Commerce | Event management » Kongresszusszervezés

Kongresszusszervezés Rendezvényszervezés: előre meghatározott célból egy adott helyen és időben tartott összejövetel és ezzel kapcsolatos szervező,összekapcsoló munka,ami magába foglalja az esemény megvalósításához szükséges infrastruktúra biztosítását,valamint a résztvevőkről való gondoskodást. MARESZ: Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége (tagsága nem automatikus,minőség-ellenőrzés) Rendezvény: szervezett,közösségen belül rendezett összejövetel,nem feltétlenül szórakoztató jellegű,lehet tudományos,szakmai céllal is.Nem szinonímája az esemény és a program Csoportosítása: -résztvevők motivációja pl.ismeretszerzés -résztvevők száma pl.kongresszus-1000fő,konferencia-100fő -összejövetel időtartama pl.1nap-több hét -megrendezés gyakorisága pl.egyszeri-évente -hatókör pl.települési,kistérségi,regionális,országos, nemzetköti,kontinens,világ -helyszín jellege pl.zárt téri,szabad,egyh,több h -tervezett

vagy spontán -célja pl.profitorintált-nem pror -eredete pl.kandidált:a rendezvényszervezés jogáért pályázni kell innovált:új ötletre épül adaptált:máshonnan átvett,ahol már bevált tovább fejlesztett:folyamatosan vált. jellege,tartalma -szakjellege: pl.konferencia,sportrendezvény,politikai r,”mega event” Rendezvénysorozat:több rendezvényből álló,valamilyen téma köré rendeződő gyűjtőfogalom (a rendetvények önállóan is megállják a helyüket) Csoportosítása: -füzérrendezvény pl.több település vtérség öszefogásával,egy időben,külhelyeken (Kapolcsi-napok) -gyüjtőrendezvény pl.egy komplex téma köré csop.rendezvények (Millecentenárium) Kongresszusi turizmus:azon jelenségek és tevékenységek összessége,melyek a kongresszuson résztvevők utazásával,a helyszínen való tartózkodásukkal függnek össze Jellemzői: Részvétel motívumai -tervezhetőség -ismeretszerzés -igényesség,minőség -kapcsolatépítés

-baráti kapcs. ápolása -aktív részvétel : -önmegvalósítás -utazás Típusai: -Corporate meeting:vállalatokhoz kapcs.rendezvények pl.tréningek,továbbképzések,elnökségi jellemzői:-kisebb létszám -kevesebb,kisebb teremigény -magas minőségi szolgáltatások -kiegészítő szolgáltatások -gyakorisága nagyobb -zártabb csoport -Assotiation:tudományos,szakmai szervezetek rendezvénye pl.kongresszusok,konferenciák,workshopok,kiállítások jellemzők:-nagyobb kört érint -nagyobb létszámú -több szekcióterem -a témán van a hangsúly -szolgáltatás minősége alacsonyabb -az év ugyanazon időszakában rendezik meg -spec.igények:ismeretszerzés!,infrastrukúrális igények Konferencia és kongresszus Szempont Résztvevők száma Résztvevők köre Résztvevők célja Időtartama Rendezvény célja Téma Kötöttsége Megrendezés ideje Kongresszus Több száz,több ezer Azonos hivatású,közös érd.körű,zártabb kör Tud. szakmai info-és

tapasztalatcsere Konferencia Száz körüli Nem feltétlenül azonos hiv.,hasonló érd,nyitottabb k Tud. szakmai info-és tapasztalatcsere,tájékozódás, utazás hosszabb 2-3nap Pontosan meghatározott Időszerű kérdeések irányelvek kidolgozása, megvitatása,nézetek konszenzus kicserélése Többféle,tárgysorozat is Egy hasonló téma köré épül Előre kitűzött program, Előre kitűzött program,de szigorú napirend lehet eltérés Ált.2,4 évente,szabályozott Nincs szabály,évente Konferenciák fajtái: -Bérkonferencia:nemzetközi szervezetek ülései egy olyan országban,ahol nincsenek tagjai -Műhelymegbeszélés:(workshop)kevésbé kötött,elméleti és gyak.tudás,tapasztalat egybevetése során ismereteiket bővítik,30-35 fő,10-15 perces előadások -Road Show:több helyszínen zajló rendezvény -Kerekasztal konferencia:a vitapartnerek azonos szintjét jelzi a kerek asztal -Vándorgyűlés:egy adott szakma,minden évben,más

helyszínen,kapcsolatépítés -Buzz Session:egy kérdéskör,vita,egy-két előadó,több kis csoport -Ankét:(tanácskozás)egy téma,vitaindító előadás,hozzászólások -Szimpózium:10-20 perces előadások,hozzászólás,kérdés -Fórum:hallgatóságnak nagy a beleszólása,aktív,vita,közérdekű téma,különböző álláspontok -Klinika:spec.célok,problémák megvizsgálása,elemzése,optimális megoldás keresése,kisebb csoportok,szakértők,módszerek:helyszíni szemle,esettanulmány,gyak.bemutatók -Tanulmányi csoport:klinika kisebb változata,nem kell konkrét javaslat -Munkacsoport:konkrét javaslat kell -Termékbemutató:vállalat vagy intézmény termékének bemutatása,ker.-i rendezvény -Poszterszekció:konferencia ideje alatt,kutatási eredmények bemutatása,meghirdetett időpont, néha a készítő is ott van,beszélgetés -Plenáris ülés:konferencia nyitóülése,mindenki végighallgatja az első előadásokat,ált.délelőtt, délután már

szekcióülések Rendezvény szervezés előtti kérdések 2 változat: -Pályázat:a konferencia szervezőknek a szakmai szervezettől -Egyéni ötlet:meg kell vizsgálni a jogosultságát-miért,milyen jelleggel,mikor, ,hogyan, mennyibe kerül,ki szervezi meg,ki vesz rajta részt,ki látogatja,ki fizeti,hogyan tudják meg, érdekli-e a médiát,lesz-e szponzor,van-e már hasonló Hol? Helyszín kiválasztása a PCO kiválasztása előtt -Siteinspection tour:helyszín kiválasztó utazás (infrastruktúra,szállás,helyszíni adottságok feltárása) -FAM trip:promóciós célú utazás (az adott ország bemutatása,megismertetése a döntéshozókkal) Kivel rendezzük meg? -PCO(Professional Congress Organiser):hivatalos konferenciaszervezők Feladatok 1.Szakmai feladatok-Szakmai Szervezeti Bizottság -védnökök felkérése,fővédnök kiválasztása -díszvendégek meghívása -*címlista összeállítása,meghívók + 1.körlevél kiküldése -szakmai írásos anyagok

összeállítása -szakmai programok,látogatások és előadások tervezése -szakmai bizottságok felállítása -előadások(tematika,időtartam),előadók meghívása -szakkiállítások,szakmai infok -*névkitűzők,konferenciaajándékok -*szponzori,reklámszerződések megkötése -*hírközlés -*protokoll feladatok -konferencia nyitása,zárása -*ülésrend meghatározása -logo megtervezése -*tolmácsok,kísérők kijelölése -*kongresszusi táska összeállítása 2.Nem szakmai feladatok-PCO -szakmai szervezők felé ajánlat készítése -kísérőprogramok -keretprogramok -fakultatív programok -helyszín lefoglalása -igények feltérképezése -utazás,transzfer -szállás -étkezés -alvállalkozókkal szerződéskötés -ügyvitelszervezés,infoáramlás megfelelő bizosítása -pénzügy -technikai feltételek -regisztráció -nyomdai munkák készítése -dekoráció Időterv Elvégzendő feladat Pályázat Döntés Szervezőbizottság Szerződéskötés

Helyszín lefoglalása Szálloda lefoglalása Tud.témák meghatározása Körlevél kiküldése Címlista 1.vagy 0értesítő kiküldése 1.vagy 0.értesítő visszaérkezése Előadók megkeresée Előadások elbírálása Előzetes részvételi díj eldöntése Szponzorok Reklámszerződések Kiállítási címlista és meghir. Végleges ktsvetés Végleges részv.díj Levélpapír,boríték,levélzáró 2.értesítő vagy előzetes programfüzet elkészítése és kiküldése,szállodai+reg.lap Visszaérkező jel.lapok feldolgozása,visszaigazolás Végleges programfüzet,absztrakt kötet Forgatókönyv elkészítése Listák Elszámolás Kongresszus 4-6év 4-6év 4-6év 4-6év 3-5év 2év 2év 2év 2év 2év 1,5év Konferencia 12hó 12hó 12hó 12hó 12hó 12hó 10hó 10hó 10hó 10hó 8hó 1,5év 15hó 2év 9hó 8hó 10hó 2,5év 2,5év 2év 12hó 12hó 2év 12hó 11hó 11hó 10hó 10hó 10hó 10hó 8hó 4-5hó 2-3hó 2hó 2hó 3hó 1hét Utána 4hó 1hó 1hét Utána

4hó Időpont Kritériumok: -megcélzott szegmens időbeosztásához igazodjon -ne essen egybe más hasonló rendezvénnyel -elegendő idő legyen a gondolkodásra Helyszín *Ország -jó megközelíthetőég -szabadidős lehetőségek -ár -egyéb (beruházási korlát,szakmai kapcsolatok,rendezvény jellege,célja) Kritériumok: *Település/helyszín -jó megközelíthetőség -megfelelő parkolás -megrendezéshez szükséges feltételek (helyszínkapacitás,technika,személyi szállás,étkezés) háttér,biztonság,spec.igények, Rendezvényhelyszínek:kongr.központok,szállodák,kastélyok,kúriák,egyetemek,főiskolák, hajók,klubüdülők,tem.parkok,középületek,váll-i nagytermek,aulák Szálláslehetőségek:jó megközelítés,kategóriák biztosítása,min.helyen elhelyezés,árak Személyi feltételek:(kisegítő munkaerő) -tolmácsok-szinkrontolmácsolás,konszekutív tolmácsolás -idegenvezetők,hosstessek -biztonsági személyzet -technikai személyzet

-kiszolgáló személyzet Technikai szükségletek: -mikrofonok-asztali,álló,hordozható,csiptetős -hangtechnika -vetítők,prezentációs eszközök-írásvetítő,diavetítő,video,episzkóp,projektor,szavazógép -lámpák,irányított fények -tolmácsberendezések -hírközlő berendezések Tárgyi eszközök: -infos táblák,feliratok -fénymásoló -számítógép -zászlók -posztertáblák Rendezvénymarketing 4P=termék,ár,promóció,hely 3I=érdeklődés,informálódás,beruházás Marketingterv 1.Célok és célpontok meghatározása 2.Célcsoport meghatározása 3.Piackutatás 4.Piacszegmentáció 5.4P vizsgálata Promóció -logo meghatározása -promóciós mix 4 eleme:reklám,PR,eladásösztönzés,személyes eladás Reklám: -brossúrák -üzenet -hangneme *Szempontok a reklám kiválasztásánál: -tartalmazza a reg.űrlapot -cél -fotók,előadás bemutatók -célcsoport -válaszboríték,kódolás -hatékonyság -postázás -lefedettség -Internet -minőség

-szórólap,röpcédula -eseményhez kapcsolódás -spec.reklámhordozók -költségek -mozgó reklámhordozók -kreativítás -zászlók,óriásplakátok *A rendezvény,mint marketing eszköz: -egyedülálló arculat megteremtése ism.növelése,új célcsoportok,népszerűség -rend.célja:imagejavítás,desztináció emelése PR-Sajtókapcsolatok -rendezvényeknél nagyobb hangsúly van rajta -sajtókapcsolatok ápolása a rendezvényszervezők feladata -figyelemfelkeltés -nem mindig sikeres -sajtókommuniké -sajtókonferencia *PR tevékenységek: előtte:-média kiválasztása -milyen infot akarunk közölni? -hová szeretnénk küldeni? -kinek küldjük? -mit tartalmazzon? -fotókat is? -PR költségvetés alatta:-sajtószoba -fotózások,interjúk -nyomtatott előadások utána:-köszönőlevelek -PR tev. Elemzése *Sajtótájékoztató:hivatalos alkalom,a sajtó képviselőinek összehívása tájékoztatás céljából -előkészítés:meghívás,regisztráció,tervezés

-formái:egyoldalú és kétoldalú kommunikáció -technikai feltételek:helyszín,berendezés -levezetés:üdvözlés,felkérés a beszédre,bemutatás,kérdésfeltevés,köszönet,búcsúzás -beszédek:3-4 ember,6-8perc/fő + kérdések -szereplés kritériumai:rendezett öltözék,haj,beszédkészség -kisebb interjúk:exluzív interjúk,aláfestő képek -kritériumok:délelőtt,forgatókönyv,ne az írott anyag ismétlése,kiegészítő írásos anyag,jelenléti ív,visszaigazolás csak a lehetőségre Szerződés Felek: -PCO+szervezőbizottság -PCO+szolgáltatók -PCO+résztvevők Forma: -bevezetés:teljes név,cím,rövidítés -zárórendelkezés:ki írhatja alá -1959.évi IVtvPTK rendelkezései -dátum,cégjegyzéknek megfelelő aláírás,pecsét Tartalom: 1.Megállapodás célja 2.Rendezvény anyagi fedezete 3.Szerződő felek szolgáltatásai 4.Kiállítás 5.Felek közötti elszámolás 6.Részvételi díj tartalma 7.Lemondási kikötések 8.Zárórendelkezések+

dátum,cégszerű aláírások Részvételi díj kalkulációja -konf.előtt min1 évvel kiszámítjuk -szilárd valuta -tartalékok beépítése-kisebb kockázat -fix és változó ktségek Költségvetés Rendezvény neve Pozíciószám Időpontja Helyszín Hivatalos nyelv Tervezett létszám Szakmai Szervező Bizottság neve,címe,felelős személy neve,telefonszáma Fix költségek Változó költségek -bérleti díjak -vendéglátás -technikai költségek (nyitófogadás,kácészünet,ebéd,záró bankett ) -tolmácsok -egyéb kongresszusi kts-ek -dekoráció (névkitűző,kong.táska,transzferek) -nyomdai munkák -postaköltség -egyéb kongresszusi kiadások: előkészítési kts.,vendégek,szervező bizkts,műsorkts -kongresszusi iroda működési kts-e -szakmai iroda működési kts-e A részvételi díjon kívüli PCO bevételek: -szálláshely utáni jutalék -önkormányzati támogatás -állami támogatás -szponzori díjak bevételei -kiállításterem használata

-előadásanyagok eladása -ajándéktárgy értékesítése Kedvezmények: -early bird registration -tagoknak –10% -diák,doktorandusz,hallagatói -napi belépőnél Kockázatmenedzsment Jellege: -anyagi veszteség -presztizs veszteség -személyi veszteség Módjai: -szerződéskötéssel levédi magát -biztosítások kötése -etikai kódexek kialakítása Folyamata: 4 lépés 1.Kockázatok becslése 2.Kocskázatok elemzése 3.Kockázati terv készítése 4.Kockázati terv ellenőrzése Kockázati tényezők: idő,hely,téma,párhuzamos rendezvény,nem jön el a meghívott,eldurvuló vita,műszaki meghibásodás, időjárás,közlekedési dugó,eü.segítségnyújtás, kategóriaeltérés Tényleges szervezési folyamat 0. Szolgáltatások lekötése:folyamatosan -szállás,ellátás,transzfer,keretprogramok,bankett Nyomtatványok tervezése: -embléme,levélpapír,boríték,előzetes jel.felhívás,visszaigazoló formanyomtatványok, részvételi

jegyek,névkártya,asztalkártya,kitűzők,meghívók,üdvözlő és köszönő levelek,programfüzet,infoanyag,konf.táska 1. First Announcement = első körlevél (szakmai szerv,sajtó,szakmai konf) -tud.program leírása -ált.info a helyszínről -jelentkezés előadásokra,kiállításra,poszerekre -pre és post programok -visszaküldhető jel.lap 2. Előzetes regisztráció -visszaigazolások kiküldése -adatbázis -fizetés módja 3. Second Announcement = második körlevél -részvételi díj véglegesítése -helyszín pontos leírása -teljes program -hotel választási lehetőség -közlekedési infok -fakultatív programok -jel.lap 4. Végleges visszaigazolás (a regcsak a befizetéssalérvényes) -listák készítése 5. Személyzet kialakítása 6. Lebonyolítási forgatókönyv (feladatokkal) -helyszín -dekoráció -szállás -közreműködő személyzet -vendéglátás -ügyintézés,adminisztráció -programok -szakmai háttér -biztonság -nyomdai munkák -ruhatár

-pénzügyi és jogi kérdések -technikai feltételek -marketingmunka -PR -szponzorálás -közlekedés -utómunkálatok -ajándékok -regisztráció 7. Érkezések koordinálása -reptéri fogadás -transzfer 8. Regisztráció -ideje -reg.papírok -elhelyezkedése -adatok rögzítése -sorrendje -papírok tárolása -konferencicsomagok -badge típusai-elérő színek Információs és kiszolgáló pult -jegyeladás,ajándéktárgy,könyvértékesítés,tájékoztatás,info,programok,személyes ügyintézés,gyors posta,telefon,Internet Rendezvény utáni feladatok -pénzügyi elszámolások az alvállakozók,szolg. Felé -mérleg,egyenleg készítése -köszönőlevelek kiküldése -profit,veszteség elosztása -ajánlólevél kérése -kiállítási standok lebontása -konferencia értékelése-mennyiség,minőség