és a leszámlázott mennyiség megegyezik, a raktáros bevételezi az árut. Kézi kartonra

vezeti fel az áru jellemzőit, amelyek közül egyik legfontosabb a cikkszám. A kód a következőképpen épül fel: Főkönyvi szám Anyagtípus Méret Minőség A kézi kartonra felvezetésre kerül a megnevezés, beérkezés dátuma, mennyiség, mennyiségi egység, raktári készlet. A raktáros által összeállított egyedi termékazonosító kód, a cikkszám feljegyzésre kerül a számlára is. Az adminisztrációs feladatok ellátása után a számlát, szállítólevelet a raktáros eljuttatja a könyvelésre, ahol a postán beérkező számla kézhezvétele után az anyagnyilvántartó programba bekönyvelik a beérkezett mennyiséget, megnövelve a készletet, esetenként több nap, hét elteltével a beérkezés után. A raktárban a raktározandó árut ellátják termékazonosító címkével, (2. sz melléklet) amin az azonosítást szolgáló adatokat jól láthatóan tüntetik fel. Következő lépésként a MEO megvizsgálja a beérkezett árut, ezt a

termékazonosító címkén is jelzi, illetve a „kereskedelmi áru” kategóriába tartozó árukról (pl. motor) „Idegenáru átvételi bizonylatot” (3szmelléklet) tölt ki. A minőség megvizsgálása után az áru fizikailag is bekerül a raktári tárolópolcokba, típusonkénti raktárakban elkülönítve: elektromos raktár, párnaraktár, alapanyag száltartó, lemeztároló, egyéb raktár. Kiadáskor az Összevont anyagutalvány (4.szmelléklet) alapján szintén kézzel rögzíti a raktáros az anyagmozgást, majd az anyagutalvány egy példányát átadja a könyvelésnek, ahol az anyagnyilvántartó programba rögzítik azt. Ha valamelyik igényelt anyagot a raktáros nem tudja kiadni, az anyagutalvány addig marad a raktárban, amíg az utólagosan megrendelt anyag beérkezik. Értékelés, problémalista Mivel a számítógépes anyagnyilvántartás az utólagos rögzítés miatt nem naprakész, így a vezetői információigényeket képtelen kielégíteni.

Így bármilyen táblázat, elemzés vagy leltár esetén, akár más információigény felmerüléskor gyakran a kézi kartonokra feljegyzett adatokból lehet különböző jelentéseket, üzemgazdasági mutatószámokat kiszámolni. A könyvelés által vezetett anyagnyilvántartó program „öncélúan” szinte csak a könyvelés számára szolgáltat adatokat. Mint minden vállalatnál, az OKGy-nál is legfontosabb folyamat a termelés irányítása. Egyik fő feladata, hogy a rendelkezésre álló információkból meghatározza, hogy a megrendelők igényei alapján a raktáron levő alapanyagok, kereskedelmi áruk készleteiből el tudja-e indítani egy termék gyártását vagy nem. Információ szükséges ahhoz, hogy a pénzügyi döntések elősegítéséhez előkalkulációt lehessen végezni egy termék árának megállapításához, majd utókalkulációval ellenőrizni, kontrollálni lehessen az előkalkulációban kiszámolt profitot. Információ és naprakész

nyilvántartás szükséges a készleten levő alapanyagok allokálásához. Információ szükséges a hiányzó alapanyagok mennyiségének megállapításához, és a Beszerzésnek az időben történő megrendeléshez. Információ szükséges ahhoz, hogy termelésben jelentkező, készletgazdálkodási hiányosságokra visszavezethető problémák okait fel lehessen tárni, értékelni, megelőzni. A készletgazdálkodási mutatók kiszámítása jelenleg kézzel zajlik, és meglehetősen munkaigényes, sok túlórát okoz. A raktárosnak 9000 kartont kell naprakészen karbantartania, így még legegyszerűbb mutatószámokat, legegyszerűbb elemzéseket is csak igen indokolt esetben számolják ki. Legalapvetőbb szükségletként jelentkezik igény a biztonsági készlet szintjének megállapítására, a 9000 féle alapanyagfajtából kb. 1000 tételnél, hiszen ezeket az alapanyagokat folyamatosan használják. Hiányzik a raktári nyilvántartás

ellenőrzése, a raktárakban gyakorlatilag nincs bizonylatolva sem a bevételezés, sem a kiadás, sem más anyagmozgások, ez pedig visszaélésre ad lehetőséget. Nem megoldott a felhasználás kontrollingja sem. A vállalati gyakorlatban a készletezés menedzselése az egyik legbonyolultabb, legsokoldalúbb feladat, a készletek alakulására ugyanis minden hatással van. A fellelhető készletek az anyag- és információáramlás minden problémáját visszatükrözik. Egy felkészült, és információkkal megfelelően ellátott vezető a készletek minden mozgásával jelzést kap, tudja mi okozta a változást és hogyan kell reagálni. Az OKGy készletezési menedzselése felhalmozásában, csökkentésében hanem látják a a során is készletek készletezési már nem a átrendezésében, problémák készletek folyamatos megoldásának lehetőségét. Az OKGy működése során eljutott ahhoz a ponthoz, amikor szükségessé vált az

anyagnyilvántartási, készletgazdálkodási rendszer fejlesztése, átszervezése. Megoldási változat Főbb célkitűzések, keretek, korlátok A szervezés fő célja, hogy a jelenlegi rendszerben meglevő hiányosságokat a lehető legszélesebb körben megszüntesse, valamint a gazdálkodási munka számítógépes nyilvántartás adataira támaszkodva valósuljon meg és lehetővé váljon, érvényesülhessen a pénzügy-számvitel kontrolláló szerepe a gazdálkodásban. Gazdasági cél a túlórák megszüntetése, valamint a kétszeri adatrögzítés megakadályozása, a kézi nyilvántartás megszüntetése. (Jelenleg 9000 (!) kartont kezel a raktáros, ebből 3000 kartonon mindig van készlet) A rendszernek mindenképpen illeszkednie kell a már meglevő termelési keretbe, és lehetővé kell tennie a korszerűbb és hatékonyabb anyaggazdálkodási, készletgazdálkodási, termeléstervezési munka kialakulását. Ehhez a feladathoz meglevő

nyilvántartási szoftver kisebb kiegészítésre szorul, ezt azonban a szakdolgozat témája és terjedelme miatt itt nem részletezném. Megoldási szempontrendszer A rendszer tervezési szakaszában, a döntéselőkészítésben majd a döntésben is a következő szempontok figyelembe vételével hozta meg döntését a menedzsment: - Milyen változást okoz a vállalkozás életében egy teljesen új rendszer bevezetése? Egy teljesen új készletgazdálkodási rendszer bevezetése nagy változást okozna a vállalkozás életében, hiszen az alapanyagazdálkodás a vállalat valamennyi területével összefügg. Ezért döntöttek úgy a vezetők, hogy a vállalat logisztikai rendszerének alárendelve kell ujjászervezni a készletgazdálkodást. - Mennyibe kerül ez a változás? Az átszervezés anyagi vonzata minimális, valószínüleg elegendő lesz egyetlen uj számítógép vásárlása, hiszen eddig is minden területen számítógépen dolgoztak,

kivétel volt a raktár. - A tulajdonosok koncepciójával mennyiben egyezik egy ilyen változtatás? Minden változás, ami költségcsökkentést eredményez, és reálisan megvalósítható, belefér a tulajdonosok jövőbeli terveibe. - Mennyi a bevezetési ideje az új rendszernek? Bevezetési ideje és az átállás igen rövid idő alatt megoldható, megfelelő előkészítés után néhány nap. - Milyen szervezeti és szervezési változásokat okoz? Az új rendszer bevezetés igen komoly szervezési változtatásokat igényel, szervezeti változásokat azonban nem okoz. A rendszer változtatásának következő lépéseként azonban, pl. a kontrolling bevezetésével már szervezeti változásokat is fog eredményezni. - Szükséges-e a szakembergárda bővítése? A meglevő szakembergárda megfelelő előkészítéssel hatékonyan fogja tudni elvégezni a fejlesztés, bevezetés feladatait, szükségtelen külső, esetleg új munkatársakat alkalmazni. - Okoz-e

költségnövekedést az átszervezés? Az átszervezés költségnövekedést nem okoz, sőt, költségcsökkentést eredményez közvetlen módon úgy, hogy eredményesebbé teszi a készletgazdálkodást, illetve közvetett módon lehetővé teszi a termelés volumenének gyorsabb növekedését . - Mennyi a kockázata az áttérésnek? Kevés kockázatot rejt magában az átszervezés, ha nincs megfelelően előkészítve az áttérés, esetleg a termelés folyamatosságát akadályozhatja. - Használható-e a jelenlegi eszközrendszer? A jelenleg meglevő eszközrendszer hardver tekintetében teljes mértékben hasznosítható, a jelenleg használt szoftver kiegészítésre szorul, amelyet az áttérés előtt kell megoldani. A javaslat indoklása Az összes fent felsorolt szempont részletes elemzése után a tulajdonosi kör és a társaság vezetése úgy döntött, hogy racionálisan vállalható az anyaggazdálkodási rendszer átszervezése. Az új rendszer Az

új rendszer pontosított célkitűzései: - alapvető szervezési cél, hogy megoldja a nyilvántartás, anyaggazdálkodás olyan átalakítását amely alkalmas arra, hogy a gazdálkodás igényeinek megfelelő adattartalom kerüljön az adatbázisokba, és megfelelő információkkal lássa el a menedzsmentet. - a következő üzemgazdasági mutatók képzését tegye lehetővé: ABC analízis, átlagkészlet, forgási sebesség, minimum készletek számítása, különböző analitikus feladások készítése a könyvelés számára, allokáció lehetősége a termelésirányítás számára A rendszer értékelése: A rendszer átszervezése két fő részt tartalmaz: a számítógépes nyilvántartás és a készletgazdálkodás átalakítását. A rendszert úgy kellett átalakítani, hogy a jelenlegi termelésirányítási, termeléstervezési, beszerzési és számviteli rendszerekhez kapcsolódva tudjon funkcionálni. Olyan segítséget szeretne adni

az átszervezett rendszer a kapcsolódó szervezeteknek, amellyel azok képesek kiszolgálni egy folyamatosan növekedő anyagfelhasználással működő vállalat igényeit. Az átszervezett folyamat részfolyamatainak ismertetése A jelenlegi raktárgazdálkodási rendszer alapvető funkciói megmaradnak, illetve kiegészülnek azokkal a funkciókkal, amelyek a kitűzött cél eléréséhez szükségesek. A részfolyamatok a következők: bevételezés, kivételezés, visszavételezés, selejtezés, leltározás, statisztikák, listák, kapcsolódó törzsek karbantartása. Az új rendszer ismertetése A logisztikai menedzsment célja a logisztikai feladatok minél hatékonyabb megoldása. Ehhez megfelelő változtatásokra, fejlesztésekre van szükség a szervezés, a szervezet, a munkaerő tekintetében. Figyelembe kell venni azt is, hogy az egyes logisztikai változók is szoros kapcsolatban vannak egymással. Egy rendszer változását műszaki megoldások, munkaerő

átcsoportosítás, az információs rendszer megváltozása kell, hogy kövesse. Az OKGy logisztikai vezetése által befolyásolható tényezők tehát a következők: - logisztikai feladat - műszaki megoldás - szervezet - munkaerő 1. A logisztikai feladat megoldását két fontos tényező befolyásolja: a megoldás színvonala és a rendelkezésre álló idő és költség, e két tényező azonban szoros összefüggésben van egymással is. Egyértelmű ugyanis, hogy az OKGy vezetése minél több időt és költséget szán a változtatásokra, annál magasabb lesz a magvalósítás színvonala. Sajnos, azonban idő tekintetében meglehetősen szoros határidő áll rendelkezésre, hiszen a kereslet növekedése a termelés növekedését vonta maga után, a készletgazdálkodásnak, raktáraknak pedig mindenekelőtt a termelést kell kiszolgálnia. A változások bevezetésére tehát nincs sok idő. Költségek tekintetében az OKGy vezetése hajlandó akár

egy nagyobb összegű beruházást is végrehajtani, hiszen az eredményesebb eredményezhet. készletgazdálkodás költségmegtakarításokat 2. A műszaki megoldások két részre oszthatók: hardver és szoftver A fejlesztés során szükség lesz egy új számítógépre. A jelenleg működő anyagnyilvántartási szoftver jelentős kiegészítésre szorul, hogy képes legyen a készletgazdálkodási mutatók produkálására. 3. Szervezet: a belső vállalati szervezet felépítésén változtatni nem szükséges. A teljes készletgazdálkodási rendszer része azonban a kontrolling, amely a Pénzügyi Osztályhoz kapcsolódva látja el ellenőrzési funkcióit az anyaggazdálkodás, raktározás, elő és utókalkulációs munkák felett. Ennek jövőbeli bevezetése természetesen változásokat okoz majd a raktározás vertikális és horizontális kapcsolataiban. 4. Munkaerő: nagyon fontos a vezetők, művezetők, dolgozók logisztikához való viszonya.

El kell fogadtatni a változások szükségességét, fel kell ismerni az egyes egyszerűsítésében, dolgozók munkájának hatékonyabbá átszervezéssel tételében rejlő való lehetőségeket. Szükség lesz továbbá a jövőben az OKGy logisztikai területein dolgozó munkaerő képzésére, a logisztikával kapcsolatos ismeretek, információk megszerzésére. Az OKGy anyaggazdálkodását tehát a következőképpen szükséges átszervezni: Legfontosabb feltétele a változtatások bevezetésének az, hogy az anyagkönyvelési munkákat a Könyvelésről át kell helyezni az Alapanyagraktárba. Ehhez szükség van a raktárban számítógépre Ezzel megszüntethető a kétszeri anyagkönyvelés, (előzőleg manuálisan és gépben is könyveltek), illetve egy nagyon fontos biztonsági szabályt lehet megvalósítani: minden beérkezett alapanyagról szigorú sorszámozású bizonylat készülhet. Természetesen a szoftvert fel kell készíteni ennek a

feladatnak megfelelően, azaz a bizonylatszámot a szoftver adja, azt megváltoztatni nem lehet, rontott bizonylatot stornózással lehet „javítani”. Szintén feltétele a változásoknak az, hogy minden adat naprakészen kerüljön be az anyagnyilvántartásba, hiszen ezekre az adatokra szükség lesz a különböző készletgazdálkodási mutatók kiszámítása során. Feltétel továbbá az, hogy a Raktár minden, a Beszerzés által kiküldött és a Beszállító által elfogadott megrendelőről (5.szmelléklet) kapjon információt (ez lehet fénymásolata is az eredeti megrendelőnek, de későbbiekben, ha a szoftver fejlesztésével ez megoldható, közvetlenül a programba rögzíthetné be a Beszerzés az elfogadott megrendelőket). Ez a feltétel két szempontból is fontos. 1 Az előre megkapott megrendelő a beérkezett alapanyag beazonosítását segíti, ha a szállító feltünteti számláján a megrendelő sorszámát. 2 a raktárgazdálkodás, tervezés

nagyon fontos alapinformációja a közeljövőben beérkező alapanyagok mennyisége, beérkezés időpontja. Raktári folyamatok: Bevételezés: Az alapanyagok minőségi és mennyiségi átvétele a raktárban történik. A beérkezett anyagokat a raktáros mennyiségi átvétel után azonnal, készletbe vételezés előtt átadja minőségi vizsgálatra a MEO-nak. Csak a minőségi és mennyiségi átvétel után lehet megfelelő cikkszámon és egységáron bevételezni a számítógépen, bevételi bizonylaton. A bevételi bizonylat (6.szmelléklet) a raktár növekvő jellegű forgalmának rögzítésére szolgál. A bevételi bizonylat input adatai: - mozgásnem kód - szállító neve - szállító számla/szállítólevél száma - szállító számla/szállítólevél dátuma - beérkezés dátuma - alapanyag megrendelő száma - beérkezett anyag cikkszáma - megnevezése - mennyiségi egysége - mennyisége - egységára - egységárat növelő

tételek: szállítási, posta, vám ktg. - tárolási hely - a bizonylat sorszámát és a rögzítés dátumát a program automatikusan adja meg, nem átírható A mozgásnem kódot, a szállító nevét, az alapanyagmegrendelő számát, a beérkezett anyag cikkszámát, a megnevezést, mennyiségi egységet, tárolási helyet ahol lehet, törzsállományokból lehessen az adatrögzítőnek kiválasztani, ez ugyanis meggyorsítja a munkát. Az anyag cikkszámának felépítését a programból kell támogatni, így bárki összeállíthatja a cikkszámot, nem csak a raktáros. Az adatrögzítő 3 példány bizonylatot nyomtat. 2 példányt a beérkező anyag bizonylataival (számla, szállítólevél) és esetleg a megrendelővel együtt eljuttat a Beszerzésre. Itt ellenőrzik a bizonylaton szereplő adatok közül azokat, amelyek a megrendeléssel kapcsolatosak: a beérkezett áru megnevezését, mennyiségét, egységárát, azt, hogy a felsorolt adatok megegyeznek-e a

megrendelőn szereplő adatokkal. Meg nem egyezés esetén, ha a beérkezett áru fajtája, mennyisége vagy minősége nem felel meg a megrendeltnek, a Beszerzés reklamációt indít el a beszállító felé. Megegyezés esetén 1 példány bevételi bizonylatot a saját Megrendelésnyilvántartásuk aktualizálása számára kivesznek a csomagból, majd a Bevételi bizonylatot, a számlát és a megrendelőt eljuttatják a Pénzügyre. A Pénzügy, mivel a beszerzés elismerte a megrendelés tényét, a raktár pedig a beérkezés tényét, és mindezek aláírt bizonylatokkal megfelelően bizonyítva vannak, a bevételi bizonylaton szereplő ár ellenőrzése és esetleges korrigálása után a számla ellenértékét átutalja. Az ár korrigálása szükséges lehet abban az esetben, ha az egységárat különböző szállítási vagy vámköltségek terhelik. a Pénzügy feladata ennek korrigálása, hiszen egy szállítmányozási számla, vámhatározat a raktárba

természetesen nem jut el. A számítógépi bevételezés outputja a Bevételezési bizonylat. A Bevételezési bizonylaton megjelennek mindazok az adatok, amelyek bevételezéskor rögzítésre kerültek, illetve az egységár és a mennyiség szorzataként megjelenik a bevételezés értéke. Ez utóbbi adat a PénzügyKontrolling munkáját segíti, ennek az értéknek kell ugyanis a számlán szerepelnie, ennek egyezősége biztosítja a könyvelési zárásokhoz használt készletértékek pontosságát. BESZERZÉS Megrendelő BESZÁLLÍTÓ ÁRÚ RAKTÁR átvétel,ellenőrzés adatrögzítés Bev.biz Megrend. Számla ellenőrzés BESZERZÉS ellenőrzés PÉNZÜGY átutalás Kivételezés folyamata A Termelésirányítás a készárumegrendelés elfogadása után munkaszámot ad a megrendelt árunak. Ez a munkaszám végigkíséri a gyártmányt a termelés, gyártás során, ez tehát megfelelő alapja, azonosítója lehet egy elő- és utókalkulációs

rendszer kidolgozásának- A megrendelt áruhoz a technológia megadja a megfelelő műszaki dokumentációt, amely az anyagszükséglet kiszámításához szükséges, majd ún. rajzszámot ad A munkaszám és a rajzszám együttesen alapja az alapanyag raktárról kivételezésének. Első lépésként a műszaki dokumentáció segítségével a raktári cikkszám kódokat használva a termelésirányítás saját szoftverében elkészíti az anyagszükségletet, amely az Összevont anyagutalványon kerül kinyomtatásra. A raktárban az Összevont anyagutalvány adatait berögzítik az anyagnyilvántartó programba. Még nem kezdeményeznek kiadást, raktári készlet csökkenést. A szoftvernek azonban alkalmasnak kell lennie arra, hogy a raktáron levő készletet vagy annak egy részét lefoglalja a megadott munkaszámra – rajzszámra. Így listát lehet készíttetni a szoftverrel, amelyen a munkaszámra vonatkozóan cikkszámonként szerepel az -

anyagszükséglet - a kiadható vagy allokált mennyiség - és a leglényegesebb adat, a kettő negatív különbsége, a hiány Ez a lista lehet az input-ja a Beszerzés részére átadott jelentésnek, amely a gyártásból hiányzó anyagokat tartalmazza. Az összevont anyagutalványt jóval a gyártás megkezdése előtt szükséges kinyomtatni, mivel ez az alapja az anyaggazdálkodásnak. A raktári diszpécserek ugyanis ez alapján foglalják le, allokálják a raktári készleten levő alapanyagokat, vagy szükség esetén értesítik a beszerzést a hiányzó alapanyagokról, mennyiségekről. Ezen az értesítésen (melléklet) szerepel a - munkaszám, - rajzszám, - cikkszám, - megnevezés, - szükséges mennyiség, - kiadott mennyiség, - hiányzó mennyiség, - beérkezés határideje Szintén a fentebb említett, Összevont anyagutalvány berögzítése után elkészített lista alapján történik meg a kiadás, a szoftverből és a gyakorlatban

is. Ez alapján történik a konkrét kiadás a raktárból, amikor elkezdődik a gyártás. Addig azonban természetesen változnak majd az adatok, hiszen közben a hiányzó és a Beszerzés által megrendelt alapanyagok beérkeznek és bevételezésre kerülnek. A beérkezett anyagok a munkaszámok sorrendjétől függően kerülnek allokálásra. Amikor a megrendelt késztermék gyártásra kerül, és megtörténik a kiadás, a szoftver felhasználja a korábban anyagszükségletként berögzített adatokat, amely munkaszám-rajzszám beírásával előhívható és lekönyvelhető, azaz készletcsökkenés kezdeményezhető. Ilyenkor még mindig előfordulhat, hogy nem áll rendelkezésre minden alapanyag. Tehát a kiadási bizonylaton (7.szmelléklet) szereplő anyagszükséglet és kiadott anyag közti különbséget a nyilvántartó szoftver megjegyzi. (Ehhez minden adat benne van az adatbázisban, tehát a programot képessé lehet, kell tenni erre.) Munkaszám,

rajzszám beírásával bármikor lehívható a hiányosságok listája. Alapanyag beérkezésekor, ha hiánylistán levő anyagot vételeznek be, a szoftvernek jeleznie kell, hogy ezzel az alapanyaggal melyik munkaszámra , milyen mennyiségben van tartozás. Természetesen előfordulhat, hogy helyettesítő anyagot használnak fel, ezért a programban lehetőséget kell adni a hiánylisták kézi karbantartására, azonban a biztonság érdekében csak a konkrét helyettesítő cikkszám magadásával lehessen törölni anyagot a hiánylistáról. A kiadási bizonylat inputjai - mozgásnem kód - munkaszám, - rajzszám, - cikkszám, - megnevezés, - mennyiségi egység - szükséges mennyiség, - kiadott mennyiség, - hiányzó mennyiség, - a bizonylat sorszámát és a rögzítés dátumát a program automatikusan adja meg, nem átírható A kiadásolási adatok berögzítésének eredményeként jön létre a Kiadási bizonylat, mint output. A Kiadási

bizonylaton megjelenik még a kiadott alapanyag értéke is, ez nagyon fontos alapinformációja az utókalkulációnak. Emiatt egy bizonylaton csak egy munkaszámhoz – rajzszámhoz tartozó alapanyagokat lehet kiadni! A bizonylaton a fenti adatokon kívül megjelenik a cikkszám tárolási helye is, amely a gyakorlati kiadást segíti és gyorsítja meg, hiszen így nem kell keresgélni a polcokon, azonban nagyfokú pontosságot, rendet igényel. A tárolási hely megváltoztatása esetén azonnal rögzíteni kell a programban a változást, ezért célszerű erre egy egyszerűbb, 2 pld-os bizonylatot írni, amelyen szerepel a cikkszám, a régi tárolási hely, új tárolási hely, dátum, aláírás. Kiadás során a komissiózás befejeztével mindkét kinyomtatott Kiadási bizonylatot alá kell íratni az átvevővel. 1 pld marad a raktárban, 1 pld pedig a kiadott áruval megy, mint szállítólevél. Átadás – átvétel mozgásnemre gyakorlatilag nincs

szükség, hiszen nincs raktárak közötti mozgás. Legalábbis elméletben, szoftverben nincs, mivel egyetlen program (adatbázis) kezeli az egész alapanyagraktárat és a cikkszámokhoz hozzárendelt tárolási hely különíti el a kezelő, nyilvántartó raktárakat. A tárolási helyet célszerű egy négy karakteres kódból felépíteni, ahol az első két kód a raktárat, a harmadik kód a sort és a negyedik kód az oszlopot adja meg. Ezzel lehetővé válik a készletlista raktárankénti összesítése is. Selejtezés – leértékelés Selejtezés – leértékelést az elavult, feleslegessé vált készletek körében lehet, kell végrehajtani. Leértékeléskor csak az anyag értéke csökken, de a mennyiségi nyilvántartása megmarad. Selejtezés után sem értékben, sem mennyiségben nem tartják nyilván a készletet. Tehát leértékelésre olyan alapanyagokat kell javasolni, amelyeket jelenleg nem használnak, de mivel az OKGy általában ugyanazokat a

termékeket gyártja ismétlődően, még valószínű, hogy fognak használni. Selejtezésre a rossz minőségű, elavult, vagy gyártás szempontjából már használhatatlan (előzőleg egyedi igényre gyártott termékhez beszerzett) alapanyagokat kell javasolni. Ezeknek a szempontoknak a figyelembevételével állítják össze a Raktárban a Selejtezési, leértékelési javaslatot. Ezt a listát megkapja a Termeléstervezés, akik a jövőbeli fejlesztési, termelési, megrendelési tervek birtokában, a Beszerzéssel egyeztetve jóváhagyják, vagy módosítják azt, majd a Raktár ennek alapján elvégzi a gyakorlati selejtezést, és Selejtezési és leértékelési jegyzőkönyvet készít. Az adatrögzítő a szoftverben is rögzíti a selejtezést, leértékelést, amelyről bizonylatot nyomtat. A Selejtezési bizonylat inputjai: - mozgásnem kód - cikkszám - selejtezendő mennyiség A bizonylat sorszámát és dátumát a szoftver automatikusan adja. A

Selejtezési bizonylat outputjai: - cikkszám - megnevezés - mennyiségi egység - egységár - selejtezett mennyiség - tárolási hely - selejtezett készletérték A Selejtezési bizonylatból a Könyvelés részére eljuttatnak egy példányt, hiszen a készletérték csökkenést le kell könyvelni. Leértékelési bizonylat inputjai: - - mozgásnem kód - - cikkszám - - leértékelendő mennyiség - - új (csökkentett) egységár A leértékelési bizonylat outputjai: - cikkszám - megnevezés - mennyiségi egység - leértékelt mennyiség - régi egységár - új egységár - régi készletérték - új készletérték - csökkenés készletértéke - tárolási hely A Leértékelési bizonylatból a Könyvelés részére eljuttatnak egy példányt, hiszen a készletérték csökkenést le kell könyvelni. Leltározás A leltározási tevékenységet a Leltározási Szabályzatnak megfelelően végzik el. Először leltáríven

felleltározzák a talált készletet, majd a kiértékeléshez a programban rögzítik a leltáríven szereplő adatokat. Kiértékeléskor a szoftver összehasonlítja a gépben levő készletet a berögzített készlettel, cikkszámonként, majd ún. Eltérés listát (8.szmelléklet) generál A megengedett eltérések mértékét természetesen anyagfajtánként kell meghatározni, majd az eltéréseket cikkszámonként értékelni. Az Eltérés lista az alapja a fizikai leltári adatok „lekönyvelésének”, hiszen a készletet, bármi is az eltérés oka, a fizikai készletadatokra kell korrigálni. A szoftver tehát cikkszámonként növeli vagy csökkenti a készletet a leltárbizonylatra hivatkozva. Leltár inputjai: Kézi leltáriív - cikkszám - mennyiség Leltár outputja: Leltári eltérés lista - cikkszám - megnevezés - mennyiségi egység - gépi készlet - fizikai készlet - készlet eltérés - gépi készletérték - fizikai

készletérték - készlet érték eltérés - (az eltérés adatokat %-ban is kifejezhetjük) A szoftver (és így az anyaggazdálkodás) megfelelő működéséhez hozzátartozik a szoftver különböző törzsállományainak karbantartása. Ezt lehetőleg úgy kell megoldani, hogy a cikktörzsbe, partnertörzsbe történő új adat felvitelére a felhasználó, adatrögzítő is képes legyen, célszerű tehát erre menüpontot létrehozni. Természetesen vannak olyan törzsállományok, amelyeket nem szerencsés közhasználatnak kitenni, ilyen pl. a mozgásnem törzs. Ezeknek a törzseknek a karbantartását csak logisztikus vagy programozó végezheti. A naprakész, pontos nyilvántartás számos olyan outputot eredményez, amely a termelést, a termelés tervezést segíti, vagy a termelési költségeket csökkenti. Ezeket ez outputokat két részre oszthatjuk: listák, jelentések és készletgazdálkodási, üzemgazdasági mutatók. A listákról, jelentésekről a

különböző mozgásnemek kapcsán már írtam. Természetesen ezen kívül sokkal több féle jelentést produkálhat a szoftver, hiszen minden adat, ami a készletgazdálkodás során információként megjelenik, be van rögzítve. Készletgazdálkodási és Üzemgazdasági mutatók: A forgalmi állomány adataiból kiszámolható, kiszámítható a - Forgási sebesség, - Anyagmérleg - Kiszolgálási szint - Selejthányad - Anyagnorma elemzés - Terv-tény elemzés - ABC analízis A rendszer értékelése: A megtervezett rendszer tulajdonképpen megvalósítja, amit szervezési célként kitűzött. A gazdálkodás gondolkodásmódjának megfelelően segítséget nyújt a felhasználónak, elsősorban a logisztikának és a vállalati menedzsmentnek, hogy lényegesen gyorsabban információkhoz jusson lényegesen kevesebb manuális munkával. A továbbfejlesztési szándék és a felhasználói igények fogják a jövőbeli változtatás

lehetőségét meghatározni. A rendszer tehát alapvetően mevalósította, amit a felhasználó elvárásként meghatározott. A rendszer bevezetése mindenképpen azt az előny szolgáltatja, hogy már egy összehangolt, algoritmizált feladatként lehet elvégezni a készletek nyilvántartását és elemzését. Arról nem is beszélve, hogy túlóracsökkenéssel jelentős költségcsökkenést von maga után. Továbbfejlesztési lehetőségek A rendszer továbbfejlesztési lehetőségei meglehetősen tágak, bár a társaság jövőbeni fejlődése és a piac szorítása fogják ezt szorosan meghatározni. Konkrét készletgazdálkodás és fejlesztési a lehetőségként Beszerzés szerepelhet összekapcsolása a egy munkarendszerben, egy szoftverben. Ugyanígy szoros kapcsolat létezik jelenleg is a Technológia, a Beszerzés, a Termeléstervezés, a Termelésirányítás területei között. Kidolgozható természetesen, egy az egész vállalat

működését lefedő munkarendszer, szoftverrel megtámogatva. Ezen a rendszeren belül jelenleg is mindenki ugyanazokkal az adatokkal, információkkal dolgozik, de csak a saját területén belül. Előfordulhat, hogy ugyanazt az adatok, információt a cégen belül 4-szer, 5ször dolgozzák fel. Ellenben, ha egyetlen szoftvert használnának, elegendő lenne egyszer bevinni az adatokat és mindenki dolgozhatna vele. Az átszervezett rendszer azonban már így is nagy segítséget nyújt a benne dolgozóknak az előzőekhez képest. Tartalomjegyzék Bevezetés . 1 A vállalat bemutatása . 2 Stratégia . 5 Készletezési modell . 5 Jelenlegi rendszer . 8 Értékelés, problémalista . 11 Megoldási változat . 13 Főbb célkitűzések, keretek, korlátok . 13 Megoldási szempontrendszer . 13 Az új rendszer. 16 A rendszer értékelése: . 16 Az átszervezett folyamat részfolyamatainak ismertetése . 16 Az új rendszer ismertetése. 17 Raktári folyamatok: . 19

Selejtezés – leértékelés . 25 Leltározás . 27 Továbbfejlesztési lehetőségek . 29 Felhasznált irodalom: Dr Prezenszki József: Logisztika I.-II Budapest, 2000 Chikán Attila, Demeter Krisztina: Az értékteremtő folyamatok menedzsmentje Aula, 2000 Mucsi Barnabás: Készletmenegement LFK, 1997 Prezenszki József - Kováts Ágnes: Raktározás LFK, 1999