Pszichológia | Etika » Amit a protokollról tudni illik

Amit a protokollról tudni illik A protokolláris viselkedés • A nemzetközi kapcsolatokban, diplomáciai érintkezés, külkereskedelem, idegenforgalom, nemzetközi tárgyalások, a magatartási formák nagyobb hangsúlyt kapnak,ezért azokat olyan szabályrendszer írja elő,amelynek betartását szigorúan megkövetelik egymástól. • A protokoll görög eredetű szó. A protosz (enyv) és a kolla szó összetételével keletkezett. Eredeti jelentése: „ könyv elejére ragasztva” arra utal,hogy eleinte tartalmi összefoglaló funkciót betöltő, kiegészítő szerepe volt valamely irat mellett. • A protokoll mai értelmezés szerint a diplomáciai érintkezés formáira vonatkozó szabályok összessége. Bővebben: a hivatalos életben kötelező magatartási szabályok és a rangsorolási szabályok összessége. A protokoll funkciói • Fő funkciója: biztosítani az emberek közötti kapcsolatteremtés és kapcsolattartás lehetőségét a hivatalos események

alkalmával. • A protokoll szabályainak ismerete és betartása biztosíték arra, hogy a tárgyaló felek nem követnek el olyan hibát (sértést), amely akaratuk ellenére károsan befolyásolhatja céljaik elérését,ill. a további kapcsolattartást A protokoll hármas szabálya • Rang, kor, nem és ezek egymáshoz való viszonya. Tehát a férfi a nőt, a fiatalabb az idősebbet,az alacsonyabb rangú a magasabb rangút köteles tisztelni. A felsorolás nem jelent sorrendiséget, mindig az adott szituáció adja a fontossági sorrendet. Ha elbizonytalanodunk, mindig segít a tiszteletadás. Amennyiben hivatali programon, eseményen vagyunk, ott mindig a rangé a főszerep. A sorrendisége minden más esetben az előtérbe lépő női tiszteletadás és az idősek megbecsülése adja. • A protokoll esetenként taktikai eszközként is alkalmazható, bizonyos formaságok megválasztásával és alkalmazásával pl. időhúzás A protokoll szintjei • Diplomáciai protokoll:

A dipl.prot az országok egymás közötti hivatalos kapcsolatainak ad keretet,ennek kapcsán beszélünk állami,vagy diplomáciai protokollról. A protokollnak ezt a fajtáját „legmagasabb szintű protokoll”-nak hívjuk • Protokoll a nagyvállalatoknál: A protokoll eltérő szintjei jelen vannak a nemzetközi gazdasági kapcsolatokban. A gazdasági képviseletek, a nagyvállalatok és a polgármesteri hivatalok protokolláris kötöttségei az állami protokolléhoz képest sokkal lazábbak. Rugalmasabban alkalmazzák a szabályokat, formalitásokat, de a jó 1 ízlés és a jó modor követelményei mindenki számára kötelezőek a hivatali életben. Kiemelkedő szerepe van a protokolláris besorolás kérdésének is. A mai etikett és protokoll • Az etikett a társasági élet művészetének a technikája. • A protokoll az előbbiekhez képest abban más, h. A hivatalos, üzleti kapcsolatok terén betartandó, ill. követendő viselkedési formákat jelenti

Egyfajta nemzetközileg elismert és betartott viselkedéskultúra, amely áthidal minden társadalmi, kulturális, etnikai szabályt és az azokból adódó különbséget. Lehetővé teszi a tárgyalásoknál a résztvevő felek egyenlőségét. • A protokoll kiterjesztése állandó jelenlétet, érvényesülést követel magának. Környezetünk tisztaságát, az interakciós kapcsolatok szabályozottságát,a formalitások betartását mind megannyi különböző tevékenység teszi lehetővé. „a protokoll azoknak a szabályoknak az összessége, amely megszabja a résztvevők egymással való érintkezésének módját a protokolláris alkalmakon.” • Az asszertivitás nem agresszív és nem megalázkodó, hanem elegánsan magabiztos, eredményes viselkedést jelent. • Az etikett: Hagyományokon, nevelésen, szoktatáson, példamutatáson alapuló viselkedési módok összessége, egy-egy társadalmi, történelmi időszakra jellemző közmegegyezés, közfelfogás, a

társadalmi viselkedés legáltalánosabb formáit illetően. • Az ált. etikett egy bizonyos időszakra vonatkozva, a mindenkire érvényes magatartásformákat juttatja érvényre. • Az etikett francia szó, a történelmi értelmezésben az udvari szertartási és illemszabályok összessége. • Értelmező szótár szerint: „a társadalmi érintkezésviselkedési formáinak, illemszabályainak előkelő, vagy előkelősködő körben, a diplomáciai stb. megszokott és megmerevedett rendszere.” Bemutatkozás A köv. elvárásoknak kell megfelelni: • Világos, jól érthető legyen a név az ismerkedők számára • Segédeszközök megfelelő alkalmazása – névjegy, névkártya átadása, átvétele, névtábla használata. 3 féle módon lehet bemutatkozni: 1) 2) 3) • • teljes névvel teljes név+foglalkozás+beosztás (a munkahelyen és az üzleti életben) Amerikai típusú: csak vezetéknév Csak keresztnéven soha nem mutatkozunk be az üzleti életben A

bemutatkozásunkat kísérő formalitások megegyeznek a köszönésnél már említett elemekkel. Használjuk a könnyű meghajlást, a fejbiccentést, a kézfogást, az ölelést és a csókot. Egyidejűleg több formalitást is alkalmazhatunk pl meghajlás+kézfogás stb 2 • Ne kényszerítsünk valakit felállásra a bemutatkozás miatt. Nők a férfiak bemutatkozását mindig fogadják ülve, csak lényegesen idősebb kor,vagy magasabb rang esetén kell felállni. A férfiak mindig állva mutatkozzanak be egymásnak Bemutatás • A bemutatás harmadik személy segítségével történő ismerkedés. • A társasági életben a kapcsolatteremtés gyakori formája, a hivatalos életben pedig a protokoll nélkülözhetetlen eleme. Ebből következik, hogy a protokoll 3mas szabályának szigorú betartása: bemutatkozik a férfi a nőnek, a fiatalabb az idősebbnek, az alacsonyabb rangú a magasabb rangúnak, az érkező a már ott lévőnek. Nagyon gyakori, hogy a bemutató

fél az „engedje, hogy bemutassam önnek” formulával kezdi a bemutatkozást. Érdemes ezt a szabályt az egyéni bemutatkozásnál is alkalmazni. • Bemutatás formája: először annak a nevét mondjuk, akinek bemutatnak, csak az után jön a bemutatkozási formula, majd a név és egyéb információk. • Nem kell bemutatkozni ha, van rajtunk névkártya, kitűző, asztalunkon névtábla stb. • Hivatalos tárgyalások esetén a delegációvezetők feladata, hogy névvel és beosztással bemutassák a delegáció egyes tagjait. • Társaságban történő bemutatkozásnál a házigazda, vagy a vendéglátó mutatja be a vendégeket, vagy a később érkezőket. • Kötetlenebb alkalmakon, vagy nagy létszám esetében bárki bemutathatja ismerősé hármas szabály figyelembevételével. Társalgás Formai követelmények A tartalmi és formai követelmények összhangjára figyelni kell a társalgás során. 1) 2) 3) 4) világos, jól érthető beszéd minimális

gesztikuláció megfelelő távolságtartás (intim zóna figyelembevétele) megfelelő hangerő megválasztása (mindig figyelembe kell venni a külső tényezőket, de nem előnyös se a túl hangos, se a túl halk beszéd.) 5) TILOS ás szavába vágni! 6) nem illik káromkodni, szleng kifejezéseket használni. Tartalmi követelmények Társalgás alatt elsősorban a hivatalos témákat nem érintő beszélgetést értjük, de nagyban függ a téma a résztvevőktől,a szituációtól,a helytől és még az időjárástól is. Tabutémák: Amiről nem beszélünk szívesen, de nem is illik firtatni, rákérdezni. 1) cég vagy vállalat belső ügyei 2) Pénz, kereset, megélhetés, vagyoni helyzet 3 3) magánügyek, családi ügyek 4) egyéni meggyőződés, vallási hovatartozás,politikai állásfoglalás 5) harmadik személyre tett negatív kritika A nem illő kérdésekre nyugodtan mondjunk nemet, fejezzük ki határozottan,hogy a kérdésre nem válaszolunk. Az

elegánsabb megoldás az, hogy a nem kívánt kérdés visszautasításával egyidejűleg felajánlunk egy másik témát vagy cselekvést. Társalgás gyakorlatban • • • • Az állva történő társalgás kötetlen forma, ált. étkezéssel egybekötött vendéglátási alkalmakon. Nincsenek szigorú szabályok, ált kisebb csoportokba vagy párokba zajlik a társalgás. H a nem ismerünk mindenkit a társaságban, akkor az ismeretlen személyeknek be kell mutatkozni, majd az ismerősöket üdvözölni, azután csatlakozhatunk a beszélgetéshez. Az ültetett alkalmakon a társalgás sokkal inkább szabályozott, kötött. Meghatározott ültetésrendnél nem változtathatjuk meg a helyünket egy kis társalgás érdekében. Társalgásra azért van lehetőség ált az étkezés megkezdése előtti időben pl. vendégváró italok felkínálása és elfogyasztása közben Csak jobbra és balra társaloghatnak az egymás mellett ülők. Kis asztalos elrendezésnél

mindenkit bele kell vonni a társalgásba, ilyenkor a fő beszélgetést mindig a vendéglátó vagy a házigazda viszi, de vele párhuzamosan is van lehetőség a nem zavaró mellékbeszélgetésre, megjegyzésekre. Ültetett alkalmakon mindig illik néhány szót szólni a mellettünk ülőhöz, nem illik némán üldögélni. Telefonálás szabályai 1) köszönés, bejelentkezés (mindig a hívott fél kötelessége,névvel,cégnévvel) 2) köszönni, bemutatkozni (a hívó fél részére is kötelező,így történhet meg a beazonosítás,meggyőződés,hogy jó helyre telóztunk-e) 3) rövid és lényegre utaló telefonbeszélgetés a cél minden üzleti kapcsolatban, UDVARIASSÁG! kedves érdeklődés stb. 4) visszahívás - csak a hívott fél érdekében történő hívás esetén vagy a megengedőbb szabályok szerint közös érdek esetén. 5) Elbúcsúzás (a hívó fél kezdeményezi) 6) ha a hívás megszakad, mindig a hívó fél kezdeményez újra 7) magasabb

beosztású embert mindig személyesen kell felhívni 8) adatokat, fontos infókat csak telón keresztül nem szerencsés közölni, írásbeli megerősítés kell 9) jókívánságokat, meghívást meg kell erősíteni személyesen, vagy írásban 10) Telefonálni 9 és 21 óra között illik, ill. munkaidőben, de nem illik a munkaidő megkezdése után vagy befejezés előtti 15percben hívni 4 Mobiltelefon • A telefonálás szabályai ugyanúgy alkalmazhatók. Fontos: tartsuk szem előtt, hogy hol és hogyan használjuk a mobilt. Elnézést kell kérni a társaságtól, ill félre, kell vonulni A diszkréció olyan udvariassági forma,ami kivétel nélkül mindenkire vonatkozik. • Alapelv: a mobilt csak akkor és ott használjuk, ahol másokat a munkájukban, pihenésükben, szórakozásukban nem zavarunk vele. Ha még is ilyen helyen van bekapcsolva a mobil, akkor kérjünk engedélyt.(udvarias formában, nem kijelentő módon) • A lenémítás is zavaró lehet, a

percdíjak drágák, muszáj figyelembe venni a mobilozást tiltó táblákat. Névjegy Elterjedt, fontos segédeszköz a kapcsolattartásban, bemutatkozás, bemutatás kelléke. Anyaga, formája tükrözi az egyéni ízlést. A klasszikus, elegáns fekete-fehér variáció még mindig versenyképes. Névjegykártya átadása: a protokoll 3mas szabályai szerint történik 1) 2) 3) 4) 5) 6) a bemutatkozásnál és a bemutatásnál kezdeményezhetjük ismerkedés esetén mindig illik elolvasni ültetett eseményeken, tárgyalásokon magunk elé kitenni az asztalra javított kártyát nem illik adni 2 nyelvű kártyán mindig azonos szöveg szerepeljen 5