Economic subjects | Controlling » Ellenőrzés, Elemzés, Kontrolling

ELLENŐRZÉS, ELEMZÉS, KONTROLLING Az ellenőrzés alapjai I. Ellenőrzési alapfogalmak Ellenőrzés: Általában valamely cél vagy feladat lehető leghatékonyabb megvalósítása érdekében végzett ténymegállapító, összehasonlító, értékelő, javaslattevő tevékenység. Az ellenőrzés logikai tartalma: - tényhelyzet megállapítása - tényhelyzet viszonyítása a követelményekhez - az összehasonlítás eredményének értékelése - javaslatok, utasítások megfogalmazása - intézkedés a hiba kijavítására Az ellenőrzés célja: Az általa képviselt érdekek határozzák meg, amelyek alapvetően hatósági és tulajdonosi érdekek. Hatósági érdekek esetén az ellenőrzés olyan tevékenységre, magatartásra terjed ki, amelyeket a jogszabályok (pl. törvények, rendeletek) szabályoznak Tulajdonosi érdekek esetén a gazdálkodó szervezet ill. tevékenységének egészére terjed ki Az ellenőrzés tárgya: Mindig valamilyen emberi tevékenység,

cselekedet vagy magatartás össztevékenységének értékelése. Az ellenőrzés módszere: Mindig az adott ellenőrzés célja és tárgya határozza meg. Így igen sokféle és változatos lehet. Az ellenőrzés rendszere: Az ellenőrzések megszervezésének és végrehajtásának biztosítását értjük alatta, ahol a rendszer alkotó elemei összehangolt egészként fogják át az ellenőrzés tárgyát. Mo. ellenőrzési rendszere a következő: - államhatalmi ellenőrzés - államigazgatási ellenőrzés - tulajdonosi ellenőrzés - pénzintézeti ellenőrzés - belső ellenőrzés - függetlenített könyvvizsgálói ellenőrzés II. Az ellenőrzés általános jellemzői: Törvényesség: Azt vizsgálja, hogy az állami, gazdasági és egyéb szervezetek, valamint az állampolgárok megtartják-e a jogszabályokat. Vonatkozik az ellenőrzést végzőkre is, mivel munkájuk során kötelesek ellenőrizni a törvényességet. Tervszerűség: Az adott időszakban

ellenőrizendő feladatokat az ellenőrzésre kerülő szervezeteket és az egyes ellenőrzések időpontjait előre meghatározzák és az ellenőrzéseket ennek megfelelően folytatják. Teljesség: Minden érdeknek vagy ellenőrző szervezetnek ellenőrzése során képes ellátni a hatósági vagy tulajdonosi érdekek képviseletét. Rendszeresség: Abban jut kifejezésre, hogy az ellenőrzéseket általában meghatározott időszakonként, meghatározott rendben és tervek alapján készítik. -1- Folyamatosság: Azt jelenti, hogy az ellenőrzési időszakok kihagyás nélkül követik egymást, tehát egyetlen időszak sem maradhat ki az ellenőrzésből. Hatékonyság: Az ellenőrzésnek segítő jellegűnek kell lennie, a hibák, a szabálytalanságok és a felelősség feltárásában. Objektivitás: (megalapozottság) Ez az elv magában foglalja azt az ellenőrzéssel szemben elvárható általános követelményt, hogy a megállapítások megdönthetetlenek, reálisak

legyenek, vagyis valóságszerű, vitathatatlanul bizonyítható. Ezt legtöbbször különböző okmányok segítségével lehet megoldani: - eredeti irat - hitelesített másolat - hitelesített kivonat - összesítő kimutatás (tanúsítvány) - közös jegyzőkönyv - fénykép - nyilatkozat - szakértői vélemény Racionalitás: Olyan összehangolását jelenti az ellenőrző tevékenységeknek, amelyek révén az indokolatlan átfedések, párhuzamosságok megszüntethetők és az ellenőrzött szervnél a legkisebb igénybevétellel járó ellenőrzés valósítható meg. III. Az ellenőrzések csoportosítási lehetőségei: 1. A követelmények rendszere A tevékenység szabályszerűségére irányuló hatékonyságára irányuló gazdasági ellenőrzés. hatósági vagy a tevékenység 2. Kinek a megbízásából ill kinek a részére végzik az ellenőrzést Ez alapján beszélhetünk belső ellenőrzésről (az ellenőrzést a vizsgált szerv megbízásából

végzik) vagy külső ellenőrzésről (külső intézet adja a megbízást pl. APEH, VPOP) 3. A vizsgált szakmai tartalom szerint - gazdasági (azt vizsgálják, hogy a gazdálkodó szervezet racionálisan, célszerűen, takarékosan, eredményesen gazdálkodik-e) - szakmai (az előírt követelményeknek működés során eleget tesznek-e) 4. Az ellenőrzés nagyságrendje, terjedelme szerint Átfogó: Egy szervezeti egység vagy tevékenységére irányul, amikor minden egyes területet, tevékenységet elemeznek, értékelnek. Téma: Több szervezetnél vagy egységnél azonos tartalmú ellenőrzés. Cél: Valamely körülhatárolt eseti kérdés, részfeladat tisztázására irányuló ellenőrzés. Pl pénztár ell., előre bejelentett ügy kivizsg 5. Az ellenőrzés időpontja szerint Előzetes: Megelőzi az esemény bekövetkezését, a rendelkezésre kiadását. Célja, hogy felmérje a végrehajtás várható hatását vagy eredményét. Egyidejű: Ha a gazdasági, műszaki

cselekménnyel párhuzamosan hajtják végre. Célja, hogy feltárja a végrehajtásban tapasztalható akadályokat, eltéréseket. Pl jegyellenőrzés Utólagos: A gazdasági, műszaki cselekmény ill. tevékenység bekövetkezése után végzik. Pl lezárt évek adóellenőrzése 6. Az ellenőrzés gyakorisága szerint -2- Folyamatos: Az ellenőrzés folyamatosan, megszakítás nélkül követi az ellenőrzött tevékenységet, folyamatokat. Pl bérszámfejtés, kapu ellenőrzés Ismétlődő: Rendszeresen visszatérő ellenőrzés. Pl adóhatósági, költségvetési szervek ell. Esetenkénti: Szükségszerűen meghatározott ügyekben. Pl selejtezés 7. Az ellenőrzés részletessége, a vizsgálat köre szerint: Teljes körű (tételes): A feladattal kapcsolatos minden esemény, tárgy, művelet vizsgálandó. Próbaszerű: Néhány kiválasztott okmány alapján végzünk általánosítást. Mintavételes: Valamilyen elv alapján mintát veszünk, azokat tételesen

megvizsgáljuk és ebből vonunk le következtetést. IV. Az ellenőrzések szakmai szabályozása Előzetesen lefektetett szabályozás szükséges, mely vonatkozik a s zervezeti keretekre, valamint a működésre, tevékenységre. A szabályozó elemek csoportjai: Külső szabályozók: - közösségi elvárások, ajánlások pl. Európai Uniós elvárások a könyvvizsgálat minőség ell. - jogszabályok, állami irányítás egyéb jogi eszközei (államháztartási törvény) - nemzetközi és nemzeti ellenőrzési szabályok, valamint egyéb útmutató irányelvek (pl. etikai kódex) Belső szabályozó elemek: - stratégia kidolgozása - ellenőrzési kézikönyv pl. vállalkozásoknál az ellenőrzési osztály kézikönyve - ellenőrzési elvek megvalósítása - vállalkozási szintű önálló etikai kódex Az ellenőrzés általános módszertana 1. Az ellenőrzések megszervezésének általános kérdései A megszervezés előfeltétele a részletes szabályozás.

Legalább: - a Szervezeti Működési Szabályzat (SzMSz) - ellenőrzési szabályzat - ellenőrzési kézikönyv Az szabályozás fontos része a tervezési rendszer. A tervezési rendszer több szintű: - stratégiai ill. - éves ellenőrzési tervet egyaránt tartalmaznia kell. Az egyes tervek jellemezhetők időhorizontjuk (rövid, közép, hosszú) valamint tartalmuk alapján. 2. Az éves ellenőrzési terv Szerepe: Az ellenőrzést végző szervek éves (féléves) feladatait meghatározó előirányzat. Itt a jóváhagyó meghatározza azokat a feladatokat, amelyek ellenőrzése az adott évben az irányító munka, a szakmai és gazdasági feladatok hatékonysága szempontjából a legfontosabbak. Az ellenőrzési terv két fő részből áll: -3- • Első részében az ellenőrzési feladatokat tervezik meg a következők szerint: - Rögzítik az ellenőrzésre kijelölt szervezet, egység pontos megnevezését - Az ellenőrzés alá vont időszakot - Az ell. kezdő

időpontját és végpontját - Az egyes gazdálkodó szervezeteknél, egységeknél az időszakos ell. keretében vagy azokon kívül végzendő cél és téma vizsgálatokat - A szükséges utóvizsgálatokat - A szakmai továbbképzés és az egyéb revizori tevékenységek időigényét - Tartalékidőt (amely az előre nem látható, váratlanul felmerült, de indokolt ellenőrzési feladatok munkaidő fedezetét biztosítja) A tervezés során fontos követelmény, hogy az ellenőrzési terv reális legyen. Így figyelembe kell venni az ellenőrzéshez rendelkezésre álló revizori kapacitást, valamint a vizsgálatra kijelölendő egységek, témák számát ill. a jogszabályi rendelkezések alapján a vizsgálati kötelezettség gyakoriságát. • Második része a munkaidő mérleg: Összeállításának célja az, hogy már a tervezés időszakában egyensúlyt teremtsenek a tervezett ellenőrzési feladatok munkaidő-szükséglete és a t ervezett revizori kapacitásból

adódó munkaidő-fedezet között. A munkaidő-fedezet nem más, mint az ell.-t végrehajtók (revizorok) teljesítendő munkanapjainak (részletesebb terv összeállítása esetén teljesítendő árak) száma, amelyet az alábbi módon lehet meghatározni: időszak naptári napjainak száma - munkaszüneti napok (állami fizetett ünnepnapok) - heti pihenőnapok (szombat, vasárnap) törvényes munkanapok száma - egész napos távollétek (fizetett szabadság, betegség napjai) = teljesítendő munkanapok száma A teljesítendő napok száma az állományban lévő ellenőröknek a munkatervi feladatok teljesítéséhez rendelkezésre álló revizori munkanapok száma. Ez kiegészülhet a bevont belső szakemberek, valamint külső szakértők helyszíni vizsgálatokra fordított munkanapjaival. A terv összeállítása végén az ell.-ekhez rendelkezésre álló összes napoknak meg kell egyezniük az ell.-i tervben megadott feladatok együttes munkaidő szükségletével, vagyis:

a terv első részében szereplő napok számának meg kell egyeznie a terv második részével, vagyis a munkaidőmérleggel. 3. Az időszakos helyszíni ellenőrzés munkaszakaszai Az ell.-ek változatos formában valósulhatnak meg Leggyakrabban: - adatszolgáltatás útján - beszámoltatás formájában - helyszíni ell. útján 4. Az ell munkaszakaszai A. A vizsgálat előkészítése Célja: Meghatározzák a vizsgálat elé tűzendő célokat és e célok eléréséhez szükséges ellenőrzési, valamint vizsgálati-szervezési feladatokat, kijelöli konkrétan az ellenőrizendő szervezeteket, egységeket, pontosan meghatározzák az ell. időbeosztását, a résztvevőket és az ellenőrzők közötti munkamegosztást. -4- Lépései: (logikai sorrendben) • Az információk gyűjtése, vizsgálata, rendszerezése • Az ell. céljainak kijelölése • A konkrét feladatok meghatározása • Az ellenőrizendő egységek, területek, témák kijelölése • Az

ellenőrizendő időszak meghatározása • Kockázat felmérése, becslése • Az ell. eljárások, módszerek és alkalmazandó eszközök meghatározása • Az ell. időbeosztása • Az ell.-ben résztvevő személyek kijelölése, a megbízottak részére megbízólevél kiállítása, mely az alábbiakat tartalmazza:  A megbízólevél sorszáma  Az ell. (kiküldő) szervezet megnevezése, jelölése  Az ell.-re kijelölt szervezet, egység megnevezése  Az ellenőrök neve, beosztása  Az ell. célja  A megbízatás érvényességének időtartamát  A kiállítás keltét  Az ell.-t elrendelő aláírását, a szerv bélyegzőjét • Az átfogó tervezési dokumentum, vagyis az ellenőrzési (vizsgálati) program összeállítása: Lényege: A vizsgálat végrehajtásához az ell.-t végzők részére belső utasításként kiadott vezérfonal. Felépítése, tartalma: Hármas tagoltság jellemzi: a) Bevezető (általános) rész, melynek tartalma: -

az ell. témája, tárgya - az ell. elrendelő szerv megnevezése - az ellenőrizendő szervezet megnevezése - az ell.-t végzők megnevezése, beosztása - az ellenőrizendő időszak megjelölése - az ell. ideje - a megbízólevél sorszáma - a vizsgálat célja b) Részletes vizsgálati feladatok, konkrét ell.-i szempontok meghatározása c) Vizsgálat szervezési feladatok: - eljárások, módszerek - helyszíni vizsgálatok - ellenőrzési időszak időbeli ütemezése - vizsgálatra kijelölt személyek és azok munkamegosztása - csatolható dokumentumok - egyéb teendők pl. ell-i program kiállításának kelte és a jóváhagyó aláírása, pecsétje Program fegyelem: A program minden pontját meg kell vizsgálni és azokra a vizsgálat eredményétől függően (akár negatív, akár pozitív a megállapítás) választ kell adni. Továbbá azt is jelenti, hogy a programban meghatározott fő kérdésektől eltérni csak a program jóváhagyójának hozzájárulásával

szabad. B. A vizsgálatra való felkészülés Célja: Azoknak a s peciális ismereteknek a m egszerzése, amelyek a v izsgálati feladatok eredményes megoldásához szükségesek. -5- Középpontjában az ellenőrizendő szervezettel, egységgel, témával kapcsolatos ismeretek tanulmányozása áll, valamint a v izsgálandó témákkal és területekkel kapcsolatos sajátos, szakmai és jogi anyagok tanulmányozásár kerül sor. C. A helyszíni ellenőrzés végrehajtása Célja: Az előkészítés és a felkészülés tapasztalataira támaszkodva a helyszínen végrehajtsák a vizsgálati programban kijelölt vizsgálati feladatokat. Lépései:  A vizsg. bejelentése, az ellenőrök bemutatkozó látogatása  A vizsg. helyszínének megismerése  Ütemterv készítése a programban előírt feladatok megvalósítása érdekében, amely a munkamegosztáson túlmenően tartalmazza az elvégzendő részvizsgálatokat, azok időszükségletét, ütemezését és a

részjelentések leadásának határidejét  A vizsgálati programban foglaltak végrehajtása: ekkor az alábbi szempontokat kell figyelembe venni: - Programfegyelem megtartása - Az írásba foglaláshoz szükséges bizonyítékok megszerzése kötelező - A felelősség megállapítása: meg kell jelölni a felelős személyt minden olyan esetben, amikor: o Jogszabálysértő és a dolgozóknak felróható, magatartása folytán jelentős anyagi kár vagy más számottevő gazdasági hátrány keletkezett o Jogszabályi előírást sértett vagy szervezeti és működési szabályzatot megsértette, de kár nincs, viszont a cselekmény vagy mulasztás veszélyessége nagy o Ha az ellenőrzést végző megítélése szerint a megállapított cselekmény vagy mulasztás miatt várhatóan bűnvádi, szabálysértési, fegyelmi ill. kártérítési eljárás lefolytatása szükséges. A felelősség fogalma: Azt fejezi ki, hogy amennyiben valaki feladatkörébe tartozó

kötelezettségét nem teljesíti, fenn áll a felelőségre vonás elvi lehetősége. Az előforduló felelősségfajták a következők: - Büntetőjogi felelősség körébe azok a cselekmények és mulasztások tartoznak, amelyeket a BTK bűntettnek minősít - Munkajogi felelősség akkor áll fenn, ha valaki munkaköri kötelezettségét vétkesen megszegi. Ez lehet szándékos vagy gondatlan kötelezettség szegés A vétkesség minősítése fegyelmi vizsgálaton keresztül a munkáltatói jog gyakorlójának hatásköre. - Kártérítési felelősség: azt fejezi ki, hogy az okozott kárt meg kell téríteni. Olyan dolgokban következhet be mulasztás, hiány, amelyeket a dolgozó állandó őrizetében tart pl. készpénz, szerszám, munka, védőruha, kivéve, ha a hiányt elháríthatatlan külső ok idézte elő.  Az ellenőrzés dokumentálása, bizonyító okiratok elkészítése Az ellenőrzéssel szembeni alapkövetelmény, hogy a megállapításoknak objektíven

kell tükrözniük a valóságot. Az okmányok csak akkor alkalmasak bizonyításra, ha hitelességükhöz nem fér kétség. A hitelességről alaki és formai ellenőrzéssel lehet meggyőződni. Hiteles ált az az okmány, amelynek alaki kellékei megfelelnek a követelményeknek: kiállítója és jóváhagyója, valamint aláírója az ügyletben meghatározott személy, továbbá ha számszerűen helyes, nincsenek rajta szabálytalan javítások. Bizonyítás célját szolgáló okmányok: a) Teljes bizonyító értékű -6- b) - Eredeti irat Hitelesített másolat Kivonat Tanúsítvány Közös jegyzőkönyv Fénykép Szakértői vélemény Nyilatkozat Tanúvallomás Nem teljes biz. Eredeti irat: minden olyan irat, amely egy eljárással készült. Pl levél, számla Csak kivételesen lehet a vizsgálati anyaghoz csatolni, ha az ellenőrzést végző megállapítása szerint a felelős személy ellen várhatóan bűntető eljárást kell indítani, továbbá ha hamis vagy

fiktív okmányról van szó. Másolat: Az eredeti irat teljes szövegű, hitelesített másolata. A másolatot meg kell címezni, azaz fel kell írni azt a szót, hogy „MÁSOLAT”, valamint hitelesítő záradékkal a hitelesítő személy saját kezű aláírásával, valamint bélyegzővel kell ellátni. Hit Zár Lehet pl: „A fenti másolat az eredetivel teljes egészében megegyezik, azt hűen tükrözi.” A záradék után az okmányra rá kell vezetni, hogy hol található az eredeti irat. Kivonat: Az eredeti iratnak a vizsgálat megalapítását érintő, azt alátámasztó részéről készített másolat. Meg kell címezni az okmányt a „KIVONAT” kifejezéssel, hitelesíteni kell a hitelesítő záradékkal, aláírással, keltezéssel és bélyegzővel. Tanúsítvány: (összesítő kimutatás) Több irat ill. nyilvántartás lényeges adatait foglalja össze. Olyankor alkalmazunk, ha a megállapítás bizonyítására egyébként sok másolat, kivonat

készítésére lenne szükség. Előnye, hogy rendszerbe foglalja, áttekinthetővé teszi a benne foglalt adatokat. Kellékei: - Megnevezése: „TANÚSÍTVÁNY” vagy „ÖSSZESÍTŐ KIMUTATÁS” - Miről szól, mit tartalmaz - Hitelesítés az ellenőrzött szerv részéről (tartalmazza, hogy a kimutatásba foglalt adatok milyen iratokból, mely nyilvántartásból származnak ill. igazolja, hogy a tanúsítványban szereplő adatok a felsorolt iratokban foglalt adatokkal megegyeznek - Aláírás, keltezés, bélyegző Közös jegyzőkönyv: A megállapított tényt elsődlegesen rögzítik, ez azt jelenti, hogy az ellenőrzést végző és az ellenőrzött szerv illetékes dolgozója együttesen, személyesen meggyőződött az eseményről, a tényről és erről készít egy okmányt. Kizárólag tényeket közölhet. Összeállításánál az alábbiakra kell ügyelni: - Tartalmazza a megnevezést: „KÖZÖS JEGYZŐKÖNYV” - Fel legyen tüntetve, hogy hol készült és

mikor (év, hónap, nap, szükséges óra, perc) - A résztvevők, jelenlévők teljes nevét és beosztását - A jegyzőkönyv tárgyát - A tényhelyzet leírását, rögzítését - Befejezésként lezárva k.mf (- kelt, mint fent) - Tartalmazza a jelenlévők teljes nevű aláírását. Fénykép: Bonyolult jelenségek, helyzetek szemléletes rögzítésére alkalmazzák és kizárólag szemle alkalmazásával tett megállapítások bizonyítását szolgáltatja. -7- Szakértői vélemény: Akkor kell beszerezni, ha olyan speciális szakkérdésben kell dönteni, amelyhez az ellenőrzést végzők szakismerete, felkészültsége nem elegendő. Nyilatkozat: Az ellenőrzött vagy más szervezet dolgozójának a vizsgálat megállapításáról azzal összefüggő olyan írásbeli kijelentése, amelyben a tényállást egyoldalúan közli vagy igazolja. Fontos kelléke: - Megnevezése: „NYILATKOZAT” - Derüljön ki a nyilatkozó személye - Keltezés, aláírás

Tanúvallomás: Általában szóban történik, amelyeket írásba is foglalhatnak (ekkor fel kell rá tüntetni a tanúvallomás kifejezést és egyértelműen ki kell derülnie, hogy milyen témában, kitől származik, keltezés és aláírás). D. Megállapítások írásba foglalása A vizsgálat befejezése után a megállapításokat, a tapasztalatokat írásban kell rögzíteni. Ennek lehetséges formái: - Jegyzőkönyv (vizsgálati jegyzőkönyv) - Jelentés (vizsgálati jelentés) A vizsgálati jegyzőkönyv: Általában hatósági ellenőrzéseknél készül. Lényegi része a hibákat, mulasztásokat és hiányosságaikat, jogszabályba ütköző eseményeket tartalmazza és nem tér ki a kedvező jelenségekre, pozitív változásokra, a felelősség felvetésére és a felelősök megnevezésére. Felépítése: • Bevezető rész Általános infokat tartalmaz: - A vizsgálatot végző szerv megnevezése, székhelye, részlege - A vizsgált szervezet, részleg

megnevezése - A vizsgálatot végzők és a vizsgálatban közreműködők megnevezése - A vizsgált időszak - A vizsgálat ideje - A vizsgálat módszere - A vizsgált szervre vonatkozó jellemző egyéb infók (adóellenőrzésnél, adószám, bankszámlát vezető hit. Int Megnevezése, könyvvezetés módja, választott eredménykimutatás formája) • Érdemi rész Tartalmazza a konkrét megállapításokat: - Tényhelyzetet - Érintett jogszabályt és annak megsértett részeit - Hiba, mulasztás számszerű következményeit • Jegyzőkönyvi záradék - Jegyzőkönyv készítésének helye, ideje - Kapcsolódó eljárások, jogorvoslat - Jegyzőkönyvi megállapítást tevő ellenőrök megnevezése, aláírása A vizsgálati jelentés: Belső ellenőrzést lezáró irat. Szerkezete hasonló a vizsgálati program felépítéséhez: 1. Bevezetés: ugyanazokat tartalmazza, mint a vizsgálati program 1 része 2. Megállapítások: A pozitív és negatív észrevételeket

írásba kell foglalni A vizsgálati program minden feladatára, kérdésére választ kell adni. -8- 3. Következtetések, javaslatok: Az eredmények és a hiányosságok összefoglaló, rövid értékelésére vonatkozó ajánlások. Tartalmazza: - A vizsgálati jelentés készítésének időpontját, - az ellenőrzést végzők aláírását, - a jelentéshez csatolt, bizonyító erejű dokumentumokat - megismerési záradékokat (azt rögzíti, hogy az ellenőrzött szervezet vezetője a megállapításokat megismerte, valamint a jelentésben szereplő felelősségre vont személyek megismerték a rájuk vonatkozó megállapításokat.) E. Minőség biztosítás Az ellenőrzési tevékenységhez szükséges a hatékony minőségbiztosítási rendszer kialakítása. A minőségbiztosítás létrehozásának és működésének alapvető tényezői: o Az ellenőrzési munka végrehajtása szabályozottságának megteremtése, módszertani útmutatók kialakítása o Az

ellenőrzést végzők megfelelő oktatása, képzése, azaz a megfelelő ellenőrzési szakértelem biztosítása o A kontroll rendszer érvényesítése, azaz a konkrét ellenőrzések folyamatában különböző szintű kontrollpontok és kontrollmechanizmusok alkalmazása A minőségbiztosításhoz tartozó kontrollok megjelenhetnek: o Az ellenőrzés folyamatában az ellenőrök önellenőrzésével és az ellenőrök közötti együttműködéssel o Az ellenőrzés végrehajtásának vizsgálatvezető végez felülvizsgálatában, amelyet elsősorban a o A konkrét ellenőrzéstől független minőségbiztosítási felülvizsgálatként Az ellenőrzés folyamatának kontrollját jelentheti az ellenőr számára készített kérdőívek, feladatlisták alkalmazása, amelyek rögzítik a megszerzendő információk, bizonyítékok körét, a végrehajtandó feladatokat, azok sorrendjét és összefüggéseit és lehetővé teszik a feladatok végrehajtásának, a

bizonyítékok megszerzésének dokumentálását. Az ellenőrzés végrehajtásában fontos kontrollokat adhat az ellenőrök együttműködése, az ellenőrök tapasztalatainak, információinak menet közbeni egyeztetése, kicserélése. Hasznos lehet az elvégzett munka, a m egszerzett bizonyítékok együttes áttekintése, a már elkészített dokumentáció egyeztetése, megvitatása, értékelése. A vezetői kontroll történhet a helyszínen szerzett tapasztalatok révén vagy beszámoltatással. A beszámoltatás célja: o Meggyőződni az ellenőrök feladatvégzésének eredményéről, alaposságáról o A tapasztalatok alapján kijelölni a részletesebben ellenőrizendő feladatokat, területeket o Ütköztetni a megállapításokat o Megállapítani hogy szükséges-e kapcsolódó ellenőrzés, vmint az ellenőrzési program módosítása o Tisztázni, hogy van-e olyan megállapítás, amelyhez jogszabály értelmezésre van szükség Elengedhetetlen a jelentés

(jegyzőkönyv) tervezetének felülvizsgálata, amely jellemzően a vizsgálatvezető feladata. A felülvizsgálatot elősegíti az ellenőrzés összefoglalása -9- Az ellenőrző szervezetek független felülvizsgálatot is szervezhetnek a minőség biztosítása érdekében. Ez az ellenőrzésre szakosodott szervezetek esetén jellemzően külön szervezeti egység létrehozását jelenti, de a független felülvizsgálat úgy is megoldható, hogy azt 1, az ellenőrzésben nem közreműködő, tapasztalt ellenőr végzi el. F. Megállapítások hasznosítása (ell realizálása) Az ellenőrzés megállapításai, következtetései és javaslatai alapján tett intézkedéseket együttesen az ellenőrzés hasznosításának nevezzük. Célja mindazon intézkedések megtétele, amelyek az ellenőrzés alapján szükségesek az ellenőrzött elvárt, szabályszerű működésének, fejlődésének előmozdításához, feladatai megfelelő ellátásához. Az ellenőrzés

hasznosítása már nem az ellenőrző, hanem az ellenőrzött feladata. Az ellenőrző szervezet annak ellenőrzését végzi, végezheti el, hogy a meghozott intézkedéseket hogyan hajtották végre (utóellenőrzés). Az utóvizsgálat nem az eredetileg végzett ellenőrzés megismétlése, hanem az előző vizsgálat megállapításai alapján megtett intézkedésekre és azok végrehajtására irányul. A hasznosítás eszközei történhet: o Az ellenőrzési jelentés megküldésével a szervezet vezetője meghozza a szükségesnek ítélt intézkedéseit o Zárótárgyalás keretében megbeszélik a megállapításokra épülő, a hibák, hiányosságok megszüntetésére teendő intézkedéseket o Intézkedési terv kidolgozásával o Realizáló levéllel, amely már intézkedéseket, utasításokat is tartalmaz o Hatósági ellenőrzések végrehajtását követő határozat formájában - 10 -