Commerce | E-commerce » Az információtechnológia fejlődésének szervezetekre gyakorolt hatása

Az információtechnológia fejlődésének szervezetekre gyakorolt hatása írta NÉV 50 40 30 20 10 0 35 30 25 20 15 10 5 0 NÉV – CSOPORT – CÍM - TELEFONSZÁM DÁTUM Alapfogalmak Legelőször lássunk néhány alapfogalmat, amely segíthet a továbbiak pontos megértésében! Szervezet szükségletei, ill. igényei Szervezeti terv, ill. stratégia Információtechnológia (IT) Információs rendszerek (IR) Infrastruktúra Informatika Informatikai stratégiatervezés Mindazok a dolgok, amelyek azoknak az alapvető feladatoknak a teljesítéséhez szükségesek, amelyeket a kormányszervnek meg kell valósítani, hogy meg tudjon felelni a törvény által szabályozott, ill. belső működési előírásoknak A követendő irány legfelsőbb szintű kinyilvánítása, amely megfogalmazza a szervezet törekvéseit, céljait és szükségleteit, valamint a célok elérését biztosító erőforrásokat és kötelezettségeket. Magába foglalja mindazokat

a módszereket és technikákat, amelyek az információ automatikus eszközökkel történő kezelésében és visszakeresésében használatosak, beleértve a számítógépes, távközlési és irodai rendszereket. A szervezet szükségleteit támogató rendszerek, függetlenül attól, hogy információtechnológiára épülnek vagy sem. Mindazok az információtechnológiai alapszolgáltatások, amelyek lehetővé teszik az információs rendszerek működését. Az információs rendszerek, a hozzátartozó infrastruktúra és az információtechnológia együttes megnevezése. Az információs rendszerek és az azt működtető infrastruktúra olyan, középtávra szóló tervezése, amely maximálisan segíti a vezetést a szervezeti törekvések és célok megvalósításában. 1 Bevezetés Az IT diadalmenete az üzleti világban is széles körben felismert és elemzett jelenség. Hatása a szervezetekre teljesítményükre, stratégiájukra, struktúrájukra, stb. mindig

aktuális téma, e folyamatosan változó jelenségről szóló eszmecserék szüntelen viták harcmezejére vezetnek. Az információtechnológia (IT) széleskörű használata számos virtuális ok mellett két cél elérése érdekében történhet: a vállalat hatékonyságának növelése és/vagy stratégiai képességeinek kiterjesztése, fejlesztése érdekében. A vállalat stratégiájának és szervezeti jellemzőinek összehangolása (stratégiai összerendelés) az IT lehetőségeivel és eszközeivel az információmenedzsment alapproblémája. 2 2 A stratégiatervezés a felső vezetés ügye Az információs rendszerek magukban hordozzák annak a lehetőségét, hogy megváltoztassák azt, ahogy egy szervezet működik. Új lehetőségeket nyitnak, leegyszerűsíthetik az eljárásokat, növelhetik a vezetés hatékonyságát. Hatással vannak a munka- és vezetési gyakorlatra, munkakörökre, beosztásokra, szervezetre, szakértelemre és létszámra. Az

információs rendszereknek lényegileg kell támogatniuk a szervezet törekvéseit és céljait. IT alkalmazásával lehetővé vált üzleti újraszervezés szintén gyakran tárgyalt téma. Az információtechnológia lehetőségei révén a szervezetek növekvő mértékben képesek megváltoztatni tevékenységeik természetét, módosítani kapcsolatrendszereiket és kiterjeszteni képességeiket. Széles körben elfogadott nézet, hogy az IT révén lehetségessé válnak a kommunikáció és együttműködés új formái, mind a szervezetek között, mind a szervezeten belül. A gazdálkodó szervezetek mindig ki lesznek téve nyomásnak az irányban, hogy javítsák a hatékonyságukat és csökkentsék a költségeiket. Az információs rendszerekbe történő befektetés mértéke és hatása megköveteli, hogy a felső vezetés személyesen is részt vegyen benne, és elkötelezett legyen iránta. Emellett szól az is, hogy az információs rendszerek tervszerű és

koncentrált alkalmazásán keresztül elérhető befektetési megtérülés igen nagy mérvű lehet. Röviden, az információs rendszereket tervezni is és irányítani is felülről lefelé kell. 1 Az informatika sajátosságai Az információtechnológia fejlődésével a szervezetek egyre nagyobb mennyiségű információt gyűjtenek össze, tárolnak, hoznak létre, kezelnek és adnak tovább. Egyre jobban függenek az információtól, és azoktól a rendszerektől, amelyek szolgáltatják azt. A függőség sebezhetőséget von maga után. Az információ elvesztése vagy zavarok jelentkezése az információs szolgáltatásokhoz való hozzáférésben messzemenő hatással lehetnek egy szervezet működőképességére. Az információ nem olyan erőforrás, amit könnyen lehetne helyettesíteni. Tervezést, védelmet és irányítást igényel tehát Az IT hathatós eszköz információs rendszerek támogatására, ezért egyik fontos komponense az informatikai

stratégiatervezésnek. A technológiaváltás üteme és bonyolultsága komoly kihívásokat jelent az IT tervezésében és irányításában. Mindazonáltal annak mindig alá kell rendelődnie a szervezetnek és információszükségletének. A stratégiáknak át kell fogniuk az információ-felhasználást annak legtágabb értelmében: a hagyományos iratközpontú rendszereket, a nyilvántartókat, a könyvtárakat ugyanúgy, mint az IT-alapú rendszereket. 1 Saját vélemény, tapasztalat Az információtechnológia hatását kétféle megközelítésből vizsgálhatjuk: 1. cégen belüli, vezetést, szervezést, ellenőrzést befolyásoló tényezők, 2. tevékenységet befolyásoló hatás 1. 3 A tervezés, döntéshozatal mind múltban történt és a jövőben várható eseményekre alapulnak. Különböző alternatívák állnak a rendelkezésünkre, s törekednünk kell, hogy ezek közül a legjobbat válasszuk ki. Ilyenkor a két legfontosabb tényező a

rendelkezésre álló információk mennyisége és az idő. A számítástechnika fejlődése egyre nagyobb lehetőségeket kínál e területen. A cégen belüli számítógépes hálózat lehetővé teszi a rendszeres, általános ellenőrzést, ezzel párhuzamosan pedig a tervezést, stratégia-kidolgozást. Az egyre tökéletesedő programok, az automatizálás időt takarítanak meg, segítséget nyújtanak az információk megfelelő időben, megfelelő helyre való jutásában. Példa: a cégnek adódik egy nagyon kedvezőnek látszó befektetési lehetősége. A vezetőség tanácskozik, alapul veszi a cég mérlegét, a terveket, külső tényezőket (a piac várható alakulása, stb.) Ha nem áll rendelkezésre megfelelő mennyiségű és minőségű információ, előfordulhat, hogy rossz döntést hoz a cég. Amennyiben pedig nem tud idejében választ adni, lemaradhat esetleg jó üzletekről. A tervezés további könnyítését jelenti a fejlett

információtechnológia, amennyiben egy szervezet akár nemzeten belül, akár nemzetközileg területileg kiterjedt. Az Internet, telefon, fax, stb. segítségével a legfőbb döntéshozó szervhez az információk hatalmas sebességgel áramlanak. Sőt, az Internet lehetőséget kínál arra, hogy a szervezet egymástól távol eső részegységei egymás számítógépes hálózatához hozzáférve adatokat böngésszen, cseréljen, hozzon létre, tüntessen el, stb. Természetesen itt újabb két problémakörrel állunk szemben: a. Mennyire biztonságos ez a módszer? b. Kinek lehet jogosultsága bizonyos műveletek végrehajtására? a. Természetesen a számítástechnikával és főleg az Internettel kapcsolatban soha nem beszélhetünk tökéletes biztonságról. Ennek oka, hogy sajnos, a számítógépes bűnözők (hacker) együtt fejlődnek az illetéktelen behatolóktól, felhasználóktól, számítógépes vírusoktól, stb. védő szoftverekkel, hardverekkel Ennek

tudatában minden titkos adattal rendelkező cégnek, intézménynek a lehetőségeihez mért legjobb, legkorszerűbb biztonsági eszközöket, technikákat kell alkalmaznia. Itt kell megemlítenem, hogy az információtechnológia fejlődésével új munkakörök, részlegek jöttek létre, melyek a fent említett problémákkal hivatottak foglalkozni, míg egyes cégek főleg kisebb méretűek külső segítséget vesznek igénybe. b. A jogosultságok meghatározása a vezetőség feladata. Olykor nagyon nehéz optimálisan meghatározni főleg közepes és kis cégeknél , ki és milyen szintű jogosultságokat kapjon a vállalati számítógép-hálózaton belül. Fontos, hogy mindenki csupán a saját munkakörének és pozíciójának megfelelő döntéseket hozhasson, ugyanakkor a túlzott megszorítás nagy problémákhoz (időveszteség, az információkhoz jutás korlátozottsága, stb.) vezethet Nagyon jól megfigyelhető a szervezeten belüli hierarchia különböző

rétegei, valamint a jogosultságok mennyisége és minősége (hozzáférési/olvasási jog, írásjog) közötti párhuzam. 4 Az IT fejlődésének eredményeképpen sok helyen megváltozott a hagyományos piramis alakú szerkezet. Ez az információáramlás új útjainak, a közvetlen végrehajtó-felsővezetői információcsere megjelenésének köszönhető, ezzel a középvezetői réteg feleslegessé vált, elvékonyodott (homokóra szerkezet). 3 2. Az ügyfelekkel való kapcsolattartás, ügyintézés során hatalmas segítséget nyújt a fejlődő információtechnológia. A következőkben egy lízinggel foglalkozó céget mutatok be példaként. A lízingelni vágyó cégnek (lízingbevevő) szüksége van egy gépre, járműre, stb. (lízingtárgy). Keres egy kereskedőt (szállító), aki rendelkezik az áhított tárggyal, mely megfelelő paraméterekkel (életkor, minőség, ár, stb.) rendelkezik Ekkor kapcsolatba lép a lízingcéggel. Itt már tapasztalhattuk

az IT színrelépését. Hiszen reklámok, Internet, telefon, fax, stb. nélkül kedves lízingbevevőnk hogyan tudná a számára legmegfelelőbb eszközt, kereskedőt, lízingcéget megtalálni? Ajánlatot kér és kap a lízingcégtől a feltételeket illetően, bekérik cége minősítéséhez a szükséges iratokat. A gyors ügyintézés érdekében mindezt szintén először telefonon, faxon, e-mailben érdemes elküldeni. (Természetesen ezek nem helyettesíthetik az eredeti dokumentumokat amit postán illetve személyesen kell továbbítani de azok megérkezéséig remekül hasznosíthatóak.) A lízingbevevő elfogadja az ajánlatot, a lízingcég hitelminősítői elemzik cégét, a szállítót, a lízingtárgyat (számítógép, Internet, telefon, fax, e-mail). Amennyiben a lízingcég rendelkezik külföldi vagy hazai anyavállalattal, az engedélyezési folyamatba az ő beleegyezésük is szükséges lehet. Ha minden megfelelő, aláírható a szerződés,

utalható/fizethető a vételár (akár online utalással), majd megtörténhet az adás-vétel. Ettől kezdve lízingbevevőnk boldogan használhatja a lízingtárgyat és fizetni köteles a szerződésben megállapított lízingdíjakat. Ez csak egy egyszerűsített vázlata az ügymenetnek (természetesen a valóságban még sok-sok egyéb feladat fűződik egy ilyen ügylethez), de pontosan szemlélteti, mennyire fontos napjainkban az információtechnológia. Hiszen képzeljük el, mennyi időre lenne szükség a manapság szokásos kb. egy hét helyett, ha mindent postai úton intéznénk! Néhány érdekesség Elektronikus kereskedelem Elektronikus kereskedelem és szervezeti változások Az elektronikus kereskedelemnek szerepe van abban, hogy fontos vizsgálati területeket kínál. Érdekes például megvizsgálni, hogy származik-e a kicsi, de innovatív vállalkozásoknak speciális előnye az elektronikus kereskedelemből az új vagy létező piacokra történő

belépéshez. Másik érdekes kérdés lehet, hogy az innovációs folyamat milyen hatással van a termelékenységre és növekedésre, közvetlenül és közvetetten. És vajon az új üzleti folyamatok és munkaszervezetek kombinációja mekkora teljesítőképességgel bír? Kapnak-e a kicsi, de innovatív cégek piacra lépési lehetőséget az elektronikus kereskedelemtől? 5 Alapvetően két típus létezik: induló vállalkozások, melyek e környezetben szeretnének működni és létező vállalatok, melyek e területen is szerencsét próbálnak. Az induló vállalkozások gazdasági jelentősége alacsony de gyorsan növekvő. Az újonnan alapított cégek könnyen magukévá teszik az elektronikus megoldásokat. Az Internet a kis játékosoknak is ugyanazon előnyöket nyújtja, mint nagyobb, diverzifikálódott társaiknak az elektronikus kereskedelem ügyfeleinek sokasodását tekintve. Ezzel szemben a kisebbek nehezebben tudják ellenőrizni a ki- és belépéseket

a piacra, és nehezen tartanak lépést nagyobb társaikkal. Így általában magasabb opportunity cost-tal működnek. Az elektronikus kereskedelem innovációs folyamatban és technológiai behatolásban játszott szerepe Az elektronikus kereskedelemben megjelenő cégek gyakran ruháznak be kutatás-fejlesztésbe a kommunikáció- és információtechnológia terén. Információtechnológiák adaptálásával az innovációs mechanizmus megváltozik. K+F áttörések nem egy nagy, hanem sok apró innováció eredményei. A jövőben a K+F a fogyasztói igények megértése, önszervező struktúrák, ellátási láncok, piacok, szervezetek és ezek magatartása felé irányul majd. A gazdasági növekedési folyamatok szívükön viselik az innovációkat és a technológiák terjedését. A hálózatok innovációban játszott szerepe az, hogy csatornát képez, melyen az elektronikus kereskedelem serkenti a sikeres innovációkat. Ami egyedülálló e technológiákban, hogy

„rendszer-szerte” hatékonyságnövekedést érnek el. Ilyen rendszerszintű fejlesztések segítése a technológia és az innovációs politika átgondolását követeli, mint pl. technológiaterjesztő programok, manufacturing Az elektronikus kereskedelem technológiai transzfer forrása is lehet fogyasztó-szállító kapcsolatokon keresztül. Vevők és szállítók közötti közvetlen linkek kiépítése értékes technológia/innováció csatornát alkothat. High-performance work practice és a teljesítményre való hatása Nyilvánvaló, hogy az új szervezeti felépítést magukévá tevő cégek erősebb és produktívabb kapcsolatokat tudnak fenntartani ügyfeleikkel, szállítóikkal, inputjaikkal és szolgáltatásaikkal. Ezen túl az áramvonalas üzleti folyamatok, lapos szervezeti struktúra, folyamatos képzés és gyakorlat szerzésének kombinációja kedvező környezetet teremt az innováció és a tökéletesítés alatt álló teljesítmény számára. Az

e tulajdonságokkal rendelkező cégek stratégiáját nevezzük „high-performance work practice”-nek Az ilyen vállalkozások jellemzői közül néhány: • több horizontális cégközi kapcsolat alvállalkozókkal • az új munkaszervezés elengedhetetlen kiegészítője a hatékony technológiafelhasználásnak • laposabb struktúra • jobban képzett, felelősséggel felruházott munkaerők jobb felhasználása • több „multi-skilling”, rotáció és autonóm munkacsoport Nemrégiben végzett kutatások szerint a „high-performance workplaces” a következőkkel kapcsolhatók össze: • magasabb személyzeti termelékenység • jobb bérarányos teljesítmény és kielégítő egységköltség-teljesítmény • magasabb eladások a növekvő piacrészesedésnek köszönhetően • vevők elégedettsége a jó minőségnek köszönhetően és javuló vevőkapcsolatok • pozitív alkalmazotti teljesítmény és alacsonyabb fluktuáció (a jobb

munkakörülményeknek és magasabb fizetéseknek köszönhetően) 6 A virtuális szervezetekről A jövőben várható változások, az elektronikus kereskedés fejlődésének tendenciái 1. Általános trendek Az elektronikus kereskedelem jövője szempontjából a legfontosabb kérdés, hogy valóban ki fogja-e használni a társadalom a benne rejlő lehetőségeket a közeljövőben, vagy inkább középtávon, vagy esetleg csak inkább hosszú távon várható a megugrása. Nagyon valószínűnek látszik, hogy az elektronikus kereskedés mind a keresleti, mind a kínálati oldalról stimulációt fog kapni. Rengeteg tényező gyakorolhat erős befolyást erre a folyamatra: az általános gazdasági feltételrendszer, az európai monetáris unió helyzete, különféle váratlan technikai újítások katalizáló hatása, és ami a legfontosabb, lassan kezd felnőni egy olyan generáció, amely már gyermekkora óta kapcsolatban van a számítógéppel

(„Nintendo-generáció”), és számukra nem jelent majd akkora problémát az új kereskedelmi rendszerhez való alkalmazkodás. A vállalatok közötti szegmens fog szignifikáns növekedést mutatni, és a közvetlen eladó-fogyasztó közötti szegmensben továbbra is szektor-specifikus marad a terjedése. Valószínűleg olyan ágazatokat fog érinteni a folyamat leginkább, amelyekben a szolgáltatások elektronikus úton könnyen eljuttathatók a fogyasztókhoz, olyan területeket, mint pl. a repülőgépjegy-rendelés, ami szintén viszonylag könnyen automatizálható, illetve olyan termékeket, amelyeknek a terjedelmükhöz képest viszonylag magas az áruk. A magas árfekvésű, nagy terjedelmű, presztízs jószágok elektronikus kereskedelme valószínűleg nem nő majd olyan nagymértékben, de bizonyos különleges kereskedési módszerek alkalmazásával, illetve tranzakciós garanciák kialakításával ez a terület is jelentőssé válhat. Amikor az elektronikus

kereskedelem növekedési potenciáljáról beszélünk, fontos, hogy észrevegyük azt a tényt, hogy rengeteg vállalkozás a hatására csődbe fog menni, vagy egy ideig negatív-növekedést (csökkenést) fog tapasztalni. Ez a folyamat nagyban kötődik ahhoz, hogy például bizonyos termékek, szolgáltatások közvetítési, átadási módja meg fog változni. Például olyan területek, amik az információ átadására épülnek: tanítás, orvosi tanácsadás, sok kormányzati szolgáltatás. Az ezekben a területekben rejlő potenciális lehetőségek kihasználásához természetesen megfelelő regulációs háttérre és segítségre van szükség. A másik tényező, amire feltétlen gondolnunk kell, az, hogy rengeteg termék jövője, fennmaradása kérdésessé válik. 2. Globális trendek és az informatikai ipar Terület-specifikus változások Telefon, fax, videó-konferencia és az Internet A kommunikációs szektorban az Internet új technológiai alapot

szolgáltat, aminek a jövőben jelentős hatása lehet. Eleinte valószínűleg az olyan kommunikációs szolgáltatások kereskedelmébe fog aktívan bekapcsolódni, amelyek valamennyire függetlenek az időtől (pl. fax) Később terjedhet ki olyan területekre is, ahol egyelőre a nem megfelelő hálózati feltételek miatt nem alkalmazzák, mivel a minőség rovására mehet, ami pl. egy telefon-konferencia lebonyolításánál ésszerű megfontolás lehet az olcsósággal szemben. Szórakoztatás 7 Új termékek jelennek meg ezen a területen, amik a multimédia rendszer lehetőségeit használják ki, ill. más szabadidős-tevékenységek élvezetéhez nyújtanak kényelmesebb szolgáltatásokat. Valószínűleg az Internet nem fogja a TV-k vagy a rádiók szerepét átvenni, de bizonyos demográfiai csoportok időbeosztásában mind nagyobb szerepe lesz. Úgy tűnik, hogy a TV és az Internet már előre nagy haszonnal kecsegtető összekapcsolódásba kezd, és új

termékek, szolgáltatások születnek. Egyelőre azonban itt is meg kell oldani bizonyos regulációs problémákat, ill. a távbeszélő hálózat kiterjedtségével és adatátviteli-képességével kapcsolatos nehézségeket kell leküzdeni. Oktatás Nőhet a kereslet az elektronikus átképzésekre és a magas képzettséget biztosító programok Interneten való szolgáltatására. Komplex felsőoktatási-programok bonyolódhatnak le rajta keresztül, ami növelheti a felsőoktatási intézmények profitabilitását. Egyes nagy presztízsű intézmények képzéséhez többen hozzájuthatnak, ami egy információs társadalomban igen fontos lehet. Egészségügyi szolgáltatások Egyik oldalról javulhat a betegek információval való ellátottsága az orvosokkal és az intézményekkel kapcsolatban, javulhat a betegnyilvántartás pontossága és elérhetősége is. A képzésben is jelentős változást hozhat például a virtuális valóság adta lehetőségek

felhasználása. Fontos szerepe lehet a későbbiekben a diagnózisok felállításában is Más szakmai jellegű szolgáltatások Ennél a területnél csak a már ma is fontos pénzügyi tanácsadás területének potenciális növekedési lehetőségeire hívnám fel a figyelmet. Kiadói tevékenység Nagyon sok magazin, újság fog online módon megérkezni a vásárlóhoz, előfizetőhöz. A könyvek Interneten keresztül történő kereskedelme is kezd egyre inkább elterjedni. Természetesen ezekhez a változásokhoz a kiadóknak is alkalmazkodniuk kell stratégiájukban. Levél-kézbesítés Az ezen a területen várható változások is érthetőek. Minél többen kapcsolódnak be az Internetbe, annál inkább átalakulhatnak a hagyományos postai szolgáltatások. Az információ gyorsabban juthat el a címzetthez, és szignifikánsan csökkennek a tranzakciós költségek is. Természetesen erre a kihívásra a postáknak is válaszolniuk kell majd szolgáltatási profiljuk

olyan jellegű kibővítésével, ami megfelel az új fogyasztói igényeknek. Összefoglalás Tehát, ha az előzőekben leírtakat röviden össze kívánjuk foglalni, akkor azt mondhatjuk, hogy öt témakör köré csoportosulnak. Ezek fontosak az elektronikus kereskedelem tágan értelmezett gazdasági és társadalmi kihatásainak megértéséhez. Az elektronikus kereskedelem megváltoztatja a tranzakció helyét A tradicionális közvetítői funkciók át fognak alakulni, új termékek és piacok vannak megszületőben, új és sokkal közelebbi kapcsolatok lesznek eladó és fogyasztó között; az információ áramlásának és az emberi kapcsolatoknak új dimenziói születnek a munkahelyen is, ami nagyobb rugalmasságot és alkalmazkodóképességet kíván meg a dolgozók részéről. 8 Az elektronikus kereskedelemnek katalizátor szerepe van Segíteni fog olyan változások további kiterjedésében, mint a globalizáció. A magasan képzett munkaerő iránt is

növelni fogja a keresletet, illetve megnöveli az individualizált marketing szerepét. Az elektronikus kereskedelem nagymértékben növelni fogja a társadalmon belüli interaktivitást Többen tudnak majd hozzáférni a viszonylag olcsóbb és egyszerűbben kezelhető számítógépekhez a különféle innovációk segítségével (pl. átalakított TV berendezések) Az elektronikus kereskedelem növeli a tágan értelmezett nyitottságot Csökkeni fog a földrajzi és gazdasági határok szerepe, nőni fog az átláthatóság a fogyasztók számára az üzleti élet azon területein, amivel számukra fontos kapcsolatba kerülnek, ugyanakkor negatív hatásként az eddiginél is nagyobb információdömping fogja őket elárasztani magánéletükben. Az elektronikus kereskedelem megváltoztatja az idő relatív fontosságát Csökkenti az idő relatív szerepét, hiszen felgyorsítja a termékciklusokat, az életgörbéket, és lehetővé teszi a 24 órán keresztüli

tranzakció-lebonyolítást azzal, hogy a cégek szorosabb kapcsolatba kerülhetnek, és koordinálhatják tevékenységüket. * Források: 1 Dr. Kiss József: Az informatikai stratégia kialakításának és megvalósításának irányelvei 2 Szabó Zoltán: Szabó Zoltán tézisgyűjteménye 3 BGF KVIFK – Auer Péterné: A menedzsment alapjai 9